• Reparație
• Reparație
• Design interior
• Despre tot
• Despre instalații sanitare

Cum să atribuiți corect un număr de inventar. Care este numărul de inventar al mijloacelor fixe și cum să-l atribuiți corect Ștampilați copia înregistrată

Aprobat în februarie 2006 (IUS 9-2006)


A fost făcută o modificare, publicată în IUS nr. 4, 2009

Modificare făcută de producătorul bazei de date


Acest standard stabilește cerințe generale pentru evidența contabilă și stocarea documentelor de proiectare și tehnologice (denumite în continuare documente), executate în format hârtie și electronic, produse din toate industriile.

Pe baza acestui standard se pot elabora standarde care să țină cont de caracteristicile contabilității și stocării documentelor de proiectare și tehnologice, în funcție de volumul documentației și de condițiile fluxului documentelor.

1. CERINȚE GENERALE

1. CERINȚE GENERALE

1.1. Copiile pliate ale documentelor pe hârtie se efectuează în conformitate cu Anexa 1.

1.2. Toate originalele, duplicatele și copiile documentelor disponibile la întreprindere (denumite în continuare originale, duplicate și copii) sunt supuse înregistrării și stocării în conformitate cu Secțiunea 2 și Anexa 2*.
________________
O întreprindere trebuie înțeleasă ca o întreprindere sau organizație.
Semnul „*” marchează punctele standardului pentru care sunt date comentarii în Anexa 5.

1.1, 1.2. (Ediție schimbată, amendamentul nr. 1).

1.3. În cazurile în care o organizație utilizează simultan documente în format hârtie și electronic, este permisă transformarea lor reciprocă. În acest caz, se respectă următoarele reguli:

- documentele de proiectare in format hartie pot fi convertite in fisiere;

- prevăzute cu detaliile corespunzătoare și semnate în modul prescris cu semnături electronice digitale, aceste fișiere devin documente electronice (originale, duplicate, copii);

- pentru utilizarea în procesele de producție, exploatare, reparare și eliminare a produselor, documentele electronice pot fi convertite în documente pe hârtie folosind tehnologia computerizată. Asemenea documente trebuie semnate cu semnături autentice, stabilite, ale persoanelor autorizate, după care dobândesc același statut ca și documentele electronice de la care au fost primite;

- transformarea nu trebuie să reducă numărul de serie al documentului conform Tabelului 2 din GOST 2.102;

Documentele obținute ca urmare a transformării reciproce trebuie să aibă referințe adecvate între ele;

- corespondența reciprocă între aceste documente este asigurată de dezvoltator.

2. CONTABILITATEA ȘI PĂSTRAREA ORIGINALELOR

2.1. Originalele realizate în formă de hârtie acceptată pentru depozitare trebuie să fie adecvate pentru realizarea de copii repetate (fără pauze, lipire, locuri uzate, text neclar, linii), procesare reprografică și să îndeplinească cerințele GOST 2.102 și GOST 13.1.002.

Documentele electronice originale acceptate pentru stocare trebuie să respecte cerințele GOST 2.051.

Notă. Pentru un anumit produs, este produs un singur set de documente de proiectare originale, care trebuie stocate la întreprinderea de dezvoltare sau la întreprinderea de producție prin acordul acestora*.

2.2. La acceptarea originalelor pentru contabilitate și depozitare, se verifică următoarele:

1) completitudinea documentelor de proiectare în conformitate cu caietul de sarcini, declarații ale documentelor electronice sau alte documente care enumeră originalele predate;

2) completitudinea documentelor tehnologice în conformitate cu harta de traseu sau alte documente care enumeră originalele depuse;

3) prezența semnăturilor stabilite (inclusiv a semnăturilor digitale electronice) și a datelor. Nu este permisă acceptarea spre păstrare a documentelor care nu au semnătura persoanei care exercită controlul de reglementare*.

2.3. Toate originalele acceptate pentru depozitare sunt înregistrate (luate în considerare). La înregistrare, completați următoarele detalii:

- numărul de inventar al documentului;

- data înregistrării;

- desemnarea documentului;

- Nume;

- numărul de foi din document;

- format document conform GOST 2.301;

- cine a emis documentul;

- semnătura la acceptarea documentului spre păstrare;

- nota (daca este necesar).

Înregistrarea poate fi efectuată într-un mod automat sau neautomatizat (manual). În timpul înregistrării manuale, detaliile enumerate se întocmesc în registrul de inventar al originalelor în Formularul 1 conform Anexei 3. La înregistrarea automată, registrul de inventar se realizează în format electronic.

2.4. Fiecărui document original i se atribuie un număr de acces*.

2.1-2.4 (Ediția schimbată, Amendamentul nr. 1).

2.5. Registrele de inventar pentru înregistrarea originalelor și duplicatelor provenite de la alte întreprinderi trebuie păstrate separat pentru documentele pentru produsele producției principale și auxiliare.

Este permisă păstrarea unui singur registru de inventar pentru originalele și duplicatele documentelor de proiectare și tehnologice și registre de inventar separate pentru tipurile de produse (motorine, mașini, tractoare, turbine etc.), în timp ce numerele de inventar nu trebuie repetate.

2.6. Concomitent cu înregistrarea originalelor trebuie să se completeze coloanele contabile corespunzătoare aflate pe câmpul de depunere a fișei originale pe hârtie sau să se introducă datele corespunzătoare într-un document electronic.

2.7. Pentru fiecare document căruia i se atribuie un număr de inventar se înregistrează mișcarea acestuia (realizarea și înregistrarea de copii, modificări, aplicabilitate). Mișcarea originalelor se înregistrează manual sau automat în conformitate cu fișele contabile din formularele 2, 2a, 2b și 2c din Anexa 3.

Pentru documentația de proiectare, documentația producției auxiliare și producția unitară este permisă neîntocmirea fișelor contabile.

2.8. Documentele de proiectare originale în formă de hârtie ar trebui să fie stocate în funcție de caracteristicile de clasificare (grupări) după format, în ordinea crescătoare a denumirilor documentelor în cadrul fiecărui format și cod al întreprinderii dezvoltatoare.

Este permisă stocarea originalelor fără a ține cont de formate.

Originalele documentelor electronice sunt stocate în baze de date ale sistemelor automate și/sau pe suporturi electronice separate. Stocarea originalelor pe suporturi separate se realizează în ordinea crescătoare a denumirilor documentelor din produs. Condițiile de depozitare pe medii individuale trebuie să asigure siguranța acestora, recuperarea rapidă și adecvarea pentru utilizare*.

2.9. Originalele documentelor tehnologice trebuie stocate conform metodelor de prelucrare și asamblare a produsului, fără a lua în considerare formatele în ordinea crescătoare a denumirilor lor conform GOST 3.1201 în cadrul fiecărei metode de prelucrare și asamblare a produsului.

Este permisă depozitarea originalelor în seturi, în ordinea crescătoare a denumirilor documentelor de proiectare specificate în inscripția principală a documentelor tehnologice.

Aplicabilitatea documentelor tehnologice este înregistrată manual sau automat în cardurile de aplicabilitate conform formularelor 2 și 2a GOST 3.1201.

2,6-2,9. (Ediție schimbată, amendamentul nr. 1).

2.10. Originalele realizate pe coli mai mici decât formatul A1 trebuie păstrate desfăcute.

Se recomandă depozitarea originalelor realizate pe coli de format A1 sau mai mare rulate pe sucitoare sau desfășurate.

2.11. Originalele documentelor anulate și înlocuite trebuie păstrate separat de originalele valabile și pot fi pliate în formatele A4 și A3, în conformitate cu Anexa 1.

3. RESTAURAREA ORIGINALELOR

3.1. Originalele care au devenit inutilizabile sau pierdute trebuie restaurate.

Un original restaurat poate fi produs numai după întocmirea unui act de radiere a unui original deteriorat sau pierdut.

3.2. Originalele restaurate acționează ca originale înlocuite.

Originalul restaurat trebuie modificat în conformitate cu toate notificările emise înainte de restaurare.

3.3. Originalul restaurat trebuie să fie o copie exactă a originalului restaurat, ținând cont de ultimele modificări efectuate.

3.4. Originalul restaurat nu trebuie să reproducă dimensiuni, inscripții, imagini grafice etc., excluse prin notificările de modificări ale originalului (sau copiei) din care originalul este restaurat.

În originalul restaurat, numerele de serie ale modificărilor și liniile de extensie ale acestora, care au fost aplicate anterior în legătură cu modificările efectuate, nu trebuie reproduse.

3.5. Doar ultima înregistrare a modificărilor trebuie transferată în tabelul de modificări a originalului restaurat.

La restaurarea originalului din documente de pe două sau mai multe foi, numerele de serie ale modificărilor, denumirile notificărilor de modificare și alte date privind ultima modificare a fiecărei foi a originalului restaurat trebuie introduse pe baza înregistrărilor existente în tabelul modificărilor din această foaie a documentului în curs de restaurare.

Fișa de înregistrare pentru modificări la originalul restaurat trebuie să reproducă datele referitoare la toate modificările efectuate anterior acestui document (începând de la prima modificare).

3.6. În locul semnăturilor, vizelor și datelor originale găsite pe original (inclusiv marginea de depunere și foaia de modificare), originalul restaurat trebuie să scrie „(Semnătura)” și „(Data)” între paranteze.

La realizarea unui original restaurat dintr-un original restaurat anterior (sau o copie înregistrată preluată de pe acesta), inscripția de pe acesta din urmă despre restaurarea originalului nu poate fi reprodusă.

3.7. Originalele restaurate trebuie să fie semnate de o persoană responsabilă, conform instrucțiunilor șefului departamentului care a eliberat originalele sau a monitorizat fabricarea produsului.

O inscripție care confirmă corectitudinea originalului restaurat trebuie făcută cu cerneală sau cu mașina pe câmpul de depunere a documentului, de exemplu:

„Restaurat din original.



„Restaurat dintr-o copie.

Corect: (semnătură, prenume și data)."

Corectitudinea documentului electronic original restaurat trebuie să fie confirmată de semnătura electronică digitală a persoanei responsabile.

3.3-3.7. (Ediție schimbată, amendamentul nr. 1).

3.8. În colțul din dreapta sus al câmpului fiecărei foi a originalului restaurat trebuie să existe o inscripție cu cerneală sau trebuie aplicată o ștampilă: „Original restaurat N...” care indică numărul de ordine al restaurării acestei foi a originalului.

3.9. Originalul restaurat trebuie să aibă numărul de inventar al originalului care este restaurat. În cartea de inventar trebuie făcută o notă cu privire la restaurarea documentului.

3.10. Originalul sau copia din care s-a făcut restaurarea este ștampilată: „ÎNLOCUIT PRIN N. ORIGINAL RESTAURAT...” indicând numărul de serie al restaurării și data acceptării originalului restaurat pentru păstrare.

Secțiunea 4. (Șters, Amendamentul nr. 1).

1. Foile de desene de toate formatele trebuie pliate mai întâi de-a lungul liniilor perpendiculare (longitudinale) și apoi de-a lungul liniilor paralele (transversale) cu inscripția principală.

2. Foile de desene după pliere trebuie să aibă inscripția principală pe partea din față a foii pliate.

3. Foile de desene sunt pliate în ordinea indicată în tabelele 1 și 2 prin numerele de pe liniile de pliere.

4. Sunt instalate următoarele tipuri de pliere:

1) în foldere în conformitate cu Tabelul 1;

2) pentru cusătură directă în conformitate cu Tabelul 2.

tabelul 1

Pliere

Dimensiuni, mm

masa 2

Pliere pentru legare directă

Dimensiuni, mm

1. CONTABILITATEA ŞI PĂSTRAREA COPIILOR DOCUMENTELOR

1.1. Copiile documentelor în formă de hârtie acceptate pentru depozitare trebuie să fie tipărite în contrast și să aibă un fundal neted, fără mai multe culori care fac documentul dificil de citit. Copiile trebuie să reproducă (fără omisiuni) toate rândurile, literele, cifrele etc. găsite pe original, duplicat sau original.

Când acceptați copii pe hârtie, verificați prezența tuturor foilor și caracterul complet al documentației în conformitate cu documentele însoțitoare.

1.2. Întreprinderea poate stoca următoarele copii ale documentelor de proiectare și tehnologice: arhivă, control, lucru.

1.3. Copiile de arhivă reflectă starea de proiectare sau tehnologie de fabricație a unui produs în perioadele de aprobare de către client, transferul originalelor către întreprinderile de producție, încetarea producției unui anumit design etc. Prezența copiilor de arhivă este reflectată în fișele de înregistrare (Formular 2, Anexa 3).

Copiile arhivate nu sunt modificate și nu sunt eliberate abonaților; ele sunt stocate separat de alte copii în foldere (albume) sau pe suporturi electronice.

Pentru documentele în formă de hârtie, ștampila „COPIE ARHIVATĂ” este plasată într-un loc vizibil în dosar (album) și pe fața fiecărei copii de arhivă. Sub ștampilă indicați motivul și data acceptării copiei de arhivă pentru păstrare. Copiile de arhivă pot fi stocate sub formă de microfilme.

Copiile de arhivă ale documentelor electronice din partea necesară trebuie să aibă atributul corespunzător (scrisoare, număr etc.).

1.4. Copiile de control sunt folosite pentru a restaura originalul, a face duplicate, copii de lucru, certificate sau verifica documentația; acestea sunt stocate separat de alte copii și nu sunt eliberate abonaților.

Copia de control a documentului electronic trebuie să aibă atributul corespunzător (litera, număr, etc.) în partea necesară.

Pe fața fiecărei foi de copii de control, ștampila „COPIE DE CONTROL” este plasată într-un loc vizibil (cu excepția copiilor de control ale publicațiilor tipărite și ale documentelor text legate, pe care ștampila este plasată numai pe copertă și pe titlul sau prima pagină).

1.1-1.4. (Ediție schimbată, amendamentul nr. 1).

1.4a. Copiile de lucru sunt destinate întreținerii producției. Numărul de exemplare de lucru aflate în circulație și locul depozitării acestora (eliberare și acceptare) sunt stabilite de organizație.

(Introdus suplimentar, amendamentul nr. 1).

1.5. (Sters, amendamentul nr. 1).

1.6. Contabilitatea emiterii (trimiterii) și returnării copiilor către abonații interni și externi poate fi efectuată manual sau automat. Contabilitatea se realizează cu ajutorul cardurilor de înregistrare a documentelor din Formularul 2, 2a în conformitate cu Anexa 3*.

Contabilitatea emiterii și returnării copiilor către abonații interni poate fi efectuată manual sau automat folosind carduri de abonat de forma 3, 3a în conformitate cu Anexa 3*.

1.7. Copiile documentelor pe hârtie sunt stocate atât liber (foaie cu pagină), cât și imbricate în foldere sau, dacă este necesar, legate în albume.

Când sunt depozitate în vrac (foaie cu coală), copiile sunt pliate în format A4.

Copiile plasate în albume și foldere sunt pliate în formatele A4 sau A3, în conformitate cu Anexa 1.

1.6., 1.7. (Ediție schimbată, amendamentul nr. 1).

1.8. Copiile documentelor de proiectare pentru produs sunt plasate în foldere (albume) în cadrul produsului sau în cadrul componentelor selectate rațional ale produsului.

1.9. Copiile documentelor de proiectare pentru produse sunt plasate în dosare (albume) în următoarea secvență:

1) specificația produsului;

2) documente ale setului principal al produsului (în ordinea în care sunt scrise în caietul de sarcini);

3) specificațiile părților componente ale produsului și documentele setului principal de părți componente ale produsului (în ordinea crescătoare a denumirilor). Documentele setului principal de componente ale produsului sunt plasate după caietul de sarcini, în ordinea în care sunt înregistrate în caietul de sarcini;

4) desene ale pieselor înregistrate în caietul de sarcini, produsul principal și toate componentele acestuia (în ordinea crescătoare a denumirilor).

Dacă pentru piesa au fost emise alte documente (cu excepția desenului), atunci acestea sunt plasate după desenarea pieselor (în ordinea în care sunt consemnate în caietul de sarcini).

1.10. Un set de copii ale documentelor tehnologice este plasat în foldere sau legate în albume, în timp ce toate documentele tehnologice dezvoltate pentru un produs sau mai multe produse, sau o parte componentă a produsului selectată rațional, sunt plasate într-un folder (album).

Dacă este necesar, este permisă plasarea documentelor tehnologice pe metode individuale de prelucrare și asamblare a unui produs într-un singur folder (album).

1.11. Nu mai mult de 200 de coli de documente reduse la format A4 sunt plasate într-un folder (album).

1.12. Dacă există un număr mare de documente, acestea sunt împărțite în părți și plasate în mai multe foldere (albume). Etichetele folderelor (albume) sau copertele acestora indică numărul acestei părți, numărul total de părți și numărul de copii ale folderului (album).

1.13. Este permisă în fiecare folder (album) să se furnizeze un inventar care să enumere, în ordinea locației acestora, toate documentele conținute în acesta.

1.14. Pentru lucrările în curs, departamentului care a eliberat documentele originale sau care monitorizează fabricarea produsului în producție i se alocă o copie a documentelor relevante. Pe fața fiecărei coli de copii (la depozitarea lor în vrac) sau într-un loc vizibil în dosar (album), este plasată ștampila „COPIE DESIGNER” sau „COPIE TEHNOLOG” din Anexa 4*.

(Ediție schimbată, amendamentul nr. 1).

1.15. Copiile documentelor pentru care abonații nu sunt notificați cu privire la modificările după deportare sunt ștampilate „NICI O SCHIMBARE NOTIFICATĂ”.

1.16. În cererile de trimitere a documentației de la alte întreprinderi se indică dacă este necesară înregistrarea documentației solicitate pentru transmiterea ulterioară a notificărilor de modificări sau nu.

1.17. Copiile documentelor retrase din circulație din cauza încetării producției de produse, precum și copiile documentelor anulate sau înlocuite din cauza modificărilor, se distrug după întocmirea unui act de distrugere sau a unui inventar de copii.

2. CONTABILITATEA ȘI PĂSTRAREA COPIILOR ALE DOCUMENTELOR ALTOR ÎNTREPRINDERI

2.1. Copiile documentelor primite de la alte întreprinderi sunt stocate în foldere sau legate în albume separat pentru fiecare întreprindere care le-a emis sau separat pentru fiecare produs.

Este permisă depozitarea copiilor în vrac (foaie cu coală) împăturite în format A4 sau A3.

2.2. Fiecare folder (album) trebuie să aibă un inventar care să enumere, în ordinea locației lor, toate documentele conținute în acesta.

2.3. Înregistrarea (contabilitatea) copiilor de pe documentele altor întreprinderi se efectuează în conformitate cu cerințele paragrafelor 2.3 și 2.4 din prezentul standard. Fiecare exemplar înregistrat (sau set de copii) este ștampilat pe hârtie indicând numărul de inventar, numărul exemplarului (dacă sunt mai multe exemplare) și data înregistrării.

Ștampila specificată în dosare (albume) este plasată într-un loc vizibil din inventar, precum și pe etichetă sau în colțul din stânga sus al copertei.

Pe copiile în formă de hârtie stocate în vrac (foaie cu coală), în colțul din stânga sus al fiecărei coli a unui document A4 sau a unei foi de document pliate în format A4 se plasează o ștampilă.

2.4. Copiile sunt înregistrate manual sau automat în fișele contabile în formularele 2, 2a, 2b, 2c în conformitate cu Anexa 3.

2.3, 2.4. (Ediție schimbată, amendamentul nr. 1).

2.5. Copiile altor întreprinderi sunt stocate în ordinea crescătoare a desemnărilor pentru fiecare cod de întreprindere.

2.6. În cazul încetării utilizării copiilor înregistrate la o anumită întreprindere, deținătorul originalelor este notificat pentru a le scoate din registru.

ANEXA 3 (recomandat). FORME DE CARTE DE INVENTAR, CARDURI DE DOCUMENT ȘI CARD DE ABONAMENT

ANEXA 3

Formularul 3a

Card de abonament (verso)

Notă. Cardul de înregistrare a documentului indică:

1) în coloana „Tip de document” din Formularul 2 - tipul de document (original, duplicat sau copie) care este înregistrat;

2) în coloana „Emisiuni unice” a Formularului 2a - abonați cărora li se dă (trimit) o ​​copie a documentului cu ștampila „NU S-A NOTIFICAT SCHIMBARE”.

ANEXA 4 (recomandat). EȘTIMBELE PENTRU CONTABILITATEA ȘI CIRCULAREA DOCUMENTELOR REALIZATE ÎN FORMA DE HÂRTIE

1. Ștampilele au scopul de a simplifica aplicarea și de a realiza uniformizarea imaginii inscripțiilor și instrucțiunilor realizate în documente în timpul circulației acestora, precum și în avize și documente contabile.

2. Ștampila „ÎNLOCUIT CU N. ORIGINAL RESTAURAT ... , ... g.” cu indicarea numărului de ordine al restaurării originalului și a datei restaurării acestuia se plasează pe originalele din care au fost realizate originalele restaurate.

3. Ștampila „ANULAT, ÎNLOCUIT..., notificare N... datată... g.” se pune (indicând numărul, data emiterii avizului și semnătura) pe originale, duplicate și copii anulate conform avizelor, precum și pe cardurile contabile. Dacă nu există un înlocuitor, puneți o liniuță.

4. Ștampila „NU APLICA ÎN DESIGN NOU, ÎNLOC UTILIZARE...” se plasează pe baza avizelor relevante pe originale, duplicate și copii care nu pot fi utilizate în produsele nou dezvoltate, precum și pe cardurile contabile.

5. Pe documente se aplică ștampila „ÎN ÎLOCUIREA ORIGINALULUI” în lipsa originalelor acestor documente.

6. Ştampila „EX. N...” este plasată (indicând numărul copiei) pe folderele (albumele) de copii şi pe copiile individuale.

7. Se plasează ștampila „INV. N..., EKZ. N..., ... an” (indicând numărul de inventar, numărul exemplarului și data înregistrării) pe mape (albume) și copii separate ale documentelor de alte întreprinderilor.

De asemenea, este permisă utilizarea acestei ștampile (fără a indica numărul copiei) atunci când se înregistrează mostre pentru publicații tipărite și alte documente stocate ca originale.

8. Ștampilele „COPIE DE CONTROL” și „COPIE ARHIVATĂ” sunt plasate pe copiile de control și de arhivare ale copiilor și, respectiv, pe folderele (albumele) ale copiilor. Ştampila „COPIE DE CONTROL” este de asemenea plasată pe copiile de control ale avizelor şi anexelor la acestea.

9. Ştampilele „COPIA DESIGNERUL” şi „COPIA TEHNOLOGULUI” se aplică respectiv pe copiile documentelor de proiectare şi tehnologice eliberate pentru lucrări curente către departamentul care a eliberat originalele sau a monitorizat fabricarea produselor în producţie.

10. Pe copiile documentelor eliberate o singură dată se aplică ștampila „NICIUNĂ SCHIMBARE NOTIFICATĂ” fără a se trimite alte notificări cu privire la modificările acestor documente.

11. (Sters, amendamentul nr. 1).

12. Se pot folosi și alte tipuri de ștampile care simplifică aplicarea inscripțiilor pe documente.

(Ediție schimbată, amendamentul nr. 1).

ANEXA 5 (pentru referință). COMENTARII PRIVIND PUNCTELE STANDARDULUI

ANEXA 5
informație

La paragraful 1.2. Contabilitatea și stocarea documentelor pe hârtie și electronice face parte din sistemul de circulație a documentelor la întreprindere.

Un document înregistrat înseamnă un document acceptat pentru serviciile de abonament (document contabil).

Lista funcțiilor, structura organizatorică și distribuția funcțiilor sistemului de management al documentelor sunt stabilite de întreprindere.

La paragraful 2.1. La înregistrarea (contabilizarea) documentelor electronice, în coloana „Notă” (Formular 1, Anexa 3) indicați formatul fișierului documentului.

La paragraful 2.2. Alte documente includ „Lista de specificații” în conformitate cu GOST 2.102, care este utilizată pentru a verifica caracterul complet al originalelor acceptate pentru depozitare pentru complexe, unități de asamblare și kituri care au două sau mai multe etape de includere a componentelor.

Pentru documentele electronice acceptate pentru stocare pentru unitățile individuale de asamblare, verificarea completității se efectuează conform caietului de sarcini. Pentru documentele pentru întregul produs în ansamblu, caracterul complet al documentelor este verificat folosind „Declarația documentelor electronice”.

La paragraful 2.4. Un număr de inventar este atribuit unui original indiferent de numărul de foi din document sau de numărul de dosare din care constă.

Pe un document format din mai multe coli, pe fiecare coli se aplica numarul de inventar.

Numărul de inventar al documentului electronic original este indicat în partea de detalii a acestuia.

La paragraful 2.8. Pentru a asigura recuperarea bazelor de date electronice ale sistemelor automate la stocarea originalelor, trebuie efectuate copii de rezervă.

Regulile pentru efectuarea backup-urilor (frecvență, înregistrare etc.) sunt stabilite de organizație.

La Anexa 2 (clauzele 1.6, 1.14). La înregistrarea mișcării documentelor, un sistem automatizat trebuie să asigure distribuirea în timp util către abonații (interni și externi) a notificărilor de modificări și (sau) copii ale documentelor modificate.

ANEXA 5. (Introdus suplimentar, Amendamentul nr. 1).

Textul documentului electronic

pregătit de Kodeks JSC și verificat cu:
publicație oficială
Sistem unificat de documentație de proiectare:
sat. GOST. - M.: Standartinform, 2008

Revizuirea documentului ținând cont
modificări și completări pregătite
SA „Kodeks”

La 1 iunie 2014, a intrat în vigoare GOST 2.501-2013 „Sistemul unificat de documentație de proiectare”. Reguli de contabilitate și depozitare.” Standardul stabilește cerințe generale de contabilitate și stocare a documentelor de proiectare și tehnologice pe hârtie și suport electronic, aplicate în toate industriile.

Standarde în sistemul de reglementare tehnică

Legea federală din 27 decembrie 2002 N 184-FZ „Cu privire la reglementarea tehnică” clasifică standardele ca documente aplicate voluntar, cu excepția cazului în care utilizarea obligatorie a acestora este stabilită prin reglementări tehnice și alte acte juridice de reglementare. În același timp, utilizarea lor promovează înțelegerea reciprocă între părțile interesate și asigură compatibilitatea tehnică și informațională în toate etapele ciclului de viață al produsului. Într-un cuvânt, standardizarea rezolvă problema utilizării mai largi a produselor fabricate.

La 1 iunie 2014, în loc de GOST 2.501-88, a intrat în vigoare. Obiectivul principal al acestui standard este stabilirea cerințelor de contabilitate și stocare a documentelor de proiectare și tehnologice pentru produsele din toate industriile.

Alte proceduri interdependente de asigurare și menținere a calității proiectării și documentației tehnologice pentru un produs de la stadiul de dezvoltare până la dezafectare sunt stabilite printr-un întreg set de standarde, reunite în colecțiile tematice „Sistemul Unificat de Documentație de Proiectare” (USD) și „Sistemul Unificat de Documentare Tehnologică” (USTD).

Principalul set de standarde de stat ESKD și ESTD a fost dezvoltat și pus în vigoare în 1968. În prezent, se lucrează activ pentru actualizarea și armonizarea acestora cu standardele internaționale, inclusiv adaptarea la tehnologiile informatice.

Documentația de proiectare

Documentația de proiectare include desene, diagrame, specificații, declarații, note explicative, condiții tehnice, programe și metode de testare, tabele, calcule, documente operaționale, documente de reparații, instrucțiuni, schițe. O definiție detaliată a fiecărui tip de documentație de proiectare poate fi găsită

Datorită faptului că documentația de proiectare are valoare comercială independentă și este, de asemenea, un purtător de informații confidențiale, se recomandă respectarea tuturor măsurilor de securitate necesare în legătură cu aceasta, inclusiv a celor efectuate ca parte a muncii de birou.

Pe baza GOST 2.501-2013, pot fi elaborate standarde și alte reglementări locale ale organizației, ținând cont de caracteristicile contabilității și stocării documentelor de proiectare și tehnologice, în funcție de realitățile existente.

Dispoziții generale

Referitor la reglementarea metodologică a lucrului cu documentație de proiectare în faza de lucru de birou, se prevede că procedurile și operațiunile premergătoare contabilității și depozitării asigură:

• conformitatea vizuală a documentelor de proiectare completate și executate cu cerințele stabilite de setul de standarde ESKD și ESTD;
• posibilitatea copierii repetate pe material fotosensibil sau alt material receptiv datorită gradului de conservare și caracteristicilor grafice ale documentelor pe hârtie (desene și texte);
• caracterul complet necesar al documentelor primite pentru stocare și prezența semnăturilor de certificare, inclusiv a celor electronice digitale, ale funcționarilor relevanți.

Standardul stabilește că documentele realizate pe hârtie și documentele electronice (convertite din hârtie sau realizate folosind software) sunt interschimbabile și echivalente.

Organizarea contabilitatii de proiectare si documentatie tehnologica

Organizarea contabilității pentru proiectare și documentație tehnologică este un sistem de măsuri vizate, inclusiv înregistrarea directă a documentelor, contabilizarea aplicabilității acestora în produse, precum și contabilizarea abonaților externi și interni care utilizează această documentație.

La înregistrare, vi se cere să furnizați următoarele informații:

• organizare;
• departamentul care a emis documentul;
• desemnarea documentului (dacă codul acestuia este definit de standarde);
• denumirea documentului (dacă codul acestuia este definit de standarde);
• denumirea documentului în funcție de natura utilizării (original, duplicat sau copie);
• format;
• organizația în care se află originalul;
• număr de înregistrare (număr de inventar document);
• data primirii (acceptarea pentru depozitare);
• numărul de foi și semnătura persoanei care a acceptat documentul;
• numele de fișier al documentului de proiectare electronică (tehnologică).

Datele sunt introduse cartea de inventar :

Contabilitatea originalelor și duplicatelor documentelor de proiectare și tehnologice se realizează în comun. Pentru produsele de diferite tipuri sau tipuri de producție se țin registre de inventar separate.

Cartea de înregistrare a documentelor este conceput pentru a înregistra disponibilitatea copiilor de arhivă și a copiilor documentelor de la alte organizații, pentru a înregistra emiterea și returnarea și aplicabilitatea documentelor.

partea frontală:

reversul:

Partea din față a foilor ulterioare ale cardului de înregistrare a documentului:

Reversul foilor ulterioare ale cardului de înregistrare a documentului:

GOST conține alte formulare contabile, precum și link-uri către formulare contabile în standarde complementare.

Stocarea documentatiei de proiectare si tehnologice

Procesul de stocare presupune plasarea documentelor de proiectare si tehnologice si mentinerea acestora in conditii propice:

• siguranța mass-media și a informațiilor conținute în acesta;
• găsi rapid documentele necesare pentru utilizarea lor.

Cerințele pentru păstrarea originalelor sunt mai stricte decât pentru stocarea copiilor de documente. Documentele de proiectare ar trebui sistematizate în funcție de caracteristicile de clasificare, în ordinea crescătoare a denumirilor documentelor din produsul sau codul organizației dezvoltatorului. Documentele tehnologice sunt sistematizate după metode de prelucrare și asamblare a produselor în ordinea crescătoare a denumirilor documentelor în cadrul fiecărui tip de proces tehnologic în funcție de modalitatea de execuție.

Copiile documentelor pe hârtie pot fi stocate în vrac, plasate în dosare sau legate în albume. Amplasarea documentelor și succesiunea stivuirii acestora sunt întotdeauna raționale și se încadrează în limitele produsului (componenta acestuia) sau a metodei de prelucrare și asamblare a produsului. Copertele folderelor și albumelor sunt prevăzute cu etichete care permit identificarea documentelor. De asemenea, pentru ușurință în lucru, puteți furniza un inventar intern.

Atunci când organizați depozitarea documentelor de format mare, este permis să le pliați într-un mod care vă permite să citiți inscripțiile principale de pe partea din față a foii pliate. Standardul conține o aplicație care sugerează modalități de împăturire a documentelor pentru stocarea lor în foldere și albume.

Originalele documentelor de design și tehnologice care s-au pierdut sau au devenit inutilizabile trebuie restaurate. Dacă există modificări legitime aduse documentelor de proiectare din care este restaurat documentul care înlocuiește originalul, aceste modificări sunt luate în considerare.

Ștampile pentru înregistrarea documentelor pe hârtie

Ștampilele înlocuiesc în mod oficial inscripțiile și instrucțiunile scrise de mână în situații repetate de același tip în documente.

	Sunt ștampilate pe documente originale din care se fac duplicate, acestora din urmă fiindu-i atribuit statutul de original restaurat. Sunt indicate numărul de serie și data restaurării.
	Etichetat pe foldere (albume) de copii și pe copii individuale. Este indicat numărul copiei.
	Se aplică pe originale, duplicate și copii anulate prin notificări, precum și pe cardurile contabile. Sunt indicate numărul, data emiterii avizului și semnătura. Dacă nu există un înlocuitor, puneți o liniuță.
	Plasat pe foldere (albume) și copii separate ale documentelor de la alte organizații. Sunt indicate numărul de inventar, numărul exemplarului și data de înregistrare.
	Se aplică pe baza notificărilor de pe originale, duplicate și copii care nu pot fi utilizate în produsele nou dezvoltate, precum și pe cardurile contabile.
	Este aplicat pe copiile de control ale copiilor și pe folderele (albumele) de copii, precum și pe copiile de control ale notificărilor și atașamentele la acestea.
	Se aplică pe copiile de arhivă ale copiilor și pe folderele (albumele) de copii, precum și pe copiile de control ale notificărilor și anexele la acestea.
	Plasat pe documente în lipsa originalelor acestor documente.
	Este aplicat pe copiile documentelor emise o singură dată, fără trimiterea ulterioară a notificărilor despre modificările aduse acestor documente.
	Se lipește pe copiile documentelor de proiectare care se eliberează pentru activități curente către departamentul care produce originale sau supraveghează fabricarea produselor în producție.
	Se lipește pe copiile documentelor tehnologice care se eliberează pentru activități curente către departamentul care produce originale sau monitorizează fabricarea produselor în producție.

Pe lângă cele indicate mai sus, este permisă utilizarea ștampilelor cu alte amprente care simplifică aplicarea inscripțiilor pe documente.

GOST R 21.1003-2009

Grupa Zh01

STANDARDUL NAȚIONAL AL ​​FEDERATIEI RUSE

Sistem de documente de proiectare pentru constructii

CONTABILITATEA SI DEPOZITAREA DOCUMENTATIEI DE PROIECTARE

Sistem de documente de proiectare pentru constructii. Reguli de înregistrare și depozitare a documentației de proiectare

OK 01.110
91.010.30

Data introducerii 2010-03-01

Prefaţă

Obiectivele și principiile standardizării în Federația Rusă sunt stabilite prin Legea federală din 27 decembrie 2002 N 184-FZ „Cu privire la reglementările tehnice”, iar regulile de aplicare a standardelor naționale ale Federației Ruse sunt GOST R 1.0-2004 „Standardizarea în Federația Rusă. Dispoziții de bază"

Informații standard

1 DEZVOLTAT de Societatea Deschisă pe Acțiuni „Centrul de Metodologie de Standardizare și Standardizare în Construcții” (SA „CNS”) și Societatea pe Acțiuni Deschisă „LENMORNIIPROEKT” pentru proiectare, sondaje și cercetare științifică în domeniul transportului maritim (SA „ LENMORNIIPROEKT") cu participarea specialiștilor din alte organizații

2 INTRODUS de Departamentul de Reglementare Tehnică și Standardizare al Agenției Federale pentru Reglementare Tehnică și Metrologie

3 APROBAT ȘI INTRAT ÎN VIGOARE prin Ordinul Agenției Federale pentru Reglementare Tehnică și Metrologie din 30 noiembrie 2009 N 526-st

4 INTRODUS PENTRU PRIMA Oara


Informațiile despre modificările aduse acestui standard sunt publicate în indexul de informații publicat anual „Standarde naționale”, iar textul modificărilor și amendamentelor este publicat în indexul de informații publicat lunar „Standarde naționale”. În cazul unei revizuiri (înlocuiri) sau anulării acestui standard, avizul corespunzător va fi publicat în indexul de informații publicat lunar „Standarde naționale”. Informațiile relevante, notificările și textele sunt postate și în sistemul de informare publică - pe site-ul oficial al Agenției Federale pentru Reglementare Tehnică și Metrologie pe Internet

1 domeniu de utilizare

1 domeniu de utilizare

Prezentul standard stabilește reguli generale de înregistrare și stocare a documentației de proiectare, de lucru și a altor documentații tehnice, executate pe hârtie și în format electronic, în arhivele organizațiilor de dezvoltare.

Acest standard este destinat utilizării de către persoanele juridice și persoanele fizice implicate în pregătirea documentației de proiect și elaborarea documentației de lucru pentru construcția clădirilor și structurilor, indiferent de forma lor de proprietate și subordonare.

Acest standard nu stabilește reguli pentru înregistrarea și stocarea documentației de proiectare și de lucru pentru construcția de instalații militare și de altă natură pentru care este definit un regim special de funcționare în siguranță și securitate.

Pe baza acestui standard, pot fi elaborate standarde organizaționale care reflectă caracteristicile contabilității și stocării documentației de proiectare și de lucru, ținând cont de volumul documentației, tipul de suport și condițiile fluxului de documente al organizației.

2 Referințe normative

Acest standard folosește referințe la următoarele standarde:

GOST R 21.1101-2009 Sistem de documentație de proiectare pentru construcție. Cerințe de bază pentru proiectare și documentație de lucru

GOST 2.004-88 Sistem unificat de documentație de proiectare. Cerințe generale pentru implementarea documentelor de proiectare și tehnologice pe dispozitivele computerizate de imprimare și de ieșire grafică

GOST 2.051-2006 Sistem unificat de documentație de proiectare. Documente electronice. Dispoziții generale

GOST 2.102-68 Sistem unificat de documentație de proiectare. Tipurile și caracterul complet al documentelor de proiectare

GOST 2.301-68 Sistem unificat de documentație de proiectare. Formate

GOST 2.501-88 Sistem unificat de documentație de proiectare. Reguli de contabilitate și depozitare

GOST 2.503-90 Sistem unificat de documentație de proiectare. Reguli pentru efectuarea modificărilor

Notă - Când utilizați acest standard, este recomandabil să verificați valabilitatea standardelor de referință în sistemul de informare publică - pe site-ul oficial al Agenției Federale pentru Reglementare Tehnică și Metrologie pe Internet sau conform indexului de informații publicat anual „Național Standarde”, care a fost publicată de la 1 ianuarie a anului curent și/sau conform indicilor de informare lunare relevanți publicati în anul curent. Dacă standardul de referință este înlocuit (schimbat), atunci când utilizați acest standard ar trebui să vă ghidați după standardul de înlocuire (modificat). Dacă standardul de referință este anulat fără înlocuire, atunci prevederea în care se face referire la acesta se aplică în partea care nu afectează această referință.

3 Termeni și definiții

3.1 Acest standard utilizează termeni conform GOST R 21.1001, GOST R 21.1101, GOST 2.051, precum și următorii termeni cu definițiile corespunzătoare:

3.1.4 unitate de depozitare a documentației: O unitate contabilă, care este un volum legat (album, folder), care poate conține unul sau mai multe documente de design sau alte documente tehnice cu denumiri diferite.

Notă - Alte documente tehnice care nu sunt incluse în documentația de proiectare și de lucru includ: materiale de inspecție inginerească pentru construcții, documentație de preproiectare, rapoarte tehnice privind lucrările efectuate pentru a justifica deciziile de proiectare; calcule, date inițiale primite de la client, alte tipuri de documentație de înregistrat și stocat.

4 Dispoziții generale

4.1 În conformitate cu Legea federală, organizațiile trebuie să asigure contabilizarea și stocarea documentației generate ca urmare a proiectării, studiilor și altor activități tehnice.

Persoanelor juridice și persoanelor fizice din Federația Rusă li se garantează dreptul de a crea arhive în scopul stocării documentelor de arhivă generate în procesul activităților lor, inclusiv în scopul stocării și utilizării documentelor de arhivă care nu sunt proprietatea statului sau municipalității. Dreptul proprietarului arhivei, indiferent de forma de proprietate, este protejat în conformitate cu legea federală.

4.2 Îndrumarea organizatorică și metodologică și controlul asupra stării, asigurarea siguranței și contabilității documentelor originale păstrate în depozite temporare în arhivele organizațiilor, precum și selectarea acestora pentru stocarea permanentă se efectuează în conformitate cu Legea federală.

4.3 Documentele transferate în arhivă sunt supuse stocării în conformitate cu perioadele de stocare stabilite de organul executiv federal în listă.

4.4 Originalele documentației de proiectare și de lucru pentru construcția clădirilor și structurilor (denumite în continuare originale) sunt supuse înregistrării și stocării în organizația care le-a dezvoltat, cu excepția cazului în care se prevede altfel în acordul cu consumatorul (clientul) al documentație.

4.5 Documentația care trebuie înregistrată și stocată în organizație include:

- originale de proiectare, de funcționare și alte documentații tehnice elaborate intern;

- copii ale documentației de proiectare, de lucru și alte documentații tehnice depuse pentru depozitare;

- copii ale documentației de proiectare, de lucru și alte documentații tehnice elaborate de alte organizații;

- permisiunea de a face modificari;

- documentatia de reutilizare (standard).

4.6 În conformitate cu GOST 2.102, formele de documente pe hârtie și electronice, în funcție de metoda de executare și natura utilizării, sunt împărțite în originale, originale, duplicate și copii.

Înregistrarea și stocarea documentelor în format hârtie și/sau electronic face parte din procesul de gestionare a documentelor organizației. Lista funcțiilor, structura organizatorică, procedura și condițiile pentru fluxul documentelor sunt stabilite de organizație.

Înregistrarea și stocarea documentelor originale realizate în format hârtie și/sau electronic se realizează în conformitate cu cerințele secțiunii 5.

4.7 În cazurile în care o organizație utilizează simultan documente în format hârtie și electronic, este permisă transformarea lor reciprocă între ele, sub rezerva următoarelor reguli:

- documentele de proiect în formă de hârtie pot fi convertite în fișiere;

- documentele pe hârtie folosind dispozitive de ieșire computerizate sunt realizate în conformitate cu GOST 2.004;

- dotate cu detaliile corespunzătoare și semnate în modul prescris cu semnături digitale electronice (EDS) sau alte analoge ale unei semnături olografe, aceste fișiere devin documente electronice (originale, duplicate, copii);

- documentele pe suport electronic pot fi convertite în documente pe hârtie folosind tehnologia informatică și trebuie să fie semnate cu semnăturile autentice stabilite ale persoanelor autorizate;

- transformarea nu trebuie să modifice denumirea documentului și tipul acestuia în funcție de modalitatea de executare a acestora și de natura utilizării (original, duplicat, copie);

- documentele obţinute ca urmare a transformării reciproce trebuie să aibă legături corespunzătoare între ele;

- documentele de același tip și denumire, indiferent de forma de executare, sunt egale și interschimbabile;

- corespondența reciprocă între documentele în format electronic și hârtie este asigurată de către dezvoltator.

Notă - Procedura de înregistrare a documentelor electronice cu semnături digitale electronice (EDS), fișe de informații și de identificare sau alte analoge ale semnăturilor olografe este stabilită de organizația dezvoltatoare.

4.8 La emiterea de noi originale și transferul acestora către o altă organizație, trebuie luate în considerare cerințele standardelor noi, revizuite și modificate ale Sistemului de documentație de proiectare pentru construcție (SPDS) și ale Sistemului unificat de documentație de proiectare (USKD).

5 Contabilitatea și păstrarea originalelor

5.1 Recepția originalelor

5.1.1 Documentele originale acceptate pentru depozitare, realizate pe hârtie, trebuie să fie adecvate pentru realizarea de copii repetate (fără pauze, lipire, locuri uzate; text neclar, linii), procesare reprografică și să respecte cerințele GOST R 21.1101 și GOST 2.004.

Documentele electronice originale acceptate pentru stocare trebuie să respecte cerințele GOST 2.051.

5.1.2 La acceptarea originalelor pentru contabilitate și depozitare, se verifică următoarele:

- caracterul complet al documentației în conformitate cu conținutul volumului legat (album, folder), o listă de desene de lucru ale setului principal, o listă de documente de referință și anexate, specificații ale produsului, o listă de documente electronice sau alt document care enumeră originalele depuse pentru păstrare;

- disponibilitatea semnăturilor și a datelor stabilite, inclusiv semnăturile specialiștilor care efectuează controlul standard al proiectării și documentației de lucru;

- completarea corectă a inscripțiilor principale și designul paginilor de titlu ale documentelor în conformitate cu GOST R 21.1101;

- corectitudinea completării informațiilor și fișelor de identificare a unuia sau mai multor documente electronice, prezența semnăturilor electronice digitale sau a altor analogi ale semnăturilor olografe.

Notă - Decizia privind alegerea tipului de suport pentru documente, natura utilizării acestuia, executarea și certificarea cu semnături originale, semnături digitale electronice, o fișă de identificare informativă sau alte analoge ale semnăturilor olografe se ia de către elaboratorul documentației.

5.2 Înregistrarea și contabilizarea originalelor

5.2.1 Toate documentele originale acceptate pentru depozitare sunt înregistrate (realizate) într-un mod automat sau neautomatizat (manual).

5.2.2 La înregistrare, completați următoarele detalii:

- numărul de inventar al documentului;

- data înregistrării;

- desemnarea documentului;

- Nume;

- numărul de foi din document;

- format document conform GOST 2.301, redus la format A1;

- cine a emis documentul;

- semnătura la acceptarea documentului spre păstrare;

- nota (daca este necesar).

La înregistrarea manuală a originalelor, detaliile enumerate sunt întocmite într-o carte de inventar, realizată pe hârtie în conformitate cu Formularul 1 din Anexa 3 din GOST 2.501. Cu înregistrarea automată, registrul de inventar se realizează în format electronic.

5.2.3 Pentru înregistrarea originalelor documentației de proiectare, de funcționare și alte documentații tehnice, de regulă, se țin registre de inventar separate. În acest caz, numerele de inventar nu trebuie repetate. Este permisă păstrarea unei cărți de inventar pentru proiectarea originală și documentația de lucru.

5.2.4 Se atribuie un număr de inventar originalului fiecărui document de proiect, care este o unitate de contabilitate a documentației, indiferent de numărul de foi din document sau de numărul de dosare din care constă.

Note

1 De regulă, următoarele sunt luate ca unitate de contabilitate a documentației:

- pentru documentația de proiect - documente text și grafice legate într-un volum (dosar);

- pentru documentația de lucru - documente grafice și text care au o denumire independentă;

- pentru alte documentații tehnice - un volum legat de text și/sau materiale grafice care au propriul nume, cod sau denumire.

2 La înregistrarea documentelor în formă electronică, indicați formatul fișierului în coloana „Notă” din carnetul de inventar.

3 La înregistrarea documentelor în formă de hârtie, în coloana „Notă”, indicați informații despre modificările efectuate, anularea sau restaurarea originalului.

4 Semnătura de acceptare la păstrare a unui document text care conține preponderent text continuu se dă numai pe pagina următoare după pagina de titlu, în coloana corespunzătoare din câmpul de depunere (pentru documentele cu inscripții principale) sau în alt loc stabilit de organizație. (pentru documentele executate fără inscripții principale).

5.2.5 În documentul original format din mai multe file, pe fiecare filă se aplică numărul de inventar.

Numărul de inventar al documentului electronic original este indicat în partea de detalii a acestuia. Modificările aduse documentelor electronice originale duc la modificări ale detaliilor și atributelor corespunzătoare și o modificare a versiunii acestui document în conformitate cu GOST 2.503.

5.2.6 Dacă originalele mai multor documente sunt colectate într-un volum (album) sau folder, fiecărui document care are o denumire independentă i se atribuie un număr de inventar.

5.2.7 Este permisă luarea în considerare a unui volum legat (album, folder) care conține mai multe originale ale documentelor de proiect cu denumiri diferite ca unitate de stocare a documentației. În acest caz, volumului, albumului sau folderului (ca document de arhivă) i se atribuie un număr de acces, care este indicat pe pagina de titlu a volumului (album) sau pe coperta dosarului. Pentru înregistrarea acestor documente trebuie furnizată un registru de inventar separat.

5.2.8 Dacă una sau mai multe coli ale originalului sunt înlocuite sau adăugate, atunci numărul de acces atribuit originalului este păstrat pe acestea.

Când toate foile sunt înlocuite, documentului original i se atribuie un nou număr de inventar.

5.2.9 Pentru părțile de text ale secțiunilor documentației de proiectare, precum și documentația tehnică de raportare pentru studii inginerești, realizate fără inscripții principale, coloane suplimentare și cadre pentru acestea, numărul de inventar și denumirea dosarului documentului sunt indicate în partea inferioară ( subsol) al fiecărei foi.

5.2.10 Concomitent cu înregistrarea documentelor originale trebuie să se completeze coloanele contabile corespunzătoare aflate în câmpul de depunere a fișei originale pe hârtie, sau să se introducă în documentul electronic detaliile corespunzătoare.

Notă - Cu înregistrarea automată, numerele de acces pot fi atribuite înainte ca originalul să fie acceptat în arhivă.

5.2.11 Pentru fiecare original căruia i se atribuie un număr de inventar se înregistrează mișcarea acestuia (producerea și contabilizarea copiilor eliberate clientului, efectuarea modificărilor).

Mișcarea originalelor este înregistrată manual sau automat în conformitate cu cardurile contabile din formularele 1, 1a, 2 din Anexa A. Cardurile contabile, de regulă, au o față și o față, ale căror coloane sunt completate în ordinea dată. în Anexa A.

5.2.12 Documentele originale pentru construcția clădirilor și structurilor se înscriu pe fișele de documentație în formularele 1, 1a.

5.2.13 Pe fișele de înregistrare în Formularul 2 se înregistrează originalele documentației de proiectare standard (lucrări reutilizabile) pentru fabricarea structurilor, produselor și ansamblurilor de clădiri care nu au legătură cu o anumită clădire sau structură. Este permisă utilizarea Formularului 3 pentru a înregistra documentele originale pentru produse separat de seturile principale de desene de lucru.

5.2.14 Un exemplu de completare a coloanelor unui card contabil conform formularului 1 este dat în Anexa B.

5.3 Depozitarea originalelor

5.3.1 Originalele de proiectare, de funcționare și alte documentații tehnice pot fi stocate pe hârtie și în format electronic.

Originalele documentelor text sub formă de hârtie sunt stocate atât legate, cât și nelegate (pagină cu pagină) - în foldere.

Completarea și legarea documentației transmise și acceptate pentru depozitare se efectuează în conformitate cu cerințele GOST R 21.1101.

Documentele grafice originale în formă de hârtie pe foi de format A1 sau mai puțin sunt stocate desfășurate. Se recomandă depozitarea originalelor mai mari decât formatul A1 rulate pe sucitoare sau desfăcute.

5.3.2 Este permisă stocarea documentelor originale pliate în format A4 sau A3 (în foldere rigide) în conformitate cu Anexa 1 din GOST 2.501. Dosarul indică numerele de acces ale documentelor conținute în acesta.

5.3.3 Documentele originale pe hârtie pot fi stocate:

- în ordinea crescătoare a numerelor lor de inventar. În interiorul unei mape cu un număr de inventar, desenele sunt aranjate și stocate în ordinea crescătoare a numerelor de foi, fără a ține cont de formate;

- pe obiecte - în ordinea crescătoare a denumirilor documentelor (în funcție de principalele seturi de desene de lucru (mărci) și documentele anexate acestora);

- într-un alt mod stabilit de organizaţie.

5.3.4 Documentele originale în formă electronică sunt stocate în baze de date ale sistemelor automate și/sau pe suporturi electronice separate - în ordinea crescătoare a denumirilor documentelor din cadrul obiectului de design. Condițiile de stocare a documentelor pe suporturi separate ar trebui să asigure siguranța acestora, recuperarea rapidă și adecvarea pentru utilizare.

Pentru a asigura recuperarea bazelor de date electronice ale sistemelor automate la stocarea originalelor, trebuie efectuate copii de rezervă. Regulile pentru efectuarea backup-urilor (frecvență, înregistrare etc.) sunt stabilite de organizația dezvoltatorului.

5.3.5 Originalele documentelor anulate și înlocuite în formă de hârtie sunt stocate separat de documentele valabile, pliate în format A4 sau A3 în mape special desemnate. Originalele documentelor electronice anulate și înlocuite sunt stocate separat de originalele utilizate.

5.4 Procedura de eliberare a originalelor

5.4.1 Documentele originale sunt emise pentru a face modificări sau a restaura originalele care au devenit inutilizabile.

Eliberarea originalelor pentru efectuarea modificărilor acestora se realizează pe baza permisiunii de a face modificări, pe o chitanță și/sau pe un card de abonament (în legătură cu formularele 3 și 3a din Anexa 3 din GOST 2.501).

Jurnalul de înregistrare a permisiunilor de a face modificări se realizează în conformitate cu Formularul 3 din Anexa B.

5.4.2 Eliberarea originalelor pentru restaurare se realizează prin ordin al conducătorului (sau al adjunctului acestuia) al organizației care deține originalul.

5.4.3 Înainte de a face modificări sau de a restaura documentul original în formă de hârtie, din acesta se realizează o copie de arhivă, pe care se pune ștampila „COPIE ARHIVATĂ” conform Figura D.7 (Anexa D). Sub ștampilă, indicați motivul și puneți data acceptării pentru păstrare a copiei de arhivă a documentului.

Copiile arhivate nu sunt modificate și nu sunt eliberate abonaților. Acestea sunt stocate separat de alte copii în foldere (albume) sau pe suporturi electronice (hard disk).

În cazul în care documentele sunt executate în mod automat, iar documentele originale sunt stocate în formă electronică în baze de date ale sistemelor automatizate și/sau pe suporturi electronice separate, nu se realizează o copie de arhivă.

Copiile arhivate ale documentelor electronice din partea de rechizite trebuie să aibă atributul corespunzător (litera „K”, număr etc.)

5.4.4 La anularea documentului original, toate foile anulate ale acestui original sunt ștampilate „ANULAT, ÎNLOCUIT... PERMISIUNE N... din...” în conformitate cu Figura D.2 (Anexa D). Dacă anularea se efectuează fără înlocuire, cuvântul „înlocuit” este tăiat în ștampilă.

5.4.5 Dacă, în locul originalului, se primește spre păstrare un alt tip de document, executat cu semnături autentice stabilite, de exemplu, o copie, original etc., atunci acest document este stocat ca original. Prima foaie a unui astfel de document trebuie să fie ștampilată „ÎN ÎNLOCUIREA ORIGINALULUI” în conformitate cu Figura D.3 (Anexa D).

5.4.6 Originalele documentelor anulate și înlocuite se păstrează separat de documentele valabile, aranjate în ordinea crescătoare a desemnării.

6 Restaurarea originalelor

6.1 Documentele originale care au devenit inutilizabile sau pierdute trebuie restaurate. Înainte ca originalul să fie restaurat, se întocmește un act de radiere a originalului deteriorat sau pierdut în Formularul 4 din Anexa D. Actul de radiere trebuie aprobat de un funcționar autorizat.

6.2 Originalele restaurate acționează ca și cele înlocuite. Originalul restaurat trebuie să fie o copie exactă a originalului restaurat, ținând cont de ultimele modificări efectuate.

6.3 Următoarele nu trebuie reproduse în originalul restaurat:

- dimensiuni, inscripții, imagini grafice, numere de serie ale secțiunilor, linii de prelungire a acestora etc. elemente ale desenului excluse cu permisiunea de a face modificări față de originalul înlocuit;

- numerele de serie ale modificărilor și liniile de prelungire ale acestora, trasate anterior în legătură cu modificările efectuate.

6.4 Numai ultima înregistrare a modificării trebuie transferată în tabelul de modificări din documentul original restaurat.

6.5 În locul semnăturilor, vizelor și datelor originale găsite pe documentul original (inclusiv pe câmpul de depunere și foaia cu tabelul pentru înregistrarea modificărilor), originalul restaurat trebuie să fie scris între paranteze: „(Semnătura)” și „(Data). )” .

6.6 Originalele restaurate trebuie să fie semnate de o persoană responsabilă, conform instrucțiunilor șefului departamentului care a eliberat originalele restaurate.

O inscripție care confirmă corectitudinea originalului hârtiei restaurate trebuie făcută cu cerneală sau cu mașina în câmpul de depunere a documentului, de exemplu:

„Restaurat din original.



„Restaurat dintr-o copie.

Corect: (semnătură, prenume și data)."

6.7 Corectitudinea documentului electronic original restaurat trebuie confirmată printr-o semnătură digitală electronică a persoanei responsabile, o fișă de identificare cu informații sau alte analoge ale semnăturilor olografe.

6.8 Originalul pe hârtie restaurat al documentului trebuie să aibă numărul de acces al originalului restaurat. În cartea de inventar trebuie făcută o notă cu privire la restaurarea documentului.

În colțul din dreapta sus al câmpului fiecărei foi a documentului original restaurat trebuie să existe o inscripție cu cerneală sau o ștampilă: „Original restaurat N...” care indică numărul de serie al restaurării acestei foi originale.

6.9 Pe originalul sau copia din care a fost restaurat documentul se plasează o ștampilă: „ÎNLOCUIT CU N. ORIGINAL RESTAURAT...” în conformitate cu Figura D.1 (Anexa D) indicând numărul de serie al restaurării și data acceptării. a originalului restaurat pentru depozitare.

7 Contabilitatea și păstrarea copiilor de documente

7.1 Arhiva organizației poate stoca copii (de arhivă și de lucru) ale documentelor elaborate de organizație și subcontractanți în format hârtie și electronic.

7.2 Copiile documentelor de proiectare completate de subcontractanți și alte organizații sunt stocate în mape sau legate în volume - separat pentru fiecare clădire (structură) sau pentru fiecare organizație.

Fiecare dosar (volum, album), precum și fiecare unitate contabilă a unui document electronic, include o foaie (fișe) de „Conținut”, care se realizează în conformitate cu GOST R 21.1101, enumerând documentele în ordinea locației lor. .

7.3 Copiile de arhivă reflectă conținutul documentației în momentul semnării (aprobării), transferului în vederea construcției, punerii în funcțiune a instalației, restaurării. Prezența copiilor de arhivă este reflectată în fișele contabile din Formularul 1 din Anexa A. Contabilitatea și păstrarea copiilor de arhivă se realizează în conformitate cu 5.4.3.

7.4 Plierea copiilor documentelor pe hârtie în format A 4 se realizează în conformitate cu Anexa 1 la GOST 2.501.

7.5 Copiile documentelor în formă de hârtie depuse trebuie să fie tipărite în contrast și să aibă un fundal neted, care să nu facă documentul dificil de citit. Pe copiile documentelor trebuie reproduse (fără omisiuni) toate rândurile, literele, cifrele etc. prezente pe original, duplicatul și originalul.

Copiile de lucru ale documentelor sunt destinate deservirii departamentelor de producție. Numărul de exemplare înregistrate de lucru și locul de depozitare a acestora (eliberare și acceptare) este stabilit de organizație.

7.6 La acceptarea copiilor de documente pe hârtie, prezența tuturor foilor și caracterul complet al documentației sunt verificate în conformitate cu documentele însoțitoare.

Atunci când acceptă copii ale documentelor în formă electronică, aceștia verifică dacă volumul copiei documentului corespunde volumului declarat al acestei copii în octeți/kiloocteți și prezența atributului corespunzător în partea necesară (scrisoare, număr etc. ).

7.7 Înregistrarea (contabilitatea) copiilor documentelor altor organizații se efectuează în conformitate cu cerințele de la 5.2.

7.8 Fiecare copie înregistrată (sau set de copii de documente) în formă de hârtie este ștampilată în conformitate cu Figurile D.6 și D.7 (Anexa D) indicând numărul de inventar, numărul exemplarului (dacă există mai multe copii) și data înregistrării. Ștampila specificată este plasată într-un loc vizibil pe foaia de conținut a folderului (volum) sau în colțul din stânga sus al copertei documentului.

Pe copiile documentelor stocate liber (foaie cu coală), o ștampilă este plasată în colțul din stânga sus al fiecărei foi a documentului.

7.9 Copiile documentelor sunt înregistrate manual sau automat pe carduri contabile întocmite în conformitate cu Formularul 2 din Anexa A.

Formularul 1 - Card de cont (partea din față)

Formularul 1a - Card de cont (versul)

Formularul 2 - Card de cont

Cardurile de documentare indică:

- în coloana 1 - numărul de inventar al documentului original;

- în coloana 2 - data primirii documentului original pentru păstrare;

- în coloana 3 - desemnarea documentului original conform cartușului și denumirea dosarului documentului electronic original conform listei documentelor electronice ale proiectului;

- în coloana 4 - denumirea documentului original;

- în coloana 5 - numărul de foi;

- în coloana 6 - o notă despre anulare, înlocuire a documentului original, modificări ale foilor și restaurarea documentului original;

- în coloana 7 - codul întreprinderii (complexului), clădirii sau structurii;

- în coloana 8 - denumirea clădirii sau structurii și locul construcției;

- în coloana 9 - simbolul tipului de documentație: P - pentru documentația de proiectare; P - pentru documentația de lucru; Și - pentru alte documentații tehnice;

- în coloana 10 - simbolul formularului suportului de informare a documentației: B - pentru documente în format hârtie; E - pentru documente electronice.

- în coloanele 11, 12 - numerele de ordine ale foilor cardului contabil.

Anexa B (pentru referință). Un exemplu de completare a coloanelor unui card contabil conform formularului 1

Anexa B
(informativ)

_______________
* B - formular pe hârtie sau E - electronic

Anexa B (recomandat). Formularul 3 - Jurnalul permisiunilor de a face modificări

Formularul 3 - Jurnalul permisiunilor de a face modificări

Note

1 Jurnalul de înregistrare este realizat pe coli A4 în conformitate cu GOST 2.301, cu un aspect vertical sau orizontal al foii.

2 Dimensiunile graficului sunt stabilite de dezvoltatorul documentului.

Anexa D (recomandat). Mostre de timbre pentru inregistrarea si circulatia documentelor pe hartie

D.1 Ștampilele au scopul de a simplifica aplicarea și de a obține uniformitatea imaginii inscripțiilor și instrucțiunilor date în documentația de proiectare și de lucru și în documentele contabile în procesul de circulație a acestora.

D.2 Ștampila „ÎNLOCUIT CU N. ORIGINAL RESTAURAT... g.” cu indicarea numărului de ordine al restaurării originalului și a datei restaurării acestuia se plasează pe documentele originale din care au fost realizate originalele restaurate. Forma ștampilei este prezentată în Figura D.1.

Figura D.1

D.3 Ștampila „ANULAT, ÎNLOCUIT... N... din... g.” puneți (indicând numărul, data înregistrării permisului de a efectua modificări și semnături) pe originalele, duplicatele și copiile anulate, precum și pe fișele de înregistrare a documentului de proiect. Dacă nu există un înlocuitor, puneți o liniuță. Forma ștampilei este prezentată în Figura D.2.

Figura D.2

D.4 Pe documente se aplică ștampila „ÎN ÎNLOCUIREA ORIGINALULUI” în lipsa originalelor acestor documente. Forma ștampilei este prezentată în Figura D.3.

Figura D.3

D.5 Ştampila „EXC. N...” este plasată (indicând numărul copiei) pe dosare (volume, albume) şi copii individuale. Forma ștampilei este prezentată în Figura D.4.

Figura D.4

D.6 Ștampila "INV. N ..., EX. N ... g." plasate (indicând numărul de inventar, numărul exemplarului și data înregistrării) pe mape (volume, albume) și copii separate ale documentelor de proiectare ale organizațiilor subcontractante. Forma ștampilei este prezentată în Figura D.5.

Figura D.5

D.7 Ștampilele „COPIE DE CONTROL” și „COPIE ARHIVE” sunt plasate pe copiile de control și de arhivare ale copiilor și, respectiv, pe foldere (volume, albume). Forma ștampilei „COPIE DE CONTROL” este prezentată în Figura D.6. Forma ștampilei „COPIE ARHIVATĂ” este prezentată în Figura D.7.

Figura D.6

Figura D.7

D.8 Este permisă utilizarea altor tipuri de ștampile care simplifică aplicarea inscripțiilor pe documente.

Anexa E (recomandat). Formularul 4 - Certificat de radiere a documentelor de proiect

_______________
* La anularea documentelor trebuie prevăzute în act coloane care să indice mediul de informare (hârtie, hârtie de calc, suport electronic) și volumul documentelor în formă electronică în octeți (kilobyți).

Bibliografie

Textul documentului electronic
pregătit de Kodeks JSC și verificat cu:
publicație oficială
M.: Standartinform, 2010

Organizarea contabilității pentru orice companie necesită o contabilitate strictă a mijloacelor fixe: mijloacele de muncă cu care sunt produse produsele, munca sau serviciile. Unul dintre principalele mecanisme de monitorizare a siguranței și mișcării sistemelor de operare este alocarea numerelor de inventar acestora: combinații digitale și simboluri unice care nu se schimbă pe toată durata de viață operațională a sistemului de operare. La atribuirea unui număr de inventar se folosesc anumite tehnici care vă permit să codificați în numere și simboluri toate informațiile de bază despre fiecare sistem de operare. Pe lângă sistemul de operare, numerele de inventar sunt atribuite altor obiecte importante pentru funcționarea companiei.

Numărul de inventar și caracteristicile utilizării acestuia

Un număr de inventar este atribuit unei proprietăți în momentul în care aceasta este acceptată pentru înregistrare. După aceasta, capătă statutul de obiect de inventar - o unitate de control. Numărul este aplicat obiectului folosind vopsea rezistentă, un cod de bare, gravură, folosind un jeton care nu poate fi îndepărtat rapid și discret sau într-un alt mod similar. Numărul trebuie aplicat astfel încât în ​​timpul unui inventar să poată fi identificat cu ușurință și fără erori cu datele BU.

Principalele obiecte în raport cu care managementul se organizează în acest mod și se exercită controlul sunt:

• OS - active fixe, obiecte de proprietate ale organizației care funcționează de mai mult de un an, sunt destinate nevoilor de producție, iar costul cărora este o sumă definită legal;
• obiecte necorporale, active (IMA) - acestea includ produse de muncă intelectuală, de exemplu, dezvoltări tehnologice, dezvoltare software, mărci comerciale, nume de marcă și alte obiecte care nu au o formă materială, dar care pot aduce în viitor beneficii materiale (vezi Codul civil al Federației Ruse articolul 1225-1, PBU 14/07);
• obiecte neproduse, bunuri - acestea sunt obiecte naturale, subsol, terenuri, corpuri de apă etc.

Obiecte care costă mai puțin de 3 mii de ruble. nu este necesar un număr de inventar.

Următoarele cerințe obligatorii se aplică numerelor de inventar:

• nu trebuie duplicate;
• acestea trebuie alocate în ordine.

În plus, atunci când utilizați numerele de inventar în înregistrările contabile, este important să vă ghidați după următoarele informații importante:

1. Numărul de inventar se aplică în prezența unui comision special creat în acest scop și consemnat în jurnalul de număr de inventar.
2. Dacă obiectul de inventar este un întreg format din părți funcționale separate, fiecărei părți i se aplică un număr.
3. Mutarea unui articol de inventar în cadrul organizației sau al diviziilor acesteia nu este un motiv pentru a modifica numărul sau a-l ajusta. Numărul de inventar nu se modifică pe durata întregii operațiuni a obiectului căruia îi este atribuit.
4. Dacă mijloacele fixe sunt închiriate de o companie, acestea sunt de obicei contabilizate după numerele atribuite de locator. Totodată, din Rezoluția 11 a Curții de Arbitraj de Arbitraj Nr. A55-24142/2013 din 28.04.14 rezultă că atunci când drepturile asupra unui obiect de inventar sunt transferate, de exemplu, la semnarea unui contract de leasing, i se poate atribui un nou număr de inventar al organizației care a dobândit astfel de drepturi. Se sustine ca atribuirea inv. numerele sunt o chestiune internă a organizației.
5. Numărul de inventar al unui obiect radiat (vândut, anulat etc.) nu poate fi atribuit altui obiect din aceeași organizație.

Baza normativă

Legislația nu conține un cadru de reglementare clar care să reglementeze pas cu pas modul de atribuire a numerelor de inventar. Există Instrucţiunea Ministerului Finanţelor nr. 174n (Anexa 2), care conţine instrucţiuni generale privind atribuirea numerelor de inventar. În plus, Instrucțiunea nr. 157n (clauza 46) se aplică întreprinderilor unitare municipale, unde procedura pentru o astfel de numire este discutată ceva mai detaliat. Ghidându-se de aceste documente și de legislația în vigoare, organizația dezvoltă în mod independent structura numerelor de inventar și procedura de atribuire a acestora, consacrând-o în reglementările locale (politici contabile etc.). Procedura de atribuire a numerelor poate fi reglementată și la nivel de departament, stabilită de o organizație superioară.

Structura numerelor de inventar

Această caracteristică depinde în mare măsură de nevoile interne ale companiei:

• marimea lui;
• structura și prezența diviziunilor;
• oportunități și resurse în procesul de organizare a contabilității.

Astfel, o organizație mică care are un număr minim de divizii și un număr limitat de obiecte contabile poate folosi numerotarea simplă de forma: 01, 02, 03 etc. Dacă obiectele sunt situate pe conturi contabile diferite, în departamente diferite, este recomandabil să includeți aceste informații în numărul de inventar, de exemplu:

• 04 — contul de contabilitate a activelor necorporale;
• 03 - codul departamentului în care se află obiectul;
• 02 este numărul secvenţial al acestui obiect în diviziune.

Primim numarul de inventar 040302.

De asemenea, este acceptabil să se utilizeze caractere alfabetice și abrevieri pentru numele departamentelor:

• „AXO” - pentru serviciile contabile și financiare ale serviciului economic;
• "SKL" - depozit etc.

Atenţie! Atunci când se determină structura numărului de inventar al unui obiect, este necesar să se ia în considerare posibilitatea deplasării acestuia între diviziile companiei. Informațiile trebuie să fie generate astfel încât să asigure identificarea fără erori a unui obiect cu datele BU.

Procedura trebuie consemnată în politicile contabile ale companiei.

Greșeli tipice la atribuirea numerelor de inventar

Inexactitățile și erorile făcute nu numai că pot aduce haos în procesul de contabilizare a articolelor de inventar, ci pot duce și la consecințe negative la efectuarea controlului extern. Acest lucru este valabil mai ales pentru întreprinderile municipale unitare, alte organizații guvernamentale și organizații subordonate. Cele mai comune sunt enumerate mai jos:

1. Discrepanțe cu politica contabilă acceptată: modificarea arbitrară a lungimii numărului, includerea denumirilor de litere în el sau, dimpotrivă, ignorarea lor în practică.
2. Aplicarea numărului într-un mod care să nu-i asigure siguranța pe toată durata funcționării obiectului: cu colorant slab, prin lipirea etichetelor etc.
3. Neaplicarea unui număr de inventar din cauza presupusei imposibilități de aplicare a acestuia. Într-adevăr, instrucțiunea 157n vă permite să nu aplicați fizic acest număr, ci doar să îl introduceți în registrele unității de control în condiții adecvate. Totuși, dacă comisia de control descoperă că aplicația a fost de fapt posibilă, organizația poate avea probleme.
4. Aplicarea unui număr de inventar la obiecte în mod arbitrar, inutil. Exemplu: numerotarea unui obiect care valorează mai puțin de 3.000 de ruble.

Principal

1. Numărul de inventar este o caracteristică obligatorie a unui articol de inventar.
2. Determinarea structurii, lungimii și a altor caracteristici ale unui număr de inventar este o chestiune internă a companiei. În acest caz, procedura trebuie să se reflecte în reglementările locale și să țină cont de actele legislative în vigoare, inclusiv, dacă este cazul, de cele cu caracter intradepartamental.
3. Obiecte care costă mai puțin de 3 mii de ruble. nu sunt supuse numerotarii.
4. Cerințele de bază și obligatorii pentru un număr de inventar sunt unicitatea și coerența.