List formalny przesłany e-mailem. Zasady pisania e-maila lub etykieta e-mailowa
Prawdopodobnie wszyscy słyszeliśmy wyrażenie „Nie przejmuj się drobiazgami” i odnosi się ono do wielu aspektów życia. Ale kiedy mówimy o w przypadku e-maili liczy się każdy szczegół.
Zasady e-maila i etykiety pocztowej wskazują, co jest właściwe, a co nie, gdy dana osoba wysyła wiadomość do potencjalnego klienta. partner biznesowy, współpracownik, menadżer lub znajomy. Pomagają uniknąć błędów i nieporozumień.
Dlaczego etykieta pocztowa jest konieczna?
Badania pokazują, że błędy mają znaczący wpływ na to, jak inni postrzegają daną osobę. W jednym eksperymencie uczestnicy, którzy przeczytali e-mail z błędy gramatyczne, uważało, że autor był mniej sumienny, inteligentny i godny zaufania niż ci, którzy czytali ten sam list bez błędów.
Z innego doświadczenia wynika, że ludzie ubiegali się o finansowanie i otrzymywali mniej korzystne warunki gdy w ich zapytaniach wystąpiły błędy ortograficzne.
Nie jest to zaskakujące. Kiedy ktoś czyta list pełen błędów i literówek, myśli o jednej z dwóch rzeczy:
- Nadawca nie zna podstawowych zasad ortografii i gramatyki.
- Nadawcy nie zależy na wiadomości na tyle, aby sprawdzić ją przed wysłaniem.
Nic z tego nie będzie dobrą podstawą do związku. Aby uniknąć tych błędów, oto kilka wskazówek dotyczących etykiety e-mailowej, które każdy profesjonalista (szczególnie ten, kto wchodzi w interakcję z klientami) powinien znać i przestrzegać.
Interpunkcja
Interpunkcja jest subtelna, jeśli jest używana prawidłowo i oczywista, jeśli jest używana nieprawidłowo. Nie należy psuć wrażenia na odbiorcach – o tych zasadach należy pamiętać i bezwzględnie ich przestrzegać.
1. Końcowa interpunkcja
Każdy wiersz musi kończyć się końcowym znakiem interpunkcyjnym, tj. kropka, znak zapytania lub wykrzyknik. Jeśli przegapisz ten znak, będzie wyglądać, jakby myśl nie została zakończona.
Zło: Rozmawiałem z działem finansowym i zatwierdzili umowę
Prawidłowy: Rozmawiałem z działem finansowym i zatwierdzili umowę.
Znaków zapytania i wykrzykników należy używać oszczędnie. Jeśli w jednym liście jest zbyt wiele znaków zapytania, może się wydawać, że przesłuchuje odbiorcę.
Jaki jest Twój status? Rozmawiałeś już ze swoim zespołem? Czy możesz zadzwonić jutro w południe, abyśmy mogli omówić potencjalne zmiany?
A jeśli przesadzisz z wykrzyknikami, możesz okazać się nadpobudliwy i nadmiernie podekscytowany.
Jeszcze raz dziękuję za wczorajszą produktywną rozmowę! Dobre wieści: Rozmawiałem z działem finansowym i zatwierdzili transakcję! Nie mogę się doczekać naszej współpracy!
2. Średnik (;)
Średnika można użyć do połączenia dwóch oddzielnych, ale powiązanych zdań. To nie to samo, co przecinek.
Zło: Może do mnie zadzwonić jutro i wtedy da mi odpowiedź.
Prawidłowy: Może do mnie zadzwonić jutro; wtedy będzie mogła mi odpowiedzieć.
3. Przecinek (,)
Jednym z najczęstszych błędów jest stawianie przecinków tam, gdzie nie są potrzebne. Najważniejsze zasady:
Przecinek stawia się przed spójnikiem koordynującym (i, ale, i, lub, ale) podczas łączenia dwóch równych zdań prostych.
Pracowałem z podobnym klientem w zeszłym roku i ich wzrósł współczynnik otwarć o 20% miesięcznie.
Przecinek służy do oddzielania elementów na liście.
Skupiłem się na długości, czytelności i treści e-maili.
4. Interpunkcja powitalna
Istnieje kilka różnych sposobów wyróżnienia powitania (pierwsza linia e-mail, gdzie do odbiorcy zwracamy się po imieniu).
Jeżeli jest to list formalny, lepiej zastosować kropkę.
Szanowna Pani Mróz.
Jeśli jest to stosunkowo zwykła litera, lepiej użyć przecinka.
Droga Ayo,
A jeśli jest to list przyjacielski, możesz użyć wykrzyknika.
Gramatyka
Ludzie, którzy nie poświęcili swojego życia nauce gramatyki (która w rzeczywistości jest znacznie mniej dochodowa niż sprzedaż), w ten czy inny sposób będą popełniać błędy. Ale nikt tego nie zauważy, jeśli nie pozna również tej tajemniczej zasady. Musisz tylko unikać głównych błędów, które są najbardziej zauważalne, a wszystko będzie dobrze.
Na przykład musisz znać różnicę między:
- Do/co by było
- Na widoku/w umyśle
- O/na koncie
- Również/to samo, to samo
- -tsya/-tsya
- Ogólnie/ogólnie (i pamiętajcie, że nie ma słów „w ogóle” i „w ogóle”)
Jako redaktor możesz korzystać z narzędzi takich jak Gramatyka, która wyszukuje wszystkie błędy gramatyczne i ortograficzne w czasie rzeczywistym, a także wysyła cotygodniowy raport na temat ogólnych trendów.
Emoji w e-mailach
Możesz zrozumieć potrzebę dodania uśmiechniętej twarzy do dość ostrego zdania, aby je złagodzić, lub zakończenia żartu śmiejącym się emoji.
Należy jednak tego unikać, chyba że odbiorca sam użył już emoji. Badania pokazują, że używanie emotikonów w służbowych e-mailach szkodzi reputacji: sprawiają, że nadawca wydaje się mniej kompetentny (i nie sprawiają, że wyglądasz na bardziej przyjaznego).
Nagłówki listów
Temat powinien być znaczący i stosunkowo krótki. Najlepiej byłoby, gdyby odbiorca wiedział, czy chce otworzyć wiadomość e-mail.
Zło:"Cześć"
Co wynika z listu? Absolutnie niezrozumiałe.
Prawidłowy:„Podsumowanie rozmowy w sprawie zamówienia partii poduszek z dnia 02.12”
Nagłówek ten nie pozostawia wątpliwości co do treści listu.
Pozdrowienia
Powyższe dotyczy interpunkcji stosowanej w pozdrowieniach. Trzeba także wybrać formę powitania, które może być formalne lub nieformalne, w zależności od odbiorcy i relacji z nim.
Najlepsze jest proste, codzienne powitanie, ponieważ nada przyjazny, spokojny ton i wyrazi pewność siebie.
Przykłady codziennych pozdrowień:
- Cześć
- Dzień dobry[dzień, wieczór]
- [Nazwa]
Jeśli jest to pierwszy kontakt z daną osobą lub zajmuje ona wyższe stanowisko, warto wybrać opcję bardziej formalną.
Przykłady formalnych pozdrowień:
- Drogi [imię]
- Szanowny Panie/Pani [nazwisko]
Oraz przykłady pozdrowień, których nie można wykorzystać nawet w formie żartu:
- Hej!: Zbyt nieformalny i niecierpliwy
- [Imię]!: Zbyt niepozorne
- Dzień dobry: ludzie tak nie mówią
- Do wszystkich zainteresowanych: Zbyt bezosobowe
- Szanowny Panie lub Pani: Zbyt staroświeckie
- Witaj przyjacielu: Zbyt straszne
- Panowie: Zbyt staromodne
- Wszyscy: Zbyt fajne
Kończący się
Właściwe zakończenie uzupełnia ton i treść listu. Ponieważ jest to ostatnia linijka, którą czyta odbiorca, wpływa ona na jego końcowe wrażenie.
Jeśli list jest napisany lekkim tonem, może zakończyć się nieformalnym, ciepłym podpisem.
Na przykład:
- Dziękuję
- Dzięki jeszcze raz
- Wszystkiego najlepszego
- Miłego [dnia tygodnia]
- Dobry weekend
- Do zobaczenia później
- Do zobaczenia [jutro, środa po powrocie]
- Nie mogę się doczekać naszej współpracy
- Nie mogę się doczekać naszej kolejnej rozmowy
- Chętnie wysłucham Twojej opinii
Jeżeli ton listu jest bardziej powściągliwy, podpis powinien być odpowiedni.
Na przykład:
- Dziękuję
- Dziękuję za Twój czas
- Miłego dnia [weekendu]
Oto ostatnie linijki, których nie należy używać:
- Z poważaniem: Zbyt staromodne
- Wszystkiego najlepszego: Zbyt nieprzyjazny
- Z głębi serca: Zbyt intymnie
- Hearty: Zbyt nienaturalne
- — [Nazwa nadawcy]: Zbyt niegrzeczne
Nazwa odbiorcy
Musisz trzykrotnie sprawdzić, czy jest napisany poprawnie. Możesz otworzyć profil tej osoby w w sieciach społecznościowych i porównaj.
I nie skracaj imienia i nazwiska innej osoby, chyba że tak podpisze ona swoje e-maile. Jeśli podpisze się „Misha”, możesz użyć skróconego imienia; jeśli „Michaił”, to musisz się do niego odpowiednio zwrócić.
Wielkie litery
Wysyłając SMS-y, w sieciach społecznościowych lub na czacie wiele osób nie używa wielkich liter. Ale pisząc służbowy e-mail, jest to konieczne. Innymi słowy, pierwsze słowo w zdaniu i w rzeczownikach własnych należy pisać wielką literą.
Na przykład: Psy są mile widziane w HubSpot.
Ton listowy
Niezwykle trudno jest ustawić i utrzymać odpowiedni ton w wiadomości e-mail. Badania pokazują, że ludzie znacznie przeceniają, jak często ich odbiorcy poprawnie określają, czy ich ton był sarkastyczny, czy poważny.
Chociaż wierzyli, że odbiorcy zrobią to dobrze w 80% przypadków, faktyczna liczba była bliższa 56%.
Czy to oznacza, że połowa e-maili zostanie błędnie zinterpretowana? NIE. Oznacza to jednak, że musisz uważnie dobierać słowa i zastanawiać się, jak odbiorca może je odebrać.
Po pierwsze, należy unikać zwrotów i słów o negatywnym znaczeniu. Mogą sprawić, że dana osoba będzie sprawiać wrażenie bardziej niespokojnej, zirytowanej lub pobudzonej, niż jest w rzeczywistości.
Na przykład: Błędy, problemy, niepowodzenia, opóźnienia, kryzys, kłopoty, pech.
Po drugie, nie używaj sarkazmu. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że odbiorca nie zrozumie żartu, a wrażenie na nadawcy zostanie zepsute.
Na przykład:„Poprosiłbym mój zespół, aby przyjrzał się temu jutro, ale wiesz, nikt tak naprawdę nie wykonuje pracy, którą dostaje w piątek”.
Po trzecie, należy wykluczyć przymiotniki i przysłówki mające znaczenie oceniające. Sprawiają, że list wydaje się zbyt emocjonalny, gdy celem jest sprawianie wrażenia spokojnego i profesjonalnego.
Przykłady: Bardzo, naprawdę, niezwykle, bardzo, poważnie, głęboko
Po czwarte, możesz naśladować styl swojego rozmówcy. Podążanie za jego przykładem sprawi, że autor nie urazi go przypadkowo. Jeśli pisze krótkie i bezpośrednie wiadomości, musisz odpowiedzieć w naturze. Jeśli próbuje wzmocnić więź poprzez kontakt osobisty (na przykład: „Widziałem, że byłeś na Bermudach; mam nadzieję, że świetnie się bawiłeś”), warto zrobić to samo.
Po piąte, w razie wątpliwości lepiej zadzwonić. Za każdym razem, gdy prowadzisz potencjalnie napiętą rozmowę, dobrze jest zadzwonić lub spotkać się z daną osobą osobiście.
Czcionki i formatowanie
Chcesz zranić oczy odbiorcy? fantazyjne czcionki, żywe kolory i oryginalne formatowanie, aby pomóc.
Tak, to sprawi, że list będzie znacznie bardziej zapadający w pamięć, ale jednocześnie pokaże całkowitą nieznajomość norm komunikacyjnych.
Zawsze należy używać standardowej czcionki. Żadnych kolorów oprócz czarnego. Tylko standardowy rozmiar czcionka. Nie pogrubiaj ani nie pisz kursywą więcej niż jednego słowa (lub serii słów) w jednej literze.
Podczas kopiowania i wklejania tekstu należy wyczyścić formatowanie. (Command + \ na Macu, Ctrl + Shift + N na PC.) Jeśli tego nie zrobisz, fragment będzie wyglądał inaczej niż reszta litery.
Hiperłącza
Wstawienie pełnego adresu URL do wiadomości e-mail zajmuje cenne miejsce i wygląda nieporządnie. Zamiast tego możesz utworzyć hiperłącze lub wstawić skrócony adres URL.
Zło: Spójrz na to: https://site/
Prawidłowy: Spojrzeć na.
Aplikacje
Musisz zaznaczyć gdzieś w liście, że znajduje się załącznik, aby odbiorca go nie przeoczył.
Wystarczy proste „Załączyłem [dokument, arkusz kalkulacyjny] dla X”.
Musisz także pamiętać o ponownym dołączeniu plików, gdy ktoś zostanie dodany do łańcucha poczty, w przeciwnym razie nie będzie mógł ich zobaczyć.
Podpis listu
Zły podpis może naprawdę źle wpłynąć na Twoją reputację. Nawet jeśli napiszesz najbardziej wymowny i przekonujący list na świecie, ze złym podpisem będzie wyglądał amatorsko.
Warto pamiętać, że mniejszy znaczy lepszy; podpis powinien być stosunkowo mały, prosty i ograniczony. Nie ma tu miejsca na ulubiony inspirujący cytat, portret czy pełną listę kontaktów. W idealnym przypadku podpis powinien zawierać nazwę, stanowisko, numer telefonu i/lub stronę internetową firmy.
Pola literowe
Do kogo: Ten obszar jest prosty: adres e-mail osoby, z którą chcesz się skontaktować.
Kopiuj: Jeśli chcesz podłączyć inną osobę, musisz tutaj dodać jej adres. Zasadniczo oznacza to: „Hej, przeczytaj to, ale nie musisz odpowiadać”.
Ta opcja jest potrzebna, gdy wiadomość e-mail zawiera istotne informacje lub chcesz połączyć inną osobę z rzeczywistym odbiorcą.
Ślepa kopia kalkowa (BCC): Ta funkcja kopiuje również kontakt na adres e-mail, ale nikt inny niż odbiorca nie zobaczy, że otrzymał wiadomość e-mail. Innymi słowy, jeśli wyślesz list do Michaela Scotta i Bcc Jima Halperta, Michael nie będzie wiedział, że Jim również go otrzymał.
Dlaczego warto korzystać z BCC?
Aby ukryć adresy e-mail. Tej funkcji można użyć do ukrycia czyjegoś adresu e-mail przed innymi. Na przykład, jeśli wysyłasz e-maile do grupy osób na temat nadchodzącego wydarzenia, możesz wybrać UDW dla wszystkich e-maili, aby nie musieć udostępniać adresów e-mail innych osób bez pozwolenia.
Dla informacji ogólnych: BCC umożliwia zapoznanie się z wiadomością osobie spoza wątku.
Dobra forma: BCC pozwala grzecznie usuwać osoby z łańcuchów e-mailowych. Na przykład, jeśli szef przedstawia komuś jakąś osobę, tak właśnie będzie w dobrej formie W odpowiedzi prześlij wiadomość do swojego szefa. To pokazuje, że dana osoba odpowiedziała bez zalewania skrzynki odbiorczej strumieniem e-maili tam i z powrotem.
„Odpowiedz” a „Odpowiedz wszystkim”
Odpowiedź: Ta opcja umożliwia bezpośrednią odpowiedź osobie, która wysłała ostatnią wiadomość e-mail. Jeśli odpowiesz bezpośrednio na pierwszą wiadomość, odpowiedź trafi do pierwotnego nadawcy wiadomości e-mail. Jeśli jednak odpowiesz na e-mail innej osoby w łańcuchu, odpowiedź zostanie wysłana tylko do tej osoby.
Odpowiedz wszystkim: Po wybraniu tej opcji odpowiedź zostanie wysłana do wszystkich osób, których adresy znajdują się w polach „Do” lub „DW”. Jest to przydatne do przekazywania informacji, które dotyczą wszystkich.
W razie wątpliwości lepiej wybrać „Odpowiedz”. Nie powinieneś być irytującą osobą.
Przesyłanie listów
Aby zachować etykietę pocztową, podczas wysyłania należy przestrzegać kilku zasad:
Niektóre e-maile nie są przeznaczone do przesyłania dalej. Jeśli kontakt udostępnia dane osobowe lub wrażliwe, takie e-maile należy przekazywać z dużą ostrożnością.
Przesyłając dalej długi wątek e-mailowy, dobrą praktyką jest podsumowanie tego, o czym mowa w wiadomościach e-mail, tak aby odbiorca wiedział dokładnie, czego się od niego oczekuje. Nie ma nic gorszego niż otrzymanie łańcucha składającego się z 50 e-maili z notatką mówiącą po prostu „patrz poniżej”.
Aby przekazana wiadomość e-mail zapoczątkowała nowy łańcuch wiadomości (zamiast być częścią bieżącego wątku), wystarczy, że w temacie wiadomości zamieścisz własny komentarz.
Nowy temat wątku: Spójrz na to! Fw: notatki z wtorku
Czas odpowiedzi
Każdy ma przepełnione skrzynki odbiorcze i napięte harmonogramy, więc nie zawsze można odpowiedzieć na e-mail od razu. Odpowiedni czas reakcji różni się w zależności od osoby:
Bezpośredni członkowie zespołu: Odpowiedź w ciągu 12 godzin. Zespół musi działać szybko i sprawnie; Ponadto większość pism dotyczy kwestii operacyjnych.
Wspólni koledzy: W przypadku pozostałych pracowników czas reakcji wynosi 24 godziny. Nie możesz odpowiedzieć w tym terminie? Musisz ich poinformować, że list został przeczytany i odpowiedź będzie gotowa do czasu X.
Kontakty zewnętrzne: O ile wiadomość e-mail nie jest oznaczona jako pilna lub taka, na którą należy odpowiedzieć jak najszybciej, właściwym momentem na udzielenie odpowiedzi będzie koniec tygodnia, w którym otrzymano wiadomość e-mail – na przykład, jeśli wiadomość została otrzymana we wtorek, należy musi odpowiedzieć do piątku tego tygodnia. W przypadku kontaktów o dużej wartości czas reakcji wynosi 24 godziny.
Odpowiada, gdy jestem poza biurem
Jeśli pracownik jest niedostępny przez dłuższy czas, automatyczna odpowiedź OOO (Out-of-Office) poinformuje Cię, że nie jest on w stanie odpowiedzieć na wiadomość przed datą powrotu do biura.
Dobre i złe opcje odpowiedzi LLC:
- Dobrze: Poinformuj, jak długo pracownik będzie niedostępny.
- Źle: utwórz odpowiedź LLC na jeden dzień.
- Dobrze: Zaproponuj innego pracownika do kontaktu w pilnych sprawach.
- Źle: Nie powiedziano współpracownikowi, że został uwzględniony w odpowiedzi LLC.
- Dobrze: w temacie wiadomości e-mail umieść „LLC”, aby użytkownicy mogli łatwo zidentyfikować automatyczną odpowiedź.
- Źle: podaj więcej szczegółów niż to konieczne, np. gdzie dokładnie pracownik spędza urlop.
Jeżeli pracownik skorzysta z urlopu za długi okres czasu, przydatne może być pozostawienie kanału komunikacji w sytuacjach, które są naprawdę pilne i wymagają uwagi.
Wysyłam z Twojego telefonu
Nie powinieneś dodawać „Piszę z mojego telefonu” ani „Napisano na moim telefonie – przepraszam za wszelkie literówki”. Wiele osób wykorzystuje to jako wymówkę dla lenistwa, aby nie czytać listu ponownie przed kliknięciem „Wyślij”.
Jak poprawnie pisać listy e-mailowe - Etykieta e-mailowa
5 (100%) - 1 ocenW naszym Nowoczesne życie Trudno już sobie wyobrazić, jak można obejść się bez poczty elektronicznej. Dziś niemal niemożliwym jest znalezienie osoby, która by z niego nie korzystała. Komunikacja między ludźmi jest wyjątkowym i istotnym procesem. Ten rodzaj komunikacji bardzo dobrze radzi sobie ze zwykłym przepływem pracy na papierze i stał się jednym z najpopularniejszych atrybutów komunikacji biznesowej i osobistej.>
Oczywiście media papierowe nadal zajmują i będą zajmować najważniejszą niszę w oficjalnej wymianie informacji i komunikacji, a poczta elektroniczna będzie bardzo dobrym pomocnikiem, znacznie ułatwiającym komunikację między odbiorcami. Nie będę porównywał tych dwóch rodzajów komunikacji między ludźmi i mówił o zaletach i wadach tych typów, a także nie będę dotykał sieci społecznościowych.
Od ponad dziesięciu lat mój dzień pracy zaczyna się od sprawdzania poczty elektronicznej. Przeglądając adresy i tematy otrzymanych wiadomości, szybko decyduję, które listy należy przeczytać, a które od razu wyrzucić do kosza bez otwierania. Zawsze traktuję priorytetowo odpowiedzi na otrzymywane e-maile. Pracując z pocztą, zacząłem zwracać coraz większą uwagę na etykę pisania, w tym na jego konstrukcję. W tym artykule chcę przedstawić Ci główne punkty emaila. Mam nadzieję, że naprawdę okażą się dla Was przydatne.
Temat listu
Pamiętaj o wpisaniu tematu listu. Temat jest najważniejszym atrybutem i wymogiem wiadomości e-mail. Temat powinien zawierać kluczowe zdanie Twojego listu i przyciągać uwagę, ale w żadnym wypadku nie pisz go z użyciem Caps Locka. Ponadto wiele osób pozwala sobie na wpisanie głównego tekstu w polu „temat”, ale nie pisze nic w treści listu; takie formatowanie listu jest generalnie niedopuszczalne. Podkreśla to co najmniej analfabetyzm autora i jego obojętność wobec odbiorcy.
Kiedy otrzymuję takie listy, nawet ich nie czytam; są natychmiast przenoszone do kosza, a następnie trwale usuwane. Oto przykładowy temat listu, w którym, załóżmy, omówione zostaną warunki umowy z dostawcą wyrobów ceramicznych: „projekt umowy z dostawcą ceramiki”.
Zupełnie nie rozumiem, jak można nie wypełnić tak ważnego atrybutu maila, jakim jest temat. Nigdy też nie ma potrzeby zmieniać tematu odpowiadając na list, chyba że zmienia się główne znaczenie i nawet w takich przypadkach radziłbym rozpocząć nową dyskusję od nowego listu, aby uniknąć zamieszania i wypaczenia treści. Informacja. Jeśli po prostu zapomnisz wpisać temat, możesz spróbować skonfigurować swojego klienta poczty e-mail w taki sposób, aby podczas wysyłania listu powiadamiał Cię o tym.
Pozdrowienia
Wiadomość e-mail powinna rozpoczynać się od powitania. Powitanie to małe zdanie, od którego należy rozpocząć nową wiadomość lub odpowiedź na otrzymaną wcześniej. Zawsze powinieneś się przywitać, nawet jeśli nie widzisz swojego rozmówcy. Wiele osób uważa, że nie ma potrzeby robić tego za każdym razem, ponieważ jest to relikt mediów papierowych i tak dalej ten tekst nie przekazuje żadnych znaczących ani ważnych informacji, ale jest to błędne przekonanie.
Ponieważ to powitanie określi Twój poziom wykształcenia. Jeśli nie chcesz, aby wyglądało to na niegrzecznego i niegrzecznego, pozdrowienia muszą zostać zawarte w treści listu. Adresowanie do nieznajomego, konieczne jest użycie zaimka drugiej osoby w liczbie mnogiej, czyli zaimka „ty”.
Oto przykład: „Witam! Michaił Iwanowicz, czy udało ci się wczoraj zapoznać z moją propozycją? Wszelka możliwa zażyłość i zażyłość bez zgody przeciwnika jest niedozwolona.
Załączniki
Zawsze dołączaj plik (zdjęcia, zrzuty ekranu, dokumenty) do listu jako załącznik lub załącznik. Ta opcja jest dostępna we wszystkich usługach i klientach poczty e-mail. Utworzenie pliku tekstowego w programie Word, następnie wstawienie do niego obrazu i następnie jego archiwizacja, łącznie z opcją hasła, to „akrobacja”. Zdecydowanie nie zaleca się takiego działania, chyba że dążysz do określonych celów.
Rada! Spróbuj wykonać wszystkie zrzuty ekranu, korzystając z usługi internetowej Joxi. Obejrzyj poniższy krótki film wprowadzający, z którego dowiesz się, jak działa ta usługa online. Po utworzeniu zrzutu ekranu za pomocą Joxy możesz go edytować, a następnie wysłać gotowy plik lub podać link do niego w treści wiadomości e-mail.
Podpis
Kolejnym ważnym atrybutem wiadomości e-mail jest podpis. Jej obecność nie tylko pomaga zachować rzeczowy ton, ale także wpływa na kształtowanie lojalnej postawy adresata wobec nadawcy. Podpis nie powinien być długi. Podpis musi zawierać następujące pola: imię i nazwisko, nazwę firmy, dane kontaktowe oraz, jeśli wymaga tego kultura korporacyjna, stanowisko i logo firmy. Do celów osobistych wystarczą dwa pola: imię i nazwisko oraz dane kontaktowe.
Nie ma potrzeby dołączania do podpisu zdjęcia, ani co gorsza, jakiegoś skryptu, nie należy też przeciążać podpisu danymi kontaktowymi, wystarczy wskazać dwie lub trzy opcje informacja zwrotna. Musisz zrozumieć, że podpis nie jest samodzielną częścią wiadomości e-mail; jego rola stanowi jedynie dodatkową szansę na wzmocnienie wysłanej wiadomości.
Oczywiście podpis można wykorzystać także do stworzenia skutecznego mechanizmu marketingowego na przykładzie klasycznych tekstów sprzedażowych w formacie amerykańskiego marketingowego modelu zachowań konsumenckich AIDA. Wszystko zależy od celu, jaki sobie wyznaczyłeś lub już ustaliłeś. Pragnę zatem jeszcze raz zauważyć, że podpis jest nadal istotnym elementem wiadomości e-mail.
Styl pisania
Nowe zdanie musi rozpoczynać się wielką literą i kończyć znakiem interpunkcyjnym, kropką, znakiem zapytania lub wykrzyknikiem. Adresat musi Cię jasno zrozumieć, to znaczy niezależnie od tego, czy zadajesz mu pytanie, coś twierdzisz, czy po prostu go informujesz.
Bardzo często zdarza się, że zadają pytanie, ale jednocześnie stawiają „kropkę” przy znaku interpunkcyjnym i po wysłaniu listu z radością czekają na odpowiedź, ale najprawdopodobniej jej nie będzie, gdyż adresat będzie myślał, że go po prostu informujesz i że odpowie na Twój list, nie potrzebujesz wszystkiego.
Nie możemy zapominać o interpunkcji, ponieważ z jej powodu obciążenie semantyczne litery jako całości może się całkowicie zmienić. Każdy zapewne zna ten stary, a jednocześnie doskonały przykład: „Wykonaj, nie możesz zmiłować się” lub „Nie możesz wykonać, ale zmiłuj się”. Podczas pisania tekstu nigdy nie używaj emotikonów i wielkich liter. Jest to po prostu nieetyczne, w przeciwnym razie pomyślą, że cierpisz na schizofrenię lub epilepsję.
Historia rozmów
Radzę zawsze zapisywać całą historię korespondencji. Po pierwsze, zawsze możesz sprawdzić i, jeśli to konieczne, przywrócić całą chronologię komunikacji. Po drugie, jeśli na którymś etapie komunikacji jeden z uczestników będzie musiał zaangażować innego przeciwnika, aby coś rozwiązać lub omówić, to po otrzymaniu choćby jednego listu będzie on świadomy wszystkich niuansów i będzie mógł szybko wziąć udział w Twojej elektronicznej rozmowie. Po trzecie, zawsze możesz przekazać całą korespondencję innej osobie, aby udowodnić i potwierdzić fakty.
A także zawsze trzymaj się następującego aksjomatu – jedna litera, jedno pytanie. Z wyjątkiem przypadków, gdy chcesz, jak mówią, upiec dwie pieczenie na jednym ogniu, możesz zadać kilka pytań na raz w jednym liście, ale nie więcej niż dwa lub trzy, zawsze korzystając z listy numerowanej.
Wniosek
Jak widać, nie ma w tym moim zdaniem nic skomplikowanego i nie wymagają one żadnej specjalnej wiedzy ani umiejętności. Stosując wszystkie te zasady, Twój email nigdy nie pozostanie niezauważony, a w oczach odbiorcy zawsze będziesz o kilka kroków wyżej od tych, którzy nie mają zielonego pojęcia o podstawowych zasadach mailingu.
Jak poprawnie napisać e-mail
Codziennie otrzymuję i odpowiadam na dziesiątki e-maili. Dlatego mogę stwierdzić, że kilka prostych zasad będzie dla wielu bardzo przydatnych i pomoże im zrozumieć, jak poprawnie napisać e-mail.
Twórz osobne skrzynki pocztowe na korespondencję osobistą i służbową. W przeciwnym razie prędzej czy później wyślesz swojemu kontrahentowi lub współpracownikowi swoje dane osobowe, których nie miałeś zamiaru udostępniać.
Sprawdzaj swoją służbową pocztę co najmniej dwa razy dziennie. Czasami piszesz e-mail, który wymaga szybkiej odpowiedzi, a odpowiedzią jest „cisza”. Jeśli masz czas, odpowiedz natychmiast. Być może czekają na ważne informacje od Ciebie i wszystko będzie dobrze – nie będzie ogromnej „sterty” nieprzeczytanych listów.
Adresat wpisany w polu „Do” odpowiada na list. Jeżeli adresat jest wskazany w polu „Kopia”, wówczas z reguły nie odpowiada, pismo zostało wysłane w celach informacyjnych.
Zawsze wypełniaj pole Temat. To jest bardzo ważne. Ludzie dokonują wstępnej oceny tematu – czy przeczytać e-mail, czy od razu go usunąć. Jeżeli adresat jest nieznany adresatowi, wówczas temat powinien wzbudzić zainteresowanie lekturą listu. Stąd zasada – temat powinien składać się z około 3-4 słów, być atrakcyjny i odzwierciedlać treść listu. Złe przykłady tematy: „pytanie”, „list”, „pilne”.
Jak napisać treść e-maila
Rozpocznij swój list od pozdrowień. W przypadku korespondencji biznesowej potrzebujesz „Witam, drogi panie Zalikhvatsky” lub „Dzień dobry, droga Aleno Igorevna”. Istnieje możliwość zakończenia przekazu tradycyjnym zwrotem „Z wyrazami szacunku…”.
Jeśli nie jesteś znany adresatowi, wskaż cel swojej wiadomości („...Widziałem twoją reklama tam, jesteś zainteresowany zdobyciem czegoś, co mogę zaoferować…”).
Oszczędzaj czas swój i innych - pisz krótko, ale odpowiadaj na wszystkie pytania zawarte w e-mailu, używając rozsądnych cytatów. Skróć długie cytaty, pozostawiając główną myśl; Twoja odpowiedź nie powinna być dużo krótsza niż cytat. Cytując w całości, tekst powinien znajdować się na początku listu.
Tekst nie powinien być długim „arkuszem”. Oddziel każdy temat wiadomości pustą linią (pełnią one funkcję akapitów), aby zapewnić lepszy odbiór informacji.
Nie umieszczaj w liście drobnych szczegółów - załączonych plików lub linków do przydatne materiały z komentarzami w tekście. Jeśli chcesz wysłać załączony plik zarchiwizowany plik rar lub zip, uprzedź o tym w treści wiadomości (aby nie pomyśleli, że to wirus).
W mailu obowiązkowym jest umieszczenie podpisu – maksymalnie 4-6 linijek. Z pewnością musi zawierać Twoje imię (patronimiczne, jeśli chcesz, aby tak się do Ciebie zwracano) i nazwisko, a także możesz wskazać swoje stanowisko, nazwę firmy i stronę internetową, numer telefonu kontaktowego, adres e-mail i inne sposoby kontaktu z Tobą.
Przykładowy podpis w e-mailu:
Z poważaniem,
Eugeniusz Polosa
kontakt @delo-ved.ru
Ostateczna kontrola poczty elektronicznej
Im ważniejszy przekaz, tym więcej czasu poświęcamy na sprawdzenie – brak błędów ortograficznych i interpunkcyjnych, poprawność i przejrzystość wyrażeń, logiczną strukturę tekstu.
Kontrolujemy - początek zdań i nazw własnych zaczynamy z dużej litery, pomiędzy wyrazami wymagane są spacje. Używanie wielkich liter i znaków interpunkcyjnych w celu podkreślenia wywołuje złe wrażenie (np. PILNIE.). Wiele osób nie docenia stopnia negatywnego piętna spowodowanego obecnością tych niedociągnięć.
I na koniec oceń, co jest bardziej opłacalne i pozwoli Ci zaoszczędzić czas: wykonaj dodatkową rozmowę telefoniczną, a niektóre problemy zostaną rozwiązane szybciej, lub poświęć dużo czasu na wpisywanie tekstu e-maila, aby potrzebować dokumentalnego potwierdzenia interakcji.
Eugeniusz Polosa
**Jeśli potrzebujesz POMOCY PRAWNEJ, skorzystaj z konsultacji online już teraz.
Dziękujemy za dodanie tego artykułu do:
kierownik działu dobrych manier
Podpis jest integralną częścią listu, a nie bezsensownym zbiorem identycznych bajtów wysyłanych tysiące razy. Jest napisany nie po to, aby wskazać, od kogo pochodzi list (jest to już widoczne w kopercie), ale aby umieścić w tekście punkt semantyczny. W szybkiej korespondencji poszczególne listy w ogóle się nie podpisują, tak jak nie powtarza się pozdrowień.
Informacja o nadawcy znajduje się w osobnym polu listu, co nadawca może poprawnie zinterpretować. Specjalny panel w wygodny sposób wyświetla informacje o nadawcy, m.in. jego pozycję, numer telefonu komórkowego i numer ICQ.
Co można zrobić w dążeniu do doskonałości? Zminimalizuj hałas, pozostawiając w automatycznym podpisie tylko nazwę i stronę internetową, na której można znaleźć inne dane kontaktowe. I nie zapomnij poprawić podpisu w przypadkach, gdy jest to właściwe.
Ilya Birman, artgorbunov.ru
Strona główna > Sami się uczymy i robimy > Piszemy poprawnie, odpowiadamy, przekazujemy maile
12.06.2011 // Siergiej
Po przeczytaniu tego artykułu będziesz mógł efektywniej rozwijać swój Biznes w Internecie, korzystać z korespondencji mailowej ze swoimi kandydatami, partnerami i po prostu osobami, które znasz. Prawidłowo napisane wiadomości przedstawią Cię jako poważną osobę i przedsiębiorcę.
Spotykają się z tobą przez mydło i odprowadzają cię przez Umysł.
W 2003 roku zacząłem wykorzystywać Internet do rozwoju swojego biznesu. Na jednym ze spotkań w systemie wsparcia przedsiębiorców przedsiębiorca zajmujący się rozwojem usług dla handlu internetowego polecił książkę, która pomoże każdemu zorientowanemu na rozwój Internetu dowiedzieć się: - jak wykorzystać Internet do rozwoju własnego biznesu.
Każdy, kto podąża ścieżką rozwoju w Internecie, zmuszony jest do korzystania z poczty elektronicznej (mydła, od słowa e-mail). Wiele osób korespondujących ze sobą uważa, że jeśli nie ma przed sobą prawdziwego rozmówcy, to można pisać wszystko w myśl zasady: co widzę, to śpiewam. Jest to duże nieporozumienie. Twoja wiadomość e-mail w większości przypadków powie i przedstawi Cię rozmówcy dokładnie tak, jak to zrobiłeś w wiadomości, po czym nie będzie już drugiej szansy dla Impact.
Dlatego nie powinieneś zaniedbywać zasad, które pomogą Ci zdobyć szacunek, rozwinąć swój biznes i reputacja biznesowa. Dzięki temu zyskasz więcej Klientów i sprzedaży, co będzie miało pozytywny wpływ na Twoje dochody i rozwój biznesu.
Możesz zignorować te zasady na własne ryzyko. Większość biznesmenów uważała je za normę. Jeśli chcesz pracować z biznesmenami, graj według ich zasad. NIE. to Twoja sprawa.
Vince Imery „Jak robić biznes w Internecie” wydanie drugie.
Książka doczekała się kilku przedruków i wiele z tego, co tam napisano, nie może już mieć zastosowania w przypadku przedsiębiorców, ponieważ Internet i technologia znacznie się rozwinęły.
Fundamenty pozostały jednak niezmienione. Doświadczeni użytkownicy Internetu i poczty elektronicznej mogą uznać za zabawne wspominanie o niektórych funkcjach Internetu z lat 2000-2005.
Niezależnie od tego, czy są używane alternatywne źródła komunikacja, poczta wideo, poczta głosowa... listy w formacie tekstowym za pomocą „mydła” w większości przypadków były, są i będą głównym sposobem komunikacji między ludźmi prowadzącymi działalność gospodarczą za pomocą Internetu.
Celem tego artykułu nie jest omówienie tego, jak to było w przeszłości, ale przypomnienie, jak dziś poprawnie pracować z pocztą elektroniczną i uzyskać więcej korzyści w komunikacji i biznesie.
Pamiętamy, studiujemy, stosujemy.
Vince Imery w swojej książce Jak rozpocząć działalność gospodarczą w Internecie zaleca: Dziesięć przykazań użytkownika poczty elektronicznej
Poznaj te proste zasady. oraz przykłady pisania e-maili, zasady etykiety e-mailowej.
Internet istnieje już od ponad 25 lat. Jak każda inna społeczność, sieć wypracowała w tym czasie pewne zasady zachowania. Zasady korzystania z poczty elektronicznej są dość proste i jeśli popracujesz z pocztą elektroniczną przynajmniej dwa, trzy miesiące, zrozumiesz, że są one ucieleśnieniem zdrowego rozsądku.
Zasady zachowania w Internecie nazywane są netykietą. Internet ma swoje własne metody radzenia sobie z osobami łamiącymi zasady, począwszy od tak radykalnych, jak atak ogniem i pocztą, które karzą rażących łamiących netykietę, a skończywszy na szeregu mniej surowych środków wobec drobnych łamiących. Łamiąc zasady netykiety ryzykujesz utratę klientów, złą reputację, usunięcie z list mailingowych oraz utratę dostępu do pomocy i porad technicznych.
Sukces Twojej firmy w Internecie jest bezpośrednio związany z przestrzeganiem prostych zasad etykiety. Poniżej znajduje się lista dziesięciu najczęściej występujących ważne zasady wytyczne, których należy przestrzegać podczas pracy z pocztą elektroniczną.
1. Nie wysyłaj „śmieci”
Termin spamowanie (rozsyłanie niechcianych wiadomości reklamowych – śmieci) wywodzi się z powszechnie znanego w Wielkiej Brytanii szkicu autorstwa grupy komiksowej Monty Pythona. Fabuła szkicu opiera się na fakcie, że wszystkie dania znajdujące się w menu jednej z restauracji zawierały mięso mielone „Spam” – niezależnie od charakteru dań i upodobań gości.
W żadnym wypadku nie należy wysyłać materiałów promocyjnych osobom, które Cię o to nie poprosiły. Pamiętaj, że niektórzy użytkownicy muszą płacić za wiadomości, które otrzymują przez Internet. Użytkownik, który niespodziewanie otrzymuje przez Internet taką mieloną kiełbasę, czuje się jak osoba, której się oderwał stół obiadowy zadzwonił (za opłatą na jego koszt) i zaproponował, że kupi coś, czego najwyraźniej nie potrzebował.
Wysyłając śmieci, powinieneś być przygotowany na to, że staniesz się celem ataków typu flaming i mail. Twój faks zostanie zablokowany przez potok wściekłych wiadomości, a linie telefoniczne będą stale zajęte (telefon można zaprogramować tak, aby ciągle wybierał ten sam numer – tzw. tryb „automatycznego wybierania”). Potencjalni klienci nie będą mogli się z Tobą skontaktować, stali klienci odwrócą się, Twoja firma zostanie pozbawiona dostępu do telekonferencji, a może się nawet zdarzyć, że Twój dostawca odmówi Ci dostępu do Internetu.
Jeśli masz zamiar wysłać wiadomość e-mail, która choć trochę przypomina reklamę, wyślij ją tylko do użytkowników, którzy poprosili Cię o przesłanie podobnych.
Jeśli piszesz list w imieniu firmy, uważaj na ton i nie wywołaj skandalu. Jeśli ktoś próbuje się z nami kłócić, nie wspieraj tej kłótni. Nie ma wyjątków od tej zasady. Kropka.
Podczas rozmowy telefonicznej rozmówca nie widzi Twojej twarzy, ale dobrze rozumie Twój nastrój. Dlaczego? Ponieważ osoba po drugiej stronie linii słyszy Twoje intonacje. E-mail nie przekazuje intonacji słów tworzących tekst, co często prowadzi do różnego rodzaju nieporozumień i konfliktów. Należy zadbać o ton i intonację pisemną swojej wiadomości.
Jeden z doświadczonych programistów z Computer Literacy Bookshops regularnie wysyłał kierownikom sklepów instrukcje dotyczące obsługi oprogramowania. Wydawało mu się, że instrukcje te wyróżniają się dokładnością i zwięzłością. Jednak odbiorcy uznali je za niegrzeczne, a nawet obraźliwe. Jeden z nich rozmawiał na ten temat z programistą, w wyniku czego w jednej z rozesłanych przez niego instrukcji pojawiły się słowa Bądź taki miły.
Świetne zdanie! Zamienia wskazówki w przyjazną radę. Ja z kolei apeluję do wszystkich menadżerów: Prosimy o zwracanie uwagi na ton swoich e-maili i staranie się, aby były one pisane w przyjaznym stylu. Rozkazy wysyłane e-mailem mogą wydawać się surowe i powodować niechęć wśród podwładnych. Spróbuj formułować swoje zamówienia w formie pytań i sugestii i zobacz, jakie będą rezultaty. Możesz także wymyślić własną wersję bardziej poprawnego dźwięku (coś w rodzaju, jeśli chcesz).
Nie tylko menedżerowie, ale także wszyscy pozostali użytkownicy sieci powinni monitorować ton swoich listów. Unikaj sarkazmu w swoich wiadomościach – w e-mailach nie jest on dostrzegany. Nie używaj wulgarnych słów, jeśli nie chcesz usłyszeć ich w odpowiedzi. Pamiętaj: Twój humor może zostać źle zrozumiany lub źle zrozumiany. Upewnij się, że ton listu odpowiada Twojej relacji z odbiorcą. Inaczej rozmawiasz ze swoim szefem niż z najlepszym przyjacielem, prawda? Postępuj zgodnie z tą zasadą także w wiadomościach e-mail.
Nie używaj poczty elektronicznej do przekazywania złych wiadomości. Najlepiej zrobić to osobiście. Wysłanie e-maila ze złymi wiadomościami może mieć nieoczekiwane konsekwencje. Wiadomość może nie wydawać Ci się zbyt straszna, ale odbiorcy mogą ją odebrać zupełnie inaczej. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy jesteś menadżerem i wysyłasz taką wiadomość swojemu podwładnemu. Ten ostatni może odebrać Twoją wiadomość jako zagrożenie, w wyniku czego otrzymasz wiele zupełnie nieoczekiwanych problemów.
Posłuchaj mojej rady i stale zadawaj sobie pytanie: Jak będzie się czuł odbiorca po otrzymaniu tej wiadomości? Jeśli nie jesteś pewien, co jest dobre, nie wysyłaj tego. Spróbuj porozmawiać z tą osobą przez telefon lub osobiście. Szczególnie uważnie rozważ konsekwencje w przypadkach, gdy chcesz poczynić krytyczne uwagi na temat kogoś lub omówić kwestie natury osobistej.
Staraj się myśleć o każdym wysłanym e-mailu jako o komunikacie prasowym Twojej firmy, który ma zostać opublikowany w mediach. środki masowego przekazu. Być może pozytywnie wpłynie to na Twoją karierę. Aby wyrobić sobie przychylną opinię (w odniesieniu do korespondencji wysyłanej pocztą elektroniczną, oznacza to otrzymywanie przychylnych odpowiedzi), wysyłaj miłe wiadomości.
Jest to szczególnie ważne, jeśli komunikujesz się z przedstawicielami innych kultur. Sarkazm i humor zwykle nie przekraczają granic między krajami i narodami. Kieruj się zwyczajami obowiązującymi w kraju, w którym mieszka Twój odbiorca. Na przykład korespondując z Japończykiem nie powinieneś wyraźnie wyrażać swojego niezadowolenia ani stanowczo odmawiać – wydasz się bardzo niegrzeczną osobą.
I ostatnia rada z tej serii: Bądź taki miły. Przed wysłaniem wiadomości przeczytaj ją jeszcze raz uważnie i spróbuj znaleźć stwierdzenia, które mogłyby zostać błędnie zinterpretowane. Zadaj sobie pytanie: „Czy byłbym w stanie powiedzieć tej osobie to samo w twarz?” Osobiście przyzwyczaiłem się do tego i oszczędziłem sobie w ten sposób wielu kłopotów i nieporozumień.
E-MAIL NAPISANY W CAŁOŚCI WIELKIMI LITERAMI JEST ODBIERANY PRZEZ ODBIORCÓW JAK GŁOŚNY KRZYK. Większość ludzi tego nie lubi! Ponadto student studiujący prawa reklamy wie, że tekst pisany wielkimi literami czyta się gorzej niż ten sam tekst pisany małymi literami. Jeśli chcesz, aby Twoja wiadomość została przeczytana, unikaj krzyku.
W Internecie jest takie powiedzenie: Rozmowa jest tania, ale przepustowość droga. Pojemność sieci - tj. Ilość danych, które można przesłać kanałem komunikacyjnym w jednostce czasu, jest ograniczona. Przesyłanie bezużytecznych lub nadmiernie długich wiadomości zmniejsza przepustowość kanałów komunikacyjnych i spowalnia transmisję wszystkich pozostałych informacji. Bezużyteczne wiadomości wymagają wydania innego ograniczonego zasobu – czasu. który zajmuje się ich przetwarzaniem i odczytywaniem. Pamiętaj więc: wysyłaj tylko te wiadomości, które są niezbędne.
Wysyłaj krótkie wiadomości. Ułóż je z krótkich zdań. Najbardziej wspaniałe powiedzenie? Najkrótszy! - Anatole France (przetłumaczone przez D. Hammetta).
7. Jasno określ treść wiersza „Temat”.
W wielu przypadkach najbardziej ważny element Twoja wiadomość będzie miała wiersz tematu: (Temat). Na podstawie informacji zawartych w tej linijce odbiorca wiadomości decyduje, czy ją przeczytać, czy nie.
W temacie należy jasno podać powód, dla którego odbiorca powinien koniecznie przeczytać całą wiadomość. Podaj ten powód krótko i wyraźnie. Tekst Witam! - przykład nieudanej kreatywności. Dobry przykład- Spotkanie w sobotę w sprawie sokoła maltańskiego.
Pamiętaj, że wielu użytkowników korzysta z programów pocztowych, które sortują wiadomości na podstawie informacji zawartych w temacie. Umieszczając w nim nazwę swojego projektu lub firmy, zwiększasz prawdopodobieństwo, że wiadomość trafi do odpowiedniej skrzynki odbiorczej i ktoś ją faktycznie przeczyta.
Pamiętaj, że wszystko, co napiszesz w e-mailu, może zostać skopiowane i przekazane na grupach dyskusyjnych, opublikowane w mediach i wysłane do konkurencji (lub wysłane do szefa). Nie zdradzaj żadnych tajemnic w mailu!
Zanim przekażesz otrzymaną wiadomość innemu użytkownikowi, koniecznie zapytaj autora o zgodę. Jeśli istnieje choćby najmniejsza szansa, że poczuje się urażony Twoim zachowaniem lub uzna, że naruszyłaś jego prawo do poufności, porzuć pomysł rozpowszechniania tej wiadomości.
10. Zastanów się dwa razy zanim odpowiesz.
Jeśli otrzymasz wiadomość, która Cię złości, przeczytaj ją ponownie uważnie przed wysłaniem odpowiedzi. Jest całkiem możliwe, że nadawca nie miał na myśli tego, co myślałeś. W żadnym wypadku nie powinieneś uważać żadnego listu, który wytrąca Cię z równowagi, za zamiar wywołania skandalu. Możliwe, że list był po prostu kiepskim żartem lub niedokładnym sformułowaniem.
Mark Gibte w swojej książce Navigating the Internet opisuje, że pewnego razu wpadł w furię, gdy pewna kobieta wysłała mu e-mail: „Jestem oburzony twoim listem”. Według Gibbsa zadzwonił do niej i tonem generała karzącego złego żołnierza zapytał: O co do cholery jesteś oburzony? Gibbs powiedział, że przez następne dziesięć minut był zmuszony mamrotać niezręczne przeprosiny. Okazało się, że niechcący pomylił ponowne wysłanie (ponownie wysłane) z urazą (oburzony).
BARDZO WAŻNE: Natychmiast utwórz plik podpisu!
Blok standardowych informacji znajdujący się na samym końcu każdego e-maila lub wpisu na grupie dyskusyjnej nazywany jest plikiem podpisu (lub po prostu podpisem). Jeśli wyślesz swoje wiadomości bez podpisu, każda z nich będzie głośno krzyczeć: WYSYŁAŁA MNIE ZIELONA WIEŻA! Dodatkowo, jeżeli nie posiadasz podpisu, tracisz możliwość skorzystania z jednej z najskuteczniejszych technik marketingowych w Internecie.
Jeśli nie opracowałeś jeszcze pliku podpisu, zrób to teraz i postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami.
Oto, co należy zrobić. Twój program do obsługi poczty e-mail i telekonferencji umożliwił Ci utworzenie standardowego pliku podpisu, który będzie automatycznie wprowadzany i zamykany za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail. Plik podpisu będzie częścią wszystkich wiadomości wysyłanych przez Twoją firmę i będzie częścią wszystkich Twoich wiadomości dostępnych podczas konferencji. Wszyscy prawdziwi i potencjalni klienci Twojej firmy, którzy komunikują się z Tobą za pośrednictwem poczty elektronicznej, będą stale widzieć podpisy Twoich pracowników we wszystkich listach. Podpisy te należy postrzegać jako elementy małe i odległe strategia reklamowa. Elementy te docierają do Twoich najlepszych potencjalnych klientów – osób, z którymi nawiązałeś już kontakt elektroniczny.
Powinieneś zdecydować, czy Twoja firma będzie instalować jednolity standard podpisów dla wszystkich pracowników lub możesz pozwolić pracownikom na kreatywność i tworzenie indywidualnych plików podpisów. Oto kilka prostych zasad, których należy przestrzegać.
Liczba linii. Ile linii powinien mieć Twój podpis? Zbyt wiele informacji irytuje wiele osób, dlatego staraj się, aby podpis był krótki. Najlepszą opcją jest nie więcej niż 6 linii. Niektóre programy pocztowe automatycznie przycinają podpisy zawierające więcej niż 8 linii. Jeśli nasz podpis ma 10 linijek, możesz cierpieć z tego powodu.
Długość sznurka. Istnieją programy pocztowe, które obcinają wszystkie linie zawierające więcej niż 80 znaków, niektóre programy obcinają nawet krótsze linie. Istnieją również programy, które zamieniają długie ciągi znaków w bezsensowne znaki. Możesz chronić swój podpis przed nożyczkami elektronicznymi, jeśli każda linia podpisu zawiera nie więcej niż 70 znaków.
Treść. Jakie informacje powinny znaleźć się w pliku podpisu? Cztery główne elementy. 1. Twoje imię i nazwisko 2. Nazwa Twojej firmy. 3. Twoje stanowisko 4. Dane kontaktowe (jak szybko możemy się z Tobą skontaktować). Na pierwszym miejscu powinno znaleźć się Twoje imię i nazwisko, a następnie (nie zdziw się) adres e-mail. Niektóre programy pocztowe przycinają nagłówki na samym początku przychodzących wiadomości, więc jeśli nie powtórzysz adresu e-mail w podpisie, odbiorca wiadomości nie będzie wiedział, gdzie wysłać odpowiedź.
Spójrz na przykładowy plik podpisu prawnika Lewisa Rose’a z Arent For. Rose udało się zawrzeć całkiem sporo informacji w zaledwie sześciu linijkach. Dostępne są wszystkie metody komunikacji z wyjątkiem ESP.
Jak szybko i za darmo zarejestrować e-mail?
Poczta elektroniczna umożliwia wymianę listów i plików pomiędzy użytkownikami Internetu. Zasada działania jest podobna do zwykłej poczty. Najpierw musisz zarejestrować adres e-mail w dowolnej usłudze e-mail, z których wiele jest bezpłatnych. Wtedy będziesz mógł wysyłać listy i odbierać wiadomości na swój adres.
Adres e-mail wygląda następująco:
Nazwa_użytkownika@adres_usługi_pocztowej.strefa_domeny
Na przykład mój e-mail wygląda tak: [e-mail chroniony] Jest dostępny w bezpłatnej usłudze pocztowej Newmail.ru.
Rejestracja e-mailowa
Aby zarejestrować e-mail, musisz udać się do dowolnej usługi e-mail i wypełnić krótki formularz. Zwykle wymaga podania imienia i nazwiska, żądanej nazwy użytkownika i hasła skrzynka pocztowa, urodziny, odpowiedź na tajne pytanie. Te ostatnie informacje będą wymagane, jeśli zapomnisz hasła i spróbujesz je odzyskać.
Popularne usługi rejestracji bezpłatnej poczty e-mail:
Przyjrzyjmy się procesowi rejestracji e-mail bardziej szczegółowo na przykładzie usługi Mail.ru.
- Wchodzimy na stronę Mail.ru i po lewej stronie obok formularza do wprowadzenia loginu i hasła znajdujemy link „Utwórz pocztę”.
- Otworzy się przed Tobą formularz rejestracji nowej skrzynki pocztowej. Poniżej znajduje się jego przybliżony widok. Wypełniliśmy wszystkie pola, żeby było jaśniej. Należy pamiętać, że przy wprowadzaniu hasła znaki wyświetlane są w postaci gwiazdek – jest to celowe, aby niepowołane osoby nie mogły podglądać wprowadzanego hasła.
- Po wypełnieniu wszystkich pól kliknij przycisk „Zarejestruj się”, a skrzynka pocztowa zostanie utworzona.
- W naszym przykładzie użytkownik otrzyma skrzynkę pocztową z adresem [e-mail chroniony]
- Pamiętaj, aby zapamiętać lub jeszcze lepiej zapisać swój adres e-mail i hasło. Zapisz te dane w bezpieczne miejsce, chroniony przed obcymi.
Bardzo często ludzie używają prostych kombinacji jako haseł, na przykład 12345 lub qwerty. Hakerzy łatwo odgadną takie hasła, dlatego Twoja skrzynka pocztowa może zostać zhakowana.
Aby bardziej niezawodnie chronić swój osobisty adres e-mail, użyj jako hasła złożonej kombinacji cyfr, wielkich i małych liter o długości 8-10 znaków. Przykład dobrego hasła: 3zyoBsg11P.
Aby wygenerować hasło, możesz skorzystać ze specjalnych bezpłatnych usług, na przykład: Pasw.ru. Pozwala tworzyć bardzo złożone kombinacje, które trudno znaleźć.
Jak wymyślić silne hasło?
Sztuczki i metody, które utrudnią odgadnięcie hasła do poczty e-mail.
Zasady bezpieczeństwa podczas korzystania z poczty elektronicznej
Podpis w mailu
Pozdrawiam czytelników mojego bloga!
Wszyscy korzystamy z poczty. Nie tą samą pocztą co Poczta Rosyjska, ale e-mailem. Elektronika tak bardzo wkroczyła w nasze życie, że bez niej to jak żyć bez rąk. Nie rejestrujemy się na stronach wyłącznie za pomocą poczty elektronicznej, nie tylko komunikujemy się z przyjaciółmi i rodziną. Paszporty wystawiamy e-mailem, pobieramy pliki e-mailem, a nawet sporządzamy raporty i egzaminy e-mailem. Ale niewiele osób przejmuje się tym, jak piszą list i jak wygląda.
Czy jesteś zmęczony ciągłym podpisywaniem swoich e-maili za pomocą gmail.com? Czy w przychodzących listach do Yandex nie obraża Cię podpis na końcu listu, taki jak Yandex.Mail - szybka poczta lub Mail z wiarygodnego źródła i zawarte w nich niezrozumiałe linki? Pomyślałem, że podpis w moich listach też komuś razi w oczy, a w przypadku poczty na Gmailu w ogóle go nie ma, więc wszedłem w ustawienia.
Podpis e-mail Gmaila
W przypadku Google'a mail przychodzi w ogóle bez podpisu i zawsze do każdej litery musiałem dopisywać podpis. Ale po przejrzeniu ustawień znalazłem miejsce, w którym można dodać podpis.
Przestawiłem przełącznik na pozycję Dodano na końcu wszystkich wychodzących listów i tam napisałem tekst i sformatowałem go. Dodałem swój adres e-mail i, co ważne, adres mojej strony internetowej! A może lepiej byłoby zrobić z tego zdjęcie? Co myślisz? I list zaczął wyglądać pogodniej czy coś. Nie był już taki suchy. Podpisanie listu z szacunkiem dodaje mu wiarygodności i wiarygodności. Nie ma potrzeby umieszczania w podpisie czegokolwiek chcesz. Pamiętaj, aby podać swoje imię i nazwisko, a jeśli chcesz, także drugie imię. Twoje stanowisko lub numer telefonu, adres strony internetowej lub strona w sieciach społecznościowych. Niech podpis nie będzie dłuższy niż 3-4 linie.
Przy okazji. Odejdę od tematu podpisania maila i powiem kilka słów o pisaniu listu. Moja rada Pamiętaj, aby podczas pisania wiadomości e-mail wypełnić pole Temat. Zapewne nie jestem jedyną osobą, która sprawdzając przychodzące listy, przegląda je i decyduje się na przeczytanie lub usunięcie listów według tematu. Jeśli temat mnie nie chwyta, od razu wysyłam list do kosza. Napisz temat składający się z 3–4 słów (lub więcej), ale nie będzie to pytanie, pytanie pilne ani temat. Takie nazwy tematów od nieznanego odbiorcy nie cieszą się zainteresowaniem i od razu idą na marne.
Pamiętaj, aby przywitać odbiorcę na początku listu i pożegnać się na końcu. To etykieta i duży plus dla Ciebie.
Podpis w e-mailu Yandex
W poczcie Yandex, w porównaniu do poczty od Google, domyślnie znajduje się podpis. Ale ona się reklamuje. Nieład! Przechodzimy do ustawień i wybieramy element Informacje o nadawcy i piszemy to samo lub w przybliżeniu to samo, co e-mail z Gmaila.
Chciałbym również zwrócić uwagę na weryfikację. Błędy są na ogół złe, ale jeśli są to błędy w liście biznesowym, to jest to porażka! Pamiętaj, aby sprawdzić i dokładnie sprawdzić swoje e-maile pod kątem błędów. Przeczytaj ponownie listy przed wysłaniem. Nie pisz wielkimi literami, np. ZWRÓĆ UWAGĘ. . Brak błędów, przejrzystość tekstu, logika i poprawna konstrukcja – to sukces Twoich wysiłków. A jeśli naprawdę Ci to przeszkadza, może lepiej zadzwonić?
Życzę powodzenia czytelnikom w zarabianiu pieniędzy!
Niniejszy regulamin reguluje korespondencję służbową za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Zasady nie dotyczy dla list mailingowych, forów, grup dyskusyjnych, ponieważ w tego typu społecznościach (interakcjach) wskazane jest stosowanie innych zasad pracy z pocztą elektroniczną.
Czas reakcji na przychodzące wiadomości e-mail
Podróż wiadomości e-mail od nadawcy do odbiorcy zajmuje od kilku sekund do kilku minut. Dlatego e-maile ze względu na swój operacyjny charakter wymagają szybkiej reakcji.
Niedopuszczalne jest nieodpisywanie na maile dłużej niż 1 dzień roboczy.
Na każde otrzymane pismo należy niezwłocznie udzielić odpowiedzi (nie jest konieczne udzielanie odpowiedzi na odpowiedzi o otrzymaniu pisma).
Jeśli przetworzenie listu zajmuje więcej niż 2 godziny, pamiętaj, aby odpowiedzieć autorowi, że otrzymano jego list i wskazać przybliżony okres w jakim czasie udzielisz odpowiedzi.
Formatowanie tematu
Każdy list powinien zawierać temat (Temat), sformułowany w kilku słowach. Na podstawie treści tematu odbiorca musi ustalić treść listu lub odnaleźć go na długiej liście innych wiadomości.
Jeśli jest to list z odpowiedzią, zwykle jest on wskazany przed tematem „ ODNOŚNIE:".
Jeżeli list wymaga przekazania, wówczas przed tematem wskazano „ FWD:".
Wstawianie „RE:” i „FWD:” jest zwykle wykonywane automatycznie przez programy pocztowe.
Nie zaleca się zmiany tematu pisma w trakcie korespondencji (odpowiedzi na kolejne pisma na ten sam temat), gdyż wiele systemów pocztowych grupuje listy tematycznie. I nie ma co zniechęcać odbiorcy nowym tematem starej korespondencji.
Wiadomości e-mail z pustym tematem są niewygodne podczas przeglądania list e-mailowych i są oznaczane przez niektóre systemy ochrony przed spamem jako „możliwy spam”.
Korzystanie z tła i skórek projektowych
W oficjalnych pismach nie są dozwolone tła ani skórki projektów.
Zaleca się, aby list był zapisany zwykłym tekstem. W takim przypadku jest on przetwarzany szybciej, przesyłany szybciej, zajmuje mniej miejsca na dysku i jest lepiej rozumiany przez różnych klientów poczty e-mail.
Używanie nazw własnych w polu „Od”.
Imiona należy pisać w języku łacińskim, w transliteracji.
Na przykład:
Rosyjskie nazwiska nie są dozwolone, ponieważ serwery pocztowe pracowników firm zagranicznych i ich przedstawicielstw w Rosji mogą blokować lub zniekształcać pocztę z nagłówkami w kodowaniu krajowym.
Pozdrowienia
Na początku listu musi znajdować się pozdrowienie. Na przykład:
Dzień dobry, Iwanie Iwanowiczu!
List bez pozdrowień jest czasami uważany przez odbiorcę za brak szacunku.
Podpis
Podpis jest oddzielony od tekstu głównego pisma pustą linią i linią z dwoma myślnikami.
Podpis musi być:
kompaktowy;
W pismach wysyłanych poza firmę podpisy muszą zawierać Informacje kontaktowe i nazwa firmy.
Przykład prawidłowego podpisu:
Cytując oryginał listu
W przypadku korespondencji zaleca się zapisanie poprzednich tekstów.
Nowy tekst znajduje się na początku listu. Poprzedni teksty źródłowe niech pozostaną na końcu. Jest to sprzeczne z zasadami wielu forów. Jednak poczta to nie forum. Na forach cała korespondencja jest początkowo zapisywana. I z jakiegoś powodu oryginalne teksty w listach są często usuwane. A same listy często nie są archiwizowane – poczta nadal nie jest bezwymiarowa. Z biegiem czasu nie jest jasne, kto i o czym mówił w trakcie korespondencji.
Jeśli list stanie się za długi lub temat dyskusji stanie się zbyt „luźny” lub „schodzi na boki”, wówczas list można w ostateczności obciąć. Nie zapomnij zapisać korespondencji w firmowym systemie CRM.
Komunikacja między ludźmi jest naturalnym i istotnym procesem. Dawno, dawno temu gatunek epistolarny był jedynym dostępnym sposobem komunikowania się między ludźmi znajdującymi się w dużej odległości od siebie.
Poczta istnieje od niepamiętnych czasów starożytny Rzym, jeśli nie wcześniej. Ludzie korespondowali. W literaturze znane są nawet powieści i opowiadania w listach.
Nowoczesny postęp technologiczny oferuje nowe i lepsze sposoby komunikowania się.
Jednocześnie zapisywana jest korespondencja pocztowa. To stare, ale niezawodny sposób komunikacji, która ma swoje unikalne cechy. Współczesnym formatem korespondencji pocztowej jest poczta elektroniczna, inaczej e-mail.
Poczta elektroniczna, w odróżnieniu od zwykłej poczty, umożliwia odbiorcom niemal natychmiastową komunikację. Nacisnąłem przycisk „Wyślij” (list) i po kilku sekundach odbiorca widzi ten list w swojej poczcie, w folderze „Skrzynka odbiorcza”.
Poczta elektroniczna, która stała się dostępna i powszechna wśród użytkowników, ma pewne zasady prowadzenia korespondencji. Takie zasady pozwalają organizować i prowadzić korespondencję w ramach przyjętych norm kulturowych i biznesowych. Zbiór usystematyzowanych zasad korespondencji „e-mailowej” nazywany jest niewypowiedzianą „Etykietą e-mailową”.
Etykieta korespondencji elektronicznej obejmuje cechy konstrukcyjne, skład listów, a także zasady komunikacji pomiędzy odbiorcami. Najpierw ogłośmy całą listę zasad:
Zasada 5. Na końcu wpisz adres korespondencyjny odbiorcy.
Zasada 7. Tekst pisma musi spełniać określone wymagania.
A teraz więcej o każdej z dziesięciu zasad.
Zasada 1. Wypełnij wszystkie pola w mailu.
Dla przejrzystości używamy (ryc. 1), który pokazuje, jak wygląda nowy list w poczcie Yandex (po kliknięciu przycisku „Napisz”):
Ryż. 1 Podstawy etykiety e-mailowej W prawie wszystkich usługach e-mail (poczta Yandex, Mail ru, Google, Rambler itp.) wiadomość e-mail zawiera następujące informacje:
- Adres pocztowy (e-mail) i nazwa nadawcy (ewentualnie także nazwisko) – cyfra 1 na ryc. 1.
- Adres korespondencyjny (e-mail) odbiorcy listu to numer 2 na ryc. 1.
- Temat (tytuł, tytuł) listu to numer 3 na ryc. 1.
- Treść pisma (nr 4 na ryc. 1), w którym zawarte są:
- pozdrowienia,
- tekst główny,
- wniosek,
- podpis.
- Załącznik do pisma (pliki w załączeniu lub pliki załączone) – numer 5 na ryc. 1.
Wszystkie wymienione pozycje wymagają uzupełnienia, za wyjątkiem ostatniej (nr 5 na rys. 1) – załączników do pisma. Jeśli nie musisz dołączać do pisma żadnych plików wyjaśniających treść pisma, możesz o tym zapomnieć.
Zasada 2: Adres pocztowy i nazwa nadawcy muszą być jasne.
Korespondencja angażuje dwie strony, dlatego należy zwrócić uwagę na dane osobowe. Dane osobowe muszą być zrozumiałe i możliwie kompletne, aby nie powodowały nieporozumień, ostrożności i tajemniczości wśród adresata.
Najbardziej wiarygodny adres pocztowy to taki, który zawiera Twoje imię i nazwisko, np. [e-mail chroniony].
Jeżeli nadawca posiada bloga, wówczas przydatne będzie wskazanie adresu wraz z domeną serwisu, np. info@strona. Faktem jest, że wchodząc na stronę (stronę) wskazaną po znaku @, można dowiedzieć się wiele o autorze witryny z prezentowanych na niej materiałów.
Jeżeli adres pocztowy ma postać [e-mail chroniony], to nie każdy odbiorca pisma od takiego adresata zdecyduje się na otwarcie tego listu. A co jeśli pojawi się wirus blokujący komputer lub spam, który po otwarciu takiego listu będzie płynął nieskończonym strumieniem?
Zasada 3. Zawsze należy wskazać temat (tytuł, tytuł) pisma.
Nagłówek listu to jedyna rzecz, którą widzi odbiorca listu, gdy list do niego dociera. Bardzo często tytuł listu przesądza o jego dalszych losach:
- odbiorca go otworzy
- lub usuń go bez patrzenia.
Dlatego nagłówki liter należy traktować ze szczególną czcią (czyli czcią).
Opcje losów otrzymanego listu w zależności od jego tytułu:
- list nie zostanie zauważony wśród sterty innych listów,
- uznają to za bezużyteczne i dlatego nawet go nie otworzą,
- bez wahania od razu wyślą go do folderu „ ” lub „Elementy usunięte”,
- przeczytać częściowo lub w całości,
- może nawet odpowiedzą.
Tytuł listu jest kluczem do zainteresowania odbiorcy otwarciem listu, a raczej „zaczepieniem” go, przykuwając jego uwagę. Jest to szczególnie ważne, jeśli piszesz do kogoś list po raz pierwszy. Parafrazując słowa z książki „Przygody kapitana Vrungla” („Jakkolwiek nazwiesz statek, tak będzie pływał”), można powiedzieć, że „jakkolwiek nazwiesz list, tak dotrze” do odbiorcy.
Zatem tytuł listu powinien być krótki (nie dłuższy niż 50 znaków), ciekawy i na temat (oddawać istotę listu).
Ponadto w trakcie korespondencji, jeżeli odbiorca pisma odpowie autorowi, nagłówek pisma nie powinien się zmieniać. Nie powinno się to także zmieniać w trakcie powtarzającej się korespondencji, gdy list jest wysyłany wielokrotnie w tę czy w drugą stronę.
Jeśli w trakcie korespondencji zmieni się temat dyskusji, warto zmienić temat listu lub być może stworzyć nowy list z nowym tematem dalszej korespondencji.
Zasada 4. Odpowiadając na jakikolwiek list, zastanów się, czy nie chcesz zmienić tematu listu.
W zdecydowanej większości przypadków NIE ma potrzeby zmiany tematu listu; powody wyjaśnię poniżej. Ale, jak wiadomo, istnieją pewne wyjątki od zasad. Najpierw jednak najważniejsze.
Jak napisać odpowiedź na list
Wielu początkujących użytkowników nieprawidłowo odpowiada na list, a mianowicie po otrzymaniu listu czyta go i klika przycisk „Napisz”, aby odpowiedzieć. Jest to zasadniczo błędne.
Odpowiadając na list, powinieneś kliknąć przycisk „Odpowiedz”, aby zrozumieć, od czego zacząłeś korespondencję i do czego doszedłeś. Dla tego:
- Musisz otworzyć list. W takim przypadku nad lub pod listem otwartym pojawi się przycisk „Odpowiedz” (cyfra 1 na rys. 2).
- Kliknij „Odpowiedz”.
- W temacie (nagłówku) listu automatycznie pojawi się informacja „Re:…” (numer 2 na rys. 2). Litery „Re” są oznaką, że jest to odpowiedź na list.
- Odpowiedź napisz na początku listu, tak aby odpowiedź znalazła się na pierwszym miejscu, a poniżej treść poprzedniego listu.
Ryż. 2 Jak napisać list z odpowiedzią Wiele działów pomocy technicznej prosi o kliknięcie przycisku „Odpowiedz” podczas komunikowania się za pośrednictwem poczty elektronicznej w sprawie problemu. Jednocześnie nie zmieniaj niczego w korespondencji w poprzednich listach. Dokładniej, każda pomoc techniczna prosi o „zapisanie cytatu podczas odpowiadania”. Ponieważ łatwiej jest zrozumieć, od czego zaczęliśmy rozwiązywać problem i do czego doszliśmy.
Wielu początkujących użytkowników nie może znaleźć poprzedniego listu lub z innego powodu często NIE odpowiada (to znaczy nie używa przycisku „Odpowiedz”), ale pisze nowy list (kliknij przycisk „Napisz” lub „Utwórz” przycisk). Otrzymując za każdym razem nowy list, adresatowi nowego listu może być trudno zapamiętać „od zera” wszystkie szczegóły poprzedniego listu, co bardzo utrudnia korespondencję.
Profesjonalna pomoc techniczna może w ogóle nie odpowiadać na nieprawidłowo sformatowane listy.
Zwróć uwagę, że „Re:” to skrót od angielskiego „Reply:” lub „Response:”, co można przetłumaczyć jako „Moja odpowiedź na:”. Jeżeli zmienił się temat listu, należy skreślić „Re:” i wpisać nowy temat, który oddaje istotę nowego obrotu spraw.
Zasada 5. Na końcu wpisz adres pocztowy odbiorcy (Do).
Pole „Do” najlepiej wypełnić na końcu, po napisaniu i sprawdzeniu listu. Dzięki temu unikniesz często powtarzających się błędów, gdy nadawca listu wyśle go do adresata niedokończonego, przez przypadek klikając w przycisk „Odpowiedz”.
A jeśli klikniesz w przycisk „Odpowiedz”, to przed kliknięciem sprawdź przede wszystkim, czy wysyłasz list do właściwego adresata. Może to być bardzo frustrujące, gdy list, szczególnie jeśli zawiera dane osobowe lub poufne, trafia w inne miejsce niż zamierzałeś go wysłać.
Zasada 6. Przed wysłaniem pisma zapisz treść pisma w osobnym pliku.
Niestety, o tej zasadzie pamięta się tylko wtedy, gdy
- Wystąpiła nieoczekiwana awaria podczas wysyłania listu,
- lub gdy list zostanie poproszony o ponowne wysłanie, ponieważ z jakiegoś powodu nie został odebrany.
Jest to bardzo istotne w przypadku wysyłania ważnych e-maili zawierających „ścianę tekstu” wpisaną ręcznie, a nie skądś skopiowaną dobra zasada. To znacznie ułatwia życie.
Zasada 7. Tekst pisma musi spełniać następujące wymagania:
1) Treść listu musi zawierać pozdrowienia.
Przynajmniej „Witam”. lub „Dzień dobry”. Jeśli znasz imię, wybierz „Drogie imię (prawdopodobnie patronimiczne)”. Powitanie „Dzień dobry” jest często używane podczas komunikacji w Internecie zamiast „Dzień dobry”, „Dzień dobry” lub „Dobry wieczór”. Dzieje się tak dlatego, że nadawca wiadomości e-mail nigdy nie może dokładnie wiedzieć, kiedy odbiorca otworzy jego wiadomość. Nadawca i odbiorca mogą znajdować się w różnych częściach Ziemi, w różnych strefach czasowych. A nadawca nigdy nie wie dokładnie, kiedy odbiorca otworzy i przeczyta swój list.
2) Tekst pisma musi być poprawny i wolny od błędów.
Z jakiegoś powodu nie jest to dane wielkie znaczenie alfabetyzacja Błędy można znaleźć na oficjalnych stronach poważnych firm, nie mówiąc już o literach, w których czasami trudno zrozumieć nie tylko pojedyncze słowa, ale i całe frazy, bo można je formułować niepiśmiennie i z błędami. Należy pamiętać, że kiepskie pisanie to zła kultura i nie ma dla niego miejsca w Internecie.
3) Treść pisma musi być jasna pod względem treści.
Nadawca zawsze wie, o czym pisze, natomiast odbiorca może to zrozumieć jedynie z treści listu. Nadawca nie zawsze pisze o swoim problemie w sposób zrozumiały dla odbiorcy. Listy niejasne w treści mogą jedynie wywołać irytację i frustrację u odbiorcy, ponieważ spędził on czas na czytaniu listu, ale nie rozumiał, co nadawca chciał mu powiedzieć.
4) Treść pisma powinna obejmować zakres jednego tematu.
Jeśli nadawca ma coś do powiedzenia odbiorcy na różne tematy, lepiej wysłać po jednym liście na każdy temat. Ułatwi to odbiorcy dostrzeżenie informacji i pozwoli mu udzielić dokładnej i wyczerpującej odpowiedzi.
5) Tekst listu musi być ustrukturyzowany pod względem treści i odbioru zewnętrznego.
Tekst strukturalny jest łatwy do odczytania. I jest to odbierane zgodnie z intencją autora listu. Tekst nieustrukturyzowany, z przeskokami myślowymi, z przewagą emocji nad faktami, z niezrozumiałymi powiązaniami itp. może być odebrany przez odbiorcę listu zupełnie inaczej niż zamierzył to nadawca. W rezultacie komunikacja drogą e-mailową nie będzie działać. Nie odbędzie się ono w ogóle, w przeciwnym razie potrzebny będzie telefon, Skype i inne środki komunikacji.
6) Tekst listu musi mieć optymalną wielkość.
Bardzo krótkie litery składające się z 5-7 słów są oczywiście przyjemne w czytaniu, ale trzeba być zrozumianym przez bardzo utalentowanego pisarza, aby umieścić w tych słowach główną ideę. Lepiej, aby niedoświadczony autor listu napisał więcej, aby jak najdokładniej przekazać informację lub informacje przesłane adresatowi.
Jednocześnie zbyt długi list, pełen powtórzeń, dodatkowych wyjaśnień, niepotrzebne informacje nie na temat itp. odbierane są przez odbiorcę jako „ściana tekstu”, męczą go i wywołują negatywną reakcję. Wszystko wymaga umiaru;
7) Czcionka tekstu listu musi być typowa i będzie wyświetlana we wszystkich usługach pocztowych.
Miłośnicy egzotycznych czcionek, na przykład przypominających tekst pisany odręcznie gęsim piórem, powinni pamiętać, że zamiast tekstu listu odbiorca może otrzymać nieczytelny bełkot. Miłośnicy egzotyki powinni upewnić się, że egzotyczna czcionka, której używają, zostanie przesłana w liście wraz z tekstem.
8) Rozmiar czcionki w tekście pisma powinien być jednolity.
Drobne notatki możesz pisać małą czcionką; wszystko inne powinno być napisane tą samą czcionką. Niektóre usługi e-mail zazwyczaj używają jednej uniwersalnej czcionki. Należy o tym zawsze pamiętać, gdyż wszelkie wysiłki nadawcy mające na celu udekorowanie tekstu czcionkami o różnej wielkości ostatecznie będą dla odbiorcy wyglądać jak monotonny tekst. Czy zatem trzeba się tak bardzo starać?
9) W tekście listu nie należy nadużywać wielkich liter.
Trudno jest odczytać litery, gdy wszystkie litery są małe, nawet na początku zdania, i odwrotnie, gdy wszystkie litery są WIELKIMI. Pamiętaj, że LIST NAPISANY Z WŁĄCZONYM Caps Lockiem I SKŁADAJĄCY SIĘ Z WIELKICH LITER JEST POSTRZEGANY W INTERNECIE JAK KRZYK i oznacza tylko krzyk i nic więcej.
10) Ton listu nie powinien być w żadnym wypadku agresywny ani irytujący.
Tekst listu nie powinien zawierać przekleństw ani obelg. Najlepiej napisać list, gdy jesteś w zrównoważonym i rozsądnym stanie. Lekka żartobliwość i odpowiedni humor mile widziane, jeśli odbiorca obsługuje podobny ton komunikacji i potrafi go docenić.
11) Na koniec należy zawsze zostawić rozmówcy podpis (imię, nazwisko, pseudonim, stanowisko do korespondencji służbowej) z ewentualnymi życzeniami.
Życzenia obejmują: Z szacunkiem, Z wdzięcznością itp.
Zasada 8: Na e-maile należy odpowiadać.
Odpowiadanie na list jest zawsze zwyczajem, dlatego należy znaleźć czas i okazję, aby zwrócić nadawcom wzajemną uwagę i szacunek.
Poczta elektroniczna nie toleruje stagnacji. Praca z pocztą elektroniczną w dużej mierze zależy od dyscypliny i organizacji odbiorcy. Polega to na regularnym monitorowaniu Twojej skrzynki pocztowej, zapoznawaniu się z przychodzącą korespondencją, studiowaniu jej, systematyzacji i pisaniu odpowiedzi.
Jeden z ważne punkty to terminowo wysłana odpowiedź, która sama w sobie mówi o odbiorcy pozytywna strona i charakteryzuje stopień jego odpowiedzialności i zainteresowań.
E-mail nie jest zwykłą pocztą papierową, którą wysyłają listonosze, samochody, samoloty, pociągi. E-maile są dostarczane w ciągu kilku sekund, a nadawcy oczekują szybkiej odpowiedzi. W komunikacji elektronicznej przyjmuje się zupełnie inne tempo, można powiedzieć, że jest „tu i teraz”. Spóźnienie może skutkować utratą aktualności poruszanego tematu.
Zasada 9: Nie wysyłaj informacji poufnych e-mailem.
Niestety poczta e-mail może zostać zhakowana i przechwycona. A potem hasła i numery zapisane w e-mailach karty bankowe, kody PIN itp. mogą stać się dostępne dla osób nieuprawnionych, które mogą je wykorzystać dla celów osobistych. Dlatego nie należy ufać takim informacjom przesyłanym pocztą elektroniczną.
Zasada 10. Nie publikuj informacji zawartych w listach osobistych bez zgody ich nadawców.
Szanując poufne informacje innych osób, szanujesz zarówno siebie, jak i swoje prawo do prywatności.
Komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej bez wzajemnego kontaktu wzrokowego i słuchowego wymaga przestrzegania zasad etykiety, co z kolei przyczynia się do nawiązania kompetentnego i kulturalnego dialogu między ludźmi.
W jednym ze swoich listów Antoine Saint-Exupery zauważył:
„Szukajcie mnie w tym, co piszę”.
To jest bardzo trafne wyrażenie, w tym powyższych zasad etykiety e-mailowej.
