Процессы планирования проекта. Основные понятия и определения
Сущность планирования состоит в определении целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены, выборе нужных для этого методов и средств, а также ресурсов и согласовании действий организаций - участников проекта.
Деятельность по разработке планов охватывает все этапы создания и исполнения проекта. Она начинается с участия руководителя (менеджера) в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений, а также при проработке деталей, включая составление контрактных предложений, заключение контрактов, проведение работ, и заканчивается при завершении проекта.
На этапе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта: продолжительность по каждому из контролируемых этапов, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций. Процессы и процедуры планирования проекта должны обеспечивать его реализуемость в заданные сроки с минимальной стоимостью в рамках нормативных затрат ресурсов и с надлежащим качеством.
В хорошо организованном проекте за выполнение каждой цели должен нести ответственность конкретный орган управления: руководитель проекта за все цели (миссию проекта), ответственные исполнители за частные цели и т.д. Дерево целей проекта должно совпадать со структурой подразделений организации, отвечающей за реализацию проекта. Для этого разрабатывается матрица ответственности, о которой говорилось подробно в предыдущей главе, определяющая функциональные обязанности исполнителей по проекту, конкретизирующая набор работ, за реализацию которых ответственные исполнители отвечают персонально.
Чем выше уровень органа управления, тем в более обобщенных, агрегированных показателях принимаются решения по управлению подчиненными подразделениями. С повышением уровня иерархии увеличивается временной интервал между выдачей плановых заданий и контролем их исполнения. При этом в промежутках между моментами вмешательства (выдачей плановых заданий, определением контрольных показателей и т.д.) подразделения нижнего уровня работают самостоятельно, независимо от подразделений того же или соседнего уровня. Самостоятельное функционирование подразделений должно быть обеспечено определенными запасами ресурсов, которые также необходимо планировать.
Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности его участников, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы.
Планирование проекта представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур. Первый этап планирования проекта – разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения ими, заключения контрактов и пр. Планирование проекта предшествует контролю, так как в процессе его реализации проводится сравнение плановых и фактических показателей.
4.2. Процессы планирования
Планирование относится к наиболее важным процессам в создании проекта, так как результатом его является обычно уникальный объект, товар или услуга. Объем и детальность планирования определяются содержанием (замыслом) проекта.
Процессы планирования могут повторяться и входить в состав итерационной процедуры, выполняемой до достижения определенного результата. Например, если первоначальная дата завершения проекта неприемлема, то требуемые ресурсы, стоимость, а иногда и содержание проекта должны быть изменены. Результатом в этом случае будут новые согласованные сроки, объемы, номенклатура ресурсов, бюджет и содержание проекта, соответствующие его целям. Сам процесс планирования не может быть полностью алгоритмизирован и автоматизирован, так как содержит много неопределенных параметров и часто зависит от случайных факторов. Предлагаемые варианты плана могут отличаться, если они разрабатываются различными командами, специалисты в которых поразному оценивают влияние на проект внешних факторов.
Основные процессы планирования могут повторяться несколько раз в течение как всего проекта, так и его отдельных фаз. К ним относят:
Планирование содержания проекта и его документирование;
Описание содержания проекта, определение основных этапов его реализации, декомпозицию их на более мелкие и управляемые элементы;
Составление сметы, оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ;
Определение работ, обеспечивающих достижение целей проекта, формирование их конкретного списка;
Последовательность работ, определение и документирование технологических зависимостей и ограничений на работы;
Оценку продолжительности работ, трудозатрат и других необходимых ресурсов;
Расчет расписания, анализ технологических зависимостей выполнения работ, их длительности и требований к ресурсам;
Планирование ресурсов, определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах потребуются для проекта. Определение сроков работ с учетом ограниченности ресурсов;
Составление бюджета, привязка сметных затрат к конкретным видам деятельности;
Создание (разработку) плана проекта: объединение результатов всех процессов планирования в общий документ.
Вспомогательные процессы выполняются по мере необходимости. К ним относят:
Ø планирование качества, определение стандартов качества, соответствующих данному проекту, и поиск путей их достижения;
Ø организационное планирование (проектирование), определение, обследование, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений подчиненности;
Ø подбор кадров, формирование команды проекта на всех стадиях его жизненного цикла;
Ø планирование коммуникаций, определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: кому и какая информация необходима, когда и как она должна быть доставлена;
Ø идентификация и оценку рисков, анализ фактора неопределенности и его влияния на ход реализации проекта, определение благоприятного и неблагоприятного сценариев реализации, документирование рисков;
Ø планирование поставок: что, каким образом, когда и с помощью кого закупать и поставлять;
Ø планирование предложений, документирование товарных требований и определение потенциальных поставщиков.
4.3. Уровни планирования
Определение уровней планирования проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т.д. В ходе этого процесса выявляются вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи.
Планы (графики, сети) как результаты процессов планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную структуру, обладающую свойствами агрегирования информации, дифференцированной по уровням управления, эшелонироваться по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные).
Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающих постоянное сравнение плановых данных с фактическими, и обладать большой гибкостью, актуальностью и эффективностью.
Агрегирование календарно-сетевых планов (графиков) - важный и весьма эффективный инструмент, позволяющий управлять сложными проектами. С помощью этого инструмента участники проекта могут получать сетевые планы различной степени агрегирования, в объеме и по содержанию соответствующие их правам и обязанностям по проекту. Упрощенно агрегирование сетевых планов для трех уровней может быть представлено в виде некоторой информационной пирамиды, изображенной на рис. 13.1. Здесь на основании детального сетевого плана (внизу пирамиды) на следующий уровень управления передается план только с ключевыми этапами (вехами).
Сетевые планы укрупняют из-за того, что общий сетевой план состоит из множества частных. В каждом из таких частных планов определяют самый длинный путь. Эти пути затем ставят на место отдельных частей сети. При помощи такого постепенного агрегирования получают многоуровневые сетевые планы.
Обычно выделяют три вида планов:
1) концептуальный;
2) стратегический;
3) тактический (детальный, оперативный).
Концептуальное планирование представляет собой процесс разработки основной документации по проекту, технических требований, оценок, укрупненных календарных планов, процедур контроля и управления. Концептуальное планирование проводится в начальный период жизненного цикла проекта.
Рис. 13.1. Взаимосвязь уровней планирования
Стратегическое планирование представляет собой процесс разработки стратегических, укрупненных, долгосрочных планов.
Детальное (оперативное, тактическое) планирование связано с разработкой тактических, детальных планов (графиков) для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей.
Уровни агрегирования плана должны соответствовать уровням управления. Чем выше уровень, тем более агрегированная, обобщенная информация используется для управления. Для каждого из уровней есть свое представление входных данных, которыми обычно являются:
Договорные требования и обязательства;
Описание доступных ресурсов и ограничения на их использование (сроки, интенсивность, размещение и т.д.);
Оценочные и стоимостные модели;
Документация по аналогичным разработкам.
Уровень стратегического планирования связан с двумя основными вопросами.
1. Что мы собираемся сделать?
2. Как мы это сделаем?
Как правило, частные (специфические) цели проекта по мере его реализации могут меняться, в то время как стратегические цели, миссия остаются неизменными, поэтому этапу стратегического планирования придается особое значение. Здесь должна быть достигнута предельная ясность по проекту в целом, по основным этапам его реализации, по целям, которые должны быть достигнуты.
Модель стратегического планирования может содержать несколько подэтапов, представленных на рис. 13.2. Подэтапы стратегического планирования могут и не иметь определенной, наперед заданной последовательности. Как правило, они выполняются
Рис. 13.2. Модель стратегического планирования
несколько раз, когда информация, получаемая после очередного этапа анализа или выполнения процедуры, используется на последующем этапе и снова возвращается на предыдущий этап (или предыдущие этапы) с уже уточненной или некоторой дополнительной информацией.
Методы SWOT-анализа (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats – преимущества, слабые стороны, возможности, угрозы) часто используются для целей стратегического планирования, в особенности для оценки специфических параметров самой организации и ее окружения. Для проведения SWOT-анализа используют табл. 13.1.
Для ее заполнения необходимо ответить на ряд вопросов.
Каковы наши преимущества? Как мы можем их реализовать?
В чем наши слабые стороны? Как мы можем уменьшить их влияние?
Какие существуют возможности? Как мы можем извлечь выгоду из них?
Что могло бы воспрепятствовать угрозам?
Что мы могли бы сделать, чтобы избежать возникновения проблем или преодолеть уже возникшие?
По результатам SWOTанализа можно определить, в частности, к какому типу следует отнести стратегию для конкретного проекта.
Двенадцать возможных стратегий для проектов:
1) ориентированная на строительство;
2) основанная на финансировании (связанная с применением нетривиальных схем финансирования, возможно с использованием долговых обязательств или субсидий, а также когда уделяется особое внимание финансовым потокам или стоимости капитала);
3) государственная;
4) проектная, дающая существенные преимущества по сравнению с другими технологиями;
5) построенная на отношениях заказчик - подрядчик, при которой используются различные формы партнерских отношений между заказчиком и подрядчиком;
6) технологическая, ориентированная на применение самых современных, но и в большей степени подверженных риску технологиях;
7) ориентированная на ввод в эксплуатацию;
8) обеспечивающая оптимизацию соотношения затрат, качества и сроков;
9) ресурсно-ориентированная, применяющаяся при ограниченности или высокой стоимости ресурсов, их дефицитности и уникальности;
10) ориентированная на масштаб решаемых проблем или на заданный параметр, например обеспечение заданного количества рабочих мест в регионе;
11) ориентированная на случайность или на непредвиденные чрезвычайные обстоятельства;
12) пассивная, когда вообще нет стратегии как таковой и поведение окружающей среды непредсказуемо.
n1.doc
13.2. Процессы планирования
Планирование относится к наиболее важным процессам для проекта, так как результатом его реализации является обычно уникальный объект товар или услуга. Объем и детальность планирования определяются полезностью информации, которую можно получить в результате выполнения процесса, и зависят от содержания (замысла) проекта.Эти процессы могут повторяться и входить в состав итерационной процедуры, выполняемой до достижения определенного результата. Например, если первоначальная дата завершения проекта неприемлема, то требуемые ресурсы, стоимость, а иногда и содержание проекта должны быть изменены. Результатом в этом случае будут согласованные сроки, объемы, номенклатура ресурсов, бюджет и содержание проекта, соответствующие его целям. Сам процесс планирования не может быть полностью алгоритмизирован и автоматизирован, так как содержит много неопределенных параметров и часто зависит от случайных факторов. Поэтому предлагаемые в результате планирования варианты могут отличаться, если они разрабатываются разными командами, специалисты в которых по-разному оценивают влияние на проект внешних факторов. Процессы планирования включают следующие.
Основные процессы планирования могут повторяться несколько раз как в течение всего проекта, так и его отдельных фаз. К ним относят:
Планирование содержания проекта и его документирование; « описание содержания проекта, определение основных этапов реализации проекта, декомпозиция их на более мелкие и управляемые элементы;
Составление сметы, оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;
Определение работ, формирование списка конкретных работ, которые обеспечивают достижение целей проекта;
Расстановку (последовательность) работ, определение и документирование технологических зависимостей и ограничений на работы;
Оценку продолжительности работ, трудозатрат и других ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ;
Расчет расписания, анализ технологических зависимостей выполнения работ, длительности работ и требований к ресурсам;
Планирование ресурсов, определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах потребуются для выполнения работ проекта. Определение сроков выполнения работ с учетом ограниченности ресурсов;
Составление бюджета, привязка сметных затрат к конкретным видам деятельности;
Создание (разработку) плана проекта, сбор результатов остальных процессов планирования и их объединение в общий документ.
Вспомогательные процессы выполняются по мере необходимости. К ним относят:
Планирование качества, определение стандартов качества, соответствующих данному проекту, и поиск путей их достижения;
Организационное планирование (проектирование), определение, обследование, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений подчиненности;
Подбор кадров, формирование команды проекта на всех стадиях жизненного цикла проекта, набор необходимых людских ресурсов, включенных в проект и работающих в нем;
Планирование коммуникаций, определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: кому и какая информация необходима, когда и как она им должна быть доставлена;
Идентификацию и оценку рисков, определение того, какой фактор неопределенности и в какой степени может повлиять на ход реализации проекта, определение благоприятного и неблагоприятного сценария реализации проекта, документирование рисков;
Планирование поставок, определение того, что, каким образом, когда и с помощью кого закупать и поставлять;
Планирование предложений, документирование товарных требований и определение потенциальных поставщиков.
13.3. Уровни планирования
Определение уровней планирования является также предметом планирования и проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т.д. В ходе этого процесса определяются вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи.Планы (графики, сети) как выражение результатов процессов планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную структуру, обладающую свойствами агрегирования информации, дифференцированной по уровням управления информированностью, эшелонироваться по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные). Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов "обратной связи", обеспечивающих постоянное сравнение плановых данных с фактическими, и обладать большой гибкостью, актуальностью и эффективностью.
Агрегирование календарно-сетевых планов (графиков) является важным и весьма эффективным инструментом, позволяющим управлять сложными проектами. С помощью этого инструмента участники проекта могут получать сетевые планы различной степени агрегирования в объеме и по содержанию соответствующие их правам и обязанностям по проекту. Упрощенно агрегирование сетевых планов для трех уровней может быть представлено в виде некоторой информационной пирамиды на рис. 13.3.1. Здесь, исходя из детального сетевого плана (внизу пирамиды), на следующий уровень управления передается план только с ключевыми этапами (вехами).
Сетевые планы укрупняют из-за того, что общий сетевой план состоит из множества частных сетевых планов. В каждом из таких частных планов определяют самый длинный путь. Эти пути затем ставят на место отдельных частей сети. При помощи такого постепенного агрегирования получают многоуровневые сетевые планы.
Рис. 13.3.1. Взаимосвязь уровней планирования
Обычно выделяют следующие виды планов:
Концептуальный план;
Стратегический план реализации проекта;
Тактические (детальные, оперативные) планы.
Концептуальное планирование, результатом которого является концептуальный план, представляет собой процесс разработки основной документации по проекту, технических требований, оценок, укрупненных календарных планов, процедур контроля и управления. Концептуальное планирование проводится в начальный период жизненного цикла проекта.
Стратегическое планирование представляет собой процесс разработки стратегических, укрупненных, долгосрочных планов.
Детальное (оперативное, тактическое) планирование связано с разработкой тактических, детальных планов (графиков) для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей.
Уровни (агрегирования) плана должны соответствовать уровням управления. Чем выше уровень, тем более агрегированная, обобщенная информация используется для управления. Для каждого из уровней есть свое представление входных данных, которыми обычно являются:
Договорные требования и обязательства;
Описание доступных ресурсов и ограничения на их использование (сроки, интенсивность, размещение и т.д.);
Оценочные и стоимостные модели;
Документация по аналогичным разработкам.
Уровень стратегического планирования связан с двумя основными вопросами:
Что мы собираемся сделать?
Как мы это сделаем?
Как правило, частные (специфические) цели проекта по мере его реализации могут меняться, в то время как стратегические цели проекта, его миссия остаются неизменными. Поэтому этапу стратегического планирования придается особое значение. Здесь должна быть получена предельная ясность по проекту, по основным этапам его реализации, по целям, которые должны быть достигнуты.
Рис. 13.3.2. Модель стратегического планирования
Модель стратегического планирования может содержать несколько подэтапов, представленных на рис. 13.3.2. Подэтапы стратегического планирования могут и не иметь определенной, наперед заданной последовательности. Как правило, они выполняются несколько раз, когда информация, получаемая после очередного этапа анализа или выполнения процедуры, используется на последующем этапе, снова возвращается на предыдущий или предыдущие этапы с уже уточненной или некоторой дополнительной информацией.
Методы SWOT -анализа (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats - преимущества, слабые стороны, возможности, угрозы) часто используются для целей стратегического планирования, в особенности для оценки специфических параметров самой организации и ее окружения. Для проведения SWOT-анализа используют табл. 13.3.1. Для ее заполнения необходимо ответить на следующие вопросы:
Каковы наши преимущества? Как мы можем их реализовать?
В чем наши слабые стороны? Как мы можем уменьшить их влияние?
Какие существуют возможности? Как мы можем извлечь выгоду из них?
Что могло бы воспрепятствовать угрозам?
Что мы могли бы сделать для каждого из обстоятельств, чтобы преодолеть или избежать возникновения проблемы?
Таблица 13.3.1
Таблица для проведения SWOT-анализа
По результатам SWOT-анализа, в частности, можно определить, к какой из стратегий следует отнести стратегию для конкретного проекта.
Двенадцать возможных стратегий для проектов:
Ориентированная на строительство;
Основанная на финансировании, связанная с применением нетривиальных схем финансирования, возможно, с использованием долговых обязательств или субсидий, а также когда уделяется особое внимание финансовым потокам или стоимости капитала;
Государственная;
Проектная, когда проектная технология дает существенные преимущества по сравнению с другими технологиями;
Построенная на отношениях "заказчик-подрядчик", при которой используются различные формы партнерских отношений между заказчиком и подрядчиком;
Технологическая, ориентированная на применение самых современных, но и в большей степени подверженных риску технологиях;
Ориентированная на ввод в эксплуатацию;
Обеспечивающая оптимизацию отношения затрат, качества и сроков;
Ресурсно-ориентированная, в особенности при ограниченности или высокой стоимости ресурсов, их дефицитности и уникальности;
Ориентированная на масштаб решаемых проблем или на заданный объем, например обеспечение заданного количества рабочих мест в регионе;
Ориентированная на случайность или на непредвиденные чрезвычайные обстоятельства;
Пассивная, когда вообще нет стратегии как таковой и поведение окружающей среды непредсказуемо.
Планирование представляет собой процесс разработки и принятия целевых установок количественного и качественного характера и определения путей наиболее эффективного их достижения. Эти установки, разрабатываемые чаще всего в виде дерева целей, характеризуют желаемое будущее и по возможности численно выражаются набором показателей, ключевых для данного уровня управления.
Необходимость составления планов определяется многими причинами. Наиболее значимые из них: неопределенность будущего, координирующая роль плана, оптимизация экономических последствий.
Действительно, если бы будущее проекта было абсолютно предопределенным, не было бы нужды постоянно разрабатывать планы, совершенствовать методы их составления и структурирования. Отсюда видно, что главная цель составления любого плана — не определение точных цифр и ориентиров, поскольку сделать это невозможно в принципе, а идентификация по каждому из важнейших направлений некоторого «коридора», в границах которого может варьировать тот или иной показатель.
Смысл координирующей роли плана состоит в том, что наличие хорошо структурированных целевых установок дисциплинирует как перспективную, так и текущую деятельность, приводит ее в определенную систему, позволяет компании работать без существенных сбоев.
Последняя причина необходимости составления планов заключается в том, что любое рассогласование деятельности системы требует финансовых затрат (прямых или косвенных) на его преодоление. Вероятность наступления подобного рассогласования гораздо ниже, если работа осуществляется по плану; кроме того, и негативные финансовые последствия менее значительны.
Планирование позволяет обеспечить высокую степень и высокую вероятность достижения целей на основе систематической подготовки решений. Тем самым оно представляет собой предпосылку эффективной реализации проекта. План проекта является основным инструментом интеграции участников проекта. Разработка и согласование плана проекта обеспечивает лучшее понимание всеми участниками своих задач и ответственности.
В плане проекта подробно анализируются методы обеспечения сбалансированности проектных затрат, сроков реализации, расписания и качества.
На этапе планирования проекта решаются следующие задачи:
- уточнение и детализация целей и результатов проекта;
- уточнение состава и объема работ проекта;
- разработка реального расписания и бюджета проекта (либо отдельных его фаз);
- уточнение потребности проекта в ресурсах, план ресурсного обеспечения проекта (либо отдельных фаз проекта);
- оценка рисков и разработка плана реагирования на риски;
- уточнение порядка взаимодействия в проектной команде, а также между проектной командой и внешней средой;
- разработка и уточнение процедур управления проектом;
- согласование плана основными участниками проекта;
- утверждение плана проекта.
Укрупненная структура плана управления проектом
Основные этапы планирования
Формирование целей
В рамках планирования ставятся две группы целей.
Формальные цели представляют собой критерий оценки полезности деятельности и состояния проекта, который выводится из мотивации деятельности лиц, принимающих решения.
Реальные цели представляют собой пути достижения формальных целей (продукция, которую надо произвести, ее качество и количество, необходимые ресурсы, их качество и количество).
Анализ проблем
Анализ проблем включает в себя следующие шаги:
- определение фактического состояния (анализ положения);
- прогноз положения;
- идентификация проблем посредством противопоставления системы целей и результатов анализа и прогноза положения;
- структурирование проблем.
В ходе структурирования проблем сначала их необходимо разбить на две группы:
- Проблемы внешнего характера, на решение которых невозможно повлиять со стороны команды проекта на протяжении всего планового периода.
- Проблемы внутренние, решение которых зависит от эффективного управления проектом.
Затем необходимо проблемы, отнесенные ко второй категории, разбить на два класса:
- Проблемы, решение которых не требует значительных финансовых и временных затрат. Этот класс проблем решается в ходе текущего или оперативного планирования.
- Проблемы, для решения которых требуется длительное время и значительный объем финансирования.
Эти проблемы рассматриваются в процессе перспективного планирования и прогнозирования.
Поиск альтернатив
Под альтернативами понимаются взаимоисключающие варианты решений.
При осуществлении долгосрочных проектов важное место занимает прогнозирование. При этом следует различать два вида прогнозов.
- Прогнозы влияния дают представление о том, к достижению каких результатов приведет принятие каждого из имеющихся решений, т.е. как данное решение повлияет на показатели проекта.
- Прогнозы развития ситуации распространяются на показатели внешней среды, на которые лица, принимающие решения, не могут повлиять в рассматриваемом периоде.
Оценка альтернатив
Оценка альтернатив с точки зрения их приемлемости, эффективности и риска является основой для принятия решений. Оптимальной считается законная и практически реализуемая альтернатива, в максимальной степени позволяющая приблизиться к достижению поставленных реальных целей при существующих ограничениях — ресурсных, временных, трудовых и т.д.
В ходе реализации проекта должна выполняться актуализация плана с учетом текущего состояния и вносимых изменений. Таким образом, план проекта становится основой для оценки прогресса, достигнутого в ходе выполнения этого проекта.
Для обеспечения реализуемости и точности плана проекта менеджер проекта должен решить следующие задачи.
- Вовлечение основных участников проекта в процесс планирования, обеспечение ответственности за планируемые параметры.
- Достижение согласованного понимания структуры и объема работ проекта и потребностей в ресурсах с заказчиком и основными участниками проекта.
- Планирование организационной структуры реализации проекта и обеспечение привлечения необходимых ресурсов на проект.
- Согласование ответственности на основных участников за результаты.
Сущность проектирования заключается в выработке стратегии достижения определенных целей. Создается модель, в соответствии с которой поэтапно реализуются те или иные действия, приближающие к конечному результату. Но и планирование проекта как таковое нуждается в тщательном анализе и проработке, чтобы стратегия решения поставленной задачи предполагала использование оптимальных средств и способов, которые повысят шансы на успешность в достижении целей.
Понятие и цель планирования
Еще до начала непосредственного проектирования формируется концепция, принципы и модель, по которой будет разрабатываться план действий. Это основа, на которой строится система целенаправленных шагов, ориентированных на достижение результата. Под результатом понимается конечная цель, ради которой и разрабатывается проектное решение. Изначально создается каркас организационной структуры, в рамках которой утверждается порядок, последовательность и характер выполнения работ. Также ставятся задачи планирования проекта, в которых может раскрываться и тактика использования материально-технических ресурсов. Непосредственно планирование охватывает все фазы создания проектного решения, но это не значит, что они должны разрабатываться по единой модели. На каждой стадии может применяться индивидуальный подход, учитывающий специфику рабочих действий и сложности их выполнения. Однако этапы проекта должны быть структурированы в общей системе планирования.
Модель, по которой будет разрабатываться проект, в любом случае строится с акцентом на достижение конечного результата. Только в этом случае можно будет рассчитывать на создание оптимальной по качеству стратегии управления. Важную роль играют и вводные данные, которые могут вводить правила, принципы или ограничения, значимость которых проявится уже после осуществления проекта. На данный же момент следует определить цель планирования проекта, которая будет заключаться в создании оптимальной модели действий с точки зрения реализации поставленной задачи.
Планирование предметной области
Один из начальных этапов планирования, в ходе которого определяется часть основополагающих параметров проекта. Под предметной областью в данном случае понимается совокупность целей и задач, достижение которых должно быть реализовано в процессе завершения проекта. Причем если конкретные направления пошагового движения к цели ставят вполне определенные точки достижения по измеряемым параметрам, то предметная область определяется как более широкая инфраструктура конечной цели. Она может затрагивать и факторы, которые проявятся уже в ходе эксплуатации продукта или выработанного технологического решения. Что конкретно на начальном этапе может дать планирование проекта с учетом предметной области? Данная модель позволяет выполнить следующие задачи:
- На основе анализа целей уточняется текущее состояние управляющей системы.
- Уточнение ключевых параметров проектного решения.
- Детальное формулирование критериев успеха и провала.
- Анализ и корректировка допущений по ограничениям.
- Определение параметров оценки промежуточных и конечных результатов проекта.
Состав процессов планирования
По мере разработки плана его создатели переходят от общего формулирования и технического обоснования целей к детальному описанию мероприятий, которые нужно будет выполнить для достижения конкретных целей. И опять же, нельзя рассматривать систему формирования организационной структуры плана как замкнутую даже после интеграции вводных данных. Даже без внешнего поступления новой информации может возникнуть потребность в дополнительных сведениях или уточнении прежних данных. По этой же причине процессы планирования проекта обладают свойством цикличности. Повторение необходимо для производства операции с учетом обновленных данных.
В то же время каждая итерация изначально должна иметь четкую последовательность выполнения - и по отдельным стадиям, и в рамках общей планировочной модели. К конкретным процессам можно отнести следующие:
- Разработка структуры содержания проекта с указанием основных этапов осуществления проекта.
- Разбивка крупных задач на мелкие - детализация и сегментация на отдельные процессы.
- Составление сметной конструкции, в которой будут учитываться требуемые ресурсы как на планирование, так и на разработку проекта.
- Составление перечня с конкретными рабочими мероприятиями. Формирование документальной базы, в которой будут указываться параметры работ, их технологические зависимости и т. д.
- Расстановка рабочих действий в общей планировочной структуре. Определение возможностей изменения конфигурации их выполнения.
В зависимости от сложности исполнения, система планирования проекта может включать и разные наборы вспомогательных процессов. К наиболее распространенным среди них относят разработку стандартов контроля и качества, определение статусов подчиненности и ответственности, подготовку требуемых средств информации и коммуникации. Также в ходе планирования могут возникнуть потребности в новых процессах, не предусмотренных на этапе формулирования целей и задач.
Этапы создания календарного плана
Независимо от выбранной тактики планирования, управляющему отделу нужно будет разрабатывать структуру с содержанием работ, указанием рисков и ограничений. Но определить конкретную модель движения к цели не удастся без календарного планирования проекта, которое состоит из следующих этапов:
- Определение состава работ с помощью списка. Операционный перечень, отражающий последовательность шагов в рамках реализации задачи тем или иным методом.
- Каждой задаче и прилагаемым работам присваиваются параметры времени выполнения с учетом ограничений по затрачиваемым ресурсам. На этом этапе обычно применяется метод декомпозиции задач с параллельной оценкой продолжительности работ.
- Целенаправленный этап для определения доступности и объемов ресурсной базы. Учитываться может обширный перечень типов ресурсов, среди которых информационные, технологические, трудовые и финансовые.
- Установка ограничений. Как правило, это касается внешних факторов зависимости от сезона, логистических процессов, случайных событий и т. д.
В данной структуре плана стоит выделить этапы, связанные с рисками и ограничениями. Качество планирования управления проектом будет зависеть от изначально утвержденных способов реагирования на те или иные факторы. В частности, существует два способа реагирования - активное и пассивное. В первом случае в проект закладывается тактика действий, минимизирующих саму вероятность проявления рисков. Пассивное стратегическое реагирование основывается на допущении рисков, а также компенсации условного ущерба от последствий их реализации.
Методы разработки планов
Создание стратегии управления допускает применение четырех способов разработки, каждый из которых может применяться на нескольких этапах планирования проекта
- Концептуальный. В данном случае проектное решение может рассматриваться как средство достижения общей цели, в реализации которой будут участвовать все участники системы. В соответствии с концептуальной стратегией, проект разбивается на несколько отдельных этапов, каждый из которых представляет конкретную задачу со своей тактикой достижения, ограничениями и необходимыми ресурсами.
- Стратегическое планирование. Базируется на намеченных целях и задачах, предусматривая и анализ альтернативных способов достижения результата. Данный план характеризуется учетом обширного спектра различных факторов и нюансов разработки проекта, при которой оцениваются положительные и отрицательные стороны разных путей движения к цели. Основными критериями приемлемости выступают сроки реализации, стоимость проекта и организационные усилия.
- Тактический план. Отличается высокой степенью детализации и уточнения стратегических задач. В ходе разработки могут подвергаться коррекции отдельные процесса планирования проекта, сроки выполнения, объемы работ и затрачиваемых ресурсов.
- Оперативный план. Обычно применяется как вспомогательное решение по отношению к общему процессу планирования. Строится на краткосрочный период анализа с учетом выявленных отклонений от планируемых параметров.
Особенности ресурсного планирования
Материально-техническое, информационное и организационное обеспечение в процессах подготовки и реализации проектов имеют большое значение. Они в значительной степени определяют конфигурации и последовательности выполнения отдельных этапов и операций на пути к достижению как основных, так и промежуточных задач. Поэтому стоит отдельно рассмотреть метод планирования проектов с позиции распределения ресурсной базы. Итак, в основу структурной разработки данной модели планирования ляжет классификация ресурсов по исчерпаемости. Сразу надо определиться, что те же материально-технические средства могут полностью или частично отдаваться на реализацию отдельного этапа. Здесь же будет влиять и принцип рационального расхода и перераспределения ресурсов, при котором грамотное планирование позволит эффективно потреблять, к примеру, топливо на одних участках, и экономить его на других.
Существенным фактором ресурсного планирования проекта является и потребность, которая определяется через интенсивность затрат. Рабочая фаза будет зависеть от объемов потраченного сырья. Как результат, вместе с продолжительностью времени выполнения той или иной операции будет указываться и величина требуемой ресурсной основы. Разумеется, в зависимости от характера задачи на одну операцию может уходить несколько видов ресурсов.
Планирование этапов реализации проекта
Задействуется группа управляющих процессов, которая замыкает планирование, оставляя дополнительные материалы и руководства по выполнению проекта. В этой части учитываются факторы координации, оперативности реагирования и лидерские качества исполнителя или команды исполнителей. Итак, планирование реализации проекта предусматривает разработку следующих этапов:
- Формирование команды. Привлекаются специалисты и эксперты нужных профилей, которые в принципе владеют технологиями выполнения схожих задач.
- Выбор контрагентов. Это могут быть поставщики определенных товаров, партнеры или сторонние команды, оказывающие определенные услуги, необходимые для реализации проекта.
- Выработка условий для контроля качества производимой работы. Может разрабатываться набор технических условий с ориентацией на существующие нормативы в целевой области.
- Создание модели координации между разными участниками процессов реализации проекта.
Планирование рисков проекта
Уже говорилось о важности предварительного создания модели реагирования на риски. Конкретная модель их обработки может строиться на следующих ответных механизмах:
- Определение вероятности рисков. Может использоваться процентная система или индивидуальная - с собственными критериями оценки.
- Определение характера рисков.
- Расчет степени влияния конкретного риска для проекта в целом.
- Классификация рисков по приоритетности с точки зрения влияния на проект.
- Разработка комплекса мероприятий, которые позволят предотвратить ту или иную угрозу для проекта. Планирование работы в этом направление предусматривает создание системы назначения ответственных за каждое мероприятие.
- Разработка модельных действий по устранению последствий в результате наступления рискового события.
Распространенные ошибки планирования
Многие просчеты в тех или иных факторах и параметрах создания плана могут проявиться только в процессе эксплуатации проектируемого продукта или решения. Но есть и модельные ошибки, с которыми лучше соотносить подготовленные проектные материалы заранее:
- Применение неправильных целей. Как правило, ошибки в этой части выражаются в неточном или вовсе некорректном формулировании.
- Использование неполных данных. Ошибочность планирования управления проектами особенно характерна для отраслей инжиниринга, где велика вероятность получения неполных или неверных данных из-за нарушений в сложных процессах тестирования.
- Подключение узкой группы специалистов. Зачастую в работу включаются только плановики, которые решают смежные задачи через контрагентов, что само по себе снижает качество результата.
- Формализация планирования. Распространенная проблема, когда отдельные процессы выполняются не ради ясных конкретных целей, а для завершения определенной части работ без акцента на дальнейший эффект.
Заключение
Видение образа самой структуры плана выполнения действий, которые приближают к конечной цели, весьма значимо для участников проектировочных процессов. Это позволяет учитывать весь спектр нюансов и факторов, которые в той или иной степени влияют на ход работы. Поэтому в стратегическое планирование проектов закладывается ресурс на подготовку концепции дальнейшей разработки. Как минимум формулируются принципы реализации поставленных задач. Только при таком подходе можно рассчитывать на успешное достижение и конечных целей. Кроме того, глубокий планировочный анализ дает возможность и существенной оптимизации проекта, что выгодно и с экономической точки зрения для заказчика.
Менеджмент, консалтинг и предпринимательство
Принципы и процессы планирования проекта. Принципы и процессы планирования Сущность планирования состоит в задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ мероприятий действий которые должны быть выполнены применении методов и средств реализации этих работ увязки ресурсов необходимых для их выполнения согласовании действий организаций участников проекта. Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта с ее помощью...
17.Принципы и процессы планирования проекта. Уровни планирования.
Принципы и процессы планирования
Сущность планирования состоит в задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены, применении методов и средств реализации этих работ, увязки ресурсов, необходимых для их выполнения, согласовании действий организацийучастников проекта.
Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы и т. д.
Планирование представляет собой совокупность связанных между собой взаимными отношениями процедур. Первым этапом планирования проекта является разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и пр. Планирование проекта предшествует контролю по проекту и является основой для его применения, так как проводится сравнение между плановыми и фактическими показателями.
Планирование относится к наиболее важным процессам для проекта, так как результатом его реализации является обычно уникальный объект, товар или услуга. Объем и детальность планирования определяется полезностью информации, которую можно получить в результате выполнения процесса и зависит от содержания (замысла) проекта.
Эти процессы могут повторяться и входить в состав итерационной процедуры, выполняемой до достижения определенного результата. Например, если первоначальная дата завершения проекта неприемлема, то требуемые ресурсы, стоимость, а иногда и содержание проекта должны быть изменены. Результатом в этом случае будут согласованные сроки, объемы, номенклатура ресурсов, бюджет и содержание проекта, соответствующие его целям. Сам процесс планирования не может быть полностью алгоритмизирован и автоматизирован, так как содержит много неопределенных параметров и часто зависит от случайных факторов. Поэтому предлагаемые в результате планирования варианты плана могут отличаться, если они разрабатываются разными командами, специалисты в которых по-разному оценивают влияние на проект внешних факторов.
Основные процессы планирования могут повторяться несколько раз, как в течение всего проекта, так и его отдельных фаз. К основным процессам относят:
- планирование содержания проекта и его документирование;
- описание содержания проекта, определение основных этапов реализации проекта, декомпозиция их на более мелкие и управляемые элементы;
- составление сметы, оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;
- определение работ, формирование списка конкретных работ, которые обеспечивают достижение целей проекта;
- расстановку (последовательность) работ, определение и документирование технологических зависимостей и ограничений на работы;
- оценку продолжительности работ, трудозатрат и других ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ;
- расчет расписания, анализ технологических зависимостей выполнения работ, длительностей работ и требований к ресурсам;
- планирование ресурсов, определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах потребуются для выполнения работ проекта. Определение, в какие сроки работы могут быть выполнены с учетом ограниченности ресурсов;
- составление бюджета, привязка сметных затрат к конкретным видам деятельности;
- создание (разработку) плана проекта, сбор результатов остальных процессов планирования и их объединение в общий документ.
- Вспомогательные процессы выполняются по мере необходимости. К ним относят:
- планирование качества, определение стандартов качества, соответствующих данному проекту, и поиск путей их достижения;
- организационное планирование (проектирование), определение, обследование, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений подчиненности;
- подбор кадров, формирование команды проекта на всех стадиях жизненного цикла проекта, набор необходимых людских ресурсов, включенных в проект и работающих в нем;
- планирование коммуникаций, определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: кому и какая информация необходима, когда и как она им должна быть доставлена;
- идентификацию и оценку рисков, определение того, какой фактор неопределенности и в какой степени может повлиять на ход реализации проекта, определение благоприятного и неблагоприятного сценария реализации проекта, документирование рисков;
- планирование поставок, определение того, что, каким образом, когда и с помощью кого закупать и поставлять;
- планирование предложений, документирование товарных требований и определение потенциальных поставщиков.
Принципы:
Целенаправленность - Планирование рассматривается как процесс развёртывания главной целее проекта в иерархическую последовательность целей и задач проекта до уровня отдельных мероприятий, действий, работ с определением порядка их выполнения.
Комплексность - Комплексность планирования означает полный охват научных, проектных, организационных, производственных и других мероприятий и работ, направленных на достижение целей и результатов проекта.
Сбалансированность по ресурсам - Сбалансированность по ресурсам означает, что планы не содержат задач и работ, не обеспеченных необходимыми ресурсами.
Системность планирования предполагает применение системного подхода и учет
влияния на проект факторов его окружения; рассмотрение проекта как целостной системы
Гибкость - Гибкость планирования предполагает способность системы прогнозировать и учитывать возможные изменения, возмущения внешних факторов и их последствия. Для этого пользователю должна быть предоставлена возможность легко варьировать набором учитываемых в расчете технологических, организационных и экономических условий; варьировать критериями, ограничениями, приоритетами и получать в удобном виде для анализа и сопоставления
Многофункциональность - Многофункциональность планирования означает обязательное планирование по всем установленным функциям управления проектом.
Оптимальность - Оптимальность планирования предполагает способность системы формировать не просто приемлемые (допустимые с точки зрения принятых ограничений и требований) планы, а рациональные или лучшие планы по выбранным критериям. Это достигается использованием экономико-математических или, когда это невозможно, эвристических методов.
Адаптивность - Адаптивность планирования включает все достоинства оптимального планирования, кроме того, учитывает организационные проблемы. К процессу разработки плана привлекается руководство, что позволяет учитывать неформализуемые требования. Все это делает планирование более адекватным реальным условиям, персонифицированным, обоснованным и ответственным.
Непротиворечивость - Непротиворечивость планирования обеспечивается преемственностью и взаимоувязанностью всех плановых решений.
Непрерывность - Непрерывность планирования заключается в мониторинге, контроле и при необходимости актуализации плановых решений.
Стабильность - Стабильность планирования обеспечивается неизменностью основных целей и ограничений проекта, его жизнеспособностью, а также гибкостью и
адаптивностью системы.
Детальное (оперативное, тактическое) планирование связано с разработкой тактических, детальных планов (графиков) для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей.
Уровни (агрегирования) плана должны соответствовать уровням управления. Чем выше уровень, тем более агрегированная, обобщенная информация используется для управления. Для каждого из уровней есть свое представление входных данных, которыми обычно являются:
- договорные требования и обязательства;
- описание доступных ресурсов и ограничения на их использование (сроки, интенсивность, размещение и т. д.);
- оценочные и стоимостные модели;
- документация по аналогичным разработкам.
Уровень стратегического планирования связан с двумя основными вопросами:
- что мы собираемся сделать?
- как мы это сделаем?
Как правило, частные (специфические) цели проекта по мере его реализации могут меняться, в то время как стратегические цели проекта, его миссия остаются неизменными. Поэтому этапу стратегического планирования придается особое значение. Здесь должна быть получена предельная ясность по проекту, по основным этапам его реализации, по целям, которые должны быть достигнуты.
А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать |
|||
| 26944. | Понятие и признаки правового государства | 7.96 KB | |
| Понятие и признаки правового государства.античностьплатонаристотельзакон обязателен как для граждантак и для самого госва 2.период буржуазных революций Спинозадемократическое госвогарантирует каждому нетолько сохранение жизнино и удовлетворение его интересовзащиту чести и свободы Гоббссвобода человекаделать всечто не запрещено законом Локкгосво создается для охраны естественных прав человекагосподство законасвобода действовать по своему желанию всегдакогда этого не запрещает законне быть зависимым от воли другого человека... | |||
| 26946. | Влияние научно-технической революции на функции государства | 7.78 KB | |
| Влияние научнотехнической революции на функции государства.С одной стороны появляется жизненно важное направление деятельности государства:ПОДДЕРЖКА НАУКИособенно фундаментальнойиспользование ее результатовразвитие и обогащение интеллектуального потенциала общества.В СФЕРЕ НАУКИ для государства появляется новая область деятельностиподдержка и ЗАЩИТА ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИсоздание условий для успешной научной деятельностиохрана принадлежности результатов научного труда их создателямобеспечение справедливой оценки этого труда и... | |||
| 26948. | Соотношение права и закона | 4.26 KB | |
| соотношение права и закона Проблема СООТНОШЕНИЯ права и закона существовала практически всегда.Государство является единственным и исключительным источником права.ЗАКОНИСТОЧНИК ПРАВАНПАпринимаемый высшим представительным органом госва в особом законодательном порядкерегулирующий наиболее важные общественные отношения с точки зрения интересов и потребностей населения страны.это ФОРМА ВЫРАЖЕНИЯ ПРАВА. | |||
| 26949. | Разнообразные подходы к понятию и определению права | 9.24 KB | |
| разнообразные подходы к понятию и определению права Право возникает в истории общества одновременно с государством в силу тех же причин и условийкоторыми объясняется происхождение государства.Таким социальным регулятором явилось правосоздаваемое государством. Основные отличия права от правил поведения первобытного общества заключаются в следующем: а право создается государством обычаи первобытного общества формируются в процессе их многократного применения в ходе общественной практики; б право выражает государственную волю обычай... | |||
| 26950. | Сущность и социальное назаначение права | 12.55 KB | |
| сущность и социальное назаначение права ПРАВОсистема нормправил поведениякоторые исходят от госва выражают волю и интересы определенных слоев населения или большинства общества сформулированы в специальных гос документахнормативных актах охраняются от нарушений силой общественного мнения и мерами госпринуждения. Право возникает в истории общества одновременно с государством в силу тех же причин и условии которыми объясняется происхождение государства. Таким социальным регулятором явилось право создаваемое государством. Право было... | |||
| 26951. | Функции и признаки права | 6.87 KB | |
| функции и признаки права ПРАВОсистема нормправил поведениякоторые исходят от госва выражают волю и интересы определенных слоев населения или большинства общества сформулированы в специальных гос документахнормативных актах охраняются от нарушений силой общественного мнения и мерами госпринуждения. Нарушение требований права влечет наложение мер юридической ответственности этим обеспечивается общеобязательность норм права. Специальноюридические функции это правовое регулирование общественных отношений: 1 Регулятивная... | |||
| 26952. | Основные теории происхождения права | 8.75 KB | |
| основные теории происхождения права ПРАВОсистема нормправил поведениякоторые исходят от госва выражают волю и интересы определенных слоев населения или большинства общества сформулированы в специальных гос документахнормативных актах охраняются от нарушений силой общественного мнения и мерами госпринуждения.правонеотчуждаемые правапринадлежащие человеку от рожденияисточник правачеловеческая природапоэтому зны должны подстраиваться под подлинное право.Источникправовой обычай.Все остальные правом не являются. | |||
