≡× МЕНЮ

• Ремонт
• Ремонт 
• Дизайн интерьера
• Обо всём
• О сантехнике

Какие документы нужны для командировки в. Работник остается в командировке на выходные или направляется в командировку раньше. Бланк путевого листа легкового автомобиля для оформления командировки

С января 2015 г. - это очень важное изменение, которое готовилось заранее. А также вступили в силу другие поправки, которые определяют порядок и особенности направления работников в командировку. Изменения и новое Положение о командировках утвердило постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014г. (далее - Положение).

Однако, несмотря на то, что, казалось бы, жизнь работодателям и сотрудникам упростили, возникает ряд вопросов, как поступать в той или иной ситуации, когда происходит направление работника в командировку в соответствии с новыми правилами. Например, как учитывать теперь расходы, какие документы от работника принимать в качестве отчета, как уплачивать налоги с командировочных и т. д. Эти и другие особенности направления в командировки рассмотрим в этой статье.

Ситуация № 1. Можно ли принять расходы по командировке без документального подтверждения расходов на проезд и проживание, а только при наличии отчета (сотрудник использовал личный транспорт и проживал у родственников)?

Да, можно. Действующее законодательство не устанавливает обязанности сотрудника отчитываться о расходовании денежных средств, выделенных в качестве суточных. В соответствии с п. 10 Положения, подтверждение расходования суточных не требуется. Однако организация обязана подтвердить факт и продолжительность нахождения своего сотрудника в служебной командировке. Основным подтверждением этому служат проездные документы, предоставляемые работником при возвращении к основному месту работы (п. 7 Положения).

В случае утери или серьезного повреждения документа, подтверждающего проезд, сотрудником должен быть предоставлен дубликат или его копия, имеющаяся у транспортной компании, осуществившей перевозку лица, в котором должно быть отражено время, стоимость, маршрут поездки, а также данные перевозимого лица (письмо Минфина РФ № 03-03-05/18 от 05.02.2010г.).

Если до места командирования и обратно сотрудник добирался на личном автотранспорте, то по возвращении он должен предоставить служебную записку и документы, подтверждающие непосредственное использование автомобиля (квитанции с АЗС, чеки и т. д.), а также авансовый отчет (п. 7 Положения). Если сотрудников несколько - каждый из них отдельно должен предоставить указанные документы (т. е. записку и отчет).

Обратите внимание, приказ о направлении в командировку также является подтверждение нахождения работника в командировке.

Относительно подтверждения факта проживания сотрудника у родственников или знакомых необходимо отметить следующее. С отменой командировочного удостоверения был решен ряд трудностей, возникавших у организации при отражении в указанном документе факта проживания работника у родственников. Как было сказано выше, на настоящий момент законодательство не содержит положений, требующих от лица подтверждать факт проживания у близких или знакомых. Однако во избежание недоразумений данный факт стоит отразить в служебной записке и авансовом отчете.

Ситуация № 2. Обязана ли организация выплатить суточные сотруднику, находившемуся в командировке один день?

Не обязана, но может. Вопрос выплаты суточных при однодневных командировках отнесен на усмотрение организации (абз. 4 п. 11 Положения). Ранее Минфин придерживался иной позиции, указывая, что налогоплательщик не вправе учитывать расходы на оплату суточных при командировках своих сотрудников на один день. На настоящий же момент официальная позиция министерства позволяет организации отнести расходы на оплату суточных при однодневной командировке в состав прочих расходов (письмо Минфина № 03-03-06/1/18005 от 21.05.2013г.).

Ситуация № 3. Может ли руководитель своим приказом установить суточные командированному сотруднику в размере, большем, чем указано в коллективном договоре? Если да, то можно ли отнести данную сумму в состав расходов по налогу на прибыль?

Да, может. Законодательством не установлен предельный размер суточных, выплачиваемых при направлении работника в командировку. Однако учесть всю сумму в составе расходов на прибыль не получится. Несмотря на то, что нормирование суточных было отменено ФЗ № 158 от 22 июля 2008 г. , учесть данные затраты можно только в той сумме, в какой они отражены в коллективном договоре. Например, если договором суточные установлены в размере 1000 руб., а приказом руководителя в сумме 1500 руб., то отнести в состав расходов по налогу на прибыль можно только 1000 руб., а 500 руб. придется оплачивать из чистой прибыли (письмо Минфина № 03-03-06/1/206 от 01.04.2010г.).

Существует еще один нюанс, связанный с обложением подоходным налогом суммы суточных сверх установленного в законе предела. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагается доход в виде суточных в размере не превышающем 700 руб. при командировках внутри страны и 2500 руб. при . Все, что выплачивается работнику сверх этой суммы, подлежит обложению подоходным налогом в размере 13%. Пример. При направлении в командировку сотрудника, из суточных в размере 2000 руб., придется начислить налог 13% с 1300 руб. (2000 - 700 руб.).

Ситуация № 4. Может ли организация учесть в составе расходов по налогу на прибыль затраты на оплату проживания сотрудника, находившегося в командировке, в случае если им не предоставлено никаких подтверждающих документов о съеме жилья? Необходимо ли облагать НДФЛ данную сумму?

Нет, не может. Учесть указанные затраты в составе расходов по налогу на прибыль не получится. Кроме того, в данной ситуации организация может отказать работнику в компенсации расходов на найм жилого помещения. Ведь в соответствии с требованиями закона расходы считаются обоснованными в случае их документально подтверждения (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 10, 11, 26 Положения).

Таким образом, подтверждением расходов на жилье могут служить следующие документы (постановление ФАС СЗО № А26-1621/2007 от 26.02.2088г.):

• счет из гостиницы;
• квитанции к приходному кассовому ордеру;
• договор найма жилого помещения;
• иной документ, подтверждающий проживание сотрудника.

Если документы утрачены, повреждены или отсутствуют (а копии получить невозможно), организация по своей инициативе может компенсировать работнику расходы на проживание, но учесть в составе расходов по налогу на прибыль, как было сказано выше у организации не получится.

В отношении обложения указанных расходов НДФЛ необходимо отметить следующее. Обложению подоходным налогом подлежат расходы сверх установленных п. 3 ст. 217 НК РФ сумм суточных, вне зависимости от того, были ли они израсходованы на найм жилья или иные цели.

Также организации придется уплатить в случае возмещения сотруднику расходов указанных (п. 2 ст. 9 ФЗ № 212 от 24.07.2009г.).

Ситуация № 5. Какой порядок подтверждения срока пребывания работника в командировке, если до места командирования и обратно он добирался на служебном транспорте?

Специальных правил нет. Особых правил подтверждения срока пребывания в командировке при использовании служебного транспорта законодательство, в частности Положение, не устанавливает. В данной ситуации подтверждением может служить путевой лист (форма № 3, утвержденная постановлением Госкомстата № 78 от 28.11.1997г.).

Так как данная форма не является обязательной, организация при направлении работника в командировку вправе сама разработать форму путевого листа (информация Минфина № ПЗ-10/201 от 4.12.2012 г.). Несмотря на то, что путевой лист составляется в свободной форме, он должен содержать следующие обязательные данные (п. 2 Приказа Минтранса № 152 от 18.09.2008г.):

• Номер и дату;
• Срок действия;
• Сведения о владельце транспортного средства;
• Информация о транспортном средстве;
• Данные о водителе.

Ситуация № 6. Возмещаются ли командированному работнику расходы на проезд на общественном транспорте (ж/д, метро, наземный транспорт) к месту командировки и обратно?

Да, в случае их документального подтверждения. Пунктом 12 Положения предусмотрена компенсация расходов сотруднику при проезде к месту командировки и обратно на общественном транспорте. Основным условием признания данных расходов является наличие проездного документа. Также организация может возместить затраты на проезд во время командировки. Если указанные затраты отражены в коллективном договоре или локальном акте организации их можно будет учесть при расчете налога на прибыль.

Ситуация № 7. Можно ли учесть в качестве расходов по налогу на прибыль затраты на перемещение работника во время командировки на такси? Если да, то какими документами их необходимо подтвердить?

Можно. Если указанные затраты экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ, постановление ФАС МО № Ф05-15227/13 по делу № А40-171903/2012 от 13.12.2013г.). Подтверждением проезда в данном случае будет являться чек ККТ или квитанция об оплате. Отказать в выдаче указанных документов таксист не вправе (п. 111 постановления Правительства РФ № 112 от 14.02.2009г.).

Но это еще не все. Вместе с одним из этих документов сотрудник должен приложить служебную записку, в которой будет отражена необходимость перемещения данным видом транспорта. В ином случае данные расходы могут быть признаны экономически необоснованными.

Ситуация № 8. При направлении в служебную командировку и получении суточных обязан ли сотрудник по возвращению к месту работы, отчитаться, на какие цели были израсходованы полученные денежные средства?

Не обязан. Действующим законодательством не установлена обязанность сотрудника отчитываться о расходовании суточных. Организация имеет право в полном объеме отнести указанные затраты в состав расходов по налогу на прибыль. При этом документального подтверждения расходования данных средств не требуется (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Но в то же время не все расходы можно отнести к суточным. Например, расходы на питание, химчистку, проезд на такси (без указания обоснованности данной поездки), услуги связи и иные затраты, не имеющие экономической обоснованности, учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль не получится.

Ситуация № 9. Два сотрудника организации были направлены в служебную командировку. Расходы на оплату жилья полностью взял на себя один из работников, осуществив расчет с гостиницей своей банковской картой. Как учесть данные расходы в целях налогообложения налогом на прибыль и как возместить их сотруднику, производившему оплату?

В случае направления в командировку своих сотрудников организация должна выплатить им аванс на командировочные расходы, включающие средства на найм жилого помещения (п. 10-11 Положения).

При возвращении из командировки сотрудники обязаны предоставить служебную записку, в которой должны быть отражены произведенные ими расходы. В случае оплаты расходов на жилье банковской картой работник должен представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов: банковской выписки о списании денежных средств с карты, счета из гостиницы на оплату услуг проживания обоих сотрудников и пояснительную записку о необходимости оплаты своими денежными средства.

После того, как авансовые отчеты будут предоставлены, организация должна компенсировать сотруднику расходы на оплату жилья в полном объеме.

В отношении учета данных расходов в целях налога на прибыль необходимо отметить следующее:

Учесть указанные затраты в составе расходов по налогу на прибыль если они экономически оправданы и документально подтверждены можно в полном объеме (п. 1 ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ПОДЫТОЖИМ:

Итак, как видите, изменения, которые были сделаны в начале 2015 года, внесли существенные поправки относительно направления работников в командировки, а также упразднили такой документ, как командировочные удостоверения. При этом есть ряд спорных моментов, которые были рассмотрены в данной статье. И несмотря на то, что командировочные удостоверения были упразднены, работники, находящиеся в командировках, все равно должны отчитываться, предъявлять документы об оплате расходов на жилье, транспорт и т. д. Поэтому будьте внимательны при оформлении командировок, выплате суточных, возмещении расходов, уплате налогов и т. п. А также следите за изменениями в законодательстве вместе с нами.

См. также:

Учет командировок с 8 августа 2015 года: перечень документов снова изменился

Одобрены очередные изменения по командировочным документам. В начале 2015 года чиновники отменили командировочное удостоверение и ряд других документов. А командировку стали подтверждать проездными документами.

Но теперь помимо билетов подойдут и другие документы. Например, если работник потерял билеты на самолет, то командировку подтвердят счета из гостиницы. Такие изменения предусмотрены в новом постановлении Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771. Документ опубликован 31 июля, а начнет действовать с 8 августа. С этой даты, если работник по каким-то причинам не может предоставить проездные билеты, поездку все равно можно доказать. А значит, списать без проблем расходы.

Приказ о командировке

Работник направляется в командировку на основании решения работодателя. В решении фиксируется срок, на который работодатель отправляет сотрудника в служебную поездку. Этот документ можно оформить в виде приказа.

Компании могут использовать для составления приказа унифицированную форму № Т-9. Но при желании этот бланк можно доработать: убрать лишнюю информацию, поменять название, дополнить важными сведениями. Например, в приказе лучше подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку. А не просто ограничиться общей фразой «посещение организации…». Ведь несмотря на то, что служебное задание составлять больше не надо, письменное обоснование командировочных расходов пригодится на случай проверки.

Проездные документы

Рассмотрим сначала ситуацию, когда сотрудник предоставил билеты на проезд. С 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. А срок поездки определяют по проездным документам.

Документы на проживание

Предположим, сотрудник потерял проездные билеты. Чтобы списать стоимость проезда в расходы, билеты надо восстановить. Но при этом без билетов теперь можно списать иные расходы на командировки. При условии, что сотрудник предоставил счет гостиницы или иной документ, подтверждающие проживание. Гостиничные документы подтвердят срок командировки.

Служебная записка

Работник, который был в командировке на личном транспорте — машине или мотоцикле, — должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Авансовый отчет

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). К нему сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

Журнал учета командированных работников

Новое постановление Правительства РФ № 771 отменило обязанность заполнять журнал работников, выезжающих в командировки. С 8 августа этот документ вести не понадобится.

Любая более-менее крупная организация периодически отправляет своих сотрудников в рабочие поездки. Сотруднику полагается в таком случае оплатить его командировочные расходы. Есть ли какие-то особенности в начислении командировочных расходов в 2015 году?

КАК ОПРЕДЕЛИТЬ, ЧТО ОТНОСИТСЯ К КОМАНДИРОВОЧНЫМ РАСХОДАМ В 2015 ГОДУ

Как пишут законодатели в трудовом кодексе, служебная командировка сопровождается выездом сотрудника за пределы места жительства для исполнения рабочих задач. В таком случае организация обязана оплатить сотруднику проживание в чужом городе, а также транспортные расходы и дополнительные расходы на еду и такси, которые неизбежно возникают, когда ты приезжаешь в другой город. Эти дополнительные траты принято называть суточными.

Итак, что относится к командировачным расходам в 2015 году?
- Расходы на проезд / перелет туда и обратно;
- Съем жилых помещений для ночевки и отдыха;
- Суточные (произвольные расходы);
- Оформление требуемых документов таких как виза либо заграничный паспорт;
- Сборы (таможенные, консульские и так далее).

Все расходы должны быть целевыми и подтверждаться соответствующими документами. Если, к примеру, сотрудник позволил себе гостиницу, где уже есть завтрак обед и ужин, то вы имеете право не оплачивать эти расходы, так как на питание вы ему уже выдали суточные. Об этом читайте ниже.

Размер суточных командировочных расходов 2015 устанавливается в самом предприятии и устанавливается или приказом руководителя, трудовым договором или коллективным договором.

РАЗМЕР СУТОЧНЫХ РАСХОДОВ В 2015 ГОДУ В РОССИИ

Максимальный размер суточных в командировке по территории России устанавливается законодательно и составляет 700 рублей. Суточные при командировке за границу не могут превышать 2500 рублей. Если сотруднику выдается больше денег, чем эти нормы, то сверхлимитные платежи будут облагаться налогом (НДФЛ 13%).

Суточные - это как бы расходы, которые предусмотрены на питание. Поэтому их не стоит путать с расходами на проезд и аренду жилья. Суточные обычно выдаются человеку заранее.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ КОМАНДИРОВКИ 2015

Обычно при о оформлении командировки оформляется приказ о направлении сотрудника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание. В командировочном удостоверении сотрудник должен проставить печать и подпись на предприятие, на которое он прибыл работать. А если вы едете в командировку на несколько предприятий, то проставить отметки нужно в каждом из них.

После оформления всех необходимых документов, бухгалтерия самостоятельно рассчитает размер командировочных и суточных.

Служебные командировки: новое в документальном оформлении в 2015 году (Орлова Е.)

Дата размещения статьи: 20.03.2015

С 2015 г., отправляя работника в служебную командировку, не нужно оформлять командировочное удостоверение, а также составлять служебное задание и отчет командированного о выполненной работе. Это долгожданное событие не только для самих командированных работников, но и для тех, кто эти командировки администрирует. Оно позволит сократить количество документов, необходимых для оформления командировки и подтверждения командировочных расходов, а также облегчит жизнь огромному количеству работников российских компаний, которые часто ездят в командировки, снизит нагрузку на бухгалтеров.

Причины сокращения количества документов для оформления командировки

Документальное оформление служебных командировок работников до недавнего времени было достаточно трудоемким из-за необходимости оформления большого количества документов перед командировкой, после нее, а также документов, подтверждающих сами командировочные расходы. Необходимость оформления командировочного удостоверения ранее была установлена п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (документ утратил силу согласно Приказу Минфина России N 147н, Минтруда России N 1044 от 15.12.2014) и п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749). Командировочное удостоверение было основным документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке (за исключением случаев, предусмотренных п. 15 Положения N 749), в нем содержались сведения о дате приезда, пункте назначения, дате выезда из него.
Командировочные удостоверения использовались при совершении служебных поездок по территории России. В зарубежных командировках удостоверения хождения не имели, так как при въезде и выезде пограничные органы и так проставляют отметки о пересечении госграницы. Исключение составляли командировки в страны СНГ, с которыми у России заключены межправительственные соглашения, не предусматривающие соответствующих отметок о пересечении границы. В каждом пункте назначения (например, в отеле, где останавливается сотрудник во время поездки, или в принимающей организации) в командировочном удостоверении делались отметки о времени его прибытия и выбытия, которые должны были быть заверены подписью ответственного должностного лица и печатью.
В международной практике (например, в государствах, входящих в зону Евросоюза) применение формы командировочного удостоверения как при командировках внутри территории Евросоюза, так и при командировках в другие государства, не входящие в зону Евросоюза, не предусмотрено. Порядок оформления командировочных удостоверений был сопряжен с рядом сложностей, которые связаны, например, с тем, что ответственное должностное лицо, которое должно заверить прибытие и выбытие работника в отеле, в нужный день могло отсутствовать. Кроме того, у российских компаний (в частности, занимающихся дизайном, ландшафтными работами, клинингом и пр.) проблемы с внесением сведений и отметок о пребывании в командировочные удостоверения возникали, если принимающей стороной выступало физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, при выполнении работ на садовых участках, в загородных домах частных лиц, а также при направлении в командировки сотрудников для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов - физических лиц. В таких случаях контролирующие органы признавали: при невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности: приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку; служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении; проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения; счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования, если такой порядок документального оформления командировочного удостоверения был закреплен внутренним локальным документом организации (Письма Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7, Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 4)).
Из-за неправильно оформленных командировочных удостоверений налоговые органы могли не принять командировочные расходы в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, размещено на сайте http://www.nalog.ru, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@, от 30.11.2009 N 16-15/125486, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 30.12.2013 N Ф03-6433/2013). В то же время ряд судов исходил из того, что подтверждение командировочных расходов не связано исключительно с наличием командировочных удостоверений (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 по делу N А27-16987/2010, ФАС Московского округа от 11.04.2011 N КА-А40/1664-11-2 по делу N А40-95779/09-112-695, от 07.09.2010 N КА-А40/10200-10-2 по делу N А40-106307/09-4-729, ФАС Северо-Кавказского округа от 11.12.2007 N Ф08-8181/07-3044А по делу N А32-1337/2007-48/22).
Необходимость оформления служебного задания, указывающего на цель командировки работника, а также отчета о выполненной работе (документов, которые обязательно сопровождали командировочное удостоверение) ранее была установлена п. 6 и абз. 2 п. 26 Положения N 749.
Отмена форм командировочного удостоверения, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении обусловлена тем, что содержание этих документов во многом дублирует содержание приказа (распоряжения) о направлении работников в служебную командировку и их оформление (заполнение) требует дополнительных трудозатрат.
До 2015 г. контролирующие органы придерживались позиции, согласно которой составление двух документов (приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения) одновременно, имеющих одно и то же назначение, не было обязательным. Они разъясняли, что наличие и оформление приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@).
Отмена командировочных удостоверений и упрощение порядка подтверждения командировочных расходов предусмотрены п. 10 разд. IV Плана мероприятий ("дорожной карты") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р. Во исполнение этого документа Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 (вступило в силу с 08.01.2015) отменены п. п. 6, 15, абз. 3 п. 26, а также внесены изменения в п. 7, абз. 1 п. 19, абз. 2 п. 26 Положения N 749, согласно которым при направлении работника в служебную командировку не нужно оформлять такие излишние документы, как:
- командировочные удостоверения;
- служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке.
Начиная с указанной даты фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетом, квитанциями, кассовыми чеками и др.). Таким образом, Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 минимизировало количество документов, подтверждающих факт нахождения в командировке и произведенных организацией в этой связи расходов, и существенно упростило документооборот по служебным командировкам.
Отмена командировочного удостоверения также повлияет на страховые взносы. Ранее Минтруд России в Письме от 07.10.2013 N 17-4/1647 разъяснял, что выплаты работнику за служебную поездку надо облагать страховыми взносами, если организация не оформила командировочное удостоверение. Правда, судьи считали, что не надо платить страховые взносы с расходов на служебную поездку, если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии (Постановление АС Центрального округа от 09.10.2014 по делу N А64-234/2014). Теперь ситуация изменилась в пользу работодателей, поэтому и судебных споров больше не будет.
Если у работника или работодателя возникли какие-либо вопросы и неясности по поводу требований к документальному оформлению служебных командировок, они могут обратиться за разъяснением в Роструд в соответствии с Административным регламентом предоставления Федеральной службой по труду и занятости государственной услуги по информированию и консультированию работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденным Приказом Минтруда России от 03.09.2014 N 603н.

Проблемы терминологии при документальном оформлении командировок

Документальное оформление служебных командировок в организациях осуществляется в соответствии с трудовым законодательством, а именно согласно нормам ч. 2 ст. 166 ТК РФ, Положения N 749 в редакции Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595, Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (далее - Порядок N 739н). Налоговый кодекс РФ не регулирует порядок оформления первичных учетных документов (Письмо Минфина России от 10.12.2014 N 03-02-08/63607), в том числе при оформлении служебных командировок.
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации (ч. 2 ст. 166 ТК РФ).
Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (абз. 2 п. 3 Положения N 749 в редакции Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).
Анализ приведенных норм свидетельствует о наличии разницы, которая состоит в следующем: с 08.01.2015 работники должны направляться в командировки на основании решения (а не распоряжения) работодателя.
То есть на уровне закона (ч. 1 ст. 166 ТК РФ) говорится о распоряжении работодателя, а на уровне федерального подзаконного нормативного правового акта (абз. 2 п. 3 Положения N 749 в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595) - о решении работодателя.
Часть 7 ст. 5 ТК РФ указывает на то, что постановления Правительства РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить Трудовому кодексу РФ, иным федеральным законам и указам Президента РФ. Отсюда следует, что положения ч. 1 ст. 166 ТК РФ имеют большую юридическую силу, чем абз. 2 п. 3 Положения N 749 в новой редакции. Естественно, возникают вопросы: в связи с чем произведена замена термина "распоряжение" на термин "решение", означает ли, что термин "решение работодателя" - понятие более широкое, чем "распоряжение работодателя"?
И приказы, и распоряжения, и решения относятся к организационно-распорядительной документации (абз. 1 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, п. п. 1.3, 3.6 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденных Росархивом). Однако ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (класс 0200000 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации"), но к этому классу приказ (распоряжение) или решение о направлении работника в командировку не относятся. Ранее приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку относился к классу 0300000 "Унифицированная система первичной учетной документации", подкласс 0301000 "Документации по учету труда и его оплаты" (коды по ОКУД 0301022, 0301023).
Согласно п. 2.1.4 Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренной коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33, решения, приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Такой организационно-распорядительный документ, как решение, обычно используется при необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров). Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. В нормах Трудового кодекса РФ нет общего правила использования терминологии, которое установлено в п. 1 ст. 11 НК РФ: упомянутые в Налоговом кодексе РФ термины и понятия используются в том значении, в котором они определены самим НК РФ; а если НК РФ эти понятия не раскрывает, можно использовать их в том значении, в каком они применяются в других отраслях законодательства РФ. То есть ТК РФ не расшифровывает, что же понимается под управленческим решением работодателя: приказ, распоряжение, указание, локальный нормативный акт, резолюция руководителя или иные распорядительные надписи на входящей или внутренней документации, другие акты работодателя, выраженные в соответствующей форме.
В числе статусных прав работодателя, перечисленных в ст. 22 ТК РФ, не указано право работодателя на принятие управленческих решений, там говорится только о его праве принимать локальные нормативные акты, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями (абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Несмотря на это, управленческими правами принятия именно решений в сфере труда работодатель обладает через нормы как гражданского законодательства (п. п. 1, 2 ст. 1 ГК РФ), корпоративного законодательства (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"), так и через нормы Трудового кодекса РФ, но без расшифровки самого понятия "решение работодателя" (ч. 1 ст. 71, п. 9 ч. 1 ст. 81, ч. 1 ст. 82, п. 6 ст. 86, ч. 3 ст. 137, ст. 181.1, ч. 2 ст. 217, ч. 2 ст. 229.3, ч. 3 ст. 235, ч. 1 ст. 247, ст. 371, ст. ст. 372, 373, 374, ч. 3 ст. 398, ст. 400, ч. 4 ст. 404 ТК РФ, но эти нормы не касаются командировок). Как сказано выше, в отношении командировок сохранен термин "распоряжение" (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Анализ перечисленных норм ТК РФ позволяет сделать вывод, что термин "решение работодателя", по мнению автора, - это понятие более широкое, чем термин "распоряжение", и применительно к командировкам такое решение (в какой бы форме оно не принималось - в форме приказа, распоряжения, резолюции) должно быть только письменным, а не устным. Но окончательно прояснить этот вопрос помогут только разъяснения Минтруда России.

Документы для командировок в 2015 году

Для возмещения командировочных расходов работнику, направленному в служебную командировку, а также для признания таких расходов в целях исчисления налога на прибыль командировочные расходы необходимо документально подтвердить (ст. 167, ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749, ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При направлении работника в командировку работодателю нужно:
1. Издать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения N 749). В этом документе нужно указать такие реквизиты, как:
- фамилия, имя, отчество и должность работника;
- место назначения командировки (страна, город, организация);
- срок командировки (количество календарных дней);
- даты начала и окончания командировки;
- цель командировки;
- служебное поручение работнику (до 08.01.2015 оно указывались служебном задании для направления в командировку). Включение этого реквизита в приказ целесообразно для того, чтобы не было налоговых споров по поводу обоснованности служебной поездки и экономической оправданности командировочных расходов.
Как известно, с 01.01.2013 коммерческие организации могут по своему усмотрению составлять такой приказ по унифицированным формам N N Т-9, Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или по самостоятельно разработанной форме, утвержденной руководителем, при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Использование форм N N Т-9, Т-9а в 2015 г. вряд ли целесообразно, потому что из них придется исключить, во-первых, упоминание о служебном задании в строке "Основание (документ, номер, дата), где до 08.01.2015 указывались реквизиты служебного задания, во-вторых, включить реквизит "Служебное поручение работнику". Поэтому лучше разработать и утвердить свою форму приказа о направлении работника в командировку. Выписывать командировочное удостоверение (независимо от места командирования на территории России, некоторых стран СНГ), составлять служебное задание для работника начиная с 08.01.2015 не нужно.
2. Акт выезда работника отразить в журнале учета работников, выбывающих в командировку (п. 8 Положения N 749, п. п. 1, 2 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного в Приложении N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н).
Форма этого документа установлена в Приложении N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н. В этом журнале надо указать следующие сведения:
- фамилию, имя, отчество командированного работника;
- в прежнем реквизите "дата и номер командировочного удостоверения" поставить прочерки (из-за отмены командировочного удостоверения);
- наименование организации, в которую командируется работник, и пункт назначения.
В связи с выходом Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 Минздрав России скоро утвердит новую форму журнала, а пока нужно пользоваться старой.
3. Дни командировки работника отмечать в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N N Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или самостоятельно разработанная форма), в котором каждый день пребывания работника в командировке отображается кодом "К" или цифровым обозначением "06" без указания количества отработанных часов (ч. 4 ст. 91, ст. 167 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 2)). А если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами (п. п. 5, 9 Положения N 749, п. 2 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291):
- "К" (или "06"), которым обозначаются дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки. При этом количество отработанных часов не проставляется;
- и дополнительно - код "РВ" (или "03"), которым отмечают работу в выходной день. Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, только если работодатель давал работнику указание о продолжительности работы в командировке в выходной день.
Это логично, поскольку за все дни нахождения в командировке, обозначенные в табеле учета рабочего времени кодом "К" (или "06"), работнику выплачиваются суточные (ст. 168 ТК РФ). Также за дни командировки, совпадающие с рабочими днями по графику на основной работе, за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения N 749).
Поскольку отработанные в командировке дни, совпадающие с рабочими днями на основной работе, и дни, совпадающие с выходными и праздничными днями, оплачиваются по-разному (ст. ст. 167, 153 ТК РФ), последние в табеле учета рабочего времени необходимо обозначать кодом "РВ" ("03"). Вместе с тем, если поставить только код "РВ" ("03"), это может привести к тому, что суточные за отработанный выходной день в командировке ошибочно работнику не будут выплачены. При таком документальном оформлении в целях налогообложения прибыли проблем с признанием расходов на оплату труда в командировке в выходные дни у организации не возникнет (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 255 НК РФ, ст. 153 ТК РФ, Письмо ФНС России от 20.08.2014 N СА-4-3/16564 - размещено на сайте http://www.nalog.ru/ в разделе "Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами). После выхода Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595, внесшего изменения в Положение N 749, некоторые компании задумались о сохранении в своих внутренних правилах документооборота ранее действовавших правил оформления командировок, а именно для целей внутреннего контроля, для предотвращения споров с работниками и проверяющими из ГИТ, ИФНС, ФСС, ПФР по-прежнему оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке. При принятии такого решения следует помнить, что нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Пример. Достаточно распространенная ситуация, когда командированный работник забыл проставить отметку (отметки) о выбытии в командировочном удостоверении. В таких случаях до 08.01.2015 практика документооборота складывалась так: сотрудник бухгалтерии или отдела кадров настаивал, чтобы такой работник отправил по почте (услуга платная) командировочное удостоверение в место командирования для получения соответствующей отметки о выбытии, получил ее и принес работодателю. В условиях действия новой редакции п. 7 Положения N 749 (пп. "в" п. 2 Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595) это приведет к трудовым спорам.

По возвращении из командировки работодателю необходимо иметь следующие документы:
1. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного работника об израсходованных суммах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, или самостоятельно разработанной форме (п. п. 7, 26 Положения N 749, абз. 2 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").
2. Приложенные работником к авансовому отчету оправдательные документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения N 749). Это следующий пакет документов (см. таблицу). Если оправдательные документы, подтверждающие командировочные расходы, составлены на иностранных языках, может потребоваться их построчный перевод на русский язык. В отношении перевода проездных билетов есть особенности. В том случае, когда авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов на проезд нужно перевести на русский язык некоторые реквизиты билета: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дату вылета, стоимость билета. Перевод не нужен, если агентство по продаже авиаперевозок выдало справку на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения (Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170). Электронный авиабилет не нужно переводить на русский язык (Письмо от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

Таблица

Документы, прилагаемые к авансовому отчету командированного работника

Группы документов	Конкретные виды документов
Документы о найме жилого помещения	счета гостиниц, включая стоимость проживания, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами)
Проездные и сопутствующие документы, подтверждающие период командировки, а также дату пересечения границы (при использовании самолета, поезда, автобуса)	авиа- и/или железнодорожные билеты на бумажных носителях, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, а также документы, подтверждающие оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей
	проездные билеты на автобус, подтверждающие дату начала и окончания поездки
Документы, подтверждающие период командировки, а также дату пересечения границы при использовании личного транспорта (автомобиля, мотоцикла) <*>	служебная записка работника, содержащая фактический срок пребывания работника в месте командирования (с указанием дат приезда и отъезда в каждом из мест пребывания работника в командировке, как это было ранее в командировочном удостоверении, а также даты выезда и въезда в Россию) (форму записки, порядок ее визирования, проставления резолюции об исполнении записки целесообразно утвердить в локальном нормативном акте работодателя (например, в положении о служебных командировках компании))
	документы, являющиеся неотъемлемым приложением к служебной записке: путевой лист, счета, квитанции на парковку, платные дороги и пр., кассовые чеки на бензин и др.
	ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (в случае загранкомандировки)
<*> По мнению автора, такой порядок документального подтверждения компании стоит установить в своем локальном нормативном акте и при использовании служебного транспорта (несмотря на то что в п. 7 Положения N 749 об этом не говорится), особенно в случае заправки бензином с использованием топливных карт. Это поможет избежать трудовых и налоговых споров.
Документы, подтверждающие иные расходы работника, связанные с командировкой	документы, подтверждающие расходы на оформление и выдачу виз, паспорта (в случае загранкомандировки), консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нем сумма командировочных расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) как не имеющая надлежащего документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Стоимость проезда работника к месту командировки и обратно, стоимость проживания во время командировки, суточные и иные расходы, связанные со служебной поездкой, компания сможет учесть в целях налогообложения прибыли как расходы на командировки в полном объеме, но только в том случае, если они носят производственный характер (т.е. произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода), являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
С 08.01.2015 требовать от работника краткий отчет о выполнении задания (заполненную графу 12 в форме N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" или самостоятельно разработанной форме) не нужно. Оформлять такой отчет работнику отдельно также не нужно. Вне зависимости от фактического выполнения работником трудовой функции в командировке расходы на проезд, проживание, суточные все равно ему надо возместить, такие выплаты носят компенсационный характер и не ставятся трудовым законодательством в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции (ст. 167, ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749, Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1024-6).
И в заключение обратите внимание еще на один важный момент в документальном оформлении служебных командировок. Формы, которые содержались в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (в частности, в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), далеко не все являлись первичными учетными документами. А Закон N 402-ФЗ предъявляет требования исключительно к первичным учетным документам. К ним относятся документы, которые оформляют факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В свою очередь, факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете связывается с изменением финансового положения организации, финансового результата ее деятельности и (или) движением денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Поэтому если оформляется операция, которая приводит к изменению финансового состояния организации, то в этом случае первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ.
Например, из всех документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм и которыми оформляется служебная командировка, единственным первичным учетным документом является авансовый отчет. Только признание руководителем организации реальной задолженности перед командированным работником суммы, которая истрачена им в командировке и отражена в авансовом отчете, меняет финансовое состояние организации. А сам приказ о направлении работника в командировку никак не влияет на финансовое положение организации - это только предшествие факту хозяйственной жизни.

В конце прошлого года было утверждено постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.14г., которое внесло изменения в аналогичные нормативные акты об особенностях отправления сотрудника в служебную командировку, а также в постановление о порядке и начислении выплат в иностранной денежной единице при служебных поездках. Так согласно новому постановлению сотрудникам российских предприятий больше не должны выдавать командировочные удостоверения. Сделано это для того, чтобы упростить работу бухгалтеров и других сотрудников, которые работают с документами.

Новое постановление Правительства РФ № 1595, которое упразднило командировочные удостоверения, начало действовать с 8 января 2015 г. Ранее же командировочные удостоверения были обязательными для работников. А если, например, данный документ был неправильно оформлен, то налоговые органы расходы могли не принять.

Согласно же утвержденному нормативному акту упоминание о «командировочных удостоверениях» из старых документов были упразднены. По правилам, раньше в командировочных ставились специальные метки о прибытии и отбытии сотрудника, а делать их могли только принимающие организации или гостиницы. При командировках в страны с визовым режимом отметки при пересечении границы указывали на дни отъезда и приезда, удостоверения при этом не использовались.

В соответствии с изменениями теперь оплата командировок должна осуществляться на основе других документов, например, проездных документов (билетов), где указаны дни отъезда и прибытия обратно. А если командировка проходит на личном авто сотрудника, то он должен уведомить об этом служебной запиской. К ней должны прилагаться путевые листы, квитанции, чеки с заправочных станций, за проезд по платной дороге и прочие документы для подтверждения слов работника.

Таким образом, мы видим, что необходимость в составлении служебного задания и отчета о проделанной работе больше нет. Однако специалисты советуют полностью не отвергать подобные документы, но об этом мы скажем чуть позже.

Правильное оформление командировок в 2015 году

Отмена командировочных удостоверений не повлияла на то, что при направлении сотрудника в командировку на предприятии должно быть оформлено много внутренних отчетов. Просто заказать билеты, забронировать номер в гостинице будет недостаточно. Кроме чеков, квитанций, выплат суточных, список нужных документов достаточно внушительный. Если что-либо упустить и не знать, как должна быть оформлена командировка, какие документы оформлять, будут проблемы со списанием расходов, а со стороны налоговых органов возможны претензии.

Итак, перечень необходимых документов в 2105 году для оформления командировки:

• приказ о назначении командировки;
• отметка в журнале об учете командированных сотрудников;
• отметка в табеле об учете рабочего времени;
• если сотрудник использует личный автомобиль, необходима служебная записка.

Оформление приказа

Сегодня, как и до того, как произошла отмена командировочных удостоверений в 2015 году, при назначении работнику командировки и оформлении документов используются унифицированные формы из постановления Госкомстата №1 от 2004 года. Эти формы необходимо дорабатывать с учетом потребностей предприятия, хотя «первичка» может быть разработана и самостоятельно.

С учетом того, что необходимость в оформлении служебного задания отсутствует, как правильно оформить командировку? Первым необходимым для оформления командировки документом является приказ о командировании сотрудника. Это форма № Т-9а. В ней необходимо исключить упоминание о служебном задании. Заполнению подлежат строки ФИО, занимаемая сотрудником должность, место прибытия и срок командировки.

Учет командированных сотрудников и табель рабочего времени

Согласно ст. 167 ТК РФ за дни командировки должен быть оплачен средний заработок. Поэтому бухгалтер, ведущий расчет заработной платы, должен знать, какое количество дней сотрудника на рабочем месте не было. Факт отбытия в командировку должен быть зафиксирован в специальных документах.

Таковым является журнал учета направленных в командировку сотрудников. Вид документа был установлен Минздравом РФ в 2009 году, до того, как были командировочные удостоверения отменены. Планируется, что в скором времени Минздрав утвердит новую форму, а пока используем эту. Заполняется она достаточно просто: ФИО сотрудника, название организации, куда человек командируется, город прибытия. Графа об удостоверении должна содержать прочерки, т.к. теперь удостоверение не оформляется.

Учет рабочего времени в табеле также должен содержать отметки о днях командировки. Этому соответствуют формы Т-12 и Т-13. Напротив фамилии и соответствующих дней должен стоять код «К». Количество отработанных часов указанию не подлежит.

Если, будучи в командировке, человек был привлечен к работе в выходной по главному месту работы день, то в табеле это показывается кодами «К» и «РВ». Если работодателем было дано указание о продолжительности в выходной день работы, то в табеле нужно указать количество часов, что были отработаны в такой день. Т.е. также было и до того, как командировочные удостоверения отменили. Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается по двойным тарифам.

Документы о подтверждении расхода на командировку

Как оформить командировку сотруднику? По возвращении работника из командировки совместно с бухгалтером составляется авансовый отчет о сумме, что была израсходована в командировке. Начиная с 8 января этого года, авансовые отчеты должны заполняться в обязательном порядке. Это требование присутствует в порядке направления в служебные командировки работников. Соответствует этому форма АО-1, где должно быть указано, сколько средств было израсходовано за дни служебной командировки. К отчету прилагаются подтверждающие расходы документы. Далее эти данные можно отражать в бухгалтерском и налоговом учете.

Внимание бухгалтеру, как оформить командировку относительно суточных средств! При поездке по России суточные в 700 рублей и суточные для загранкомандировок размером 2500 рублей обложению НДФЛ не подлежат. Если они оплачиваются выше указанных сумм, то разница облагается НДФЛ.

Подтверждение расходов в 2015 году

То, что командировочные удостоверения отменены, вовсе не значит, что документы для подтверждения расходов и действительного временного пребывания человека в командировке не требуются. Срок нахождения сотрудника в месте командирования видно по датам проездных документов, которые он предоставляет по возвращении. Если человек передвигается на собственном транспорте, то все даты должны указываться в служебной записке. Составляется она в произвольной форме и предоставляется ответственному бухгалтеру вместе со всеми документами о подтверждении использования указанного транспорта к месту назначения и/или обратно. То есть служебная записка сдается вместе с авансовым отчетом.

Если человек командирован в другую страну, как оформить командировку. Время пребывания за границей определяется по печатям в паспорте. Ксерокопии этих страниц должны быть приложены к авансовому отчету. Если государство, куда отправлен человек, является участником Содружества Независимых государств, то даты пересечения границ будут определены по проездным документам.

Подытожим:

Оформлять командировочное удостоверение законом не запрещено. Но теперь оно пригодно лишь для внутреннего контроля. Срок служебной поездки таким образом подтвердить больше нельзя. Следовательно, удостоверение не дает право освобождать командировочные расходы от НДФЛ и взносов. На время служебной командировки за работником сохранен средний заработок, но не заработная плата.

См. также: