• بصلح
• بصلح
• تصميم داخلي
• حول كل شيء
• حول السباكة

كيفية تعيين رقم المخزون بشكل صحيح. ما هو رقم جرد الأصول الثابتة وكيفية تخصيصه بشكل صحيح ختم نسخة مسجلة

تمت الموافقة عليه في فبراير 2006 (IUS 9-2006)


تم إجراء التعديل، المنشور في IUS رقم 4، 2009

تم التعديل من قبل الشركة المصنعة لقاعدة البيانات


يحدد هذا المعيار المتطلبات العامة للمحاسبة وتخزين وثائق التصميم والوثائق التكنولوجية (المشار إليها فيما بعد بالوثائق)، المنفذة في أشكال ورقية وإلكترونية، ومنتجات جميع الصناعات.

بناءً على هذا المعيار، يمكن تطوير معايير تأخذ في الاعتبار ميزات المحاسبة وتخزين المستندات التصميمية والتكنولوجية، اعتمادًا على حجم الوثائق وظروف تدفق المستندات.

1. المتطلبات العامة

1. المتطلبات العامة

1.1. يتم طي نسخ المستندات الورقية وفقًا للملحق 1.

1.2. تخضع جميع النسخ الأصلية والنسخ المكررة ونسخ المستندات المتوفرة في المؤسسة (المشار إليها فيما بعد بالنسخ الأصلية والنسخ المكررة والنسخ) للتسجيل والتخزين وفقًا للقسم 2 والملحق 2*.
________________
ينبغي فهم المؤسسة على أنها مؤسسة أو منظمة.
تشير العلامة "*" إلى نقاط المعيار التي ترد التعليقات عليها في الملحق 5.

1.1، 1.2. (طبعة منقحة، تعديل رقم 1).

1.3. في الحالات التي تستخدم فيها المنظمة المستندات الورقية والإلكترونية في وقت واحد، يُسمح بتحويلها المتبادل إلى بعضها البعض. وفي هذه الحالة يتم مراعاة القواعد التالية:

- يمكن تحويل مستندات التصميم الورقية إلى ملفات؛

- مع تزويدها بالتفاصيل المناسبة وتوقيعها بالطريقة المنصوص عليها بالتوقيعات الرقمية الإلكترونية، تصبح هذه الملفات مستندات إلكترونية (الأصول، النسخ، النسخ)؛

- لاستخدامها في عمليات إنتاج وتشغيل وإصلاح والتخلص من المنتجات، يمكن تحويل المستندات الإلكترونية إلى مستندات ورقية باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. يجب أن تكون هذه المستندات موقعة بتوقيعات أصلية وثابتة للأشخاص المعتمدين، وبعد ذلك تكتسب نفس وضع المستندات الإلكترونية التي تم استلامها منها؛

- يجب ألا يؤدي التحويل إلى تقليل الرقم التسلسلي للمستند وفقًا للجدول 2 من GOST 2.102؛

يجب أن تحتوي المستندات التي تم الحصول عليها نتيجة للتحويل المتبادل على إشارات مناسبة لبعضها البعض؛

- يتم ضمان المراسلات المتبادلة بين هذه الوثائق من قبل المطور.

2. المحاسبة وتخزين النسخ الأصلية

2.1. يجب أن تكون النسخ الأصلية المصنوعة في شكل ورقي والمقبولة للتخزين مناسبة للنسخ المتكررة (بدون فواصل، لصق، أماكن مهترئة، نص غير واضح، سطور)، ومعالجة النسخ وتلبية متطلبات GOST 2.102 وGOST 13.1.002.

يجب أن تتوافق المستندات الإلكترونية الأصلية المقبولة للتخزين مع متطلبات GOST 2.051.

ملحوظة. بالنسبة لمنتج معين، يتم إنتاج مجموعة واحدة فقط من مستندات التصميم الأصلية، والتي يجب تخزينها في مؤسسة التطوير أو في مؤسسة التصنيع بموجب اتفاقيتهما*.

2.2. عند قبول الأصول للمحاسبة والتخزين يتم التأكد مما يلي:

1) اكتمال وثائق التصميم وفقًا للمواصفات أو بيانات المستندات الإلكترونية أو المستندات الأخرى التي تسرد النسخ الأصلية التي تم تسليمها؛

2) اكتمال المستندات التكنولوجية وفقًا لخريطة الطريق أو المستندات الأخرى التي تسرد النسخ الأصلية المقدمة؛

3) وجود التوقيعات المثبتة (بما في ذلك التوقيعات الرقمية الإلكترونية) والتواريخ. لا يجوز قبول مستندات للتخزين لا تحمل توقيع الشخص الذي يمارس الرقابة التنظيمية*.

2.3. يتم تسجيل جميع النسخ الأصلية المقبولة للتخزين (تؤخذ بعين الاعتبار). عند التسجيل قم بملئ البيانات التالية:

- رقم جرد الوثيقة؛

- تاريخ التسجيل؛

- تعيين الوثيقة؛

- اسم؛

- عدد الأوراق في الوثيقة؛

- تنسيق المستند وفقًا لـ GOST 2.301؛

- من أصدر الوثيقة؛

- التوقيع على قبول الوثيقة للتخزين؛

- ملاحظة (إذا لزم الأمر).

يمكن إجراء التسجيل بطريقة آلية أو بطريقة غير آلية (يدويًا). أثناء التسجيل اليدوي، يتم وضع التفاصيل المدرجة في دفتر جرد الأصول في النموذج 1 وفقًا للملحق 3. ومع التسجيل الآلي، يتم إجراء دفتر الجرد في شكل إلكتروني.

2.4. يتم تخصيص رقم انضمام واحد لكل مستند أصلي*.

2.1-2.4 (طبعة معدلة، التعديل رقم 1).

2.5. يجب الاحتفاظ بدفاتر الجرد لتسجيل النسخ الأصلية والنسخ الواردة من مؤسسات أخرى بشكل منفصل عن المستندات الخاصة بمنتجات الإنتاج الرئيسي والمساعد.

يُسمح بالاحتفاظ بدفتر جرد واحد للأصول والنسخ من المستندات التصميمية والتكنولوجية ودفاتر جرد منفصلة لأنواع المنتجات (ديزل، سيارات، جرارات، توربينات وغيرها)، مع عدم تكرار أرقام الجرد.

2.6. بالتزامن مع تسجيل النسخ الأصلية، يجب ملء أعمدة المحاسبة المقابلة الموجودة في الحقل لتقديم الورقة الأصلية في شكل ورقي أو يجب إدخال التفاصيل المقابلة في مستند إلكتروني.

2.7. لكل وثيقة يخصص لها رقم جرد يتم تسجيل حركتها (عمل وتسجيل النسخ، التغييرات، قابلية التطبيق). يتم تسجيل حركة الأصول يدويًا أو تلقائيًا وفقًا لبطاقات المحاسبة في النماذج 2 و2أ و2ب و2ج من الملحق 3.

بالنسبة لوثائق التصميم، يُسمح بتوثيق الإنتاج المساعد وإنتاج الوحدات بعدم إعداد بطاقات محاسبية.

2.8. يجب تخزين مستندات التصميم الأصلية في شكل ورقي وفقًا لخصائص التصنيف (المجموعات) حسب التنسيق بترتيب تصاعدي لتسميات المستندات ضمن كل تنسيق ورمز خاص بالمؤسسة المطورة.

يُسمح بتخزين النسخ الأصلية بغض النظر عن التنسيقات.

يتم تخزين أصول المستندات الإلكترونية في قواعد بيانات الأنظمة الآلية و/أو على وسائط إلكترونية منفصلة. يتم تخزين النسخ الأصلية على وسائط منفصلة بترتيب تصاعدي لتعيينات المستندات داخل المنتج. يجب أن تضمن ظروف التخزين على الوسائط الفردية سلامتها وسرعة استرجاعها وملاءمتها للاستخدام*.

2.9. يجب تخزين أصول المستندات التكنولوجية وفقًا لطرق معالجة وتجميع المنتج، دون مراعاة التنسيقات بترتيب تصاعدي لتسمياتها وفقًا لـ GOST 3.1201 في كل طريقة من طرق معالجة وتجميع المنتج.

يُسمح بتخزين النسخ الأصلية في مجموعات بترتيب تصاعدي لتسميات مستندات التصميم المحددة في النقش الرئيسي للمستندات التكنولوجية.

يتم تسجيل قابلية تطبيق المستندات التكنولوجية يدويًا أو تلقائيًا في بطاقات التطبيق وفقًا للنموذجين 2 و2 أ GOST 3.1201.

2.6-2.9. (طبعة منقحة، تعديل رقم 1).

2.10. يجب تخزين المستندات الأصلية المكتوبة على أوراق أصغر من تنسيق A1 وهي غير مطوية.

يوصى بتخزين النسخ الأصلية المصنوعة على أوراق بحجم A1 أو أكبر، ملفوفة على دبابيس لف أو غير مطوية.

2.11. يجب تخزين النسخ الأصلية للمستندات الملغاة والمستبدلة بشكل منفصل عن النسخ الأصلية الصالحة ويمكن طيها بتنسيقات A4 وA3 وفقًا للملحق 1.

3. استعادة النسخ الأصلية

3.1. يجب استعادة النسخ الأصلية التي أصبحت غير صالحة للاستعمال أو المفقودة.

لا يمكن إنتاج النسخة الأصلية المستعادة إلا بعد وضع إجراء بشأن شطب النسخة الأصلية التالفة أو المفقودة.

3.2. تعمل النسخ الأصلية المستعادة كنسخ أصلية مستبدلة.

ويجب تعديل الأصل المستعاد وفقاً لجميع الإشعارات الصادرة قبل استعادته.

3.3. يجب أن يكون الأصل المستعاد نسخة طبق الأصل من الأصل المستعاد، مع مراعاة آخر التغييرات التي تم إجراؤها.

3.4. يجب ألا يحتوي الأصل المستعاد على أبعاد أو نقوش أو صور رسومية وما إلى ذلك، مستبعدة من خلال إخطارات التغييرات في الأصل (أو النسخة) التي تم استعادة الأصل منها.

في النسخة الأصلية المستعادة، لا ينبغي إعادة إنتاج الأرقام التسلسلية للتغييرات وخطوط التمديد لها، والتي تم تطبيقها مسبقًا فيما يتعلق بالتغييرات التي تم إجراؤها.

3.5. يجب نقل سجل التغيير الأخير فقط إلى جدول التغييرات الخاص بالأصل المستعاد.

عند استعادة الأصل من مستندات على ورقتين أو أكثر، يجب إدخال الأرقام التسلسلية للتغييرات وتعيينات إشعارات التغيير والبيانات الأخرى المتعلقة بالتغيير الأخير لكل ورقة من المستند الأصلي المستعاد بناءً على الإدخالات الموجودة في جدول التغييرات في يتم استعادة هذه الورقة من المستند.

يجب أن تحتوي ورقة التسجيل الخاصة بالتغييرات على النسخة الأصلية المستعادة على البيانات المتعلقة بجميع التغييرات التي تم إجراؤها مسبقًا على هذه الوثيقة (بدءًا من التغيير الأول).

3.6. بدلاً من التوقيعات الأصلية والتأشيرات والتواريخ الموجودة على الأصل (بما في ذلك هامش التقديم وورقة التغيير)، يجب أن يقرأ الأصل المستعاد "(التوقيع)" و"(التاريخ)" بين قوسين.

عند إنشاء نسخة أصلية مستعادة من نسخة أصلية تم ترميمها مسبقًا (أو نسخة مسجلة مأخوذة منها)، لا يجوز إعادة إنتاج النقش الموجود على الأخيرة حول استعادة النسخة الأصلية.

3.7. يجب أن يتم التوقيع على النسخ الأصلية المستعادة من قبل شخص مسؤول حسب توجيهات رئيس القسم الذي أصدر النسخ الأصلية أو قام بمراقبة تصنيع المنتج.

يجب كتابة نقش يؤكد صحة الأصل المستعاد بالحبر أو بواسطة الآلة في حقل حفظ المستند، على سبيل المثال:

"تم الاستعادة من الأصل.



"تمت الاستعادة من نسخة.

الصحيح: (التوقيع والاسم الأخير والتاريخ)."

يجب تأكيد صحة المستند الإلكتروني الأصلي المستعاد من خلال التوقيع الرقمي الإلكتروني للشخص المسؤول.

3.3-3.7. (طبعة منقحة، تعديل رقم 1).

3.8. في الزاوية اليمنى العليا من حقل كل ورقة من النسخة الأصلية المستعادة، يجب أن يكون هناك نقش بالحبر أو يجب لصق ختم: "الأصل المستعاد N..." يشير إلى الرقم التسلسلي لترميم هذه الورقة من الأصل.

3.9. يجب أن يكون للأصل المستعاد رقم المخزون الخاص بالأصل الذي يتم استعادته. يجب تدوين ملاحظة في دفتر الجرد فيما يتعلق باستعادة المستند.

3.10. يتم ختم الأصل أو النسخة التي تم الترميم منها: "REPLACED BY RESTORED ORIGINAL N..." مع الإشارة إلى الرقم التسلسلي للترميم وتاريخ قبول الأصل المستعاد للتخزين.

القسم 4. (محذوف، تعديل رقم 1).

1. يجب طي أوراق الرسومات بجميع التنسيقات أولاً على طول الخطوط المتعامدة (الطولية)، ثم على طول الخطوط الموازية (العرضية) للنقش الرئيسي.

2. يجب أن تحتوي أوراق الرسومات بعد الطي على النقش الرئيسي على الجانب الأمامي من الورقة المطوية.

3. يتم طي أوراق الرسومات بالتسلسل الموضح في الجدولين 1 و 2 بالأرقام الموجودة على خطوط الطي.

4. يتم تركيب الأنواع التالية من الطي:

1) في المجلدات وفقًا للجدول 1؛

2) للخياطة المباشرة وفقا للجدول 2.

الجدول 1

للطي

الأبعاد، مم

الجدول 2

قابلة للطي للربط المباشر

الأبعاد، مم

1. المحاسبة وتخزين نسخ من المستندات

1.1. يجب أن تكون نسخ المستندات الورقية المقبولة للتخزين مطبوعة بشكل متباين وأن تكون ذات خلفية ناعمة دون تعدد الألوان التي تجعل المستند صعب القراءة. يجب أن تستنسخ النسخ (بدون حذف) كافة الأسطر والحروف والأرقام وما إلى ذلك الموجودة في الأصل أو النسخة أو الأصل.

عند قبول النسخ الورقية، تحقق من وجود جميع الأوراق واكتمال الوثائق وفقًا للمستندات المرفقة.

1.2. يمكن للمؤسسة تخزين النسخ التالية من وثائق التصميم والوثائق التكنولوجية: الأرشفة والتحكم والعمل.

1.3. تعكس النسخ الأرشيفية حالة التصميم أو تكنولوجيا التصنيع للمنتج خلال فترات موافقة العميل، ونقل النسخ الأصلية إلى مؤسسات التصنيع، وإنهاء إنتاج تصميم معين، وما إلى ذلك. ينعكس وجود النسخ الأرشيفية في بطاقات التسجيل (النموذج 2، الملحق 3).

لا يتم إجراء أي تغييرات على النسخ المؤرشفة ولا يتم إصدارها للمشتركين، بل يتم تخزينها بشكل منفصل عن النسخ الأخرى في مجلدات (ألبومات) أو على الوسائط الإلكترونية.

بالنسبة للمستندات الورقية، يتم وضع ختم "نسخة مؤرشفة" في مكان ظاهر في المجلد (الألبوم) وعلى الجانب الأمامي من كل نسخة أرشيفية. أشير أسفل الختم إلى سبب وتاريخ قبول النسخة الأرشيفية للتخزين. يمكن تخزين النسخ الأرشيفية على شكل ميكروفيلم.

يجب أن تحتوي النسخ الأرشيفية للمستندات الإلكترونية في الجزء المطلوب على السمة المناسبة (حرف، رقم، وما إلى ذلك).

1.4. تُستخدم نسخ التحكم لاستعادة الأصل أو عمل نسخ مكررة أو نسخ عمل أو شهادات أو التحقق من الوثائق، ويتم تخزينها بشكل منفصل عن النسخ الأخرى ولا يتم إصدارها للمشتركين.

يجب أن تحتوي نسخة التحكم من المستند الإلكتروني على السمة المقابلة (حرف، رقم، وما إلى ذلك) في الجزء المطلوب.

على الجانب الأمامي من كل ورقة من نسخ المراقبة، يتم وضع ختم "نسخة التحكم" في مكان مرئي (باستثناء نسخ التحكم من المطبوعات المطبوعة والمستندات النصية المجلدة، والتي يتم وضع الختم عليها فقط على الغلاف وعلى العنوان أو الصفحة الأولى).

1.1-1.4. (طبعة منقحة، تعديل رقم 1).

1.4 أ. نسخ العمل مخصصة لصيانة الإنتاج. يتم تحديد عدد نسخ العمل المتداولة ومكان تخزينها (الإصدار والقبول) من قبل المنظمة.

(مقدم بشكل إضافي، التعديل رقم 1).

1.5. (محذوف تعديل رقم 1).

1.6. يمكن إجراء محاسبة الإصدار (الإرسال) وإعادة النسخ إلى المشتركين الداخليين والخارجيين يدويًا أو تلقائيًا. يتم إجراء المحاسبة باستخدام بطاقات تسجيل المستندات من النموذج 2، 2أ وفقًا للملحق 3*.

يمكن إجراء المحاسبة الخاصة بإصدار النسخ وإعادتها إلى المشتركين الداخليين يدويًا أو تلقائيًا باستخدام بطاقات المشتركين من النموذج 3، 3أ وفقًا للملحق 3*.

1.7. يتم تخزين نسخ المستندات الورقية بشكل غير محكم (ورقة تلو الأخرى)، ويتم دمجها في مجلدات، أو، إذا لزم الأمر، يتم تجميعها في ألبومات.

عند التخزين بكميات كبيرة (ورقة بورقة)، يتم طي النسخ على تنسيق A4.

يتم طي النسخ الموجودة في الألبومات والمجلدات بتنسيق A4 أو A3 وفقًا للملحق 1.

1.6، 1.7. (طبعة منقحة، تعديل رقم 1).

1.8. يتم وضع نسخ من وثائق التصميم الخاصة بالمنتج في مجلدات (ألبومات) داخل المنتج أو ضمن مكونات المنتج المحددة بشكل عقلاني.

1.9. يتم وضع نسخ من مستندات التصميم للمنتجات في مجلدات (ألبومات) بالتسلسل التالي:

1) مواصفات المنتج؛

2) وثائق المجموعة الرئيسية للمنتج (بالترتيب المكتوب في المواصفات)؛

3) مواصفات الأجزاء المكونة للمنتج ووثائق المجموعة الرئيسية للأجزاء المكونة للمنتج (بترتيب تصاعدي للتسميات). يتم وضع وثائق المجموعة الرئيسية لمكونات المنتج بعد المواصفات بالترتيب الذي تم تسجيلها به في المواصفات؛

4) رسومات الأجزاء المسجلة في المواصفات والمنتج الرئيسي وجميع مكوناته (بترتيب تصاعدي للتسميات).

إذا تم إصدار مستندات أخرى للجزء (باستثناء الرسم)، فسيتم وضعها بعد رسم الأجزاء (بالترتيب الذي تم تسجيلها به في المواصفات).

1.10. يتم وضع مجموعة من نسخ المستندات التكنولوجية في مجلدات أو ربطها في ألبومات، في حين يتم وضع جميع المستندات التكنولوجية التي تم تطويرها لمنتج واحد أو عدة منتجات، أو جزء مكون محدد بشكل عقلاني من المنتج، في مجلد واحد (ألبوم).

إذا لزم الأمر، يُسمح بوضع المستندات التكنولوجية حول الطرق الفردية لمعالجة وتجميع المنتج في مجلد واحد (ألبوم).

1.11. لا يتم وضع أكثر من 200 ورقة من المستندات بتنسيق A4 في مجلد واحد (ألبوم).

1.12. إذا كان هناك عدد كبير من المستندات، فسيتم تقسيمها إلى أجزاء ووضعها في عدة مجلدات (ألبومات). تشير تسميات المجلدات (الألبومات) أو أغلفةها إلى رقم هذا الجزء وإجمالي عدد الأجزاء ورقم نسخة المجلد (الألبوم).

1.13. يُسمح في كل مجلد (ألبوم) بتوفير قائمة جرد تسرد، حسب تسلسل موقعها، جميع المستندات الموجودة فيه.

1.14. بالنسبة للعمل المستمر، يتم تخصيص نسخة من المستندات ذات الصلة للإدارة التي أصدرت المستندات الأصلية أو التي تراقب تصنيع المنتج في الإنتاج. على الجانب الأمامي من كل ورقة من النسخ (عند تخزينها بكميات كبيرة) أو في مكان ظاهر في المجلد (الألبوم)، ضع الختم "نسخة المصمم" أو "نسخة التقني"، الواردة في الملحق 4*.

(طبعة منقحة، تعديل رقم 1).

1.15. يتم ختم نسخ المستندات التي لم يتم إخطار المشتركين بها بالتغييرات بعد الترحيل بـ "لم يتم الإخطار بالتغيير".

1.16. في طلبات إرسال الوثائق من مؤسسات أخرى، يتم الإشارة إلى ما إذا كان من الضروري تسجيل الوثائق المطلوبة لإرسال إشعارات أخرى بالتغييرات أم لا.

1.17. يتم إتلاف نسخ المستندات المسحوبة من التداول بسبب توقف إنتاج المنتجات، وكذلك نسخ المستندات الملغاة أو المستبدلة بسبب التغييرات، بعد إجراء عملية التدمير أو جرد النسخ.

2. المحاسبة وتخزين نسخ من وثائق المؤسسات الأخرى

2.1. يتم تخزين نسخ المستندات الواردة من مؤسسات أخرى في مجلدات أو يتم تجميعها في ألبومات بشكل منفصل لكل مؤسسة أصدرتها، أو بشكل منفصل لكل منتج.

يُسمح بتخزين النسخ بكميات كبيرة (ورقة بورقة) مطوية بتنسيق A4 أو A3.

2.2. يجب أن يحتوي كل مجلد (ألبوم) على قائمة جرد تسرد، حسب تسلسل موقعها، جميع المستندات الموجودة فيه.

2.3. يتم تسجيل (محاسبة) نسخ وثائق المؤسسات الأخرى وفقًا لمتطلبات الفقرتين 2.3 و 2.4 من هذا المعيار. يتم ختم كل نسخة مسجلة (أو مجموعة نسخ) على شكل ورقي مع الإشارة إلى رقم الجرد ورقم النسخة (إذا كان هناك عدة نسخ) وتاريخ التسجيل.

يتم وضع الختم المحدد في المجلدات (الألبومات) في مكان مرئي في المخزون، وكذلك على الملصق أو في الزاوية اليسرى العليا من الغلاف.

على النسخ الورقية المخزنة بكميات كبيرة (ورقة بورقة)، يتم وضع ختم في الزاوية اليسرى العليا من كل ورقة من مستند A4 أو ورقة من مستند مطوية بتنسيق A4.

2.4. يتم تسجيل النسخ يدوياً أو تلقائياً في البطاقات المحاسبية في النماذج 2، 2أ، 2ب، 2ج وفقاً للملحق 3.

2.3، 2.4. (طبعة منقحة، تعديل رقم 1).

2.5. يتم تخزين نسخ المؤسسات الأخرى بترتيب تصاعدي للتسميات لكل رمز مؤسسة.

2.6. في حالة إنهاء استعمال النسخ المسجلة بمؤسسة معينة، يتم إخطار صاحب النسخ الأصلية من أجل شطبها من السجل.

الملحق 3 (مستحسن). نماذج دفتر الجرد وبطاقات المستندات وبطاقة الاشتراك

الملحق 3

النموذج 3أ

بطاقة الاشتراك (الجانب الخلفي)

ملحوظة. تشير بطاقة تسجيل الوثيقة إلى:

1) في عمود "نوع المستند" في النموذج 2 - نوع المستند (أصلي أو مكرر أو نسخة) المسجل؛

2) في عمود "الإصدارات لمرة واحدة" من النموذج 2 أ - المشتركون الذين تم منحهم (إرسالهم) نسخة من المستند مع ختم "لم يتم الإخطار بأي تغيير".

الملحق 4 (موصى به). عينات من الطوابع الخاصة بمحاسبة وتداول المستندات المصنوعة في شكل ورقي

1. تهدف الطوابع إلى تبسيط التطبيق وتحقيق التوحيد في صورة النقوش والتعليمات الواردة في المستندات أثناء تداولها، وكذلك في الإشعارات والمستندات المحاسبية.

2. الختم "تم استبداله بالأصل المستعاد N ... ، ... g." يتم وضع الرقم التسلسلي لترميم الأصل وتاريخ ترميمه على النسخ الأصلية التي تم عمل النسخ الأصلية المستعادة منها.

3. ختم "تم الإلغاء، الاستبدال...، الإخطار رقم... بتاريخ... ز." وضع (مع الإشارة إلى رقم وتاريخ إصدار الإشعار والتوقيع) على النسخ الأصلية والمكررة والنسخ الملغاة بموجب الإشعارات وكذلك على بطاقات المحاسبة. إذا لم يكن هناك بديل، ضع شرطة.

4. يتم وضع ختم "لا تنطبق في التصميم الجديد، بدلاً من الاستخدام..." على أساس الإشعارات ذات الصلة على النسخ الأصلية والنسخ المكررة والنسخ التي لا يمكن استخدامها في المنتجات المطورة حديثًا، وكذلك على بطاقات المحاسبة.

5. يتم وضع ختم "بدلا من الأصل" على المستندات في حالة عدم وجود أصول هذه المستندات.

6. يتم وضع الختم "EX.N..." (يشير إلى رقم النسخة) على مجلدات (ألبومات) النسخ وعلى النسخ الفردية.

7. يتم وضع الختم "INV. N..., EKZ. N..., ... year" (يشير إلى رقم المخزون ورقم النسخة وتاريخ التسجيل) على المجلدات (الألبومات) ونسخ منفصلة من المستندات من وثائق أخرى الشركات.

كما يجوز استخدام هذا الختم (دون الإشارة إلى رقم النسخة) عند تسجيل عينات المطبوعات وغيرها من المستندات المخزنة كأصول.

8. يتم وضع طوابع "نسخة التحكم" و"نسخة مؤرشفة" على نسخ التحكم والأرشيف من النسخ وعلى مجلدات (ألبومات) النسخ، على التوالي. كما يتم وضع ختم "نسخة التحكم" على نسخ التحكم من الإشعارات وملاحقها.

9. يتم وضع الطوابع "نسخة المصمم" و"نسخة التقني" على التوالي على نسخ من وثائق التصميم والتكنولوجية الصادرة للعمل الحالي إلى الإدارة التي أصدرت النسخ الأصلية أو التي تراقب تصنيع المنتجات في الإنتاج.

10. يتم وضع ختم "لم يتم الإخطار بالتغيير" على نسخ المستندات الصادرة لمرة واحدة دون إرسال إشعارات أخرى حول التغييرات التي تطرأ على هذه المستندات.

11. (محذوف تعديل رقم 1).

12. من الممكن أيضًا استخدام أنواع أخرى من الطوابع التي تبسط عملية تطبيق النقوش على المستندات.

(طبعة منقحة، تعديل رقم 1).

الملحق 5 (للرجوع إليها). تعليقات على نقاط المعيار

الملحق 5
معلومة

إلى الفقرة 1.2. تعد محاسبة وتخزين المستندات الورقية والإلكترونية جزءًا من نظام تداول المستندات في المؤسسة.

الوثيقة المسجلة تعني الوثيقة المقبولة لخدمات الاشتراك (وثيقة محاسبية).

يتم إنشاء قائمة الوظائف والهيكل التنظيمي وتوزيع وظائف نظام إدارة المستندات من قبل المؤسسة.

إلى الفقرة 2.1. عند تسجيل (محاسبة) المستندات الإلكترونية، في عمود "الملاحظة" (النموذج 1، الملحق 3) حدد تنسيق ملف المستند.

إلى الفقرة 2.2. تشمل المستندات الأخرى "قائمة المواصفات" وفقًا لـ GOST 2.102، والتي يتم استخدامها للتحقق من اكتمال النسخ الأصلية المقبولة للتخزين للمجمعات ووحدات التجميع والأطقم التي تحتوي على مرحلتين أو أكثر من مراحل إدراج المكونات.

بالنسبة للمستندات الإلكترونية المقبولة للتخزين لوحدات التجميع الفردية، يتم إجراء فحص الاكتمال وفقًا للمواصفات. بالنسبة للمستندات الخاصة بالمنتج بأكمله، يتم التحقق من اكتمال المستندات باستخدام "بيان المستندات الإلكترونية".

إلى الفقرة 2.4. يتم تعيين رقم المخزون للمستند الأصلي بغض النظر عن عدد الأوراق في المستند أو عدد الملفات التي يتكون منها.

في مستند يتكون من عدة أوراق، يتم تطبيق رقم المخزون على كل ورقة.

ويشار إلى رقم جرد المستند الإلكتروني الأصلي في جزء التفاصيل الخاص به.

إلى الفقرة 2.8. لضمان استعادة قواعد البيانات الإلكترونية للأنظمة الآلية عند تخزين النسخ الأصلية، يجب إجراء نسخ احتياطية.

يتم وضع قواعد إجراء النسخ الاحتياطية (التكرار، التسجيل، وما إلى ذلك) من قبل المنظمة.

إلى الملحق 2 (البنود 1.6، 1.14). عند تسجيل حركة المستندات، يجب أن يضمن النظام الآلي توزيع إشعارات التغييرات و (أو) نسخ المستندات التي تم تغييرها على المشتركين (الداخليين والخارجيين) في الوقت المناسب.

الملحق 5. (مقدم بالإضافة إلى ذلك، التعديل رقم 1).

نص الوثيقة الإلكترونية

تم إعداده بواسطة Kodeks JSC وتم التحقق منه مقابل:
النشر الرسمي
النظام الموحد لتوثيق التصميم:
قعد. غوست. - م: ستاندارتينفورم، 2008

مراجعة الوثيقة مع الأخذ في الاعتبار
التغييرات والإضافات المعدة
الشركة المساهمة "كوديك"

في 1 يونيو 2014، دخل GOST 2.501-2013 "النظام الموحد لوثائق التصميم" حيز التنفيذ. قواعد المحاسبة والتخزين." يحدد المعيار المتطلبات العامة للمحاسبة وتخزين وثائق التصميم والتكنولوجية على الورق والوسائط الإلكترونية، المطبقة في جميع الصناعات.

المعايير في نظام التنظيم الفني

يصنف القانون الاتحادي الصادر في 27 ديسمبر 2002 N 184-FZ "بشأن اللائحة الفنية" المعايير على أنها وثائق مطبقة طوعًا، ما لم يتم تحديد الاستخدام الإلزامي لها من خلال اللوائح الفنية وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية. وفي الوقت نفسه، فإن استخدامها يعزز التفاهم المتبادل بين أصحاب المصلحة ويضمن التوافق الفني والمعلوماتي في جميع مراحل دورة حياة المنتج. باختصار، يحل التوحيد مشكلة الاستخدام الأوسع للمنتجات المصنعة.

في 1 يونيو 2014، دخل حيز التنفيذ بدلاً من GOST 2.501-88. الهدف الرئيسي من هذا المعيار هو تحديد متطلبات المحاسبة وتخزين التصميم والوثائق التكنولوجية للمنتجات من جميع الصناعات.

يتم تحديد الإجراءات المترابطة الأخرى لضمان والحفاظ على جودة التصميم والوثائق التكنولوجية للمنتج من مرحلة تطويره إلى إيقاف التشغيل من خلال مجموعة كاملة من المعايير، متحدة في المجموعات المواضيعية "النظام الموحد لتوثيق التصميم" (USD) و "النظام الموحد للتوثيق التكنولوجي" (USTD).

تم تطوير المجموعة الرئيسية لمعايير الدولة ESKD وESTD ودخلت حيز التنفيذ في عام 1968. ويجري حاليًا العمل النشط لتحديثها ومواءمتها مع المعايير الدولية، بما في ذلك التكيف مع تقنيات الكمبيوتر.

وثائق التصميم

تتضمن وثائق التصميم الرسومات والمخططات والمواصفات والبيانات والملاحظات التوضيحية والشروط الفنية والبرامج وطرق الاختبار والجداول والحسابات والوثائق التشغيلية ووثائق الإصلاح والتعليمات والرسومات. يمكن العثور على تعريف تفصيلي لكل نوع من وثائق التصميم

نظرًا لأن وثائق التصميم لها قيمة تجارية مستقلة وهي أيضًا حاملة للمعلومات السرية، فمن المستحسن مراعاة جميع التدابير الأمنية اللازمة فيما يتعلق بها، بما في ذلك تلك التي يتم تنفيذها كجزء من العمل المكتبي.

بناءً على GOST 2.501-2013، يمكن تطوير المعايير واللوائح المحلية الأخرى للمنظمة، مع مراعاة ميزات المحاسبة وتخزين التصميم والوثائق التكنولوجية، اعتمادًا على الحقائق الحالية.

الأحكام العامة

عند الحديث عن التنظيم المنهجي للعمل مع وثائق التصميم في مرحلة العمل المكتبي، فإنه ينص على أن الإجراءات والعمليات التي تسبق المحاسبة والتخزين تضمن:

• الامتثال البصري لوثائق التصميم المكتملة والمنفذة مع المتطلبات التي تحددها مجموعة معايير ESKD وESTD؛
• إمكانية النسخ المتكرر على المواد الحساسة للضوء أو غيرها من المواد المستقبلة بسبب درجة الحفظ والخصائص الرسومية للمستندات الورقية (الرسومات والنصوص)؛
• الاكتمال اللازم للوثائق المستلمة للتخزين ووجود التوقيعات المعتمدة، بما في ذلك التوقيعات الرقمية الإلكترونية، للمسؤولين المعنيين.

يحدد المعيار أن المستندات التي يتم إنشاؤها على الورق والمستندات الإلكترونية (المحولة من الورق أو المصنوعة باستخدام البرامج) قابلة للتبادل ومتساوية.

تنظيم محاسبة التصميم والتوثيق التكنولوجي

تنظيم المحاسبة للتصميم والتوثيق التكنولوجي هو نظام مستهدف من التدابير، بما في ذلك التسجيل المباشر للوثائق، والمحاسبة عن إمكانية تطبيقها في المنتجات، وكذلك محاسبة المشتركين الخارجيين والداخليين باستخدام هذه الوثائق.

عند التسجيل يطلب منك تقديم المعلومات التالية:

• منظمة؛
• الإدارة التي أصدرت الوثيقة ؛
• تعيين المستند (إذا تم تحديد رمزه وفقًا للمعايير) ؛
• اسم المستند (إذا تم تحديد رمزه وفقًا للمعايير)؛
• اسم الوثيقة حسب طبيعة الاستخدام (أصلية، نسخة أو نسخة)؛
• شكل؛
• المنظمة التي يقع فيها الأصل؛
• رقم التسجيل (رقم جرد الوثيقة)؛
• تاريخ الاستلام (القبول للتخزين)؛
• عدد الأوراق وتوقيع الشخص الذي قبل الوثيقة؛
• اسم ملف وثيقة التصميم الإلكتروني (التكنولوجي).

يتم إدخال البيانات كتاب الجرد :

يتم إجراء محاسبة النسخ الأصلية والنسخ من وثائق التصميم والوثائق التكنولوجية بشكل مشترك. يتم الاحتفاظ بدفاتر جرد منفصلة للمنتجات ذات الأنواع أو أنواع الإنتاج المختلفة.

بطاقة تسجيل الوثيقة تم تصميمه لتسجيل مدى توفر النسخ الأرشيفية ونسخ الوثائق من المنظمات الأخرى، وتسجيل إصدار الوثائق وإعادتها، وقابلية تطبيقها.

الجانب الامامي:

الجانب المعاكس:

الجانب الأمامي من الأوراق اللاحقة لبطاقة تسجيل المستند:

الجانب الخلفي من الأوراق اللاحقة لبطاقة تسجيل المستند:

يحتوي GOST على نماذج محاسبية أخرى، بالإضافة إلى روابط لنماذج المحاسبة في المعايير التكميلية.

تخزين التصميم والوثائق التكنولوجية

تتضمن عملية التخزين وضع المستندات التصميمية والتكنولوجية والحفاظ عليها في ظروف تساعد على:

• سلامة وسائل الإعلام والمعلومات الواردة فيه؛
• العثور بسرعة على الوثائق اللازمة لاستخدامها.

متطلبات تخزين النسخ الأصلية أكثر صرامة من تخزين نسخ المستندات. يجب تنظيم وثائق التصميم وفقًا لخصائص التصنيف بترتيب تصاعدي لتعيينات المستندات داخل المنتج أو رمز المؤسسة المطورة. يتم تنظيم الوثائق التكنولوجية وفقًا لطرق معالجة وتجميع المنتجات بترتيب تصاعدي لتسميات المستندات داخل كل نوع من العمليات التكنولوجية وفقًا لطريقة التنفيذ.

قد يتم تخزين نسخ من المستندات الورقية بكميات كبيرة أو وضعها في مجلدات أو ربطها في ألبومات. إن وضع المستندات وتسلسل تكديسها يكون دائمًا عقلانيًا ويتناسب مع حدود المنتج (مكونه) أو طريقة معالجة المنتج وتجميعه. يتم تزويد أغلفة المجلدات والألبومات بملصقات تسمح بالتعرف على المستندات. أيضًا، لسهولة العمل، يمكنك توفير جرد داخلي.

عند تنظيم تخزين المستندات كبيرة الحجم، يُسمح بطيها بطريقة تسمح لك بقراءة النقوش الرئيسية على الجانب الأمامي من الورقة المطوية. يحتوي المعيار على تطبيق يقترح طرقًا لطي المستندات لتخزينها في مجلدات وألبومات.

يجب استعادة أصول التصميم والمستندات التكنولوجية التي فقدت أو أصبحت غير صالحة للاستعمال. إذا كانت هناك تغييرات مشروعة تم إجراؤها على مستندات التصميم التي يتم استعادة المستند الذي يحل محل المستند الأصلي منها، فسيتم أخذ هذه التغييرات في الاعتبار.

طوابع لتسجيل المستندات الورقية

تحل الطوابع محل النقوش والتعليمات المكتوبة بخط اليد رسميًا في المواقف المتكررة من نفس النوع في الأعمال الورقية.

	ويتم ختمها على المستندات الأصلية التي يتم عمل نسخ منها، مع تعيين الأخيرة كنسخة أصلية مستعادة. يشار إلى الرقم التسلسلي وتاريخ الاستعادة.
	تم تصنيفها على مجلدات (ألبومات) النسخ وعلى النسخ الفردية. يشار إلى رقم النسخة.
	يتم تثبيته على النسخ الأصلية والمكررة والنسخ الملغاة عن طريق الإخطارات، وكذلك على بطاقات المحاسبة. يشار إلى رقم وتاريخ إصدار الإشعار والتوقيع. إذا لم يكن هناك بديل، ضع شرطة.
	يتم وضعها على مجلدات (ألبومات) ونسخ منفصلة من المستندات من المنظمات الأخرى. يشار إلى رقم الجرد ورقم النسخة وتاريخ التسجيل.
	يتم لصقه على أساس الإشعارات على النسخ الأصلية والنسخ والنسخ التي لا يمكن استخدامها في المنتجات المطورة حديثًا، وكذلك على بطاقات المحاسبة.
	يتم لصقها على نسخ التحكم من النسخ وعلى مجلدات (ألبومات) النسخ، وكذلك على نسخ التحكم من الإشعارات والمرفقات الخاصة بها.
	يتم لصقها على النسخ الأرشيفية وعلى مجلدات (ألبومات) النسخ، وكذلك على نسخ التحكم من الإشعارات والمرفقات الخاصة بها.
	توضع على المستندات في حالة عدم وجود أصول لهذه المستندات.
	يتم لصقه على نسخ المستندات الصادرة لمرة واحدة دون إرسال إشعارات لاحقة حول التغييرات في هذه المستندات.
	يتم لصقها على نسخ وثائق التصميم التي يتم إصدارها للأنشطة الحالية إلى القسم الذي ينتج النسخ الأصلية أو يشرف على تصنيع المنتجات في الإنتاج.
	يتم لصقها على نسخ من الوثائق التكنولوجية التي يتم إصدارها للأنشطة الحالية إلى القسم الذي ينتج النسخ الأصلية أو يراقب تصنيع المنتجات في الإنتاج.

بالإضافة إلى تلك المذكورة أعلاه، يُسمح باستخدام الطوابع ذات المطبوعات الأخرى التي تبسط تطبيق النقوش على المستندات.

غوست آر 21.1003-2009

المجموعة Zh01

المعيار الوطني للاتحاد الروسي

نظام وثائق التصميم للبناء

المحاسبة وتخزين وثائق التصميم

نظام وثائق التصميم للبناء. قواعد التسجيل والتخزين لوثائق التصميم

موافق 01.110
91.010.30

تاريخ التقديم 2010-03-01

مقدمة

تم تحديد أهداف ومبادئ التقييس في الاتحاد الروسي بموجب القانون الاتحادي الصادر في 27 ديسمبر 2002 N 184-FZ "بشأن اللائحة الفنية"، وقواعد تطبيق المعايير الوطنية للاتحاد الروسي هي GOST R 1.0-2004 "التوحيد القياسي في الاتحاد الروسي. أحكام أساسية"

المعلومات القياسية

1 تم تطويره من قبل الشركة المساهمة المفتوحة "مركز منهجية التقييس والتقييس في البناء" (JSC "CNS") والشركة المساهمة المفتوحة "LENMORNIIPROEKT" للتصميم والمسوحات والبحث العلمي في مجال النقل البحري (JSC " LENMORNIIPROEKT") بمشاركة متخصصين من منظمات أخرى

2 تم تقديمه من قبل قسم التنظيم الفني والتوحيد القياسي بالوكالة الفيدرالية للتنظيم الفني والمقاييس

3 تمت الموافقة عليها ودخلت حيز التنفيذ بأمر من الوكالة الفيدرالية للتنظيم الفني والمقاييس بتاريخ 30 نوفمبر 2009 N 526-st

4 تم تقديمه لأول مرة


يتم نشر المعلومات حول التغييرات على هذا المعيار في فهرس المعلومات المنشور سنويًا "المعايير الوطنية"، ويتم نشر نص التغييرات والتعديلات في فهرس المعلومات المنشور شهريًا "المعايير الوطنية". في حالة مراجعة (استبدال) أو إلغاء هذا المعيار، سيتم نشر الإشعار المقابل في فهرس المعلومات المنشور شهريًا "المعايير الوطنية". يتم أيضًا نشر المعلومات والإخطارات والنصوص ذات الصلة في نظام المعلومات العام - على الموقع الرسمي للوكالة الفيدرالية للتنظيم الفني والمقاييس على الإنترنت

1 مجال الاستخدام

1 مجال الاستخدام

يحدد هذا المعيار القواعد العامة لتسجيل وتخزين التصميم والعمل والوثائق الفنية الأخرى، المنفذة في شكل ورقي وإلكتروني، في أرشيفات المنظمات التنموية.

تم تصميم هذا المعيار للاستخدام من قبل الكيانات القانونية والأفراد المشاركين في إعداد وثائق المشروع وتطوير وثائق العمل لتشييد المباني والهياكل، بغض النظر عن شكل الملكية والتبعية.

لا تضع هذه المواصفة القياسية قواعد لتسجيل وتخزين التصميم ووثائق العمل لبناء المنشآت العسكرية وغيرها من المنشآت التي يتم تحديد نظام خاص للتشغيل الآمن والأمن لها.

بناءً على هذا المعيار، يمكن تطوير معايير تنظيمية تعكس ميزات المحاسبة وتخزين التصميم ووثائق العمل، مع مراعاة حجم التوثيق ونوع الوسائط وظروف تدفق المستندات في المنظمة.

2 المراجع المعيارية

يستخدم هذا المعيار مراجع للمعايير التالية:

GOST R 21.1101-2009 نظام وثائق التصميم للبناء. المتطلبات الأساسية للتصميم ووثائق العمل

GOST 2.004-88 النظام الموحد لوثائق التصميم. المتطلبات العامة لتنفيذ التصميم والوثائق التكنولوجية على أجهزة الطباعة والإخراج الرسومي بالكمبيوتر

GOST 2.051-2006 النظام الموحد لوثائق التصميم. الوثائق الإلكترونية. الأحكام العامة

GOST 2.102-68 النظام الموحد لوثائق التصميم. أنواع واكتمال وثائق التصميم

GOST 2.301-68 النظام الموحد لوثائق التصميم. التنسيقات

GOST 2.501-88 النظام الموحد لوثائق التصميم. قواعد المحاسبة والتخزين

GOST 2.503-90 النظام الموحد لوثائق التصميم. قواعد إجراء التغييرات

ملحوظة - عند استخدام هذا المعيار، ينصح بالتحقق من صحة المعايير المرجعية في نظام المعلومات العامة - على الموقع الرسمي للوكالة الفيدرالية للتنظيم الفني والمقاييس على شبكة الإنترنت أو وفقًا لمؤشر المعلومات المنشور سنويًا "الوطني". "المعايير" والتي تم نشرها اعتباراً من 1 يناير من العام الحالي و/أو وفقاً لمؤشرات المعلومات الشهرية ذات الصلة المنشورة في العام الحالي. إذا تم استبدال (تغيير) المعيار المرجعي، عند استخدام هذا المعيار، يجب أن تسترشد بمعيار الاستبدال (المتغير). وإذا ألغي المعيار المرجعي دون استبدال، فإن الحكم الذي وردت فيه الإشارة إليه يطبق على الجزء الذي لا يؤثر في هذه الإشارة.

3 المصطلحات والتعاريف

3.1 يستخدم هذا المعيار المصطلحات وفقًا لـ GOST R 21.1001، وGOST R 21.1101، وGOST 2.051، بالإضافة إلى المصطلحات التالية مع التعريفات المقابلة:

3.1.4 وحدة تخزين الوثائق:وحدة محاسبية، وهي عبارة عن مجلد مجلد (ألبوم، مجلد)، قد يحتوي على تصميم واحد أو أكثر أو مستند فني آخر بمسميات مختلفة.

ملاحظة - تشمل المستندات الفنية الأخرى غير المدرجة في التصميم ووثائق العمل ما يلي: مواد المسح الهندسي للبناء، ووثائق ما قبل التصميم، والتقارير الفنية عن العمل المنجز لتبرير قرارات التصميم؛ الحسابات والبيانات الأولية الواردة من العميل وأنواع أخرى من الوثائق التي سيتم تسجيلها وتخزينها.

4 أحكام عامة

4.1 وفقًا للقانون الاتحادي، يجب على المؤسسات التأكد من محاسبة وتخزين الوثائق التي تم إنشاؤها نتيجة للتصميم والمسح والأنشطة الفنية الأخرى.

يُضمن للكيانات القانونية والأفراد في الاتحاد الروسي الحق في إنشاء أرشيفات لغرض تخزين الوثائق الأرشيفية التي تم إنشاؤها أثناء أنشطتهم، بما في ذلك لغرض تخزين واستخدام الوثائق الأرشيفية التي ليست ملكية الدولة أو البلدية. إن حق مالك الأرشيف، بغض النظر عن شكل الملكية، محمي وفقًا للقانون الاتحادي.

4.2 يتم تنفيذ التوجيه التنظيمي والمنهجي والتحكم في الحالة، وضمان سلامة ومحاسبة المستندات الأصلية المخزنة مؤقتًا في أرشيفات المنظمات، وكذلك اختيارها للتخزين الدائم وفقًا للقانون الاتحادي.

4.3 تخضع المستندات المنقولة إلى الأرشيف للتخزين وفقًا لفترات التخزين التي تحددها الهيئة التنفيذية الفيدرالية في القائمة.

4.4 تخضع النسخ الأصلية للتصميم ووثائق العمل الخاصة بتشييد المباني والهياكل (المشار إليها فيما بعد بالنسخ الأصلية) للتسجيل والتخزين في المنظمة التي طورتها، ما لم ينص على خلاف ذلك في الاتفاقية مع المستهلك (العميل) توثيق.

4.5 تشمل الوثائق التي سيتم تسجيلها وتخزينها في المنظمة ما يلي:

- أصول التصميم والعمل والوثائق الفنية الأخرى التي تم تطويرها داخليًا؛

- نسخ من التصميم والعمل والوثائق الفنية الأخرى المقدمة للتخزين؛

- نسخ من التصميم والعمل والوثائق الفنية الأخرى التي طورتها منظمات أخرى؛

- إذن لإجراء تغييرات؛

- توثيق إعادة الاستخدام (قياسي).

4.6 وفقًا لـ GOST 2.102، يتم تقسيم المستندات الورقية والإلكترونية، اعتمادًا على طريقة التنفيذ وطبيعة الاستخدام، إلى أصول ونسخ أصلية ونسخ ونسخ.

يعد تسجيل المستندات وتخزينها في شكل ورقي و/أو إلكتروني جزءًا من عملية إدارة المستندات في المنظمة. يتم تحديد قائمة الوظائف والهيكل التنظيمي والإجراءات والشروط الخاصة بتدفق المستندات من قبل المنظمة.

يتم تسجيل وتخزين المستندات الأصلية المقدمة في النماذج الورقية و/أو الإلكترونية وفقًا لمتطلبات القسم 5.

4.7 في الحالات التي تستخدم فيها المنظمة المستندات الورقية والإلكترونية في وقت واحد، يُسمح بتحويلها المتبادل إلى بعضها البعض، مع مراعاة القواعد التالية:

- وثائق المشروع في شكل ورقي يمكن تحويلها إلى ملفات؛

- يتم تنفيذ المستندات الورقية باستخدام أجهزة إخراج الكمبيوتر وفقًا لـ GOST 2.004؛

- مجهزة بالتفاصيل المناسبة وموقعة بالطريقة المنصوص عليها بالتوقيعات الرقمية الإلكترونية (EDS) أو نظائرها الأخرى للتوقيع المكتوب بخط اليد، تصبح هذه الملفات مستندات إلكترونية (الأصول والنسخ والنسخ)؛

- يمكن تحويل المستندات الموجودة على الوسائط الإلكترونية إلى مستندات ورقية باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ويجب توقيعها بتوقيعات موثوقة للأشخاص المعتمدين؛

- يجب ألا يؤدي التحويل إلى تغيير اسم المستند ونوعه حسب طريقة تنفيذهما وطبيعة الاستخدام (أصل، نسخة، نسخة)؛

- يجب أن تحتوي المستندات التي تم الحصول عليها نتيجة للتحويل المتبادل على روابط مناسبة مع بعضها البعض؛

- المستندات من نفس النوع والاسم، بغض النظر عن شكل التنفيذ، متساوية وقابلة للتبديل؛

- يتم ضمان المراسلات المتبادلة بين المستندات في شكلها الإلكتروني والورقي من قبل المطور.

ملاحظة - تم تحديد إجراءات تسجيل المستندات الإلكترونية بالتوقيعات الرقمية الإلكترونية (EDS) أو أوراق المعلومات والهوية أو غيرها من نظائرها للتوقيعات المكتوبة بخط اليد من قبل المنظمة المطورة.

4.8 عند إصدار أصول جديدة ونقلها إلى منظمة أخرى، يجب أن تؤخذ في الاعتبار متطلبات المعايير الجديدة والمنقحة والمعدلة لنظام توثيق التصميم للبناء (SPDS) والنظام الموحد لتوثيق التصميم (USKD).

5 المحاسبة وتخزين الأصول

5.1 استلام النسخ الأصلية

5.1.1 يجب أن تكون المستندات الأصلية المقبولة للتخزين، والمصنوعة في شكل ورقي، مناسبة للنسخ المتكررة (بدون فواصل أو لصق أو أماكن مهترئة؛ نص غير واضح، خطوط)، ومعالجة النسخ والتوافق مع متطلبات GOST R 21.1101 وGOST 2.004.

يجب أن تتوافق المستندات الإلكترونية الأصلية المقبولة للتخزين مع متطلبات GOST 2.051.

5.1.2 عند قبول النسخ الأصلية للمحاسبة والتخزين، يتم التحقق مما يلي:

- اكتمال الوثائق وفقًا لمحتويات المجلد المُجلد (الألبوم، المجلد)، وقائمة رسومات العمل للمجموعة الرئيسية، وقائمة المراجع والمستندات المرفقة، ومواصفات المنتج، وقائمة المستندات الإلكترونية أو قائمة مستندات أخرى النسخ الأصلية المودعة للتخزين؛

- توافر التوقيعات والتواريخ المحددة، بما في ذلك توقيعات المتخصصين الذين يقومون بالتحكم القياسي في التصميم ووثائق العمل؛

- الملء الصحيح للنقوش الرئيسية وتصميم صفحات عنوان المستندات وفقًا لـ GOST R 21.1101؛

- صحة ملء المعلومات وأوراق التعريف لواحد أو أكثر من المستندات الإلكترونية، ووجود التوقيعات الرقمية الإلكترونية أو نظائرها الأخرى للتوقيعات المكتوبة بخط اليد.

ملاحظة - يتم اتخاذ القرار بشأن اختيار نوع حامل المستندات وطبيعة استخدامه وتنفيذه واعتماده بالتوقيعات الأصلية أو التوقيعات الرقمية الإلكترونية أو ورقة تعريف المعلومات أو نظائرها الأخرى للتوقيعات المكتوبة بخط اليد من قبل مطور الوثائق.

5.2 تسجيل ومحاسبة النسخ الأصلية

5.2.1 يتم تسجيل (محاسبة) جميع المستندات الأصلية المقبولة للتخزين بطريقة آلية أو بطريقة غير آلية (يدويًا).

5.2.2 عند التسجيل، قم بملء التفاصيل التالية:

- رقم جرد الوثيقة؛

- تاريخ التسجيل؛

- تعيين الوثيقة؛

- اسم؛

- عدد الأوراق في الوثيقة؛

- تنسيق المستند وفقًا لـ GOST 2.301، مخفضًا إلى تنسيق A1؛

- من أصدر الوثيقة؛

- التوقيع على قبول الوثيقة للتخزين؛

- ملاحظة (إذا لزم الأمر).

عند تسجيل النسخ الأصلية يدويًا، يتم وضع التفاصيل المدرجة في دفتر جرد، يتم إجراؤه على الورق وفقًا للنموذج 1 من الملحق 3 لـ GOST 2.501. مع التسجيل الآلي، يتم تنفيذ دفتر المخزون في شكل إلكتروني.

5.2.3 لتسجيل النسخ الأصلية للتصميم والعمل والوثائق الفنية الأخرى، كقاعدة عامة، يتم الاحتفاظ بدفاتر جرد منفصلة. وفي هذه الحالة، لا ينبغي تكرار أرقام المخزون. يُسمح بالاحتفاظ بدفتر جرد واحد للتصميم الأصلي ووثائق العمل.

5.2.4 يتم تعيين رقم جرد لأصل كل وثيقة مشروع، وهو وحدة من وحدات المحاسبة التوثيقية، بغض النظر عن عدد الأوراق في الوثيقة أو عدد الملفات التي تتكون منها.

ملحوظات

1 كقاعدة عامة، يتم أخذ ما يلي كوحدة للمحاسبة التوثيقية:

- لتوثيق المشروع - المستندات النصية والرسومية المرتبطة بمجلد (مجلد)؛

- لوثائق العمل - المستندات الرسومية والنصية التي لها تسمية مستقلة؛

- بالنسبة للوثائق الفنية الأخرى - حجم مجلد من النصوص و/أو المواد الرسومية التي لها اسمها أو رمزها أو تعيينها.

2 عند تسجيل المستندات في شكل إلكتروني، حدد تنسيق الملف في عمود "الملاحظة" في دفتر الجرد.

3 عند تسجيل المستندات الورقية، في عمود "الملاحظة"، قم بالإشارة إلى معلومات حول التغييرات التي تم إجراؤها أو إلغاء النسخة الأصلية أو استعادتها.

4 يتم التوقيع على قبول تخزين مستند نصي يحتوي بشكل أساسي على نص متواصل فقط في الصفحة التالية بعد صفحة العنوان، في العمود المقابل في حقل الإيداع (بالنسبة للمستندات ذات النقوش الرئيسية) أو في مكان آخر تحدده المنظمة (للوثائق المنفذة بدون نقوش رئيسية).

5.2.5 في المستند الأصلي الذي يتكون من عدة أوراق، يتم تطبيق رقم المخزون على كل ورقة.

ويشار إلى رقم جرد المستند الإلكتروني الأصلي في جزء التفاصيل الخاص به. تؤدي التغييرات التي تم إجراؤها على المستندات الإلكترونية الأصلية إلى تغييرات في التفاصيل والسمات المقابلة وتغيير في إصدار هذا المستند وفقًا لـ GOST 2.503.

5.2.6 إذا تم جمع النسخ الأصلية لعدة مستندات في مجلد (ألبوم) أو مجلد، فسيتم تعيين رقم مخزون لكل مستند له تسمية مستقلة.

5.2.7 يُسمح بمراعاة المجلد المنضم (الألبوم، المجلد) الذي يحتوي على عدة نسخ أصلية لمستندات المشروع مع تسميات مختلفة كوحدة لتخزين الوثائق. في هذه الحالة، يتم تعيين رقم وصول واحد للمجلد أو الألبوم أو المجلد (كوثيقة أرشيفية)، والذي تتم الإشارة إليه في صفحة عنوان المجلد (الألبوم) أو على غلاف المجلد. ويجب توفير دفتر جرد منفصل لتسجيل هذه الوثائق.

5.2.8 إذا تم استبدال أو إضافة ورقة واحدة أو أكثر من النسخة الأصلية، فسيتم الاحتفاظ برقم الانضمام المخصص للأصل عليها.

عندما يتم استبدال كافة الأوراق، يتم تعيين رقم مخزون جديد للمستند الأصلي.

5.2.9 بالنسبة للأجزاء النصية من أقسام وثائق التصميم، وكذلك الإبلاغ عن الوثائق الفنية للمسوحات الهندسية، التي تم إجراؤها بدون نقوش رئيسية وأعمدة وإطارات إضافية لها، تتم الإشارة إلى رقم المخزون واسم ملف المستند في الجزء السفلي ( تذييل) من كل ورقة.

5.2.10 بالتزامن مع تسجيل المستندات الأصلية، يجب ملء أعمدة المحاسبة المقابلة الموجودة في حقل تقديم الورقة الأصلية في شكل ورقي، أو يجب إدخال التفاصيل المقابلة في المستند الإلكتروني.

ملاحظة - من خلال التسجيل الآلي، يمكن تعيين أرقام الدخول قبل قبول النسخة الأصلية في الأرشيف.

5.2.11 لكل أصل تم تخصيص رقم جرد له، يتم تسجيل حركته (إنتاج ومحاسبة النسخ الصادرة للعميل، إجراء التغييرات).

يتم تسجيل حركة الأصول يدويًا أو تلقائيًا وفقًا لبطاقات المحاسبة في النماذج 1، 1 أ، 2 من الملحق أ. بطاقات المحاسبة، كقاعدة عامة، لها جانب أمامي وخلفي، ويتم ملء أعمدتها بالترتيب المحدد في الملحق أ.

5.2.12 يتم تسجيل المستندات الأصلية لتشييد المباني والمنشآت على بطاقات التوثيق في النماذج 1، 1أ.

5.2.13 في بطاقات التسجيل في النموذج 2، يتم تسجيل النسخ الأصلية لوثائق التصميم القياسي (العمل القابل لإعادة الاستخدام) لتصنيع هياكل البناء والمنتجات والتجمعات التي لا تتعلق بمبنى أو هيكل معين. يُسمح باستخدام النموذج 3 لتسجيل المستندات الأصلية للمنتجات بشكل منفصل عن المجموعات الرئيسية لرسومات العمل.

5.2.14 يوجد مثال لملء أعمدة بطاقة المحاسبة وفقًا للنموذج 1 في الملحق ب.

5.3 تخزين النسخ الأصلية

5.3.1 يمكن تخزين أصول التصميم والعمل والوثائق الفنية الأخرى في شكل ورقي وإلكتروني.

يتم تخزين أصول المستندات النصية في شكل ورقي مجلدة وغير مرتبطة (صفحة بصفحة) - في مجلدات.

يتم إكمال وتجليد الوثائق المقدمة والمقبولة للتخزين وفقًا لمتطلبات GOST R 21.1101.

يتم تخزين المستندات الرسومية الأصلية في شكل ورقي على أوراق بتنسيق A1 أو أقل وهي غير مطوية. يوصى بتخزين المستندات الأصلية ذات الحجم الأكبر من تنسيق A1 ملفوفة على شوبك أو غير مطوية.

5.3.2 يُسمح بتخزين المستندات الأصلية المطوية بتنسيق A4 أو A3 (في مجلدات صلبة) وفقًا للملحق 1 من GOST 2.501. يشير المجلد إلى أرقام الانضمام للمستندات الموجودة فيه.

5.3.3 يجوز تخزين المستندات الأصلية في شكل ورقي:

- بترتيب تصاعدي لأرقام مخزونهم. داخل مجلد برقم جرد واحد، يتم ترتيب الرسومات وتخزينها بترتيب تصاعدي لأرقام الأوراق، دون مراعاة التنسيقات؛

- حسب الكائنات - بترتيب تصاعدي لتسميات المستندات (وفقًا للمجموعات الرئيسية لرسومات العمل (العلامات) والمستندات المرفقة بها)؛

- بطريقة أخرى تحددها المنظمة.

5.3.4 يتم تخزين المستندات الأصلية في شكل إلكتروني في قواعد بيانات الأنظمة الآلية و/أو على وسائط إلكترونية منفصلة - بترتيب تصاعدي لتسميات المستندات داخل كائن التصميم. يجب أن تضمن شروط تخزين المستندات على وسائط منفصلة سلامتها وسرعة استرجاعها وملاءمتها للاستخدام.

لضمان استعادة قواعد البيانات الإلكترونية للأنظمة الآلية عند تخزين النسخ الأصلية، يجب إجراء نسخ احتياطية. يتم وضع قواعد إجراء النسخ الاحتياطية (التكرار، التسجيل، وما إلى ذلك) من قبل منظمة المطورين.

5.3.5 يتم تخزين أصول المستندات الملغاة والمستبدلة في شكل ورقي بشكل منفصل عن المستندات الصالحة، ويتم طيها بتنسيق A4 أو A3 في مجلدات مخصصة لذلك. يتم تخزين النسخ الأصلية للمستندات الإلكترونية الملغاة والمستبدلة بشكل منفصل عن النسخ الأصلية المستخدمة.

5.4 إجراءات إصدار النسخ الأصلية

5.4.1 يتم إصدار المستندات الأصلية لإجراء تغييرات أو استعادة المستندات الأصلية التي أصبحت غير قابلة للاستخدام.

يتم إصدار النسخ الأصلية لإجراء تغييرات عليها على أساس إذن بإجراء تغييرات، مقابل إيصال و/أو على بطاقة اشتراك (فيما يتعلق بالنماذج 3 و3 أ من الملحق 3 من GOST 2.501).

يتم تنفيذ دفتر يومية تسجيل أذونات إجراء التغييرات وفقًا للنموذج 3 من الملحق ب.

5.4.2 يتم إصدار النسخ الأصلية للترميم بأمر من رئيس (أو نائبه) المنظمة التي تحتفظ بالأصل.

5.4.3 قبل إجراء تغييرات أو استعادة المستند الأصلي في شكل ورقي، يتم عمل نسخة أرشيفية منه، حيث يتم وضع ختم "النسخة المؤرشفة" وفقًا للشكل D.7 (الملحق د). حدد السبب أسفل الختم وحدد تاريخ القبول لتخزين النسخة الأرشيفية من المستند.

لا يتم إجراء أي تغييرات على النسخ المؤرشفة ولا يتم إصدارها للمشتركين. ويتم تخزينها بشكل منفصل عن النسخ الأخرى في مجلدات (ألبومات) أو على الوسائط الإلكترونية (القرص الصلب).

إذا تم تنفيذ المستندات بطريقة آلية وتم تخزين المستندات الأصلية في شكل إلكتروني في قواعد بيانات الأنظمة الآلية و/أو على وسائط إلكترونية منفصلة، ​​فلن يتم عمل نسخة أرشيفية.

يجب أن تحتوي النسخ المؤرشفة من المستندات الإلكترونية في جزء المتطلبات على السمة المناسبة (الحرف "K"، الرقم، وما إلى ذلك)

5.4.4 عند إلغاء المستند الأصلي، يتم ختم جميع الأوراق الملغاة من هذا المستند الأصلي بختم "تم الإلغاء والاستبدال... إذن رقم... من..." وفقًا للشكل D.2 (الملحق د). إذا تم الإلغاء دون استبدال، يتم شطب كلمة "مستبدل" في الختم.

5.4.5 إذا تم استلام نوع آخر من المستندات للتخزين، بدلاً من الأصل، وتم تنفيذه بتوقيعات ثابتة أصلية، على سبيل المثال، نسخة أو أصل وما إلى ذلك، فسيتم تخزين هذا المستند باعتباره مستندًا أصليًا. يجب ختم الورقة الأولى من هذا المستند بـ "استبدال النسخة الأصلية" وفقًا للشكل D.3 (الملحق د).

5.4.6 يتم تخزين النسخ الأصلية للمستندات الملغاة والمستبدلة بشكل منفصل عن المستندات الصالحة، ويتم ترتيبها بترتيب تصاعدي للتعيين.

6 استعادة الأصول

6.1 يجب استعادة المستندات الأصلية التي أصبحت غير صالحة للاستعمال أو المفقودة. قبل استعادة الأصل، يتم إعداد قانون شطب الأصل التالف أو المفقود في النموذج 4 من الملحق د. ويجب أن تتم الموافقة على قانون الشطب من قبل مسؤول معتمد.

6.2 تعمل النسخ الأصلية المستعادة كنسخ مستبدلة. يجب أن يكون الأصل المستعاد نسخة طبق الأصل من الأصل المستعاد، مع مراعاة آخر التغييرات التي تم إجراؤها.

6.3 لا يجوز إعادة إنتاج ما يلي في النسخة الأصلية المستعادة:

- الأبعاد والنقوش والصور الرسومية والأرقام التسلسلية للأقسام وخطوط الامتداد لها وما إلى ذلك. عناصر الرسم المستبعدة بموجب إذن لإجراء تغييرات على الأصل المستبدل؛

- الأرقام التسلسلية للتغييرات وخطوط التمديد لها، المرسومة مسبقًا فيما يتعلق بالتغييرات التي تم إجراؤها.

6.4 يجب نقل سجل التغيير الأخير فقط إلى جدول التغييرات في المستند الأصلي المستعاد.

6.5 بدلاً من التوقيعات الأصلية والتأشيرات والتواريخ الموجودة في المستند الأصلي (بما في ذلك حقل الإيداع والورقة التي تحتوي على جدول تسجيل التغييرات)، يجب كتابة الأصل المستعاد بين قوسين: "(التوقيع)" و"(التاريخ" )" .

6.6 يجب أن يتم توقيع النسخ الأصلية المستعادة من قبل شخص مسؤول وفقًا لتوجيهات رئيس القسم الذي أصدر النسخ الأصلية المستعادة.

يجب كتابة نقش يؤكد صحة الأصل الورقي المستعاد بالحبر أو بواسطة الآلة في حقل حفظ المستند، على سبيل المثال:

"تم الاستعادة من الأصل.



"تمت الاستعادة من نسخة.

الصحيح: (التوقيع والاسم الأخير والتاريخ)."

6.7 يجب تأكيد صحة المستند الإلكتروني الأصلي المستعاد من خلال التوقيع الرقمي الإلكتروني للشخص المسؤول، أو ورقة تعريف المعلومات أو نظائرها الأخرى للتوقيعات المكتوبة بخط اليد.

6.8 يجب أن تحتوي النسخة الأصلية الورقية المستعادة من المستند على رقم الانضمام للأصل المستعاد. يجب تدوين ملاحظة في دفتر الجرد فيما يتعلق باستعادة المستند.

في الزاوية اليمنى العليا من حقل كل ورقة من المستند الأصلي المستعاد، يجب أن يكون هناك نقش بالحبر أو ختم: "الأصل المستعاد N..." يشير إلى الرقم التسلسلي لترميم هذه الورقة الأصلية.

6.9 على النسخة الأصلية أو النسخة التي تم استعادة الوثيقة منها، يتم وضع ختم: "REPLACED BY RESTORED ORIGINAL N..." وفقًا للشكل D.1 (الملحق د) مع الإشارة إلى الرقم التسلسلي للاستعادة وتاريخ القبول من النسخة الأصلية المستعادة للتخزين.

7 المحاسبة وتخزين نسخ الوثائق

7.1 يجوز لأرشيف المنظمة تخزين نسخ (أرشيفية وعملية) من المستندات التي طورتها المنظمة والمقاولين من الباطن في أشكال ورقية وإلكترونية.

7.2 يتم تخزين نسخ وثائق التصميم التي أكملها المقاولون من الباطن والمنظمات الأخرى في مجلدات أو مجلدات - بشكل منفصل لكل مبنى (هيكل) أو لكل منظمة.

يتضمن كل مجلد (مجلد، ألبوم)، وكذلك كل وحدة محاسبية للمستند الإلكتروني، ورقة (أوراق) من "المحتويات"، والتي يتم تنفيذها وفقًا لـ GOST R 21.1101، مع إدراج المستندات بتسلسل موقعها. .

7.3 تعكس النسخ الأرشيفية محتويات الوثائق وقت التوقيع (الموافقة)، والنقل للبناء، وتشغيل المنشأة، والترميم. ينعكس وجود النسخ الأرشيفية في بطاقات المحاسبة في النموذج 1 من الملحق أ. ويتم إجراء المحاسبة وتخزين النسخ الأرشيفية وفقًا لـ 5.4.3.

7.4 يتم طي نسخ المستندات الورقية بتنسيق A4 وفقًا للملحق 1 من GOST 2.501.

7.5 يجب أن تكون نسخ المستندات الورقية المودعة مطبوعة بشكل متباين وأن تكون ذات خلفية ناعمة لا تجعل من الصعب قراءة المستند. في نسخ المستندات، يجب إعادة إنتاج جميع الأسطر والحروف والأرقام وما إلى ذلك الموجودة على النسخة الأصلية والمكررة والأصلية (بدون حذف).

نسخ العمل من المستندات مخصصة لخدمة أقسام الإنتاج. يتم تحديد عدد النسخ المسجلة للعمل ومكان تخزينها (الإصدار والقبول) من قبل المنظمة.

7.6 عند قبول نسخ المستندات الورقية، يتم التحقق من وجود جميع الأوراق واكتمال الوثائق وفقًا للمستندات المصاحبة.

عند قبول نسخ من المستندات في شكل إلكتروني، يقومون بالتحقق مما إذا كان حجم نسخة المستند يتوافق مع الحجم المعلن لهذه النسخة بالبايت / الكيلوبايت ووجود السمة المقابلة في الجزء المطلوب (حرف، رقم، إلخ). ).

7.7 يتم تسجيل (محاسبة) نسخ وثائق المنظمات الأخرى وفقًا لمتطلبات 5.2.

7.8 يتم ختم كل نسخة مسجلة (أو مجموعة من نسخ المستندات) في شكل ورقي وفقًا للشكلين D.6 وD.7 (الملحق د) مع الإشارة إلى رقم الجرد ورقم النسخة (إذا كان هناك عدة نسخ) وتاريخ التسجيل. يتم وضع الختم المحدد في مكان مرئي على ورقة محتويات المجلد (المجلد) أو في الزاوية اليسرى العليا من غلاف المستند.

على نسخ المستندات المخزنة بشكل غير محكم (ورقة بورقة)، يتم وضع ختم في الزاوية اليسرى العليا من كل ورقة من المستند.

7.9 يتم تسجيل نسخ المستندات يدويًا أو تلقائيًا في بطاقات المحاسبة المجمعة وفقًا للنموذج 2 من الملحق أ.

النموذج 1 - بطاقة الحساب (الجانب الأمامي)

النموذج 1أ - بطاقة الحساب (الجانب الخلفي)

النموذج 2 - بطاقة الحساب

تشير بطاقات التوثيق إلى:

- في العمود 1 - رقم جرد الوثيقة الأصلية؛

- في العمود 2 - تاريخ استلام المستند الأصلي للتخزين؛

- في العمود 3 - تعيين المستند الأصلي حسب كتلة العنوان واسم ملف المستند الإلكتروني الأصلي وفقًا لقائمة المستندات الإلكترونية للمشروع؛

- في العمود 4 - اسم الوثيقة الأصلية؛

- في العمود 5 - عدد الأوراق؛

- في العمود 6 - ملاحظة حول الإلغاء واستبدال المستند الأصلي وتغيير الأوراق واستعادة المستند الأصلي؛

- في العمود 7 - رمز المؤسسة (المجمع) أو المبنى أو الهيكل؛

- في العمود 8 - اسم المبنى أو الهيكل ومكان البناء؛

- في العمود 9 - رمز نوع الوثائق: P - لوثائق التصميم؛ ف - لوثائق العمل؛ و- بالنسبة للوثائق الفنية الأخرى؛

- في العمود 10 - رمز شكل حامل معلومات التوثيق: ب - للمستندات الورقية؛ هـ - للمستندات الإلكترونية.

- في الأعمدة 11، 12 - الأرقام التسلسلية لأوراق بطاقة المحاسبة.

الملحق ب (كمرجع). مثال على تعبئة أعمدة البطاقة المحاسبية حسب النموذج 1

ملحق ب
(غنيا بالمعلومات)

_______________
* ب – النموذج الورقي أو الإلكتروني

الملحق ب (موصى به). النموذج 3 - سجل الأذونات لإجراء التغييرات

النموذج 3 - سجل الأذونات لإجراء التغييرات

ملحوظات

1 يتم عمل سجل التسجيل على أوراق مقاس A4 وفقًا لـ GOST 2.301 مع تخطيط رأسي أو أفقي للورقة.

2 يتم تعيين أبعاد الرسم البياني بواسطة مطور المستند.

الملحق د (موصى به). عينات من الطوابع لتسجيل وتوزيع المستندات الورقية

د.1 تهدف الطوابع إلى تبسيط التطبيق وتحقيق التوحيد في صورة النقوش والتعليمات الواردة في التصميم ووثائق العمل وفي المستندات المحاسبية أثناء تداولها.

D.2 ختم "تم استبداله بالأصل المستعاد N ... g." يتم وضع الرقم التسلسلي لترميم الأصل وتاريخ ترميمه على المستندات الأصلية التي تم عمل النسخ الأصلية المستعادة منها. يظهر شكل الختم في الشكل D.1.

الشكل د.1

D.3 ختم "تم الإلغاء، الاستبدال... ن... من... ز." ضع (مع الإشارة إلى رقم وتاريخ تسجيل الإذن بإجراء التغييرات والتوقيعات) على النسخ الأصلية والنسخ المكررة والنسخ الملغاة، وكذلك على بطاقات تسجيل مستندات المشروع. إذا لم يكن هناك بديل، ضع شرطة. يظهر شكل الختم في الشكل D.2.

الشكل د.2

د.4 يتم وضع ختم "استبدال الأصل" على المستندات في حالة عدم وجود أصول هذه المستندات. يظهر شكل الختم في الشكل D.3.

الشكل د.3

D.5 يتم وضع الختم "EXC.N..." (يشير إلى رقم النسخة) على المجلدات (المجلدات والألبومات) والنسخ الفردية. يظهر شكل الختم في الشكل D.4.

الشكل د.4

D.6 ختم "INV. N ..., EX. N ... g." يتم وضعها (مع الإشارة إلى رقم المخزون ورقم النسخة وتاريخ التسجيل) على المجلدات (المجلدات والألبومات) ونسخ منفصلة من وثائق التصميم الخاصة بالمنظمات المتعاقدة من الباطن. يظهر شكل الختم في الشكل د.5.

الشكل د.5

د.7 يتم وضع طوابع "نسخة التحكم" و"نسخة الأرشيف" على نسخ المراقبة والأرشيف من النسخ وعلى المجلدات (المجلدات والألبومات)، على التوالي. يظهر شكل ختم "CONTROL COPY" في الشكل D.6. يظهر شكل ختم "النسخة المؤرشفة" في الشكل د.7.

الشكل د.6

الشكل د.7

د.8 يُسمح باستخدام أنواع أخرى من الطوابع التي تسهل عملية تطبيق النقوش على المستندات.

الملحق هـ (موصى به). النموذج 4 - شهادة شطب مستندات المشروع

_______________
* عند شطب المستندات يجب توفير أعمدة في القانون توضح وسيلة المعلومات (الورق، الورق الشفاف، الوسائط الإلكترونية) وحجم المستندات في الشكل الإلكتروني بالبايت (كيلو بايت).

فهرس

نص الوثيقة الإلكترونية
تم إعداده بواسطة Kodeks JSC وتم التحقق منه مقابل:
النشر الرسمي
م: ستاندارتينفورم، 2010

يتطلب تنظيم المحاسبة لأي شركة محاسبة صارمة للأصول الثابتة: وسائل العمل التي يتم بها إنتاج المنتجات أو الأعمال أو الخدمات. تتمثل إحدى الآليات الرئيسية لمراقبة سلامة أنظمة التشغيل وحركتها في تخصيص أرقام المخزون لها: مجموعات رقمية ورموز فريدة لا تتغير طوال العمر التشغيلي لنظام التشغيل بأكمله. عند تعيين رقم المخزون، يتم استخدام تقنيات معينة تسمح لك بتشفير جميع المعلومات الأساسية حول كل نظام تشغيل بالأرقام والرموز. بالإضافة إلى نظام التشغيل، يتم تخصيص أرقام المخزون لبعض الأشياء الأخرى المهمة لعمل الشركة.

رقم الجرد ومميزات استخدامه

يتم تخصيص رقم جرد للعقار في وقت قبوله للتسجيل. بعد ذلك، يكتسب حالة كائن المخزون - وحدة التحكم. يتم تطبيق الرقم على الكائن باستخدام طلاء متين، أو رمز شريطي، أو نقش، أو باستخدام رمز مميز لا يمكن إزالته بسرعة وسرية، أو بطريقة أخرى مماثلة. يجب تطبيق الرقم بحيث يمكن التعرف عليه بسهولة أثناء الجرد ودون أخطاء في بيانات BU.

الأهداف الرئيسية التي يتم من خلالها تنظيم الإدارة بهذه الطريقة وممارسة الرقابة هي:

• نظام التشغيل - الأصول الثابتة، وممتلكات المنظمة التي تعمل منذ أكثر من عام، مخصصة لاحتياجات الإنتاج، وتكلفتها مبلغ محدد قانونًا؛
• الأشياء والأصول غير الملموسة (IMA) - تشمل منتجات العمل الفكري، على سبيل المثال، التطورات التكنولوجية، وتطوير البرمجيات، والعلامات التجارية، وأسماء العلامات التجارية وغيرها من الأشياء التي ليس لها شكل مادي، ولكنها يمكن أن تحقق فوائد مادية في المستقبل (انظر القانون المدني للاتحاد الروسي المادة 1225-1، PBU 14/07)؛
• الأشياء والأصول غير المنتجة - وهي الأشياء الطبيعية وباطن الأرض والأراضي والمسطحات المائية وما إلى ذلك.

كائنات تكلف أقل من 3 آلاف روبل. لا حاجة لرقم المخزون.

تنطبق المتطلبات الإلزامية التالية على أرقام المخزون:

• ولا ينبغي أن تكون مكررة؛
• يجب أن يتم تعيينهم بالترتيب.

بالإضافة إلى ذلك، عند استخدام أرقام المخزون في السجلات المحاسبية، من المهم الاسترشاد بالمعلومات الهامة التالية:

1. يتم تطبيق رقم المخزون بحضور عمولة يتم إنشاؤها خصيصًا لهذا الغرض ويتم تسجيلها في دفتر يومية رقم المخزون.
2. إذا كان كائن المخزون كليًا يتكون من أجزاء وظيفية منفصلة، ​​يتم تطبيق رقم على كل جزء.
3. إن نقل صنف مخزون داخل المؤسسة أو أقسامها ليس سبباً لتغيير رقمه أو تعديله. لا يتغير رقم المخزون أثناء التشغيل الكامل للكائن الذي تم تعيينه له.
4. إذا تم تأجير الأصول الثابتة من قبل شركة، فعادة ما يتم حسابها من خلال الأرقام المخصصة من قبل المؤجر. في الوقت نفسه، من القرار 11 لمحكمة الاستئناف للتحكيم رقم A55-24142/2013 بتاريخ 28/04/14، يترتب على ذلك أنه عندما يتم نقل الحقوق في كائن المخزون، على سبيل المثال، عند توقيع اتفاقية الإيجار، قد يتم تعيين رقم جرد جديد للمنظمة التي حصلت على هذه الحقوق. ويقال أن التنازل عن الجرد. الأرقام هي مسألة داخلية للمنظمة.
5. لا يمكن تعيين رقم مخزون العنصر الذي تم إلغاء تسجيله (تم بيعه أو شطبه وما إلى ذلك) إلى كائن آخر في نفس المؤسسة.

القاعدة المعيارية

لا يحتوي التشريع على إطار تنظيمي واضح ينظم خطوة بخطوة كيفية تخصيص أرقام المخزون. توجد تعليمات وزارة المالية رقم 174 ن (الملحق 2)، والتي تتضمن تعليمات عامة بشأن تخصيص أرقام المخزون. بالإضافة إلى ذلك، تنطبق التعليمات رقم 157 ن (الفقرة 46) على المؤسسات الوحدوية البلدية، حيث تتم مناقشة إجراءات هذا التعيين بمزيد من التفصيل إلى حد ما. مسترشدة بهذه الوثائق والتشريعات الحالية، تقوم المنظمة بشكل مستقل بتطوير هيكل أرقام المخزون وإجراءات تخصيصها، وتكريسها في اللوائح المحلية (السياسات المحاسبية، وما إلى ذلك). يمكن أيضًا تنظيم إجراءات تخصيص الأرقام على مستوى الأقسام، والتي تحددها منظمة عليا.

هيكل رقم المخزون

تعتمد هذه الخاصية إلى حد كبير على الاحتياجات الداخلية للشركة:

• حجمه؛
• هيكل ووجود الانقسامات.
• الفرص والموارد في عملية تنظيم المحاسبة.

وبالتالي، يمكن لمنظمة صغيرة لديها الحد الأدنى من الأقسام وعدد محدود من الكائنات المحاسبية استخدام ترقيم بسيط للنموذج: 01، 02، 03، إلخ. إذا كانت الكائنات موجودة في حسابات محاسبية مختلفة، في أقسام مختلفة، فمن المستحسن تضمين هذه المعلومات في رقم المخزون، على سبيل المثال:

• 04 — حساب محاسبة الأصول غير الملموسة؛
• 03 - رمز القسم الذي يقع فيه الكائن؛
• 02 هو الرقم التسلسلي لهذا الكائن في القسم.

نتلقى رقم الجرد 040302.

كما يجوز استخدام الحروف الأبجدية والاختصارات لأسماء الأقسام:

• "AXO" - للخدمات المحاسبية والمالية للخدمة الاقتصادية؛
• "SKL" - مستودع، الخ.

انتباه!عند تحديد هيكل رقم المخزون الخاص بالكائن، من الضروري مراعاة إمكانية حركته عبر أقسام الشركة. يجب إنشاء المعلومات بطريقة تضمن تحديدًا خاليًا من الأخطاء للكائن الذي يحتوي على بيانات BU.

يجب تسجيل الإجراء في السياسات المحاسبية للشركة.

الأخطاء النموذجية عند تعيين أرقام المخزون

إن عدم الدقة والأخطاء التي تم ارتكابها لا يمكن أن تؤدي إلى الفوضى في عملية محاسبة عناصر المخزون فحسب، بل تؤدي أيضًا إلى عواقب سلبية عند إجراء الرقابة الخارجية. وينطبق هذا بشكل خاص على المؤسسات الوحدوية البلدية والمنظمات الحكومية الأخرى والمنظمات التابعة. الأكثر شيوعا مدرجة أدناه:

1. التناقضات مع السياسة المحاسبية المقبولة: التغيير التعسفي في طول الرقم، أو إدراج تسميات الحروف فيه، أو على العكس من ذلك، تجاهلها في الممارسة العملية.
2. تطبيق الرقم بطريقة لا تضمن سلامته أثناء كامل تشغيل الجسم: بصبغة ضعيفة، عن طريق لصق الملصقات، إلخ.
3. عدم تثبيت رقم الجرد لادعاء عدم إمكانية تثبيته. في الواقع، تسمح لك التعليمات 157n بعدم تثبيت هذا الرقم فعليًا، ولكن فقط لإدخاله في سجلات وحدة التحكم في ظل الظروف المناسبة. ومع ذلك، إذا اكتشفت لجنة المراقبة أن التطبيق كان ممكنًا بالفعل، فقد تواجه المنظمة مشاكل.
4. تطبيق رقم جرد على الأشياء بشكل تعسفي دون داع. مثال: ترقيم كائن بقيمة أقل من 3000 روبل.

رئيسي

1. رقم المخزون هو سمة إلزامية لعنصر المخزون.
2. يعد تحديد الهيكل والطول والميزات الأخرى لرقم المخزون أمرًا داخليًا للشركة. وفي هذه الحالة، يجب أن ينعكس الإجراء في اللوائح المحلية وأن يأخذ في الاعتبار القوانين التشريعية الحالية، بما في ذلك، إذا لزم الأمر، تلك ذات الطبيعة الداخلية.
3. كائنات تكلف أقل من 3 آلاف روبل. لا تخضع للترقيم.
4. المتطلبات الأساسية والإلزامية لرقم المخزون هي التفرد والاتساق.