Задержаться в командировке по личным целям. Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника. Возможные причины увеличения срока
Минфин России разрешил в некоторых случаях признавать в целях налогообложения расходы на оплату проезда работника в командировку и обратно, когда фактическая дата не совпадает с ее плановым окончанием. В целом разъяснения можно признать более чем благоприятными для всех налогоплательщиков - как для организаций, так и для их работников. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 10.06.10 № 03-04-06/6-111).
ВСЕ ЗАВИСИТ ОТ СРОКА
Финансовое ведомство рассмотрело ситуацию, когда работник выезжает в командировку ранее даты ее начала или задерживается в месте выполнения задания* 1 .
* 1 В дальнейшем мы будем говорить только о случае, когда работник задержался в месте командирования, имея в виду и обратную ситуацию - приезд в командировку ранее даты ее начала согласно приказу руководителя.
Минфин России проанализировал два варианта: работник задерживается в месте командировки только на выходные либо нерабочие праздничные дни или же остается там на значительное время (например, на период отпуска).
Напомним, что, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, работодатель в случае направления в служебную командировку обязан возмещать работнику в том числе расходы на его проезд.
С этой обязанностью связаны две нормы налогового законодательства:
- работодатель имеет право принять командировочные расходы в уменьшение налогооблагаемой прибыли на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ;
- работник как физическое лицо освобождается от обложения НДФЛ сумм такого возмещения в силу пункта 3 статьи 217 НК РФ.
Если сотрудник использует по своему усмотрению в месте командировки лишь выходные, у него, по мнению специалистов ведомства, не возникает никакой экономической выгоды, а расходы на проезд можно признать непосредственно связанными со служебной командировкой.
Объясняется такой вывод тем, что, согласно статьям 106 и 107 ТК РФ, время отдыха, в которое включаются выходные и нерабочие праздничные дни, работник может использовать по своему усмотрению и свободен от исполнения трудовых обязанностей. Поэтому, когда он остается в месте командирования только на выходные, у него нет экономической выгоды (ст. 41 НК РФ), иначе говоря, дохода, который подлежит обложению НДФЛ.
То есть, если работник возвращается из командировки после использования выходных (праздничных дней), расходы на проезд к месту командировки ему возмещаются в рамках гарантий, предусмотренных Трудовым кодексом* 2 .
* 2 См. также письмо Минфина России от 05.08.08 № 03-04-06-01/246.
По этой же причине работодатель может считать оплату проезда из командировки по прошествии выходных непосредственно связанной с командировкой и, следовательно, имеет все основания учитывать данные расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Иная ситуация складывается, если сотрудник задерживается в месте командирования, например для проведения отпуска. По мнению Минфина России, в данном случае налицо получение экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.
Здесь уже работник получает доходы в натуральной форме, которые в силу подпункта 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ подлежат обложению НДФЛ.
КАК БЫЛО РАНЬШЕ
До недавнего времени главное финансовое ведомство считало, что любое несоответствие даты окончания командировки и даты выезда из места выполнения задания приводит к образованию доходов в натуральной форме, подлежащих обложению НДФЛ. При этом в разъяснениях указывалось, что если командировка заканчивается в пятницу, а билеты приобретаются на понедельник, то их стоимость подлежит включению в налогооблагаемый доход работника* 3 .
* 3 См. письма Минфина России от 22.09.09 № 03-04-06-01/244, от 01.04.09 № 03-04-06-01/74.
Однако с таким утверждением можно было поспорить. Аргументами в данном случае являются выводы ведомства, сделанные в тех же письмах, но в отношении налога на прибыль.
В них, в частности, говорится, что затраты на оплату проезда к месту командировки и обратно были бы понесены в любом случае, вне зависимости от срока пребывания в месте назначения.
Кроме того, действующее законодательство не предусматривает обязательное совпадение дат в командировочном удостоверении и билете в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту назначения и обратно.
В случае если сотрудник остается в месте командировки, дополнительное время, проведенное в этом месте, не оплачивается ему ни в части суточных, ни в части оплаты расходов на наем жилого помещения. Кроме того, за ним не сохраняется и средний заработок (это, однако, не исключает сохранение среднего заработка по иному основанию - например, в связи с предоставлением оплачиваемого отпуска)* 4 .
*4 Такая точка зрения была поддержана ФАС Уральского округа в постановлении от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2.
Исходя из изложенного, в ситуации, когда работник остается в месте командирования для проведения выходных или праздников, расходы на оплату его проезда не считаются доходом в натуральной форме, облагаемым НДФЛ.
Если же время нахождения в месте командирования существенно отличается от времени, указанного, например, в приказе, работодатель должен будет признать сумму оплаченных работнику расходов на проезд его доходом в натуральной форме. Правомерность иной позиции компании скорее всего придется доказывать в судебном порядке.
Сотрудник по соглашению с Работодателем после окончания командировки остался в пункте направления на выходные (праздничные) дни по личным (семейным) обстоятельствам. Как правильно возместить расходы по командировке?
Ответ
Нужно оформить согласие работодателя на то, чтобы сотрудник задержался в месте командирования: например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку. Можно сделать и отдельный приказ (см. в конце ответа) В этом случае работнику надо будет оплатить проезд в командировку и обратно, проживание, выплатить суточные и сохранить средний заработок за время командировки и время в пути. При этом за дни, на которые сотрудник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам, ему не надо оплачивать проживание, выплачивать суточные и сохранять средний заработок.
Если же работник остается по месту командировки на длительный срок по своим личным надобностям (проводит отпуск, например), то оплата проезда к месту работы уже может быть расценена как налоговая выгода работника, с которой нужно удержать, как минимум НДФЛ, а у работодателя могут возникнуть проблемы с отнесением данных сумм на расходы. (разъяснения по данному вопросу в письме Минфина от 10 августа 2012 г. N 03-04-06/6-234 - приведено в п. 3 приложения к ответу)
Подробности в материалах Системы:
1. Ответ: Нужно ли возмещать работнику стоимость билета, если дата окончания командировки не совпадает с датой проезда из места командирования. Работник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
Ответ на этот вопрос зависит от срока пребывания работника в месте командировки по личным обстоятельствам.
Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно ( , п. , и Положения, утвержденного ). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов ( , НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:
стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.
При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету).
Таким образом, дата окончания командировки в командировочном удостоверении может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя (например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку). Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.*
Данный подход следует применять и в том случае, если работник решил выехать в место командирования заранее. Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой. Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в командировочном удостоверении, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому возместить расходы на поездку именно как на командировочные расходы уже не получится.
Правомерность таких выводов подтверждают и разъяснения контролирующих ведомств (см. ) и судебная практика (см., например, постановления ФАС Уральского округа , ).
2. Ответ: Как оплатить пребывание сотрудника в командировке
Возмещение расходов
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:
расходы на проезд;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в .
Средний заработок
Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации ( Положения, утвержденного ).
Нужно ли выплачивать средний заработок, если сотрудник не работал в выходной в месте командирования
Нет, не нужно.
При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка ().
Средний заработок сотрудника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней в периоде, подлежащем оплате ( Положения, утвержденного ). При этом оплате подлежат все дни работы по графику, установленному в командирующей организации ( Положения, утвержденного ).
Поэтому если в командирующей организации определен график работы, предполагающий выходные дни (например, работа с понедельника по пятницу), и командированный сотрудник не исполнял трудовые обязанности в выходные дни (субботу, воскресение), то за указанные выходные дни средний заработок ему выплачивать не нужно.
Болезнь во время командировки
Если сотрудник в командировке заболел, средний заработок за дни болезни не сохраняйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении). Такой порядок предусмотрен Положения, утвержденного .
Командировка совместителя
Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей.
Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников ( Порядка, утвержденного ).
Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.
Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет).
Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.
Все командировочные расходы (включая суточные) компенсируйте в одинарном размере. При совместном направлении в командировку эти расходы нужно распределить между двумя организациями по взаимному соглашению.
Такие правила установлены в Положения, утвержденного .
Командировка в нерабочий день
По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Как документально оформить эту процедуру, см. .
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.
Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда.
Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.
Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:
сотрудникам, которым установлена часовая ставка, - не менее чем по двойной часовой ставке;
сдельщикам - не менее чем по двойной сдельной расценке;
сотрудникам с постоянным окладом - в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3. Правовая база:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой начала (окончания) командировки, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
Пунктом 3 ст. 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
В абз. 12 данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
В соответствии со ст. ст. 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.
При этом согласно ст. 166 Трудового кодекса служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.
В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.
Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.
Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
4. Формы документов:
ПРИКАЗ № 8
О дате выезда в командировку
менеджера Кондратьева А.С.
г. Москва 17.03.2013
В связи заявлением менеджера А.С. Кондратьева,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Разрешить менеджеру Кондратьеву А.С. убытие в командировку накануне его выходного дня для использования выходных дней в г. Пенза (по месту командирования) для своих целей.
2. Бухгалтерии (г. бухгалтер Зайцева Е.А.) :
2.1. оплатить проезд и время нахождения в пути менеджера Кондратьева А.С. к месту командирования в порядке, установленном для компенсации командировочных расходов.
2.2. за дни отдыха, указанные в заявлении Кондратьева А.С., до даты начала командировки, указанной в приказе от __________ № _________________, суточные не начислять, средний заработок не сохранять.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Е.Э. Громову.
Приложения к приказу:
|
С приказом ознакомлены: |
||||
|
Менеджер |
А.С. Кондратьев |
|||
Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена. Из рекомендацииАндрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования.
Работник задержался в командировке, особенности налогообложения
То факт, что работник задержался в месте командировки по своему желанию — роли не играет. При этом сразу возникает вопрос: нужно ли в этом случае издать приказ о продлении командировки? На него в письме чиновники ответили уклончиво. С одной стороны они написали, что расходы можно учесть, если задержка оговорена с руководителем компании и целесообразность расходов и подтверждена в соответствие с установленным порядком.
А это значит, что приказ о продлении не нужен, достаточно будет авансового отчета от работника, который подпишет руководитель, тем самым, дав свое согласие на задержку работника в месте командировки. С другой стороны, они все-таки упомянули о приказе, сказав, что если компания решит продлить командировку, то без приказа не обойтись. На мой взгляд, приказ о продлении не нужен.
Сотрудник остался в месте командировки на выходные или отпуск
На основании решения работодателя о направлении в командировку работника, оформляется распоряжение, определяющее срок для выполнения служебного поручения и командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (ст. 166 ТК РФ, п. п. 3 и 7 Положения). Налоговый кодекс РФ п. 3 ст. 217 предусматривает освобождение от обложения НДФЛ всех видов, установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
Налоги и право
Кондратьева А.С. к месту командирования в порядке, установленном для компенсации командировочных расходов. 2.2. за дни отдыха, указанные в заявлении Кондратьева А.С., до даты начала командировки, указанной в приказе от № , суточные не начислять, средний заработок не сохранять. 3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Е.Э. Громову. Основание: заявлении Кондратьева 17 марта 2013 г.
№ 15. Приложения к приказу:
- приказ о направлении в командировку от 14 марта 2013 г.№6;
Генеральный директор А.В. Львов С приказом ознакомлены: Менеджер А.С. Кондратьев 17.03.2013 Руководитель отдела кадров Е.Э.
Календарь событий
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456. Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.
Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки. Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г.
№ 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.
Оформление документов, если сотрудник задержался в командировке
Финансисты не дают однозначного ответа, утверждая, что если работник возвращается из места командирования позднее установленной даты, указанной в приказе о командировании, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В качестве критерия для оценки целевого характера расходов на проезд из командировки, предлагается использовать длительность периода времени на который задержался работник в месте командирования. В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст.
Важно
Такие выводы следуют из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 11 августа 2014 г. № 03-03-10/39800, от 30 июля 2014 г. № 03-04-06/37503, от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813, от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558, ФНС России 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»). В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее. По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз.
10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Сотрудник хочет остаться на выходные в командировке
Командировка совместителя Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей. Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п. 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.
Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет). Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.
Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку. Коммерческая организация может по собственному выбору:
- составить приказ по унифицированной форме;
- применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч.
2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.
Сотрудник хочет остаться в командировке на выходные как оформить
Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала. Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.РАЗГУЛИН 10.08.2012 4.
Формы документов: ПРИКАЗ № 8 о дате выезда в командировку менеджера Кондратьева А.С. г. Москва 17.03.2013 В связи заявлением менеджера А.С. Кондратьева, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Разрешить менеджеру Кондратьеву А.С. убытие в командировку накануне его выходного дня для использования выходных дней в г.
Нашли в Вашей системе информацию: дата окончания командировки в командировочном удостоверении может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя (например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку). Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.Вопрос: как может выглядеть эта" соответствующая отметка"?Материал из КСС «Система Кадры» - первого онлайн-портала готовых решений для вашей службы персонала.Подробнее: http://www.1kadry.ru/#/document/130/50637/bssPhr133/?of=copy-52cdea3cf0
Ответ
Ответ на вопрос:
Чтобы провести выходные в месте командирования на выходные или праздники, работник может подать заявление работодателю, а работодатель в приказе о направлении в командировку может указать: «После выполнения командировочного задания разрешено провести в месте командирования выходные дни 20 и 30 ноября 2014г. Основание: заявление Иванова С.А. от 24.11.2014 г.». Данная формулировка является примерной.
Подробности в материалах Системы:
1. Ответ: Нужно ли возмещать работнику стоимость билета, если дата окончания командировки не совпадает с датой проезда из места командирования. Работник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам
Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса
Ответ на этот вопрос зависит от срока пребывания работника в месте командировки по личным обстоятельствам.
Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно ( , п. , и Положения, утвержденного ). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов ( , НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:*
- стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
- стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.
При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету).
Таким образом, дата окончания командировки в командировочном удостоверении может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя (например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку). Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.
Данный подход следует применять и в том случае, если работник решил выехать в место командирования заранее. Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой. Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в командировочном удостоверении, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому возместить расходы на поездку именно как на командировочные расходы уже не получится.
Правомерность таких выводов подтверждают и разъяснения контролирующих ведомств (см. , письма Минфина России , ) и судебная практика (см., например, постановления ФАС Уральского округа , ).
Выплаты работникам
Сотрудник остался в отпуске в месте командировки: расходы на проезд
Н.А. Яманова, эксперт журнала «Зарплата»
Нередко сотрудник по согласованию с работодателем проводит отпуск там, куда командирован, или, наоборот, из отпуска едет сразу в командировку. Может ли компания в этих случаях возместить командированному работнику стоимость проезда?
Служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение командировки дают:
- - Трудового кодекса;
- - пункта 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного .
Командированному работнику работодатель обязан возмещать, в частности, расходы по проезду к месту командировки и обратно. Порядок и размеры их возмещения компания определяет коллективным договором или локальным нормативным актом ().
Разберемся, как быть с расходами на проезд, если:
- - работник направлен в служебную командировку не из места постоянной работы;
- - по окончании командировки работник возвращается не в место постоянной работы.
Из отпуска сразу в командировку, а потом обратно
По производственной необходимости компания отзывает работника из отпуска и направляет его в командировку. Он не возвращается из отпуска в место постоянной работы, а вылетает в место командирования из места проведения отпуска. А после завершения командировки снова возвращается в место проведения отпуска.
Можно ли признать расходы по оплате проезда?
К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении ().
День отъезда и день приезда считаются по месту нахождения постоянной работы
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного.
Днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы ().
Отзыв работника из отпуска производится с его согласия () в интересах работодателя. Следовательно, расходы по проезду работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска компания вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (). Такой подход к решению вопроса приведен в письмах Минфина России и .
Оплата проезда — доход работника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами?
В случае отзыва работника из отпуска для направления в служебную командировку стоимость проезда не нужно облагать:
- - НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ ();
- - страховыми взносами ( Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — , и Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, далее — ).
Командированный работник может продлить отпуск
Работник может продлить отпуск на количество неиспользованных дней или перенести их на другое, удобное для него время по согласованию с работодателем.
В случае переноса на другое время из-за отзыва сотрудника из отпуска у него уменьшается фактическая продолжительность отпуска. Это приведет к уменьшению суммы причитающихся работнику отпускных.
Так как отпускные выплачены работнику за три дня до начала отпуска, у него возникает задолженность перед работодателем в сумме излишне выплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Эту сумму работодатель может зачесть в счет среднего заработка, сохраняемого за период командировки.
Пример 1
Сотрудник компании (ЗАО «Коробейник»), расположенной в г. Москве, Р.Д. Челноков по графику отпусков находится в ежегодном оплачиваемом отпуске с 12 по 25 июня 2014 года в г. Санкт-Петербурге. По договоренности с работодателем 19 июня 2014 года работник из места проведения отпуска отбыл в трехдневную служебную командировку в г. Бологое. Отзыв Р.Д. Челнокова из отпуска оформлен приказом, в котором указаны причины отзыва и количество неиспользованных дней отпуска. Можно ли считать расходы компании на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Бологое и из г. Бологое в г. Санкт-Петербург экономически обоснованными и целесообразными?
Решение
Работодатель понес бы гораздо большие расходы в связи с командировкой, если бы оплачивал сотруднику стоимость проезда из г. Санкт-Петербурга в г. Москву (возвращение к месту постоянной работы) и только потом в место командирования — г. Бологое.
Причем стоимость проезда сотрудника по маршруту Санкт-Петербург — Москва компания не смогла бы учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. И должна была бы включить ее в доход работника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами.
Поэтому расходы компании на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Бологое и из г. Бологое в г. Санкт-Петербург признаются экономически обоснованными и целесообразными.
Отпуск — командировка — место работы
Еще одна нестандартная ситуация, когда из места проведения отпуска работник едет в командировку, не возвращаясь на постоянное место работы, а по окончании командировки едет на работу.
Затраты на оплату проезда в командировку компания понесет независимо от текущего места нахождения работника, направляемого в командировку. По мнению специалистов Минфина России (), она может учитывать в расходах для целей налогообложения прибыли расходы на оплату проезда работника ():
- - из места проведения отпуска к месту командировки;
- - места командировки к месту постоянной работы.
При этом дата отбытия сотрудника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении о дне выбытия из места командировки.
Признается ли стоимость оплаты проезда доходом работника
Целевые расходы на проезд командированного работника до места назначения и обратно освобождены от обложения НДФЛ () при условии, что они фактически произведены и документально подтверждены ().
Как документально оформить отзыв и перенос отпуска, читайте в статьях электронного журнала «Зарплата»
Пример 2
Изменим условия примера 1. Сотрудник ЗАО «Коробейник», расположенного в г. Москве, Р.Д. Челноков по графику отпусков находится в ежегодном оплачиваемом отпуске с 12 по 25 июня 2014 года в г. Санкт-Петербурге. По договоренности с работодателем 26 июня 2014 года работник из места проведения отпуска отбыл в трехдневную командировку в г. Бологое. Командировка закончится 28 июня 2014 года. Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Бологое и из г. Бологое в г. Москву? Признается ли оплата проезда из места проведения отпуска в место командировки доходом работника, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами?
Решение
Несмотря на то что работник прибудет в командировку не из места постоянной работы, компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли затраты на оплату проезда работника.
Датой отъезда сотрудника из командировки будет 28 июня 2014 года. В командировочном удостоверении днем выбытия из места командировки также должно быть 28 июня.
Стоимость проезда сотрудника из отпуска в командировку и к месту постоянной работы не облагается
НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и ч. 2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).
Работник остается в месте командировки для проведения отпуска
За три дня до начала отпуска компания обязана выплатить работнику отпускные ()
Трудовой кодекс не запрещает работнику уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, не возвращаясь из командировки на работу.
Расходы по оплате проезда из отпуска к месту работы
По мнению специалистов главного финансового ведомства, если работник остается в месте командировки для проведения отпуска, расходы по оплате проезда к месту работы не признаются для целей налогообложения обоснованными: компания оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из командировки.
Следовательно, расходы по оплате проезда сотрудника из места проведения отпуска к постоянному месту работы компания не может признать в целях налогообложения прибыли ().
Оплата проезда из отпуска к месту работы — доход работника
Налоговым кодексом не предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ сумм оплаты проезда сотрудников к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства. Поэтому суммы оплаты проезда сотрудника от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска к мес-ту работы являются его экономической выгодой, предусмотренной Налогового кодекса. А значит, облагаются НДФЛ ().
Пример 3
Сотрудник компании (ЗАО «Коробейник»), расположенной в г. Москве, П.Р. Волков направлен в командировку в г. Санкт-Петербург со 2 по 11 июня 2014 года. С 16 июня 2014 года по графику отпусков у него ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.
В компании установлена пятидневная рабочая неделя. В какой срок сотрудник должен отчитаться по командировке?
Решение
П.Р. Волков должен вернуться из командировки 11 июня. Первые три рабочих дня, в которые он должен сдать авансовый отчет о командировочных расходах и отчет о выполненной работе, приходятся на период ежегодного отпуска (с 16 по 29 июня 2014 года).
30 июня 2014 года сотрудник должен выйти на работу после отпуска. В период с 30 июня по 2 июля 2014 года он должен отчитаться по командировке — представить авансовый отчет о расходах в командировке и письменный отчет о выполненной работе.
Работник задержался в командировке на выходные или праздничные дни
Выходные дни, как и нерабочие праздничные дни, — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. и ТК РФ). Признается ли оплата проезда к месту постоянной работы сотрудника его доходом? Может ли компания учесть расходы на оплату проезда?
Когда можно признать расходы по оплате проезда
Расходы на оплату проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли ():
- - если сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;
- - дата выбытия работника из места служебной командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.
Компания вправе принять положение по оформлению и возмещению затрат на командировочные расходы. В нем можно прописать, что командированные работники, последний день командировки которых приходится на день, предшествующий выходным или нерабочим праздничным дням, имеют право подать работодателю заявление с просьбой оставить их в месте командирования на краткосрочный период.
Оплата проезда не является доходом работника
Если работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, оплата компанией его проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды (письма Минфина России и ).
Пример 4
Изменим условия примера 3. Сотрудник ЗАО «Коробейник»
П.Р. Волков направлен в командировку в г. Санкт-Петербург со 2 по 11 июня 2014 года. До отъезда в командировку он подал работодателю заявление с просьбой разрешить по личным обстоятельствам провести в месте командирования «длинные выходные» с 12 до 15 июня 2014 года. С согласия работодателя он вернется из командировки в понедельник, 16 июня 2014 года.
Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Москву? Признается ли оплата проезда в место постоянной работы доходом работника, облагаемым НДФЛ?
Решение
Сотрудник задержался в месте командировки на выходные с разрешения руководителя. Поэтому расходы на приобретение проездного билета для проезда П.Р. Волкова из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли. Оплата компанией проезда работника от места проведения свободного от работы времени до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды, не облагается НДФЛ.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,
эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»
Самые важные изменения этой весны!
-
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Запретные документы в кадровой службе
-
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Сотрудник задержался в командировке на один день по личным делам и вернулся к месту работы в свой выходной день (вместо пятницы в субботу). Можно ли в таком случае принять стоимость билета к расходам в целях налогообложения прибыли?Комментарий. Если бы возвращение было в рабочий день, то понятно, что на один рабочий день нужно было бы оформлять отпуск и соответственно считалось бы, что сотрудник из командировки ушел в отпуск. Следовательно билет принять к расходам нельзя. А вот если возвращение выпадает на выходной день и вроде бы рабочий процесс не прерывается на отпуск. Как быть в таком случае?
Да, принять стоимость билета к расходам в целях налогообложения прибыли можно. Но только если задержка выезда из командировки произошла с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия из командировки в более позднюю дату.
По мнению Минфина при оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения. А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине выходного. При условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов.
Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке
При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.
Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.*
Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).
Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.
А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).*
Такие выводы следуют из положений Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687 , от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813 , от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456 , от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558 , ФНС России 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»).
В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.
По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ ( , подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России
