Приходный кассовый ордер (бланк ПКО): можно ли выдавать вместо чека или БСО. Приходный кассовый ордер (скачать бланк)
Короткое обозначение М-4 скрывает за собой бланк приходного ордера. Этот документ относится к документам первичного учета и выписывается тогда, когда на склад предприятия поступает какая-либо продукция от поставщиков, которую необходимо приходовать.
Кто оформляет приходный ордер
Поскольку непосредственный прием поступающих товаров происходит на складе, то и заполнением документа занимается работник склада – кладовщик или его начальник, т.е. лицо материально-ответственное. Приходный ордер является документальным подтверждением факта передачи товарно-материальных ценностей от одной стороны договора к другой.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Основные правила по заполнению формы М-4
С 2013 года данная форма не является строго обязательной к применению, тем не менее, она по-прежнему широко используется на предприятиях и в организациях.
Приходный ордер имеет две стороны и содержит все необходимые сведения, касаемо поставщика, потребителя и самой продукции: ее наименование, сорт, размер, количество, стоимость и т. д. (при этом следует отметить, что часть ячеек можно оставлять пустыми). Если в составе товарно-материальных ценностей имеются драгоценные металлы или камни, то в данном документе необходимо указать сведения из сопроводительного техпаспорта.
При оформлении ордера следует избегать ошибок и помарок, а в случае допущения неточностей лучше заполнить новый бланк.
По правилам бланк можно заполнять как от руки, так и на компьютере, но в любом случае, документ должен обязательно содержать «живые» подписи представителя поставщика и потребителя.
После оформления, номер приходного ордера необходимо зарегистрировать в карточке учета материалов и передать на хранение в бухгалтерию предприятия, где он, как и другие первичные документы должен храниться не менее пяти лет.
Выписывается документ точно в день поступления товаров и отражает фактический приход. Оформляется приходный ордер в одном экземпляре, а если от одного и того же поставщика в течение одного дня бывает несколько поставок, их все можно вносить в один документ.
Инструкция по заполнению приходного ордера
Сказать, что данный вид документа может вызвать какие-то сложности при заполнении, нельзя, поскольку он имеет вполне простую и понятную форму. Стандартный бланк приходного ордера условно можно разделить на несколько частей, в которых содержится три таблицы.
Заполнение «шапки» и первой таблицы формы М-4
Первая таблица – это «шапка» документа. Сначала в ней указывается номер ордера по внутреннему документообороту компании. Затем вписывается наименование организации, принимающей товар, с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий им организаций – код содержится в учредительных бумагах фирмы), а также (по необходимости) структурное подразделение, которое выписывает ордер.
Далее в таблицу вносится дата составления документа, код вида операции (при использовании такого кодирования), номер склада поставщика, его полное наименование, код (при наличии) и страховщик (если товарно-материальные ценности застрахованы). Затем здесь же указываются номера бухгалтерского счета, кода аналитического учета (если таковая система применяется), номера сопроводительного и платежного документов.
Заполнение второй таблицы формы М-4
Вторая таблица приходного ордера относится непосредственно к приходуемой продукции . Сначала указывается наименование товара и его номенклатурный номер, затем единица измерения: ее код — в соответствии с Единым классификатором единиц измерения, и наименование (штуки, килограммы, кубы, метры и т.п.). Далее вносятся сведения о количестве принятых товарно-материальных ценностей (по документам и фактически) – они должны совпадать.
После этого идет информация о стоимости: в седьмой столбик вносится цена за штуку, потом — общая стоимость без учета НДС, затем — выделенный НДС, а потом общая цена уже с учетом НДС. Номер паспорта указывается, если товарно-материальные ценности имеют данный сопроводительный документ (например, ювелирные изделия). В последнюю очередь в таблицу вписывается номер карточки по складской картотеке.
Оставшиеся незаполненными строки необходимо перечеркнуть (в виде буквы Z или крест накрест).
Заполнение оборотной стороны формы М-4
На обратной стороне документа подводится итог по приходу : общее количество принятого товара, его общая стоимость без НДС, размер НДС и стоимость с НДС. Письменно расшифровывать суммы не нужно.
В завершение на приходном ордере должны быть поставлены подписи непосредственного приемщика товара (в данном случае, кладовщика) и представителя поставщика (в данном случае, экспедитора) с обязательной расшифровкой. Заверять ордер печатью нет необходимости, т.к. с 2016 года юридические лица могут не проштамповывать свои документы.
ПКО — это документ, который всегда оформляется бухгалтером-кассиром при получении наличных денег. Бланк приходного кассового ордера имеет унифицированную форму (КО-1) и регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Бюджетные организации обязаны использовать именно его, поэтому ниже вы можете скачать (Word) приходный кассовый ордер, бланк.
Скачать бесплатно приходно-кассовый ордер, бланк 2019 года
Как оформляется ПКО
Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.
Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.
Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).
Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.
Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.
Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.
ПКО можно составлять:
- на каждую операцию по приему наличных денег в кассу;
- на всю сумму денег, поступивших в кассу бюджетной организации за день. Такой ПКО составляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к чеку кассы, иных документов, предусмотренных законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Центробанк разрешает заполнять книгу любому сотруднику. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).
Инструкция по заполнению
Изучить и скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно вы смогли в начале статьи. Теперь разберемся, как правильно заполнить его.
Рассмотрим эту процедуру по шагам.
Шаг 1. Заполняем шапку
Указываем полное наименование организации. Если есть касса в структурном подразделении — вписываем его название, а если нет — ставим прочерк.
Здесь же указываются коды ОКУД и ОКПО, присвоенные органом статистики.
Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»
Номер документа соответствует порядковому номеру по журналу регистрации (форма № КО-3) с начала календарного года. Дата должна совпадать с днем передачи денег.
Строки «Дебет» и «Кредит» заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.
Шаг 3. Указываем, кто и зачем внес средства
В строке «Принято» вписываем Ф.И.О. человека, от которого были приняты наличные деньги.
В строке «Основание» требуется уточнить хозяйственную операцию. К примеру, оплата за платные образовательные услуги.
Шаг 4. Вписываем сумму
Сумму указываем прописью.
Помните, что сумма наличных расчетов в рамках одного договора может составлять не более 100 000 рублей. Принятие нескольких ПКО на общую сумму больше разрешенной также будет нарушением!
В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или запись «Без налога (НДС)».
Шаг 5. Заполняем квитанцию
Квитанция к ПКО заполняется аналогично.
Ставим печать только на квитанции. Левая часть ПКО оформляется без печати.
С помощью приходного кассового ордера оформляется приём наличности в кассу предприятия.
Форма ПКО унифицирована и имеет кодировку КО-1.
Скачайте бесплатно бланк и образец заполнения
Помарки и исправления при заполнении не допускаются. Ордер заполняется вручную или электронным способом.
После заполнения, ПКО и квитанцию подписывают кассир, его составивший, и главный бухгалтер (или замещающее его уполномоченное лицо); ордер заверяют печатью: основное расположение печати - на квитанции, краешек её оттискивается на ПКО.
Как правильно заполнить приходный кассовый ордер в 2019 году
1. Вверху указывается название организации, выдавшей ордер, его код по ОКПО, наименование структурного подразделения этой организации, если ордер выдавался в подразделении. Если нет подразделения, ставится прочерк;
2. Указывается порядковый номер ПКО (из журнала регистрации КО-3) и дата выписки ордера цифрами (день, месяц, год);
3. В табличной части:
- в поле «Дебет»пишется номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются наличные; это поле заполнять не обязательно;
- в графе «Кредит» пишется код структурного подразделения, на которое приходуются деньги (или ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денег в кассу; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если организация такие коды применяет, или ставим прочерк);
- сумма ставится цифрами;
- код целевого назначения пишется в том случае, если организация их применяет; или ставится прочерк.
- вписывается название организации и ФИО сдающего деньги лица, если это от сторонней организации, и только ФИО, если деньги сдаёт сотрудник организации, выписавшей ПКО;
- далее - на основании чего сдаются средства (возврат средств, остаток от аванса, оплата по договору и т.д.);
- сумма пишется с начала строки с большой буквы, рубли - прописью, копейки цифрами. Оставшееся в строке пустое место прочеркивается;
- в строке «В том числе», если операция облагается налогом, цифрами указывается сумма НДС; в противном случае пишется «Без НДС»;
- в строку «Приложение» вписываются прилагаемые документы и их данные, на основании чего выдаются деньги (авансовый отчет, накладная, заявление и пр.).
5. Приняв деньги в кассу, кассир расписывается в ПКО и на квитанции, ставит на квитанцию печать или штамп кассира;
6. После этого квитанция отрывается и отдаётся лицу, внёсшему денежные средства;
7. После завершения кассовой операции кассир ставит на приходный ордер штамп «Получено» с датой и личной подписью.
Прием денег по ПКО совершается только в день его оформления.
Приходный кассовый ордер - это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием наличных денежных средств в кассу организации.
Когда выписывается приходный кассовый ордер
Поскольку приходный кассовый ордер является первичным документом бухгалтерского учета, следовательно, он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), то есть по факту поступления наличных денежных средств в кассу организации, индивидуального предпринимателя.
Таким образом, выписывать приходный кассовый ордер необходимо в момент сдачи наличных денежных средств в кассу хозяйствующего субъекта.
В каких случаях заполняется форма приходного кассового ордера
Приходный кассовый ордер заполняется, когда поступают наличные денежные средства в кассу организации следующих случаях:
оприходование поступившей выручки. При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или БСО, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется только один ПКО;
возврат неиспользованных подотчетных денег;
получение денег с расчетного счета;
возврат заимствованных средств;
Форма приходного кассового ордера
Для приходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-1), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
В соответствии с формой N КО-1 приходный кассовый ордер имеет две части: непосредственно сам приходный ордер и квитанцию к приходному кассовому ордеру. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему наличные деньги в кассу организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью организации, подписана так же, как сам приходный ордер, и кроме того квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром, приходующим деньги. При этом сам приходный кассовый ордер должен остаться в кассе.
Оформление приходного кассового ордера
Приходный кассовый ордер оформляется:
главным бухгалтером;
бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер);
руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
При этом приходный кассовый ордер подписывает или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Приходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.
Если приходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.
Исправлений в приходном кассовом ордере не допускается.
Порядок заполнения приходного кассового ордера
Бланк приходного кассового ордера выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
При этом квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира.
Заполнение бланка приходного кассового ордера
Заполняется бланк приходного кассового ордера следующим образом:
В строке «Организация» указывается полное наименование организации и ее код ОКПО, присвоенный отделом статистики.
Следующая строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения данной организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк.
ПКО нумеруются, как правило, начиная с 1 января текущего года - порядковый номер ставится в графе «Номер документа».
В связи с тем, что первичные документы должны заполняться в день проведения операции, в графе «Дата составления» указывается текущее число.
В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов, если организация применяет кодирование:
Так в графу "Дебет" заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Предприятия, выдавшие ордер, в этой графе ставят счёт 50 «Касса» Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии с рабочим планом счетов организации.
В графе "Кредит, корреспондирующий счет, субсчет" указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации. Это могут быть такие счета, как 90.1 «Выручка от продаж», 51 «Расчётные счета», 62 «Расчёты с покупателя ми и заказчиками», 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчёты с учредителями».
В графу «Сумма» цифрами вносится сумма средств, приходуемая в кассу.
В графе «Код целевого назначения» ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования.
В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями - наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства. При этом вносится слово «через», например «Принято от «Наименование организации» через «ФИО сотрудника через которого переданы средства»».
В поле «Основание» необходимо занести содержание операции, например «розничная выручка» или «оплата по договору».
В строке «Сумма» правила требуют указать всю сумму поступающих средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами). Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.
Здесь следует обратить внимание на такую особенность. Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается.
В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись "без налога (НДС)".
Прилагаемые документы с указанием их номеров и дат заполнения располагаются в поле «Приложение». Сами эти документы непосредственно после получения денег погашаются штампом «Получено» с указанием текущей даты.
Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру
Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер.
В отрывной квитанции, прилагающейся к приходному кассовому ордеру, заполняется такая информация:
Наименование организации
Номер и дата составления документа
Принято от
Основание
В том числе
Главный бухгалтер (подпись)
Кассир (подпись)
Действия кассира после получения денежных средств
После этого кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции.
На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер
После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.
При этом делается запись о принятых деньгах в кассовой книге (форма N КО-4).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Журнал регистрации кассовых документов КО-3 - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.
Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.
Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8).
Штрафные санкции за отсутствие ПКО
Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится приходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.
Также отсутствие первичных кассовых документов у организации-покупателя может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения ( - доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).
Сроки хранения приходных кассовых ордеров
Сроки хранения приходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Приходный кассовый ордер: подробности для бухгалтера
- Организация наличных расчетов в автономном учреждении
Прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам. При получении такого ордера... наличии подписи руководителя), при оформлении приходного кассового ордера на бумажном носителе – проверить... подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Наличные деньги должны приниматься полистным... суммы сумме, отраженной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю довнести... При этом кассиру необходимо перечеркнуть приходный кассовый ордер (в случае оформления этого...
- Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций
Прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам. При получении такого ордера... наличие подписи руководителя), при оформлении приходного кассового ордера на бумажном носителе – ее соответствие... наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Наличные деньги должны приниматься полистным... сверяет сумму, прописанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых... суммы сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю довнести...
- Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет
Кассовые операции оформляются кассовыми документами: приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера. С введением... иных документов, предусмотренных законодательством. В приходный кассовый ордер необходимо будет внести только общую... . Также нововведения коснулись правил переоформления приходных кассовых ордеров. В случае несоответствия вносимой суммы... , указанной в приходном кассовом ордере, составленном на бумаге, кассир перечеркивает приходный кассовый ордер и направляет ответственному...
- Изменен порядок оформления кассовых операций и выдачи средств под отчет
Ф. 0310004) осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому... электронной форме. Так, при получении приходного кассового ордера (ф. 0310001) кассир проверяет... не соответствует сумме, указанной в приходном кассовом ордере (ф. 0310001), кассир предлагает... наличных денежных средств. Кассир перечеркивает приходный кассовый ордер (ф. 0310001) (в случае... – проставляет отметку о необходимости переоформления приходного кассового ордера) и передает (направляет) главному...
Завершив выполнение работ по договору, подрядчик оформил акт сдачи-приема и направил его заказчику работ. Последний отказался подписывать акт, сославшись на отражение в нем видов работ, не предусмотренных договором и сметой. Подрядчик оформил новый акт, исключив из первоначально составленного спорные (лишние) виды работ. Заказчик подписал акт, на основании которого подрядчик выставил счет-фактуру. Впоследствии стороны путем переговоров урегулировали спор в отношении исключенных из акта видов работ: было заключено дополнительное соглашение к договору, составлена дополнительная смета, подписан акт сдачи-приема работ. Как в такой ситуации поступить подрядчику? Внести исправления в первоначально составленный счет-фактуру? Оформить корректировочный счет-фактуру? Выставить заказчику второй обычный «отгрузочный» счет-фактуру на спорные работы? В Постановлении КС РФ от 01.02.2019 № 7‑П проверялась конституционность пп. «п» п. 2 Перечня видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 № 841. В районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, исчисленные застрахованному лицу исходя из МРОТ размеры пособий определяются с учетом этих коэффициентов. Это правило закреплено в п. 11.1 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.
На практике нередки ситуации, когда организация до истечения срока полезного использования объекта ОС ликвидирует не весь объект, а лишь какую‑то его часть. При этом гл. 25 НК РФ не содержит норм, регламентирующих порядок отражения в налоговом учете операций, связанных с частичной ликвидацией. А между тем вопросов, связанных с данной операцией, более чем достаточно. Какими документами оформлять частичную ликвидацию объекта ОС? Как отразить материалы, полученные в процессе частичной ликвидации? Можно ли учесть сумму недоначисленной амортизации в отношении ликвидированной части? На эти вопросы вы найдете ответы в данном материале. Когда речь идет о разъездном характере работы, все почему‑то сразу представляют себе водителей. Конечно, им, как правило, такой характер работы и устанавливается, но на самом деле он может быть установлен абсолютно любому работнику, трудовая функция которого связана с разъездами. О порядке установления разъездного характера работы и оформлении работниками отчетности в специализированной литературе и в законодательстве говорится очень мало и некоторые работодатели в этих вопросах теряются. Давайте разбираться…
