• Ремонт
• Ремонт
• Вътрешен дизайн
• За всичко
• Относно ВиК

Какви документи са необходими за командировка в... Служителят остава в командировка за уикенда или отива в командировка по-рано. Формуляр на пътен лист за лек автомобил за командировка

От януари 2015 г. това е много важна промяна, която беше подготвена предварително. Влязоха в сила и други изменения, които определят реда и особеностите на изпращане на служители в командировки. Промените и новите Правила за командировките бяха одобрени с Указ на правителството на Руската федерация № 1595 от 29 декември 2014 г. (наричан по-долу Правилника).

Въпреки факта, че изглежда, че животът е опростен за работодателите и служителите, възникват редица въпроси за това какво да се прави в дадена ситуация, когато служител е изпратен в командировка в съответствие с новите правила. Например, как да вземем предвид разходите сега, какви документи да приемем от служител като отчет, как да плащаме данъци върху командировки и т.н. Ще разгледаме тези и други характеристики на изпращане в командировки в тази статия.

Ситуация №1.Възможно ли е да се приемат командировъчни без документални доказателства за пътни и квартирни разходи, но само ако има отчет (служителят е използвал личен транспорт и е живял при роднини)?

Да, можеш.Действащото законодателство не установява задължение на служителя да докладва за разходите Париразпределени като дневни пари. В съответствие с клауза 10 от Правилника не се изисква потвърждение за изразходването на дневни надбавки. Въпреки това организацията е длъжна да потвърди факта и продължителността на престоя на своя служител в командировка. Основното потвърждение за това са документите за пътуване, предоставени от служителя при завръщане на основното място на работа (клауза 7 от Правилника).

В случай на загуба или сериозна повреда на документ, потвърждаващ пътуването, служителят трябва да предостави негов дубликат или копие на разположение на транспортна компаниякой е извършил транспортирането на лицето, което трябва да отразява времето, цената, маршрута на пътуването, както и данните на транспортираното лице (писмо на Министерството на финансите на Руската федерация № 03-03-05 /18 от 02.05.2010 г.).

Ако служителят е пътувал до мястото на работа и обратно с лично превозно средство, тогава при връщане той трябва да предостави бележка и документи, потвърждаващи прякото използване на автомобила (разписки за бензиностанция, чекове и др.), Както и предварителен отчет ( клауза 7 от Правилника). Ако има няколко служители, всеки от тях трябва да предостави отделно посочените документи (т.е. бележка и доклад).

Забележка,заповед за изпращане в командировка също е потвърждение, че служителят е в командировка.

Що се отнася до потвърждението на пребиваването на служителя при роднини или приятели, следва да се отбележи следното. С анулирането на удостоверението за пътуване бяха решени редица трудности, които организацията срещна при отразяване в посочения документ на факта на пребиваване на служителя при роднини. Както бе споменато по-горе, в момента законодателството не съдържа разпоредби, изискващи от лицето да потвърди факта на пребиваване при роднини или приятели. Все пак, за да се избегнат недоразумения този фактследва да се отрази в бележката и отчета за разходите.

Ситуация №2.Задължена ли е организацията да изплаща дневни на служител, който е бил в командировка за един ден?

Не е задължително, но може.Въпросът за плащането на дневни пари за еднодневни командировки е по преценка на организацията (параграф 4, клауза 11 от Правилника). Преди това Министерството на финансите зае различна позиция, като посочи, че данъкоплатецът няма право да взема предвид разходите за изплащане на дневни, когато служителите му пътуват за един ден. В момента официалната позиция на министерството позволява на организацията да включи разходите за заплащане на дневни за еднодневна командировка като част от други разходи (писмо на Министерството на финансите № 03-03-06/1/ 18005 от 21.05.2013 г.).

Ситуация №3.Може ли ръководителят със своя заповед да установи дневни пари за командирован служител в размер, по-голям от посочения в колективния трудов договор? Ако да, може ли тази сума да бъде включена в разходите за данък върху дохода?

Да може би.Законодателството не установява максимален размер на дневните пари, изплащани при изпращане на служител в командировка. Въпреки това няма да е възможно цялата сума да се отчете като разход за приходи. Въпреки факта, че стандартизацията на дневните надбавки беше премахната с Федерален закон № 158 от 22 юли 2008 г., тези разходи могат да бъдат взети предвид само в размера, в който са отразени в колективния договор. Например, ако договорът определя дневната надбавка в размер на 1000 рубли, а по нареждане на управителя в размер на 1500 рубли, тогава само 1000 рубли могат да бъдат включени в разходите за данък върху доходите и 500 рубли. ще трябва да се плаща от нетната печалба (писмо на Министерството на финансите № 03-03-06/1/206 от 01.04.2010 г.).

Има още един нюанс, свързан с данъчното облагане на суми на дневни надбавки, надвишаващи лимита, определен от закона. Съгласно параграф 3 на чл. 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация, данъкът върху доходите на физическите лица не се начислява върху доходите под формата на дневни надбавки в размер, който не надвишава 700 рубли. за командировки в страната и 2500 рубли. при . Всичко, изплатено на служителя над тази сума, се облага с данък върху дохода от 13%. Пример. Когато изпращате служител в командировка, от дневна надбавка от 2000 рубли ще трябва да начислите 13% данък върху 1300 рубли. (2000 - 700 rub.).

Ситуация №4.Може ли една организация да вземе предвид като част от разходите за данък върху доходите разходите за настаняване на служител, който е бил в командировка, ако не са му предоставени подкрепящи документи за наемане на жилище? Изисква ли се тази сума да се облага с данък върху доходите на физическите лица?

Не той не може.Няма да е възможно тези разходи да се вземат предвид като разходи за данък върху дохода. Освен това в тази ситуация организацията може да откаже да компенсира на служителя разходите за наемане на жилищни помещения. Всъщност, в съответствие с изискванията на закона, разходите се считат за оправдани, ако са документирани (клауза 1 от член 252, клауза 12 от клауза 1 от член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, клаузи 10, 11, 26 от Правилника).

По този начин следните документи могат да послужат като потвърждение на разходите за жилище (Резолюция на Федералната антимонополна служба № A26-1621/2007 от 26 февруари 2088 г.):

• хотелска сметка;
• разписки за получаване касов ордер;
• договор за наем на жилище;
• друг документ, потвърждаващ пребиваването на служителя.

Ако документите са изгубени, повредени или липсват (и копия не могат да бъдат получени), организацията по своя инициатива може да компенсира разходите за живот на служителя, но няма да може да ги вземе предвид като разходи за данък върху дохода, както е споменато по-горе .

Относно облагането на тези разходи с ДДФЛ следва да се отбележи следното. Разходите над тези, установени в клауза 3 на чл., се облагат с данък върху дохода. 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация на дневни надбавки, независимо дали са изразходвани за наемане на жилище или за други цели.

Организацията също ще трябва да плати, ако на служителя бъдат възстановени посочените разходи (клауза 2 на член 9 от Федералния закон № 212 от 24 юли 2009 г.).

Ситуация №5.Каква е процедурата за потвърждаване на продължителността на престоя на служител в командировка, ако той е пътувал до мястото на командировка и обратно със служебен транспорт?

Няма специални правила.Законодателството, по-специално Правилникът, не установява специални правила за потвърждаване на продължителността на престоя в командировка при използване на официален транспорт. В тази ситуация потвърждението може да служи като пътен лист (формуляр № 3, одобрен с Резолюция на Държавния комитет по статистика № 78 от 28 ноември 1997 г.).

Тъй като този формуляр не е задължителен, организацията, когато изпраща служител в командировка, има право да разработи самия формуляр. пътен лист(Информация на МФ № ПЗ-10/201 от 04.12.2012 г.). Въпреки факта, че пътният лист е съставен в свободна форма, той трябва да съдържа следните задължителни данни (клауза 2 от Заповед на Министерството на транспорта № 152 от 18 септември 2008 г.):

• Номер и дата;
• Валидност;
• Информация за собственика на автомобила;
• Информация относно превозно средство;
• Информация за водача.

Ситуация №6.Възстановяват ли се на командирован работник пътните разходи в обществения транспорт (ж.п., метро, наземен транспорт) до мястото на командировка и обратно?

Да, ако са документирани.Клауза 12 от Правилника предвижда компенсиране на разходите за служител при пътуване до и от командировка с обществен транспорт. Основно условие за признаване на тези разходи е наличието на документ за пътуване. Организацията може да възстанови и пътни разходи по време на командировка. Ако тези разходи са отразени в колективен договор или местен акт на организацията, те могат да бъдат взети предвид при изчисляване на данъка върху дохода.

Ситуация №7.Възможно ли е да се вземат предвид разходите за преместване на служител по време на командировка с такси като разходи за данък върху дохода? Ако да, какви документи трябва да бъдат потвърдени?

Мога.Ако посочените разходи са икономически обосновани и документирани (клауза 1 на член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация, клауза 24 от Правилника, член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, решение на Федералната антимонополна служба на Москва Район № Ф05-15227/13 по дело № А40-171903/2012 г. от 13.12.2013 г.). Потвърждение за пътуване до в такъв случайще бъде касова бележка или разписка за плащане. Таксиметровият шофьор няма право да откаже издаването на тези документи (клауза 111 от Постановлението на правителството на Руската федерация № 112 от 14 февруари 2009 г.).

Но това не е всичко. Заедно с един от тези документи служителят трябва да прикачи бележка, която отразява необходимостта от пътуване с този вид транспорт. В противен случай тези разходи могат да се считат за икономически неоправдани.

Ситуация №8.Когато е изпратен в командировка и получава дневни пари, служителят е длъжен, след като се върне на работното си място, да докладва за какви цели са изразходвани получените пари?

Не е длъжен.Действащото законодателство не установява задължението на служителя да докладва за изразходваните дневни надбавки. Организацията има право да включи тези разходи изцяло като разходи за данък върху дохода. В този случай не се изисква документално доказателство за изразходването на тези средства (параграф 12, параграф 3, член 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Но в същото време не всички разходи могат да бъдат класифицирани като дневни. Например разходите за храна, химическо чистене, пътуване с такси (без да се посочва обосновката за това пътуване), комуникационни услуги и други разходи, които нямат икономическа обосновка, не могат да бъдат взети предвид при изчисляване на данъчната основа за данък върху дохода.

Ситуация №9.Двама служители на организацията бяха изпратени в командировка. Разходите за жилище бяха изцяло поети от един от служителите, като плащаше на хотела си с банкова карта. Как да отчетем тези разходи за целите на данъка върху доходите и как да ги възстановим на служителя, извършил плащането?

Ако изпрати служителите си в командировка, организацията трябва да им плати аванс за пътни разходи, включително средства за наемане на жилищни помещения (клаузи 10-11 от Правилника).

При връщане от командировка служителите са длъжни да представят бележка, в която да бъдат отразени направените от тях разходи. При заплащане на жилищни разходи с банкова карта, служителят трябва да представи предварителен отчет с приложени оправдателни документи: банково извлечение за дебитиране на средства от картата, хотелска фактура за плащане на услугите по настаняване на двамата служители и обяснителна бележка за необходимостта да плащат със собствени пари.

След предоставяне на предварителни отчети организацията трябва да компенсира изцяло жилищните разходи на служителя.

По отношение на счетоводното отчитане на тези разходи за целите на данъка върху дохода трябва да се отбележи следното:

Възможно е тези разходи да се вземат предвид като част от разходите за данък върху дохода, ако са икономически обосновани и документирани изцяло (клауза 1 на член 252 и подточка 12 на клауза 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

НЕКА ОБОБЩИМ:

И така, както можете да видите, промените, направени в началото на 2015 г., направиха значителни промени по отношение на изпращането на служители в командировки, а също така премахнаха такъв документ като удостоверения за пътуване. В същото време има редица спорни въпроси, които бяха обсъдени в тази статия. И въпреки факта, че удостоверенията за пътуване са премахнати, служителите в командировка все още трябва да се явят, да представят документи за плащане на разходи за жилище, транспорт и т.н. Затова бъдете внимателни при регистриране на командировки, изплащане на дневни пари, възстановяване на разходи, плащане данъци и т.н. И също така следете промените в законодателството с нас.

Вижте също:

Отчитане на командировките от 8 август 2015 г.: списъкът с документи отново се промени

Следните промени са одобрени документи за пътуване. В началото на 2015 г. длъжностните лица отмениха удостоверение за пътуванеи редица други документи. И командировката започна да се потвърждава с документи за пътуване.

Но сега, освен билети, са подходящи и други документи. Например, ако служител е загубил самолетните си билети, командировката ще бъде потвърдена с фактури от хотела. Такива промени са предвидени в новото постановление на правителството на Руската федерация от 29 юли 2015 г. № 771. Документът е публикуван на 31 юли и ще влезе в сила на 8 август. От тази дата, ако служителят по някаква причина не може да осигури билети за пътуване, пътуването все още може да бъде доказано. Това означава, че можете да отписвате разходи без никакви проблеми.

Заповед за командировка

Служителят се изпраща в командировка по решение на работодателя. Решението определя периода, за който работодателят изпраща служителя в командировка. Този документ може да бъде издаден под формата на поръчка.

Компаниите могат да използват унифицирания формуляр № T-9 за съставяне на поръчка. Но ако желаете, тази форма може да бъде променена: премахнете ненужна информация, променете името, добавете важна информация. Например, по-добре е да опишете подробно целта, с която служителят отива на пътуване. И не се ограничавайте само до общата фраза „посещение на организация...“. В крайна сметка, въпреки факта, че вече не е необходимо да съставяте работно задание, писмената обосновка за пътните разходи ще бъде полезна в случай на одит.

Документи за пътуване

Нека първо разгледаме ситуация, при която служител е предоставил билети за пътуване. От 8 януари 2015 г. при изпращане на служител в командировка фирмите вече не трябва да издават командировъчен лист и служебно назначение. А продължителността на пътуването се определя от документите за пътуване.

Документи за пребиваване

Да приемем, че служител е загубил своите билети за пътуване. За да отпишете разходите за пътуване като разход, билетите трябва да бъдат възстановени. Но в същото време, без билети, вече можете да отпишете други разходи за служебни пътувания. При условие, че служителят е предоставил хотелска сметка или друг документ, потвърждаващ настаняването. Хотелските документи ще потвърдят продължителността на командировката.

Служебна бележка

Служител, който е бил в командировка с личен транспорт - кола или мотоциклет, трябва да представи бележка в счетоводството. Резолюция № 749 не уточнява съдържанието на бележката, която трябва да бъде съставена от служител, който е отишъл в командировка с личен автомобил. Казано е само, че в бележката трябва да се запише действителната продължителност на пътуването. Важно е да запомните, че този документ не потвърждава използването на автомобила, а периода на престой на мястото на командировка.

Необходима е бележка за изчисляване на дневните надбавки и потвърждаване на съответните данъчни разходи. Това означава, че трябва да съдържа данните, необходими за първичната сметка (част 2 на член 9 Федерален законот 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Те включват името и датата на документа, името на фирмата, съдържанието на търговската сделка, стойността на физическото измерване - броя на дните на пътуване, подписа на служителя. Също така препоръчваме да предоставите информация, която обикновено се съдържа във всеки документ за пътуване: време и място на заминаване и пристигане.

Предварителен отчет

Служител, получил пари за командировка, трябва да представи авансов отчет в рамките на три работни дни от датата на връщане (клауза 6.3 от Директива на Банката на Русия № 3210-U от 11 март 2014 г., клауза 26 от Правилника, одобрена от Постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749). Служителят трябва да приложи към него оригиналните документи, потвърждаващи разходите: разписки, BSO, пари в брой и разписки от продажби, билети, бордни карти и др.

Дневник за командированите работници

Новото постановление на правителството на Руската федерация № 771 премахна задължението за попълване на дневник на работниците, които отиват в командировки. От 8 август този документ вече няма да се изисква.

Всяка повече или по-малко голяма организация периодично изпраща своите служители на работни пътувания. В този случай служителят има право да заплати пътните си разноски. Има ли някакви особености при изчисляването на пътните разходи през 2015 г.?

КАК ДА ОПРЕДЕЛЯ КАКВО Е ПЪТУВНИ РАЗХОДИ ПРЕЗ 2015 Г

Както законодателите пишат в кодекса на труда, командировката се придружава от напускане на местоживеенето на служител, за да изпълнява работни задачи. В този случай организацията е длъжна да плати на служителя за настаняване в чужд град, както и транспортни разходи и допълнителни разходи за храна и такси, които неизбежно възникват, когато пристигнете в друг град. Тези допълнителни разходи обикновено се наричат ​​дневни надбавки.

И така, какво ще кажете за пътните разходи през 2015 г.?
- Пътни разходи/полети дотам и обратно;
- Отдаване под наем на жилищни помещения за нощувки и отдих;
- Дневни пари (произволни разходи);
- Регистрация на необходимите документи като виза или паспорт;
- Такси (митнически, консулски и др.).

Всички разходи трябва да са целеви и подкрепени със съответните документи. Ако например служител си позволи хотел, в който вече има закуска, обяд и вечеря, тогава имате право да не плащате тези разходи, тъй като вече сте му дали дневни пари за храна. Прочетете за това по-долу.

Размерът на дневните пътни разходи за 2015 г. се установява в самото предприятие и се установява или със заповед на ръководителя, трудов договорили колективен трудов договор.

ДНЕВНИ РАЗХОДИ ПРЕЗ 2015 Г. В РУСИЯ

Максималната дневна надбавка за командировка в Русия е установена със закон и е 700 рубли. Дневната сума за командировка в чужбина не може да надвишава 2500 рубли. Ако се дава служител повече паринад тези норми, тогава излишните плащания ще се облагат с данък (данък върху доходите на физическите лица 13%).

Дневните са като разходи, които се осигуряват за храна. Следователно те не трябва да се бъркат с разходите за пътуване и наем. Дневната сума обикновено се дава на лицето предварително.

ДОКУМЕНТИ ЗА КОМАНДИРОВКА 2015г

Обикновено при регистриране на командировка се издава заповед за изпращане на служителя в командировка, удостоверение за командировка и служебно назначение. Служителят трябва да постави печат и подпис върху удостоверението за пътуване за компанията, за която е пристигнал да работи. И ако отивате в командировка в няколко предприятия, тогава трябва да поставите марки във всяко от тях.

След регистрация на всички необходими документи, счетоводният отдел ще изчисли самостоятелно размера на командировъчните и дневните пари.

Бизнес пътуване: ново в документацияпрез 2015 г. (Орлова Е.)

Дата на публикуване на статията: 20.03.2015 г

От 2015 г. при изпращане на служител в командировка отпада необходимостта от издаване на командировъчен лист, както и съставяне на работно задание и отчет от командирования за извършената работа. Това е дългоочаквано събитие не само за самите командировани работници, но и за тези, които администрират тези командировки. Това ще намали броя на документите, необходими за регистриране на командировка и потвърждаване на пътни разходи, а също така ще улесни живота на огромен брой работници руски компаниикоито често пътуват в командировки, ще намалят тежестта върху счетоводителите.

Причини за намаляване на документите за командировки

Доскоро документирането на служебните командировки на служителите беше доста трудоемко поради необходимостта от изготвяне на голям брой документи преди и след пътуването, както и документи, потвърждаващи самите пътни разходи. Необходимостта от издаване на удостоверение за пътуване е установена преди това с клауза 2 от Инструкцията на Министерството на финансите на СССР, Държавния комитет по труда на СССР и Всеруския централен съвет на профсъюзите от 07.04.1988 г. N 62 „За командировки в рамките на СССР“ (документът стана невалиден съгласно Заповед на Министерството на финансите на Русия N 147n, Министерството на труда на Русия N 1044 от 15.12. 2014 г.) и клауза 7 от Правилника за спецификата на изпращане служители в командировки, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. N 749 (наричано по-долу Наредба N 749). Удостоверението за пътуване беше основният документ, потвърждаващ времето, прекарано от служителя в командировка (с изключение на случаите, предвидени в параграф 15 от Наредба № 749), съдържаше информация за датата на пристигане, местоназначението и датата на заминаване от то.
Сертификатите за пътуване се използват при бизнес пътувания в цяла Русия. При задгранични командировки те не са имали удостоверения за пътуване, тъй като при влизане и излизане граничните власти вече поставят бележки за преминаване на държавната граница. Изключение правят командировките в страните от ОНД, с които Русия има междуправителствени споразумения, които не предвиждат подходящи гранични знаци. Във всяка дестинация (например в хотела, където служителят е отседнал по време на пътуването, или в приемащата организация), в документа за пътуване се правят бележки за времето на неговото пристигане и заминаване, което трябва да бъде заверено с подпис на отговорното длъжностно лице и печата.
В международната практика (например в държави, включени в зоната на Европейския съюз) използването на формуляр на удостоверение за пътуване както за командировки на територията на Европейския съюз, така и за командировки в други държави, които не са включени в зоната на Европейския съюз, е не е предоставено. Процедурата по издаване на удостоверения за пътуване беше изпълнена с редица трудности, които бяха свързани например с факта, че отговорното длъжностно лице, което трябва да удостовери пристигането и напускането на служителя в хотела, може да отсъства в необходимия ден . В допълнение, руските компании (по-специално тези, които се занимават с проектиране, ландшафтни работи, почистване и т.н.) са имали проблеми с въвеждането на информация и бележки за престой в удостоверения за пътуване, ако получаващата страна е физическо лице, което не е индивидуален предприемач при извършване на работа На градински парцели, В селски къщифизически лица, както и при изпращане на служители в командировки за разглеждане и разрешаване на жалби на клиенти - лица. В такива случаи регулаторните органи признават: ако е невъзможно да се поставят бележки върху документа за пътуване за пристигане на мястото на командировка и заминаване от него, фактът, че сте на мястото на командировка в задайте времеможе да бъде потвърдено от други документи, по-специално: заповед (инструкция) за изпращане на служителя в командировка; служебно задание за изпращане в командировка и отчет за изпълнението му; документи за пътуване, в които са посочени датите на пристигане и заминаване от дестинацията; хотелска сметка, потвърждаваща периода на пребиваване на мястото на командировка, ако такава процедура за документиране на удостоверение за пътуване е фиксирана от вътрешен местен документ на организацията (писма на Министерството на финансите на Русия от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7, Министерството на труда на Русия от 14.02.2013 г. N 14 -2-291 (клауза 4)).
Поради неправилно издадени удостоверения за пътуване, данъчните власти не могат да приемат пътни разходи за целите на данъка върху печалбата (писма на Министерството на финансите на Русия от 19 ноември 2009 г. N 03-03-06/1/764 от 14 септември 2009 г. N 03-03-05/169, Федерална данъчна служба на Русия от 25 ноември 2009 г. N MN-22-3/890, публикуван на уебсайта http://www.nalog.ru, Федерална данъчна служба на Русия за Москва от октомври 28, 2010 N 16-15/113462@, от 30 ноември 2009 г. N 16-15/125486, Решение на Федералната антимонополна служба на Далекоизточния окръг от 30 декември 2013 г. N F03-6433/2013). В същото време редица съдилища изхождат от факта, че потвърждаването на пътните разходи не е свързано само с наличието на удостоверения за пътуване (Решения на Федералната антимонополна служба на Западносибирския окръг от 4 октомври 2011 г. по дело № A27 -16987/2010, FAS Московска област от 11 април 2011 г. № KA -A40/1664-11-2 по дело N A40-95779/09-112-695 от 09/07/2010 N KA-A40/10200- 10-2 по дело N A40-106307/09-4-729, FAS Северно-Кавказки окръг от 11 декември 2007 г. N F08-8181/07-3044A по дело N A32-1337/2007-48/22).
Необходимостта от изготвяне на официално задание, посочващо целта на командировката на служителя, както и отчет за извършената работа (документи, които задължително придружават удостоверението за пътуване), беше установено преди това в клауза 6 и параграф. 2, т. 26 от Наредба № 749.
Отмяната на формулярите на удостоверение за пътуване, служебно задание за изпращане в командировка и отчет за изпълнението му се дължи на факта, че съдържанието на тези документи до голяма степен дублира съдържанието на заповедта (инструкцията) за изпращане на служители в командировка и тяхната регистрация (попълване) изисква допълнителни разходи за труд.
До 2015 г. регулаторните органи заеха позицията, че не е задължително изготвянето на два документа (заповед за командировка и удостоверение за пътуване) едновременно с едно и също предназначение. Те обясниха, че наличието и изпълнението на заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка, длъжностно задание за командировка и отчет за изпълнението му се определят от вътрешния документооборот на организацията и не са задължително за документално потвърждение за целите на данъчното облагане на печалбите на организациите (писма на Министерството на финансите на Русия от 14 септември 2009 г. N 03-03-05/169 от 24 октомври 2006 г. N 03-03-04/2/ 226 от 26 декември 2005 г. N 03-03-04/1/442, Федералната данъчна служба на Русия от 25 ноември 2009 г. N MN- 22-3/890, Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 28 октомври 2010 г. N 16-15/113462@).
Анулирането на удостоверения за пътуване и опростяването на процедурата за потвърждаване на пътните разходи са предвидени в клауза 10 на раздел. IV План за действие („пътна карта“) „Подобряване на данъчната администрация“, одобрен със Заповед на правителството на Руската федерация от 10 февруари 2014 г. N 162-r. В изпълнение на този документ постановление на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г. N 1595 (влязло в сила на 8 януари 2015 г.) отменя клаузи 6, 15, ал. 3, клауза 26, а също така бяха направени промени в клауза 7, ал. 1, т. 19, ал. 2, клауза 26 от Наредба № 749, според която при изпращане на служител в командировка не е необходимо да се подготвят такива ненужни документи като:
- удостоверения за пътуване;
- служебни задания и отчети за извършена работа в командировка.
От тази дата действителната продължителност на престоя на служителя в мястото на командировка се определя от документите за пътуване, представени от служителя при завръщане от командировка.
Ако служител пътува до мястото на командировка и (или) обратно до мястото на работа с личен транспорт (автомобил, мотоциклет), действителният период на престой на мястото на командировка се посочва в бележка, която се представя от служителят при завръщане от командировка при работодателя заедно с подкрепящи документи, потвърждаващи използването на посочения транспорт за пътуване до мястото на командировка и обратно (пътна бележка, фактура, разписки, касови бележки и др.). По този начин постановление на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г. N 1595 сведе до минимум броя на документите, потвърждаващи факта на командировка и разходите, направени от организацията в тази връзка, и значително опрости документооборота на бизнеса пътувания.
Анулирането на разрешение за пътуване също ще повлияе застрахователни премии. Преди това Министерството на труда на Русия в писмо № 17-4/1647 от 7 октомври 2013 г. обясни, че плащанията на служител за командировка трябва да подлежат на застрахователни премии, ако организацията не е издала удостоверение за пътуване. Вярно е, че съдиите смятат, че не е необходимо да се плащат застрахователни премии за разходи в командировка, ако удостоверението за пътуване не съдържа белези за пристигане и заминаване (Решение на Централния районен съд от 9 октомври 2014 г. по дело № A64- 234/2014 г.). Сега ситуацията се промени в полза на работодателите, така че няма да има повече съдебни спорове.
Ако служител или работодател има някакви въпроси или неясноти относно изискванията за документиране на командировки, те могат да се свържат с Rostrud за разяснение в съответствие с Административни разпоредбиосигуряване Федерална службапо труда и заетостта обществени услуги за информиране и консултиране на работодатели и служители относно спазването на трудовото законодателство и други нормативни правни актове, съдържащи стандарти трудовото законодателство, одобрен със заповед на Министерството на труда на Русия от 3 септември 2014 г. N 603n.

Проблеми на терминологията при документиране на командировки

Документирането на командировките в организациите се извършва в съответствие с трудовото законодателство, а именно в съответствие с нормите на част 2 на чл. 166 от Кодекса на труда на Руската федерация, Наредба N 749, изменена с Указ на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г. N 1595, Процедурата за записване на служители, които напускат командировки от изпращащата организация и пристигат в организацията към която са командировани, одобрена със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 11 септември 2009 г. N 739n (наричана по-долу заповед № 739n). Данъчният кодекс на Руската федерация не регулира процедурата за обработка на първични счетоводни документи (Писмо на Министерството на финансите на Русия от 10 декември 2014 г. N 03-02-08/63607), включително при обработка на командировки.
Командировка - пътуване на служител по нареждане на работодателя до определен периодза изпълнение на служебни задачи извън населеното място постоянна работа(член 166, част 1 от Кодекса на труда на Руската федерация). Особеностите на изпращането на служители в командировки се определят по начина, определен от правителството Руска федерация(член 166, част 2 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Служителите се изпращат в командировки по решение на работодателя за определен период от време за изпълнение на служебна задача извън мястото на постоянна работа (параграф 2, параграф 3 от Наредба № 749, изменена с Указ на правителството на Руската федерация Федерация от 29 декември 2014 г. № 1595).
Анализът на горните стандарти показва, че има разлика, която се изразява в следното: от 01.08.2015 г. служителите трябва да бъдат командировани въз основа на решение (а не заповед) на работодателя.
Тоест, на нивото на закона (част 1 от член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация) се казва за заповедта на работодателя, а на нивото на федералния подзаконов нормативен правен акт (параграф 2 на клауза 3 от Наредба № 749, изменена с Указ на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г. № 1595 ) - относно решението на работодателя.
Част 7 чл. 5 от Кодекса на труда на Руската федерация посочва, че постановленията на правителството на Руската федерация, съдържащи норми на трудовото право, не трябва да противоречат на Кодекса на труда на Руската федерация, други федерални закони и укази на президента на Руската федерация. От това следва, че разпоредбите на част 1 на чл. 166 от Кодекса на труда на Руската федерация има по-голяма юридическа сила от параграф. 2, т. 3 от Наредба № 749 ново издание. Естествено възникват въпроси защо терминът „указание” е заменен с термина „решение”?Означава ли това, че терминът „решение на работодателя” е по-широко понятие от „разпореждане на работодателя”?
И двете заповеди, инструкции и решения се отнасят до организационна и административна документация (параграф 1, раздел 1 от GOST R 6.30-2003 " Държавен стандартРуска федерация. Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за подготовка на документи", одобрени с Указ на Държавния стандарт на Русия от 03.03.2003 г. N 65-st, клаузи 1.3, 3.6 Методически препоръкиотносно прилагането на GOST R 6.30-2003, одобрен от Росархив). Въпреки това GOST R 6.30-2003 се прилага за организационни и административни документи, свързани с единната система от организационна и административна документация, включена в Всеруски класификаторуправленска документация OK 011-93, одобрена с Указ на Държавния стандарт на Русия от 30 декември 1993 г. N 299 (клас 0200000 „Единна система за организационна и административна документация“), но заповед (инструкция) или решение за изпращане на служител в командировка не принадлежи към този клас. Преди това заповедта (инструкцията) за изпращане на служител в командировка принадлежеше към клас 0300000 „Единна система за първична счетоводна документация“, подклас 0301000 „Документация за отчитане на труда и неговото плащане“ (кодове OKUD 0301022, 0301023).
Съгласно клауза 2.1.4 Държавно устройстводокументация за управление. Основни положения. Общи изискванияза документи и служби за документация, одобрени от съвета на Главния архив на СССР от 27.04.1988 г., одобрени със Заповед на Главния архив на СССР от 23.05.1988 г. N 33, решенията и заповедите се издават във всички случаи, когато е необходимо да се приеме нормативен или индивидуален акт по основните въпроси от компетентността на организацията. Организационно-разпорядителен документ като решение обикновено се използва, когато е необходимо да се издаде решение на колегиален орган (управителен съвет, дирекция, съвет на директорите). Издават се заповеди и указания по оперативни въпроси и за организиране на изпълнението на резолюции, решения и заповеди. нормално Кодекс на труда RF бр общо правилоизползване на терминология, която е установена в параграф 1 на чл. 11 от Данъчния кодекс на Руската федерация: термините и понятията, посочени в Данъчния кодекс на Руската федерация, се използват в смисъла, в който са определени в Данъчния кодекс на Руската федерация; и ако Данъчният кодекс на Руската федерация не разкрива тези понятия, те могат да се използват в смисъла, в който се използват в други клонове на законодателството на Руската федерация. Тоест Кодексът на труда на Руската федерация не дешифрира какво се разбира под решение на ръководството на работодателя: заповед, инструкция, инструкция, местен регулаторен акт, резолюция на ръководителя или други административни надписи върху входящата или вътрешната документация, други актове на работодателя изразени в подходяща форма.
Сред статутните права на работодателя, изброени в чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация, право на работодателя да приеме управленски решения, говори само за правото му да приема местни нормативни актове, с изключение на работодатели - физически лица, които не са индивидуални предприемачи(параграф 7, част 1, член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация). Въпреки това работодателят има управленски права да взема решения в сферата на труда чрез нормите както на гражданското законодателство (клаузи 1, 2 на член 1 от Гражданския кодекс на Руската федерация), така и на корпоративното законодателство (клауза 2 на член 69 от Федералният закон от 26 декември 1995 г. N 208-FZ „На акционерни дружества"), и чрез нормите на Кодекса на труда на Руската федерация, но без да дешифрира самото понятие "решение на работодателя" (част 1 на член 71, клауза 9 на част 1 на член 81, част 1 на член 82, клауза 6 от член 86, част 3 от член 137, член 181.1, част 2 от член 217, част 2 от член 229.3, част 3 от член 235, част 1 от член 247, член 371, член 372, 373, 374, част 3 от член 398, член 400, част 4 от член 404 от Кодекса на труда на Руската федерация, но тези норми не се прилагат за командировки). Както беше посочено по-горе, по отношение на командировките терминът „заповед“ се запазва ( част 1 от член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Анализът на изброените норми от Кодекса на труда на Руската федерация ни позволява да заключим, че терминът „решение на работодателя“, според автора, е по-широко понятие от термина „заповед“, а по отношение на командировките, като например решението (независимо под каква форма е взето - под формата на заповед, заповеди, решения) трябва да бъде само писмено, а не устно. Но само разясненията на руското министерство на труда ще помогнат за окончателното изясняване на този въпрос.

Документи за командировки през 2015г

За възстановяване на пътни разходи на служител, изпратен в командировка, както и за признаване на такива разходи за целите на изчисляване на данъка върху дохода, пътните разходи трябва да бъдат документирани (член 167, част 1 от член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация , клауза 11 от Наредба № 749, част 1, член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. N 402-FZ „За счетоводството“, параграф 1, член 252, параграф 12, параграф 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация ).
Когато изпраща служител в командировка, работодателят трябва:
1. Издайте заповед (инструкция) за изпращане на служителя в командировка (част 1 от член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация, параграф 2 от клауза 3 от Наредба № 749). В този документ трябва да посочите следните подробности:
- фамилия, собствено име, бащино име и длъжност на служителя;
- дестинация на командировката (държава, град, организация);
- продължителност на пътуването (брой календарни дни);
- начална и крайна дата на командировката;
- цел на пътуването;
- служебно назначение на служителя (до 01.08.2015 г. беше посочено в служебното назначение за изпращане в командировка). Препоръчително е да включите тази подробност в заповедта, за да избегнете данъчни спорове относно валидността на командировката и икономическата обосновка на пътните разходи.
Както е известно, от 01.01.2013г търговски организациимогат по свое усмотрение да съставят такава поръчка, като използват унифицирани формуляри N N T-9, T-9a, одобрени с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. N 1, или съгласно независимо разработен формуляр, одобрен от главата, при условие че съдържат всички необходими данни, предвидени в част 2 чл. 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. N 402-FZ „За счетоводството“, наричан по-долу Закон N 402-FZ (част 4 от член 9 от Закон N 402-FZ, Информация на Министерството на финансите на Русия N ПЗ-10/2012 г.). Използването на формуляри N N T-9, T-9a през 2015 г. едва ли е препоръчително, тъй като от тях ще е необходимо да се изключи, първо, споменаването на официалното задание в реда „База (документ, номер, дата), където преди 01.08.2015 г. бяха посочени подробностите за служебното назначение, второ, включете изискването „Служебно назначение на служителя". Ето защо е по-добре да разработите и одобрите своя собствена форма на заповед за изпращане на служител в командировка , Издайте удостоверение за пътуване (независимо от мястото на командировка в Русия, някои страни от ОНД), съставете официално задание за служител, започвайки от 08.01.2015 г., не е необходимо.
2. Актът за напускане на служителя трябва да бъде отразен в регистъра на служителите, напускащи командировка (клауза 8 от Наредба № 749, клаузи 1, 2 от Процедурата за записване на служители, напускащи командировка от изпращащата организация и пристигащи в организацията, до която са изпратени, одобрени в Приложение № 1 към Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 11 септември 2009 г. № 739n).
Формата на този документ е установена в Приложение № 2 към Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 11 септември 2009 г. № 739n. В този дневник трябва да посочите следната информация:
- фамилия, собствено име, бащино име на командирования работник;
- в предишните данни „дата и номер на удостоверението за пътуване” се поставят тирета (поради анулиране на удостоверението за пътуване);
- име на организацията, към която служителят е изпратен и дестинация.
Във връзка с издаването на постановление на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г. N 1595, Министерството на здравеопазването на Русия скоро ще одобри нова униформасписание, но засега трябва да използвате старото.
3. Дните на командировката на служителя трябва да бъдат отбелязани в листа за работното време ( унифицирани форми N N T-12, T-13, одобрен с решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. N 1 или независимо разработен формуляр), в който всеки ден служителят е в командировка, се показва с код „K“ или цифровото обозначение „06“ без посочване на броя на отработените часове (част 4 от член 91, член 167 от Кодекса на труда на Руската федерация, писмо на Министерството на труда на Русия от 14 февруари 2013 г. N 14-2-291 (клауза 2)). И ако служител в командировка е участвал в работа в почивен ден за него на основното му място на работа, тогава такъв ден трябва да бъде посочен в отчетната карта с два кода наведнъж (клаузи 5, 9 от Наредба №. 749, клауза 2 от писмото на Министерството на труда на Русия от 14.02.2013 г. N 14-2-291):
- „К” (или „06”), което показва дните, в които служителят отсъства от работното място поради командировка. В този случай броят на отработените часове не се въвежда;
- и допълнително - код "РВ" (или "03"), който се използва за отбелязване на работа в почивен ден. Необходимо е да се посочи броят на отработените часове в такъв ден само ако работодателят е дал указания на служителя относно продължителността на работа в командировка в почивен ден.
Това е логично, тъй като за всички дни в командировка, посочени в листа за работно време с код „К“ (или „06“), на служителя се изплаща дневна надбавка (член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация). . Също така, за дните на командировка, които съвпадат с работните дни според графика на основната му работа, той се задържа средни доходи(Член 167 от Кодекса на труда на Руската федерация, клауза 9 от Наредба № 749).
Тъй като дните, отработени в командировка, съвпадат с работните дни на основната работа, а дните, съвпадащи с почивните дни и почивни дни, се заплащат по различен начин (членове 167, 153 от Кодекса на труда на Руската федерация), последните трябва да бъдат посочени в листа за работно време с код „РВ” („03”). В същото време, ако въведете само кода „РВ“ („03“), това може да доведе до факта, че дневната надбавка за почивен ден, отработен в командировка, няма да бъде изплатена на служителя по погрешка. С такава документация за целите на данъка върху печалбата организацията няма да има проблеми с признаването на разходи за възнаграждение за работа в командировка през почивните дни (клауза 1 на член 252, клауза 3 на член 255 от Данъчния кодекс на Руската федерация, член 153 от Кодекса на труда на Руската федерация, Писмо на Федералната данъчна служба на Русия от 20.08.2014 г. N SA-4-3/16564 - публикувано на уебсайта http://www.nalog.ru/ в раздела " Разяснения на Федералната данъчна служба, задължителни за прилагане от данъчните власти.) След издаването на Указ на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г. N 1595, който въведе промени в Наредба № 749, някои компании мислят за запазване в техните правилник за вътрешния реддокументооборот на съществуващи преди това правила за обработка на командировки, а именно за целите на вътрешния контрол, за предотвратяване на спорове със служители и инспектори от Държавната данъчна инспекция, Инспектората на Федералната данъчна служба, Фонда за социално осигуряване, Пенсионния фонд на Руската федерация, продължава да издава командировъчни, служебни назначения и отчети за извършена работа в командировка. При вземането на такова решение трябва да се помни, че нормите на местните разпоредби, които влошават положението на работниците в сравнение с установеното трудово законодателство и други разпоредби, съдържащи норми на трудовото право, колективни договори и споразумения, не подлежат на прилагане. В такива случаи се прилага трудовото законодателство и други регулаторни правни актове, съдържащи норми на трудовото право, колективни договори, споразумения (член 8, част 4 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Пример. Доста често срещана ситуация е, когато командирован служител е забравил да постави маркировка(и) за заминаване върху удостоверението за пътуване. В такива случаи преди 01.08.2015 г. практиката на документооборота беше следната: служител на счетоводния отдел или отдела по персонала настояваше такъв служител да изпрати по пощата (платена услуга) удостоверение за пътуване до мястото на командировка, за да получите съответния знак за напускане, да го получите и да го занесете на работодателя. При условията на новата редакция на клауза 7 от Наредба № 749 (клауза „в“ на клауза 2 от Указ на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г. N 1595), това ще доведе до трудови спорове.

При завръщане от командировка работодателят трябва да разполага със следните документи:
1. Предварителен отчет на командирован служител за изразходваните суми, одобрен от ръководителя на организацията, във формуляр N AO-1, ​​одобрен с Решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 01.08.2001 г. N 55, или независимо разработен формуляр (клаузи 7, 26 от Наредби N 749, параграф 2 p 6.3 Инструкции на Банката на Русия от 11 март 2014 г. N 3210-U „За процедурата за извършване на касови операции юридически лицаи опростена процедура за извършване на касови операции от индивидуални предприемачи и малки предприятия“).
2. Оправдателни документи, приложени от служителя към предварителния отчет за наемането на жилищни помещения, действителните пътни разходи (включително плащане за услуги за издаване на документи за пътуване и предоставяне постелки) и други разходи, свързани с командировката (клауза 26 от Наредба № 749). Това е следващият пакет документи (виж таблицата). Ако оправдателните документи, потвърждаващи пътните разходи, са съставени на чужди езици, може да се наложи да бъдат преведени ред по ред на руски. Има специфики по отношение на превода на билетите за пътуване. В случай, че самолетният билет е издаден на чужд език, за да потвърдите пътните разходи, трябва да преведете някои подробности за билета на руски: Пълно име. пътник, посока, номер на полет, дата на заминаване, цена на билета. Не е необходим превод, ако агенцията за продажба на въздушен транспорт е издала сертификат на руски език, който съдържа цялата горепосочена информация (писма на Министерството на финансите на Русия от 24.03.2010 г. N 03-03-07/6, от 22.03.2010 г. /2010 г. N 03-03-06/ 1/168 от 14 септември 2009 г. N 03-03-05/170). Електронният самолетен билет не се нуждае от превод на руски език (Писмо от 26.04.2010 N ShS-37-3/656@).

Таблица

Документи към авансовия отчет на командирования работник

Съставянето на предварителен отчет в нарушение на изискванията, установени от закона, както и липсата на необходимите приложения към авансовия отчет (или тяхното неправилно изпълнение) води до несъответствие на предварителния отчет с изискванията на законодателството на Руската федерация. Федерация и съответно посоченият в него размер на пътните разходи не може да бъде включен в разходите за целите на данъчното облагане на печалбата (клауза 12, клауза 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация), тъй като няма надлежни документални доказателства ( клауза 1, член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Разходите за пътуване на служител до и от командировката, разходите за квартира по време на командировката, дневните пари и други разходи, свързани с командировката, компанията ще може да вземе предвид за целите на данъка върху печалбата като командировъчни разходи изцяло, но само ако са свързани с производството.естество (т.е. произведени за извършване на дейности, насочени към генериране на доход), са обосновани (икономически обосновани), документирани (клауза 1 на член 252, клауза 12 на клауза 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
От 01.08.2015 г. не е необходимо да се изисква от служителя кратък отчет за изпълнението на задачата (попълнена колона 12 във формуляр N T-10a „Служебна задача за изпращане в командировка и отчет за нейното изпълнение внедряване” или самостоятелно разработена форма). Също така не е необходимо служителят да изготвя такъв доклад отделно. Независимо от действителното представяне на служителя трудова функцияв командировка, разходите за пътуване, настаняване, дневни пари все още трябва да бъдат възстановени, такива плащания имат компенсаторен характер и не се извършват от трудовото законодателство по никакъв начин в зависимост от действителното изпълнение на трудовата функция на служителя (член 167, част 1 от член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, клауза 11 от Наредба № 749, писмо на Rostrud от 30.04.2008 г. № 1024-6).
И в заключение, обърнете внимание на още един важен моментпри документиране на командировки. Формулярите, които се съдържат в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация (по-специално в Резолюцията на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. N 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на труда и плащането му“) не всички са първични счетоводни документи. А Закон N 402-FZ налага изисквания изключително към първичните счетоводни документи. Те включват документи, които документират факта икономически живот(Част 1, член 9 от Закон № 402-FZ). От своя страна фактът на икономическия живот в счетоводството се свързва с промени във финансовото състояние на организацията, финансов резултатнеговите дейности и (или) парични потоци (клауза 8 от член 3 от Закон № 402-FZ). Следователно, ако се извърши сделка, която води до промяна във финансовото състояние на организацията, тогава в този случай първичните счетоводни документи трябва да бъдат изготвени в съответствие с изискванията на Закон N 402-FZ.
Например от всички документи, съдържащи се в албуми с унифицирани формуляри и използвани за документиране на командировка, единственият първичен счетоводен документ е отчетът за разходите. Само признаване от ръководителя на организацията на реален дълг към командирования служител на сумата, която той е изразходвал в командировката и отразена в отчета за разходите, се променя Финансово състояниеорганизации. А самата заповед за изпращане на служител в командировка по никакъв начин не засяга финансовото състояние на организацията - това е само предшественик на факта на икономическия живот.

В края на миналата година правителството на Руската федерация прие Резолюция № 1595 от 29 декември 2014 г., която измени подобни разпоредби относно спецификата на изпращане на служител в командировка, както и резолюцията относно процедурата и изчисляването на плащания в чужда държава. парична единицапо време на командировки. Така че според новия указ служителите на руските предприятия вече не трябва да получават удостоверения за пътуване. Това беше направено с цел да се опрости работата на счетоводителите и другите служители, които работят с документи.

На 8 януари 2015 г. влезе в сила новото постановление на правителството на Руската федерация № 1595, което премахва удостоверенията за пътуване. Преди това удостоверенията за пътуване бяха задължителни за служителите. И ако напр. този документе била неправилно попълнена, данъчните власти може да не приемат разходите.

Според одобрените нормативен актпрепратките към „сертификати за пътуване“ от стари документи бяха премахнати. Съгласно правилата преди това върху документите за пътуване бяха поставени специални белези за пристигането и заминаването на служител и само приемащи организации или хотели можеха да направят това. При пътуване до страни с визов режим маркировките на граничните пунктове указваха дните на заминаване и пристигане, не се използваха документи за самоличност.

В съответствие с промените плащането за командировки вече трябва да се извършва въз основа на други документи, например документи за пътуване (билети), които посочват дните на заминаване и пристигане обратно. И ако командировката се извършва в личната кола на служител, тогава той трябва да уведоми за това с бележка. Той трябва да бъде придружен от пътни листи, касови бележки, чекове от бензиностанции, за пътуване по платен път и други документи, потвърждаващи думите на служителя.

Така виждаме, че вече няма нужда от съставяне на задание и отчет за извършената работа. Експертите обаче съветват да не отхвърляте напълно такива документи, но ще говорим за това малко по-късно.

Правилно регистриране на командировки през 2015г

Анулирането на удостоверенията за пътуване не повлия на факта, че когато служител е изпратен в командировка, много вътрешни отчети трябва да бъдат попълнени в предприятието. Няма да е достатъчно просто да поръчате билети или да резервирате хотелска стая. В допълнение към чекове, разписки, дневни плащания, списък необходими документидоста впечатляващо. Ако пропуснете нещо и не знаете как да организирате командировка, какви документи да попълните, ще има проблеми с отписването на разходи и отвън данъчни властивъзможни са рекламации.

И така, списъкът с необходимите документи в 2105 за регистрация на командировка:

• заповед за назначаване на командировка;
• бележка в дневника относно счетоводното отчитане на командированите служители;
• маркировка върху графика за време;
• Ако служител използва лично превозно средство, се изисква бележка.

Правене на поръчка

Днес, както и преди премахването на удостоверенията за пътуване през 2015 г., при възлагане на командировка на служител и обработка на документи се използват унифицирани формуляри от Резолюция № 1 на Goskomstat от 2004 г. Тези форми трябва да бъдат модифицирани, като се вземат предвид нуждите на предприятието, въпреки че „първичната“ форма може да бъде разработена независимо.

Като се има предвид фактът, че няма нужда да се формализира работна задача, как правилно да организирате командировка? Първият документ, необходим за формализиране на командировка, е командировъчната заповед на служителя. Това е формуляр № Т-9а. Необходимо е да се изключи споменаването на официалното задание. Трябва да се попълнят следните редове: трите имена, заеманата от служителя длъжност, мястото на пристигане и продължителността на пътуването.

Отчитане на командированите служители и табели за отработено време

Съгласно чл. 167 от Кодекса на труда на Руската федерация средните доходи трябва да се изплащат за дни в командировка. Следователно счетоводителят, извършващ изчислението заплати, трябва да знае колко дни служителят не е бил на работа. Фактът на заминаване в командировка трябва да бъде записан в специални документи.

Това е дневникът на служителите, изпратени в командировка. Видът на документа е установен от Министерството на здравеопазването на Руската федерация през 2009 г., преди удостоверенията за пътуване да бъдат отменени. Планира се скоро МЗ да утвърди нов формуляр, но засега използваме този. Попълва се съвсем просто: пълно име на служителя, име на организацията, в която лицето е изпратено, град на пристигане. Идентификационната колона трябва да съдържа тирета, т.к Сега сертификатът не се издава.

Записването на работното време в графика трябва да съдържа и бележки за дните на командировката. Това съответства на формуляри T-12 и T-13. Срещу фамилията и съответните дни трябва да има код „К”. Броят на отработените часове не може да бъде посочен.

Ако по време на командировка човек е участвал в работа в почивен ден на основното място на работа, тогава това се показва в отчета с кодове „K“ и „RV“. Ако работодателят е дал инструкции относно продължителността на работа в почивен ден, тогава в графика трябва да се посочи броят на отработените часове в такъв ден. Тези. Така беше и преди анулирането на разрешителните за пътуване. Съгласно чл. 153 от Кодекса на труда на Руската федерация работата в такива дни се заплаща в двоен размер.

Документи, потвърждаващи разходите за командировка

Как да организираме командировка за служител? След завръщането на служителя от командировка, заедно със счетоводителя, се съставя авансов отчет за сумата, изразходвана в командировката. Започвайки от 8 януари тази година, предварителните отчети трябва да бъдат попълнени безпроблемно. Това изискване присъства в реда за изпращане на служители в командировка. На това съответства формулярът AO-1, ​​който трябва да посочи колко пари са изразходвани през дните на командировката. Към отчета са приложени документи, потвърждаващи разходите. След това тези данни могат да бъдат отразени в счетоводството и данъчното счетоводство.

Внимание счетоводител,Как да организираме командировка по отношение на дневните! При пътуване из Русия дневните надбавки от 700 рубли и дневните за задгранични командировки от 2500 рубли не се облагат с данък върху доходите на физическите лица. Ако са изплатени над посочените суми, тогава разликата се облага с данък върху доходите на физическите лица.

Потвърждение на разходите през 2015г

Фактът, че документите за пътуване са анулирани, не означава, че не се изискват документи за потвърждаване на разходите и действителния временен престой на лице в командировка. Продължителността на престоя на служителя в мястото на командировка може да се види от датите на документите за пътуване, които той предоставя при завръщане. Ако човек пътува със собствен транспорт, всички дати трябва да бъдат посочени в бележката. Съставя се в произволна форма и се предоставя на отговорния счетоводител заедно с всички документи, потвърждаващи използването на посочения транспорт до местоназначението и/или обратно. Тоест бележката се предава заедно с авансовия отчет.

Ако човек е изпратен в друга държава, как да организира командировка. Времето, прекарано в чужбина, се определя от печатите в паспорта. Фотокопия на тези страници трябва да бъдат приложени към отчета за разходите. Ако държавата, в която е изпратено лицето, е членка на Британската общност независими държави, тогава датите за преминаване на границата ще бъдат определени въз основа на документите за пътуване.

Нека обобщим:

Не е забранено от закона да се издава удостоверение за пътуване. Но сега е подходящ само за вътрешен контрол. Продължителността на командировка вече не може да бъде потвърдена по този начин. Следователно удостоверението не дава право за освобождаване на пътните разходи от данък върху доходите на физическите лица и вноски. По време на командировка служителят запазва средната си заплата, но не и заплатата.

Вижте също: