≡× MENIUL

• Reparație
• Reparație
• Design interior
• Despre tot
• Despre instalații sanitare

Cine semnează eșantionul de personal. Procedura de aprobare si modificare a tabloului de personal. Reglementare locală

Necesitatea menținerii unui tablou de personal nu este direct stabilită, ci se datorează prevederilor Codului Muncii al Federației Ruse. De exemplu, în art. 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că munca într-o anumită poziție într-o organizație ar trebui să fie determinată de tabelul de personal și, în conformitate cu formularea tabelului de personal, ar trebui să se reflecte în contract de muncă. În paragraful 2 din Decretul Goskomstat al Rusiei nr. 1 din 01/05/2004, care a aprobat forma de personal, se spune că formularele aprobate se aplică organizațiilor, indiferent de forma de proprietate, care operează pe teritoriu Federația Rusă. De aceea, personalul ar trebui să fie în fiecare organizație.

Tabelul de personal este, de asemenea, necesar pentru a sistematiza structura, personalul și personalul organizației. Oferă o listă a unităților structurale, denumirile posturilor, specialităților, profesiilor cu calificări, informații despre numărul unități de personal atât activ cât și vacant. Persoane care lucrează într-o organizație a societății civile tratate legale nu sunt incluse în tabelul de personal.

Singura cerință de reglementare pentru tabelul de personal este menținerea acestuia, așa cum este indicat mai sus în formularul unificat nr. T-3, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. tabloul de personal este determinat de forma sa unificată.

Un punct important în pregătirea tabelului de personal este indicarea corectă a funcției unui anumit angajat.

Dacă poziția unui anumit angajat prevede acordarea de compensații și beneficii sau prezența unor restricții, atunci numele acestor posturi trebuie să corespundă cu numele indicate în cărțile de referință ale calificărilor. Conformitatea postului cu cărțile de referință de calificare afectează și beneficiile de pensie și concediile suplimentare. În alte cazuri, angajatorul are dreptul să dea acele nume pe care le consideră necesare. În orice caz, funcția angajatului care este angajat trebuie să corespundă cu cea indicată în lista de personal (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Obligația de a familiariza angajatul cu lista de personal nu este stabilită în legislația Federației Ruse.

Procedura de menținere a personalului în legislația Federației Ruse nu este stabilită. Prin urmare, angajatorul stabilește în mod independent pentru organizația sa procedura de aprobare a acesteia, procedura și metoda de menținere a acesteia, procedura de efectuare a modificărilor la tabloul de personal, numește persoanele responsabile cu menținerea tabloului de personal, determină metoda de păstrare a acestuia.

Tabloul de personal poate fi aprobat prin ordin al conducătorului organizației, sau de către o persoană care, pe baza documentelor organizatorice și administrative, este responsabilă de organizarea evidenței personalului și de menținerea tabelului de personal.

Nu a fost stabilită forma ordinului de aprobare a tabloului de personal, prin urmare acest ordin este întocmit într-o formă arbitrară. Lista personalului poate fi aprobată o dată și pe mai mulți ani. Angajatorul nu are nicio obligație să aprobe tabelul de personal, de exemplu, anual. O astfel de nevoie poate apărea dacă i se fac modificări.

Modificările la tabloul de personal se efectuează și la ordinele relevante semnate de șef sau de persoana împuternicită și se fac prin aprobarea noului tablou de personal. Frecvența modificărilor la tabelul de personal este determinată de nevoile curente ale organizației.

Tabloul de personal este aprobat pentru organizație în ansamblu. Prin urmare, aprobarea unui tablou de personal separat pentru sucursalele organizației (dacă există) este incorectă. Acest lucru se datorează faptului că ramura este o diviziune separată entitate legalăși ar trebui să fie supus structurii sale organizatorice și juridice centralizate.

Conform cerințelor formularului unificat, tabelul de personal este semnat de șeful serviciului de personal și Contabil șef. Dacă aceste posturi nu sunt disponibile în organizație, atunci lista de personal este semnată de șef sau de o persoană împuternicită. Ștampilarea pe tabloul de personal nu este prevăzută de formularul unificat nr. T-3.

Deoarece lista personalului conține date personale ale angajaților, stocarea, prelucrarea, distrugerea acesteia trebuie efectuată în conformitate cu cerințele legislației Federației Ruse privind protecția datelor cu caracter personal.

Deci, dacă masa de personal este conținută pe hârtie, atunci este depozitată, de regulă, în seifuri metalice și (sau) dulapuri care se încuie. Camerele de depozitare trebuie să fie dotate cu încuietori și alarme. Pe desktopurile angajaților acest document poate fi în timpul zilei de lucru. La sfârșitul zilei de lucru, acesta trebuie scos la locul de depozitare.

În cazul în care tabelul de personal este stocat pe un suport electronic în sistemele informaționale, atunci stocarea acestuia se realizează în conformitate cu Regulamentul privind asigurarea securității datelor cu caracter personal în timpul prelucrării acestora în sistemele informatice de date cu caracter personal, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 781 din 17 noiembrie 2007, precum și reglementările locale ale angajatorului.

Distrugerea sau depersonalizarea tabelului de personal ar trebui efectuată într-un mod care să excludă prelucrarea ulterioară a datelor cu caracter personal conținute în acesta, menținând în același timp posibilitatea de prelucrare a altor date înregistrate pe un suport tangibil (ștergere, blocare).

Perioada de valabilitate a masei de personal este definită în Lista documentelor tipice de arhivă managerială generate în cursul activităților. agentii guvernamentale, autoritățile locale și organizațiile care indică termenii de depozitare, aprobat. Prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558 din 25 august 2010. Conform clauzei 71 din această Listă, tabelele de personal ale organizației și modificările aduse acestora sunt stocate permanent. Propunerile, concluziile, certificatele privind elaborarea și modificarea tabelelor de personal trebuie păstrate în organizație timp de cel puțin cinci ani. În același timp, este necesară stocarea proiectelor de tabele de personal (clauza 72 din Listă). Corespondența privind elaborarea și modificarea tabelelor de personal se păstrează timp de trei ani (clauza 73 din Listă).

Compania este un organism viu, prin urmare, trebuie să ajusteze programul și programul de lucru. Un document precum un tabel de personal nu face excepție. Necesitatea modificării acestuia (redenumirea poziției, adăugarea sau reducerea) se datorează mai multor motive: reorganizarea structurii, modificările fondului de salarii, modernizarea sau scăderea producției. Acesta are propria sa procedură și modele standard de comenzi.

Personalul - baza întreprinderii

Introducerea modificărilor în tabelul de personal este punctul de plecare pentru implementarea transformărilor specifice în întreprindere. Vorbim nu numai despre modificări ale programului de lucru, deoarece la orice modificare a sistemului este foarte important să se țină cont de productivitatea și eficacitatea angajaților - acești indicatori nu ar trebui să fie mai mici decât cei anteriori pentru aceeași perioadă.

Conducerea companiei poate evita situațiile neplăcute, în special litigii de munca, susțin autoritățile de reglementare, dacă își asumă responsabilitatea pentru procesul de înregistrare a modificărilor în stat.

Când se modifică masa de personal, se emite un ordin corespunzător.

Din ce motive sunt schimbările de personal

Modificările la tabloul de personal se fac în următoarele cazuri:

1. Transformarea (modificarea) firmei, care impune excluderea anumitor posturi sau introducerea altora noi.
2. Reducerea dimensiunilor atunci când este nevoie de reducere membrii personalului.
3. Dezvoltarea afacerii care presupune recrutarea de noi angajați.
4. Strângerea sau reducerea unui fond salariile.
5. Procese de reorganizare în întreprindere.
6. Corectarea titlurilor postului.

Această listă nu se limitează la cazurile prezentate, dar acestea sunt cele mai frecvente în practică.

Forma standard de personal este utilizată atât în ​​întreprinderile private, cât și în cele publice

Există excepții și limitări conform legii

Cerințele de reglementare ale Codului Muncii se referă la motivele pentru care calitatea și dimensiunea personalului pot fi modificate.

În ceea ce privește restricțiile, dacă acestea nu contravin cerințelor de bază ale actelor statutare ale întreprinderii (tip de activitate, sfera producției de bunuri sau prestări de servicii, tehnologie de fabricație etc.), fiecare întreprindere are dreptul de a face orice ajustări și schimbări în ceea ce privește situația.

Cine ar trebui să întocmească tabelul de personal și să facă modificări

Legislația nu indică clar cine ar trebui să fie responsabil cu personalul. Într-un fel sau altul, toată lumea poate participa la recrutarea personalului. Chiar și angajații obișnuiți au dreptul de a depune petiții pentru necesitatea desființării și introducerii tarifelor, transferului pe o altă funcție. Tehnic, tabloul de personal este cel căruia conducerea i-a încredințat o asemenea îndatorire. De obicei, acesta este un ofițer de personal, economist sau contabil. În întreprinderile mici, fondatorul însuși este responsabil de personal.

Cum să faci modificări în tabelul de personal

Procedura și executarea comenzii vor diferi ușor în funcție de motivul pentru care se fac modificările.

Cresterea si scaderea salariului

Baza principală pentru aducerea creșterii salariilor angajaților companiei în domeniul juridic este emiterea unui ordin corespunzător, care să indice:

1. Lista posturilor pentru care se va face majorarea salariului.
2. Mărimea noilor salarii (specific pentru fiecare post).
3. Data exactă la care au fost făcute modificările.

Ambele părți relaţiile de muncă semnează un acord la contractul de muncă privind majorarea salariului, în baza căruia se emite un ordin. Mulți manageri folosesc o formă unificată, dar legislația muncii permite ca acest document să fie întocmit într-o formă liberă acceptabilă pentru o anumită întreprindere, ținând cont de specificul acesteia.

Toate aspectele legate de plată sunt unul dintre fundamentele raportului de muncă. Angajatorul trebuie să acorde o mare importanță acestui lucru, mai ales în ceea ce privește îndeplinirea cerințelor legale. Pe baza asta, după documentație creșteri salariale pentru angajați, trebuie făcute ajustări corespunzătoare la contractul de muncă. Cei afectați de modificări trebuie să fie familiarizați cu comanda, confirmând acest lucru cu semnătura lor.

Modificările salariale se fac la tabloul de personal prin ordin

În cazul unei reduceri de salariu, desigur, relațiile subiecților devin mult mai complicate. Poate fi legal reducerea salariului fără acordul angajatului în cazurile cauzate de motive tehnologice sau economice specifice. Deși acesta nu este un factor reconfortant pentru un angajat să fie concediat.

Nu este neobișnuit ca un manager să se comporte incorect, sugerând pe un ton forțat să încheie un contract de muncă suplimentar pentru reducerea salariilor. Mai mult, face acest lucru depășindu-și puterile și profitând de poziția sa oficială. Dacă angajatul nu este de acord, managerul își permite să amenințe cu înrăutățirea condițiilor de muncă sau chiar concedierea. Astfel de cazuri sunt în mod clar privite ca o încălcare a legislației muncii și, desigur, sunt motivul pentru introducerea unui proces în instanță. Astfel de momente exacerbează conflictele de muncă și le aduc la un nivel în care este imposibil să le rezolvi altfel.

Reorganizarea companiei si optimizarea personalului: intrarea, iesirea si inlocuirea posturilor

În perioada de reorganizare se introduc noi posturi în lista de personal și sunt excluse cele care nu prezintă interes pentru întreprindere. Cu funcții noi, problema este de înțeles, pentru că sunt destui oameni care vor să le ia în prezent. Dar cu lucrătorii cu personal redus sau fără personal, totul este mult mai complicat.

Reducerea si lichidarea departamentelor

Administrația întreprinderii este obligată să întocmească un memoriu privind reducerea viitoare cu două luni înainte de eveniment. Muncitorul disponibilizat este plătit indemnizația de concediere- castigul salarial mediu lunar in termen de doua luni de la data incetarii raporturilor de munca.

Pentru reducerea numărului colectivului de muncă trebuie indicate următoarele date:

1. Lista pozițiilor tăiate.
2. Data exactă a tăierii.

Atât posturile individuale, cât și departamentele întregi pot fi concediate.

Foarte punct important de care angajatorii trebuie să țină seama sunt categoriile de salariați care nu fac obiectul reducerii.

La redenumirea posturilor, managerul trebuie, de asemenea, să notifice angajatul în scris cu 2 luni înainte de efectuarea modificărilor (articolul 74 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Prezența posturilor vacante este cea mai nedureroasă cale de ieșire în caz de reducere, deoarece angajatorul nu va trebui să experimenteze inutil emoții negative când este obligat să priveze o persoană de muncă. Dacă posturile neocupate intră sub incidența reducerii, se întocmește un act în baza căruia se fac modificări.

Video: consultanță juridică privind concedierea pentru concediere; categorii de persoane care nu pot fi reduse

Introducerea de noi unități și departamente de personal

Ordinul privind introducerea de noi poziții conține următoarele informații:

1. Denumirea funcției. Dacă este introdus un întreg departament, sunt indicate numele acestuia și o listă de posturi.
2. Data exactă la care modificarea va intra în vigoare.

ÎN acest caz momentul emiterii ordinului coincide cu momentul inovaţiilor regulate. Acest lucru este posibil deoarece aceste modificări nu afectează soarta angajaților întreprinderii. În primul rând, ofițerii de personal care vor fi implicați în elaborarea fișelor postului sunt introduși în inovații.

Dacă controlul asupra executării comenzii este atribuit anumitor angajați, aceștia semnează că sunt familiarizați cu acesta

Procedura de redenumire a unei poziții

Un nou titlu de post apare adesea în domeniul relațiilor de muncă, în procesele de producție și administrative. De exemplu, ne putem aminti că în trecutul recent, poziția de merchandiser era foarte comună în comerț. Acum este puțin probabil ca o astfel de interpretare să rămână, ea a fost înlocuită cu conceptul de „manager”.

Deci, la redenumirea unei poziții, schimbarea are loc, după cum se spune, fără mișcări inutile. Un ordin se emite după același principiu ca și la introducerea unei noi unități de personal, singura diferență fiind că documentul trebuie să indice titlul anterior al postului, iar apoi pe cel nou.

În situația în care un angajat lucrează într-o funcție, schimbarea numelui se realizează cu cunoștința și acordul acestuia. Un lider cu experiență va găsi întotdeauna limbaj reciproc cu subordonații și va putea explica clar motivul modificărilor și va argumenta temeinic. Dacă transformările sunt cauzate de factori tehnologici și organizatorici serioși, angajatorul are dreptul de a face modificări chiar și fără acordul angajatului (articolul 74 din Codul Muncii al Federației Ruse). În continuare, ambele părți semnează un acord privind modificarea titlului postului. După aceea, se emite un ordin corespunzător. Ofițerul de personal introduce informații într-un card personal și cartea de munca angajat.

Uneori, redenumirea unui post este inclusă într-un întreg grup de modificări de personal, toate putând fi introduse într-o singură ordine

Metodologia de efectuare a modificărilor la tabloul de personal

Înainte de a face modificări, șeful unui departament sau al altei unități structurale întocmește un memoriu adresat șefului companiei cu o justificare detaliată și calcule economice.

Reguli pentru întocmirea unei comenzi

Ordinul este emis în baza art. 74 din Codul Muncii al Federației Ruse, de regulă, se numește „Cu privire la modificarea listei de personal” sau „La parțial ...”. Partea constatatoare este umplută cu argumente la nivelul întreprinderii date, sunt specificate nuanțele modificărilor.

Pe antet, șeful emite un ordin. Textul acestui document constă din două părți: declarație și ordine. Prima parte - Bază legală iar motivul, al doilea - modificări specifice indicând termenele și responsabilii de execuție.

În cazul în care compania este o structură complexă cu un personal mare, titlurile posturilor pot fi repetate. Prin urmare, în ordine este necesar să se indice nu numai poziția, ci și o unitate structurală specifică.

Notificarea angajatului

Conținutul comenzii documentului trebuie comunicat tuturor membrilor personalului care sunt afectați de inovație. Ar trebui să o citească cu atenție, să ia notă și să semneze pe spate.

Dacă un salariat are nevoie de un extras din program, acesta se eliberează în baza art. 62 din Codul Muncii al Federației Ruse. Extrasul conține informații despre plățile pentru o anumită poziție. Ghidat de art. 88 din Codul Muncii al Federației Ruse, informațiile despre salariile altor angajați nu sunt indicate în extras.

Când se aprobă un nou program?

Cu corecții parțiale, minore, se fac modificări în coloanele separate ale documentului curent. Cu modificări semnificative, devine necesară elaborarea unui nou program de personal.

De obicei, personalul este alcătuit pentru o perioadă de un an. Dacă trebuie să redenumiți un post sau să introduceți unul nou la jumătatea anului, modificările se fac în tabelul de personal prin comandă. Numărul de modificări repetate nu este limitat de lege. Și se va putea întocmi un nou tablou de personal pentru anul viitor.

Dacă modificările de personal sunt globale, este mai ușor să desființăm cel vechi și să întocmești un nou document

Motivul modificărilor: memoriu

Conducerea întreprinderii pregătește o scrisoare de serviciu adresată angajaților. Conține respect și explicatie detaliata nevoia de a face schimbări, mai ales când vine vorba de reducere. Nota sugerează căi de ieșire din situație. Aceasta poate fi o ofertă de a ocupa o altă poziție.

Formular de compilare și completare notificare arbitrar

În cazul în care reducerea viitoare este cauzată de circumstanțe tehnologice grave, angajatorul are dreptul de a reduce postul fără acordul salariatului. Cu toate acestea, acest fapt nu exclude cerința ca un memoriu să fie scris de către șef. În acest caz, trebuie să dea dovadă de respect și tact, mai ales în raport cu angajații care și-au îndeplinit cu conștiință atribuțiile. Există aici un factor uman, când un angajat primește un prejudiciu moral din cauza pierderii unui loc de muncă. Este manifestarea de delicatețe care nu va permite agravarea situației deja dificile a unei persoane, ceea ce înseamnă că nu va provoca proteste în el și nu o va obliga să facă un pas extrem - introducerea unui proces.

Modificările aduse tabelului de personal trebuie în primul rând justificate. Informațiile trebuie aduse la cunoștința angajaților, iar persoana căreia i se încredințează responsabilitatea efectuării controlului trebuie să raporteze asupra rezultatelor muncii depuse. Angajatorul trebuie să aibă elementele de bază ale alfabetizării juridice și să evite conflictele de muncă inutile, pentru că există categorii mai vulnerabile de lucrători care sunt asigurați împotriva căderii în lista de concedieri.

Tabelul de personal este o formă convenabilă de sistematizare a datelor privind numărul de personal al unei organizații în contextul diviziilor structurale și luând în considerare statul de plată. Menținerea unui tabel de personal este obligatorie pentru toate întreprinderile. Acesta este unul dintre principalele documente ale companiei, afișează întreaga structură a întreprinderii, precum și fondul de salarii.

Personal: caracteristici de management

Lista de personal afiseaza structura de personal a intreprinderii, defalcata pe departamente, posturi, profesii si tinand cont de fondul de salarii (salarii tarifare si indemnizatii pentru posturi). Acest document include toate unitățile structurale, inclusiv posturile vacante.

Completarea acestui document este obligatorie pentru fiecare întreprindere; pentru aceasta, puteți utiliza formularul unificat T-3 sau puteți crea propriul exemplu de tabel de personal. Formularul T-3 dezvoltat de Comitetul de Stat pentru Statistică este clar de completat și ușor de utilizat, așa că majoritatea întreprinderilor preferă să-l folosească.

Tabelul de personal este alcătuit pentru întreaga companie în ansamblu, luând în considerare toate diviziile și sucursalele. Pentru o sucursală se poate întocmi un document separat, dar acesta trebuie inclus în graficul structurii de personal a companiei în ansamblu.

Tabelul de personal se întocmește la începutul întreprinderii, perioada de valabilitate a acesteia este stabilită de companie în mod independent. Totodată, data întocmirii și data expirării trebuie indicate pe document. Majoritatea companiilor fac personal pentru un an, dar dacă compania nu o face schimbări semnificative, poate fi întocmit pentru câțiva ani.

În cazurile de redenumire a posturilor și departamentelor, introducerea de noi unități structurale, restructurare structura organizationala companiile, reducerea personalului trebuie neapărat să facă modificări în tabloul de personal.

Modificările se fac la ordinul șefului. Comanda poate fi:

• a face modificări (cu modificări unice, de exemplu, adăugarea unei noi poziții);
• să întocmească un nou tabel de personal (recomandat de cel mult 6 ori pe an).

Modificările în tabelul de personal trebuie notificate în scris angajaților care sunt afectați de aceste modificări.

Specialiștii departamentului de personal sau departamentului de contabilitate sunt numiți responsabili cu întocmirea tabelului de personal, dacă firma este mică, acest lucru poate fi făcut de către șef.

Tabelul de personal conține elemente ale unui secret comercial (de exemplu, suma salariului), prin urmare este întocmit într-un singur exemplar și stocat în departamentul de contabilitate, dacă este necesar, se poate întocmi o copie pentru manager. Numai acea parte a documentului care se referă la domeniul lor de responsabilitate este comunicată șefilor diviziilor structurale. Informațiile despre posturile vacante sunt furnizate departamentului de personal.

Lista personalului nu include informații cu numele persoanelor care ocupă funcții individuale. Aceste date sunt introduse într-un document separat neobligatoriu pentru companii - Personal sau înlocuiri, acest document poate duplica tabelul de personal exemplu doar cu o coloană suplimentară cu numele complet al angajatului.

Un exemplu de structură de personal

Personalul întreprinderii trebuie să includă următoarele secțiuni:

1. Numele companiei și codul OKPO.
2. Data documentului, numărul și data expirării.
3. Enumerarea subdiviziunilor structurale ale firmei. Dacă firma este asociată cu serviciu public sau cu conditii periculoase producție, atunci numele diviziilor trebuie să se potrivească exact cu clasificatorii de stat și industrie, cărți de referință și documente de reglementare pentru a nu provoca probleme în obţinerea de pensii preferenţiale pentru angajaţi.
4. Codurile departamentelor. Pentru fiecare divizie din întreprindere, este determinat un cod separat, care afișează locul diviziei în structura generală a companiei, ceea ce simplifică foarte mult fluxul de lucru al companiei.
5. Titluri de post. Toate pozițiile companiei trebuie să fie afișate pe departament. Numele trebuie să corespundă clasificatorului întreg rusesc al profesiilor.
6. Numărul de personal care este prevăzut pentru fiecare post. Dacă ar trebui să lucreze cu normă parțială sau cu jumătate de normă, atunci indicatorii corespunzători sunt introduși în tabelul de personal - 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 etc.
7. Tarife pe poziție, indicate în ruble, procent din vânzări sau alți indicatori (în funcție de sistemul de salarizare ales la întreprindere).
8. Indemnizații, bonusuri pentru fiecare poziție. Ele pot fi, de asemenea, afișate atât în ​​ruble, cât și în procente.
9. Suplimentări pentru condiții dăunătoare de muncă, care sunt aprobate conform unei scheme speciale.
10. Salariul total, ținând cont de indemnizații etc. Din această coloană, este ușor și simplu pentru manager să vadă statul de plată pe lună.
11. Notă. Dacă calculul salariilor este foarte complex, atunci puteți introduce numărul documentului în această coloană, care descrie calculul detaliat.
12. Semnătura șefului, precum și a contabilului șef și a șefului serviciului de personal.
13. Ordinul liderului.

Dacă angajatul nu ocupă o anumită poziție, dar este implicat în efectuarea de muncă temporară, atunci acest lucru ar trebui inclus și în tabelul de personal.

La completarea salariilor și indemnizațiilor tarifare apar adesea erori, acestea putând fi corectate prin tăiere și corectare cu semnătura interpretului.

Rolul personalului în întreprindere

La alcătuirea tabelului de personal, trebuie să respectați cu atenție regulile, deoarece este adesea folosit ca probă în litigii și atunci când solicitați o pensie. Acest document are o perioadă de valabilitate permanentă.

Din document, managerul poate analiza structura întreprinderii, numărul de posturi, fondul de salarii și poate face comentarii.

În unele cazuri, în timpul angajării, un salariat trebuie să fie familiarizat cu evidența funcției sale din tabelul de personal, dacă contractul său de muncă indică faptul că salariul este format conform tabelului de personal.

Un angajat poate solicita și un extras din lista de personal cu date privind funcția și salariul său, este important ca acest document să conțină date referitoare doar la acest angajat.

organe de stat ( Oficiu fiscal, Fondul de pensii, FSS etc.) adesea necesită personal în procesul de inspecții.

„Departamentul HR”, 2008, N 1

Întocmim un tabel de personal

Personalul este un document important de personal pentru orice organizație. Dar întrebarea este: angajatorii, indiferent de forma organizatorică și juridică, sunt obligați să aibă un tabel de personal și, dacă da, cum să îl întocmească corect și cum se modifică acesta?

Tabelul de personal este documentul principal pentru evidențele de personal. A lui formă unificată N T-3 aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 N 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia”. Conform acestui Decret, formularele unificate pentru contabilitatea personalului ar trebui să fie utilizate de persoanele juridice de toate formele organizatorice și juridice. Lista de personal conține o listă a unităților structurale, posturilor, specialităților, profesiilor, informații despre numărul de unități de personal, salariile oficiale, indemnizațiile și salariile lunare. Poate fi întocmit atât sub forma unui document unic pentru organizație în ansamblu, cât și pentru diviziunile sale structurale individuale. Lista de personal se semnează de șeful serviciului de personal și de contabilul șef, dacă este cazul, poate fi semnată de șefii de direcție structurale. Tabloul de personal se aprobă prin ordin al conducătorului organizației sau al unei persoane împuternicite de acesta și este principalul document care determină structura organizatorică și stabilește funcționarul și putere organizatii.

Ce înțelegem prin personal?

Există multe definiții diferite ale conceptului de „personal”, din care rezultă că acesta este un document organizațional și administrativ care reflectă structura organizației. Conține o listă de posturi cu indicarea numărului și a salariilor acestora. Tabelul de personal reflectă și valoarea indemnizațiilor și plăților suplimentare care există în această organizație, în raport cu anumite posturi.

Adesea, liderii diferitelor organizații nu știu exact cine ar trebui să întocmească tabelul de personal și să-i facă modificări. În organizațiile mari în care numărul de angajați depășește 500 de persoane, există fie un serviciu de personal, fie un departament de personal care se ocupă de gestionarea evidenței personalului. Dar în întreprinderile mici sau antreprenori individuali fără formarea unei persoane juridice, al cărei număr de angajați nu depășește 50 de persoane, atât angajații departamentului de contabilitate, cât și șeful sau antreprenorul însuși pot fi implicați în întocmirea tabloului de personal. În organizațiile cu peste 100 de angajați, managerul atribuie funcțiile de gestionare a evidenței personalului fie managerului de birou, fie consilierului juridic. În prezent, astfel de organizații preferă să angajeze un avocat cu funcțiile de lucrător al personalului, „omorând astfel două păsări dintr-o singură piatră”. Dar, în orice caz, procesul de formare a tabelului de personal este destul de complicat și constă din mai multe etape, prin urmare, necesită implicarea nu numai a angajaților servicii de personal dar şi economişti.

Etapele personalului

Înainte de a începe pregătirea tabelului de personal, este necesar să se determine structura organizatorică a organizației, adică să se afișeze schematic unitățile structurale, precum și ordinea subordonării și relațiilor lor între ele. Apoi trecem la următoarea etapă - întocmirea unui tabel de personal și aducerea acestuia în forma corespunzătoare conform formularului unificat N T-3 „Personal”. Este ușor de completat, dar există câteva lucruri de reținut. De exemplu, numele organizației este indicat în strictă concordanță cu numele care apare în acte fondatoare. Dacă o organizație are atât un nume complet, cât și un nume prescurtat, oricare dintre ele poate fi utilizat. Completarea coloanelor pentru data și numărul documentului este puțin probabil să provoace dificultăți, dar pentru organizațiile mari în care se fac adesea modificări la tabelul de personal, este recomandabil să se introducă o numerotare separată pentru tabelul de personal.

Data tabelului de personal nu coincide întotdeauna cu ora de începere a acțiunii sale, prin urmare, într-o formă unificată, este prevăzută coloana „Perioada de personal pentru perioada ______ de la „___” ________ 20__, adică o dată specifică din în care intră în vigoare personalul.

De asemenea, în formă unificată, într-o coloană separată, se aplică data și numărul ordinului șefului de aprobare a tabloului de personal. Vă rugăm să rețineți: personalul poate fi aprobat o singură dată și poate fi valabil pe termen nelimitat. În acest caz, pentru a lucra cu documentul, ar trebui să se țină cont de toate modificările și completările făcute de comenzile (comenzile) șefului, ceea ce în practică nu este întotdeauna convenabil. Datorită faptului că nu există restricții privind numărul de modificări de personal pentru organizațiile comerciale, este mai bine să introduceți un nou tabel de personal cu fiecare modificare.

Acum luați în considerare coloana „Unitate structurală”. Organizatii comerciale, de regulă, denumirea diviziunilor structurale este determinată independent, ghidată de concepte și definiții general acceptate (nu este de dorit să numim obscure diviziunile structurale cuvinte străine). Dar există organizații în care o serie de beneficii oferite angajaților depind de numele unității structurale indicate în tabelul de personal (de exemplu, medical și institutii de invatamant, intreprinderi care includ facilitati de productie cu condiții dăunătoare muncă). În acest caz, reflectarea corectă a numelor unităților structurale în tabelul de personal este foarte importantă. Pentru a facilita munca în desemnarea diviziilor structurale, există clasificatoare industriale ale industriilor periculoase sau nomenclaturi pentru numele diviziilor structurale, precum și cărți de referință privind tarifele și calificările, clasificatorii întregi ruși, Lista industriilor, atelierelor, profesiilor și posturilor. , aprobat prin Decretul Comitetului de Stat al Muncii al URSS și al Prezidiului Consiliului Central al Sindicatelor Pano-Sindicate din 25 octombrie 1974 N 298 /P-22, loc de muncă în care dă dreptul la pensie pentru limită de vârstă la condiţii preferenţiale.

De regulă, sunt indicate mai întâi diviziile structurale ale administrației (conducere, contabilitate, departament personal etc.), apoi diviziile de producție, iar la final diviziile de service și suport (compartiment aprovizionare, servicii reparații etc.).

Coloana N 3 „Postul (specialitate, profesie), categorie, clasa (categoria) de calificare” se completează în strictă conformitate cu cărțile de referință tarifare și calificare și Clasificator integral rusesc poziţiile angajaţilor şi profesiile lucrătorilor. Atunci când se determină numele posturilor incluse în tabelul de personal al organizației, ar trebui să fie ghidat de Clasificatorul rusesc al profesiilor muncitorilor, al pozițiilor angajaților și al categoriilor de salarii OK 016-94, aprobat prin Decretul Standardului de stat al Rusiei din 26 decembrie. , 1994 N 367. În numitul Clasificator, în special, funcțiile de salariați în Potrivit Ghid de calificare posturi de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii din Rusia din 21 august 1998 N 37).

Secvența de completare a acestei coloane pentru fiecare unitate structurală este individuală, ținând cont de specificul unei anumite organizații. De regulă, sunt localizate mai întâi funcțiile șefului unității structurale, adjuncții săi, apoi specialiștii conducători și șefi, apoi executanții. Dacă unitatea structurală are atât personal ingineresc, cât și tehnic și muncitori, este necesar să se aloce mai întâi ingineri, apoi muncitori.

Pot apărea întrebări cu privire la procedura de completare a coloanei 4 „Număr de unități de personal”. Numărul de unități de personal ale organizațiilor finanțate de la bugetul federal sau regional este determinat de organizațiile superioare. Numărul de unități de personal întreprindere comercială este determinată de nevoile sale în anumite tipuri de lucrări, de gradul de urgență al implementării acestora și de fezabilitatea economică. Dacă organizația prevede întreținerea unei unități de personal incomplete, la completarea coloanei 4, numărul de posturi incomplete de personal este indicat în cotele corespunzătoare, de exemplu 0,25 (Instrucțiuni de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă primară, aprobate). prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 N 1).

Cum se stabilesc salariul (tarifa)?

În conformitate cu art. 129 din Codul Muncii al Federației Ruse, un salariu (rata tarifară) este înțeles ca o sumă fixă ​​de remunerație pentru un angajat pentru îndeplinirea unui standard de muncă ( sarcinile de serviciu) o anumită complexitate (calificare) pe unitatea de timp.

Tarifele sunt un instrument de tarifare a remunerației unui angajat în organizațiile bugetare în conformitate cu Unified barem tarifar. Dar trebuie remarcat faptul că Guvernul Federației Ruse a emis Decretul din 22 septembrie 2007 N 605 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind stabilirea sistemelor de salarizare pentru angajații federali. institutii publiceși personalul civil", care a determinat baza tranziției la noi sisteme de salarizare și a împuternicit instituțiile bugetare să stabilească în mod independent salariile, compensațiile și alte plăți. Organizațiile comerciale stabilesc salariile în mod independent pe baza capacităților lor financiare. Trebuie menționat aici că suma de salariul sau tarifele în conformitate cu articolul 133 din Codul Muncii al Federației Ruse nu pot fi mai mici decât cele stabilite legal dimensiune minimă salariile.

În forma unificată N T-3 există mai multe coloane (N N 6, 7, 8) combinate denumirea comună"suprataxă". În Codul Muncii actual nu există o definiție clară a conceptului de „suprataxă”.

Principalul lucru care trebuie luat în considerare la formarea tabelului de personal sunt cele două forme principale de plată a indemnizațiilor: 1) procent - este stabilit ca procent din salariul oficial, iar în cazul modificării mărimii salariului (rata), mărimea indemnizației se modifică automat; 2) sub forma unei sume fixe - poate ramane constanta chiar si atunci cand salariul (rata) se modifica.

Dacă angajatorul nu poate completa aceste coloane în ruble, de exemplu, din cauza faptului că indemnizațiile sunt stabilite pentru angajat în procente sau coeficienți, este permisă indicarea procentelor (coeficienților) în coloanele corespunzătoare. În cazul unei modificări a dimensiunii acestuia din urmă, puteți pune liniuțe în coloanele corespunzătoare, iar în coloana 10 „Notă” faceți un link către documentul care reglementează această modificare. De exemplu, bonusul angajatului Departe in nord variază în funcţie de durata experienţei „nordic”. Prin urmare, la completarea tabelului de personal în coloanele „Supertaxe” puteți pune liniuțe (în lipsa altor indemnizații), iar în coloana 10 faceți o trimitere la actul juridic de reglementare relevant care reglementează stabilirea sporurilor procentuale la salarii pentru angajații din nordul îndepărtat. Alte plăți de stimulare, altele decât indemnizațiile, nu sunt afișate în tabelul de personal, adică nu este necesar să se reflecte într-un formular unificat N T-3, de exemplu, bonusuri.

Una dintre cele mai frecvente întrebări este cum să ne asigurăm că angajații din aceleași posturi primesc un salariu corespunzător nivelului lor de calificare, respectând în același timp principiile egalității definite în Codul Muncii? Aici pot fi mai multe răspunsuri, dar practic problema se rezolvă prin stabilirea unui salariu „standard” pentru toți angajații care lucrează într-o anumită funcție sau profesie, iar remunerarea angajaților mai calificați se face prin stabilirea indemnizațiilor personale pentru o anumită perioadă. Când salariatul își confirmă calificările prin ordin al șefului, indemnizația se stabilește pentru perioada următoare.

Când se fac modificările de personal?

Modificările la tabelul de personal se fac atunci când numărul sau personalul angajaților este redus. Când numărul este redus, unitățile individuale sunt excluse, iar când personalul este redus, unitățile individuale sunt excluse. În același timp, angajații care înlocuiesc posturi reduse sau care lucrează în profesii reduse sunt supuși concedierii conform articolelor relevante. Codul Muncii. În cazul în care este necesară introducerea de noi posturi sau unități structurale în legătură cu măsuri organizatorice, se poate modifica și tabloul de personal.

Cum se fac modificări în tabelul de personal?

Să începem cu faptul că formatele formularelor indicate în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare sunt recomandate și se pot modifica (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 N 20 „Cu privire la aprobarea Procedurii pentru utilizarea formelor unificate de documentație contabilă primară”), dar codul rămâne neschimbat, numărul formularului, denumirea documentului. Eliminarea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă.

Modificările introduse trebuie să fie formalizate prin documentul organizatoric și administrativ relevant al companiei - un ordin (instrucțiune) al șefului organizației sau al unei persoane autorizate de acesta.

Angajatorul poate schimba tabelul de personal ori de câte ori dorește. În cazul unei dispute cu privire la concedierea salariaților din cauza reducerii personalului, oportunitatea schimbării tabloului de personal nu este luată în considerare de către instanțele de judecată. Însă, dacă angajatorul nu are un tablou de personal, acesta este lipsit de posibilitatea de a efectua o reducere a numărului sau a personalului de angajați. Mai exact, în cazul unei dispute, acesta nu va putea documenta legitimitatea acestor acțiuni.

Iată exemple de ordin de aprobare a tabelului de personal și de ordin de modificare a tabelului de personal.

│ Comanda N 01 │

│Cu privire la aprobarea tabloului de personal │

│Pentru a determina structura organizatorica, pozitia si numarul│

│alcătuirea și aprobarea statul de plată lunar al SRL Zvezdochka│

│ COMAND: │

│2. Controlul asupra executării prezentului ordin este încredințat șefului

│contabil A.I. Ivanov. │

│ Petrov │

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Societatea cu răspundere limitată„Asterisc” │

│ Comanda N 12 │

│Cu privire la modificările aduse tabelului de personal │

│Pentru a raționaliza structura de personal a Zvezdochka LLC │

│ COMAND: │

│Introduceți următoarele modificări în tabelul de personal: │

│post de director de birou (divizia „Administrare”), în cantitate│

│1 unități, salariu - 9000 de ruble. 00 cop. │

│ (subdiviziunea „Departamentul Transport”) în valoare de 3 unități, salariu -│

│8000 de ruble. 00 cop. │

Noul tabel de personal nu este valabil. │

│5. Controlul asupra executării prezentului ordin este încredințat șefului

│contabil A.I. Ivanov. │

│Anexă: personal pe 1 foaie. │

│ Petrov │

│Director general al Zvezdochka LLC ------ A.A. Petrov │

│Familiarizat cu ordinul: Ivanova │

│contabil șef ------- A.I. Ivanova │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

În multe organizații, este obișnuit să se întocmească o listă de personal - aranjament. Acest document este foarte convenabil pentru specialistul HR. Lista de personal vă permite să determinați rapid numărul de posturi vacante și locuri ocupateîn organizație, precum și mărimea și tipurile de indemnizații. Pentru a crea un astfel de document, nu trebuie să „inventezi o roată”. Puteți lua formularul de angajare adăugând coloana „numele angajatului”. Astfel, va fi clar în ce departament lucrează un anumit angajat, ce funcție ocupă, la ce indemnizații are dreptul.

Expert Jurnal

"Departamentul de Resurse Umane"

Semnat pentru tipărire

Fluxul de documente este necesar pentru a urmări diverși indicatori de performanță ai companiei în dinamică. Fără el, organizarea proceselor este destul de haotică. Pentru că în lumea modernă personalul este principalul atu al fiecărei companii, documente legate de management prin resurse umane trebuie efectuată cât mai exact și corect posibil.

Unul dintre aceste documente este tabelul de personal, ale cărui detalii sunt discutate în acest articol. Vă permite să setați personalul diviziilor organizației, să analizați structura organizatorică și sistemul de remunerare și, de asemenea, facilitează procesul de recrutare a personalului pentru posturile vacante din companie.

Pentru ce este acest document, este obligatoriu?

Tabloul de personal este necesar pentru a putea justifica situațiile de concediere a salariaților ca urmare a reducerii de personal în cazul în care aceștia se adresează instanței. Poate servi și ca justificare (din cauza absenței unei anumite poziții). Prin urmare, pregătirea competentă a acestui document stă la baza apărării juridice a intereselor companiei.

În plus, companiile de inspecție (în special, inspectoratul de muncă) solicită adesea prezența acestuia în timpul inspecțiilor. Absența unui document se încadrează în încălcarea legii Federației Ruse privind protecția muncii. În consecință, conform Codului de infracțiuni administrative al Federației Ruse (articolul 5.27), o organizație care nu furnizează un program riscă o amendă în termen de la 30 la 50 de mii ruble. În plus, funcționarul va fi amendat (suma variază de la 1 la 5 mii ruble).

În fine, fără un tablou de personal, nu se poate dovedi că la momentul reducerii, societatea nu avea posibilitatea de a oferi angajaților posturi alternative vacante.

Prin urmare, prezența acestei lucrări nu este obligatorie din punctul de vedere al legislației Federației Ruse, iar în teorie decizia impozitului sau inspectoratul muncii amenzile pot fi contestate în instanță. Cu toate acestea, în practică, documentul ar trebui să fie menținut de orice companie pentru a preveni posibil situatii conflictuale. În același timp, este important de înțeles că pentru organizațiile bugetare prezența acestuia este consacrată prin lege.

Cerințe pentru acesta

Deoarece tabelul de personal este un așa-numit regulament local, nu există atât de multe cerințe speciale pentru acesta:

• Una dintre principalele este faptul că societatea este obligată să întocmească acest document în conformitate cu cele stabilite lege federala formular unificat T-3. Nu îl puteți scurta (trebuie să fie prezente toate elementele necesare), dar puteți introduce date suplimentare.
• Programul trebuie pus la punct din prima zi a lunii.
• Este foarte important ca fiecare pagină să fie numerotată.
• Documentul trebuie să fie capsat, să aibă sigiliul organizației, semnătura șefului și a persoanei responsabile de întocmire.

Cine compilează?

În prezent, legislația nu definește clar cine ar trebui să fie implicat în elaborarea documentului.

În companiile cu o structură organizatorică ramificată, responsabilitatea întocmirii poate reveni angajaților din următoarele departamente:

• serviciul de personal;
• contabilitate;
• departament juridic (cea mai puțin obișnuită situație).

În firmele mici, acest lucru poate fi făcut de către șeful sau orice altă persoană autorizată de acesta. În acest caz, se face o comandă pe numele unui anumit angajat care va lucra cu acest document. O altă opțiune pentru a determina cine este responsabil este de a indica acest fapt în Descrierea postului sau contract de munca.

Pentru a simplifica procedura de compilare, este necesar să prescrieți nuanțele acesteia în instrucțiunile pentru munca de birou:

• termeni și reguli de bază pentru dezvoltarea/introducerea modificărilor;
• formularul de comandă pentru aprobarea orarului și modificărilor;
• persoane responsabile pentru formarea documentului și semnarea comenzilor;
• angajații cu care este necesară coordonarea proiectului de orar sau modificările acestuia;
• alcătuirea actelor normative care reglementează toate aspectele legate de aceasta.

Cum se pretinde?

După întocmirea tabelului de personal, acesta trebuie aprobat. Înainte ca formularul final de semnare să fie gata, este necesar să îl coordonați cu angajații specificati în instrucțiuni.

După aceasta, trebuie făcută afirmația prin comandă sau comandă specială, care trebuie semnat fie de șeful companiei, fie de o persoană împuternicită. Ordinul trebuie să indice datele de compilare, aprobare și intrare în vigoare - acestea pot coincide sau diferi unele de altele, dar data intrării în vigoare nu poate fi anterioară datei pregătirii sau aprobării.

Structura și ordinea umplerii

În primul rând, formularul unificat trebuie să conțină o serie de detalii (sunt necesare pentru fiecare document contabil):

• denumirea și numărul documentului;
• data întocmirii acestuia;
• Numele companiei;
• confirmarea faptului de desfășurare a activităților și exprimarea valorii de măsurare naturală sau monetară;
• numele și semnătura persoanei responsabile de corectitudinea întocmirii.

Tabelul trebuie să includă următoarele informații (de la stânga la dreapta):

• subdiviziune structurală;
• cod departament;
• poziția, gradul, clasa de calificare (de exemplu, inginer de categoria I);
• numărul de unități de personal;
• salariu (indicat în ruble, unitățile de măsură sunt doar în antetul tabelului - de exemplu, 20.000,00);
• indemnizații (în ruble) - de exemplu, pt grad. Le sunt alocate 3 coloane;
• total, frecare. - această coloană indică valoare totală salariile;
• Notă.

După completarea tuturor coloanelor din tabel, trebuie să completați rândul „Total”. Este necesar să însumați toate valorile în coloane (suma salariilor, câte unități de personal vor fi etc.). După aceea, se pun semnăturile și sigiliul necesare.

Puteți urmări procesul de formare și completare a programului 1C în următorul videoclip:

Cum să faci o schimbare?

Pentru 2019, există 2 modalități principale de a face modificări în tabelul de personal:

1. Deci, puteți modifica direct acest document creând unul nou, care va avea următoarele număr de înregistrare. în care versiune noua trebuie aprobat prin ordin pentru activitatea principală.
2. Cu toate acestea, de cele mai multe ori modificările sunt destul de minore. În acest caz, este suficient să faceți modificări. Ordinul poate fi apelat după cum urmează: „La schimbarea tabelului de personal” sau „La efectuarea de modificări la tabelul de personal”.

Cu toate acestea, această procedură trebuie să fie justificată. Acestea pot fi următoarele motive:

• necesitatea optimizarii activitatilor administrative;
• îmbunătățirea structurii organizatorice a companiei;
• reorganizare;
• eliminarea dublării funcțiilor și formarea centrelor de responsabilitate;
• modificări în legislația Federației Ruse;
• necesitatea de a organiza măsuri pentru îmbunătățirea activităților unui anumit departament din companie;
• reducerea activitatii principale, extinderea sau diversificarea acesteia.

Dacă postul unui angajat este redenumit, trebuie să obțineți acordul scris al acestuia înainte de a face modificări.

Perioada de valabilitate și frecvența de compilare

În legislația Federației Ruse nu există norme care să reglementeze frecvența personalului. Dacă firma nivel inalt fluctuatia personalului, este indicat sa o compilati o data pe luna. Cu toate acestea, cel mai adesea o fac la fiecare 6 sau 12 luni, dacă este necesar, făcând doar modificări. Acest lucru se datorează faptului că un astfel de program este un așa-numit document de planificare.

De asemenea, este posibil să se întocmească un formular T-3 pentru câțiva ani - dar acest lucru poate fi făcut doar de acele firme care nu intenționează să ajusteze personalul, să introducă noi posturi sau să elimine unele dintre cele existente.

Prin urmare, această opțiune nu poate fi considerată ca fiind oportună la momentul anului 2019 - condițiile de criză obligă organizațiile să schimbe în mod constant diverse aspecte ale activităților lor.

În ceea ce privește perioada de păstrare, deocamdată, documentul trebuie păstrat de societate în termen de 3 ani. în care termen dat calculat din anul următor după anul în care orarul a încetat să mai fie valabil. Aranjamentele de personal (care pot servi ca o alternativă ușoară la lucrarea în cauză) trebuie păstrate timp de 75 de ani.