Брифинг, пресс-конференция, пресс-тур: основы планирования и проведения. Эффективность проведения пресс-конференций и распределение ролей
Проведение традиционных собеседований не является
единственным методом оценки кандидатов при приеме на работу.
Оно не эффективно
при поиске нескольких линейных специалистов, поскольку занимает очень много времени. Для того
чтобы сэкономить время и не принять
в штат
компании, буквально, первого встречного, рекрутеры стали использовать брифинг.
Что такое брифинг?
Что такое брифинг знают многие, – это аналог пресс-конференции. Отличается от нее
тем, что посвящен только одному вопросу, и длится
около 30 минут.
Чаще всего
брифинг проводится политиками или спецслужбами в случаях
чрезвычайных происшествий, чтобы предотвратить панику, озвучить сенсационную новость и т.д.
Так же
он часто
проводится в режиме
рабочих совещаний с приглашением
СМИ.
Однако брифинг, которому я уже
дал определение, значительно отличается от брифинга,
который применяется при подборе персонала. Поэтому расскажу Вам историю о том,
как брифинг стал одной из технологий
рекрутинга.
С проблемой массового подбора персонала сталкивались и продолжают
сталкиваться компании, которые только начинают свою работу, или расширяют штат, когда появляется необходимость в поиске
определенного количества менеджеров среднего звена, линейного персонала и т.д.
В 90-х годах прошлого столетия крупные корпорация задумались о нерациональности
использования традиционных собеседований при массовом подборе. Представьте, что из 40 кандидатов
Вам нужно выбрать 10–15 человек.
Если эту
проблему решать традиционным способом, то необходимо провести личные встречи с каждым
кандидатом, затем собеседования с соискателями
при руководителе отдела примерно с половиной
кандидатов, а потом
еще и комплекс
заключительных собеседований для того, чтобы окончательно определить список тех, кого Ваша компания примет на работу.
Итого Вам придется провести не меньше
70 встреч.
Согласитесь, перспективы не радужные!
Тогда то
и было
решено самый ранний этап подбора специалистов, то есть первое собеседование, сделать групповым. Такую форму работы с соискателями
назвали брифингом.
Чаще всего эта методика используется при приеме на работу
менеджеров по продажам, руководителей проектов, консультантов, клиент-менеджеров и менеджеров
по продвижению.
Преимущества брифинга
Рассмотрим преимущества брифинга по сравнению с проведением
целого комплекса индивидуальных собеседований:
1. Соискатели, обратившиеся по объявлению о вакансии,
присылают свое резюме. Эйчар анализирует резюме и назначает
встречу сразу десяти соискателям.
2. На встрече
рекрутер не должен
рассказывать каждому соискателю о компании,
он озвучивает
эту информацию 1 раз.
3. Кандидаты видят своих будущих коллег.
4. После первого группового собеседования, где кандидаты заполняют анкеты и отвечают
на вопросы
рекрутера, им дается домашнее задание на 3 дня,
по истечении которых они должны предоставить эйчару готовый проект.
5. После проведения первого дня брифинга (группового собеседования) и анализа
проектов, проводится совещание рекрутеров и руководителей
подразделений, в ходе
которого принимается решение о том,
кого пригласить на финальное
собеседование.
6. Проводится финальное собеседование, на котором
оговариваются условия работы. Собеседование проходит индивидуально с каждым
кандидатом.
Таким образом, для того, чтобы нанять 10–15 человек,
Вы затратила не более
2 недель,
и провели
около 11–16 собеседований,
включая собеседования с руководителями,
вместо 70.
Технология проведения брифинга
Брифинг проводится в просторной
аудитории, где должен быть стол, за которым
смогут уместиться около 10 человек:
2 руководителя
подразделений компании, 6–8 соискателей
и ведущий
брифинга (рекрутер).
Вам понадобятся: песочные часы, диктофон, цифровая камера, лист бумаги для записей.
План проведения первой встречи:
1. Рассказ о фирме,
описание вакансии и требований
к кандидатам -
20 минут.
2. Ответы на вопросы -
до 10 минут.
3. Брифинг – 1,5 часа
Первый круг:
Участники представляются, рассказывают, в какой
фирме работали, на какой
должности и какие
обязанности выполняли. Все рассказы
записываются на диктофон.
Ведущий брифинга должен следить за тем,
чтобы никто не отходил
от темы
и говорил
не более
2 минут.
Второй круг:
Соискатели должны рассказать, какую работу они способны выполнить от начала
до конца,
то есть что им можно поручить.
Поскольку задача ведущего не просто
слушать, но и записывать
ответы, можно задавать уточняющие вопросы в том
случае, если кандидат ходит вокруг, да около.
Третий круг:
На этом этапе предложите кандидатам набрать команду работников из присутствующих,
и объяснить
в каком
качестве и почему
они присутствуют в ней.
Все связи зафиксируйте на доске,
обозначьте их стрелками
от одного
кандидата к другим,
а на стрелках
запиши качество.
Это задание поможет Вам определить управленца из присутствующих.
Если кто-то
из кандидатов
отказывается выполнять упражнение, не настаивайте.
4. Групповое фотографирование – 5 минут.
Групповая работа на этом
заканчивается. С этого
момента каждый будет работать индивидуально.
Но перед тем как перейти к следующему
этапу, дайте участникам брифинга домашнее задание: небольшой текст (1–1,5
стр.) о компании,
кейс, который в течение
трех дней каждый кандидат должен будет решить и прислать
ответ на корпоративную
почту. Нежелание выполнять домашнее задание можно интерпретировать, как нежелание работать.
5. Психологическое тестирование – 50 минут.
Вы можете выбрать тесты по своему усмотрению. Я считаю,
что больше всего для брифинга подходят следующие тесты:
Тест
Равена на логику
– 30 минут
Тест
Климова на выявление
предпочтений объектов труда – 5 минут
Тест
«Неоконченные предложения» – 15 минут
Тесты лучше проводить комплексно. Информация о технологии
их проведения
в достаточном
количестве содержится в интернете,
так что не буду
дублировать то,
что Вы с легкостью
можете найти сами.
После проведения брифинга и тестирования,
рекрутер должен обработать результаты теста, обсудить их с руководителем
подразделения. При обсуждении
так же
учитываются резюме, анкеты, фотографии кандидатов. Поскольку руководители и рекрутеры
присутствовали на собеседовании,
они помнят всех кандидатов и с легкостью
определяют, кого пригласить на финальное
собеседование, а кому
отказать. Окончательное решение о приеме
того или иного кандидата принимает руководитель.
Вывод:
Применять эту методику целесообразно при приеме на позиции,
которые в Вашей
организации являются массовыми. Искать топ-менеджера с помощью
брифинга бессмысленно.
Используете ли Вы в своей работе брифинг?
Пресс-конференция и брифинг
Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия между компанией и журналистами, так как последние получают информацию из первых рук PR-специалистов компании и ее менеджмента. В ней обязательно участвуют руководство или люди, максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции. Пресс-конференцию проводят, как правило, в случае возникновения необходимости в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. Также пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло много вопросов к руководству компании, в преддверии или окончании какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция проходит с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно. Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько на первый взгляд мелких, но на самом деле весьма существенных обстоятельств.
Обстоятельства времени проведения:
- лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник - редакционный день в СМИ и желаемой явки не получится, а пятница - день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов;
- поскольку известно, что журналисты часто работают по ночам (поздние выпуски, записи, монтаж, тракты и т.п.), целесообразно назначать пресс-конференцию в промежутке от 12:00 до 14:00, так как с 15:00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.
Обстоятельства формы проведения:
- в приглашении на пресс-конференцию должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за 5–7 дней до открытия самой пресс-конференции;
- пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей - изложения позиции компании по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства - отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на ответы;
- вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции;
- целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи по последующим публикациям. При регистрации очень полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которым посвящена пресс-конференция, что оградит от неточных интерпретаций (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит понимание существа вопроса;
- бесспорно, доброжелательности и активности журналистов способствует организация угощения (прохладительные напитки, кофе-брейк, шведский стол, фуршет и т.д.). Угощение следует проводить по окончании конференции, так как организаторы при этом получают возможность неформального PR-общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска нужных слухов.
Брифинг для СМИ
Брифинг - это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с попутной краткой иллюстрацией конкретных фактов. Разница между пресс-конференцией и брифингом - во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20–30 мин. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. 10 мин, как правило, отводится выступающему, 10–20 мин - на блиц-ответы на вопросы журналистов. Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы. Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, немедленно предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу, распространяемые через СМИ.
Правила проведения пресс-конференций и брифингов
1. Добиться четкого определения темы, цели и соответствующей подготовленности (статистические данные, графики). Необходимы содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода.
2. Подготовить раздаточный материал очень продуманно. Он должен быть составлен так, будто обо всем предстоящем никто никогда и ничего не слышал. Чем проще терминология и понятнее суть, тем легче достигнуть рефлексии со стороны журналистов.
3. Продумывать очень подробно сценарий хода пресс-конференции, учитывая, кто что скажет, какую роль и когда будет играть.
4. Приветствовать журналистов доброжелательно, но не подобострастно. Обязательно представление участников и оглашение предлагаемого плана конференции.
5. Использовать максимально короткие доклады и демонстрацию любого наглядного материала, поскольку журналисты постоянно слышат новые заголовки для своих статей и сообщений.
6. Использовать логически последовательную аргументацию, избегая внутренних противоречий в сообщении.
7. Запланировать достаточно времени на вопросы журналистов, не создавая ситуацию фрустрации, неудовлетворенности в связи с несбывшимися ожиданиями.
8. Отслеживать продолжительность пресс-конференции - максимум 40 мин, после чего обеспечить возможность работы журналистов с отдельными участниками.
9. Помнить, что журналисты не верят в альтруизм. Поэтому следует не отрицать своих собственных бизнес-интересов, но четко и уверенно презентовать пользу идеи или продукта для третьих лиц; лучший вариант - когда ясно видна выгода для обеих сторон одновременно.
10. Стараться быть искренне, подчеркнуто доброжелательным по отношению ко всем журналистам. У журналистов существуют такие профессионально значимые личностные качества, как обостренное чувство справедливости и высокоразвитое чувство собственного достоинства.
Презентация
Презентация - самостоятельная акция, которая может выступать в форме приема, представления компании, первых лиц, новой продукции компании приглашенной аудитории. Как правило, презентация компании проводится по случаю ее открытия или создания, ежегодной демонстрации новых достижений, новых видов продукции, услуг, нового лица компании. Презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. При выходе на новые рынки сбыта также организуется презентация компании в стране, где открываются филиал, подразделение или представительство. Презентации отличаются от пресс-конференции прежде всего большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное - тематикой . Если пресс-конференции обычно посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными конкретными результатами в деятельности компании, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности. Презентации устраиваются для потенциальных потребителей, покупателей, партнеров, инвесторов, обязательно приглашаются представители СМИ. Продолжительность презентации в каждом конкретном случае зависит от представляемого материала. Естественной особенностью всякой презентации является ограниченность ее продолжительности. Презентация, как и пресс-конференция, предусматривает сессию вопросов-ответов.
Проведение презентации включает следующие этапы.
1. Определение цели и ее приоритетов в области привлечения новых клиентов, формирования имиджа компании, привлечения новых партнеров, в том числе выгодных поставщиков, инвесторов, улучшения отношений с местными органами власти, определенными кругами общественности.
2. Обоснование концептуализации презентации путем формирования идеи, определения места и сроков проведения, состава участников и размеров совокупных затрат. Целесообразно начинать презентацию во второй половине дня, ее продолжительность не более 4 ч, в том числе торжественная часть и культурная программа - 1,5–2 ч, ужин или фуршет - 2 ч.
3. Разработка программы презентации. Назначается ответственный (ведущий), занимающий высокий пост в администрации компании и владеющий ораторским искусством и навыками международного этикета. Как правило, сценарий презентации следующий:
- ведущий представляет руководителей компании и важных гостей;
- показываются рекламные фильмы длительностью 7–12 мин с сюжетами, отражающими идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации);
- ведущий предоставляет слово руководителям компании для кратких сообщений на 2–3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий;
- отводится время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей компании и ведущих специалистов;
- ведущий предоставляет слово гостям для выступления с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями; предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов;
- заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового PR-общения.
Ведущему полезно знать типы вопросов, способных нести опасность для презентации: вопрос - скрытое возражение, оборонительный вопрос, испытующий вопрос, вопрос-демонстрация, вопрос-вызов и т.п.
1. Вопрос-возражение - задается в ситуациях, существенн о угрожающих интересам того, кто этот вопрос задает. Справиться с этим можно при помощи обычных приемов:
- не занимать оборонительную позицию;
- переформулировать вопрос для себя;
- не вступать в предлагаемый спор;
- упомянуть о выгодной стороне дела.
2. Вопрос-переадресация - задают в случаях , когда предложение ведущего может задеть интересы того, кто задал вопрос. Обычный способ успешно справиться - это переадресовать вопрос самому задающему, добиться, чтобы он разговорился, затем, если есть затруднение разрешить вопрос на фактическом уровне, передать его другим членам группы.
3. Вопрос-демонстрация - задают с целью показать коллегам, как хорошо информирован задающий вопрос. Здесь уместна публичная похвала знаний оппонента, подтверждающих то, как он осведомлен и компетентен.
4. Вопрос-испытание - предназначен для проверки знаний и опыта ведущего. Основное здесь - не оправдывать своего незнания и некомпетентности в данном вопросе. Полезно пообещать задавшему вопрос выяснить неизвестное и выполнить это обещание.
5. Вопрос-компромисс - задается, когда оппонент высказывает некоторое суждение, конфликтогенное по своему потенциалу. Направлен на предупреждение возникновения конфликта и примирение оппонирующих сторон путем перефразирования прозвучавшего высказывания со смягчением формулировки.
6. Вопрос-вызов - звучит, когда ведущий высказывает некоторое суждение, неосторожно посягающее на область знаний одного из зрителей. Оптимально - мгновенно отступить, сохраняя достоинство, возвращая оппоненту права в его владениях и по возможности спросить у него совета.
7. Вопрос-предупреждение - задается, когда оппонент высказывает резкое суждение, конфликтогенное по сути. Направлен на предупреждение возникновения конфликта путем демонстрации своей решимости отстаивать свою точку зрения и способности ее рационально аргументировать.
В целом трудные вопросы лучше всего переадресовывать коллеге-эксперту, другому члену аудитории, предложить для всеобщего обсуждения. Можно также отсрочить ответ на сложный вопрос, дать себе время для обдумывания, но обязательно вернуться к нему в дальнейшем. В любом случае их нельзя замалчивать, уходить от них, это может произвести на подготовленную аудиторию, искушенную в ведении дискуссий, крайне неблагоприятное впечатление и породить недоверие ко всей сообщенной информации.
Пресс-тур
Непосредственной работе с журналистами в день проведения пресс-тура предшествует достаточно трудоемкий период подготовки, включающий длительные переговоры как внутри организации, так и со СМИ. Отдел по связям с общественностью уточняет с руководством цели проведения пресс-тура. Это означает, что пресс-тур следует посвящать либо чему-то значительному, уже достигнутому, либо перспективному развитию организации (района, научного направления). В последнем случае (пресс-тур, работающий на перспективу) важно ознакомление общественности через средства массовой коммуникации с этими планами, а также, возможно, поиск партнеров и инвесторов. Для специалиста по связям с общественностью важно сразу же после принятия решения о проведении пресс-тура получить от руководства документы (приказы), в которых определены цели и дата пресс-тура, а также указаны фамилии лиц, отвечающих за его подготовку и проведение. Далее (также по согласованию с руководством) определяются объекты осмотра для журналистов и назначаются специалисты, которые будут давать пояснения на каждом из объектов. Выбирается маршрут пресс-тура, и назначаются ответственные за проведение мероприятия в каждой из запланированных остановок тура. Все обязанности по обеспечению эффективной работы и осуществлению контактов с сотрудниками административно-хозяйственного сектора компании осуществляют специалисты отдела по связям с общественностью. Этот же отдел занимается налаживанием и поддержанием регулярной связи со средствами массовой коммуникации на основании имеющейся в организации базы данных СМИ и регулярных контактов с ними, составляет начальный поименный список журналистов, присутствие которых в указанный день было бы желательно и полезно. Следует учесть, что, как показывает практика, примерно 50% журналистов, первоначально включенных в список, по разным причинам не смогут посетить организацию в этот день. Часть из них, поблагодарив за приглашение и выразив сожаление по поводу невозможности принять его, тем не менее проявляют заинтересованность и просят прислать все материалы, связанные с этим событием. Конечно, такую просьбу всегда следует удовлетворить. Теперь самое время остановиться на тех печатных материалах, которые готовит отдел по связям с общественностью, когда планирует пресс-тур. Все решения и договоры, которые заключаются благодаря мероприятию, оформляются на бумаге. Здесь будут названы лишь основные виды материалов, подготавливаемых отделом по связям с общественностью для проведения пресс-тура. Весь комплекс материалов достаточно легко разделить на основании предназначения для той или иной целевой аудитории. И начиная с самого общего определения групп общественности, с которыми при подготовке и проведении пресс-тура специалистам по связям с общественностью придется контактировать, выделяем внутреннюю и внешнюю аудитории. Работа по созданию планов или, если угодно, сценариев для подключения к участию в пресс-туре отдельных подразделений самой организации начинается непосредственно после издания руководством приказа о проведении пресс-тура с указанием цели, времени и фамилии исполнителя, отвечающего за все этапы как подготовки, так и проведения пресс-тура. Начинают обычно с составления программы пресс-тура в соответствии с общими рекомендациями, а затем устанавливают, кто, что и когда будет делать, причем эти обязанности закрепляются не только за PR-специалистами, но и за конкретными лицами тех отделов, куда будут приглашены журналисты, а также за представителями административно-хозяйственных служб. Все это оформляется в виде распоряжений с указанием сроков выполнения. Конечно, вся работа по подготовке проходит в регулярных контактах на уровне деловых встреч для решения практических вопросов. Гораздо более оформленный и четкий характер с точки зрения письменных документов носит работа с внешней аудиторией. Если событие, ради которого планируется проведение пресс-тура, действительно очень серьезное и администрация города может быть в нем заинтересована, то следует направить приглашения руководителям города. Позже, за день до намеченного пресс-тура, нужно по телефону получить подтверждение и узнать имена и должности лиц, которые намерены принять участие в мероприятии. Непосредственно с представителями СМИ поддерживаются регулярные контакты:
- им отправляется пресс-релиз - анонс с кратким сообщением о предстоящем пресс-туре и приглашением принять в нем участие;
- некоторое время спустя в редакции направляется новостной пресс-релиз с подробной информацией о целях пресс-тура и сообщением некоторых его деталей;
- за несколько дней до пресс-тура организация по телефону уточняет списочный состав представителей СМИ, включая радио и телевидение, и их требования по обеспечению технической стороны их работы;
- в течение периода подготовки к пресс-туру PR-отдел готовит специальный пресс-кит, который вручается журналистам либо по их прибытии, либо при отъезде; также готовятся для раздачи журналистам дополнительные справочные материалы об организации и ее производственной и технологической специфике на тот случай, если они намерены сделать большой материал по теме пресс-тура.
Итак, при организации полномасштабного пресс-тура в регион необходимо продумать такие блоки мероприятий, как:
- встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребывания в городе;
- сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура;
- питание, вечерний досуг, культурная программа, шопинг;
- встреча с исполнительной и законодательной ветвями власти;
- посещение профильных для тематики мероприятий и объектов;
- посещение наиболее интересных объектов города, знакомство с их социально-экономическим развитием;
- итоговая встреча, подведение результатов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.
Вообще ресурсоемкость организации пресс-тура вполне компенсируется его PR-эффективностью, поскольку именно в поездках, в процессе совместной трудовой деятельности (здесь используется такой вид воздействия на журналистов, как вовлечение в совместную деятельность), возникает неформальное, доверительное общение, устанавливаются тесные контакты, образуются крепкие межличностные связи с журналистским пулом и отдельными его членами, которые в дальнейшем способны принести реальные дивиденды для PR-специалиста и компании.
Прием
Деловые вопросы в PR и продвижении решаются не только за столом переговоров, но и во время приемов. На приемах деловым партнерам предоставляется возможность получать дополнительную информацию, углублять и расширять контакты. Для бизнесменов прием - это прежде всего логичное продолжение служебной деятельности в иных формате и обстановке. На приемах происходит активный обмен мнениями, информацией, завязываются дружеские отношения, что очень важно в деловых контактах. Следует различать текущие и представительские приемы, нацеленные на решение разных задач.
1. Текущий прием осуществляется на регулярной основе в рамках повседневной деятельности компании. Работа с посетителями, клиентами во время приема ведется как руководством компании, так и специалистами внутренних подразделений. Прием происходит в специальном помещении офиса или в отдельном уголке для приема, изолированном от посторонних лиц, оборудованном мебелью и столиками для переговоров; во время знакомства с рекламными материалами можно подать кофе. Руководство и персонал, участвующий в текущем приеме, должны четко представлять, с кем, когда, в течение какого времени состоится встреча гостей. Во время текущего приема необходимо обеспечить спокойную, с соблюдением корпоративных традиций и фирменного стиля атмосферу переговоров.
2. Представительский прием - организационная форма PR-общения сотрудников компании с гостями, носящая эпизодический характер, по случаю знаменательных событий, юбилейных дат, годовщин основания компании или ее создания. Представительские приемы сопровождаются встречей высоких гостей, делегаций компаний-партнеров. Присутствующие на приеме гости должны быть представлены друг другу хозяином банкета (способ представления зависит от формы приема, уровня и количества приглашенных). Представление гостей может происходить разными способами: персональным объявлением прибывающих в ходе приема или путем вручения каждому гостю карточки с его именем, должностью, званием. Можно использовать специальную «книгу записей», в которой все желающие могут оставить краткие пожелания, замечания или просто автограф.
Обычно PR-специалисты практикуют следующие формы приемов: дневные, вечерние, формальные, неформальные, прием с рассадкой за столом и без нее. Дневные приемы: «Бокал шампанского»/«Бокал вина» и «Завтрак».
- Прием «Бокал шампанского» или «Бокал вина» начинается обычно в 12:00 и длится до 13:00. На приеме подаются, как правило, только шампанское, вино и соки, возможно, орешки, маленькие бутерброды и пирожные, во время приема не садятся. Форма одежды - повседневный костюм или платье. Данный прием отличают несложная подготовка и небольшие затраты времени, поводом могут служить годовщина компании, проводы представителя компании-партнера, открытие выставки, показ моделей, образцов.
- «Завтрак» может проводиться между 12:00 и 15:00. Средняя продолжительность - 1–1,5 ч, из них от 45 до 60 мин проводятся за столом, а от 15 мин до получаса - за кофе. «Завтрак» отличается от обеда меньшим количеством блюд, подаются одно-два блюда холодной закуски, одно горячее блюдо. Форма одежды обычно повседневная. Устраивается по случаю визита интересных и нужных людей, подписания важных контрактов или поддержания полезных связей с партнерами и представителями прессы. Ходом приема руководят ведущий или группа ведущих, хорошо осведомленных в предмете обсуждения или подписания и заинтересованных в результатах обмена мнениями.
Вечерние приемы считаются более торжественными. К ним относятся: «Коктейль», «А-ля фуршет», «Обед», «Обед-буфет», «Ужин», «Чай», «Кофе».
- Прием «Коктейль» начинается около 17:00 и длится около 2 ч (на приглашении принято указывать время начала и окончания приема). Если сотрудники какой-либо компании прибывают на прием не вместе, то по этикету младшие сотрудники должны оказаться на месте раньше, чем их руководство. Уходить с приема следует в обратном порядке: сначала уезжает руководство, а затем, в соответствии с рангами, остальные сотрудники. В течение приема официанты разносят стоящим гостям бокалы с коктейлями. Форма одежды - повседневный костюм или платье.
- Прием «А-ля фуршет», как и «Коктейль», проводится в промежутке между 17:00 и 20:00 и длится 2 ч. «Коктейль» и «А-ля фуршет» проходят стоя, что позволяет принять большое количество гостей и обеспечивает свободу перемещения с целью максимально возможного установления деловых контактов. После приема возможен показ художественного или рекламного фильма в зависимости от преследуемых целей. Форма одежды - повседневный костюм или платье (торжественность вечернего приема может быть подчеркнута указанием в приглашении формы одежды). Рекламные фильмы - мощное PR-средство, позволяющее бесплатно распространять информацию, необходимую для компании. При их подготовке нужно тщательно продумать сценарий фильма; цель, которую преследует демонстрация фильма; продолжительность; материальное обеспечение (удобны при выезде на выставку, участии в международных симпозиумах, для показов на приемах, презентациях).
- Прием «Обед» - это самый почетный и торжественный вид приема. Начинается он, как правило, между 17:00 и 19:00. Длится 2–3 ч и более. Гости находятся за обеденным столом в течение часа, затем переходят в другое, менее официальное, помещение, куда подаются фрукты, чай, кофе. Обед проводится с рассаживанием гостей. Форма одежды - парадная.
Пресс-конференция - организованная встреча журналистов с представителями госучреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставление СМИ проблемной и комментирующей инф, и характеризующаяся возможностью получения инф из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов. Это основное мероприятия для СМИ.
Участвуют несколько спикеров, продолжительность не превышает часа. 30-40 мин на программные доклады и еще около 15 минут на вопросы и ответы. Готовится пресс-папка, кот. вручается каждому журналисту во время регистрации. (Пресс-папка - набор PR текстов, состоит из: бэкграундер или история компании; биографии руководителей; корпоративный буклет, годовой отчет, описание продукции/ услуг, факт-лист, пресс-релизы за последние 2-3 месяца, фото или CD-диск с фото продукции компании. Оптимальное время с 11.00 до 16.00.
Брифинг - это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Основное отличие: отсутствует презентационная часть. Т.е. практически сразу идут ответы на вопросы жур-тов. Обычно проводится для пост PR мероприятий. Например: до матчевая пресс-конференция и после матчевый брифинг для журналистов.
Сходства и различия
Применительно к работе со СМИ брифингозначает – сообщение для прессы. Брифинг устраивают по оперативным поводам, когда нужно срочно проинформировать журналистов по общественно значимому вопросу. (ЧП, общественный скандал, чтобы дать объяснение происшедшему) Организаторы могут ограничиться сообщением и не вступать в диалог с журналистами. Это главное отличие. Это короткое инф сообщение для группы журн-тов, кот делается обычно офиц. лицом, представителем правительства.
Различаются временными отрезками, которые на них отводятся. Брифингне может быть более 20 – 30 мин. Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы.
П-К. собирает большее кол-во журналистов, проводится более официально, затрагиваются только серьезные проблемы широкого общественного звучания. Формулируются цели мероприятия и составляется список вопросов, кот необходимо обойти. СМИ делят на «своих», «нейтральных» и «враждебных»В сценарий вписывают «своих» журн-тов и вопросы, кот они должны будут задать в ходе.Приглашения в СМИ рассылается за несколько дней или даже 1-2 недели
28. Источники информации средств массовой коммуникации.
Массовая коммуникация – это постоянное распространение информации по средством телевиденья, радио, печати, кино и звукозаписи среди огромных аудиторий с целью информирования, идеологического, политического, экономического воздействия на точку зрения людей. Основные из них:
Информационные агентства – организации собирающие и пересылающие информацию (ИТАР – ТАСС, РИА, АР и так далее).
Например: АР – информационное агентство, имеет в различных странах мира около 80 бюро и около 140 бюро в США, оно обслуживает боелее 15 тысяч клиентов по всему миру(газеты, журналы, теле- и радио компании).
Пресса - массовые периодические печатные издания – газеты и журналы. Человек под средством газеты отождествляет себя с обществом, она помогает ощущать себя гражданином, членом кокой- либо группы. Газету или журнал, в отличии от информации телевиденья и радио, можно сохранить. Создание и поддержание известности через газету – критическая задача менеджеров компании.
Радио - его уникальность состоит в том, что оно везде сущность и доступность. Так как люди почти везде слушают радио. Но информацию радио получает от информационных агентств.
Журналистика – это деятельность по сбору, переработки и распространению информации через печать, радио, телевиденье
Документальные источники информации (Государственно-административные; Производственно-административные; Общественно-политические; Научные; Нормативно-технические; Справочно-информационные; Художественные.)
Виды документов: По способу фиксирования информации (рукописные, печатные документы, кино и фотоплёнки, магнитные ленты).По типу авторства (личные и общественные, например, расписка в получении денег и протокол собрания коллектива).По статусу документа (официальные и неофициальные, например, постановление правительства и пояснительная записка).По степени близости к эмпирическому материалу (первичные, например, заполненные анкеты, и вторичные - отчёт, написанный по результатам анкетирования на основе обобщения данных анкет).По способу получения документа (естественно функционирующие в обществе, например, статистические отчёты по установленному образцу и «целевые», т. е. созданные по заказу журналиста - допустим, справка о деятельности учреждений).
Брифинг - это короткий инструктаж для журналистов, который позволяет им сориентироваться в программе какого-либо события и понять некоторые аспекты, которые следует учитывать при освещении актуальной новости (программы).
В настоящее время брифингом называют чуть ли не каждую пресс-конференцию, но это неправильно. Ведь даже если заглянуть в энциклопедический словарь (кстати, в словаре иностранных слов «briefing» отсутствует), то вы найдете следующее определение: «Брифинг - это максимально краткая пресс-конференция, на которой излагается, высказывается позиция правительства по какому-либо вопросу».
Но не следует воспринимать брифинг, как попытки правительства, чиновников или отдела по печати МИДа, каким-то образом повлиять на ход освещения народной акции, саммита, кампании. Ведь брифинг - это всего лишь вспомогательный инструмент (компонент), который облегчает журналистам их довольно нелегкий труд.
Формы проведения брифинга
В западных странах очень часто брифинг - это некая форма в виде завтраков с представителями СМИ. Но пресс-конференция вполне может быть и самостоятельной передачей на телевидении, особенно, если в ее рамках решаются какие-то всеобщие вопросы или
Достаточно часто бывают ситуации, когда сами работники ТВ являются организаторами подобных пресс-конференций, и тогда можно смело сказать,что значение слова брифинг выражается в виде самостоятельного жанра аналитической публицистики.
В данном случае организаторы приглашают в студию какого-либо известного политика или общественного деятеля, художника или музыканта, чтобы он смог высказать свою точку зрения на какую-то актуальную и живо обсуждаемую в обществе проблему. А также, пока идет брифинг, значение которого представление мнения обществу через СМИ, гость обязуется отвечать на сопутствующие вопросы от присутствующих участников.
Во время процесса записи программы или прямого вещания, свои вопросы могут задавать не только организаторы встречи и работники телеканала, право на вопрос к гостю имеют все присутствующие, а также журналисты из различных печатных СМИ, радио- и телепрограмм.
Стоит отметить, что подобные мероприятия имеют достаточно высокую востребованность, поскольку практически всегда превращаются в острую дискуссию, которая интересна телезрителям и влияет на популярность телеканала, организовавшего ее.
Такие дискуссии нередко наполнены реальной драматургией развития событий, коллективным поиском выхода из сложившихся ситуаций, поэтому это позволяет передаче (программе или телеканалу) привлечь значительную аудиторию телезрителей.
В то же время всегда следует помнить о том, что, участвуя в подобного рода брифинге, любой присутствующий член общественного имеет точно такие же права на получение информации об обсуждаемом вопросе, как и любые другие представители СМИ. При острой необходимости каждый член СМИ, участвующий в пресс-конференции, вправе отстаивать свои права и требовать эксклюзивного интервью с гостем телепрограммы.
Почему в русском языке возникло и употребляется это слово? Здесь может быть две причины. Во-первых, конечно, краткость. Один термин брифинг заменяет множество (см. выше) слов и имеет определенное значение. Во-вторых, заимствованное из языка слово "брифинг" выше по стилю, официальнее, более пригодно для описания политических и экономических событий, информации о научных и иных явлениях в жизни общества, государства.
Итак, брифинг - это короткая встреча политических, экономических деятелей и деятелей культуры разного с представителями прессы. Целью проведения брифинга является информирование прессы о своей позиции по тем или иным вопросам с последующей публикацией в газетах, журналах или освещении на телевидении. Поэтому брифинг может выступать как некая пиар-акция, привлекающая внимание общества.
Обычно брифинг собирают по следам того или иного события, т.е. после того как оно уже произошло. От обычной пресс-конференции брифинг отличается отсутствием презентационной части и коротким промежутком времени проведения.
Однако проведение брифинга имеет и свои особенности. Краткость изложения темы предполагает наличие продуманного текста и умения быстро и четко реагировать и отвечать на любые вопросы.
Брифинг длится не более 30 минут. Из них первые 10 минут отводятся на представление присутствующих официальных лиц и ознакомление со своей позицией. Остальное время посвящается ответам на блиц-вопросы, которые сотрудники СМИ. Брифинг - это не диалог, это короткие вопросы и такие же короткие, но полные информационные ответы. Поэтому иногда брифинг проводят стоя, в холле , аэропорта, административного здания.
Чтобы брифинг прошел успешно, необходимо правильно провести подготовительную работу к нему. Этим занимаются специальные менеджеры по связям с общественностью. За некоторое время до мероприятия они оповещают журналистов о месте и времени его проведения, затем перед самым брифингом вторично перезванивают им, уточняют основные вопросы, оповещают об основной линии короткой пресс-конференции, планируют очередность выступлений. Непосредственно перед брифингом проверяется работоспособность аудио и видеоаппаратуры, подготовленность места для проведения.
Видео по теме
Кобрендинг – объединение усилий, кооперация либо слияние двух или более фирм для организации нового бренда и выпуска совместного продукта. Конечная цель процесса - расширение клиентской аудитории, рост объемов продаж и снижение затрат на продвижение.
Кобрендинг возник в Соединенных Штатах в 30-х годах прошлого века и позволил выжить в период депрессии многим мелким и крупным фирмам, объединившим усилия в производстве и реализации своих товаров.
