Необходимые условия успешной коммуникации участников делового разговора. Два главных заблуждения. Основы эффективной коммуникации
Большинство результатов нашего труда напрямую зависят от способности человека устанавливать контакты. Коммуникабельность поистине решает большинство проблем, предоставляет выбор, открывает новые возможности. Над чем нужно работать, чтобы общение было успешным? Может ли каждый развить в себе хорошую коммуникабельность?
Факторы успешного общения
Люди понимают без слов многие внутренние состояния собеседника на подсознательном уровне. Их передает язык тела, как говорят психологи, это невербальная информация, которая порой красноречивее любых слов. Что может рассказать о нас внешний вид:
- Манера держать себя. Спокойное, уверенное отношение к себе читается по прямому взгляду, хорошей осанке, отсутствию нервных движений. Уверенность в себе - основа равноправного общения. Без нее вы всегда будете занимать позицию просящего, наперед проигрывая любые переговоры.
- Ухоженный внешний вид. Какой бы стиль не предпочитал человек, одежда, прическа, обувь должна быть опрятной. Однако все же, идя например на собеседование к потенциальному работодателю, лучше одеться соответственно. Создавая собственный уникальный стиль одежды, вы проявляете свою индивидуальность. Однако помните об эстетике, лучше не нарушать основные ее законы.
- Выражение лица, мимика, эмоции. Каменное, хмурое лицо выглядит отталкивающе. Чрезмерная веселость заставляет подозревать в легкомысленности. Хотя конечно же все зависит от ситуации. На вечеринке серьезность излишня, равно как за столом переговоров неуместно отпускать шуточки. Наше лицо говорит людям очень многое. Стоит научиться контролировать свои эмоции и мимику, чтобы наши намерения подчеркивались невербальными способами передачи информации.
Однако внешний вид лишь вершина айсберга. Умение заводить выгодные знакомства, заключать сделки, просто приобретать хороших друзей и знакомых напрямую зависит от нескольких факторов. Не думайте, что голливудская улыбка до ушей притянет к вам людей. Скорее, наоборот. Показное добродушие, неестественные, искусственные гримасы лишь сделают окружающих подозрительными к вам. Почему? Оттого, что мимика такая очень неестественна. Даже вы сами начнете нервничать, испытывать неприятное ощущение, что что-то не так. И невербально передадите его собеседнику.
Чтобы общение было успешным, соблюдайте следующие правила:
Думаю, основная мысль понятна: чтобы общение было успешным, нужно работать над своими привычками: контролировать потоки информации, которые передаем другим (вербальные - словесные и невербальные - язык тела). Умение оценивать ситуацию, вести себя в соответствии с ней, высказываться свободно, проявлять интерес и уважение к собеседнику, оставаться собой, уважать свободу других являются базовыми факторами успешного общения.
Любой, даже самый талантливый человек, может разрушить свою жизнь, если не умеет общаться с людьми. У таких людей масса проблем как в личной, так и профессиональной жизни, они не способны находить общий язык с другими людьми, а это особенно важно в 21 веке. Это влияет на настроение и , на достижение успеха и уровень дохода. Кругом люди, к которым нужно искать подход, и с этим ничего не поделаешь. С некоторыми настолько приятно общаться, что от вас почти ничего не требуется, но большинство людей все же являются достаточно неприятными или сложными. По иронии судьбы, чаще всего именно такие люди влияют на вашу судьбу. Поэтому от умения находить общий язык со всеми зависит качество вашей жизни.
Навык общения хорош также тем, что вы найдете применение ему каждый день. Это не умение кататься на велосипеде, которым вы пользуетесь раз в месяц, речь идет о чем-то более важном и повседневном.
Не стоит забывать, что человек, умеющий общаться с другими людьми, обладает ясным разумом и четко понимает, чего хочет. Он также является хорошим психологом и нравится другим людям. Поэтому если гениальный психолог вас не впечатлил в виду наличия в его книгах простых советов, то мы собрали для вас шесть более витиеватых.
Уверенность
Зачем мы вообще должны в идеале использовать слова? Ответ прост - для того, чтобы получить то, чего желаем. Чтобы это произошло, нам нужно передать сообщение другому человеку, причем не только при помощи слов, но и мимики, тела и жестов.
Люди должны принимать ваши слова всерьез, иначе вы потеряете не только время впустую, но и не добьетесь результатов. Замечали ли вы, что люди вас не слушают и несерьезно к вам относятся, если вы упали духом, не выспались или не уверены в себе? И наоборот, если вы полностью контролируете свою речь, свои эмоции и свое тело, люди как загипнотизированные слушают вас и готовы согласиться с каждым словом? Они ясно понимают ваши намерения и желания.
Бывает что ваша уверенность проходит во время диалога и вы можете заметить, как ваши слушатели постепенно теряют интерес к тому, что вы говорите. Все ваше тело им показывает, что вы имеете в виду совершенно не то, что говорите. И правда, ведь вы сами не станете серьезно воспринимать человека, который мямлит и не может четко сказать, что ему нужно.
Уверенность также означает настойчивость. Если вы приехали в отель, а ваш номер сдали кому-то другому, вы конечно можете смириться. А можете, не закатывая скандала, настойчиво попросить позвать управляющего и добиться справедливости. Крайне важно не повышать голос, но и при этом очень отчетливо указать на ваши права и на то, что они будут соблюдены. По какой-то странной причине люди проникаются уважением к таким людям и готовы выполнить их просьбу.
Подлинность
Это крайне важный принцип, который показывает другому человеку что то, что вы говорите и то, как это говорите, гармонирует. Вы наверняка видели как раздраженный человек пытается разговаривать вежливо и как комично это выглядит. Пример этот слишком явный, в остальных же случаях искусственность замечается собеседником на подсознательном уровне. Бывает так, что вы поговорили с человеком, согласились с ним, а уже придя домой начали вспоминать какие-то его отдельные и реакции, которые проигнорировали в процессе разговора.
Плохая стратегия общения заключается в том, что человек боится показаться грубым или невежливым, из-за чего его речь и движения становятся искусственными. Все его тело сопротивляется собственному лицемерию и это отражается в его речи и поведении.
Определите свои и ценности. Только в этом случае вы сможете быть настоящим и искренним. Иногда вам придется отстаивать точку зрения или даже говорить не самые приятные вещи вместо молчаливого согласия. Впрочем, здесь многое зависит от ситуации, потому что банальная вежливость часто бывает полезной. И все же старайтесь в большинстве ситуаций быть подлинным. Потому что на длинной дистанции именно это позволит вам научиться общаться с людьми.
И уж точно не пытайтесь шутить, если у вас нет соответствующего настроения.
Непредвзятость
Это означает быть готовым рассмотреть другие точки зрения. Человек, обладающий навыками общения, является гибким и может менять манеру общения налету. Не менять свою точку зрения, а допускать существования других. Поэтому с ним легко и приятно общаться. Он не выстраивает стен между собой и собеседником.
Даже если вы бесконечно правы, людям может не понравиться то, что их точка зрения не принимается во внимание и не развивается вами. Это бьет по их самолюбию. Им уже неважна правда, а скорее признание права на собственную точку зрения.
Это сложно, потому что непредвзятость может вступать в конфликт с вашей подлинностью. В этом случае крайне важно не принимать точку зрения другого человека, а просто допустить возможность своей неправоты. В любом случае это тонкая игра и у нее нет четких правил. С опытом придет интуитивное понимание как вести себя в каждом отдельном случае.
Эмпатия
Это способность понимать эмоциональную боль другого человека, сопереживать и сочувствовать. Человек, не обладающий таким навыком, будет постоянно ошибаться в своих выводах и произносить совершенно неподобающие моменту фразы.
Вам необязательно пропускать через себя всю эмоциональную боль другого человека, достаточно понимать, в каком он состоянии, как себя чувствует в данный момент. Важно быть искренним в такой ситуации, потому что опять же - люди очень легко распознают фальшь.
Является очень важным принципом любой коммуникации хотя бы потому, что в наше время люди стали очень эмоциональными и проблемы возникают у всех. Современного человека может расстроить все, что угодно. Вашей задачей является понимание, в каком случае искренне посочувствовать, а где необходимо перестать потакать человеку, потому что иногда холодный душ помогает лучше сочувствия. Но и этот холодный душ будет намного эффективней, если вы тонко чувствуете ситуацию и знаете, когда его применить.
Ясность
Коммуникация - это не то, что вы сказали, а то, как человек это понял. Примите на себя полную ответственность за то, как вы были поняты. Это очень филигранный процесс, поэтому на первых порах вам придется тщательно взвешивать свои слова для того, чтобы донести именно то, что вы намеревались сказать.
Помните, что от того, как человек воспринял ваши слова, зависят дальнейшие его действия и решения. А они в любом случае будут иметь последствия для вас. Это могут быть как мелкие бытовые проблемы, так и катастрофические, если речь идет о бизнесе. Ваши ясные мысли передаются ясными словами, а те в свою очередь проясняют даже мысли в голове вашего собеседника. Таким образом вы меняете мышление и ход мыслей других людей, что также является примером эффективной коммуникации.
Умение слушать
Это не означает, что вы должны покорно слушать другого человека. Принимайте активное участие в ситуации, когда человек чем-то с вами делится. Впрочем, тут могут быть два варианта - человек хочет просто выговориться или же он хочет найти при помощи вас ответы на свои вопросы. В первом случае стоит больше слушать и показывать человеку некоторыми жестами и восклицаниями, что вы понимаете то, что он говорит. Во втором же ваша задача комментировать слова собеседника, но не перехватывать инициативу.
Определите для себя, какого принципа вы чаще всего не придерживаетесь и вводите их в свою жизнь. Если вы поняли, что не умеете слушать, делайте акцент при следующих диалогах именно на этом. Не пытайтесь охватить все принципы сразу, потому что они могут вступать в конфликты друг с другом из-за глубинного их непонимания. Некоторые люди обладают и умением слушать, однако им не хватает уверенности. Если вы из таких людей, работайте над уверенностью в своей речи, мимике и жестах. Желаем вам удачи!
Коммуникация – обмен мыслями, сообщениями, информацией с помощью различного рода вербальных и невербальных сигналов.
Коммуникативная ситуация – это сложный комплекс внешних условий общения и внутренних состояний общающихся, представленных в речевом произведении, направляемом адресату.
Компоненты коммуникативной ситуации : адресант, адресат, тема, причина, цель, код, стиль, экспрессия, место, время, среда, нация.
Экспрессия – яркое проявление чувств, настроений, мыслей.
Фактор №1 КОММУНИКАТИВНАЯ КОМПЕТЕНЦИЯ
Коммуникативная компетенция – владение коммуникативными механизмами, приемами и стратегиями, необходимыми для обеспечения эффективного процесса общения. Помимо знания того, как использовать язык в процессе общения, это понятие предполагает владение социальными и культурными знаниями, умениями и навыками межличностного взаимодействия.
Фактор№2 зависит от индивидуальных особенностей Личности. Языковая личность.
«Языковая личность – совокупность способностей и характеристик человека, обусловливающих создание им речевых произведений (текстов)» (Караулов, 1989).
В процессе социализации человек приобретает:
1) языковую компетенцию – владение законами языка;
2) коммуникативную компетенцию – владение законами общения;
3) прагматическую компетенцию – владение законами общения в разных коммуникативных ситуациях.
Фактор№3 Идиолект
Идиолект – это персональная лингвистическая система конкретного коммуниканта с вариациями на фонологическом, грамматическом, лексическом уровнях. Идиолектные различия проявляются в произношении, интонации, отборе лексических средств.
Фактор№4 Общительность – ведущая характеристика успешной коммуникации.
Особенности общения:
1. Искренность в общении.
2. Коллективность общения.
3. Эмоциональность.
4. Коммуникативная доминантность.
5. Широта обсуждаемой информации.
6. Стремление к неформальному общению.
Коммуникативные неудачи и пути их преодоления.
Коммуникативные сбои:
1) коммуникативные барьеры – факторы, которые препятствуют коммуникации (например, незнание языка);
2) коммуникативные помехи – факторы, которые снижают качество коммуникации;
3) коммуникативные неудачи – результат коммуникативных помех.
Причины коммуникативных неудач:
1. Различия в картинах мира собеседников.
Пример диалога из учебника по русскому языку для японцев:
- Мне кто-нибудь звонил?
- Кто?
- Никто.
2. Несовпадения оценок, разные ментальные модели фрагмента действительности у собеседников.
Например:
- Это что за гадость такая?
- Почему гадость? Это не гадость, это любимая морская свинка.
Нарушение правил речевого этикета.
Например, диалог в транспорте:
- Ну-ка, подвиньтесь!
- Это еще что за требование!
4. Неправильное прочтение речевой интенции.
- Зачем ты Сашу позвала?
- Он что, мешает тебе? (вопрос понят как недовольство).
Типы коммуникативных неудач:
· Вербальные (фонетические, лексические, грамматические и др.)
· Невербальные (связанные с жестами, мимикой, взглядами и др.).
Фактор №5 Этикет и вежливость
Этикет – система национально-специфических вербальных единиц, принятых и предписываемых обществом для установления контакта собеседников, поддержания общения в желательной тональности в соответствии с правилами речевого поведения (Н.И. Формановская).
Вежливость – коммуникативная категория, содержанием которой является система стратегий поведения, направленных на гармоничное общение.
Вокатив
Вокатив > обращение.
Вокативы относится к неинформативным речевым действиям, выполняют апеллятивную функцию (установление контакта).
Фактор№6 Выбор форм общения ТЫ – ВЫ
1. Степень знакомства собеседников.
2. Официальность / неофициальность обстановки общения.
3. Характер взаимоотношений коммуникантов.
4. Социальное равенство / неравенство.
Условия успешной коммуникации
I. Соблюдение принципа кооперации (П. Грайс):
1. Максима количества.
2. Максима качества.
3. Максима отношения.
4. Максимы способа.
II. Соблюдение принципов вежливости Дж. Лича:
1. Постулат такта.
2. Постулат великодушия.
3. Постулат одобрения.
4. Постулат скромности.
5. Постулат согласия.
6. Постулат симпатии.
Невербальная коммуникация – один из важнейших факторов успешной коммуникации.
Невербальная коммуникация – это обмен невербальными сообщениями между людьми и интерпретация этих сообщений.
Невербальные сообщения:
1) ситуативны,
2) синтетичны;
3) непроизвольны и спонтанны.
Невербальный язык люди усваивают в естественных условиях через наблюдение, копирование, подражание.
Способы взаимосвязи между вербальной и невербальной коммуникацией:
1. Невербальное общение дополняет вербальное.
2. Невербальное поведение противоречит вербальным сообщениям.
3. Невербальное поведение заменяет вербальное.
4. Невербальные действия служат регуляторами вербального общения.
5. Невербальное действие повторяет вербальное сообщение.
Элементы невербальной коммуникации:
· Кинесика
· Такесика
· Сенсорика
· Проксемика
· Хронемика
Кинесика – совокупность жестов, поз, телодвижений, используемых при коммуникации в качестве дополнительных выразительных средств общения.
Элементы кинесики: жесты, мимика, позы, взгляды.
Типы культурно обусловленных жестов:
1) иллюстраторы – жесты, сопровождающие речь;
2) эмблемы – жесты, используемые при приветствии, прощании, приглашении и т.д.;
3) модальные жесты – жесты, передающие эмоциональное состояние человека;
4) ритуальные – жесты, используемые в различных ритуалах.
Кинема «показывать язык»
· В России детский жест.
· На юге Китая – смущение.
· На Тибете форма ритуального почтительного приветствия.
Кинема «кольцо – ОК»
· Американский жест имеет значение «все хорошо».
· В Японии – деньги
· На Мальте – гомосексуалиста
· В Тунисе – я убью тебя.
Кинема «палец у виска»
· У русских – человек не в себе.
· В африканских культурах – человек погрузился в размышления.
Межкультурные расхождения
Жест «поглаживание бороды» у итальянцев означает скуку.
Поза – положение человеческого тела и движения, которые принимает человек в процессе коммуникации.
Типологии поз:
1. открытые и закрытые;
2. доминирующие или зависимые;
3. противостоящие и гармоничные.
Такесика – это совокупность прикосновений во время общения.
Типы культур:
· Контактные (итальянская, арабская, турецкая).
· Дистантные (азиатские, северноевропейская).
Проксемика – использование пространственных отношений при коммуникации.
Холл выделил 4 зоны коммуникации:
1) интимную (от 45 см);
2) персональную (от 45 до 120 см);
3) социальную (от 120 до 400 см);
4) публичную (от 400 см).
Сенсорика – это тип коммуникации, основывающийся на чувственном восприятии представителей других культур (запахи, цветовые сочетания, звуковые предпочтения).
Хронемика – использование времени.
Типы культур по способу использования времени:
1. Монохронные (возможен только один вид деятельности в одно и то же время): Германия, США, страны Северной Европы.
2. Полихронные (культуры, в которых несколько дел может выполняться одновременно): Латинская Америка, Ближний Восток. Страны Средизменоморья, Россия.
Каждый человек согласится с тем, что общение - один из важнейших навыков в современном мире. Он необходим буквально повсюду: рабочие отношения, организация быта, дружба, воспитание детей - перечислять можно бесконечно!
Но процесс общения не всегда дается легко. В некоторых случаях так и хочется спросить: «Почему у кого-то получается наладить контакт с первого слова или просто с улыбки, а другим приходится бороться за внимание окружающих?»
По словам историка и философа Андрея Коряковцева: «Круг общения может быть и спасательным кругом, и ошейником, и нимбом». Возникает вопрос: как стать приятным собеседником? И что влияет на эффективность коммуникации - талант, характер или, может быть, обстоятельства?
Для начала стоит уточнить, что же такое общение. Если группировать различные понятия, можно вывести следующий термин: общение - процесс установления контакта между отдельными людьми или целыми группами с целью обмена информацией, действиями и чувствами. На первый взгляд, ничего сложного. Так и есть!
Для эффективной коммуникации есть 5 простых правил:
Искренний интерес
С кем бы ни общался человек, стоит найти в собеседнике то, что может привлечь внимание, зацепить, стать интересным. Стараясь замечать то, что важно и ценно другим, что руководит ими, а также сосредотачиваясь на положительных сторонах личности собеседника, можно в разы улучшить качество разговора.
Сходство
Люди похожи. Даже диаметрально противоположные личности при общении могут найти ту незаметную, на первый взгляд, грань, которая объединит их и позволит двигаться дальше, дополняя друг друга. А как раз в этом и состоит одна из задач эффективной коммуникации!
Правильно понимание
Каждый сталкивался с ситуацией, когда услышав одну и ту же фразу, два человека воспринимали ее совершенно по-разному. В чем причина? В восприятии. Аудиалы воспринимают информацию главным образом через слух. Для них важна интонация, тембр и тон голоса. Визуалы, напротив, «видят» все то, о чем идет речь. Они думают образами, представляют то, что услышали. Рисуют картину в своем воображении. Кинестетикам необходимо прочувствовать, ощутить на себе, попробовать на вкус слова и фразы. В зависимости от того, кто является собеседником, и происходит подбор нужных слов. Чтобы лучше понять человека, можно стать на его место. Посмотрев на ситуацию с точки зрения собеседника, находишь новые пути к его сердцу. Процесс общения сразу становится более приятным, информативным и захватывающим.
Говорите о своих чувствах
Никто не любит, когда ему указывают на ошибки или недочеты. Гораздо легче воспринимать какую бы то ни было информацию, когда она касается других. Стоит заменить местоимение «ты» на «я», как происходит чудо! Например, фраза «ты постоянно опаздываешь!» производит негативный эффект. Другое дело, когда человек говорит о своих чувствах: «Мне неприятно долго ждать твоего прихода». Казалось бы, смысл один и тот же, но слова воспринимаются по-другому.
Время
По словам мудрого Екклесиаста: «Есть время молчать, и время говорить». На эффективность общения могут влиять обстоятельства: настроение собеседника, предыдущий разговор, обстоятельства, место встречи и многие другие параметры. Иногда стоит перенести разговор на другое время.
Всего пять простых правил заметно улучшат качество общения и помогут поднять его на новую высоту. Можно еще многое сказать о процессе коммуникации. Речь - огромный подарок, который стоит грамотно использовать. Но не стоит подходить к исследованию общения фанатично - оставим это ученым. Больше опыта - лучше коммуникация. Поэтому, самое главное и приятное в общении - сам процесс!
Деловое общение -- это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Умение вести себя с людьми во время беседы является одним из главнейших факторов, определяющих ваши шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Успехи человека в его делах даже в технической сфере или научной сфере только процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и на процентов на восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми, с которыми он работает.
Деловое общение как процесс предполагает установление контакта между участниками, обмен определенной информацией для построения совместной деятельности, установления сотрудничества и т.д.
Одним из важнейших условий успешного делового общения является умение слушать и слышать. К сожалению, это сейчас не столь часто встречающиеся навыки. Так как любые переговоры подразумевают определенный компромисс интересов, то умение понять точку зрения противоположной стороны, уметь здраво оценить ее и принять наиболее разумное - залог успешного делового общения. Абсолютно неприемлемо жесткое и безапелляционное давление на собеседника, нельзя загонять в угол, так как состояние безвыходности заставляет вашего собеседника отстаивать свои позиции до последнего, отказываясь даже от вполне разумных и выгодных компромиссов - никто не хочет оказаться в абсолютном проигрыше. Так что для развития навыков делового общения нужно не так уж много качеств: первое - это понимание, что вы общаетесь с абсолютно равным вам собеседником, чье мнение и интересы имеют такое же право на существование, как и ваши; второе - внимательно выслушивать высказываемые мнения и аргументы; третье - готовность идти на разумные компромиссы.
Особенности делового общения.
Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами -- важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.
Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров, параличом законов, которые часто составлены так, что их просто нельзя исполнить.
Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.
Специфика делового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляются в правовых рамках. Чаще всего люди вступают в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодействия в той или иной сфере. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия.
Другой специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т. е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.
Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности и теми конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися. Эти правила определяются национальными культурными традициями и общественными нормами поведения.
Важная особенность делового общения -- это строгое соблюдение его участниками ролевого амплуа. В жизни мы постоянно исполняем, играем различные роли: жены, мужа, сына, дочери, гражданина, начальника, продавца, покупателя и т.д. В течение дня наши роли могут несколько раз меняться. То же происходит и в деловом общении. В процессе взаимодействия деловому человеку в разных ситуациях приходится быть и начальником, и подчиненным, и коллегой, и партнером, и участником какого-либо мероприятия и т. п. Необходимо учитывать это и вести себя в соответствии с требованиями, предъявленными конкретной обстановкой и принятой ролью. Соблюдение ролевого амплуа в деловом общении упорядочивает, стабилизирует рабочий процесс и тем самым обеспечивает его эффективность.
К особенностям делового общения относится и повышенная ответственность участников за его результат. Ведь успешное деловое взаимодействие во многом определяется выбранной стратегией и тактикой общения, т. е. умением правильно сформулировать цели разговора, определить интересы партнеров, выстроить обоснование собственной позиции и т. д. Если деловое общение проходит неэффективно, это может привести к провалу самого дела.
Поэтому в деловом общении особую значимость приобретают такие важные качества деловых людей, как обязательность, организованность, верность слову, а также соблюдение нравственно-этических норм и принципов.
Деловое общение требует и более строгого отношения к использованию его участниками речевых средств. В деловом общении не допускаются бранные слова и нецензурные выражения, просторечие, нежелательным является использование слов ограниченной сферы употребления (жаргонизмов, диалектизмов, архаизмов и др.).
Необходимость знаний проведения делового общения.
Ни один человек из сферы бизнеса и предпринимательства в настоящее время не может избегнуть процесса общения с собственным персоналом своей фирмы и торговыми партнерами, с представителями властей, работниками правовых или судебных органов, с агентами или контрагентами, что требует определенных навыков и знаний из области психологии делового общения.
Умение правильно и адекватно вести себя во время делового общения - одно из основных составляющих успеха делового человека и руководителя. Умение бесконфликтно и продуктивно провести этот процесс является одним из самых необходимым качеств для того, кто хочет достичь успеха в деловой сфере. То есть вы обязаны обладать знаниями из областей, как этика и этикет, что позволит вам с "лицом" выйти из любых переговоров и деловых контактов.
Также необходимо уметь управлять процессом, воздействуя на людей таким образом, чтобы не возникло напряженной или конфликтной ситуации. Для этого существует ряд моментов, соблюдение которых позволяет наиболее эффективно вступать в переговоры с людьми, уметь убеждать и достигать тем самым поставленных целей и задач, ради которых начинался процесс беседы. Выбрав цель беседы, нужно уметь убедить партнеров в правильности вашей точки зрения, без давления и не навязывая свою точку зрения.
Известны "писаные" и "неписаные" нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность.
Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.
Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите принести извинения", "счастлив познакомиться с Вами"). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.
Коммуникативная культура в деловом общении
Коммуникативная культура -- это знания, умения, навыки в области организации взаимодействия людей и собственно взаимодействия в деловой сфере, позволяющие устанавливать психологический контакт с деловыми партнерами, добиваться точного восприятия и понимания в процессе общения, прогнозировать поведение деловых партнеров, направлять поведение деловых партнеров к желательному результату.
В основе коммуникативной культуры лежат общепринятые нравственные требования к общению, неразрывно связанные с признанием неповторимости, ценности каждой личности: вежливость, корректность, тактичность, скромность, точность, предупредительность.
Вежливость -- это выражение уважительного отношения к другим людям, их достоинству, проявляющееся в приветствиях и, пожеланиях, в интонации голоса, мимике и жестах. Антипод вежливости -- грубость. Грубые взаимоотношения являются не только показателем низкой культуры, но и экономической категорией Подсчитано, что в результате грубого обхождения работники теряют в производительности труда в среднем около 17%.
Корректность -- умение держать себя в рамках приличия и любых ситуациях, прежде всего, конфликтных. Особенно важно, корректное поведение в спорах, в ходе которых осуществляется по иск истины, появляются новые конструктивные идеи, проверяются мнения и убеждения. Однако если спор сопровождается выпадами против оппонентов, он превращается в обычную свару.
Тактичность также является одной из важных составляющих коммуникативной культуры. Чувство такта -- это, прежде всего чувство меры, чувство границ в общении, превышение которых может обидеть человека, поставить его в неловкое положение. Бестактными могут быть замечания по поводу внешнего вида или поступка, сочувствие, выраженное в присутствии других по поводу интимной стороны жизни человека и т. д.
Скромность в общении означает сдержанность в оценках, уважение вкусов, привязанностей других людей. Антиподами скромности являются высокомерие, развязность, позерство.
Точность также имеет большое значение для успеха деловых отношений. Без точного выполнения данных обещаний и взятых обязательств в любой форме жизнедеятельности дела вести трудно. Неточность нередко граничит с аморальным поведением -- обманом, ложью.
Предупредительность -- это стремление первым оказать любезность, избавить другого человека от неудобств и неприятностей.
Правила успешного делового общения.
- 1. Пунктуальность (делайте все вовремя). Только поведение человека, делающего все вовремя, является нормативным. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Принцип делать все вовремя распространяется на все служебные задания. Специалисты, изучающие организацию и распределение рабочего времени, рекомендуют прибавлять лишних 25 процентов к тому сроку, который, на ваш взгляд, требуется для выполнения порученной работы.
- 2. Конфиденциальность (не болтайте лишнего). Секреты учреждения, корпорации или конкретной сделки необходимо хранить так же бережно, как тайны личного характера. Нет также необходимости пересказывать кому-либо услышанное от сослуживца, руководителя или подчиненного об их служебной деятельности или личной жизни.
- 3. Любезность, доброжелательность и приветливость. В любой ситуации необходимо вести себя с клиентами, заказчиками, покупателями и сослуживцами вежливо, приветливо и доброжелательно. Это, однако, не означает необходимости дружить с каждым, с кем приходится общаться по долгу службы.
- 4. Внимание к окружающим (думайте о других, а не только о себе). Внимание к окружающим должно распространяться на сослуживцев, начальников и подчиненных. Уважайте мнение других, старайтесь понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения.
Всегда прислушивайтесь к критике и советам коллег, начальства и подчиненных. Когда кто-то ставит под сомнение качество вашей работы, покажите, что цените соображения и опыт других людей. Уверенность в себе не должна мешать вам быть скромным.
- 5. Внешний облик (одевайтесь, как положено). Главный подход - вписаться в ваше окружение по службе, а внутри этого окружения - в контингент работников вашего уровня. Необходимо выглядеть самым лучшим образом, то есть одеваться со вкусом, выбирая цветовую гамму к лицу. Большое значение имеют тщательно подобранные аксессуары.
- 6. Грамотность (говорите и пишите хорошим языком). Внутренние документы или письма, направляемые за пределы учреждения, должны быть изложены хорошим языком, а все имена собственные переданы без ошибок. Нельзя употреблять бранных слов. Даже если вы всего лишь приводите слова другого человека, окружающими они будут восприняты как часть вашего собственного лексикона.
Для достижения успеха во время встречи необходимо побудить собеседника к общению, создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решения. Для этого необходимо:
- -- сориентироваться в ситуации;
- -- продумать вопросы, предложенные для обсуждения;
- -- определить свою позицию для принятия того или иного решения;
- -- знать, какие выходы из контакта можно использовать.
Платон сказал, что «хорошее начало -- это половина дела», но не каждый контакт, встреча перерастают в беседу. Нетактично и даже неприлично пытаться втянуть в разговор человека, с которым только что познакомился и который не расположен к этому разговору. Наверное, такую встречу, беседу лучше всего завершить фразой: «Если Вас заинтересовали наши предложения, давайте встретимся дополнительно в удобное для вас время». В таком случае встреча или беседа, хотя и не нашла своего продолжения, тем не менее имеет положительную сторону, т.к. всегда существует возможность, что позже этот контакт перерастет в хорошие, полезные отношения.
Важную роль в процессе общения играет язык невербального поведения. Он обусловлен импульсами нашего подсознания, и отсутствие возможности подделать эти импульсы позволяют нам доверять этому языку больше, чем обычному, вербальному. Особое внимание следует обращать на манеру, позы, мимику собеседника. Располагает к общению ваша доброжелательность, открытость, что достигается мягкой улыбкой, небольшим наклоном головы в сторону собеседника, выражением глаз, и т.д.
Невербальное общение.
«Золотое правило» Евгения Вахтангова звучит так: «Всякий, кто хочет быть приятным, всегда неприятен тем самым, что хочет быть приятным», т.е. в общении надо быть естественно доброжелательным, ненавязчивым.
Первоначальную роль в передаче информации играет мимика (движения мышц лица). Исследования показали, что при неподвижном лице говорящего теряется до 10-15% информации.
С мимикой тесно связан взгляд, т.е. визуальный контакт. Общаясь, люди стремятся к обоюдности и испытывают дискомфорт, если она отсутствует. Надо помнить, что когда человек только формирует мысль, он чаще всего смотрит в сторону, когда мысль полностью готова, -- на собеседника. Когда речь идет о сложных вещах, на собеседника смотрят меньше, когда трудность преодолевается, -- больше.
При дневном свете зрачки могут расширяться и сужаться в зависимости от того, как меняется отношение и настроение человека от позитивного к негативному и наоборот. Когда человек радостно возбужден, его зрачки расширяются в 4 раза больше по сравнению с нормальным настроением, напротив, сердитое, мрачное настроение заставляет зрачки сужаться, появляются так называемые «глаза-бусинки» или «змеиные глаза». Взгляд искоса используется для передачи заинтересованности (обычно он сопровождается слегка поднятыми бровями или улыбкой) или враждебности, подозрительности (опущенные вниз брови, нахмуренный лоб, опущенные уголки рта).
Скованный собеседник редко пользуется доверием. Во время переговоров и деловых бесед никогда не следует надевать темные очки, потому что у партнера возникает ощущение, что его рассматривают в упор.
Можно сделать вывод: если на нас во время беседы смотрят мало, то мы имеем все основания полагать, что к нам или к тому, что мы говорим, относятся плохо, а если кто-то смотрит нам в глаза слишком долго, то это вызов или настороженность. Если во время разговора собеседник опускает веки, то это подсознательный жест «убрать» вас из своего поля зрения, потому что вы ему стали неинтересны. Если прикрытые веки сочетаются с откинутой головой и долгим взглядом, известным как «взгляд свысока», то ваш партнер подчеркивает свое превосходство над вами.
И, наконец, поза -- положение человеческого тела, типичное для данной культуры. В силу культурной традиции каждого народа некоторые позы запрещаются, а другие закрепляются. Поза (руки раскрыты, ладони вверх) соответствует фразе: «Как мы рады вас видеть!» -- её не произнесёшь, используя наполеоновскую позу (руки скрещены на груди, голова опущена вниз).
Вывод: если человек заинтересован в общении, он будет наклоняться в сторону собеседника (это воспринимается как любезность, внимание), если нет, то откинется назад или развалится в кресле. Нужно знать, что кивание головой слушающего вас помогает разговору, хотя это не всегда означает согласие. Кивок головой действует на говорящего одобряюще и в групповой беседе, поэтому говорящий обычно обращает свою речь непосредственно к тому, кто постоянно кивает.
С позой тесно связаны жесты -- разнообразные движения руками и головой, смысл которых понятен для общающихся сторон.
Итак, невербальный контакт установлен. Теперь не нужно торопиться с приветствием, чтобы оно не помешало началу словесного, т.е. вербального общения. Требуется пауза. Она необходима, чтобы дать возможность человеку ответить, включиться в общение. Если эту паузу не выдержать и вслед за приветствием обрушить всю приготовленную информацию, то идет разрушение контакта. Это своего рода невежливость. Можно вспомнить слова Эмерсона, который сказал: «Жизнь не настолько коротка, чтобы людям не хватало времени на вежливость».
Особенно заметна эта ошибка в телефонных разговорах, когда обращаются к собеседнику, а его реакцией не интересуются. Выждать паузу необходимо не только для того, чтобы убедиться, что контакт установлен, но и чтобы узнать, как партнер откликнулся на ваше поведение, обращение.
Вербальное общение.
Диалоговое общение
Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов; выбор решения; принятие решения и доведение его до собеседника. Залог успеха деловой беседы - компетентность, тактичность и доброжелательность ее участников.
Важным элементом как деловой, так и светской беседы является умение слушать собеседника. "Общение - это улица с двусторонним движением. Чтобы общаться, мы должны выражать наши идеи, наши мысли и наши чувства тем, с кем мы вступаем в общение, но мы должны позволить нашим собеседникам также выразить свои идеи, мысли и чувства".
Регламентаторами беседы являются вопросы. Для уяснения проблемы целесообразно задавать вопросы открытого типа: что? где? когда? как? зачем? - на которые невозможно ответить "да" или "нет", а требуется развернутый ответ с изложением необходимых деталей. Если возникает необходимость конкретизировать беседу и сузить тему обсуждения, то задают вопросы закрытого типа: должен ли? был ли? имеется ли? будет ли? Такие вопросы предполагают односложный ответ.
Существуют определенные общие правила, которых целесообразно придерживаться при ведении бесед в деловой и неформальной обстановке. Среди них можно выделить следующие наиболее важные.
