• Ремонт
• Ремонт 
• Дизайн интерьера
• Обо всём
• О сантехнике

Чем отличается приказ распоряжения в организации. Когда издается приказ, а когда - распоряжение

В управленческой деятельности организаций нельзя обойтись без разного рода указаний. Задача руководителя выбрать наиболее подходящий вариант.

Приказ и распоряжение – основные рычаги власти. В законодательстве эти понятия считаются синонимами. Однако имеется ряд принципиальных отличий, которые сложились на практике.

Понятие терминов

Различать понятия «приказ» и «распоряжение» необходимо не только руководителям для правильного донесения своих требований, но и подчиненным, чтобы знать, как реагировать на тот или иной правовой акт. Каждое из них относится к распорядительному документу, нацелено на улучшение деятельности компании.

• Приказ – правовой акт, который создается единолично главой организации для решения основных задач деятельности. Распространяется на всех подчиненных. Другими словами, это письменное или устное требование, поставленное перед персоналом с целью решить определенную задачу, выполнить задание.
• Распоряжение – правовой акт, который создается главой организации или руководителями структурных подразделений касательно оперативных вопросов деятельности фирмы. В том числе, связанных с доведением содержания приказа до всех подчиненных. Это письменное, а чаще устное требование решить отдельные вопросы относительно требований приказа.

На сегодняшний день выделяют несколько подходов, которые определяют целесообразность их использования в разных условиях.

На маленьких предприятиях подписывать распорядительные документы может исключительно руководитель и заместитель в его отсутствие. Приказы издаются касательно основной деятельности компании. К примеру, усовершенствование структуры организации, увеличение объема выпускаемой продукции. Распоряжение создается по оперативным, информационно-методическим вопросам. К примеру, график работы в предпраздничные дни, необходимость выйти в выходные. Действие распоряжения направлено на выполнение приказа руководителя.

Поскольку и тот, и другой документ издается только руководством, существенного отличия между ними в маленькой организации нет. Выполнять придется и то, и другое.

На средних и больших предприятиях , где право подписи имеется у руководителя организации и глав структурных подразделений, подход несколько другой. Глава компании издает приказы касательно деятельности всей фирмы. Руководители структурных подразделений издают распоряжения по текущей деятельности, но согласно приказу главы. Их действие распространяется только на подчиненных данного отдела.

И приказы, и распоряжения делятся на подвиды:

• по административно-хозяйственным вопросам;
• личному составу;
• основной деятельности.

Все распорядительные документы должны соответствовать закону. Ни один из них не может противоречить законодательным актам. Чтобы убрать разноплановое толкование, приказ и распоряжение на практике выровняли по силе действия. И тот, и другой правовой акт обязателен к выполнению . В целом, же отличия имеются.

Основные отличия

Текст приказа состоит из нескольких частей: констатирующей, распорядительной. В первой приводятся факты, события, цели, задачи. Вторая часть содержит перечисление действий, сроков исполнения. Требование распространяется на широкий круг должностных лиц и подчиненных.

Распоряжение не носит нормативного характера. Издается касательно оперативных, текущих вопросов. Действие распространяется на определенный круг людей. К примеру, распоряжение руководителя отдела обязательно для исполнения всеми работниками данного структурного подразделения, не задевая всех остальных. Но оно не идет в разрез общей политики организации.

Главное отличие этих понятий состоит в следующем:

• Приказ подразумевает беспрекословное выполнение, распоряжение – настоятельные рекомендации для решения поставленных задач.
• Приказ издается единолично руководством организации, распоряжение – коллегиально.
• Приказ, как правило, издается в письменной форме, распоряжение может быть устным.

Чтобы один правовой акт не противоречил другому, в организации должен быть хорошо налажен документооборот. Не стоит выделять «главные» и «не главные» документы. Все акты равные по силе. Для отмены какого-либо пункта создаются поправки с отметкой «отменить».

Приказы и распоряжения – основные рычаги власти администрации предприятия. Чтобы добиться желаемых результатов, достигнуть целей, необходимо определиться с нужным методом, который наилучшим образом будет соответствовать ситуации. Приказ – властное волевое официальное указание руководителя. Распоряжение – согласованное решение всего руководящего звена.

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения - руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения , могут быть направлены на:

совершенствование организационной структуры предприятия;

выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;

обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;

утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях , обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Инициирование издания приказа или распоряжения.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

Подготовка проекта приказа или распоряжения .

Согласование проекта документа.

Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.

Подписание приказа или распоряжения.

Регистрация приказа или распоряжения.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

по поручению руководства предприятия;

по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2). Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2). Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала. Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5). То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении .

Источниками информации могут быть:

законодательные акты и нормативная документация;

текущая документация организации;

документы, поступающие из других организаций;

архивные документы;

публикации в периодической печати;

научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением , он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

а также ограничительные отметки для реквизитов:

• дата документа;

  регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30-35 мм, а не 20 мм.

Таблица

Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

	Наименование реквизита	Момент оформления реквизита
Издание документа
1.1	наименование организации
1.2	наименование вида документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.3	место составления или издания документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.4	дата документа
1.5	регистрационный номер документа	оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.6	заголовок к тексту
1.7	текст документа	оформляется при подготовке проекта документа
1.8	визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф­ ­согласования документа)	полностью оформляются во время согласования проекта документа
1.9	подпись полностью	оформляется во время ­подписания документа
1.10	в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст­венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)	оформлять не надо, присутствует на бланке
Постановка на контроль и исполнение
2.1	отметка о контроле	оформляется при постановке документа на контроль
Снятие с контроля и направление документа в дело
3.1	отметка об исполнении документа и направлении его в дело	оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения . Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

констатирующей (или преамбулы) и

распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения .

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях - словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например: 1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по...». 2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.07.2003. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например: 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ , перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение . При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
и неподписанный проект приказа

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап - согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом - доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Фрагмент документа

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;

параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;

параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

1 группа согласующих - исполнитель (или разработчик) проекта документа;

2 группа согласующих - руководитель исполнителя;

3 группа согласующих - руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;

4 группа согласующих - руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также ­руководитель юридической службы;

5 группа согласующих - заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.

Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.

Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.

Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной ­системе оповещения.

Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.

Проект документа не может потеряться в процессе согласования.

Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера , меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера , не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа . Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);

записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);

внесением информации о документе в систему автоматизации дело­производства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно , так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;

автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

автоматический контроль за исполнением поручений (документов);

возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа . Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением - это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году .

Продолжение темы - в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

1 Распорядительные документы - документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности учреждения (приказ, распоряжение и т.д.). - Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М.: ВНИИДАД. - 1974.

2 В настоящее время распоряжением также является правовой акт, издаваемый единолично: - главой государства - Президентом Российской Федерации; - руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; - главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации - губернаторами, мэрами и др.

3 См. оперограмму жизненного цикла приказа по основной деятельности в статье Ю.В.Химич на стр. 32 журнала № 2` 2007

4 Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

5 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

6 Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.

7 Пример приказа без констатирующей части см. в статье Т.А.Кузне-цовой на стр. 45 журнала № 2` 2007

8 См. статью Каменевой Е.М. «Некоторые тонкости оформления приложений», опубликованную в № 11’ 2006 г. на стр. 26 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

9 По процедуре внешнего согласования см. ответ на вопрос на стр. 37 журнала № 6` 2006

10 Под исполнителем понимается специалист, который занимается разработкой проекта документа.

11 Вид документа - это принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (например, приказ, распоряжение, акт и т.д.). Под подвидом в данном случае понимается группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (например, приказы о проведении обучения, приказы о проведении аттестации, приказы о создании экспертной комиссии и т.д.).

12 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1` 2006

15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9` 2006 и на стр. 76 журнала № 10` 2006

Президент РФ по вопросам своего ведения принимает следующие нормативные акты:

1) указы Президента РФ – нормативно-правовые акты, изданные по вопросам о назначении и освобождении от должности руководителей органов федеральной исполнительной власти, о гражданстве, предоставлении политического убежища, награждении, помиловании и т. п.;

2) распоряжения Президента РФ – акты индивидуального характера, изданные в отношении конкретных либо определенных лиц, т. е. по оперативным, организационными кадровым вопросам, а также по вопросам работы Администрации Президента Российской Федерации.

Указы и распоряжения Президента РФ не должны противоречить Конституции РФ, федеральным конституционным и федеральным законам. Они носят властный, прямой характер и обязательны на всей территории РФ для всех субъектов правоотношений. Указы и распоряжения Президента РФ имеют меньшую юридическую силу, чем законы РФ, и регулируют отношения по организации и функционированию исполнительной власти и РФ. Главное отличие указов и распоряжений Президента РФ состоит в предмете регулирования акта: указ – по вопросам назначения на должность лиц, гражданства, помилования и др., а распоряжение – по оперативным вопросам. Акты Президента РФ издаются им самостоятельно и не должны утверждаться Федеральным Собранием, ратифицироваться или получать одобрение в иной форме в субъектах РФ. Они могут быть дополнены, изменены или признаны утратившими силу только Президентом РФ. Указы Президента РФ подлежат обязательному официальному опубликованию. Официальному опубликованию не подлежат акты Президента РФ, если они содержат сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Официальное опубликование – это публикация текста указов Президента РФ в редакции, подписанной Главой государства, в «Российской газете» и «Собрании законодательства Российской Федерации». Акты Президента РФ могут быть опубликованы в иных печатных изданиях либо обнародованы по телевидению и радио, распространены по почте государственным органам, органам местного самоуправления, должностным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям. Тексты актов Президента РФ публикуются в течение 10 дней со дня их подписания. Указы Президента РФ вступают в силу по истечении 7 дней после дня их первого официального опубликования. Если акты Президента РФ не подлежат официальному опубликованию, то они вступают в силу со дня их подписания либо в иной срок, если он установлен Президентом РФ. Контроль за исполнением указов Президента РФ федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ осуществляет Правительство РФ как орган исполнительной власти России. Указы и распоряжения Президента РФ по вопросам ведения РФ или совместного ведения РФ и ее субъектов могут быть признаны Конституционным Судом РФ не соответствующими Конституции РФ. В этом случае эти акты прекращают свое действие; прекращают свое действие также акты, принятые на основании этого неконституционного акта Президента РФ. Не подлежат проверке Конституционным Судом акты Президента РФ по жалобам граждан и ненормативные его акты.

Для совершенствования организационной, функциональной деятельности субъекта необходимы распорядительные документы. Среди них: распоряжения, указания, приказы, решения, постановления. Основными рычагами законной власти служат приказ и распоряжение. Эти правовые акты приобретают силу после законного утверждения их руководителем.

Приказ и распоряжение

Это правовые локальные акты руководящего состава по актуальным текущим вопросам. Они законны применительно к субъекту, которым руководит подписавший документ. Эти юридические акты содержат официальные решения, которые по установленной процедуре принимаются должностными лицами. Данными актами регламентируется работа внутри субъекта. Часто эти два термина считаются синонимами. По силе они равны. Но различаются по форме, содержанию.

Во избежание противоречий между распоряжениями и приказами, требуется структурная согласованность, соблюдение норм хранения документов, ясное доведение целей и задач до контингента, хорошо налаженный оборот документов. Приказы и распоряжения часто регистрируются в едином журнале.

Вопросы, освещаемые в приказах и распоряжениях:

• Модернизация организационных функций субъекта.
• Обеспечение взаимодействия с резервами трудового, материального, информационного направлений.
• Систематизация и совершенствование работы с документацией.

Классификационная система приказов и распоряжений

Приказ — что это такое?

Это локальный акт длительного действия, регулирующий правовые отношения с возможностью внесения изменений. Иными словами, это законное требование к персоналу, направленное на выполнение определённой задачи, важной для предприятия. Издаёт его руководитель волевым решением.

Приказы отражают основную деятельность, самые важные рабочие вопросы организации и состава учреждения. Чаще всего предназначены они для всех сотрудников отдельно взятого предприятия, на другие организации не распространяется. Это правомочный юридический документ, который может служить доказательством в суде. Контролирует исполнение каждого приказа руководитель, подписавший его. К приказу могут быть оформлены приложения.

В данном правовом акте предусмотрены две части: констатирующая и распорядительная. Первая часть рассматривает события и факты; знакомит с задачами, основаниями, выводами. Во второй части находится список действий, время выполнения, назначенные исполнители. Иногда данная часть разделяется на подпункты.

Примеры тем приказов: утверждение списков лиц, рабочих групп, поставок, права подписи. Приём на работу, план развития организации, штатные расписания. Утверждение инструкций, создание экспертных комиссий.

Распоряжение и его особенности

Это оперативный локальный правовой акт, действительный до его исполнения. Распоряжение связано с текущими проблемами предприятия, узкими вопросами, помогающими в достижении ключевых целей. Распоряжениями решаются, в том числе, отдельные вопросы с целью выполнения приказа. Издаётся как руководителем организации, так и начальниками филиалов, структурных отделов. Может быть согласованным коллегиальным решением.

Примеры тем распоряжений: проведение тематических дней, составление графиков работ в выходные, создание кратковременной рабочей группы, организация исполнения приказов.

В целом оформление названных документов идентично. Различается оно лишь некоторыми нюансами. Приказ имеет заголовок «Приказ» и подзаголовок «приказываю». Распоряжение, не имея заголовка, начинается со слова «распоряжаюсь». Руководители субъектов имеют право вносить изменения в оформление документации.

Сходства приказа и распоряжения

Это правоприменительные акты, относящиеся к распорядительной документации. Вне зависимости от поднимаемых проблем, оба акта отвечают букве закона и подлежат бесспорному исполнению. Решение по распоряжению принимается руководителем единолично. Данные акты сотрудники обязаны изучить под роспись.

Процесс создания названных документов

Планирование создания приказа, распоряжения

• Варианты инициирования распорядительных документов
• по разработанному ранее плану на определённый срок деятельности (плановая основа);
• по указанию (решению) руководства организации;
• по инициативе отдельных специалистов, руководителей отделов.

Инициирующими документами могут быть служебные письма, докладные записки, справки, заключения, акты.

Подготовка информации, её анализ

Информация должна быть своевременной, актуальной, достаточной. Её источниками могут выступать: законодательные акты, научные материалы, публикации, нормативные, текущие, архивные документы. Собранная информация оценивается всесторонне, рассматриваются разные варианты решений.

Проектирование акта, его согласование

Создатель разрабатывает и оформляет проект, который пока не обладает юридической силой. Возможно создание группы по подготовке проекта. Его вид должен отвечать нормативам ГОСТа.

Доработка проекта по итогам замечаний, предложений

Вносятся разнообразные замечания и предложения по результатам обсуждения. При замечаниях важного характера возможно корректирование документа, его переоформление и процедура нового согласования. Документ после усовершенствования формируется на бланке, отправляется руководителю для осуществления подписи.

Процедура подписания и последующей регистрации

После подписи акт становится полноценным документом, проходит регистрацию. Она предполагает фиксацию данных о создании акта в специальном журнале. Регистрация предусмотрена для осуществления дальнейшего учёта.

Знакомство сотрудников с документом

Документ вручается непосредственно всем исполнителям. Для этого практикуется использование копий, выписок.

Руководителям субъектов в работе нельзя обойтись без формирования приказов, распоряжений. Являясь равносильными рычагами власти, они имеют массу нюансов, отличающих их друг от друга. Необходимо профессионально использовать их для совершенствования функционирования предприятий и организаций.

Вконтакте

39. Приказ - распоряжение командира (начальника), обращенное к подчиненным и требующее обязательного выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или устанавливающее какой-либо порядок, положение.

Приказ может быть отдан в письменном виде, устно или по техническим средствам связи одному или группе военнослужащих. Приказ, отданный в письменном виде, является основным распорядительным служебным документом (нормативным актом) военного управления, издаваемым на правах единоначалия командиром воинской части. Устные приказы имеют право отдавать подчиненным все командиры (начальники).

Обсуждение (критика) приказа недопустимо, а неисполнение приказа командира (начальника), отданного в установленном порядке, является преступлением против военной службы.

40. Приказание - форма доведения командиром (начальником) задач до подчиненных по частным вопросам. Приказание отдается в письменном виде или устно. Приказание, отданное в письменном виде, является распорядительным служебным документом, издаваемым начальником штаба (заместителем командира воинской части) от имени командира воинской части, помощником начальника гарнизона по организации гарнизонной службы (военным комендантом гарнизона) от имени начальника гарнизона.

(см. текст в предыдущей редакции)

41. Приказ (приказание) должен соответствовать федеральным законам, общевоинским уставам и приказам вышестоящих командиров (начальников). Отдавая приказ (приказание), командир (начальник) не должен допускать злоупотребления должностными полномочиями или их превышения.

Командирам (начальникам) запрещается отдавать приказы (приказания), не имеющие отношения к исполнению обязанностей военной службы или направленные на нарушение законодательства Российской Федерации. Командиры (начальники), отдавшие такие приказы (приказания), привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приказ формулируется ясно, кратко и четко без употребления формулировок, допускающих различные толкования.

42. Командир (начальник) перед отдачей приказа обязан всесторонне оценить обстановку и предусмотреть меры по обеспечению его выполнения.

Приказы отдаются в порядке подчиненности. При крайней необходимости старший начальник может отдать приказ подчиненному, минуя его непосредственного начальника. В таком случае он сообщает об этом непосредственному начальнику подчиненного или подчиненный сам докладывает о получении приказа своему непосредственному начальнику.

43. Приказ командира (начальника) должен быть выполнен беспрекословно, точно и в срок. Военнослужащий, получив приказ, отвечает: "Есть" - и затем выполняет его.

При необходимости убедиться в правильном понимании отданного им приказа командир (начальник) может потребовать его повторения, а военнослужащий, получивший приказ, - обратиться к командиру (начальнику) с просьбой повторить его.

Выполнив приказ, военнослужащий, несогласный с приказом, может его обжаловать.

О выполнении полученного приказа военнослужащий обязан доложить начальнику, отдавшему приказ, и своему непосредственному начальнику.

Подчиненный, не выполнивший приказ командира (начальника), отданный в установленном порядке, привлекается к уголовной ответственности по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.