Планирование и организация работы менеджера. Методы планирования работы менеджера
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………..3
Планирование целей и задач управленческой деятельности…………..5
Эффективное использование времени…………………………………..7
Планирование личной работы менеджера……………………………..10
Работа с документацией………………………………………………...12
Методы и средства накопления информации и контроля…………….13
Ответы на вопросы………………………………………………………14
Планирование командировок…………………………………………...15
Творческий подход к решению проблем………………………………16
Перегрузки в деятельности менеджера - влияние на производительность труда на предприятии…………………………...19
Организация рабочего места менеджера………………………………21
Планирование индивидуальной работы менеджера
Благоприятный режим и условия труда
1.10.2. Культура управленческого труда
Диагностика умения планировать рабочий день на примере менеджера ООО «Птица»…………………………………………………………………………..26
Правовое обеспечение работы………………………………………………….31
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..32
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………….34
ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………………….................35
ВВЕДЕНИЕ
Основной целью курсовой работы является углубление и расширение знаний в области менеджмента в целом, и в планировании индивидуальной работы в частности.
Сегодня совершенно очевидно, что не только настоящее, но и будущее творят менеджеры (руководители) – люди, управляющие трудовым коллективом в самых различных сферах деятельности и обеспечивающие решение всего комплекса стоящих перед ними задач (экономических, политических, экологических и т. д.), создающие условия для жизни сотрудников.
Для того чтобы успешно справляться с задачами управления, организатору производства нужны обширные знания и умение мыслить. Он должен знать законы развития природы и общества, изучить технику и технологию производства, его экономику, организацию и планирование, а также основы управленческой психологии. Вместе с тем ему необходимы знания и в области права, социологии и информации. Управление – творческий процесс, и здесь важны не только знания, но и умение анализировать конкретные ситуации, сложившееся на данном участке производства и делать из их анализа правильные выводы.
Чтобы принять обоснованное решение, недостаточно обладать высокой профессиональной квалификацией. Многое зависит от индивидуальных способностей руководителя, его умения работать с людьми, личной инициативы, интуиции.
Как менеджер планирует свою работу, рационально ли использует свое время на работе и вне ее, развивает ли творческие подходы к решению проблем, всегда ли имеет альтернативные решения, верно ли принимает управленческие решения? Эти и многие другие вопросы сходятся в одном ключевом слове «планирование». Именно от планирования индивидуальной работы менеджера зависят эффективность и результативность деятельности фирмы. Высокая личная организованность – один из важнейших факторов преуспевания. А организованность – это, прежде всего, железная дисциплина, четко сформулированные цели и конкретные стратегии их достижения.
В курсовой работе были использованы различные источники информации, но основным из них является учебник «Основы управленческой деятельности» Шипунова В. Г. И Кишкеля Е. Н. Эти авторы с глубоким профессионализмом, ясностью и предельно доходчиво рассказывает об организации индивидуальной работы менеджера.
Для написания исследовательской части курсовой работы были использованы методы: наблюдение, тестирование и беседа, непосредственно с руководителем на примере менеджеров ООО «Птица».
1 Планирование индивидуальной работы менеджера
Планирование целей и задач управленческой деятельности
Планирование индивидуальной работы – один из важнейших элементов работы руководителя.
Индивидуальный план работы менеджера должен быть тесно связан с комплексным планом данного конкретного участка (объекта) управления, отражающим цели, которые должны быть достигнуты, а также средства их достижения.
Ясность перспективы, задач и потребностей развития участка управления является основой высокой работоспособности коллективов структурных подразделений фирмы, их руководителей, руководящих работников, общественных организаций и всех членов коллектива.
После разработки системы представлений руководителя о комплексном развитии своего участка управления и определения целей и задач по развитию своего участка управления можно составить план по такой форме:
Каждому руководителю следует увязывать свои комплексные работы с соответствующими планами выше- и нижестоящего руководства. С этой целью необходимо утвердить планы работы нижестоящих руководителей, а затем представить на утверждение собственный план вышестоящему руководителю. В процессе руководства целесообразно постоянно согласовывать свои планы с другими руководителями, находящиеся на одном уровне (горизонтальном) управления. Это дает возможность точнее увязывать содержание и сроки комплексных планов. При разработке комплексных планов особое внимание следует обращать на возможность реализации поставленных в плане задач. 1
Таким образом, планирование целей и задач управленческой деятельности является самым главным элементом работы руководителя, так как с этого и начинается сам процесс планирования. Для этого нужно правильно сформулировать мероприятия и сроки их проведения. Ведь если хоть одно мероприятие не провести, то организация понесет после этого немалые убытки. Поэтому и ставятся цели, чтобы их реализовать.
1.2 Эффективность использования времени
Планы - это непременная часть деятельности любой организации. Однако эффективность деятельности менеджера зависит от того, умеет ли он планировать свою собственную деятельность. Ведь менеджер- это человек, на котором лежат определенные обязанности, и его собственная результативность следует отличать от результативности предприятия. Даже если речь идет о его директоре.
Практический опыт менеджеров позволил выработать целый ряд рекомендаций, которым необходимо следовать для более эффективной работы. Условно эти рекомендации можно разделить на три группы:
Правила начала дня
Необходимо начинать день с позитивным настроением.
Перед началом рабочего дня следует хорошо позавтракать, на работу следует отправляться без спешки.
По возможности начинайте работу в одно и то же время.
Начинайте рабочий день с проверки плана дня.
Сначала стремитесь решить ключевые проблемы, менее важные задачи оставьте на потом.
Начинайте работать сразу же, без раскачки.
Согласовывайте план с секретарем.
Правила середины рабочего дня
Избегайте действий, которые не были обдуманы и запланированы.
Выполняйте небольшие однотипные задачи последовательно, друг за другом.
Выделите среди рабочего дня небольшое время для отдыха, когда вам никто не будет мешать.
Следите за тем, чтобы и ваши действия, и действия подчиненных укладывались в запланированные сроки.
Промежутки между делами, а также время, связанное с ожиданием, следует заполнять другими делами.
Старайтесь поддерживать один и тот же темп работы, не работайте «рывками».
Стремитесь выделить время, когда интенсивность работы достигает своего пика: до этого момента работа должна развиваться по нарастающей, после этого момента активность должна убывать.
Правила конца рабочего дня
Не оставляйте на завтра неоконченных дел; по крайней мере, старайтесь, чтобы таких дел было как можно меньше.
Анализируйте, насколько эффективно вы работали в течение дня.
В конце рабочего дня запланируйте, что вы будете делать завтра.
Старайтесь уходить домой с хорошим настроением. 2
Наконец, дадим еще одну полезную рекомендацию. Определите, в какое время дня вы наиболее активны. Существует множество высказываний специалистов на этот счет, однако в них очень мало общего. А вызвано это тем, что цикл дневной активности у человека сугубо индивидуален, он зависит от привычек, особенностей организма и характера, а также от типа работы. Поэтому наиболее важные дела следует планировать на тот отрезок рабочего дня, когда вы обычно бываете максимально активны. На этот же период дня хорошо планировать и пик активности.
Основные причины невыполнения планов.
Любое планирование не имеет смысла, если не контролировать выполнение плана. Это так же справедливо для организаций, как и для отдельного человека. Поэтому необходимо особое внимание уделить контролю над тем, как вы выполняете поставленные перед собой задачи.
Контроль над выполнением планов предполагает оценку результатов и их сравнение с тем, что было запланировано.
Реальные и запланированные результаты нередко не совпадают. Для того чтобы избежать подобного в будущем, необходимо тщательно проанализировать причины того, что запланированное не совпадает с выполненным. Здесь есть три основных возможности:
планы были изначально нереализуемыми: вы поставили слишком высокую планку, которая была недостижима;
было приложено недостаточно усилий для реализации планов. Это ваша недоработка, а потому в будущем надо прилагать больше усилий;
планы не были реализованы из-за случайных обстоятельств, которые не зависят от вашей воли. Следовательно, вы были реалистичными в установлении целей и прилагали их достижению необходимые усилия. Единственное, в чем состоит ваша ошибка,- это то, что вы не выделили достаточно времени на решение непредвиденных проблем.
Очевидно, что каждая из этих возможностей позволяет сделать важные выводы, которые затем будут использованы при дальнейшем планировании. Помните, что много зависит от вашей честности с самим собой. Не сваливайте груз ответственности на других людей и обстоятельства, старайтесь быть хозяином своей жизни и нести ответственность за собственные поступки.
Иногда планы не реализуются по другим причинам. Перечислим их:
Характер и содержание труда менеджера (2)
Курсовая работа >> Менеджмент... менеджера , её особенность 1.2. Функции трудовой деятельности менеджера 1.3. Содержание работы менеджера 1.4. Факторы, влияющие на работу менеджера 1.5. Целевое планирование работы менеджера 2. РАБОТА МЕНЕДЖЕРА ... . Поощряйте индивидуальную ответственность за...
Лидерство основные теории и их применение в работе менеджера
Реферат >> МенеджментТеории и их применение в работе менеджера Введение стр. 2. Определение... место мужеству убеждений, яркой индивидуальности и новаторству. Рынок, потребители... чисто менеджерским обязанностям прогнозирования, планирования , организации, мотивации и контроля...
Условия эффективной работы менеджера по работе с персоналом
Реферат >> Менеджмент... работы является менеджер . Предметом курсовой работы – система условий и факторов результативной работы менеджера . Целью работы ... планирование ; организация работы ; руководство; контроль. Планирование . ... и почти индивидуальную систему стимулирования...
планы иногда не реализуются из-за того, что их слишком часто меняют. В конце концов, это приводит к путанице. Впрочем, не следует думать, что планы вообще не должны меняться. Иногда ситуация требует принятия интуитивных, моментальных решений, которые не были предусмотрены планом. Кроме того, время вносит свои коррективы в любой план, каким бы плодотворным и оригинальным он ни был. Другими словами, существует две крайности, которые необходимо избегать: с одной стороны, это слишком жесткое отношение к плану, с другой стороны, постоянные изменения, которые вообще сводят на нет саму идею плана;
проблемы с реализацией планов нередко возникают из-за того, что достижение целей требует выполнения слишком большого количества задач. В такой ситуации план рано или поздно превращается в нереализуемый. Поэтому при необходимости было бы целесообразно сесть и разобраться, в чем заключается причина такого положения. Обычно это просто неудачно поставленные цели или отклонение плана от генеральной, главной цели, в результате чего план превращается в совершенно неорганизованный перечень действий.планирования его профессионального будущего – составление плана индивидуального развития...
Менеджер без планирования - это как лодка без паруса. Далеко ли уплывешь на веслах? Это очевидно для любого руководителя, но процесс планирования подчас мирно сосуществует с бардаком в делах и коллективе. Почему так получается? И как заставить бога хаоса плясать под свою дудку?
Потратил полчаса, расписал планы. Оставил бумажку со списком дел лома. Попросил жену продиктовать написанное по телефону. На чтение новостей не осталось времени. Встреча затянулась, значит, подготовка отчета откладывается на завтра. О, работа пошла! Ну вот, не мог он в другое время зайти. Теперь уже нет ни сил, не желания. Пойду покурю. Ой, я же обещал прислать документы! Уже не успеваю. Ладно, завтра. Надо только планы на следующий день составить.
Если составление планов менеджером не решает те проблемы, которые оно призвано решать, значит либо планы составляются неэффективно, либо надо больше стараться придерживаться плана. Если план неэффективен, его следует совершенствовать, ведь планирование требует времени, а время - валюта, конвертируемая в другие блага. Другими словами, планировать следует или хорошо, или очень хорошо.
Начнем с главного. Прежде, чем запланировать действие, стоит убедиться, что оно призвано решить какую-то проблему. Если действие не служит никакой цели, то усилия будут потрачены зря. Поэтому, планируя действия, необходимо четко представлять себе цели, которых менеджер намерен достичь в данный период, и составлять планы исходя из них. Хорошим примером плохого планирования работы менеджера может послужить карьера белки в колесе. Она тратит усилия, старается изо всех сил, и результат виден, колесо ведь крутится. Но эффективность этих трудозатрат нулевая. Конечно, предприимчивый человек предложит продавать энергию движения колеса и таким образом монетизировать процесс. Но заниматься этим будет уже не белка, а ее конкурент, потому что белка занята и ей некогда - она крутит. Так вот, чтобы не повторить ее судьбу, следует помнить, что планы должны служить стратегии, поэтому сначала планируем цели, а затем действия.
Планы должны быть выполнимы и осязаемы. Запланировать невыполнимую задачу - значит потерять время. Кроме того, слишком завышенная планка вынудит менеджера устроить саботаж самому себе и таким образом отодвинуть эти планы на неопределенное время. Выполнение каждого пункта плана должно впоследствии приносить результат, который можно описать словами или даже пощупать. Видимость будущего результата нужна не только для правильной постановки задачи , но и для мотивации - доказано, что людям нравится выполнять ту работу, которая гарантирует быстрый видимый результат. Не верите? Идите колоть дрова!
Планы необходимо ранжировать по степени важности и в первую очередь выполнять наиболее важные пункты (читайте «Матрица приоритетов Эйзенхауэра »). Баланс стоимости овчинки и вычинки никто не отменял, поэтому не стоит концентрировать усилия на выполнении тех пунктов, которые принесут минимум пользы, в ущерб более продуктивным действиям (читайте «Закон Парето или правило 80/20 »).
При планировании деятельности менеджер в обязательном порядке должен записывать свои планы, а для особо важных пунктов ставить напоминания в органайзере телефона или ПК. Часто люди ленятся искать ручку, искать последнюю исписанную страницу блокнота, надеются на свою память или на то, что коллеги не дадут забыть. Как будто у менеджера, который говорит «Я запомню», никогда не случались совещания, переговоры или мозговые штурмы , после которых ненароком задумываешься над тем как улучшить память , ведь собственный год рождения вспоминается с трудом, а все, что не связано с предметом обсуждения, кажется мелким и незначительным.
Каждый менеджер должен помнить, что планировать следует не только действия, а и время их выполнения. Часто время тратится напрасно из-за того, что разговор перешел на отвлеченные темы, и телефонный звонок или совещание затянулось. Чтобы удержаться в рамках плана, в начале разговора следует предупредить собеседника о количестве времени па беседу и очертить круг обсуждаемых тем.
При составлении планов учитывайте изменения работоспособности, и самые сложные дела оставляйте на период повышенной активности (это ни как не противоречит тому, о чем мы говорили выше – вначале важные и выгодные дела). В это время желательно установить неприемные часы, чтобы поработать с максимальной эффективностью. Учитывайте также часы снижения трудоспособности. Например, для многих работников таким является послеобеденное время. На этот период можно запланировать выполнение технических задач, не требующих высокой концентрации внимания или даже короткий дневной сон .
Если планы записываются, но не исполняются по причине безответственности менеджера, то частично решить проблему поможет обсуждение планов с окружающими. После такой декларации намерений не выполнить их будет стыдно. Это способ обмануть себя для тех, в ком совесть способна постоять за чувство ответственности.
Удивительно, но с детства человека учат чему угодно кроме стратегически важных вещей. Ни в одной школе человек не узнает, как заставить деньги работать на себя, как самостоятельно распоряжаться своими ресурсами - талантом, знаниями, временем, волевыми качествами. Принято считать, что основа успешности человека закладывается в школе, хотя очевидно, что среднее образование в первую очередь способствует вбиванию шаблонов в свободолюбивые головы, а о реализации творческого потенциала речь не идет. «Делай как все», или же «делай лучше всех, но в одобренном нами направлении» - такой посыл «звучит» в словах любого педагога.
Вероятно, стране нужны исполнители, а кто хочет быть эффективным, умеющим планировать свою работу менеджером, должен сам учиться управлять своим временем и своими ресурсами. Поэтому такая важная тема как грамотное планирование остается за бортом процесса обучения до тех пор, пока человек не придет к тому, что с этим бардаком необходимо что-то делать.
А когда начинает осваивать азы организации своего времени, оказывается, что процесс эффективен только при условии подключения волевых качеств. Поэтому в какой-то момент может показаться, что планирование - это еще один способ усложнить себе жизнь. И лишь после того, как следование плану станет привычкой, менеджер сможет оценить легкость и приятность происходящего.
Советы по планированию для менеджеров от владельцев бизнеса
Катерина Кочерва, владелица свадебного агентства «Катерина»:
«Невозможно успешно заниматься бизнесом без планирования. В своем бизнес-проекте я сначала ставлю цель, затем пишу план по ее достижению. Есть основной план, состоящий из целей, а есть план действий, который помогает достигать этих целей.
Поставив цели на три года, год (читайте «Годовое планирование »), полгода, я анализирую настоящее состояние бизнеса. Продумываю детально, что необходимо для завоевания доверия клиентов и постоянного роста уровня оказываемых услуг. Потом составляю план. Детально мы планируем работу на период в один месяц. К примеру, мы задумали весной снять видеоклип о свадьбе V IP-уровня, организованной нашим агентством. Для этого нужно договориться с подрядчиками, подобрать ресторан, написать сценарий и снять клип. На первый взгляд все довольно просто, но работа, не выполняемая строго но плану, может растянуться на месяцы.
Сначала планируем работу на месяц, потом на неделю, потом на каждый день. Я заметила, что если нет четкого плана на день (обязательно записанного па бумаге), то в плане развития бизнеса этот день показывает очень малую эффективность. Планировать необходимо и работу подчиненных, если вы хотите чтобы они показывали хорошие результаты. Составлять план - это полезная привычка. Ее можно сделать очень эффективной, и этому можно научиться. »
Юлия Гительман, владелица центра красоты Style-in-beauty:
«Планировать приходится, так как бизнес обязывает. Сначала я определяю цели, затем расписываю шаги для их достижения. Планы составляю как долгосрочные, так и краткосрочные, и для себя, и для сотрудников. К сожалению, не всегда удается придерживаться плана, так как сфера красоты подразумевает необходимость работы с людьми, в ней многое зависит от человеческого фактора. Эмоции и настроение других людей могут внести коррективы, поэтому четкое выполнение запланированного не всегда удается. Кроме того, иногда интуитивные действия не менее эффективны, чем пункты плана, поэтому неожиданно приятный эффект от них у нас не редкость .»
Александр Логвинов, совладелец веб-студии «Сироп»:
«Дела обязательно планирую, и свои, и те, которые намерен делегировать . Если не запишу, то однозначно забуду. Пока задача не записана и не делегирована, ее не существует. Долгосрочные планы пишу в блокнот, краткосрочные - на стикеры. Кроме того, рабочие планы заношу в онлайн таск-менеджер, в котором есть возможность присвоить приоритет важности и делегировать либо мне, либо ответственному за задачу. Если планы появляются когда я в пути и компьютера рядом нет, записываю в телефон, а потом переписываю.
Менеджеру планирование деятельности и рабочего времени помогает избежать бардака. Если не планировать, то творится хаос и непонятно, за что хвататься. В нашей команде не один я такой. К слову, мы для себя разработали некое подобие таск-менеджера. Возможно, усовершенствуем его и выпустим в мир .»
Владимир Здрок, владелец интернет-магазина текстиля «Textiles Shop»
«Я всегда строю планы на месяц, но, как правило, половина из них не выполняется по причине отсутствия времени или возможности. В блокнот планы не записываю, так как они могут измениться буквально за час. Я занимался юридической практикой, в этом бизнесе без планирования никак. А если говорить об интернет-магазине текстиля, то планировать можно, но список планов обычно не имеет ничего общего с тем, что будет происходить в этот отрезок времени на самом деде. А происходить будет то, что подскажет интуиция , а не то, что я напишу ранее в блокноте. В обязательном порядке записываю только отгрузки товара, чтобы вечером проверить .»
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
2.1 Принцип Парето
2.2 Метод Эйзенхауэра
2.3 Метод Альпы
Заключение
Список затекстовых ссылок
Приложения
Введение
Временем, как ресурсом любой человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны.
Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление характерное для большинства руководителей во всем мире.
Еще Альберт Эйнштейн подметил, что людям нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за отдаленности результата во времени людям свойственно медлить с выполнением крупных и непростых заданий, считая, что времени у него в достатке, и он успеет выполнить его в срок.
Если руководитель постоянно занят "горящими делами", поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Его действия все больше приобретают авральный характер оперативного гашения конфликтов, ликвидаций сбоев, а, в общем - "латания дыр". В силу огромной перегруженности наиболее важные, проблемные задачи он уже не решает. Остаются в стороне перспективные вопросы, а это, в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем, которыми приходится заниматься, тратя на это большое количество времени.
Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие.
Следует иметь в виду, что нехватка времени - не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.
Цель данной курсовой работы:
Рассмотреть систему планирования личной работы менеджера;
Исследовать распространенные методы рационализации деятельности менеджера;
Применить на практике одну из рассмотренных методик.
Российские тайм-менеджеры считают, что сильная сторона русского человека - творческое мышление, слабая - трудности с самоорганизацией. Потому в своей работе я представлю во внимание наиболее эффективные способы для устранения этой стороны.
1. Планирование личной работы менеджера
1.1 Общая модель качеств современного менеджера
Руководитель современного (предпринимательского, лидерского) типа, менеджер - лицо, осуществляющее руководство предприятием или подразделением, направляющее, организующее и регулирующее деятельность подчиненного коллектива для достижения целей организации.
Классифицировать качества современного менеджера можно исходя из конкретных критериев, определенных следующими сферами деятельности менеджера (рисунок 1)
Рисунок 1 - Интегрированная система (модель) сфер деятельности менеджера
Таким образом, общая интегрированная модель качеств менеджера может быть представлена как система качеств личности менеджера, каждое из которых предназначено для управления в перечисленных областях его деятельности.
Рассмотрим смысловое значение указанных сфер деятельности и соответствующим им моделей качеств менеджера.
Модели качеств менеджера могут рассматриваться как различные уровни (оболочки или кольца) интегрированной модели (рисунок 2).
Менеджер - руководитель всех сфер жизнедеятельности коллектива, например руководитель фирмы, предприятия (рисунок 1, сфера I). Этой сфере соответствует организационно-управленческая классификация, отражающая общие управленческие требования к менеджеру (Приложение A).
Таким образом, интегрированная модель качеств менеджера может быть представлена как система качеств личности менеджера, состоящая из критериев первого и второго уровней, каждый из которых предназначен для управления всеми вышеназванными сферами его деятельности.
Рисунок 2 - Интегрированная система (модель) качеств менеджера
I - организационно-управленческая
II - социально-психологическая
III - производственная
IV - модель качеств персонального менеджмента (самоменеджмента) умения управлять самим собой
Наибольший интерес представляет собой четвертый блок - сфера личности менеджера, его качеств, определяющих способность управлять самим собой (рисунок 2).
Самоменеджмент - это целенаправленное и последовательное применение испытанных наукой и практикой методов и приемов менеджмента в повседневной жизни для того, чтобы наилучшим образом использовать свое время и собственные способности, сознательно управлять течением своей жизни, умело преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.
Современный менеджер должен уметь:
Планировать личную работу;
Организовывать свое рабочее место;
Работать с информацией, пользоваться записной книжкой;
Выступать публично;
Управлять своим эмоционально-волевым потенциалом;
Формулировать жизненные цели;
Анализировать эффективность использования своего времени и находить резервы его оптимизации.
1.2 Система планирования личного труда менеджера
"Посредством планирования мы переносим будущее в настоящее и тем самым имеем возможность сделать что-нибудь в отношении него уже сейчас" Алан Леэкин.
Наш интеллект, способность мыслить, планировать и принимать решения является нашим главным орудием в деле недопущения промедления в делах и увеличения собственной продуктивности. Умение определять свои цели, планировать действия и предпринимать их определяет ход нашей жизни. Акт мышления и планирования высвобождает наши ментальные ресурсы, пускает в ход творческий потенциал и умножает нашу полезную ментальную и физическую энергию.
"Созвучна с этим мысль Алекса Макензи: "Незапланированное действие суть причины всех неудач". Вы, вероятно, слышали о так называемой формуле шести "П", которая гласит: "Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие"."
Систему планирования личного труда руководителя можно представить как закрытую систему, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов - долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также планах текущего периода (Приложение Б). Последние воплощаются в планах дня.
Выделяют перспективное, среднесрочное и текущее планирование (в том числе и оперативное - неделя, день).
Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд, исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий день руководителя обычно заполняется текущими и горящими делами, не остается времени на решение перспективных вопросов, повышение своей квалификации, реализацию духовных интересов и отдых. Составление плана работы требует предварительного анализа положения дел, а это активизирует работу руководителя, делает ее более целенаправленной.
Чем лучше мы распределяем свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование ежедневной работы, составление средне- и долгосрочных планов работы означают, выигрыш во времени, достижение успехов и большую уверенность в себе.
Начать разработку следует с долгосрочного плана, т.е. с плана графика основных дел на несколько лет. Существует такая фраза "Мышление на далекую перспективу сопровождается более высоким качеством принимаемых решений, при достижении краткосрочных целей". Людям, добивающимся успеха в своих делах, свойственна ясная ориентация на будущее. Они анализируют принимаемые ими решения и предпринимаемые ими действия в настоящем с точки зрения их согласованности с долгосрочным будущим, к которому стремятся.
Под среднесрочным планированием подразумевают составление планов на год. Для этого необходимо составить перечень наиболее важных работ года, а затем установить сроки их начала и окончания. Бывает, что необходимость работы ясна, но еще нельзя определить сроки ее начала и окончания. Тогда образуют "тематический" список дел, который надо ежемесячно просматривать, стараясь перенести дело из "тематического" списка в календарный план.
Подготовка перспективного плана - это еще не конец работы. Чтобы перейти к конкретным текущим планам нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу; какое время вы в состоянии выделить на те или иные дела; в какой последовательности их следует выполнять; каким образом распределять время в пределах рабочего дня.
Оперативное планирование работы осуществляется, как правило, не более чем на текущую неделю. В основном это планы "на сегодня", "на завтра". Они служат эффективным инструментом в борьбе с текучкой в том случае, если строятся на основе годовых, квартальных, месячных планов и согласуются с так называемыми графиками работ дня, недели.
1.3 Техника планирования личного времени менеджера
Закон "вынужденной эффективности" гласит: "Времени никогда не хватает на все дела, однако на самые важные дела его хватает всегда".
Именно поэтому руководителю необходимо регулярно задавать себе три вопроса, которые позволят подготовить почву для выполнения наиболее важных своих задач в срок.
Первый звучит так: "Каковы мои самые важные дела? "
Второй вопрос, который должен постоянно волновать его, звучит так: "Что я, и только я, могу делать, что, если будет сделано с должным качеством, действительно изменит положение вещей в лучшую сторону"?"
Авторство этого вопроса приписывают Питеру Друкеру, признанному гуру в сфере менеджмента. "Это один из лучших вопросов, рассматриваемых в теории достижения персональной эффективности. Что вы и только вы можете сделать, способное реально повернуть вашу жизнь в лучшую сторону?". Речь идет в первую очередь о том, что относится сугубо к личной компетенции. О работе, которую, если не выполните вы, никто другой сделать не в состоянии. Однако если справиться с ней и при этом хорошо, впоследствии это может весьма положительно сказаться на жизни или карьере. Третий вопрос, который следует как можно чаще себе задавать, таков: "Как наилучшим образом использовать свое время в настоящий момент?" Это центральный вопрос в теории рационального использования времени. Практический ответ на него представляет собой основной способ, позволяющий не допускать промедления в делах и стать высокопродуктивным работником. Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно поддерживаться системы, которая реализуется в следующей последовательности:
Анализ бюджета времени;
Составление списка планируемых дел;
Определение времени для выполнения этих дел;
Сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями;
Составление списка дел на год (Приложение В);
Составление тематического списка на месяц (Приложение В);
Составление плана действий на неделю (Приложение В);
Запись текущих дел и составление рабочих планов на день.
Планирование времени в рамках общего планирования ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.
Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, придает чувство уверенности, и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.
Существуют различные методы планирования рабочего дня наиболее известный - это метод "Альпы", который предполагает в себе использование ряда известных принципов и правил, таких как принцип Парето, метод Эйзенхауэра.
2. Методы рационализации деятельности менеджера
планирование работа менеджер руководитель
2.1 Принцип Парето
Принцип, или правило 80/20 был сформулирован в 19 веке итальянским экономистом Д.Парето и с тех пор не претерпел никаких изменений, оставаясь практически универсальным мерилом человеческой эффективности в самых разных областях жизни. Его учет способен значительно облегчить наше суетное (или наполненное непостижимым смыслом) существование.
Правило 80/20 в самом общем виде может выглядеть так: "Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 20 процентов от их общего числа, в то время как 20 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 80 процентов от их общего числа".
Исходя из него, в списке из 10 каждодневных дел всего 2 дела обеспечат вам 80 процентов планируемого успеха. Главное - точно определить их и сделать приоритетными. А остальные 8 можно оставить несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше.
Применяя это правило, можно уклониться от опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и о важности сосредоточиться на 20 процентах дел, которые дают наиболее обильные плоды.
Вот конкретный пример, который дает нам гуру тайм-менеджмента Д.Лакейн. Некий кандидат на местных выборах согласился выступить перед многими группами избирателей и обнаружил, что его расписание основательно перегружено. У него оставалось мало времени для встреч с большими аудиториями и обедов, на которых будут присутствовать влиятельные люди. Он понял, что не сумел проявить разборчивости в тот момент, когда принимал приглашения для выступлений и что уже не может отменить те встречи, на которые обещал прийти. Консультанты внимательно просмотрели перечень его состоявшихся и будущих выступлений и обнаружили, что 80 процентов его воздействия на общественное мнение было результатом 20 процентов его выступлений. 80 процентов его времени отняли выступления, которые мало способствовали популяризации его программы. Кроме того, именно эти выступления так его вымотали, что у него уже не оставалось сил для выступлений, которые могли существенно повлиять на избирателей.
Кандидат вспомнил, что Никсон потратил последние дни избирательной кампании 1960 года на визиты в малолюдные штаты, такие как Аляска, Гавайские острова, Вайоминг, чтобы сохранить верность своему обещанию - посетить все 50 штатов страны. Кеннеди же сосредоточил свои усилия на крупных штатах, которые помогли ему получить победу большинства избирателей.
В конечном итоге политик пришел к выводу, что он может отказаться от нескольких выступлений для малозначащих аудиторий, так как окончательной договоренности о них еще не было. Вместо этого он добился организации встреч с аудиториями, которые могли оказать большое влияние на исход голосования. Это решение оправдало себя: он победил на выборах.
Еще одна закавыка этого принципа в том что, прилагая только 20 процентов наших усилий, мы можем добиться 80 процентов планируемых результатов. Это говорить о том, что живем мы обычно не в полную силу нашего потенциала, и оставшиеся 20 процентов результатов - это 80 процентов усилий олимпийских чемпионов, талантливых изобретателей, гениев литературы .
2.2 Метод Эйзенхауэра
Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на вашу работу. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело .
В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел и отразил их в матрице (Приложение Г).
Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.
Менее срочные/важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти дела рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому необходимо перепроверить степень важности и попробовать их полностью или частично поручать своим сотрудникам.
Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под "тиранию" спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.
Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой.
Приступить к высокоприоритетной задаче и настойчиво трудиться над ней, пока процент ее выполнения не станет равным 100, - значит подвергнуть испытанию и иметь возможность проявить собственный характер, силу воли и деловую решительность, таким образом преображается и укрепляется собственный характер.
2.3 Метод Альпы
Метод Альпы представляет собой последовательность из пяти стадий, от наименьшего к "вершине" - окончательному результату. Метод относительно прост и легко запоминается, поэтому после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления плана дня. "Альпы" имеют пять маршрутов (стадий):
2) оценка длительности акций;
3) резервирование времени;
Первая стадия. Задачи дня. Записать под соответствующими рубриками (разделами) своего "плана дня" все то, что надо сделать завтра:
Задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
Невыполненное накануне;
Новые дела;
Периодически возникающие задачи.
Записывать, нужно используя сокращения: В - визиты, совещания; Д - делегирование дел; К - контроль и т.д. Затем их необходимо распределить по приоритетности, на длительные и короткие.
Вторая стадия. Длительность дел. Необходимо поставить против каждой задачи приблизительное время для ее выполнения, суммировать и определить ориентировочно общее время.
Третья стадия. Резерв времени. План дня рассчитывается на 60% рабочего времени, а 40% - должно составлять резервное время для неожиданных дел.
Четвертая стадия. Приоритетные дела, сокращение и перепоручение дел. На данной стадии устанавливаются однозначные приоритеты для своих дел с помощью метода Эйзенхауэра и уточняются задачи дня.
Пятая стадия. Контроль. Осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день.
3. Проектирование рабочего дня руководителя отдела продаж ООО "Крым"
Планирование рабочего дня руководителя отдела продаж ООО "Крым" будет осуществляться с помощью метода "Альпы", который состоит из 5 стадий:
1) составление заданий - задач дня;
2) оценка длительности акций;
3) резервирование времени;
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5) контроль (учет не сделанного).
На первой стадии мы отметим общий список дел дня, и расставим в порядке их выполнения.
1) анализ отчетов полученных от менеджеров отдела;
2) проведение планерки;
3) выезд на склад поставщика;
4) проведение совещания;
5) установление деловых контактов;
6) время на отдых;
7) работа с документацией;
8) работа с архивом;
9) работа с клиентами;
10) написание отчета;
11) подведение итогов дня.
На второй стадии определяем длительность дел (Приложение Д).
В результате подсчета выяснилось, что переработка составит 0,35 часов, без учета оперативных задач, что может пагубно повлиять на физическое и психологическое состояние руководителя. Таким образом, необходимо все запланированные дела расставить по приоритетам, и выделить резерв времени для решения оперативных задач, путем делегирования полномочий и сокращения времени на некоторые дела.
Третья стадия. Выделение резерва времени. Необходимо распределить время по правилу 60/40, т.е. 60% времени должно быть охвачено основными делами, а в резерве остальные 40% на оперативные задачи.
Мы можем назначить работу с архивом секретарю, обеденный перерыв совместить со встречей с деловым партнером, проанализировав отчеты сразу взяться за написание отчета вышестоящему руководству, тем самым сократив время на 20 мин., обход рабочих мест перенести на следующий день, либо ближе к концу дня (Приложение Е).
В итоге мы получаем 2 часа на решение оперативных задач.
Четвертая стадия. Устанавливаем приоритеты дел с помощью матрицы Эйзенхауэра (таблица 3).
Таблица 6 - Матрица Эйзенхауэра
Таким образом, мы определили наиболее важные дела, которые необходимо выполнить в первую очередь.
Пятая стадия - составление плана работы, и контроль за его исполнением (Приложение Ж).
В первую очередь в план дня мы поставили выполнение срочных и важных задач, а далее менее приоритетные. Начиная с самой трудной задачи или участка работы, придается содержательность и значительность рабочему дню. В результате гарантирован заряд энергии и высокая производительность труда.
В дни, когда вы с ходу принимаетесь за работу высокого уровня значимости, вы испытываете душевный подъем, обусловленный важностью стоящих перед вами дел. Вы чувствуете, что способны на многое, что у вас все спорится, что вы хозяин положения и, в конечном счете, своей судьбы.
Всякий раз, возвращаясь к прерванной ранее работе, тратится время на то, чтобы сориентироваться - сколько было сделано на тот момент, и сколько еще предстоит сделать. Также следует преодолеть собственную инерцию, "раскачаться", чтобы прийти в движение, после того как возвратились к прерванной работе. Еще какое-то время необходимо на то, чтобы обрести требуемый момент движения и продуктивный рабочий темп.
Если же вы прежде тщательно подготовились, после чего приступили к работе над задачей, не позволяя себе останавливаться или отклоняться в сторону, пока не решите ее полностью, вы непроизвольно заряжаетесь энергией, переживаете рост энтузиазма и обретаете все больше стимулов для успешного завершения дела. Качество вашей работы растет по мере прогресса, так же как и продуктивность вашего труда. В итоге вы работаете и быстрее, и эффективнее.
Таким образом, были выявлены следующие преимущества данного метода:
Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
Планирование следующего дня.
Четкое представление о задачах дня.
Упорядочение течения дня.
Преодоление забывчивости.
Концентрация на наиболее существенном.
Уменьшение объема "бумажной" работы.
Достижение целей дня.
Выделение более важных и менее важных дел. Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
Рационализация посредством группировки задач.
Сокращение помех и нежелательных перерывов.
Самодисциплина при выполнении задач.
Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
Улучшение самоконтроля.
Ощущение успеха в конце рабочего дня.
Повышение удовлетворенности и мотивации. Рост личных результатов.
Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
Заключение
Данная курсовая работа состоит из трех разделов:
В первом разделе, теоретическом, я изучила систему планирования личной работы менеджера, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов - долгосрочными, средне- и краткосрочных, а также планах текущего периода. Чем лучше мы распределяем свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование ежедневной работы, составление средне- и долгосрочных планов работы означают, выигрыш во времени, достижение успехов и большую уверенность в себе.
Во втором разделе рассмотрены наиболее распространенные и эффективные методики рационализации деятельности менеджера, принцип Парето, метод Эйзенхауэра, метод Альпы. Последний предполагает в себе использование ряда известных принципов и правил, таких, как правило 60/40, метод Эйзенхауэра.
В третьем, практическом - я спроектировала работу менеджера отдела продаж ООО "Крым", применив метод Альпы, в ходе которого были выявлены преимущества данного метода, а также составлены рекомендации по повышению эффективности личного труда. Построенная таким образом работа позволит менеджеру:
Эффективно организовывать свой личный труд и труд своих подчиненных;
Кратчайшим путем достигать профессиональных и жизненных целей;
Избегать стрессовых ситуаций, повышать и сохранять работоспособность;
Достигать наилучших результатов труда;
Получать удовлетворение от выполняемой работы.
Список затекстовых ссылок
1 Брайан, Т. "Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!" http://www.litru.ru
2 Друкер, П. "Эффективный управляющий" www.koob.ru
3 Каунт, Д. "Организуй себя сам" http://www.litru.ru
4 Резник, С.Д. Персональный менеджмент: учебник/ С.Д. Резник - П27 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 622 с. - (Серия "Высшее образование")
Литература (Библиографический список)
1 Административно-управленческий портал/ http://www.aup.ru/books/m99/2_13
2 Брайан, Т. "Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!" http://www.litru.ru/?book=70993&description=1
3 "Биржа + Финансы" № 17 от 07.05.2007/ http://www.birzhaplus.ru/fin/?22726
4 Вересов, Н.Н. Эффективное управление: психологические критерии/ [email protected]
5 Вершигора, Е.Е. Менеджмент/ Е.Е. Вершигора. -М.:ИНФРА - М, 2005
6 Друкер, П. Энциклопедия менеджмента/.: Пер. с англ. -- М.: Издательский дом "Вильямс", 2004. -- 432 с.: ил. -- Парал. тит. англ.
7 Друкер, П. Эффективный управляющий/ www.koob.ru
8 Карпов, А.В. Психология менеджмента: учебное пособие/ А.В.Карпов - М.: Гардарики, 2005. - 584 с: ил.
9 Каунт, Д. "Организуй себя сам"/ http://www.litru.ru
10 Кей, Ф. "Сдвиньте с мертвой точки ваш тайм-менеджмент"/Пер. в англ.
11 Образование Урала"/ http://www.uraledu.ru/node/16059
12 Райченко, А.В. Менеджмент: учебное пособие для профессионального образования / А.В. Райченко, Хохлова. - Москва: ФОРУМ - ИНФРА - М
13 Резник, С.Д. Персональный менеджмент: учебник/ С.Д. Резник - П27 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 622 с. - (Серия "Высшее образование")
14 Сацков Н.Я. Практический менеджмент. Методы и приемы деятельности руководителя/ http://www.litru.ru/?book=145&description=1
15 http://sekretar-info.ru/topic/916/
Приложение А
Управленческие требования к менеджеру
Таблица 1 - Общая (организационно-управленческая) классификация и критерии оценки управленческих качеств руководителя современного (предпринимательского) типа
|
Ранги качеств |
Группы качеств (первый уровень) |
Критерии первого уровня |
|
|
Профессиональная управленческая компетентность |
Наличие профессиональных знаний и умений в сфере управления производством и людьми, знание работы на конкретной управленческой должности. |
||
|
Организаторские качества |
Взаимоотношения с людьми |
||
|
Деловитость |
Отношение к делу |
||
|
Моральные качества |
Отношение к нравственности |
||
|
Политическая культура |
Отношение к интересам общества, трудового коллектива и личности работника |
||
|
Работоспособность |
Способность к активной продолжительной творческой деятельности |
Приложение Б
Схематическое изображение системы планирования времени
Рисунок 3 - Система планирования времени
Приложение В
Планирование личной работы руководителя
Таблица 2 - Тематический список дел на год (месяц) для руководителя
|
Организация (фирма, предприятие) |
Внешние связи |
Кадровые вопросы |
Мероприятия в городе, районе |
Хозяйственные вопросы организации |
Семья, дом |
Здоровье |
Перспективные вопросы |
||
|
Общее руководство |
|||||||||
Таблица 3 - Распорядок рабочей недели
Приложение Г
Рисунок 4 - Матрица приоритетов Эйзенхауэра
Приложение Д
Вторая стадия планирования рабочего дня руководителя
Таблица 4 - Длительность дел
|
Анализ отчетов |
|||
|
Планерка |
|||
|
Выезд на склад |
|||
|
Совещание |
|||
|
Работа с документацией |
|||
|
Обход рабочих мест |
|||
|
Работа с архивом |
|||
|
Работа с клиентами |
|||
|
Написание отчета |
|||
|
Подведение итогов дня |
|||
Приложение Е
Третья стадия планирования рабочего дня руководителя
Таблица 5 - Длительность дел
|
планерка |
|||
|
Анализ отчетов |
|||
|
Написание отчета вышестоящему руководству |
|||
|
Совещание |
|||
|
Работа с документацией |
|||
|
Работа с клиентами |
|||
|
Выезд на склад |
|||
|
Подведение итогов дня |
|||
Приложение Ж
Пятая стадия планирования рабочего дня руководителя
Таблица 7 - План дня
|
Ознакомление с перечнем дел на день |
||
|
Проведение планёрки с менеджерами |
||
|
Анализ отчётов полученных от менеджеров отдела |
||
|
Написание отчёта о текущем состоянии деятельности фирмы вышестоящему руководству |
||
|
Выезд на склад |
||
|
Проведение совещания с другими руководителями отдела |
||
|
Время на отдых, обеденный перерыв |
||
|
Подписание заключенных договоров, документации административного характера, прочая работа с документами |
||
|
Приём клиентов, сотрудников по личным вопросам |
||
|
Анализ и составление плана на следующий день |
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Анализ затрат рабочего времени и организации труда менеджера на предприятии. Изучение тенденций формирования системы интенсификации труда и информационного обеспечения руководителя в условиях рыночной экономики. Описания механизма активизации менеджера.
дипломная работа , добавлен 02.05.2011
Организация труда руководителя как условие эффективности организационных отношений, пути ее рационализации. Анализ организации личного трудового процесса руководителя: внутренний распорядок, условия делегирования полномочий, затраты рабочего времени.
курсовая работа , добавлен 18.02.2010
Ознакомление с должностными обязанностями и профессиональными качествами менеджера. Разграничение полномочий, прав и ответственности руководителя в зависимости от уровня управления. Рассмотрение основных методов воздействия руководителя на коллектив.
курсовая работа , добавлен 02.12.2013
Методы мотивации сотрудников организации. Иерархия потребностей А. Маслоу. Формы и методы повышения эффективности деятельности менеджера в организации труда посредством коммуникации. Роль руководителя в современной туристической фирме ЗАО "ТРИО".
дипломная работа , добавлен 15.01.2014
Условия воспитания в менеджменте, цели и идейная база, основные методы и средства воспитательной деятельности. Роль менеджера в управлении и воспитании персонала. Изучение принципов воспитательной деятельности менеджера и определение типов руководителя.
курсовая работа , добавлен 20.08.2009
Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.
дипломная работа , добавлен 26.01.2013
Сущность, функции и роль менеджера как руководителя предприятия. Стадии подготовки и методы принятия управленческих решений. Главные качества личности менеджера. Применение этики и психологии в менеджменте. Анализ личности менеджера на предприятии.
курсовая работа , добавлен 06.12.2012
Понятие, роль и место менеджера в системе управления. Основные требования, предъявляемые к личностно-деловым качествам современного менеджера. Выявление влияния профессиональных качеств менеджера на его деятельность. Классификация ролей руководителя.
курсовая работа , добавлен 22.01.2013
реферат , добавлен 12.05.2015
Теоретические основы, сущность и содержание, условия, формирующие организационную культуру менеджера. Практика деятельности современного руководителя, трансформация функций и реализация потенциала руководителя, мотивация менеджера к эффективному труду.
РАЗДЕЛ 8. САМОМЕНЕДЖМЕНТ
8.1. Планирование работы менеджера
Самоменеджмент , или организация личной работы руководителя, представляет собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике. Его цели – оптимальное использование времени и своих возможностей, сознательное управление течением жизни и преодоление внешних обстоятельств.Рис. 30. Кольцо «самоменеджмента»
При ежедневном решении разного рода задач менеджер выполняет различные функции. Это процесс можно представить как кольцо самоменеджмента, наглядно демонстрирующее связи между отдельными функциями. Во внешнем круге обозначено пять функций:
- постановка целей; планирование; определение приоритетов по предстоящим делам; составление распорядка дня и организация трудового процесса; самоконтроль и корректировка целей.
- Определение целей и дифференциация их по следующим временным критериям:
- долгосрочных жизненных целей (личных и профессиональных); среднесрочных целей (на ближайшие 5 лет); краткосрочных целей (на ближайшие 12 месяцев).
- Определение личных ресурсов для достижения целей, для чего необходимо: определить личный потенциал, возможности; перечислить свои слабые стороны, составить перечень неудач и отметить, в результате каких причин они произошли. Подумать, как избавиться от этих недостатков; выделить 2–3 важнейших достоинства и недостатка. Проведение анализ «цель-средство», в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого нужно обратиться к составленной «инвентарной описи» целей и выбрать 3–4 важнейшие цели, определить необходимые для их достижения средства и проверить, чего ещё нужно достичь или к чему приступить, чтобы достичь целей. Формулирование конкретных целей (обязательно должны быть указаны сроки и желаемые результаты).
- охватить планом лишь 60% рабочего дня, оставляя 20% на решение непредвиденных проблем и 20% – на творческую деятельность, в том числе на повышение квалификации; тщательно документировать расход времени, чтобы иметь о нём чёткое представление; всегда доводить до конца начатое дело; планировать только такой объём задач, с которым можно реально справиться; обеспечить гибкость планов; фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результат; установить точные сроки и временные нормы для выполнения дел; отличить важное от срочного и избегать тирании срочных дел; постоянно пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел; планировать использование личного времени; резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач и короткие – для мелких вопросов; следить, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени; стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант; согласовывать свои планы с коллегами.
- важнейшие дела (категория А) составляют 15% от общего числа дел, а их значимость составляет 65% (около 3 часов); менее важные дела (категория В) – около 20% от их общего числа, их значимость составляет 20% (около 1 часа); несущественные дела (категория С) – 65% , значимость 15% от обще6й значимости дел (около 45 мин.).
- к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме; пик работоспособности приходится на первую половину дня, и поэтому задачи категории А следует выполнять в начале дня; после обеда, когда наступает спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности (задачи категории С), после чего следует приступить к задачам категории В.
- В конце дня заполните пять наиболее важных дел на завтра. Пронумеруйте их по степени важности. Не переживайте, если не выполнили все пять. Завтра начинайте с завершения невыполненных дел, даже если они очень трудные и неприятные. Хорошее состояние здоровья необходимо для прилива энергии, обновления и интереса к работе. Всего несколько минут физической нагрузки (ходьба, бег га месте, а также расслабление, переключение внимания, аутотренинг) могут поддержать вас в прекрасной физической форме. Отводите хотя бы 20 минут самосовершенствованию, через полгода вы будете поражены, насколько возрос уровень развития и интеллектуальный потенциал. Записывайте каждый день пять новых мыслей, которые придут вам в голову и если это вошло в привычку. Вы станете генератором идей. Планируйте. Каждый день заглядывайте в план самосовершенствования. Анализируйте и лучше записывайте изменения. Если вы ведёте дневник, то очень скоро увидите собственные изменения. Используйте своё подсознание. Пользуйтесь положительными утверждениями и вы обнаружите, что они станут вашей неотъемлемой частью. Создавайте свой имидж. Мысленно представьте себе образ того человека, которым хотите стать. Делайте это несколько раз в день, а затем поступайте так, как будто вы и есть тот человек. Скоро вы станете личностью, привлекающей к себе симпатии людей.
8.2.Рабочее место руководителя, его эргономические характеристики
Под рабочим местом работника управленческого труда понимается зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами труда. Рациональный вариант планировки рабочего места предполагает размещение средств и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных для выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами. Рабочая зона – пространство на стационарном рабочем месте в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в пределах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную зоны. Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по диаметру и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа. Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимно перекрываемая при этом площадь (для 2 рук) определяется дугой около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости. В вертикальной плоскости различают 5 зон:- нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя менее удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).
- рабочая поза была свободной и удобной; рабочая поза обеспечивала прямую осанку (возможен наклон туловища только вперед и не более чем на 10–15 град.); сиденье стула было регулируемым по высоте, а для ног необходимо иметь подставку;
- на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего; каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимым для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола; канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями; все средства коммуникационной техники (телефон, факс и пр.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы; документы, с которыми работает руководитель, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике; документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы; движения руководителя должны быть оптимальными, то есть более короткими и экономными с позиций затрат, времени и сил.
8.3.Ортобиоз, слагаемые ортобиоза: релаксация, рекреация, катарсис
Ортобиотика – это наука, изучающая технологию самосбережения людьми здоровья и наполнения жизненным оптимизмом. Основоположником ортобиотики является И.И.Мечников, который создал науку по "Уходу за собственной персоной". Основы ортобиотики изложены английским мыслителем Джеком Леббоком в книге "Успех и радости жизни", где сказано, что истинная слава науки состоит не столько в обширности ее владений, плодородии почвы или красоте ее природы, сколько в высоте нравственного и умственного уровня народонаселения. Термин "ортобиотика" произошел от слова – "оптимизм", что в переводе с латинского означает "наилучший". Основы ортобиотики составляет ортобиоз – разумный образ жизни. Ортобиоз – это обеспечение развития человека ради достижения долгой, длительной и бодрой старости, приводящей в конечном периоде к образованию чувства насыщения жизнью и смиренного желания смерти. Ортобиоз, рассматривает понятие "здоровье" как единство трех составляющих:- физическое здоровье; психическое здоровье; нравственное здоровье.
- бережное отношение со своим организмом; соблюдение индивидуального подбора условий для жизнедеятельности организма; постоянная, сознательная актуализация интереса к жизни и людям.
- соблюдение эргономических требований к организации своего рабочего времени; обеспечение нормальной экологической среды; соблюдение режима питания; чередование умственной и физической работы; обращение к профилактике радостью.
- соблюдение моральных норм общения и правил хорошего тона; терпимость к недостаткам; уважительное отношение к инакомыслию.
Контрольные вопросы
После установления целей начинают собственное планирование труда. Руководителю трудно или невозможно разработать конкретные планы на более или менее длительный период, так как под воздействием не предусмотренных ранее факторов их придется постоянно пересматривать. Поэтому на практике обычно ограничиваются разработкой плана работы на день, неделю, месяц. Причем последний часто проделывают подробно, отмечая лишь неотложные и наиболее важные дела.
Организация труда менеджера предприятия тесно связана с организацией всех процессов управления в подчиненном ему аппарате и существенно влияет на успех управления в целом.
Менеджер постоянно подвергается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, он теряет способность и возможность отличать главное от второстепенного, увидеть по конкретным ситуациями более фундаментальную проблему. Его решение приобретают характер оперативного погашения конфликтов. По сути, выполняя роль генерального диспетчера, такой менеджер не выполняет своих первоочередных обязанностей.
Остаются нерешенными перспективные проблемы, а это в свою очередь порождает много новых проблем. Нередко бывает и так, что менеджеры большое значение придают проблемам и перспективным вопросам. Но свою работу они организуют так нерационально, что не имеют возможности бывать на управляемых объ объектах, лично встречаться с руководителями подразделений и другими работниками; им не хватает времени для повышения собственной квалификации. Поэтому перспективные задачи, которыми они заняты, решаются не лучшим образом.
Иногда менеджеры из-за нехватки времени, является следствием плохой организации труда, рабочий день менеджера продолжается 10, 12 и даже 13 часов. Наконец, не остается времени на самообразование, семью, отдых, спорт и прочее. Следует иметь в виду и то, что организация собственного труда - это забота самого менеджера.
Неустроенность рабочего дня, постоянная занятость, непрерывная штурмовщина по делам, которые требуют вдумчивого, планомерного решения, создают в самом аппарате управления такой стиль работы, который приводит к нерациональному использованию времени во всех подразделениях.
Чтобы правильно спланировать распределение времени между различными видами деятельности, необходимо прежде всего его классифицировать по определенным признакам.
o по характеру побудительных причин (личная инициатива, инициатива подчиненных, указания сверху, инициатива общественных организаций);
o за периодом, охватывается руководящей деятельностью (вопрос перспективные, текущие и др.);
o по формам деятельности (индивидуальная работа, собрания, совещания, прием посетителей, телефонные разговоры, посещение рабочих мест и др.).
Планирование должно быть как долгосрочным (год, квартал, месяц), так и оперативным (неделя, один день). Начинать надо с долгосрочного плана. Для этого необходимо составить перечень наиболее важных работ года, квартала, месяца, а затем установить сроки их начала и окончания. К этим работам относятся, такие, которые повторяются из года в год. Например, годовой отчет, собрание трудового коллектива по итогам года и др. Существует практика составления рабочих графиков на один день, неделю, реже - декаду или месяц. Эти графики дисциплинируют не только труд самого менеджера, но и подчиненного ему коллектива.
Менеджер, который планирует свою работу, должен учитывать время, необходимое для повышения деловой квалификации, уровня политических и экономических знаний, выполнение общественных поручений и прием работников предприятия из служебных и личных вопросов.
План должен четко определять время на работу с документами, прием посетителей, пребывание в структурных подразделениях, участие в собрании акционеров и трудового коллектива, проведение совещаний с подчиненными и т. Разработка такого плана создает нормальный ритм работы аппарата управления, обеспечивает очередность выполнения задач, дает возможность выделить время для творческой работы, инновационной деятельности, повышение квалификации. Здесь менеджер компетентно и заблаговременно может заниматься постановкой и решением стратегических вопросов, продуктивно работать.
Процесс разработки плана личного труда менеджера предлагается осуществлять по схеме, приведенной на рис. 4.1.
Первый этап: менеджер составляет список дел, которые необходимо выполнить в течение планового периода. Это могут быть задачи по перспективному перечня дел, выполненных в прошлом периоде, другие дела, задачи, которые периодически возникают. Перечень работ следует составлять в письменной форме. Например, в перечне дел на день отражают следующие вопросы: проведение совещаний, приемов, работа с документацией, поездки, контроль, телефонные переговоры и т. На этой стадии достаточно лишь приближенного ранжирование задач, то есть распределения их по степени важности или срочности.
Второй этап: после составления перечня работ на плановый период необходимо определить затраты времени, необходимого для выполнения каждого вида работы. Безусловно, это сложная задача, поскольку руководителю трудно заранее предсказать, сколько времени требует та или иная работа. Здесь многое зависит от сложности и необычности решаемых задач, опыта и профессионализма самого руководителя, квалификации управленческого персонала и других факторов. Вместе с тем, продолжительность некоторых управленческих действий можно оценивать достаточно точно. Например, руководители заранее регламентирующих продолжительность приема посетителей по личным вопросам, совещаний.
Рис. 4.1. Схема процесса планирования личного труда менеджера
В конце концов, оценка затрат времени будет приблизительной, что потребует корректировки их в ходе реализации задач. Вместе с тем, установление продолжительности работ дисциплинирует руководителя, заставляет его вкладываться в установленные сроки. Не зря говорят, что работа отнимает столько времени, сколько его на нее выделено.
Третий этап: поскольку невозможно предсказать, какие задачи нужно выполнить в течение планового периода, следует зарезервировать время для непредвиденных дел.
Рабочее время руководителя делится на три части:
o запланированные дела - 60%. Исходя из 8-часового рабочего дня, запланирована активность не должна превышать 5-6 ч.;
o резерв времени на непредвиденные работы - 20%;
o резерв времени на творческую деятельность руководителя - 20%.
Следовательно, соотношение между плановым временем и резервом должен составлять 60:40.
Четвертый этап: необходимо определить фонд рабочего времени планового периода. При этом следует исходить из 5-6 часов в день. Таким образом, в недельном плане за пятидневный неделю общий фонд рабочего времени составит 40 часов., А для решения плановых задач - не более 30.
Пятый этап: прежде чем окончательно установить план собственной работы, необходимо осуществить контроль путем сопоставления рассчитанных на втором этапе затрат времени на выполнение плановых работ по фондом рабочего времени. Если необходимые затраты времени превышают фонд планового периода, необходимо пересмотреть перечень плановых работ. Менеджеру следует проранжировать плановые работы с точки зрения важности и неотложности их и изъять второстепенные действия. Так, очень срочные дела можно перенести на следующий период. Следует также делегировать часть работ подчиненным.
Шестой этап: менеджер составляет план своей работы к исполнению. Для удобства их рекомендуется разрабатывать с помощью дневников времени, в которых отражают задачи, необходимые действия, номера телефонов, адреса и другую информацию.
Седьмой этап: корректировка плана, при необходимости - внесение изменений и дополнений. Благодаря установленному резерва времени менеджер имеет возможность в течение планового периода адекватно реагировать на возможные осложнения в процессе реализации тех или иных задач, решать непредвиденные дела, заниматься творческой работой.
Если у менеджера нет личного плана работы, то в коллективе возникает нервное напряжение, приводят к некачественному решения задач, снижение результативности управленческого труда.
Некоторые работы предусмотреть в плане невозможно. Для этого необходимо проектировать резерв времени на их выполнение, а если его будет недостаточно, то уменьшать затраты времени на запланированные работы, переносить на другое время или поручать их выполнение ответственному работнику аппарата управления.
Планирование личной работы следует рассматривать не только как составление ее плана. Здесь важным является определение времени для ее проведения, сроков начала и окончания. При этом надо учитывать все будущие виды работ, сравнивать необходимый для работы время с плановым фондом в общем бюджете рабочего времени.
После составления плана необходимо проявить умение и настойчивость в его исполнении, обеспечить необходимый контроль за выполнением планов другими управленческими звеньями. Контроль выполнения плана личной работы и задач исполнителями должно быть регулярным и последовательным. Это дисциплинирует самого менеджера, а также его подчиненных, способствует эффективному использованию рабочего времени, повышению качества управления организацией.
Руководителю сложно или невозможно составлять конкретные планы на длительный период, поскольку под воздействием непредвиденных факторов их придется постоянно пересматривать. Поэтому на практике, как правило, ограничиваются разработкой плана личной работы на день, неделю, месяц. Причем в плане на месяц часто, отмечают лишь неотложные и наиболее важные дела.
На практике планирования времени заключается в его распределении по видам работ. Обобщенный распределение времени регламентируется с помощью распорядка рабочего дня, который строится с учетом распорядка дня высшего руководства, периодичности выполнения отдельных работ. Следует иметь в виду, что с повышением уровня управленческой деятельности уменьшается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и увеличивается - на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблем.
В деятельности менеджеров различных предприятий много особенностей. Поэтому менеджер должен самостоятельно, в соответствии с особенностями работ, сгруппировать их по видам на основании тех или иных признаков. Это необходимо для учета затрат времени по видам деятельности, анализа планирования собственной работы.
Для планирования собственной работы недостаточно иметь перечень работ невозможно знать и их фактическую продолжительность, на основе которой можно установить сроки начала и окончания работ и взаимно эт связывать их. Для этого надо проводить специальные наблюдения, изучать собственные затраты времени в течение рабочего дня. При этом только учет всех работ может дать полную картину нагрузки менеджера. Способы и формы учета зависят от его целей. Так, для совершенствования организации труда менеджера целесообразно проводить самофотографування как рабочего, так и свободного времени. Но сам учет ничего не стоит без систематического анализа. Именно данные анализа позволяют оценить уровень организации времени руководителя.
Основным способом анализа является сравнение фактических затрат времени на каждый вид работ со средними затратами других руководителей того же уровня.
Исследования показывают, что в общем объеме рабочего времени на личные отношения расходуется до 76% времени, в том числе:
o совещания, собрания, прием посетителей (беседы) - 23,5%;
o служебные поездки (деловые встречи) - 23,5%;
o контроль за работой объектов управления и посещение рабочих мест - 23,5%;
o телефонные разговоры - 6,5%
Другие затраты времени менеджера составляют:
o на работу с документами - до 13,5%;
o подготовка и организация работы - 5%;
o личные потребности и отдых - 2%;
o потери рабочего времени - 3,5%
Планирование личного времени менеджера необходимо начинать с разработки определенного режима, который должен соблюдаться, уточняться и постепенно превращаться в постоянную норму.
Рис. 4.2. Рационализация затрат времени на планирование
Планирование собственной работы не требует от руководителя значительных затрат времени. Для составления плана достаточно потратить в конце рабочего дня 15-20 минут. Зато преимущества планирования личного труда менеджера намного превышать эти расходы. В частности, еще возможность возможность составить план на следующий день, четко представить задачи, упорядочить работу в течение дня, преодолеть забывчивость, сконцентрировать внимание на важнейших задачах, самодисциплинуе при выполнении задач, дает ощущение успеха в конце рабочего дня, повышает удовлетворенность и мотивацию и в целом способствует эффективности труда.
Рис. 4.3. Методы планирования личного труда менеджера
Средства планирования личной работы менеджера делятся на традиционные и компьютерных.
