• Reparație
• Reparație 
• Design interior
• Despre tot
• Despre instalații sanitare

Personal de la zero. Intocmirea programului de personal. Orientare scrisă pentru angajați

Masa de personal, ca document de personal, ridică multe întrebări pentru mulți. De exemplu, cât de des trebuie întocmit, cum se completează corect formularul unificat și dacă acest act normativ este obligatoriu. Pentru a clarifica situația, merită să intri în mai multe detalii asupra unor probleme.

De ce ai nevoie de personal?

Tabelul de personal este un document necesar pentru formarea structurii de personal și a numărului organizației în deplină conformitate cu Carta întreprinderii. Acest document conține o listă a diviziilor structurale ale organizației, o listă a posturilor, numele specialităților și profesiilor care indică calificări, precum și date privind numărul necesar de anumite unitati de personal. Pentru a-l compila, este folosit formă unificată T-3, care este aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei.

Din punctul de vedere al angajatorului, masa de personal îndeplinește o serie de funcții importante și permite optimizarea și eficientizarea maximă a activității instituției. Utilizarea unui tabel de personal vă permite să vedeți în mod clar întreaga structură a organizației cu diviziile sale, să înregistrați numărul de unități de personal, să controlați numărul și compoziție de înaltă calitate angajaților, monitorizează sistemul de remunerare și cuantumul bonusurilor. Și atunci când apar posturi vacante, simplifică foarte mult selecția personalului.

Tabloul de personal este un document obligatoriu?

Interesant este că nu există un răspuns clar la această întrebare. Pe de o parte, Codul Muncii abordează problema personalului, deoarece acest document se referă functia muncii organizarea angajatilor si salarizarea personalului. Și în contractul de muncă se precizează că salariatul îndeplinește sarcinile în conformitate cu graficul de personal. Există o formă unificată a tabelului de personal, iar acest document este menționat și în Instrucțiunile pentru menținerea carnetelor de muncă (înscrierile în carnetul de muncă se fac ținând cont de denumirea postului în conformitate cu tabelul de personal). Aceasta înseamnă că organizația trebuie să aibă un tabel de personal. Dar, pe de altă parte, niciun act de reglementare nu prevede în mod direct obligația angajatorului de a introduce un tablou de personal. Și totuși, este mai bine să întocmești acest document de personal, deoarece majoritatea organismelor de inspecție îl consideră obligatoriu pentru orice organizație.

De exemplu, autoritățile fiscaleși Fondul de asigurări sociale solicită întotdeauna personal atunci când efectuează inspecții la fața locului. Folosind-o, ei verifică corectitudinea calculului primelor de asigurare, colectează informații despre experiența de asigurare a angajaților și monitorizează corectitudinea impozitării. Faptul că tabelul de personal nu este un document contabil fiscal nu scutește angajatorul de necesitatea de a-l furniza în timpul inspecțiilor la cererea organizațiilor terțe. Iar absența sa poate fi considerată o încălcare a legislației muncii, pentru care organizației i se aplică o amendă în valoare de 50.000 de ruble. Desigur, poate fi contestat în instanță (mai ales că nu există nicio indicație directă în lege a obligației angajatorului de a întocmi un tablou de personal), dar mai întâi va trebui să îl plătiți.

Frecvența întocmirii graficelor de personal

Cât de des trebuie să creați un nou tabel de personal? Nu există nici un răspuns clar la această întrebare. Dar în această situație, ar trebui să vă ghidați după logică: deoarece tabelul de personal este un document de planificare, atunci este recomandabil să îl întocmiți pentru un an calendaristic sau șase luni. Acest lucru va permite, dacă este necesar, să se reglementeze numărul de personal al organizației și compoziția sa calitativă. Dar, în același timp, este posibil să se aprobe tabelul de personal pentru mai mulți ani (dacă organizația nu are nevoie să introducă noi posturi).

Cine elaborează și aprobă programul de personal?

Dacă compania nu are un tablou de personal, dar conducerea a decis să dezvolte unul, apare o întrebare rezonabilă: cine ar trebui să o facă? Legislația din nou nu oferă un răspuns clar la acest lucru. Prin urmare, managerul poate face acest lucru el însuși, determinând cercul de persoane responsabile care îl vor ajuta. Este logic dacă aceștia sunt lucrători de personal, Contabil șef, angajati ai departamentului de planificare juridica sau economica. Și dacă întreprinderea are un departament de organizare a muncii și salariile, le puteți încredința această lucrare. Responsabilitățile pentru elaborarea și întocmirea tabloului de personal pentru anul 2014 pot fi reflectate în contractul de muncă al salariatului sau în responsabilitățile funcționale ale acestuia.

Aprobarea tabloului de personal se referă la atribuțiile conducătorului organizației sau persoanei căreia îi sunt transferate aceste competențe prin ordin al șefului. Pentru a aproba tabelul de personal, managerul trebuie să semneze o comandă sau o instrucțiune specială. Detaliile acestui document trebuie indicate în câmpul formularului unificat T-3 „Aprobat prin ordin al organizației din data de „__”_______20__Nr__”. În acest caz, data aprobării și data intrării în vigoare a tabelului de personal pot să nu coincidă (data intrării în vigoare este de obicei ulterioară).

Cât timp se păstrează tabelul de personal?

Rosarkhiv stabilește anumite termene limită păstrarea documentelor standard de gestiune, conform cărora tabloul de personal al unei instituții trebuie păstrat timp de trei ani, începând cu anul următor celui în care documentul a devenit nul. În ceea ce privește aranjamentele de personal, care vor fi discutate în secțiunea următoare, acestea sunt stocate timp de șaptezeci și cinci de ani după compilarea celor noi.

Staffingul este un ajutor în activitatea departamentului de HR

În unele organizații, departamentul de resurse umane gestionează personalul - opțiunea mobilă tabelul de personal, care reflectă toate posturile vacante, precum și toate informațiile privind ocuparea posturilor (numele complete ale angajaților actuali, statutul postului etc.). Aranjamentul de personal oferă informațiile necesare despre schimbările de personal, conține numărul de personal al angajaților, informații despre vechimea în muncă și categoriile (minori, persoane cu handicap, pensionari, copii sub trei ani etc.) de angajați.

La întocmirea structurii de personal se ia ca bază tabelul actual de personal, la care se adaugă coloanele necesare. Acest document nu este obligatoriu și organizația nu trebuie să-l mențină. Dar aranjamentul de personal este un document destul de convenabil, în special pentru organizațiile mari, care vă permite să optimizați munca ofițerilor de personal și să controlați în mod clar ocuparea posturilor vacante. Prin urmare, este adesea folosit ca document intern.

Tabloul de personal: reguli de întocmire

Să luăm în considerare întocmirea unui tabel de personal pe baza formularului unificat T-3. Pentru a primi un document finit, trebuie doar să completați formularul, urmând Instrucțiunile de completare a formularelor de documentație contabilă primară.

"Un capac". Când completați „antetul”, trebuie să indicați numele organizației în câmpul „Nume” (acest lucru se face în conformitate cu certificatul de înregistrare), codul OKPO, numărul documentului și data pregătirii. În câmpul „Tabelul de personal pentru perioada...” trebuie să indicați doar data intrării a acestui documentîn virtutea.

• Coloana 1 „Nume”. Indicăm denumirea unității structurale, atelier, reprezentanță, sucursală, amenajând unitățile structurale conform ierarhiei existente.
• Coloana 2 „Cod”. Indicăm codul unității structurale care i-a fost atribuit de șeful organizației.
• Coloana 3. Indicăm funcția (specialitatea, profesia), rangul, clasa (categoria) de calificări ale angajatului în conformitate cu Clasificator integral rusesc profesii și Ghid de calificare manageri si specialisti. Aici trebuie avut în vedere că postul pentru care este angajat salariatul trebuie să sune la fel atât în ​​tabelul de personal, cât și în contractul de muncă, cât și în carnetul de muncă.
• Coloana 4 „Numărul de unități de personal”. Indicăm numărul de posturi de personal pentru posturile relevante. Dacă există unități incomplete, acestea trebuie indicate în fracții, de exemplu, 2,75. Iar daca sunt posturi vacante, sunt si ele indicate.
• Coloana 5 „Tarif tarifar”. Indicăm salariul, graficul tarifar, procentul din venit, cota din profit - totul depinde de ce tip de sistem de remunerare funcționează într-o anumită organizație. Principalul lucru este să indicați suma în echivalent ruble și să vă amintiți că salariul (rata tarifară) nu poate fi mai mic dimensiune minimă salariile.
• Coloanele 6, 7, 8 „Alocații”. Indicăm stimulentele oferite și plăți compensatorii. Acestea pot fi bonusuri, plăți suplimentare, plăți de stimulare, indemnizații, care pot fi stabilite atât prin legislația Federației Ruse, cât și de către angajator. Astfel de plăți pot fi sume fixe sau creșteri procentuale.
• Coloana 9. Indicați suma totală în coloanele 5-8. Adică însumăm salariile și toate indemnizațiile necesare și afișam sens generalîn ruble. Dacă datele sunt date ca procent, afișăm procentul.
• Coloana 10 este pentru note. Dacă nu există, este lăsat necompletat.

După ce toate câmpurile sunt completate, trebuie să completați linia „Total”. Rezumă toți indicatorii în coloane verticale: indică câte unități de personal sunt prevăzute în grafic, cuantumul salariilor (ratele tarifare), indemnizațiile și valoarea fondului de salarii lunar.

Tabelul de personal este semnat de șeful departamentului de resurse umane sau de o persoană împuternicită, precum și de contabilul șef al organizației. Puteți pune o ștampilă pe document, dar nu este necesar.

Schimbarea personalului

Chiar și programele de personal stabilite trebuie modificate din când în când. Motivul unor astfel de modificări poate fi necesitatea introducerii unei noi unități sau diviziuni în personal sau, dimpotrivă, reducerea personalului existent. În plus, poate fi necesară modificarea salariilor, tarifelor, precum și nevoia de a redenumi funcțiile sau departamentele.

Există două opțiuni pentru a face modificări la tabelul de personal:

• elaborează și aprobă un nou program de personal;
• efectuați modificări la tabelul actual de personal.

În primul caz, tabelul de personal este elaborat pe baza celui actual, dar ținând cont de modificările necesare, și este pus în vigoare de la începutul sau jumătatea anului calendaristic. Dacă există o nevoie urgentă, atunci de la începutul noii luni.

În ceea ce privește efectuarea de modificări la documentul curent fără a-l anula, acestea se fac în conformitate cu ordinea capului „Cu privire la schimbarea tabloului de personal”. Ordinul în sine trebuie să indice baza pentru efectuarea modificărilor în tabelul de personal (aceasta ar putea fi reorganizare, reducerea personalului, îmbunătățirea structurii organizației etc.) și, de asemenea, să indice exact ce modificări ar trebui făcute.

Într-o organizație mare cu o structură ramificată, este mai bine să indicați nu numai pozițiile care sunt afectate de schimbare, ci și unitățile structurale în care se află aceste poziții. În același timp, toate modificările din tabelul de personal trebuie aduse în atenția angajaților întreprinderii și, de asemenea, incluse în cărți de muncă cu referire la bază (comanda sau instrucțiunea).

Reducerea personalului: când să faceți modificări?

O reducere a personalului sau a numărului de angajați este unul dintre motivele pentru a face modificări la tabelul de personal, deoarece o reducere a dimensiunii unei organizații implică excluderea unităților individuale de personal din program și o reducere a personalului - posturi. În acest caz, angajații disponibilizați sunt supuși concedierii (cu excepția cazului în care se așteaptă să fie transferați la un alt loc de muncă).

Deoarece la concedierea din cauza unei reduceri a numărului sau a personalului de angajați, este necesară notificarea modificărilor cu cel puțin două luni înainte, noul cadru de personal poate fi pus în vigoare numai după această perioadă. Deși poate fi întocmit din timp, însăși prezența unui tablou de personal nou sau modificat, care a fost deja aprobat, va confirma eligibilitatea angajaților concediați. În cazul în care împrejurările care au condus la decizia de reducere sunt eliminate, angajatorul are dreptul de a schimba din nou tabloul de personal în direcția creșterii numărului de salariați.

Modificarea formularului unificat T-3

Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 20 din 24 martie 1999 permite organizațiilor să facă modificări la formele unificate ale documentației contabile primare (această permisiune nu se aplică contabilității tranzacțiilor cu numerar). Prin urmare, dacă există o nevoie urgentă, organizația își poate face propriile modificări în formularul final, dar ștergerea detaliilor existente nu este permisă. Modificările pot viza extinderea sau îngustarea coloanelor, adăugarea de linii sau frunze libere. Corecțiile necesare pot fi făcute atunci când se produc formulare bazate pe o formă unificată.

Un program SRL este un document care permite unei organizații să dezvolte în detaliu structura actuală, să descrie toate posturile și munca asociată acestora. Acest lucru ajută la distribuirea mai inteligentă a cheltuielilor asociate cu remunerarea forței de muncă. Documentul este adesea folosit pentru a justifica legalitatea concedierii.

Cine face programul de personal?

Codul Muncii nu conține nicio mențiune că personalul este obligatoriu pentru toată lumea. Dar nu există reguli care ar elimina complet practica folosirii acestui tip de hârtie. Există argumente puternice pentru ce personalul ar trebui să fie:

1. Este mai ușor să determinați numărul necesar de angajați, precum și costurile de întreținere a acestora.
2. Este mai ușor să vezi structura generală a companiei.

Tabelul de personal este utilizat atunci când este necesar să se atribuie cheltuieli costului de producție sau să se aplice anumite beneficii fiscale.

Ce formular este folosit pentru angajare?

O organizație poate alege unul dintre Optiuni Disponibile Pentru :

• o formă unificată, dacă managerul a luat decizia corespunzătoare;
• un document elaborat independent, din nou cu aprobarea directorului.

Nr. T-3 - așa este desemnat tipul unificat de formular pentru document.

Tabelul de personal poate fi numit un „document impersonal”. La urma urmei, nu scrie despre anumiți angajați. Și despre câte posturi sunt în total, ce salarii sunt folosite pentru ce. Anumite persoane sunt numiți într-o anumită funcție atunci când managerul a completat deja tabelul de personal și și-a confirmat numirea.

Principalul lucru este să eviți ca aceleași posturi să aibă salarii diferite. Atunci va fi mai ușor să eviți situațiile controversate.

Formarea personalului

Tabloul de personal ar trebui să devină parte din munca de birou la o anumită întreprindere. Elaborarea și crearea documentului este efectuată de un angajat a cărui responsabilitate corespunzătoare este specificată în instrucțiuni.

Directorul poate decide ca ofițerul de personal sau contabilul șef să se ocupe de această problemă. Directorul însuși poate prelua această muncă.

Programul de personal este cel mai adesea întocmit cu un an înainte. Din momentul în care directorul aprobă documentul, acesta din urmă devine local act normativ. Aceasta este baza pe care se construiește toată munca de birou din întreprindere.

În conformitate cu programul de personal, trebuie efectuate următoarele:

1. Transferuri interne.
2. Înregistrarea noilor angajați.

Acest lucru este valabil mai ales pentru denumirile generale de poziții și diviziuni structurale.

Atunci când este necesar, masa de personal poate fi ajustată. Puteți decide să creați un nou document dacă modificările sunt considerate semnificative. În rest, totul rămâne la fel.

Câmpuri de bază

Domeniile principale ale tabelului de personal

Formularul de orar unificat T-3 a fost aprobat de Roskomstat. Vă puteți dezvolta propriul formular, dar nu se poate face fără următoarele câmpuri:

• numărul total de lucrători;
• suprataxe, dacă este cazul;
• salariile generale ale oficialilor;
• numărul de unități care au fost deschise în stat în fiecare specialitate;
• lista de posturi pentru fiecare departament;
• denumirile diviziilor structurale.

Întâlnirea se face de două ori. La redactare și apoi la aprobare. Este imperativ să se indice timpul în care programul de personal va rămâne în vigoare. Dar nu este necesar să specificați cu precizie data de expirare.

Procedura de întocmire a tabloului de personal

Procedura de întocmire a graficelor de personal este următoarea:

1. Mai întâi vine numele companiei, care se completează conform documentelor de înregistrare.
2. Apoi, treceți la numele documentului în sine, data și numărul acestuia.

Coloana nr. 1 este dedicată denumirilor departamentelor. Firmele private pot acționa la propria discreție aici. Documentele de reglementare din industrie și naționale sunt utilizate atunci când despre care vorbim O intreprinderi de stat si companii cu conditii speciale.

Clasificatoarele și cărțile de referință privind domeniile de activitate vor ajuta aici. Acest lucru se datorează faptului că pentru unele categorii de angajați sunt introduse beneficii suplimentare. Toate numele sunt plasate numai folosind cazul nominativ.

În a doua coloană, introduceți numărul unității atribuite fiecărui departament. Acest lucru face mai convenabil construirea unei ierarhii și utilizarea notațiilor digitale.

Coloana nr. 3 descrie funcțiile, profesiile și gradele. Totul ar trebui să meargă în ordine descrescătoare.

Coloana 4 este locul unde se scrie despre numărul de posturi de personal prevăzute pentru fiecare post. Aici organizația se poate baza pe nevoile sale. Este acceptabilă utilizarea ratelor parțiale.

Coloana nr. 5 cuprinde salariile sau tarifele stabilite pentru fiecare post. Moneda ar trebui să fie ruble. Puteți folosi nu valori specifice, ci un interval de numere pentru cei care ocupă anumite poziții.

Coloanele 6-8 sunt de obicei dedicate bonusurilor la salarii în ruble.

Coloana 9 descrie salariul total lunar pentru o anumită poziție.

Coloana 10 este de obicei asociată cu note privind posturile vacante, dacă există, în organizație.

Dacă firma nu folosește un salariu, ci o altă schemă de remunerare, atunci este necesar să se indice exact ce unitate este utilizată în calcule. Coloanele obligatorii nu pot fi scurtate, deși pot fi făcute completări atunci când este necesar. Dacă coloana nu este necesară, atunci rămâne pur și simplu goală.

Programele de personal pot consta din mai multe foi simultan. Apoi documentul trebuie capsat și paginile numerotate. Pe reversul cusăturii, directorul semnează și sigilează certificarea.

Formularul în sine nu trebuie completat cu sigiliul organizației. Doar managerul, contabilul șef și șefii de departamente trebuie să semneze pe ultima foaie.

Despre efectuarea modificărilor

Efectuarea de modificări la tabelul de personal

Structura unei companii se poate schimba pe măsură ce afacerea continuă să funcționeze. De exemplu, departamentele sunt deschise și desființate, sunt introduse noi posturi și salariile se modifică în sus.

Pentru a face ajustări, fie se întocmește un nou program, fie se emite o notificare pentru a adăuga informații noi la un document existent. Noi înregistrări trebuie făcute în documentația de personal.

Programele de personal nu sunt stabilite ca un document obligatoriu pentru toată lumea nici măcar legislația actuală nu scrie despre asta. Dar documentul ajută la înțelegerea structurii generale și a costurilor cu forța de muncă. Este pur și simplu mai ușor pentru un manager să obțină o imagine de ansamblu dacă are toate informațiile necesare la îndemână.

Despre tabelul de personal de la „A” la „Z”, vezi următorul videoclip:

Formular pentru primirea unei întrebări, scrie-l pe al tău

Pentru a afla ce profesii există și cât câștigă angajații care lucrează în ele, trebuie să te uiți la tabelul de personal. Acest document este unul dintre cele principale la întreprindere fixează nu numai salariul, ci și numărul de angajați necesar activității. Datorită importanței documentului, tabelul de personal pentru anul 2019 este întocmit conform tuturor regulilor.

Tabelul de personal în formularul T-3 este un act normativ local care stabilește structura organizatorică a întreprinderii.

Precum si o lista a profesiilor existente in companie, cu indicarea numarului de persoane necesare activitatii. De fapt, documentul constă în întregime dintr-un tabel în care datele sunt grupate pe departamente.

Salariul se reflectă în acesta pentru o lună calendaristică, defalcat pe părțile sale componente. Pe baza acestor indicatori se determină cheltuielile companiei pentru atragerea forței de muncă angajate, se întocmesc diverse planuri și se iau decizii. decizii majoreîn domeniul managementului firmei.

Tabelul de personal este utilizat pentru a ghida introducerea datelor în angajați - acest acord trebuie să conțină numele profesiei angajatului, corespunzător tabelului de personal aprobat strict, precum și o anumită sumă de salariu.

Pe baza acestui document, un specialist de personal poate determina și disponibilitatea posturilor vacante. Pentru a face acest lucru, ei trebuie să compare informațiile din tabelul de personal cu numărul real de lucrători angajați. Dacă este nevoie la întreprindere, inspectorul de personal depune o cerere la serviciul de ocupare.

Atenţie! Legislația nu consacră acest act local ca parte a standardelor obligatorii pe care trebuie să le aibă fiecare companie. Cu toate acestea, dacă întreprinderea decide să efectueze procedurile stabilite de stat (de exemplu, concedierea din cauza reducerii personalului), atunci masa de personal trebuie să existe.

În plus, alte acte locale ale companiei pot prevedea prezența sa obligatorie în companie. În primul rând, acest lucru se aplică lor. Și, de asemenea, necesitatea existenței unui tablou de personal la întreprindere poate fi stabilită printr-o referire la acesta în contractul de muncă cu angajatul.

În același timp, fiecare manager ar trebui să-și amintească că compania sa poate fi trasă la răspundere nu pentru lipsa de personal, ci pentru înregistrare incorectă.

SRL și antreprenor individual – cine ar trebui să alcătuiască personalul?

Codul Muncii al Federației Ruse privind reglementarea conditii obligatorii stabilește necesitatea conformării profesiei specificate în contract și a salariului corespunzător cu datele din tabloul de personal al entității comerciale.

Din aceasta putem concluziona că o companie sau un antreprenor trebuie să aibă un tablou de personal dacă au contracte de muncă.

Astfel, dacă un antreprenor individual lucrează independent fără a angaja angajați, nu ar trebui să întocmească un tabel de personal. De asemenea, angajarea artiștilor interpreți sau executanți în baza unor contracte civile nu va necesita executarea acestui act local.

SRL și alte forme de organizare entitate legală care au cel puțin un acord cu directorul companiei ar trebui să elaboreze și să utilizeze deja un tabel de personal.

Crearea unui tablou de personal în companii este încredințată în principal specialiștilor firmei de personal, care desfășoară o serie de activități de determinare a costurilor cu forța de muncă pentru fiecare profesie specificată în prezentul act. Pe baza cercetărilor obținute se determină numărul necesar de angajați pentru ca întreprinderea să își poată desfășura activitățile.

Dacă numărul de angajați la întreprindere este nesemnificativ, această responsabilitate poate fi atribuită unui contabil, economist, avocat sau managerului însuși.

Cerințe pentru documente

Legea nu impune respectarea niciunuia reguli specialeîn raport cu tabloul de personal, cu excepția faptului că funcția sau profesia indicată în acesta trebuie să corespundă posturilor și profesiilor pe care angajatorul le scrie în contractele de muncă încheiate cu fiecare salariat.

• Se recomandă să respectați formularul de angajare stabilit de Rosstat (formular T-3).
• Actul local trebuie aprobat prin ordin al managerului.
• Este permisă întocmirea unui tabel de personal pe mai multe foi, dar nu este necesară dantelă și sigilarea acestora cu semnătură și sigiliu. Puteți fixa pur și simplu foile cu o agrafă.
• În unele situații, profesiile reflectate în tabelul de personal trebuie să corespundă neapărat directoarelor de profesii și posturi, iar pe lângă denumire, codurile acestora trebuie să se reflecte și în documente (De exemplu, prezența unor profesii cu factori periculoși și nocivi) .
• Prezența unui sigiliu al companiei pe masa de personal nu este obligatorie.
• Când schimbați tabelul de personal, dacă acestea sunt minore, puteți pur și simplu să emiteți o comandă pentru aceste ajustări și să lăsați personalul ca atare.

Descărcați formularul și exemplul de completare a formularului T-3 pentru 2019

Exemplu de completare a tabelului de personal

Pentru pregătirea tabelului de personal, a fost elaborat un formular special T-3. Cu toate acestea, nu este strict în aplicarea sa - o companie îl poate schimba în funcție de propriile nevoi sau își poate dezvolta propriile, folosind detaliile necesare. Întocmim tabelul de personal pentru anul 2019 în conformitate cu toate regulile conform instrucțiunilor de mai jos.

Introducerea informațiilor în tabelul de personal începe cu indicarea numelui companiei și domeniu specialîn dreapta – conform cărții ei de referință.

Apoi, introduceți numărul tabelului de personal curent. Acesta trebuie atribuit în funcție de numărul de documente care au fost utilizate anterior în acest an. Data la care a fost întocmit acest program este scrisă alături.

Urmează data de la care documentul intră în vigoare. Poate fi similar cu data compilării sau poate apărea mai târziu. Cu toate acestea, este inacceptabil ca data de începere a acțiunii să fie anterioară zilei în care documentul este executat.

În dreapta acestui câmp există coloane în care sunt înregistrate informații despre ordinul care a aprobat documentul (numărul și data acestuia), precum și numărul total de unități de personal din acesta.

Documentul în sine arată ca un tabel mare.

Numara tabele „Diviziunea structurală” trebuie să conțină denumirea departamentului, conform celor elaborate structura organizationala. În cazul în care, alături de desemnarea scrisă a catedrei, se înscrie și o desemnare digitală, aceasta trebuie indicată în coloana următoare.

De regulă, codul este format din numere sau din primele litere ale numelui departamentului. Cu toate acestea, dacă compania are mai multe sucursale sau divizii separate, atunci codul departamentului poate include și denumirea orașului, codul regiunii etc.

ÎN coloana „Poziție” Este necesar să se noteze numele posturilor care sunt prezente în companie. Este foarte important să aranjați structura documentului în așa fel încât după indicarea numelui departamentului în coloana anterioară, pozițiile incluse în acesta să fie enumerate într-o coloană.

Este recomandat să utilizați directorul OKPDTR atunci când specificați titlurile posturilor. Dar pentru companiile comerciale această regulă nu este obligatorie. În același timp instituţiile bugetare sunt obligați să introducă posturi în tabelul de personal numai din acest director și, în plus, să indice gradul sau clasa angajatului.

bukhproffi

Important! Societate comerciala este obligat să indice rangul și clasa acelor posturi care sunt clasificate ca dăunătoare sau periculoase. Acest fapt este important la stabilirea vechimii preferențiale și a perioadei de pensionare anticipată.

ÎN coloana „Numărul de unități de personal” se înscrie numărul de angajaţi care trebuie angajaţi pentru acest post. Dacă prevede și admiterea lucrătorilor cu fracțiune de normă, atunci se înregistrează numărul acestora expresie fracționată, corespunzătoare mărimii pariului plătit - de exemplu, 0,5.

ÎN coloana „Suma salariului” se înregistrează salariul pe care salariatul îl va primi în timpul lucrului în acest post. Trebuie reținut că exact același salariu este înscris în contractul de muncă cu angajatul.

De asemenea, ar trebui să luați în considerare:

• Dacă întreprinderea sau o anumită poziție a adoptat o formă de plată la bucată, atunci această coloană înregistrează suma câștigurilor obținute prin înmulțirea tarifului cu volumul de produse create pe lună.
• Dacă salariile pe oră au fost introduse pentru această poziție, atunci în această coloană puteți înregistra valoarea salariilor pe oră. După aceasta, în același rând, dar în coloana „Notă”, trebuie să indicați „Salariu orar” și, de asemenea, să faceți referire la documentul administrativ care a stabilit această caracteristică.

Urmează mai multe coloane, unite printr-un singur subtitlu „Adăugări”. Aici trebuie să înregistrați informații despre diverse plăți de stimulente, dacă există și stabilite prin Regulamentul privind salariile, Regulamentul cu privire la bonusuri sau alte acte interne. Mărimea primei poate fi scrisă nu numai ca sumă fixă, ci și ca procent, coeficient etc.

Fondul total de salarii pentru acest post este înregistrat în coloana „Total”. Se calculează prin înmulțirea salariului cu numărul de posturi de personal.

ÎN coloana „Notă” trebuie introduse diverse note explicative. De exemplu, dacă la momentul înregistrării unui nou tabel de personal există un post vacant pentru orice post, atunci acest fapt trebuie reflectat în această coloană.

Documentul se completează prin numărarea și indicarea numărului total de unități de personal și a fondului total de salarii.

După aceasta, documentul complet completat trebuie semnat de contabilul-șef și de ofițerul de personal responsabil cu executarea acestuia.

Procedura de aprobare a tabloului de personal

Pasul 1. Dezvoltați documentul

În primul rând, este necesar să se identifice toate nevoile de personal ale organizației și să se întocmească un formular de personal propus pentru a fi luat în considerare.

Pasul 2. Emiteți o comandă de la manager

Tabloul de personal se pune în aplicare prin emiterea unui ordin, care este aprobat de șeful companiei. Nu există un formular obligatoriu pentru acesta - o astfel de comandă poate fi întocmită pe antetul companiei sub orice formă. Principalul lucru este că ordinul de aprobare a tabloului de personal include data de la care noul document intră în vigoare.

În plus, o astfel de dată poate fi fie aceeași cu data adoptării ordinului, fie poate apărea în mod semnificativ mai târziu. Cu toate acestea, tabelul de personal nu poate fi pus în vigoare retroactiv. Nu se va putea indica în ordin o dată care a trecut deja la momentul adoptării acesteia.

Daca firma accepta ca in fiecare an numerotarea tuturor documente semnificative incepe de la inceput, apoi puteti numerota tabelul de personal dupa acelasi principiu. În plus, acest lucru va fi cel mai potrivit dacă modificările în tabelul de personal în fiecare an sunt masive - acest lucru va elimina un număr mare de documente în viitor.

Atenţie! Dacă se pune în aplicare un nou tabel de personal, atunci este recomandabil să se includă în acesta o clauză privind anularea celui vechi, care a ghidat până la acel moment serviciul de personal.

Pasul 3. Familiarizați angajații companiei cu documentul acceptat

Toți angajații angajați de companie trebuie să fie familiarizați cu reglementările locale în vigoare care le afectează activitatea muncii. Acest document nu afectează direct activitatea de muncă și, potrivit lui Rostrud, nu este necesară familiarizarea angajaților cu el.

Atenţie! Dacă într-un contract de muncă sau contract colectiv salariul angajaților este stabilit pe baza tabelului de personal aprobat de companie, atunci este imperativ ca toți angajații să fie familiarizați cu acesta. Pentru aceasta puteți folosi.

Procedura de efectuare a modificărilor la tabloul de personal

Acest document trebuie să rămână actual în orice moment. Întrucât personalul este solicitat periodic în timpul controalelor organisme guvernamentale, este necesar să se facă modificări în timp util.

Procedura de modificare a tabelului de personal va depinde direct de câte modificări trebuie reflectate în document:

• Dacă există un număr mare de ei, atunci este mai ușor să anulați complet vechiul tabel de personal și să introduceți un nou document care ia în considerare toate modificările necesare.
• Dacă numărul de modificări care trebuie făcute la tabelul de personal este mic, atunci cel mai bine este ca angajatul responsabil să întocmească un ordin pentru a face modificări la tabelul de personal.

De obicei, puteți identifica următoarele situații în care trebuie să faceți modificări unui document:

• Crearea de noi departamente sau divizii;
• Organizarea de noi posturi;
• Schimbarea titlurilor posturilor existente;
• Modificări ale salariilor sau ratelor angajaților;
• Închiderea unui departament, divizie, unitate de personal.

Dacă o modificare a personalului implică o modificare a condițiilor de muncă ale angajatului (modificare a salariului, a funcției etc.), atunci este imperativ să obțineți în prealabil acordul scris al acestuia. Iar după intrarea în vigoare a noului document, se întocmește un acord suplimentar la contract cu angajatul, care ia în considerare toate modificările efectuate.

Noua comandă trebuie familiarizată cu toți acei angajați care vor fi ulterior implicați în înregistrare documente necesare. De asemenea, puteți adăuga la lista de familiarizare acei angajați care vor fi direct afectați de modificările efectuate.

Dacă ordinul introduce noi poziții, atunci trebuie să indicați numele acestora, precum și câte unități de personal sunt organizate. Acest document se adoptă imediat dacă nu afectează interesele vreunuia dintre angajații deja angajați.

Atenţie! Dacă numărul de unități se reduce, atunci în documentul întocmit trebuie să scrieți numele, numărul de unități de personal care se retrag și data intrării în vigoare a ordinului. Trebuie amintit că procesul de reducere este un proces îndelungat în care este necesară sesizarea în timp util atât a angajaților înșiși, cât și a autorităților competente.

Perioada de preaviz poate fi de 2-3 luni, în funcție de numărul de persoane disponibilizate. De asemenea, legea stabilește tipurile de angajați care nu pot fi disponibilizați.

Frecvența perioadelor de pregătire și păstrare a documentelor

De regulă, tabelul de personal este întocmit pentru o perioadă de un an și este valabil pe toată această perioadă. Cu toate acestea, dacă organizația este mică, iar mișcările personalului în ea apar foarte rar, acest document poate fi adoptat cu câțiva ani înainte.

După efectuarea modificărilor în tabloul de personal, documentul anterior își încetează valabilitatea și își pierde puterea juridică. Cu toate acestea, trebuie să fie păstrat la întreprindere pentru o perioadă în plus, prin urmare, ca de obicei, verificările afectează mai multe perioade anterioare. Și acest lucru este de obicei până la 2-3 ani.

Atenţie! Există o regulă conform căreia un tabel de personal nevalid trebuie păstrat în arhivă cel puțin încă 3 ani de la data expirării. Aceeași regulă se aplică documentelor utilizate pentru a face modificări în tabelul de personal.

Masa de personal- acesta este un document care conține informații despre posturi, numărul de unități de personal și tarifele, ținând cont de diferitele indemnizații ale diviziilor structurale ale organizației.

Cum să creați un program de personal

Formularul unificat nr. T-3, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1, este utilizat ca formular de personal.

Tabelul de personal este alcătuit de diviziile structurale ale organizației în ordinea subordonării angajaților. Formularul de angajare este completat de angajat serviciul de personal, economist de muncă sau contabil. Tabloul de personal se aprobă prin ordin al șefului organizației.

Tabelul de personal organizațional: instrucțiuni pentru completarea formularului T-3

Completați câmpul „numele companiei” conform datelor din acte constitutive organizatii.

Am pus codul Organizațiile OKPO.

Punem numarul, data intocmirii tabelului de personal (in format zi, luna, an) si perioada de valabilitate a acestuia.

În coloana „Aprobat” indicăm data și numărul ordinului șefului organizației privind aprobarea tabloului de personal, numărul total de unități de personal.

Să trecem la completarea tabelului.

În prima și a doua coloană indicăm numele și codul unității structurale a organizației.

În coloana a treia indicăm poziţia conform Clasificatorului Ocupaţiilor pentru fiecare unitate structurală în ordinea subordonării.

În coloana a patra indicăm numărul de unități de personal pentru fiecare post.

În coloana a cincea introducem rata tarifară (salariul) în ruble pentru fiecare poziție.

Coloanele șase până la opt „Bonusuri” sunt completate dacă există plăți suplimentare (în ruble) angajaților din anumite posturi pentru condiții speciale de muncă, ore de lucru, cunoștințe speciale sau bonusuri de stimulare.

Valorile coloanei a noua se calculează prin însumarea numerelor din coloanele 5-8 și înmulțirea cu numărul de posturi de personal din coloana a patra pentru fiecare poziție.

Adunăm numărul total de unități de personal (suma valorilor din coloana a patra) și fondul de salarii lunar final (suma valorilor din coloana a noua).

Semnăm șeful departamentului HR și contabilul șef.

Se pot face modificări în tabelul de personal datorită introducerii unui nou post, redenumirea acestuia, transferul la un alt departament, modificarea tarifului etc. pe baza ordinului conducătorului organizaţiei.

Tabelul de personal este un document care înregistrează numărul de personal al unei organizații cu distribuția unităților pe poziții și divizii structurale. Conținutul standard al acestui document include și informații despre salariile oficiale, indemnizații și salarii lunare la întreprindere.

Programul eficientizează structura personalului companiei, ajută la planificarea costurilor cu forța de muncă și la organizarea activității serviciului de personal. Dacă este necesar, servește drept dovadă a legalității refuzului de angajare (motivul este lipsa tarifelor gratuite). Dar mai des este folosit pentru a justifica legalitatea concedierilor din cauza unei reduceri a numărului sau a nivelurilor de personal. În cazul unor reclamații din partea angajaților disponibilizați, organizația își poate apăra interesele prin depunerea în instanță, inspecția muncii lista de personal a angajatilor. Pe baza acestui document, angajatorul confirmă imposibilitatea de a asigura salariatului concediat un alt post.

Procedura de formare a tabelului de personal

Serviciul Federal de Statistică al Federației Ruse instruiește întreprinderile de toate formele de proprietate să elaboreze și să accepte un tabel de personal pentru gestionarea evidenței personalului (Decretul nr. 1 din 15 ianuarie 2004 Angajatul care are această responsabilitate în dezvoltarea și actualizarea). al structurii de personal este angajată Descrierea postului. Dacă este necesar, directorul poate atribui o astfel de responsabilitate unui ofițer de personal sau contabil și, de asemenea, poate prelua această muncă el însuși (prin ordin).

De obicei, tabelul de personal este întocmit cu un an înainte, iar din momentul în care este aprobat prin ordinul directorului, acesta devine un act de reglementare local, pe baza căruia se construiește managementul evidenței personalului la întreprindere. Înregistrarea noilor angajați și transferurile interne trebuie efectuate în conformitate cu unitățile disponibile în personal. Astfel, denumirile posturilor și diviziunilor structurale în contract de muncă, ordinele de angajare trebuie introduse pe măsură ce sunt înregistrate în tabelul de personal.

Ajustările „personalului” sunt permise după cum este necesar. Dacă sunt semnificative, conducerea poate decide să creeze un nou program. În cazul unor modificări minore, precum și în absența acestora, nu este necesară reaprobarea documentului la începutul următorului an calendaristic.

Cum se întocmește un tabel de personal

Pentru oficializarea structurii de personal, este furnizat un formular unificat T-3 aprobat de Roskomstat (puteți descărca formularul de angajare). O întreprindere are dreptul de a-și dezvolta propria formă, dar trebuie să conțină câmpurile necesare:

• denumirea diviziunilor structurale;
• o listă de posturi din fiecare departament;
• numărul de unități deschise în stat în fiecare specialitate;
• salariile oficiale;
• suplimente salariale;
• numărul total de unități de personal;
• suma salariului pentru luna.

Documentul este datat de două ori: data pregătirii și aprobării (pot coincide). Se indică și perioada de valabilitate a tabloului de personal, de exemplu, de la 1 ianuarie 2015 până la 31 decembrie 2015, deși nu este necesară stabilirea unei date de încheiere.

Să luăm în considerare procedura de întocmire a tabelului de personal:

1. Numele companiei în conformitate cu documentele de înregistrare.
2. Titlul documentului, datele de creare și semnare.
3. Coloana nr. 1 – denumirile departamentelor. Firmele private pot introduce lista și numele departamentelor structurale la discreția lor. Companiile de stat și întreprinderile cu condiții speciale de muncă ar trebui să fie conduse de industrie și toate rusești documente de reglementare- clasificatoare și cărți de referință. Această cerință se datorează disponibilității beneficiilor și garanțiilor pentru anumite categorii de lucrători. Numele în forma T-3 sunt scrise în cazul nominativ.
4. Coloana nr. 2 este un cod de departament care este atribuit fiecărui departament pentru comoditatea construirii unei ierarhii și a utilizării desemnărilor digitale în documente.
5. Coloana nr. 3 – poziția (profesie, grad) – pe baza clasificării de stat OKPDTR. Pozițiile sunt listate în ordine descrescătoare (de sus în jos).
6. Coloana nr. 4 - numărul de posturi de personal prevăzute pentru fiecare post este determinat în funcție de nevoile organizației. Pot fi indicate rate parțiale (0,5; 0,75).
7. Coloana nr. 5 – salariul sau tariful stabilit pentru o anumită funcție, în ruble. Este permisă indicarea nu a unei anumite sume, ci a unui interval de salariu pentru a diferenția remunerația lucrătorilor care ocupă aceeași funcție, dar au calificări diferite.
8. Coloanele 6 – 8 sunt folosite pentru a indica indemnizațiile salariale, în ruble.
9. Caseta nr. 9 – valoare totală salariul lunar pentru post.
10. În coloana nr. 10, informațiile privind disponibilitatea posturilor vacante sunt trecute sub formă de notă.

Dacă compania nu utilizează scheme de salarizare bazate pe salarii, atunci unitățile utilizate pentru calcularea plăților, de exemplu, dobânda, sunt introduse în coloanele „bani”.

Pot fi făcute completări (câmpuri suplimentare) la formularul de personal, dar coloanele obligatorii din formularul unificat nu pot fi scurtate: coloanele nerevendicate pur și simplu nu sunt completate.

„Personalul” poate consta din mai multe foi. În acest caz, documentul este capsat, foile sunt numerotate, iar pe reversul capsei este emisă o inscripție de certificare cu semnătura și sigiliul directorului. Sigiliul organizației nu este necesar pe formularul propriu-zis, iar semnăturile directorului, contabilului șef și șefilor de departamente sunt aplicate pe ultima foaie în câmpul prevăzut pentru aceasta. Dacă este necesar, persoanele responsabile pot semna pe fiecare pagină, apoi fiecare dintre ele trebuie completată cu rândul corespunzător.

Puteți întocmi un tabel de personal pe baza eșantionului prezentat pe site-ul nostru.

Efectuarea de modificări la tabelul de personal

La nevoie se pot face diverse modificări în structura companiei: se deschid și se desființează divizii, se introduc noi posturi, se măresc salariile etc. Toate aceste modificări trebuie înregistrate în tabelul de personal al organizației. Puteți face acest lucru în două moduri:

1. Formarea și aprobarea unui nou „personal”.
2. Crearea unui ordin de modificare a documentului.

În al doilea caz, comanda trebuie să conțină motivul ajustării:

• reorganizarea companiei;
• optimizarea structurii personalului;
• extinderea sau reducerea producției;
• modificări ale legislației etc.

O modificare a tabelului de personal este urmată de introducerea de noi intrări în documentația personalului: carnete de muncă ale angajaților, carduri personale (cu acordul scris al personalului).

În unele cazuri, este necesară semnarea unui acord suplimentar la contractul de muncă, de exemplu, la modificarea părții salariale din salariu. Angajații sunt anunțați despre astfel de evenimente cu 2 luni în avans, iar alte modificări ale tabelului de personal sunt comunicate personalului cu aprobarea acestora.

Aranjamentul personalului

Pentru managementul personalului operațional, multe întreprinderi, în special mari, au în circulație un document numit „staffing”. Acesta este același tabel de personal, dar întocmit în formă liberă și care conține datele necesare angajatorului pentru comoditatea muncii de personal, de exemplu:

• numele angajaților care ocupă anumite funcții;
• salariile și indemnizațiile pentru fiecare angajat (un interval de salarii poate fi specificat în tabelul de personal, iar acest lucru este specificat în defalcare);
• numere de personal;
• experiență de muncă;
• informații importante despre angajați;
• disponibilitatea tarifelor gratuite și orice alte informații necesare serviciului de personal.

Lista de personal diferă de program prin dinamismul conținutului său: modificările se fac în modul curent, fără ordine sau aprobare din partea managerului.