≡×МЕНЮ

• Ремонт
• Ремонт
• Вътрешен дизайн
• За всичко
• Относно ВиК

Кой подписва образеца на персонала. Процедурата за одобряване и изменение на таблицата с персонала. Местна регулация

Необходимостта от поддържане на щатно разписание не е пряко установена, а се дължи на разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация. Така например в чл. 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация се посочва, че работата на определена длъжност в организацията трябва да се определя от таблицата с персонала и в съответствие с формулировката на таблицата с персонала трябва да бъде отразена в трудов договор. В параграф 2 от Постановлението на Goskomstat на Русия № 1 от 01.05.2004 г., който одобри формата на персонала, се казва, че одобрените формуляри се прилагат за организации, независимо от формата на собственост, работещи на територията Руска федерация. Ето защо, персоналтрябва да има във всяка организация.

Таблицата с персонала също е необходима за систематизиране на структурата, персонала и персонала на организацията. Той предоставя списък на структурните звена, имената на длъжностите, специалностите, професиите с квалификации, информация за броя щатни единицикакто активни, така и свободни. Лица, работещи в гражданска организация правни договорине са включени в щатното разписание.

Единственото регулаторно изискване за щатното разписание е неговото поддържане, както е посочено по-горе в унифицираната форма № T-3, одобрена с постановление на Държавния статистически комитет на Русия № 1 от 01.05.2004 г. Следователно съдържанието на щатното разписание се определя от неговата унифицирана форма.

Важен момент при изготвянето на таблицата с персонала е правилното посочване на позицията на конкретен служител.

Ако длъжността на конкретен служител предвижда предоставяне на компенсации и обезщетения или наличие на ограничения, тогава имената на тези длъжности трябва да съответстват на имената, посочени в квалификационните справочници. Съответствието на длъжността с квалификационните справочници също засяга пенсионните обезщетения и допълнителните ваканции. В други случаи работодателят има право да даде онези имена, които смята за необходими. Във всеки случай длъжността на наемания служител трябва да съответства на посочената в списъка на персонала (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Задължението за запознаване на служителя със списъка на персонала не е установено в законодателството на Руската федерация.

Процедурата за поддържане на таблицата с персонала в законодателството на Руската федерация не е установена. Следователно работодателят самостоятелно определя за своята организация процедурата за неговото одобрение, реда и метода за неговото поддържане, процедурата за извършване на промени в таблицата с персонала, назначава лицата, отговорни за поддържането на таблицата с персонала, определя начина на нейното съхранение.

Таблицата с персонала може да бъде одобрена със заповед на ръководителя на организацията или от лице, което въз основа на организационни и административни документи отговаря за организирането на досиетата на персонала и поддържането на таблицата с персонала.

Формата на заповедта за одобряване на щатното разписание не е установена, поради което тази заповед е съставена в произволна форма. Щатното разписание може да се утвърждава еднократно и за няколко години. Работодателят няма задължение да одобрява щатното разписание, например годишно. Такава нужда може да възникне, ако се направят промени в него.

Промените в щатното разписание също се правят в съответните заповеди, подписани от ръководителя или упълномощено лице, и се извършват чрез одобряване на новото щатно разписание. Честотата на промените в таблицата с персонала се определя от текущите нужди на организацията.

Таблицата с персонала е одобрена за организацията като цяло. Следователно одобрението на отделна таблица с персонал за клоновете на организацията (ако има такива) е неправилно. Това се дължи на факта, че клонът е отделно подразделение юридическо лицеи следва да се подчинява на своята централизирана организационна и правна структура.

Съгласно изискванията на унифицирания формуляр, таблицата с персонала се подписва от ръководителя на службата за персонал и Главен счетоводител. Ако тези позиции не са налични в организацията, тогава списъкът на персонала се подписва от ръководителя или упълномощено лице. Подпечатването на таблицата с персонала не е предвидено от унифицирания формуляр № Т-3.

Тъй като списъкът на персонала съдържа лични данни на служителите, неговото съхранение, обработка, унищожаване трябва да се извършва в съответствие с изискванията на законодателството на Руската федерация за защита на личните данни.

Така че, ако таблицата с персонала се съдържа на хартия, тогава тя се съхранява, като правило, в метални сейфове и (или) заключващи се шкафове. Складовите помещения трябва да бъдат оборудвани с ключалки и аларми. На работния плот на служителите този документможе и през работния ден. В края на работния ден трябва да се прибере на склад.

Ако таблицата с персонала се съхранява на електронен носител в информационни системи, тогава нейното съхранение се извършва в съответствие с одобрения Регламент за гарантиране на сигурността на личните данни по време на тяхната обработка в информационни системи за лични данни. Постановление на правителството на Руската федерация № 781 от 17 ноември 2007 г., както и местни разпоредби на работодателя.

Унищожаването или обезличаването на щатното разписание следва да се извърши по начин, който изключва по-нататъшната обработка на съдържащите се в него лични данни, като същевременно се запазва възможността за обработка на други данни, записани на материален носител (изтриване, затъмняване).

Срокът на годност на щатното разписание е определен в Списъка на типичните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността правителствени агенции, местни власти и организации, посочващи условията за съхранение, одобрени. Със заповед на Министерството на културата на Русия № 558 от 25 август 2010 г. Съгласно клауза 71 от този списък щатните таблици на организацията и промените в тях се съхраняват постоянно. Предложенията, заключенията, сертификатите за разработване и промяна на таблиците с персонал трябва да се съхраняват в организацията най-малко пет години. В същото време е необходимо да се съхраняват проекти за персонал (клауза 72 от списъка). Кореспонденцията относно разработването и промяната на таблиците с персонал се съхранява в продължение на три години (клауза 73 от списъка).

Компанията е жив организъм, следователно трябва да коригира графика и работния график. Документ като таблицата с персонала не е изключение. Необходимостта от промяна (преименуване на позицията, добавяне или намаляване) се дължи на редица причини: реорганизация на структурата, промени във фонда за заплати, модернизация или спад в производството. Това има собствена процедура и стандартни модели на поръчки.

Персоналът - основата на предприятието

Именно въвеждането на промени в щатното разписание е отправната точка за осъществяването на конкретни трансформации в предприятието. Говорим не само за промени в работния график, защото при всякакви промени в системата е много важно да се вземе предвид производителността и ефективността на служителите - тези показатели не трябва да бъдат по-ниски от предишните за същия период.

Особено ръководството на компанията може да избегне неприятни ситуации трудови спорове, искове от регулаторните органи, ако поеме отговорност за процеса на регистриране на промените в държавата.

При промяна на щатното разписание се издава подходяща заповед.

На какво основание се извършват кадрови промени

Промени в таблицата с персонала се правят в следните случаи:

1. Трансформация (модификация) на фирмата, която налага изключване на определени позиции или въвеждане на нови.
2. Съкращаване, когато има нужда от съкращаване членове на персонала.
3. Развитие на бизнес, което включва наемане на нови служители.
4. Набиране или намаляване на фонд заплати.
5. Реорганизационни процеси в предприятието.
6. Корекция на длъжности.

Този списък не се ограничава до представените случаи, но те са най-често срещаните в практиката.

Стандартната форма на персонал се използва както в частни, така и в държавни предприятия

Има ли изключения и ограничения по закон

Нормативните изисквания на Кодекса на труда са свързани с причините за промяна на качеството и числеността на персонала.

Що се отнася до ограниченията, ако те не противоречат на основните изисквания на уставните документи на компанията (вид дейност, сфера на производство на стоки или предоставяне на услуги, технология на производство и др.), Всяко предприятие има право да прави всякакви корекции и промени по отношение на ситуацията.

Кой трябва да състави щатното разписание и да направи промени

Законодателството не посочва ясно кой трябва да отговаря за персонала. По един или друг начин всеки може да участва в набирането на персонал. Дори обикновените служители имат право да подават петиции за необходимостта от премахване и въвеждане на ставки, прехвърляне на друга позиция. Технически, щатното разписание е този, на когото ръководството е възложило такова задължение.Обикновено това е служител по персонала, икономист или счетоводител. В малките предприятия самият основател отговаря за персонала.

Как да направите промени в таблицата с персонала

Процедурата и изпълнението на поръчката ще се различават леко в зависимост от причината, поради която са направени промените.

Увеличаване и намаляване на заплатата

Основното основание за привеждане на увеличението на заплатите на служителите на дружеството в правното поле е издаването на подходяща заповед, която трябва да посочва:

1. Списъкът на длъжностите, за които ще бъде направено увеличение на заплатите.
2. Размерът на новите заплати (конкретно за всяка длъжност).
3. Точната дата, на която са направени промените.

И двете страни работни отношенияподписват споразумение към трудовия договор относно увеличението на заплатата, въз основа на което се издава заповед. Много ръководители използват унифициран формуляр, но трудовото законодателство позволява този документ да бъде съставен в свободна форма, приемлива за дадено предприятие, като се вземат предвид неговите специфики.

Всички въпроси, свързани с заплащането, са една от основите на трудовото правоотношение. Работодателят трябва да отдава голямо значение на това, особено по отношение на изпълнението на законовите изисквания. Въз основа на това, след документацияувеличение на заплатите на служителите, следва да се направят съответните корекции в трудовия договор. Засегнатите от промените трябва да се запознаят със заповедта, като потвърдят това с подписа си.

Промените в заплатите се извършват в таблицата с персонала със заповед

При намаляване на заплатите, разбира се, отношенията на субектите стават много по-сложни. Може да е законно да се намали заплащането без съгласието на служителя в случаи, причинени от конкретни технологични или икономически причини. Въпреки че това не е утешителен фактор за съкращаване на служител.

Не е необичайно ръководителят да се държи некоректно, предлагайки с принуден тон да сключи допълнителен трудов договор за намаляване на заплатите. Нещо повече, той прави това, като превишава правомощията си и се възползва от служебното си положение. Ако служителят не е съгласен, мениджърът си позволява да заплашва с влошаване на условията на труд или дори с уволнение. Такива случаи ясно се разглеждат като нарушение на трудовото законодателство и, разбира се, са причина за завеждане на дело в съда. Такива моменти изострят трудовите спорове и ги довеждат до ниво, при което е невъзможно да се справят с тях по друг начин.

Реорганизация на фирмата и оптимизация на персонала: влизане, напускане и заместване на длъжности

По време на реорганизацията в списъка на персонала се въвеждат нови позиции и се изключват тези, които не представляват интерес за предприятието. С новите позиции въпросът е разбираем, защото в момента има достатъчно желаещи. Но с намалени или извънщатни работници всичко е много по-сложно.

Съкращаване и ликвидация на отдели

Администрацията на предприятието е длъжна да изготви бележка за предстоящото намаление два месеца преди събитието. На съкратения работник се плаща обезщетение- средна месечна заплата в рамките на два месеца от датата на прекратяване на трудовото правоотношение.

За да се намали числеността на трудовия колектив, трябва да се посочат следните данни:

1. Списък на позициите на рязане.
2. Точната дата на разфасовката.

Могат да бъдат съкратени както отделни позиции, така и цели отдели.

Много важен моментс които работодателите трябва да се съобразят са категориите служители, които не подлежат на съкращаване.

При преименуване на длъжности ръководителят също трябва да уведоми писмено служителя 2 месеца преди извършването на промените (член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Наличието на свободни работни места е най-безболезненият изход в случай на намаление, тъй като работодателят няма да изпитва ненужни негативни емоциикогато е принуден да лиши човек от работа. Ако незаетите длъжности попадат в съкращението, се съставя акт, въз основа на който се правят промени.

Видео: правни консултации при уволнение; категории лица, които не могат да бъдат намалени

Въвеждане на нови щатни звена и отдели

Заповедта за въвеждане на нови длъжности съдържа следната информация:

1. Длъжност. Ако е въведен цял отдел, се посочва неговото наименование и списък на длъжностите.
2. Точната дата, на която промяната ще влезе в сила.

IN този случаймоментът на издаване на заповедта съвпада с момента на редовните нововъведения.Това е възможно, тъй като тези промени не засягат съдбата на служителите на предприятието. На първо място служителите по персонала, които ще участват в разработването на длъжностни характеристики, се запознават с иновациите.

Ако контролът върху изпълнението на заповедта е възложен на конкретни служители, те подписват, че са запознати с нея

Процедура за преименуване на позиция

Нова длъжност често се появява в областта на трудовите отношения, в производствените и административните процеси. Например, можем да си припомним, че в близкото минало позицията на мърчандайзер беше много разпространена в търговията. Сега такова тълкуване едва ли ще остане, то е заменено от понятието "мениджър".

Така че при преименуване на позиция промяната става, както се казва, без излишни движения. Заповедта се издава по същия принцип, както при въвеждането на нова щатна единица, с единствената разлика, че в документа трябва да се посочи предишното наименование на длъжността, а след това новото.

В случай, че служител работи на длъжност, промяната на името се извършва с негово знание и съгласие. Опитен лидер винаги ще намери взаимен езикс подчинените и ще може ясно да обясни причината за промените и подробно да се аргументира. Ако промените са причинени от сериозни технологични и организационни фактори, работодателят има право да прави промени дори без съгласието на служителя (член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация). Освен това двете страни подписват споразумение относно промяната на наименованието на длъжността. След това се издава съответна заповед. Служителят по персонала въвежда информация в лична карта и трудова книжкаслужител.

Понякога преименуването на позиция е включено в цяла група промени в персонала, всички те могат да бъдат въведени в един ред

Методика за извършване на промени в щатното разписание

Преди да направи промени, ръководителят на отдел или друга структурна единица изготвя меморандум, адресиран до ръководителя на компанията с подробна обосновка и икономически изчисления.

Правила за изготвяне на поръчка

Заповедта е издадена на основание чл. 74 от Кодекса на труда на Руската федерация, като правило, той се нарича „За изменения в списъка на персонала“ или „Относно части ...“. Констативната част е изпълнена с аргументи на ниво дадено предприятие, уточнени са нюансите на промените.

На бланката ръководителят издава заповед. Текстът на този документ се състои от две части: заявление и заповед. Първа част - правно основаниеи причината, втората - конкретни промени, посочващи сроковете и отговорниците за изпълнение.

Ако компанията е сложна структура с голям персонал, длъжностите могат да се повтарят. Следователно в заповедта е необходимо да се посочи не само длъжността, но и конкретно структурно звено.

Уведомяване на служител

Съдържанието на заповедта на документа трябва да бъде съобщено на всички служители, които са засегнати от нововъведението. Трябва внимателно да го прочетат, да си вземат под внимание и да се подпишат на гърба.

Ако служителят се нуждае от извлечение от графика, то се издава на основание чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация. Извлечението съдържа информация за плащанията за конкретна позиция. Ръководейки се от чл. 88 от Кодекса на труда на Руската федерация в извлечението не е посочена информация за заплатите на други служители.

Кога се одобрява нов график?

С частични незначителни корекции се правят промени в отделни колони на текущия документ. Със значителни промени става необходимо да се разработи ново разписание на персонала.

Обикновено персоналът се съставя за период от една година.Ако трябва да преименувате длъжност или да въведете нова в средата на годината, промените в щатното разписание се правят със заповед. Броят на повторните промени не е ограничен от закона. И ще бъде възможно да се състави ново щатно разписание за следващата година.

Ако промените в персонала са глобални, по-лесно е да премахнете стария и да съставите нов документ

Обосновка за промените: бележка

Ръководството на предприятието подготвя служебно писмо, адресирано до служителите.Съдържа уважение и подробно обяснениенеобходимостта от извършване на промени, особено когато става въпрос за намаляване на персонала. Бележката предлага изход от ситуацията. Това може да е предложение да заемете друга позиция.

Формуляр за съставяне и попълване бележкапроизволен

Ако предстоящото съкращаване е причинено от сериозни технологични обстоятелства, работодателят има право да съкрати длъжността без съгласието на служителя. Този факт обаче не изключва изискването бележката да бъде написана от ръководителя. В този случай той трябва да прояви уважение и такт, особено по отношение на служителите, които съвестно изпълняват задълженията си. Тук има човешки фактор, когато служител получава морална вреда поради загуба на работа. Това е проявата на деликатност, която няма да позволи влошаване на и без това трудната ситуация на човек, което означава, че няма да предизвика протест в него и няма да го принуди да предприеме крайна стъпка - завеждане на дело.

Промените в щатното разписание трябва преди всичко да бъдат обосновани. Информацията трябва да бъде доведена до знанието на служителите, а лицето, на което е възложено да извършва контрол, трябва да докладва за резултатите от извършената работа. Работодателят трябва да притежава основите на правната грамотност и да избягва ненужните трудови спорове, защото има по-уязвими категории работници, които са застраховани срещу попадане в списъка на съкратените.

Таблицата с персонала е удобна форма за систематизиране на данните за броя на персонала на организацията в контекста на структурните подразделения и като се вземат предвид заплатите. Поддържането на щатно разписание е задължително за всички предприятия. Това е един от основните документи на фирмата, той показва цялата структура на предприятието, както и фонда за работна заплата.

Персонал: характеристики на управлението

Списъкът на персонала показва структурата на персонала на предприятието, разбита на отдели, длъжности, професии и като се вземе предвид фондът за заплати (тарифни заплати и надбавки за длъжности). Този документ включва всички структурни звена, включително свободните позиции.

Попълването на този документ е задължително за всяко предприятие, за това можете да използвате унифицирания формуляр T-3 или да създадете своя собствена примерна таблица с персонал. Формулярът T-3, разработен от Държавния комитет по статистика, е ясен за попълване и лесен за използване, така че повечето предприятия предпочитат да го използват.

Таблицата с персонала се съставя за цялата компания като цяло, като се вземат предвид всички подразделения и клонове. За клон може да се изготви отделен документ, но той трябва да бъде включен в графика на персоналната структура на компанията като цяло.

Таблицата с персонала се съставя в началото на предприятието, периодът на нейната валидност се определя от компанията самостоятелно. В същото време в документа трябва да бъдат посочени датата на съставяне и датата на изтичане. Повечето компании правят персонал за една година, но ако фирмата не го прави значителни промени, може да се изготви за няколко години.

При преименуване на длъжности и отдели, въвеждане на нови структурни звена, преструктуриране организационна структуракомпаниите, съкращаване на персонала, задължително трябва да направят промени в щатното разписание.

Промените се извършват със заповед на ръководителя. Редът може да бъде:

• да правите промени (с единични промени, например добавяне на нова позиция);
• да съставите ново щатно разписание (препоръчва се не повече от 6 пъти годишно).

Промените в щатното разписание трябва да бъдат уведомени писмено до служителите, които са засегнати от тези промени.

Специалисти от отдела по персонала или счетоводния отдел се назначават отговорни за съставянето на таблицата с персонала, ако компанията е малка, това може да се направи от ръководителя.

Таблицата с персонал съдържа елементи на търговска тайна (например размер на заплатите), поради което се съставя в едно копие и се съхранява в счетоводния отдел, ако е необходимо, може да се състави копие за управителя. Само тази част от документа, която се отнася до тяхната сфера на отговорност, се съобщава на ръководителите на структурни подразделения. Информация за свободните позиции се предоставя на отдела за персонал.

В щатното разписание не е включена информация с имената на лицата, заемащи отделни длъжности. Тези данни се въвеждат в отделен незадължителен документ за фирмите - Персонал или замествания, този документ може да дублира примерното щатно разписание само с допълнителна колона с пълното име на служителя.

Примерна структура на персонала

Персоналът на предприятието трябва да включва следните раздели:

1. Име на фирмата и OKPO код.
2. Дата, номер и срок на валидност на документа.
3. Изброяване на структурните подразделения на фирмата. Ако компанията е свързана с обществена услугаили със опасни условияпроизводство, тогава името на подразделенията трябва точно да съвпада с държавните и индустриалните класификатори, справочници и нормативни документиза да не се провокират проблеми при получаването на преференциални пенсии за служителите.
4. Кодове на отдели. За всяко подразделение в предприятието се определя отделен код, който показва мястото на подразделението в цялостната структура на компанията, което значително улеснява работния процес на компанията.
5. Длъжности. Всички фирмени позиции трябва да бъдат показани по отдели. Името трябва да съответства на Общоруския класификатор на професиите.
6. Броят на персонала, който е предвиден за всяка длъжност. Ако се предполага, че се работи на непълно работно време или на непълно работно време, тогава съответните показатели се въвеждат в таблицата за персонала - 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 и т.н.
7. Тарифни ставки по длъжност, посочени в рубли, процент от продажбите или други показатели (в зависимост от това коя система на заплащане е избрана в предприятието).
8. Надбавки, бонуси за всяка позиция. Те също могат да бъдат показани както в рубли, така и като процент.
9. Доплащания за вредни условия на труд, които се утвърждават по специална схема.
10. Общата заплата, като се вземат предвид надбавките и т.н. От тази колона е лесно и лесно за мениджъра да види ведомостта за заплатите за месеца.
11. Забележка. Ако изчисляването на заплатите е много сложно, тогава можете да вмъкнете номера на документа в тази колона, която описва подробното изчисление.
12. Подпис на ръководителя, както и на главния счетоводител и ръководителя на службата за персонал.
13. Заповед на лидера.

Ако служителят не заема определена длъжност, но участва в извършването на временна работа, това също трябва да бъде включено в таблицата с персонала.

При попълване на тарифни заплати и надбавки често възникват грешки, те могат да бъдат коригирани чрез задраскване и коригиране с подписа на изпълнителя.

Ролята на персонала в предприятието

Когато съставяте таблицата с персонала, трябва внимателно да спазвате правилата, тъй като тя често се използва като доказателство в съдебни спорове и при кандидатстване за пенсия. Този документ има постоянен срок на годност.

От документа мениджърът може да анализира структурата на предприятието, броя на длъжностите, фонда за заплати и да прави коментари.

В някои случаи по време на работа служителят трябва да се запознае със записите на длъжността си в таблицата с персонала, ако в трудовия му договор е посочено, че заплатата се формира според таблицата с персонала.

Служителят може също да поиска извлечение от списъка на персонала с данни за неговата длъжност и заплата, важно е този документ да съдържа данни, отнасящи се само за този служител.

Държавни органи ( Данъчен офис, пенсионен фонд, FSS и др.) често изискват персонал в процеса на проверки.

"Човешки отдел", 2008, N 1

Изготвяме таблица за персонала

Персоналът е важен личен документ за всяка организация. Но въпросът е: длъжни ли са работодателите, независимо от организационната и правната форма, да имат таблица с персонал и ако да, как да я съставят правилно и как се правят промени в нея?

Таблицата с персонала е основният документ за досиета на персонала. Неговата унифицирана форма N T-3, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. N 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“. Съгласно този указ унифицирани форми за счетоводство на персонала трябва да се използват от юридически лица от всички организационни и правни форми. Щатното разписание съдържа списък на структурните звена, длъжностите, специалностите, професиите, информация за броя на щатните единици, длъжностните заплати, надбавките и месечната ведомост. Може да бъде съставен както под формата на единен документ за организацията като цяло, така и за нейните отделни структурни подразделения. Щатното разписание се подписва от ръководителя на службата по персонала и главния счетоводител, ако е необходимо, може да бъде подписано от ръководителите на структурни подразделения. Таблицата с персонала се одобрява със заповед на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице и е основният документ, който определя организационната структура и определя официалния и силаорганизации.

Какво разбираме под персонал?

Има много различни дефиниции на понятието "щат", от което следва, че това е организационен и административен документ, който отразява структурата на организацията. Съдържа списък на длъжностите с посочване на техния брой и заплати. Таблицата с персонала също така отразява размера на надбавките и допълнителните плащания, които съществуват в тази организация, във връзка с конкретни позиции.

Често ръководителите на различни организации не знаят точно кой трябва да състави таблицата с персонала и да направи промени в нея. В големи организации, където броят на служителите надвишава 500 души, има или служба за персонала, или отдел за персонала, който се занимава с управление на досиета на персонала. Но в малкия бизнес или индивидуални предприемачибез образуване на юридическо лице, чийто брой служители не надвишава 50 души, както служителите на счетоводния отдел, така и ръководителят или самият предприемач могат да бъдат включени в изготвянето на таблицата с персонала. В организации с повече от 100 служители мениджърът възлага функциите по управление на досиета на персонала или на офис мениджъра, или на юрисконсулта. В момента такива организации предпочитат да наемат адвокат с функциите на персонален работник, като по този начин „убиват две птици с един камък“. Но във всеки случай процесът на формиране на таблицата с персонала е доста сложен и се състои от няколко етапа, следователно изисква участието не само на служителите кадрови услугино и икономисти.

Етапи на набиране на персонал

Преди да се пристъпи към изготвянето на таблицата с персонала, е необходимо да се определи организационната структура на организацията, тоест да се изобразят схематично структурните звена, както и редът на тяхното подчинение и взаимоотношения помежду си. След това преминаваме към следващия етап - изготвяне на таблица за персонала и привеждането й в правилната форма съгласно унифицирания формуляр N T-3 „Персонал“. Попълването му е лесно, но трябва да имате предвид няколко неща. Например, името на организацията е посочено в строго съответствие с името, което се появява в учредителни документи. Ако дадена организация има както пълно, така и съкратено име, може да се използва всяко едно от тях. Попълването на колоните за дата и номер на документа е малко вероятно да създаде затруднения, но за големи организации, където често се правят промени в таблицата с персонала, е препоръчително да се въведе отделно номериране за таблицата с персонала.

Датата на таблицата с персонала не винаги съвпада с началния час на нейното действие, следователно в унифицирана форма е предоставена колоната „Персонал за периода ______ от „___“ ________ 20__ г.“, тоест конкретна дата от което щатното разписание влиза в сила.

Също така в унифицирана форма в отделна колона се поставят датата и номерът на заповедта на ръководителя за одобряване на таблицата с персонала. Моля, обърнете внимание: персоналът може да бъде одобрен веднъж и да е валиден за неопределено време. В този случай, за да работите с документа, трябва да вземете предвид всички промени и допълнения, направени от заповедите (заповедите) на ръководителя, което на практика не винаги е удобно. Поради факта, че няма ограничения за броя на промените в персонала за търговските организации, по-добре е да се въведе нова таблица с персонал при всяка промяна.

Сега помислете за колоната "Структурна единица". Търговски организации, като правило, името на структурните подразделения се определя независимо, ръководено от общоприети концепции и дефиниции (не е желателно структурните подразделения да се наричат ​​неясни чужди думи). Но има организации, в които редица обезщетения, предоставени на служителите, зависят от името на структурната единица, посочена в таблицата с персонала (например медицински и образователни институции, предприятия, които включват производствени мощности с вредни условиятруд). В този случай правилното отразяване на имената на структурните звена в таблицата с персонала е много важно. За да се улесни работата при определянето на структурни подразделения, има отраслови класификатори на опасни производства или номенклатури за имената на структурни подразделения, както и тарифни и квалификационни справочници, общоруски класификатори, Списък на индустрии, цехове, професии и длъжности , одобрен с Указ на Държавния комитет по труда на СССР и Президиума на Всесъюзния централен съвет на профсъюзите от 25 октомври 1974 г. N 298 /P-22, заетостта в която дава право на старост пенсия при преференциални условия.

По правило първо се посочват структурните подразделения на администрацията (управление, счетоводство, отдел "Личен състав" и др.), След това производствените отдели и накрая отделите за обслужване и поддръжка (отдел за доставки, ремонтни услуги и др.).

Колона N 3 "Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория) на квалификация" се попълва в строго съответствие с тарифните и квалификационните справочници и Всеруски класификатордлъжности на служителите и професии на работниците. При определяне на имената на длъжностите, включени в щатното разписание на организацията, трябва да се ръководи от Общоруския класификатор на работническите професии, длъжностите на служителите и категориите на заплатите OK 016-94, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 26 декември , 1994 N 367. В посочения класификатор, по-специално, длъжностите на служителите в Съгласно Ръководство за квалификациядлъжности на ръководители, специалисти и други служители (одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. N 37).

Последователността на попълване на тази колона за всяка структурна единица е индивидуална, като се вземат предвид спецификите на конкретна организация. Обикновено на първо място са позициите на ръководителя на структурното звено, неговите заместници, след това водещите и главните специалисти, след това изпълнителите. Ако структурното звено има както инженерно-технически персонал, така и работници, е необходимо първо да се разпределят инженери, а след това работници.

Възможно е да възникнат въпроси относно процедурата за попълване на колона 4 „Брой на щатните единици“. Броят на персонала на организациите, финансирани от федералния или регионалния бюджет, се определя от висши организации. Брой щатни единици търговско предприятиесе определя от нуждите му в определени видове работа, степента на спешност на тяхното изпълнение и икономическата осъществимост. Ако организацията предвижда поддържането на непълна единица персонал, при попълване на колона 4 броят на непълните длъжности на персонала се посочва в съответните дялове, например 0,25 (Инструкции за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. N 1).

Как да определите заплата (тарифна ставка)?

В съответствие с чл. 129 от Кодекса на труда на Руската федерация, заплата (тарифна ставка) се разбира като фиксиран размер на възнаграждението на служител за изпълнение на трудов стандарт ( работни задължения) определена сложност (квалификация) за единица време.

Тарифните ставки са инструмент за тарифиране на възнаграждението на служител в бюджетни организации в съответствие с Единния тарифна скала. Но трябва да се отбележи, че правителството на Руската федерация издаде Указ от 22 септември 2007 г. N 605 „За одобряване на Правилника за установяване на системи за заплащане на служителите на федералните публични институциии цивилен персонал", който определи основата за прехода към нови системи на заплащане и даде право на бюджетните институции да определят самостоятелно заплати, компенсации и други плащания. Търговските организации определят заплатите самостоятелно въз основа на техните финансови възможности. Тук трябва да се отбележи, че размерът на заплатата или тарифните ставки в съответствие с член 133 от Кодекса на труда на Руската федерация не могат да бъдат по-ниски от законово установените минимален размерзаплати.

В унифицираната форма N T-3 има комбинирани няколко колони (N N 6, 7, 8). често срещано име"доплащане". В действащия Кодекс на труда няма ясна дефиниция на понятието „доплащане“.

Основното, което трябва да се вземе предвид при формирането на щатното разписание, са двете основни форми на изплащане на надбавките: 1) процент - определя се като процент от официална заплата, а в случай на промяна в размера на заплатата (ставката), размерът на надбавката автоматично се променя; 2) под формата на фиксирана сума - може да остане постоянна дори при промяна на заплатата (ставката).

Ако работодателят не може да попълни тези колони в рубли, например поради факта, че надбавките са определени за служителя в проценти или коефициенти, е позволено да се посочат проценти (коефициенти) в съответните колони. В случай на промяна в размера на последния, можете да поставите тирета в съответните колони, а в колона 10 „Забележка“ направете връзка към документа, който регулира тази промяна. Например бонусът на служителите Краен северварира в зависимост от продължителността на "северното" преживяване. Следователно, когато попълвате таблицата с персонала в колоните „Доплащания“, можете да поставите тирета (при липса на други надбавки), а в колона 10 да направите препратка към съответния регулаторен правен акт, който регулира установяването на работници в Далечния север процентни добавки към заплатите. Други стимулиращи плащания, различни от надбавки, не са показани в таблицата с персонала, тоест няма нужда да се отразяват в унифициран формуляр N T-3, например бонуси.

Един от най-често задаваните въпроси е как да се гарантира, че служителите на една и съща длъжност получават заплата, съответстваща на тяхната квалификационна степен, при спазване на принципите на равнопоставеност, определени в Кодекса на труда? Тук може да има няколко отговора, но основно проблемът се решава чрез определяне на "стандартна" заплата за всички служители, работещи на дадена длъжност или професия, а възнаграждението на по-квалифицираните служители се извършва чрез определяне на лични надбавки за определен период. Когато служителят потвърди своята квалификация със заповед на ръководителя, надбавката се определя за следващия период.

Кога се правят промени в персонала?

Промени в щатното разписание се правят при намаляване на броя или персонала на служителите. При намаляване на числеността се изключват отделни звена, а при намаляване на персонала се изключват отделни звена. В същото време служителите, които заместват съкратени длъжности или работят с намалени професии, подлежат на уволнение по съответните членове. Кодекс на труда. Ако е необходимо да се въведат нови длъжности или структурни звена във връзка с организационни мерки, щатното разписание също подлежи на промяна.

Как да направите промени в таблицата с персонала?

Да започнем с факта, че форматите на формулярите, посочени в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация, са препоръчителни и могат да бъдат променяни (Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 24 март 1999 г. N 20 „За одобряване на Процедурата за използване на унифицирани форми на първична счетоводна документация"), но кодът остава непроменен, номер на формуляр, име на документ. Не се допуска премахване на отделни данни от унифицирани формуляри.

Въведените промени трябва да бъдат формализирани със съответния организационен и административен документ на компанията - заповед (инструкция) на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице.

Работодателят може да променя таблицата с персонала толкова често, колкото желае. В случай на спор относно уволнението на служители поради съкращаване на персонала, целесъобразността от промяна на щатното разписание не се разглежда от съдилищата. Но ако работодателят няма щатно разписание, той е лишен от възможността да намали броя или персонала на служителите. По-точно, в случай на спор, той няма да може да документира легитимността на тези действия.

Ето примери за заповед за утвърждаване на щатното разписание и заповед за изменение на щатното разписание.

│ Заповед N 01 │

│За утвърждаване на щатното разписание │

│За определяне на организационната структура, длъжност и численост│

│съставяне и одобряване на месечната ведомост за заплати на Звездочка ООД│

│ ПОРЪЧВАМ: │

│2. Контролът по изпълнението на тази заповед се възлага на началника

│счетоводител А.И. Иванов. │

│ Петров │

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограничена отговорност„Звездичка“ │

│ Заповед N 12 │

│За промени в щатното разписание │

│С цел рационализиране на структурата на персонала на Звездочка LLC │

│ ПОРЪЧВАМ: │

│Въведете следните промени в щатното разписание: │

│позиция офис мениджър (направление „Администрация“), в количество│

│1 единици, заплата - 9000 рубли. 00 коп. │

│ (подразделение „Транспортен отдел“) в размер на 3 единици, заплата -│

│8000 rub. 00 коп. │

Новото щатно разписание не е валидно. │

│5. Контролът по изпълнението на тази заповед се възлага на началника

│счетоводител А.И. Иванов. │

│Приложение: щатно разписание на 1 лист. │

│ Петров │

│Генералният директор на Звездочка ООО ------ А.А. Петров │

│Запознат със заповедта: Иванова │

│главен счетоводител ------- А.И. Иванова │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В много организации е обичайно да се съставя списък с персонал - подреждане. Този документ е много удобен за HR специалист. Списъкът на персонала ви позволява бързо да определите броя на свободните работни места и заети местав организацията, както и размера и видовете надбавки. За да създадете такъв документ, не е необходимо да "изобретявате колело". Можете да вземете формуляра за персонал, като добавите към него колоната „име на служител“. Така ще бъде ясно в кой отдел работи даден служител, каква длъжност заема, какви надбавки има право.

Журнал Експерт

"Отдел човешки ресурси"

Подписано за печат

Документооборотът е необходим, за да се проследяват в динамика различни показатели за дейността на компанията. Без него организацията на процесите е доста хаотична. Защото в модерен святперсоналът е основният актив на всяка компания, документи, свързани с управлението от човешки ресурситрябва да се извърши възможно най-точно и правилно.

Един от тези документи е таблицата с персонала, чиито подробности са разгледани в тази статия. Позволява ви да зададете персонала на отделите на организацията, да анализирате организационната структура и системата за възнаграждение, а също така улеснява процеса на набиране на персонал за свободни работни места в компанията.

За какво е този документ, задължителен ли е?

Таблицата с персонала е необходима, за да може да се оправдаят ситуациите на уволнение на служители поради намаляване на персонала, в случай че те се обърнат към съда. Може да служи и като оправдание (поради липса на определена позиция). Следователно компетентното изготвяне на този документ е основата за правна защита на интересите на компанията.

Освен това проверяващите фирми (в частност инспекцията по труда) често изискват нейното присъствие по време на проверки. Липсата на документ е нарушение на закона за защита на труда на Руската федерация. Съответно, съгласно Кодекса за административните нарушения на Руската федерация (член 5.27), организация, която не предоставя график, е изправена пред глоба в рамките на от 30 до 50 хилядирубли. Освен това длъжностното лице ще бъде глобено (сумата варира от 1 до 5 хилядирубли).

И накрая, без щатно разписание не е възможно да се докаже, че към момента на съкращаването компанията не е имала възможност да предостави на служителите алтернативни свободни работни места.

По този начин, наличието на този документ не е задължително от гледна точка на законодателството на Руската федерация, а на теория решението на данъчните или инспекция по трудаглобите могат да бъдат обжалвани в съда. На практика обаче документът трябва да се поддържа от всяка компания, за да се предотврати възможно конфликтни ситуации. В същото време е важно да се разбере, че за бюджетните организации неговото присъствие е закрепено в закона.

Изисквания към него

Тъй като таблицата с персонала е така наречената местна наредба, няма толкова много специални изисквания за нея:

• Един от основните е фактът, че компанията е длъжна да изготви този документ в съответствие с установените федерален закон унифициран формуляр Т-3. Не можете да го съкращавате (трябва да присъстват всички необходими елементи), но можете да въведете допълнителни данни.
• Графикът трябва да бъде въведен от първия ден на месеца.
• Много е важно всяка страница да е номерирана.
• Документът трябва да бъде подшит с телбод, да има печат на организацията, подпис на ръководителя и лицето, отговорно за съставянето.

Кой компилира?

В момента законодателството не определя ясно кой трябва да участва в разработването на документа.

В компании с разклонена организационна структура отговорността за съставянето може да бъде на служителите на следните отдели:

• обслужване на персонала;
• счетоводство;
• правен отдел (най-рядко срещаната ситуация).

В малките фирми това може да се направи от ръководителя или друго упълномощено от него лице. В този случай се прави поръчка на името на конкретен служител, който ще работи с този документ. Друг вариант за определяне на отговорния е този факт да се посочи в описание на работатаили трудов договор.

За да се опрости процедурата за съставяне, е необходимо да се предпишат нейните нюанси в инструкциите за работа в офиса:

• условия и основни правила за разработване / въвеждане на промени;
• форма на заповед за одобряване на графика и промените;
• отговорници за оформянето на документа и подписването на заповеди;
• служители, с които е необходимо да се съгласува проектът на графика или неговите промени;
• съставът на нормативните актове, които регулират всички въпроси, свързани с него.

Как се претендира?

След изготвяне на щатното разписание, то трябва да бъде одобрено. Преди да бъде готов окончателният формуляр за подписване, е необходимо той да бъде съгласуван със служителите, посочени в инструкцията.

След това трябва да се направи твърдението по специална поръчка или поръчка, който трябва да бъде подписан или от ръководителя на фирмата, или от упълномощено лице. В заповедта трябва да се посочат датите на съставяне, утвърждаване и влизане в сила - те могат да съвпадат или да се различават една от друга, но датата на влизане в сила не може да бъде по-ранна от датата на изготвяне или утвърждаване.

Структура и ред на попълване

На първо място, унифицираният формуляр трябва да съдържа редица подробности (те са необходими за всеки счетоводен документ):

• име и номер на документа;
• датата на съставянето му;
• Име на компанията;
• потвърждаване на факта на извършване на дейности и изразяване на стойността на натуралното или паричното измерване;
• име и подпис на лицето, отговорно за правилността на съставянето.

Таблицата трябва да включва следната информация (отляво надясно):

• структурно подразделение;
• код на отдел;
• длъжност, ранг, квалификационен клас (например инженер от 1-ва категория);
• броя на щатните единици;
• заплата (посочена в рубли, мерните единици са само в заглавката на таблицата - например 20 000,00);
• надбавки (в рубли) - например за степен. За тях са отделени 3 колони;
• общо, търкайте. - тази колона показва обща сумазаплати;
• Забележка.

След като попълните всички колони в таблицата, трябва да попълните реда "Общо". Необходимо е да се сумират всички стойности в колони (размер на заплатите, колко персонални единици ще бъдат и т.н.). След това се полагат необходимите подписи и печат.

Можете да гледате процеса на формиране и попълване на програмата 1C в следния видеоклип:

Как да направя промяна?

За 2019 г. има 2 основни начина за извършване на промени в щатното разписание:

1. Така че можете директно да промените този документ, като създадете нов, който ще има следното регистрационен номер. При което нова версиятрябва да бъдат одобрени със заповедта за основната дейност.
2. Въпреки това, през повечето време промените са съвсем незначителни. В този случай е достатъчно да направите промени. Заповедта може да се нарече по следния начин: „За промяна на таблицата с персонала“ или „За извършване на промени в таблицата с персонала“.

Тази процедура обаче трябва да бъде обоснована. Това може да са следните причини:

• необходимостта от оптимизиране на административната дейност;
• подобряване на организационната структура на фирмата;
• реорганизация;
• премахване на дублирането на функции и формиране на центрове за отговорност;
• промени в законодателството на Руската федерация;
• необходимостта от организиране на мерки за подобряване на дейността на определен отдел във фирмата;
• намаляване на основната дейност, нейното разширяване или диверсификация.

Ако длъжността на служител бъде преименувана, трябва да получите неговото писмено съгласие, преди да направите промени.

Срок на годност и честота на съставяне

В законодателството на Руската федерация няма норми, които да регулират честотата на назначаване на персонал. Ако компанията високо нивотекучеството на персонала, препоръчително е да се съставя веднъж месечно. Най-често обаче го правят на всеки 6 или 12 месеца, като при необходимост правят само промени. Това се дължи на факта, че такъв график е така нареченият документ за планиране.

Възможно е също така да се състави формуляр T-3 за няколко години - но това може да се направи само от онези фирми, които не планират да коригират персонала, да въведат нови позиции или да премахнат някои от съществуващите.

Следователно този вариант не може да се счита за целесъобразен през 2019 г. - условията на криза принуждават организациите постоянно да променят различни аспекти на своята дейност.

По отношение на срока на съхранение, засега документът трябва да се съхранява от фирмата в рамките на 3 години. При което даден срокизчислено от следващата година след годината, в която разписанието е престанало да важи. Списъците (които могат да служат като лека алтернатива на въпросната хартия) трябва да се съхраняват 75 години.