≡× МЕНЮ

• Ремонт
• Ремонт 
• Дизайн интерьера
• Обо всём
• О сантехнике

Недостача при инвентаризации. Инвентаризация: что делать, если выявлена недостача? Недостача или излишки при инвентаризации

Недостачи, выявленные в процессе инвентаризации , обнаруживаются часто. И людям, напрямую не причастным к исчезновению имущества (его порчи), но несущим за данное имущество материальную ответственность, приходится отвечать. Работодатель обычно объясняет материально ответственным работникам их обязанности, но далеко не все граждане знают свои права.

Поэтому, в случае обнаружения недостачи (порчи) имущества, прежде чем подписывать документы, нужно обязательно обратиться к юристу. Иначе всю ответственность владелец предприятия свалит на плечи одного ответственного человека, хотя доступ к ценностям могли иметь многие.

К тому же за обеспечение сохранности имущества, к примеру, от негативного влияния окружающей среды, должны нести ответственность и те лица, которые нематериально ответственные, но в чьи обязанности входит обеспечивать условия для надежного хранения товара.

Как проходит инвентаризация?

1. Результаты инвентаризации рассматривает инвентаризационная комиссия. Ее задача:

• установить меру ответственности каждого лица при выявлении недостачи;
• истребовать сомнительные дебиторские задолженности, разобраться с возможностью перевода долга и с бартерными операциями;
• составить опись объектов, непригодных к использованию, не подлежащих восстановлению;
• выявить причины недостачи (иногда излишков);
• получить от материально ответственных лиц объяснения по фактам образования недостачи.

2. В составленном протоколе фиксируются:

• решения;
• выводы;
• предложения.

3. Если речь идет о пришедших в негодность производственных запасах, то должны быть указаны:

• причины порчи;
• виновные лица.

4. По имеющимся данным понадобится составить и утвердить заключительный акт инвентаризации.

5. Периоды инвентаризации бывают следующие:

• годовая инвентаризация – отраженная в годовом отчете;
• инвентаризация за определенный период - с указанием месяца, в котором зафиксированы последние данные.

Недостачу, выявленную в бухгалтерском учете нужно оформлять согласно установленному порядку.

Естественная убыль

Недостача (порча) имущества может находиться в пределах нормы, указывающей на естественную убыль. При производстве продукции или ее обращении обычно указываются проценты возможных издержек. Когда же эти нормы превышаются, ответственность несут виновные лица.

Списание убытков

Воспользовавшись надежным юридическим сопровождением, можно будет доказать в суде, что обвиняемый в нанесении убытков человек не является виновным лицом. Иной раз виновные лица не могут быть установлены инвентаризационной комиссией, и факты подтасовываются. Далее дело отправляется в суд. Но задействованный юрист поможет суду разобраться в ситуации и отказать организации во взыскании убытков с конкретного лица.

Недостающее (испорченное) имущество списывается. Тогда этот негативный фактор становится одним из результатов финансовой деятельности организации. В иных ситуациях фирме приходится корректировать баланс, увеличивая незапланированные расходы. Вариант решения должен принимать непосредственно руководитель организации.

Пересортица

Организация определяет пределы, в которых естественная потеря ценностей считается допустимой. Однако недостачу конкретных ценностей могут компенсировать излишки по пересортице. И только после выявления недостачи, которая не покрывается пересортицей, следует утверждать о фактической недостаче ценностей. Тогда в акте указывается наименование именно тех ценностей, по которым установлена недостача. Вот к ним и применяется норма естественной убыли.

Устанавливаются виновные лица . Они могут отвечать:

• за недостачу материальных ценностей (денежных средств);
• за порчу сверх нормы естественной убыли.

При списании ценностей следует принять к сведению:

• решение следственных органов;
• решение судебных органов;
• заключение по вопросу порчи ценностей, составленное отделом технического контроля.

Это не только реальная возможность наказать виновных. Такие документы помогают:

• подтвердить отсутствие виновных лиц;
• отказать в праве взыскания ущерба с лиц, якобы виновных в недостаче.

Взаимный зачет недостачи , возникшей при пересортице, допускается в случае, если:

• недостача и излишки возникли единовременно (в определенный период);
• проверяемое лицо в этот период не менялось;
• товарно-материальные ценности имели одно наименование и тождественные количества.

После юридической консультации ответственному лицу будет проще представить объяснения для инвентаризационной комиссии, чтобы снять с себя излишнюю ответственность. Конкретные виновники пересортицы могут быть не установлены, и тогда суммарную разницу списывают:

• в фирмах – на издержки производства, а также обращения;
• в бюджетных организациях – на снижение финансирования (уменьшение фондов).

Фактические потери

Выявляя размер ущерба, учитывают положения ст. 246 ТК РФ . Фактическую потерю, которую понес работодатель, составляет рыночная цена товара, определяемая в данной местности в тот день, когда был причинен ущерб. Учитывают степень износа имущества. Хотя оценка этого имущества с учетом указанных показателей не должна быть ниже той, что указана в данных бухгалтерского учета. В положениях ФЗ РФ также указано, в каких размерах должен быть возмещен ущерб, причиненный работодателю:

• умышленной порчей;
• хищением;
• недостачей (утратой) определенных видов ценностей.

Иногда размер ущерба, причиненного фактически, превышает номинально указанный размер, и это также следует учитывать.

Практикующий адвокат хорошо знаком со всеми основными нормами законодательства (с Приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г., с п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета, с другими положениями) и всеми нововведениями. В суде он напомнит прецедентные ситуации, которые помогут решить проблему клиента.

В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.

Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.

В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.

Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.

Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.

Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.

Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?

В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.

Инвентаризация - лучший друг бухгалтера

В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

За исключением обязательных инвентаризаций, организация самостоятельно устанавливает приказом руководителя:

• Количество инвентаризаций в отчетном году;
• Даты проведения инвентаризаций;
• Перечень проверяемого имущества и обязательств и т.п.

Выявленные в процессе инвентаризации излишки относятся на финансовые результаты в сумме рыночной стоимости обнаруженного имущества.

Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:

• на издержки производства или обращения - в пределах норм естественной убыли (см. Приложение 1);
• за счет виновных лиц - сверх норм естественной убыли;
• к прочим расходам организации - в случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.

Данные о фактическом наличии ТМЦ вносятся в инвентаризационную опись ТМЦ по форме ИНВ-3.

Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.

В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.

В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.

Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.

Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».

Порядок документального оформления списания недостач и излишков

Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.

Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.

Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.

Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .

Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.

Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .

Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.

Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.

Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.

Бухгалтерский учет излишков

Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.

Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.

При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:

Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.

В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.

Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».

При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:

Дебет счета 91.2 10 «Материалы».

При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:

Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».

Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету

Бухгалтерский учет недостач

Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.

При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.

Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:

Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.

В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.

Например:

Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.

В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:

• решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;
• либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;
• либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Обратите внимание: в соответствии с п.58 методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, недостачи и порча материалов учитываются по фактической себестоимости, в которую включается стоимость недостающих и испорченных материалов, пошлины и сборы и сумма транспортно-заготовительных расходов, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам/

Налоговый учет излишков

Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.

В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.

Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).

Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.

При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).

Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.

Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.

Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.

Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.

Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.

При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.

Налоговый учет недостач

Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.

Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).

Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).

Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.

Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.

При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.

В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.

Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:

• инвентарные ведомости;
• акты, подтверждающие недостачу;
• заключение комиссии, расследующей недостачу;
• объяснительная записка сотрудника.

Собрав все необходимые документов, сумму недостачи можно полностью учесть в составе расходов. Такая позиция подтверждается письмом Минфина от 17.04.2007г. №03-03-06/1/245.

При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.

В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.

При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.

Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).

Недостача при инвентаризации, выявленная при сравнении фактических данных с учетными показателями, должна быть расследована в порядке, установленном законодательством.

Каким образом выявляется недостача при проведении инвентаризации

Инвентаризация - это выявление соответствия фактического наличия товарно-материальных и денежных ценностей с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация может быть как плановой так и внеплановой.

Проверку наличия материальных ценностей проводят в следующих случаях:

• Плановая проверка работника, на которого возложена ответственность за сохранность ценностей.
• Передача ценностей и денежных средств другому лицу.

Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия, она утверждается приказом. Комиссия может утверждаться при каждой инвентаризации, а может быть создана в постоянном составе на год (или больший период). Например, комиссия для инвентаризации склада или комиссия для инвентаризации кассы.

Инвентаризация проводится в следующем порядке:

1. Устанавливается дата работы комиссии.
2. Ответственный работник (которого будут проверять) приводит в порядок документы и сортирует ценности по наименованиям и артикулам.
3. Комиссия получает в бухгалтерии документы, которые содержат информацию не только по остаткам, но и по движению ценностей.
4. Комиссия проверяет фактическое наличие всех имеющихся ценностей путем пересчитывания и перемеривания всех ценностей, находящихся у материально-ответственного лица.
5. По ходу проверки составляется инвентаризационная ведомость, куда вносится наименование материала и его фактическое количество.
6. По завершению инвентаризации выводится итоговый остаток, выраженный чаще всего в денежном выражении. Если он не совпадает с тем, который отражен в документах учета, составляется сличительная ведомость, и выявляются позиции, по которым есть недостача, либо излишки.

После этого составляется отчет о проведенной инвентаризации и отправляется к руководителю. К отчету прилагаются все документы.

На отчете руководитель ставит резолюцию о проведении служебного расследования.

Наши юристы знают ответ на ваш вопрос

или по телефону:

Что делать бухгалтеру в случае выявления недостачи при инвентаризации регулируется Приказом № 49 от 13.06.1995 г., которым утверждаются Методические рекомендации по проведению инвентаризаций в различных отраслях производства.

Для того чтобы определить фактическую недостачу по каждой позиции составляется сличительная ведомость. Ее можно сделать следующими способами:

• Использовать унифицированную форму, которая прилагается к вышеуказанным рекомендациям.
• Разработать свою отдельную форму, с учетом всех особенностей и нужд предприятия.
• Использовать форму, совмещающую в себе инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Это наиболее удобная форма, поскольку при ее использовании выявить недостачу можно уже в ходе проверки, а не после подведения итоговых результатов.

При составлении сличительных ведомостей необходимо придерживаться следующих правил:

1. В отдельно составляемой сличительной ведомости отражаются только расхождения фактического наличия с бухгалтерским учетом.
2. Проставляется не только количество, но стоимость товара и ценностей.
3. Стоимость определяется согласно документам учета.
4. Для ценностей, которые не принадлежат компании, а переданы ей на хранение или для работы составляется отдельная опись.
5. На денежные средства также составляют отдельный документ.

После составления сличительной ведомости выводится общий итог недостачи, выраженный в денежной сумме.

Причины недостачи

Недостача материальных ценностей может образовываться по следующим причинам:

• Злоумышленные намерения либо действия по неосторожности, совершенные материально-ответственным лицом.
• Несанкционированное проникновение в место хранения материальных ценностей (хищение, кража).
• Естественная убыль в результате усушки, утруски и т.д. Такая недостача может быть в пределах установленных норм, а может превышать их в зависимости от условий хранения и эксплуатации.
• Наличие ошибки в документах учета (оприходованы не все накладные, списаны не все необходимые позиции и т.д.).

Дальнейшие действия работодателя при выявлении недостачи напрямую зависят от причин ее повлекших.

Что делать работодателю с недостачей

При выявлении недостачи у работодателя есть несколько вариантов урегулирования образовавшейся недостачи и приведения ее в соответствии с данными бухучета:

1. Списание полной или частичной недостачи в соответствии с установленными нормами естественной убыли. Данные нормы можно применять только в том случае, если недостача есть на самом деле. При списании суммы недостачи относят на издержки производства.
2. Взыскание недостающих сумм с виновного лица.
3. Комбинированный метод. Работодатель может рассчитать убыль по принятым нормам, а величину, недостачи, которая ее превышает, относит на материально-ответственное лицо.

Взыскание больших сумм с виновного лица производится в порядке, строго определенном законом и не всегда возможно в полном объеме.

Расследование недостачи

При выявлении недостачи расследование необходимо провести в любом случае, независимо от причин и суммы

Первое, что делает комиссия, при расследовании это запрашивает объяснения у виновного лица.

Объяснения пишутся в свободной форме. Они будут содержать следующие реквизиты и данные:

• ФИО и должность работодателя, на имя которого и пишутся объяснения.
• ФИО и должность работника, дающего объяснения.
• Последовательное и подробное изложение причин, выявленной недостачи.
• Дата и подпись.

Помимо этого работник имеет право ознакомиться со всеми документами, составленными комиссией, производившей инвентаризацию.

Для дачи объяснений по факту недостачи используется срок, предусмотренный в ТК РФ для всех случаев служебных расследований. Он составляет два дня.

Срок начинает течь на следующий день после того, как у работника запрошено объяснение.

Для того чтобы работник в последствии не мог сказать, что у него не запрашивали объяснения, а соответственно нарушили процедуру расследования, нужно делать это в письменном виде и вручать работнику под роспись. Если он отказывается взять требования о даче объяснений, а соответственно и расписаться в этом, то в присутствии комиссии ему зачитывают документ вслух и составляют акт об отказе получить требование.

Составление данного акта нельзя приравнивать к отказу от дачи объяснений, работнику все равно необходимо дать два дня.

Руководство рассматривает объяснительную работника и все предоставленные факты и принимает решение о степени виновности работника, а также о том, что делать с суммами недостачи.

Затем оформляется приказ, содержащий информацию о результатах расследования, причинах недостачи и способах ее возмещения (списания).

Также в случае, когда в недостаче виновен работник, ответственный за сохранность ценностей ему может быть вынесено дисциплинарное взыскание.

Лучше это сделать отдельным приказом, особенно если результатом выявления недостачи стала утрата доверия к материально-ответственному лицу и его увольнение.

Приказ составляется в свободной форме, на фирменном бланке организации. Он должен содержать все реквизиты распорядительного документа:

1. Наименование организации, в которой он был издан.
2. Дата и номер документа.
3. Вводную часть (преамбулу), в которой излагаются выявленные недочеты и их причины.
4. Содержательную часть, где отдаются распоряжения о наказании виновных лиц и устранении выявленных недочетов, в данном случае порядок возмещения недостачи.
5. Подпись руководителя.

Печать организации на приказе не предусмотрена.

С изданным приказом необходимо ознакомить работника в течение трех дней.

Порядок удержания недостачи с работника

Порядок удержание недостачи материальных ценностей регулируется трудовым законодательством, в частности статьей 248 ТК РФ.

Работодатель имеет право удержать выявленную недостачу с помощью изданного приказа, только при соблюдении следующих условий:

• Сумма недостачи, которую работодатель собирается удержать с работника не должна превышать среднемесячного заработка.
• Работник согласен внести эту сумму добровольно.
• Приказ о взыскании недостачи издан не позднее месяца со дня ее обнаружении.

Если не соблюдено хотя бы одно из этих требований, взыскать недостачу можно будет только в судебном порядке. В случае если работодатель пренебрежет указанными правилами и высчитает необходимую сумму с работника без его согласия, его действия могут быть обжалованы в суде и признаны нарушением законодательства.

Если сумма, которую работодатель хочет взыскать с работника, больше чем его один среднемесячный заработок, то есть два варианта взыскания:

1. С помощью обращение в суд.
2. Путем написания работником добровольного соглашения о возмещении ущерба.

У работника есть возможность выплачивать недостачу частями либо предложить в зачет необходимой суммы какое-либо имущество и ценности.

Недостача материальных и денежных средств выявляется путем проведения инвентаризации. Работодатель вправе взыскать ее с работника, но перед этим он должен провести служебное расследование. Если работник отказывается возмещать недостачу добровольно, то это можно сделать только в судебном порядке.

Инвентаризацию может проводить только лицо, которое несет материальную ответственность за имущество компании. Оно же будет отвечать за выявленные излишки и недостачи. Специальная служебная комиссия может выявить виновников, причастных к недостаче. Тогда они будут также возмещать ущерб. Других сотрудников никаким образом материальный ущерб компании не коснется.

Что делать, если в результате инвентаризации выявлена недостача или излишки?

Документальное оформление недостач или излишек должно проводиться только после проведения инвентаризации. Никаких «ложных» цифр и сумм ответственное лицо за процедуру написать не может. Обязательно вместе с документом, где будет числиться списание недостач, излишек, должен прилагаться акт проведенных работ и другие официальные бумаги, необходимые для фиксации количества товара.

Обязательными документами являются:

1. Акт №ТОРГ-6.
2. Журнал регистрации ТМЦ, заполняемый по форме ТОРГ-7.
3. Акт №ТОРГ-15, где будет указываться некачественная продукция.
4. Акт №ТОРГ-16, сообщающий о списании товаров.
5. Акт №ТОРГ-20, указывающий на дальнейшие действия с недостачей или излишками.
6. Акт №ТОРГ-21, в том случае, если требуется пересортировка плодоовощной продукции.

Списание следует также проводить, опираясь на нормы естественной убыли и учетную политику предприятия. Заметьте, что естественную убыль можно списать только после того, как ее высчитает бухгалтерия и расчет проверит начальство, а также независимая инвентаризационная комиссия. Кстати, только после этого этапа, вы узнаете, следует ли проводить служебное расследование и выявлять виновных.

Отметим , что расследование проводится в том случае, когда сумма недостачи больше норм естественной убыли.

Важно знать , что нормы ЕУ могут быть применены к любым количественным и качественным товарам предприятия, но только не к тем, которые поступают в организацию поштучно, либо в фасованном виде.

Отвечать за недостачи будет руководитель компании. Он должен определить, можно ли списывать в расходы недостачу. Как правило, небольшие суммы недостачи могут быть списаны из кредита в дебет. Такой порядок списания действует в соответствии со статьей 12 ФЗ «О бухгалтерском учете», когда нет виновных в недостачи.

Урегулировав вопрос выявленных недостач или излишек, оформляется приказ , который потом передается в бухгалтерию, где хранятся в течение 5 лет (ст. 17 Закон«О бухгалтерском учете»).

Если инвентаризационная комиссия, проводившая служебное расследование, выявила других должностных лиц, ставших виновниками недостачи, то отвечать, конечно, будут и они.

Руководитель вправе написать заявление в суд и требовать возместить материальный ущерб компании.

Виновные лица будут возмещать вред, если:

1. Факт вины подтверждается официальным документом.
2. Сотрудник организации сам признал свою вину и написал письменное заявление, в котором указал мотивы и причины совершения противоправного деяния.
3. Инвентаризационная комиссия постановила, что должностное лицо виновно. В случае отказа погашения материального вреда, работник должен подписать соответствующий акт. На основании его руководство может обратиться в суд.
4. Имеется приказ начальства об удержании денежных средств из зарплаты сотрудника.

Если же сотрудник не причастен к возникшей недостаче, и его комиссия ложно утвердила в виновники, он имеет право также обратиться в суд. После этого ему должны выдать документ, указывающий на решение о приостановлении дела и оправдательный приговор.

Особенности бухгалтерского учёта излишков товара или имущества

После проведения инвентаризации могут быть зафиксированы излишки. Их сотрудник бухгалтерского отдела должен обязательно оприходовать. Во-первых, следует рассчитать стоимость товаров. Во-вторых, составить справку, содержащую одну из схемпроводки:

Дебет счета учета ТМЦ (номер для разной категории товаров свой – 01, 07, 10, 41, 43) в Кредит счета 91.1 «Прочие доходы».

Излишки товара или имущества будут включены в оборот компании. Ими можно будет дальше пользоваться.

В том случае, если излишки – это денежные средства, то они будут считаться внереализационными. Согласно статье 250 НК РФ ими пользоваться нельзя. Излишки следует списать в производство, стоимость излишек должны фиксироваться по дебету счета.

Заметьте, что воспользоваться оприходованными излишками, например, 28 апреля, можно только с начала нового месяца – с 1 мая. До этого времени все товары или имущество должно находиться на складе.

Списание недостачи при инвентаризации – инструкция

Общий порядок списания

Списать недостачи предприятия возможно при соблюдении следующих условий:

1. За одингод, в который проводили инвентаризацию.
2. Одному лицу, ответственномуза ее проведение.
3. Товары или имущество одного наименования.
4. Товары или имущество в тождественном количестве.

Следует придерживаться определенной инструкции и выполнять следующие шаги:

Списание при виновных

Если имеются виновники , из-за которых возникла недостача, а также если сумма недостачи больше нормы естественной убыли компании, то ответственное лицо за инвентаризацию следует такой инструкции:

1. Приказывает бухгалтеру списать сумму недостачи с кредита в дебет.
2. Внимательно сверяет документы, в которых должна быть указана разница между рыночной и фактической стоимости товаров.
3. Совместно с бухгалтером высчитывает сумму, которая составляет материальный вред организации.
4. Передает данные руководству компании, которые проводят разъяснительные работы и если необходимо обращаются в суд.

Списание без виновных лиц

Когда вина должностных лиц не доказана, ответственный за инвентаризацию должен быть уведомлен – ему придет письмо с решением суда. На основании этого документа, можно недостачу списать на тот же дебет расходов предприятия.

Если же вина должностного лица доказана, но он скрылся, то недостачу списывают за счет чистой прибыли.

Налоги при недостаче или излишках в результате инвентаризации

Разберемся с излишками, которые по закону следует относить к доходам организации
(ст.250 НК РФ). Существует определенный подход к оценке излишков, его указал в письме Минфин 20.05.2010 г. №03-03-06/1/338. Там указано, чтобы переведенные денежные средства, переводимые в доходы компании, были рассчитаны по рыночной стоимости товаров, без НДС и акцизов. Ценовая политика предприятия должна быть подтверждена официально.

Кроме того, если были выявлены не только излишки, но и недостачи, то организация вправе провести пересортицу – перекрыть недостачи излишками. При перечислении следует опираться на бухгалтерские правила учета товаров и имущественных ценностей организации.

Заметьте, что товар, подлежащий пересортировки, должен быть оплачен. Если организация приобретает в кредит товар для дальнейшей его реализации, то его недостача никак не может быть покрыта излишками.

Недостачи также отражаются в налоговом учете:

Согласно статье 254 НК РФ если недостача не превышает норм ЕУ, тона причисляется в расходам компании, вызванным из-за порчи, потери товара. Заметьте, что списать нельзя денежную сумму, только некое количество предметов продажи.
Если недостача превышает нормы ЕУ и найдены виновники ее возникновения, то в соответствии со статьей 250 НК РФ недостача переходит в разряд внереализационного дохода.
Когда виновные лица не найдены и недостача превышает нормы ЕУ, то у организации появляются внереализационные расходы.

Недостачи также, как и излишки, должны быть подтверждены соответствующими документами.

Порядок взыскания убытков от недостачи по результатам инвентаризации через суд

Процесс судебного разбирательства по вопросу взыскания материального вреда, нанесенного компании в виде недостачи, проходит в несколько этапов.

Но до судебного разбирательства работодатель следует такой схеме:

1. Создает инвентаризационную комиссию, которая будет состоять из независимых членов.
2. Назначает лицо, ответственное за проведение инвентаризации.
3. Проводит инвентаризацию.
4. Устанавливает появление излишек и недостач предприятия.
5. Приказывает бухгалтеру разобраться с нормой естественной убыли и предоставить расчет.
6. Требует от сотрудника письменно объяснить возникновение недостачи.
7. Составляет вместе с ответственным по инвентаризации акты и документы, необходимые для отчетности.

Чтобы реально представлять финансовое положение дел организации, независимо от формы собственности, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в распоряжении данной организации: сколько его, в каком оно находится состоянии, правильно ли было оценено.

Затем фактические остатки имущества сверяются с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.

Инвентаризация имущества и его источников – это операция бухгалтерского учета, с которой сталкивается в своей работе каждый бухгалтер. Узнать основные правила инвентаризации, сроки и порядок их проведения, порядок оформления результатов, а также как учитываются излишки и недостачи при инвентаризации поможет вам данная статья.

1. Инвентаризация и её нормативное регулирование

2. Когда проводится инвентаризация

3. Виды инвентаризаций

4. Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете

5. Оформление первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации

6. Оформление итогов: документы после инвентаризации

7. Как отражаются в учете результаты инвентаризации

8. Проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия

9. Учет недостачи при инвентаризации

10. НДС по недостаче при инвентаризации

11. Как оприходовать излишки при инвентаризации

12. Инвентаризация имущества на примере

13. Бухгалтерские проводки при инвентаризации — продолжаем пример

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Инвентаризация и её нормативное регулирование

Инвентаризация — это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Законодательно инвентаризация регулируется следующими документами:

• «О бухгалтерском учете» — Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г. (с изм. и доп.);
• «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» – Приказ Минфина № 34н от 29.07.1998г.;
• ПБУ 1/2008 — «Учетная политика организации»;
• «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» — Приказ Минфина № 493 от 13.06.1995г.;
• «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей» — Постановление Правительства РФ №814 от 12.11.2002г.;
• «Методические рекомендации по разработке норм естественной убыли» — Приказ Минфина № 955 от 31.03.2003г.

Основными причинами расхождений фактического наличия с данными учета являются:

• — неточности при приеме или выбытии имущества;
• — ошибки в первичных документах, неправильное отражение документальных данных в аналитическом и синтетическом учете;
• — прямые злоупотребления материально ответственных лиц.

2. Когда проводится инвентаризация

Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Все организации и ИП, ведущие бухгалтерский учет, обязаны проводить инвентаризацию в следующих случаях:

1. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
2. В случае смены материально ответственного лица;
3. При выкупе, продаже, передаче в аренду имущества;
4. В случае ликвидации или реорганизации организации;
5. В случае выявления фактов порчи или хищения имущества;
6. В случае различных чрезвычайных ситуаций.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, организации в обязательном порядке обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме. Такая ежегодная инвентаризация должна проводиться организацией не ранее 1 октября отчетного года.

Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерскому учета, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», инвентаризация может проводиться для:

• основных средств — один раз в три года;
• библиотечных фондов — один раз в пять лет.

3. Виды инвентаризаций

Добровольная инвентаризация может быть проведена в ситуации, предусмотренной учетной политикой организации или по приказу руководителя, эти документы определяют случаи, количество и сроки инвентаризаций в отчетном году.

Приложение к учетной политике по проведению инвентаризаций включает в себя:

• — график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году,
• — даты проведения плановых инвентаризаций,
• — перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Виды инвентаризаций можно представить в виде таблицы:

Критерий	Вид инвентаризации	Отличительные особенности инвентаризации
По обязательности проведения	Обязательная	Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации
	Инициативная	Проводится по решению руководителя
По периодичности	Плановая	Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки
	Внеплановая	Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством
По степени охвата	Полная	Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств
	Частичная	Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств
По методу проведения	Натуральная	Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобное
	Документальная	Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов

4. Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете

Все первичные документы, имеющие отношение к инвентаризации имущества, официально утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 года № 88. Вы можете воспользоваться ими, утвердив в учетной политике. Излишки и недостачи при инвентаризации организация имеет право фиксировать и в своих формах документов, если в них будут содержаться все реквизиты, которые требует Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г., и они будут утверждены в составе учетной политики.

Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете подразделяется на следующие этапы:

1. Подготовительный этап;
2. Создание инвентаризационной комиссии;
3. Проведение инвентаризации;
4. Оформление результатов инвентаризации.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

Для начала необходимо оформить распорядительный документ о проведении инвентаризации . Это может быть приказ, постановление или распоряжение за подписью руководителя организации (Форма ИНВ-22). В этом распорядительном документе должен быть перечислен состав инвентаризационной комиссии, сроки инвентаризации, перечень имущества и обязательств, подлежащих пересчету и сверке.

Приказ должен быть зарегистрирован в журнале учета приказов (ИНВ-23) и вручен председателю комиссии. Далее нужно взять расписки с материально ответственных лиц о том, что все материальные ценности учтены, документы сданы в бухгалтерию.

На основании распорядительного документа о проведении инвентаризации создается инвентаризационная комиссия . Такая комиссия должна включать не менее двух человек, один из которых: председатель комиссии.

В состав инвентаризационной комиссии входят:

• представители администрации организации;
• работники бухгалтерской службы;
• другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

В комиссию могут входить не только работники данной организации, но и приглашённые независимые эксперты, например, из сторонней аудиторской компании. В случае, когда в организации числится только руководитель, то все обязанности по проведению инвентаризации и оформлению её результатов возлагаются на него.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества специально создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

5. Оформление первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации

В указанные в распорядительном документе сроки инвентаризационной комиссией проводится инвентаризация имущества и их источников. Немаловажно помнить, что во время проведения инвентаризации никаких других операций по движению проверяемых ОС или ТМЦ проводиться не должно!

Результаты в процессе пересчета записываются в специальную инвентаризационную опись или акт в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами комиссии и сдаются в бухгалтерию.

Результаты инвентаризации вписываются в специальные инвентаризационные описи или акты по унифицированной форме. Основные средства вносятся в форму ИНВ-1, товарно-материальные ценности – ИНВ-3 и т.п. Напомню, что все формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, которые вы используете, независимо от того, типовые они или нет, утверждаются в составе учетной политики.

Если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими остатками имущества и обязательств, то их вносят в сличительные ведомости по форме ИНВ-18 и ИНВ-19. Сличительные ведомости составляются только по имуществу, при инвентаризации которого были выявлены отклонения от учетных данных. Там отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

6. Оформление итогов: документы после инвентаризации

Окончательные результаты проведенной инвентаризации обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме ИНВ-26. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Все документы после инвентаризации подписываются членами инвентаризационной комиссии, председателем комиссии и бухгалтером, принявшим первичные документы от председателя.

7. Как отражаются в учете результаты инвентаризации

Итак, все первичные документы оформлены и сданы в бухгалтерию, перед бухгалтером стоит задача произвести необходимые операции для достоверного отражения в учете излишков и недостач при инвентаризации. Как же отражаются результаты инвентаризации в учете? Какие проводки оформляются?

Прежде всего, бухгалтер должен знать, выявлено ли лицо, виновное в недостачах: от этого зависит способ учета недостач. Недостачи в пределах норм естественной убыли можно списать на издержки производства и обращения, а всё, что превышает нормы – относится на виновных лиц.

Если же виновные лица так и не выявлены, или же суд отказал во взыскании с них убытков, недостачи относятся на финансовые результаты. Куда именно бухгалтерия отнесет недостачи – решает руководитель организации в приказе, оформленном по результатам проведенной инвентаризации.

Излишки же сразу относятся на финансовые результаты, причем, оприходование производится по рыночным ценам на текущую дату. В целях исчисления налога на прибыль выявленные излишки и недостачи при инвентаризации считаются внереализационными доходами и расходами.

8. Проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия

Как оформить проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео.

9. Учет недостачи при инвентаризации

Чаще всего при инвентаризации выявляются именно недостачи. Учет недостачи при инвентаризации ведется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Дебет 94 – Кредит 01, 10, 43, 41 — отражена недостача по итогам инвентаризации

После проводится выяснение обстоятельств дела, имеются ли виновные лица, согласны ли они с возмещением недостачи. При необходимости дело рассматривается в суде.

Когда виновное лицо возмещает стоимость недостающих ТМЦ, счет 94 закрывается через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

Дебет 73 – Кредит 94 – недостача отнесена на виновное лицо

Если виновное лицо не выявлено, то бухгалтер относит недостачи на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:

Дебет 91-2 – Кредит 94 – недостача отнесена на прочие расходы

10. НДС по недостаче при инвентаризации

НДС, ранее принятый к вычету, подлежит восстановлению в случаях, перечисленных в п.3 ст. 170 НК РФ. Но списание недостачи по результатам проведенной инвентаризации не относится к перечню операций из вышеупомянутой статьи Налогового Кодекса. Недостача может быть выявлена вследствие хищения, пожара, истечения срока годности и т.п.

Поэтому, по мнению Высшего Арбитражного Суда РФ, восстанавливать НДС по недостаче при инвентаризации не нужно.

А вот Минфин зачастую придерживается прямо противоположного мнения, например, в Письме № 03-03-06/1/1997 от 21.01.2016 года сказано, что ТМЦ при списании из-за недостачи не подлежат дальнейшему использованию, а значит, НДС по ним должен быть восстановлен.

Однако такого правила Минфин рекомендует придерживаться не всегда. В Письме ГД-4-3/8627@ от 21.05.2015г. уточнено, что при выбытии имущества из-за пожара восстанавливать НДС не надо. Кроме того, восстанавливать НДС не нужно, если уничтожаются некачественные ТМЦ для обеспечения безопасности и реализации качественной продукции (Письмо Минфина № 03-07-11/34617 от 23.08.2013г.)

Таким образом, если выбытие имущества происходит вследствие хищения, порчи, недостачи, потери и т.п. или их невозможно использовать в дальнейшем из-за брака, истечения срока годности, то восстанавливать НДС не потребуется (Решение ВАС РФ № 3943/11 от 19.05.2011 и № ГД-4-3/21097 от 26.11.2013 и Письмо Минфина №03-01-13/01/47571 от 07.11.2013).

В то же время, исключать возможность претензии со стороны налоговых органов из-за разъяснений в Письме №03-03-06/1/1997 от 21.01.2016г. не стоит. В любом случае, ВАС принимает сторону налогоплательщиков, поэтому отстоять своё право в суде возможно.

11. Как оприходовать излишки при инвентаризации

Излишки могут на первый взгляд показаться благополучным результатом инвентаризации. Однако, это совсем не так. Ведь образоваться они могли в случае неверного оприходования ТМЦ, или неполной отгрузки товара покупателям, или списания ТМЦ в производство. То есть излишки, так же, как и недостачи, говорят о некачественной работе материально ответственных лиц и бухгалтера.

Как оприходовать излишки, выявленные при инвентаризации? Ранее мы уже отметили, что они являются внереализационным доходом и учитываются на счете 91 в корреспонденции со счетами учета того или иного имущества. Для оформления операции по оприходованию излишков используются проводки:

Дебет 10, 01, 50 и т.п. — Кредит 91-1

Если в результате инвентаризации были выявлены излишки по основным средствам, подлежащим амортизации, то исчислять амортизацию следует так, как и при покупке: с первого числа месяца, следующего за месяцем обнаружения.

Так как стоимость излишков относится на внереализационные доходы по счету 91-1, она является доходом, облагаемым налогом на прибыль.

Как оприходовать товар, выявленный при инвентаризации, в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео.

12. Излишки и недостачи при инвентаризации на примере

Рассмотрим всё вышесказанное об инвентаризации имущества на примере.

ООО «Фиалка», занимающаяся оптовой торговлей и применяющая общую систему налогообложения, провела инвентаризацию ТМЦ на складе при смене материально ответственного лица. В результате были выявлены излишки и недостачи.

Товар 1 – 10 шт. по 200 руб. (рыночная стоимость на дату инвентаризации)

Недостачи:

Товар 2 – 5 шт. по 300 руб.

Товар 3 – 8 шт. по 50 руб.

Товары, поступившие от ООО «Гладиолус», облагаются по ставке 18%.

Перед началом инвентаризации был издан приказ руководителя ООО «Фиалка», в котором указана причина инвентаризации, дата начала, конца и оформления результатов инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии. Приказ был доведен до сведения всех членов инвентаризационной комиссии и главного бухгалтера под роспись.

В результате инвентаризации была заполнена опись по форме ИНВ-3, которую прошили, пронумеровали, скрепили подписями членов инвентаризационной комиссии и печатью организации. При сравнении описей с ведомостями, предоставленными бухгалтерией, были выявлены излишки и недостачи при инвентаризации, в результате которых председатель инвентаризационной комиссии составил сличительную ведомость ИНВ-19 с указанием расхождений данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ТМЦ в количественном и стоимостном выражении.

Подведя итоги проведенной инвентаризации, описи и сличительные ведомости были сданы в бухгалтерию и главным бухгалтером совместно с председателем инвентаризационной комиссии были подписаны результаты инвентаризации.

В ходе проверки первичных документов главный бухгалтер установила, что недостача образовалась вследствие неверного оприходования ТМЦ в бухгалтерском учете ответственным за этот раздел учета бухгалтером. На основании докладной записки главного бухгалтера руководителю, был издан приказ о погашении стоимости недостачи за счет заработной платы бухгалтера по учету ТМЦ.

13. Бухгалтерские проводки при инвентаризации — продолжаем пример

Дебет 94 — Кредит 41 – на сумму 1500 руб. – Списан Товар 2.

Дебет 94 — Кредит 41 – на сумму 400 руб. – Списан Товар 3.

Дебет 73 — Кредит 94 – на сумму 1900 руб. – Сумма по недостаче ТМЦ отнесена на виновное лицо.

Дебет 70 — Кредит 73 – на сумму 1900 руб. – С виновного лица снята сумма недостачи с заработной платы.

Во избежание разногласий с ИФНС, бухгалтером было принято решение восстановить НДС по недостаче:

Дебет 19 — Кредит 60 – на сумму 342 руб. — восстановлен НДС по недостаче, выявленной в результате инвентаризации.

В результате вышеуказанной бухгалтерской проводки в книге продаж появится строка с указанием счета-фактуры на поступление этих ТМЦ от поставщика и суммой НДС, рассчитанной исходя из общей стоимости списанных ТМЦ:

1900 руб. *18% = 342 руб.

Излишки ТМЦ были оприходованы следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет 41 — Кредит 91-1 – на сумму 2000 руб. – Оприходован излишек Товара 1.

Итак, в результате проведенной инвентаризации был получен доход в сумме 2000,00 рублей. Общий итог инвентаризации: прибыль 2000 руб., убыток компенсирован виновным лицом за счет его заработной платы.

Таким образом, инвентаризация — это часть хозяйственной жизни, с которой каждый бухгалтер будет вынужден рано или поздно столкнуться на практике. Всегда помните, что все излишки и недостачи при инвентаризации должны быть документально оформлены и подтверждены подписями ответственных лиц и печатью организации.

Если у вас возникла неясная ситуация при учете излишков или недостач, выявленных при инвентаризации, приглашаем вас в комментарии, чтобы совместными усилиями разрешить ваши затруднения.

Излишки и недостачи при инвентаризации: учет и документы