≡×МЕНЮ

• Ремонт
• Ремонт
• Вътрешен дизайн
• За всичко
• Относно ВиК

Официален имейл. Правила за писане на имейл или имейл етикет

Вероятно всеки е чувал израза „Не се тревожи за малките неща” и той се отнася за много аспекти от живота. Но когато говорим сиотносно имейлите, всяко малко нещо е от значение.

Правилата за писане на имейл и имейл етикетът показват какво е подходящо и какво не, когато човек изпраща съобщение до потенциален клиент, бизнес партньор, колега, мениджър или приятел. Те помагат да се избегнат грешки и недоразумения.

Защо се нуждаете от пощенски етикет?

Изследванията показват, че грешките сериозно влияят върху възприемането на човек от другите хора. В един експеримент участниците, които четат имейл с граматически грешки, смяташе, че авторът е по-малко съвестен, интелигентен и надежден от тези, които четат същото писмо без грешка.

При друг опит хората са кандидатствали за финансиране и са получили по-малко изгодни условиякогато има правописни грешки в техните заявки.

Това не е изненадващо. Когато човек чете писмо, пълно с грешки и правописни грешки, той си мисли за едно от двете неща:

• Подателят не познава основните правила на правописа и граматиката.
• Подателят не се интересува достатъчно от това съобщение, за да го провери, преди да го изпрати.

Нищо от това няма да бъде добра основа за връзка. За да се избегнат тези грешки, на помощ идват съветите за мейлинг етикет, които всеки професионалист (особено този, който общува с клиенти) трябва да знае и спазва.

Пунктуация

Пунктуацията е незабележима, когато се използва правилно, и очевидна, когато се използва неправилно. Не трябва да разваляте впечатлението за себе си пред получателите - тези правила трябва да се запомнят и стриктно да се спазват.

1. Крайна пунктуация

Всеки ред трябва да завършва със завършващ препинателен знак, т.е. точка, въпросителен или удивителен знак. Ако пропуснете този знак, ще изглежда, че мисълта не е завършена.

грешно:Говорих с финансовия отдел и те одобриха споразумението.

дясно:Говорих с финансовия отдел и те одобриха споразумението.

Въпросителните и удивителните знаци трябва да се използват пестеливо. Ако в едно писмо има твърде много въпросителни, може да изглежда, че това е разпит на получателя.

Какъв е вашият статус? Говорихте ли вече с вашия екип? Можете ли да се обадите утре на обяд, за да обсъдим евентуални промени?

И ако прекалите с удивителните знаци, можете да се покажете като хиперактивни и превъзбудени.

Благодаря отново за вчерашния продуктивен разговор! Добри новини: Говорих с финансовия отдел и те одобриха сделката! Нямаме търпение за нашето сътрудничество!

2. Точка и запетая (;)

Точка и запетая може да се използва за свързване на две отделни, но свързани изречения. Това не е същото като запетая.

грешно:Тя може да ми се обади утре и тогава може да ми отговори.

дясно:Тя може да ми се обади утре; тогава тя може да ми даде отговор.

3. Запетая (,)

Една от най-честите грешки е да се поставят запетаи там, където не са необходими. Най-важните правила:

Запетая се поставя пред съгласувателния съюз (и, но, но, или, но) при свързване на две еднакви прости изречения.

Работих с подобен клиент миналата година и те процентът на отваряне се увеличи 20% на месец.

Запетая се използва за разделяне на елементи в списък.

Фокусирах се върху дължината на имейла, четливостта и съдържанието.

4. Пунктуация на поздрава

Има няколко различни начина за подчертаване на поздрава (първия ред електронна поща, където получателят се обръща по име).

Ако е официално писмо, по-добре е да използвате точка.

Уважаема г-жо Фрост.

Ако това е относително ежедневна буква, по-добре е да използвате запетая.

Скъпа Ая,

И ако това е приятелско писмо, можете да използвате удивителен знак.

Граматика

Хората, които не са посветили живота си на изучаване на граматика (което всъщност е много по-малко печелившо от продажбите), ще направят грешки по един или друг начин. Но никой няма да забележи това, освен ако не знае и за това мистериозно правило. Просто трябва да избегнете основните грешки, които са най-фрапиращи, и всичко ще бъде наред.

Например, трябва да знаете разликата между:

• Към/каквото и да е
• в ума / в ума
• Относно / по сметка
• също, също / същото, същото
• -ця / -ця
• Като цяло / като цяло (и не забравяйте, че няма думи „като цяло“ и „като цяло“)

Като редактор можете да използвате инструменти като Grammarly, който намира всички граматически и правописни грешки в реално време и също така изпраща седмичен отчет за общите тенденции.

Емотикони в имейли

Разбираемо е да искате да добавите усмихнато лице към доста тежко изречение, за да го смекчите, или да завършите шега със смеещо се емоджи.

Това обаче трябва да се избягва, освен ако получателят вече не е използвал самите емотикони. Проучванията показват, че използването на емотикони в служебни имейли е лошо за репутацията: карат изпращача да изглежда по-малко компетентен (и не помагат да изглежда по-дружелюбен).

Заглавки на имейли

Темата трябва да е смислена и относително кратка. В идеалния случай трябва да уведоми получателя, ако иска да отвори имейла.

грешно:"Здравейте"

Какво пише в писмото? Абсолютно неразбираемо.

дясно:„Обобщение на обаждането за поръчка на партида възглавници от 02.12“

Това заглавие не оставя съмнение относно съдържанието на писмото.

поздравления

Горното споменава препинателните знаци, които се използват при поздрав. Трябва също така да изберете форма на поздрав, която може да бъде официална или неофициална, в зависимост от адресата и отношенията с него.

Небрежният, непринуден поздрав е най-добрият, тъй като задава приятелски, спокоен тон и вдъхва увереност.

Примери за ежедневни поздрави:

• Здравейте
• Добро утро[ден, вечер]
• [Име]

Ако това е първият контакт с човек или той заема по-висока позиция, трябва да изберете по-официален вариант.

Примери за официални поздрави:

• Уважаеми [име]
• Уважаеми г-н/г-жо [фамилия]

И примери за поздрави, които не трябва да се използват дори като шега:

• Хей!: Твърде неофициално и нетърпеливо
• [Име]!: Твърде неподходящо
• Добро време на деня: хората не говорят така
• До всички заинтересовани: Твърде безлично
• Уважаеми господине или госпожо: Твърде старомодно
• Здравей приятелю: Твърде страшно
• Господа: Твърде старомодно
• Всички: Твърде готино

край

Десният край допълва тона и съдържанието на писмото. Тъй като това е последният ред, който получателят чете, това влияе върху окончателното му впечатление.

Ако писмото е написано в лек тон, можете да го завършите с неофициален, топъл подпис.

Например:

• Благодаря ти
• Благодаря отново
• Всичко най-хубаво
• Приятен [ден от седмицата]
• Хубав уикенд
• До скоро
• Ще се видим [утре, сряда, когато се върнете]
• Очакваме с нетърпение нашето сътрудничество
• Очакваме следващия ни разговор
• Ще се радвам да чуя вашето мнение

Ако тонът на писмото е по-сдържан, подписът трябва да е подходящ.

Например:

• Благодаря ти
• Благодаря ви за отделеното време
• Приятен ден [уикенд]

И ето последните редове, които не трябва да се използват:

• С уважение: Твърде старомодно
• Най-добри пожелания: Твърде недружелюбно
• От дъното на сърцето ми: Твърде интимно
• Сърдечен: Твърде неестествено
• - [Име на изпращача]: Твърде грубо

Име на получателя

Трябва да се провери три пъти дали е написано правилно. Можете да отворите профила на този човек в в социалните мрежии сравнете.

И не съкращавайте името на човек, освен ако той не подписва имейлите си по този начин. Ако се подписва "Миша", може да се използва съкратеното име; ако "Майкъл", тогава трябва да се обърнете към него по съответния начин.

Главни букви

При изпращане на SMS, социални мрежи или чатове много хора не използват главни букви. Но когато пишете бизнес имейл, това е от съществено значение. С други думи, пишете с главна първа дума в изречението и в собствените имена.

Например: Кучетата са добре дошли в HubSpot.

Тонът на писмото

Изключително трудно е да зададете и поддържате правилния тон в имейл. Изследванията показват, че хората значително надценяват колко често техните получатели правилно преценяват дали тонът им е бил саркастичен или сериозен.

Въпреки че в 80% от случаите са смятали, че получателите ще се справят правилно, реалността е по-близо до 56%.

Това означава ли, че половината от имейлите ще бъдат изтълкувани погрешно? Не. Но това означава да подбирате внимателно думите си и да мислите как би могъл да ги възприеме получателят.

Първо, трябва да избягвате фрази и думи с отрицателно значение. Те могат да накарат човек да изглежда по-напрегнат, раздразнен или развълнуван, отколкото е в действителност.

Например:Грешки, проблеми, провал, забавяне, криза, неприятности, лош късмет.

Второ, не използвайте сарказъм. Има голяма вероятност получателят да не разбере шегата и впечатлението за подателя ще бъде развалено.

Например:„Бих помолил моя екип да прегледа това утре, но знаете ли, никой всъщност не върши работата, получена в петък.“

Трето, необходимо е да се изключат прилагателни и наречия с приблизителна стойност. Те правят писмото прекалено емоционално, въпреки че целта е да изглежда спокойно и професионално.

Примери:Много, наистина, изключително, силно, сериозно, дълбоко

Четвърто, можете да имитирате стила на събеседника. Следването на примера му ще гарантира, че авторът няма случайно да го обиди. Ако той пише кратки и директни съобщения, трябва да му отговорите по същия начин. Ако той се опитва да изгради разбирателство, като стане личен (напр. „Видях, че си на Бермудите; надявам се, че си прекарал страхотно“), направете същото.

Пето, ако се съмнявате, по-добре е да се обадите. Всеки път, когато имате потенциално интензивен разговор, добра идея е да се обадите по телефона или по Skype или да се срещнете лично с човека.

Шрифтове и форматиране

Искате да нараните очите на получателя? фантастични шрифтове, ярки цветовеи оригинално форматиране в помощ.

Да, това ще направи писмото много по-запомнящо се, но в същото време ще покаже пълно непознаване на нормите за комуникация.

Винаги трябва да използвате шрифта по подразбиране. Без други цветове освен черен. само стандартен размершрифт. Не удебелявайте или наклонявайте повече от една дума (или поредица от думи) в една буква.

Когато копирате и поставяте текст, трябва да изчистите форматирането. (Command + \ на Mac, Ctrl + Shift + N на компютър.) Ако не направите това, пасажът ще изглежда различно от останалата част от имейла.

Хипервръзки

Поставянето на пълен URL адрес в имейл заема ценно място и изглежда небрежно. Вместо това можете да създадете хипервръзка или да поставите съкратен URL адрес.

грешно:Разгледайте това: https://website/

дясно:Погледни .

Приложения

Трябва да посочите някъде в писмото, че има прикачен файл, за да не го е пропуснал получателят.

Просто „Прикачих [документ, електронна таблица] за X“ ще бъде достатъчно.

И трябва да се уверите, че прикачвате отново файлове, когато някой бъде добавен към пощенската верига, или той няма да може да ги види.

Подпис на писмото

Лошият подпис може наистина да навреди на репутацията ви. Дори да напишете най-красноречивото и убедително писмо на света, с лош подпис то ще изглежда аматьорско.

Струва си да запомните: колкото по-малък е, толкова по-добре, подписът трябва да е относително малък, прост и ограничен. Няма място за любим вдъхновяващ цитат, портрет или пълен списък с контакти. В идеалния случай подписът трябва да включва името, заглавието, телефонния номер и/или уебсайта на компанията.

Буквени полета

На кого:Тази област е проста: имейл адресът на лицето, с което трябва да се свържете.

Копие:Ако искате да свържете някой друг, трябва да добавите неговия адрес тук. Това основно означава „Хей, прочети това, но не е нужно да отговаряш“.

Тази опция е необходима, когато имейлът съдържа подходяща информация или искате да свържете друго лице с действителния получател.

Ск (BCC):Тази функция също така копира контакта на имейл адрес, но никой друг освен получателя няма да види, че е получил имейла. С други думи, ако изпратите писмо до Майкъл Скот и го скриете до Джим Халперт, Майкъл няма да разбере, че Джим също го е получил.

Защо да използвате BCC?

За скриване на имейл адреси. Тази функция може да се използва, за да запазите нечий имейл личен от другите. Например, ако изпращате имейли до група хора за предстоящо събитие, можете да изберете BCC за всички имейли, така че да не давате имейл адресите на други хора без разрешение.

За обща информация: BCC позволява на човек, който не е включен в темата, да види съобщението.

Добър тон: BCC ви позволява учтиво да премахвате хора от нишка. Например, ако шефът запознае човека с някого, това ще бъде добър тонизпрати на шефа скрито копие в отговор. Това показва, че човекът е отговорил, без да наводни входящата кутия с поток от имейли напред-назад.

„Отговор“ срещу „Отговор на всички“

Отговор:Тази опция ви позволява да отговорите директно на лицето, което последно е изпратило имейл. Ако отговорите директно на първото съобщение, отговорът ще отиде при първоначалния подател на имейла. Но ако отговорите на писмо от някой друг във веригата, в крайна сметка отговорът ще стигне само до този човек.

Отговори на всички:Когато изберете тази опция, отговорът се изпраща до всички, чиито адреси са в полетата „До“ или „Як“. Това е полезно за съобщаване на информация, която засяга всички.

Ако се съмнявате, по-добре е да изберете „Отговор“. Не бъди досаден човек.

Препращане на писма

За да спазвате пощенския етикет, трябва да следвате няколко правила, когато изпращате:

Някои имейли не са предназначени за препращане. Ако даден контакт предоставя лична или чувствителна информация, трябва да препращате такива имейли с голямо внимание.

Когато препращате дълга поща, добра практика е да обобщите какво се обсъжда в писмата, така че получателят да знае какво точно се иска от него. Няма нищо по-лошо от това да получите 50 имейл нишка с бележка, която просто казва „вижте по-долу“.

За да може препратен имейл да започне нова пощенска верига (вместо да бъде част от текущата нишка), просто трябва да включите свой собствен коментар в реда за тема.

Темата на новата дискусионна нишка: Погледнете това! Fw: Бележки от вторник

Време за реакция

Всички имат препълнени входящи кутии и натоварени графици, така че не винаги е възможно да отговорите на имейл веднага. Правилното време за реакция зависи от човека:

Преки членове на екипа:Отговор в рамките на 12 часа. Екипът трябва да работи бързо и ефективно; освен това повечето от писмата се отнасят до оперативни въпроси.

Общи колеги:За всички останали служители времето за реакция е 24 часа. Не можете да отговорите през този период от време? Трябва да им кажете, че писмото е прочетено и отговорът ще бъде готов до час X.

Външни контакти:Ако имейлът не е маркиран като спешен или колкото е възможно по-скоро, подходящото време за отговор ще бъде краят на седмицата, в която е получен имейлът - например, ако е получен във вторник, трябва да отговорите до петък от този ден седмица. За контакти с висока стойност времето за реакция е 24 часа.

Отговаря, когато не е на работа

Ако служител няма да бъде на разположение за продължителен период от време, автоматичен отговор „OOO“ (Извън офиса) ще ви уведоми, че той не може да отговори на съобщението преди датата на връщане в офиса.

Добри и лоши избори за отговори на OOO:

• Добре: Кажете колко дълго служителят ще бъде недостъпен.
• Лошо: Създайте отговор на OOO за един ден.
• Добре: Предложете друг човек, с когото да се свържете по спешни въпроси.
• Лошо: Не информира този колега, че е включен в отговора на OOO.
• Добре: Включете „OOO“ в заглавката на имейла си, за да могат хората лесно да идентифицират автоматичен отговор.
• Лошо: Включете повече подробности от необходимото, като например къде служителят отива на почивка.

Ако служител вземе отпуск удължен периодвреме, може да бъде полезно да оставите канал за комуникация в ситуации, които са наистина спешни и изискват внимание.

Изпращане от телефон

Не включвайте „Пиша на телефона си“ или „Написано на телефона ми – моля, извинете за правописни грешки“. Много хора използват това като извинение да бъдат мързеливи, за да не се налага да четат отново имейла, преди да натиснат изпращане.

Как да пишем имейл писма правилно - Етикет за електронна поща

5 (100%) - 1 оценки

В нашата модерен животвече е трудно да си представим как можете да правите без електронна поща. Днес е почти невъзможно да се намери човек, който да не го използва. Комуникацията между хората е уникален и жизненоважен процес. Този тип комуникация се съчетава много добре с обичайния работен процес на хартия и се превръща в един от най-търсените атрибути на бизнес и лична комуникация.>

Разбира се, хартиените носители все още заемат и ще заемат най-важната ниша в официалния обмен на информация и комуникация, а електронната поща ще играе ролята на много добър помощник, улесняващ значително комуникацията между адресатите. Няма да сравнявам тези два вида общуване между хората и да говоря за плюсовете и минусите на тези видове, нито ще засягам социалните мрежи.

Повече от десетилетие работният ми ден започва с проверка на електронната поща. Преглеждайки адресите и темите на получените съобщения, бързо решавам кои писма да прочета и кои веднага да изпратя в кошчето, без да отварям. Винаги давам приоритет на отговорите на имейлите, които получавам. Работейки с пощата, започнах да обръщам все повече внимание на етиката на писмото, включително неговия дизайн. В тази статия искам да ви запозная с основните тези на имейла. Наистина се надявам да ги намерите за полезни.

Тема на писмото

Не забравяйте да попълните темата. Темата на писмото е най-важният атрибут и реквизит на имейла. Темата трябва да съдържа ключовата фраза на вашето писмо и да привлича вниманието, но в никакъв случай не трябва да го пишете с caps-lock. Освен това много хора си позволяват да напишат основния текст в полето „Тема“, докато не пишат нищо в тялото на писмото, като цяло такъв дизайн на писмото не е приемлив. Това подчертава най-малкото неграмотността на автора и безразличието му към реципиента.

Когато получавам такива писма, дори не ги чета, те моментално се преместват в кошчето с последващо, безвъзвратно изтриване. Ето пример за дизайна на темата на писмото, в което, да предположим, ще бъдат обсъдени условията на договора с доставчика на керамика: „проект на споразумение с доставчика на керамика“.

Изобщо не разбирам как можете да не попълните толкова важен атрибут на имейл като тема. Промяната на темата, когато отговаряте на писмо, също никога не е необходима, освен когато промените основното значение и дори в такива случаи бих препоръчал да започнете нова дискусия с ново писмо, за да избегнете объркване и изкривяване на информацията. Ако просто забравите да попълните темата, тогава можете да опитате да конфигурирате пощенския клиент по такъв начин, че при изпращане на писмо да ви уведоми за това.

Поздравления

Имейлът трябва да започва с поздрав. Поздравът е малко изречение, с което трябва да започне вашето ново съобщение или отговор на получено преди това. Винаги трябва да поздравявате, дори и да не виждате събеседника си. Много хора смятат, че изобщо не е необходимо да се прави това, тъй като това е реликва от хартиен носител и това даден текстне носи никаква значима или важна информация, но това е погрешно мнение.

Тъй като това е поздравът, който ще определи вашето ниво на образование. Ако не искате да изглеждате груб и невъзпитан човек, тогава поздравът трябва да бъде включен в текста на писмото. Обръщайки се към на непознат, е необходимо да се използва местоимението на второ лице в множествено число, тоест местоимението "ти".

Ето един пример: „Здравейте! Михаил Иванович, вчера успяхте ли да се запознаете с предложението ми? Всички възможни познанства и познанства без съгласието на опонента ви не са разрешени.

Прикачени файлове

Винаги прикачвайте файл (снимки, екранни снимки, документи) към писмото като прикачен файл, прикачен файл. Тази опция е налична във всички пощенски услуги и клиенти. Създаването на текстов файл в приложението Word, след това вмъкването на изображение в него и след това архивирането, включително опцията за парола, е "висш пилотаж". Правенето на това е силно обезкуражено, освен ако, разбира се, не преследвате определени цели.

съвет!Опитайте да направите всичките си екранни снимки с онлайн услугата Joxi. Гледайте кратко въвеждащо видео по-долу, от което ще научите как работи тази онлайн услуга. След като създадете екранна снимка с joxy, можете да я редактирате и след това да изпратите готовия файл или връзка към него в тялото на писмото.

Подпис

Друг важен атрибут на имейла е подписът. Неговото присъствие помага не само за поддържане на бизнес тон, но и влияе върху формирането на лоялни отношения между адресата и подателя. Подписът не трябва да е дълъг. В подписа трябва да присъстват следните полета: трите имена, името на фирмата, данни за контакт и, ако това се изисква от корпоративната култура, длъжност и лого на фирмата. За лични цели ще са достатъчни две полета: пълно име и данни за контакт.

Без специална нужда да прикачите снимка или дори по-лошо, не е необходим някакъв скрипт към подписа и не трябва да претоварвате подписа с информация за контакт, просто посочете две или три опции за обратна връзка. Трябва да се разбере, че подписът не е независима част от имейла, неговата роля само дава допълнителна възможност за укрепване на изпратеното съобщение.

Разбира се, ефективен маркетингов механизъм може да се направи и от подпис, като се използва примерът на класически продаващи текстове във формата на американския маркетингов модел на поведение на потребителите AIDA. Всичко зависи от целта, която сте си поставили или вече сте си поставили. Така че още веднъж отбелязвам, че подписът все още е важен реквизит за имейл.

Стил на писане

Новото изречение трябва да започва с главна буква и да завършва с препинателен знак, точка, въпросителен знак или удивителен знак. Адресатът трябва ясно да ви разбира, тоест независимо дали му задавате въпрос, твърдите нещо или просто го информирате.

Често се случва да задават въпрос, но в същото време поставят „точка“ на препинателния знак и след като са изпратили писмо, безопасно чакат отговор, но най-вероятно няма да бъде, тъй като адресатът ще си помисли, че просто го информирате и че той ще отговори на писмото ви, че всичко не е необходимо.

Не трябва да забравяме за пунктуацията, защото поради нея семантичното натоварване на писмото като цяло може напълно да се промени. Вероятно всеки е запознат с този стар и в същото време отличен пример: „Екзекутирай, не можеш да помилваш“ или „Не можеш да екзекутираш, можеш да помилваш“. Никога не използвайте емотикони и главни букви, когато пишете текст. Просто не е етично или още по-лошо, ще си помислят, че страдате от шизофрения или епилепсия.

История на чата

Препоръчвам ви винаги да запазвате цялата история на кореспонденцията. Първо, винаги можете да видите и, ако е необходимо, да възстановите цялата хронология на комуникацията. Второ, ако на един от етапите на комуникация един от участниците трябва да свърже друг опонент, за да реши или обсъди нещо, тогава след като получи само едно писмо, той ще бъде наясно с всички нюанси и ще може бързо да вземе участие във вашето електронен разговор. Трето, винаги можете да предоставите цялата кореспонденция на друго лице, за да докажете и потвърдите всякакви факти.

И все пак винаги се придържайте към следната аксиома – една буква, един въпрос. С изключение на случаите, когато искате, както се казва, да ударите две птици с един камък наведнъж, тогава можете да зададете няколко въпроса наведнъж в едно писмо, но не повече от два или три, не забравяйте да използвате номериран списък .

Заключение

Както можете да видите, в тези според мен основни правила на електронната поща няма нищо сложно и не изискват специални знания и умения. Прилагайки всички тези правила, вашият имейл никога няма да остане незабелязан и в очите на получателя вие винаги ще бъдете няколко стъпала по-високо от тези, които не знаят нищо за основните правила на имейла.

Как да напишем имейл правилно

Всеки ден получавам и отговарям на десетки имейли. Следователно мога да заключа, че няколко прости правила ще бъдат много полезни за мнозина и ще ви помогнат да разберете как да напишете имейл правилно.

Направете отделни пощенски кутии за лична и служебна кореспонденция. В противен случай рано или късно ще изпратите на своя контрагент или колега личната си информация, която изобщо не сте възнамерявали да споделяте.

Проверявайте служебния си имейл поне два пъти на ден. Понякога ще напишете имейл, който изисква бърз отговор, и в отговор „мълчание“. Ако имате време, моля, отговорете незабавно. Може би от вас се очаква важна информация и ще се оправите - няма да има огромна „купчина“ непрочетени писма.

Адресатът, въведен в полето "До", отговаря на писмото. Ако адресатът е посочен в полето "Копие", тогава той обикновено не отговаря, писмото е изпратено за информация.

Винаги попълвайте полето "Тема". Е, това е много важно. Хората правят първоначална оценка по темата - струва си да се прочете или веднага да се изтрие имейл. Ако адресът е неизвестен на получателя, тогава темата трябва да предизвика интерес към четенето на писмото. Оттук и правилото - темата трябва да се състои от приблизително 3-4 думи, да е атрактивна и да отразява съдържанието на писмото. лоши примеритеми: “въпрос”, “писмо”, “спешно”.

Как се пише тялото на имейл

Започнете писмото си с поздрав. За бизнес кореспонденция "Здравейте, скъпи г-н Залихватски" или "Добър ден, скъпа Алена Игоревна" е това, от което се нуждаете. Възможно е да завършите съобщението с традиционното "С уважение, ...".

Ако не сте запознати с адресата, посочете целта на вашето обжалване („... Видях вашето рекламатам, интересувате се да получите нещо, мога да предложа ...“).

Спестете време за себе си и другите – пишете накратко, но отговорете на всички въпроси в имейла с разумни цитати. Съкратете дългите цитати, оставяйки основната идея, отговорът ви не трябва да е много по-кратък от цитата. Когато цитирате изцяло, вашият текст трябва да е в началото на писмото.

Текстът не трябва да е дълъг "лист". Отделете всяка тема от вашето съобщение с празен ред (те играят ролята на параграфи) за по-добро възприемане на информацията.

Не вмъквайте малки детайли в писмото - прикачени файлове или връзки към полезни материалис коментари в текста. Ако е необходимо да изпратите прикачен архив rar файлили zip, предупредете за това в текста на съобщението (за да не си помислят, че е вирус).

Задължително е да поставите подпис в имейл - максимум 4-6 реда. Със сигурност трябва да включва вашето име (бащино име, ако искате да бъдете адресирани по този начин) и фамилия, а също така можете да посочите длъжността, името на фирмата и уебсайта, телефонен номер за връзка, имейл адрес и други начини за връзка с вас.

Примерен имейл подпис:

На Ваше разположение,

Евгения Страйп

[email protected]

Окончателна потвърждение на имейл

Колкото по-важно е съобщението, толкова повече време отделяме за проверка - липсата на правописни и пунктуационни грешки, точността и яснотата на фразите, логическата структура на текста.

Ние контролираме - началото на изреченията и собствените имена се пишат с главна буква, интервалите между думите са задължителни. Лошо впечатление се налага от злоупотребата с главни букви и препинателни знаци за придаване на изразителност (например СПЕШНО.). Мнозина подценяват степента на негативния отпечатък от наличието на тези недостатъци.

И накрая, преценете кое е по-изгодно и ви спестява време: провеждане на допълнителен телефонен разговор и някои проблеми ще бъдат разрешени по-бързо или писане на имейл за дълго време, за да документирате взаимодействието.

Евгения Страйп

** Ако имате нужда от ПРАВНА ПОМОЩ, получете онлайн консултация сега.

Благодарим ви, че добавихте тази статия към:

ръководител на отдел за добри нрави

Подписът е неразделна част от писмото, а не безсмислен набор от еднакви байтове, изпращани хиляди пъти. Написано е не за да посочи от кого е писмото (това вече се вижда в мейлъра), а за да постави семантична точка в текста. При бърза кореспонденция подписите в отделни писма изобщо не се поставят, по същия начин, по който поздравите не се повтарят.

Информацията за подателя е в отделно поле на писмото, което изпращачът може правилно да интерпретира. Специален панел удобно показва информация за подателя, включително неговата позиция, мобилен телефон и ICQ номер.

Какво може да се направи в стремежа към съвършенство? Минимизирайте шума, като оставите само името и сайта, където може да се намери друга информация за контакт в автоподписа. И не забравяйте да коригирате подписа в случаите, когато е подходящо.

Иля Бирман, artgorbunov.ru

Начало > Учим се и го правим сами > Пишем правилно, отговаряме, препращаме имейли

06/12/2011 // Сергей

След като прочетете тази статия, ще можете по-ефективно да развивате бизнеса си в Интернет, да използвате кореспонденция по електронна поща с вашите кандидати, партньори и просто познати. Добре написаните послания ще ви представят като сериозен човек и предприемач.

Запознайте се със сапун, придружен от Mind.

През 2003 г. започнах да използвам интернет, за да развивам бизнеса си. На една от срещите в системата за подпомагане на предприемачи, бизнесмен, занимаващ се с разработването на услуги за интернет търговия, препоръча книга, която ще помогне на всички интернет-ориентирани разработки да разберат: - Как да използват Интернет, за да развиват своя независим бизнес.

Всеки, който следва пътя на промоцията в Интернет, е принуден да използва електронна поща (сапун, от думата електронна поща). Много хора, които си кореспондират, смятат, че ако нямате истински събеседник пред себе си, можете да напишете всичко според принципа, че виждам, пея. Това е голяма заблуда. Вашето имейл съобщение в повечето случаи ще ви разкаже и запознае със събеседника точно както сте направили в съобщението, след което няма да има втори шанс за Impact.

Затова не пренебрегвайте правилата, които ще ви помогнат да спечелите уважение, да увеличите бизнеса си и делова репутация. Това ще ви даде повече клиенти и продажби, което ще се отрази положително на вашите приходи и растеж на бизнеса.

Можете да пренебрегнете тези правила на свой собствен риск. Повечето бизнесмени ги възприеха като норма. Ако искате да работите с бизнесмени, играйте по техните правила. Не. от теб зависи.

Винс Имери "Как да правим бизнес в Интернет" второ издание.

Книгата има няколко преиздания и голяма част от написаното там вече не е възможно за предприемачите, тъй като интернет и технологиите са отишли ​​далеч напред.

Въпреки това основите останаха непроменени. За опитни потребители на Интернет и електронна поща може да е забавно да споменат някои от характеристиките на Интернет през 2000-2005 г.

Независимо дали се използват алтернативни източницикомуникация, видео поща, гласова поща... писмата в текстов формат на "сапун" в повечето случаи бяха, са и ще бъдат основният начин за комуникация между хората, които правят бизнес, използвайки Интернет.

Целта на тази статия не е да обсъждаме как е било в миналото, а да си припомним как да работим с електронната поща в настоящето и да получим повече ползи в комуникацията и бизнеса.

Помним, учим, прилагаме.

Винс Имери в своята книга „Как да правим бизнес в Интернет“ препоръчва: Десетте заповеди на потребителя на имейл

Научете тези прости правила. и примери за писане на имейли, имейл етикет.

Интернет съществува от повече от 25 години. Като всяка друга общност, мрежата е разработила определени правила на поведение през това време. Правилата за използване на електронната поща са доста прости и ако работите с пощата поне два или три месеца, ще разберете, че те са самото въплъщение на здравия разум.

Правилата за поведение в интернет се наричат ​​мрежов етикет. Интернет има свои собствени методи за справяне с нарушителите на правилата, вариращи от такива драстични като фламинг и атаки по пощата, които наказват грубите нарушители на мрежовия етикет, до редица по-леки мерки за дребните нарушители. Нарушавайки правилата на нетикета, рискувате да загубите клиенти, да спечелите лоша репутация, да бъдете премахнати от пощенските списъци и да ви бъде отказан достъп до техническа помощ и съвети.

Успехът на вашата компания в интернет е пряко свързан със спазването на прости правила на етикета. По-долу са изброени десет от най-много важни правила, които трябва да спазвате при работа с електронна поща.

1. Не изпращайте "боклук"

Терминът спам (изпращане на непоискани рекламни съобщения - боклук) произлиза от добре познат скеч на комиксовата трупа Монти Пайтън (Monty Pyton) във Великобритания. Сюжетът на скеча се основава на факта, че всички ястия в менюто на един от ресторантите включват спам кайма - независимо от естеството на ястията и желанието на посетителите.

При никакви обстоятелства не изпращайте вашите рекламни материали на хора, които не са ви помолили за това. Не забравяйте, че някои потребители трябва да плащат за съобщенията, които получават в Интернет. Потребител, който неочаквано получава такова мляно месо чрез интернет, се чувства като човек, от когото сте се откъснали маса за храненетелефонно обаждане (със заплащане за негова сметка) и му предложил да купи някаква очевидно ненужна вещ.

Когато изпращате боклук, трябва да сте подготвени да станете цел на възпламеняване и имейл атака. Вашият факс ще бъде блокиран от поток от гневни съобщения, а телефонните линии са постоянно заети (телефонът може да бъде програмиран постоянно да набира един и същи номер - т.нар. режим "автоматично повторно набиране"). Потенциалните клиенти няма да могат да се свържат с вас, редовните клиенти ще се отвърнат, на вашата компания ще бъде отказан достъп до телеконференция, може дори вашият интернет доставчик да ви откаже достъп до интернет.

Ако възнамерявате да изпратите някакъв вид имейл, който дори донякъде прилича на реклама, тогава го изпращайте само на потребители, които са ви помолили да изпратите такъв.

Ако пишете писмо от името на компания, внимавайте с тона си и не вдигайте шум. Ако някой се опитва да ни кара, не подкрепяйте кавгата. Няма изключения от това правило. Точка.

По време на телефонен разговор събеседникът не вижда лицето ви, но разбира добре настроението ви. Защо? Защото човекът, който е от другата страна на жицата, чува вашите интонации. Електронната поща не предава интонацията на думите, съставляващи текста, и това често води до всякакви недоразумения и конфликти.Трябва да внимавате за тона и писмената интонация на вашето съобщение.

Един опитен програмист от Computer Literacy Bookshops непрекъснато изпращаше на мениджърите на магазини инструкции как да използват софтуера. Той каза, че тези инструкции се отличават с точност и краткост. Получателите обаче ги намират за неучтиви и дори обидни. Един от тях разговаря с програмист на тази тема, в резултат на което думите Бъдете толкова добри се появиха в следващите инструкции, които той изпрати.

Страхотна фраза! Тя превръща инструкцията в приятелски съвет. Аз също от своя страна искам да призова всички лидери: Бъдете така любезни, внимавайте за тона на вашите имейли и се опитайте да ги поддържате в приятелски стил. Заповедите, изпратени по имейл, могат да изглеждат прекалено сурови и да накарат подчинените ви да се чувстват негодуващи. Опитайте се да формулирате поръчките си под формата на въпроси и предложения и вижте какви са резултатите. Можете също така да измислите своя собствена версия на по-правилен звук (нещо като бъдете така любезни).

Не само мениджърите, но и всички други потребители на мрежата трябва да следят тона на своите писма. Избягвайте сарказма в съобщенията си - той не се възприема в електронната поща. Не използвайте вулгарни думи - ако не искате да ги чуете в отговор. Запомнете: вашият хумор може да бъде неразбран или неразбран. Уверете се, че тонът на писмото съответства на отношенията ви с получателя. Говорите ли по различен начин с шефа си, отколкото с най-добрия си приятел? Следвайте това правило и в имейла.

Не използвайте имейл, за да изпращате лоши новини. Най-добре е да го направите лично. Изпращането на имейл с лоши новини може да доведе до непредвидими последици. Може да не намирате тези съобщения за твърде ужасни, но получателите може да ги възприемат по съвсем различен начин. Това е особено вярно, когато сте лидер и изпращате такова послание на своя подчинен. Последният може да възприеме вашето съобщение като заплаха и в резултат на това ще получите много напълно неочаквани проблеми.

Послушайте съвета ми и постоянно се питайте Как ще се почувства получателят, след като получи това съобщение? Ако не сте сигурни какво е добро, тогава е по-добре да не го изпращате. Опитайте да говорите с този човек по телефона или лично. Помислете особено внимателно за последствията, когато искате да критикувате някого или да обсъждате лични въпроси.

Опитайте се да мислите за всеки имейл, който изпращате, като за съобщение за пресата на вашата компания, предназначено да бъде публикувано в медиите. средства за масова информация. Може би това ще даде положителен тласък на вашата кариера. За да създадете благоприятно мнение за себе си (в случай на електронна поща това означава получаване на благоприятни отговори), изпращайте приятни съобщения.

Това е особено важно, ако общувате с представители на други култури. Сарказмът и хуморът обикновено не могат да преминат границите между страните и народите. Ръководете се от обичаите, приети в страната, в която живее вашият адресат. Например, когато си кореспондирате с японец, не трябва изрично да изразявате недоволството си или да отказвате категорично - ще създадете впечатление на много груб човек.

И последният съвет от поредицата Бъди толкова добър. преди да изпратите съобщението си, прочетете го отново внимателно и се опитайте да намерите твърдения, които могат да бъдат изтълкувани погрешно. Запитайте се: „Мога ли да кажа същото на този човек лично?“ Лично аз го превърнах в навик и така се спасих от много неприятности и недоразумения.

Имейл ВСИЧКО С ГЛАВНИ БУКВИ СЕ ВЪЗПРИЕМА ОТ ПОЛУЧАТЕЛИТЕ КАТО СИЛЕН КРИЩ. Повечето хора не го харесват! В допълнение, студент, изучаващ законите на рекламата, знае, че текстът, въведен с главни букви, е по-лош за четене от същия текст, въведен с малки букви. Ако искате вашето съобщение да бъде прочетено, избягвайте да крещите.

Има една поговорка в Интернет: Разговорът е евтин, но честотната лента е скъпа. Пропускателна способност на мрежата - т.е. количеството данни, което може да бъде предадено по комуникационен канал за единица време, е ограничено. Предаването на безполезни или прекалено дълги съобщения води до намаляване на честотната лента на комуникационните канали и забавя предаването на цялата друга информация. Безполезните съобщения струват друг ограничен ресурс - времето. който отива за тяхната обработка и разчитане. Така че запомнете: изпращайте само тези съобщения, които са необходими.

Изпращайте кратки съобщения. Съставете кратки изречения. Повечето страхотна поговорка? Най-късият! - Анатол Франс (в предаването на Д. Хамет).

7. Бъдете ясни относно темата

В много случаи най важен елементвашето съобщение ще бъде редът Тема: (Тема). Въз основа на информацията, съдържаща се в този ред, получателят на съобщението решава дали да го прочете или не.

В реда за тема трябва ясно да посочите причината, поради която вашият получател трябва да е сигурен, че ще прочете цялото съобщение. Посочете причината кратко и ясно. SMS Здравей! - пример за неуспешно творчество. Добър пример- Среща в събота за Малтийския сокол.

Имайте предвид, че много потребители работят с имейл програми, които сортират съобщенията въз основа на информацията, съдържаща се в реда за тема. Поставяйки името на вашия проект или компания в него, вие увеличавате вероятността съобщението да попадне в съответната пощенска кутия и някой наистина да го прочете.

Не забравяйте, че всичко, което напишете в имейл, може да бъде копирано и изпратено до дискусионни групи, публикувано в медиите и изпратено до вашите конкуренти (или изпратено до вашия шеф). Не разкривайте никакви тайни в имейл!

Преди да препратите получено съобщение на друг потребител, не забравяйте да попитате неговия автор за разрешение. Ако има дори най-малка вероятност той да се обиди от постъпката ви или да смята, че сте нарушили правото му на поверителност на информацията, откажете се от самата идея да разпространявате това съобщение.

10. Помислете два пъти, преди да отговорите.

Ако получите съобщение, което ви ядосва, моля, прочетете го отново внимателно, преди да публикувате отговора си. Възможно е подателят да е имал предвид нещо съвсем различно от това, което си мислите. В никакъв случай не приемайте всяко писмо, което ви изкарва от равновесие, като намерение да предизвикате скандал. Възможно е писмото да е просто неудачна шега или неточна формулировка.

Марк Гибс в книгата си „Навигация в Интернет“ казва, че веднъж се разгневил, когато една жена му написала в имейл: „Вбесена съм от вашето писмо“. Според Гибс той й се обадил и с тона на генерал, който се кара на лош войник, попитал: От какво, по дяволите, си възмутена? През следващите десет минути, според Гибс, той трябваше да мърмори неудобни извинения. Оказа се, че той неволно е объркал повторно изпратен (изпратен повторно) за възмутен (възмутен).

МНОГО ВАЖНО: Създайте незабавно своя файл за подпис!

Блокът от стандартна информация в самия край на всеки имейл или съобщение, изпратено до дискусионна група, се нарича файл с подпис (или просто подпис). Ако изпратите съобщенията си без подпис, тогава всяко от тях ще извика силно: ИЗПРАТЕНО СЪМ ОТ ЗЕЛЕНАТА НОВА КНИГА! Освен това, ако нямате подпис, пропускате една от най-ефективните маркетингови техники в Интернет.

Ако все още не сте разработили своя файл за подпис, направете го сега и следвайте инструкциите по-долу.

Ето какво трябва да направите. Вашата програма за поща и телеконференция ви позволи да създадете стандартен файл за подпис, който автоматично ще въвежда и завършва всяко съобщение, изпратено по имейл всеки път. Файлът за подпис ще бъде включен във всички съобщения, които ще бъдат изпратени от вашата компания, и във всички ваши съобщения, които ще бъдат достъпни в конференции. Всички реални и потенциални клиенти на вашата компания, които комуникират с вас по имейл, постоянно ще виждат подписите на вашите служители във всички писма. Тези надписи трябва да се приемат като малки, но отдалечени елементи. рекламна стратегия. Тези елементи достигат до най-обещаващите клиенти – тези хора, с които вече сте влезли в електронен контакт.

Вие трябва да решите дали вашата фирма ще инсталира единен стандартподписи за всички служители или позволявате на служителите да бъдат креативни и да създават персонализирани файлове за подписи. Ето няколко прости правила, които трябва да следвате.

Брой линии. Колко реда трябва да бъде вашият подпис? Твърде многото информация дразни много хора, така че нека подписът ви бъде кратък. Най-добрият вариант е не повече от 6 реда. Някои програми за електронна поща автоматично ще съкратят подписите, които са по-дълги от 8 реда. Ако нашият подпис обхваща 10 реда, може да страдате от това.

Дължината на низа. Има пощенски програми, които съкращават всички редове над 80 знака, а някои съкращават дори по-къси редове. Има и програми, които превръщат дългите редове в безсмислен набор от знаци. Можете да защитите подписа си от електронни ножици, ако няма повече от 70 знака във всеки ред за подпис.

Съдържание. Каква информация трябва да бъде включена във вашия файл за подпис? Четири основни елемента. 1. Вашето име и фамилия 2. Името на фирмата Ви. 3. Вашата позиция 4. Информация за контакт (как мога да се свържа с вас). Вашето име и фамилия трябва да са на първо място, следвани (не се изненадвайте) от вашия имейл адрес. Някои програми за електронна поща съкращават заглавките, поставени в самото начало на входящите съобщения, така че ако не повторите своя имейл адрес в подписа си, получателят на вашия имейл няма да знае къде да изпрати отговор.

Разгледайте примерния файл с подписи на адвокат Луис Роуз от Arent For. Роуз успя да побере доста информация само в шест реда. Изброени са всички комуникационни методи с изключение на ESP.

Как да регистрирам имейл бързо и безплатно?

Електронната поща ви позволява да обменяте писма и файлове между интернет потребители. Принципът на работа е подобен на обикновената поща. Първо трябва да регистрирате имейл адрес във всяка пощенска услуга, много от които са безплатни. След това можете да изпращате писма и да получавате съобщения на вашия адрес.

Имейл адресът изглежда така:

User_name@mail_service_address.domain_zone

Например имейлът ми изглежда така: [имейл защитен]Отваря се в безплатната пощенска услуга Newmail.ru.

Имейл регистрация

За да регистрирате имейл, трябва да отидете на която и да е услуга за електронна поща и да попълните кратък формуляр. Обикновено изисква да въведете вашето име и фамилия, желаното потребителско име, парола от пощенска кутия, рожден ден, отговор на таен въпрос. Последната информация ще бъде необходима, ако забравите паролата си и се опитате да я възстановите.

Популярни услуги за регистрация на безплатен имейл:

Нека разгледаме по-подробно процеса на регистриране на електронна поща, използвайки примера на услугата Mail.ru

1. Отиваме на уебсайта Mail.ru и отляво, до формата за въвеждане на потребителско име и парола, намираме връзката „Вземете поща“.
2. Ще видите формуляр за регистрация на нова пощенска кутия. Пример за това е по-долу. Попълнихме всички полета, за да е по-ясно. Моля, имайте предвид, че когато въвеждате парола, знаците се показват като звездички - това се прави нарочно, така че външни лица да не могат да шпионират паролата, която въвеждате.
3. След като попълните всички полета, щракнете върху бутона "Регистрация" и пощенската кутия ще бъде създадена.
4. В нашия пример потребителят ще получи пощенска кутия с адреса [имейл защитен]
5. Не забравяйте да запомните или още по-добре запишете своя имейл адрес и парола. Съхранявайте тези данни в безопасно мястозащитени от непознати.

Много често хората използват прости комбинации като парола, като 12345 или qwerty. Такива пароли лесно се улавят от хакери, поради което вашата пощенска кутия може да бъде хакната.

За да защитите по-добре личния си имейл, използвайте сложна комбинация от цифри, главни и малки букви с дължина 8-10 знака като парола. Пример за добра парола: 3zyoBsg11P.

За да генерирате парола, можете да използвате специални безплатни услуги, например: Pasw.ru. Тя ви позволява да създавате много сложни комбинации, които са трудни за съчетаване.

Как да измисля силна парола?

Техники и методи, които ще затруднят отгатването на паролата от електронната поща.

Указания за сигурност на имейла

Имейл подпис

Здравейте читатели на моя блог!

Всички използваме поща. Не по същата поща като Руската поща, а по електронна поща. Електрониката е станала толкова плътно интегрирана в живота ни, че без нея е като без ръце. Ние не просто се регистрираме в сайтове с помощта на електронна поща, ние не само общуваме с приятели и роднини. Издаваме паспорт по електронната поща, изтегляме файлове с нея, дори минаваме доклади и изпити по електронна поща. Но малко хора се интересуват от това как е написано писмото и как изглежда.

Не ви ли писна непрекъснато да подписвате имейлите си в gmail.com? Подписът в края на писмо като Yandex.Mail - бърза поща или Mail от надежден източник и неразбираемите връзки в тях не ви ли дразнят във входящите писма от yandex? Мислех, че подписът в моите писма също боли очите на някого, а в случая с имейла на gmail липсата му изобщо и влезе в настройките.

gmail имейл подпис

В случая с google имейлът идва без подпис изобщо и винаги трябваше да добавяте подпис към всяко писмо. Но след като се качих в настройките, намерих къде да регистрирам подписа.

Преместих превключвателя на позиция Добавено в края на всички изходящи писма и написах текста там и го форматирах. Добавих имейл адрес и, което е важно, адреса на моя сайт! И може би ще е по-добре да направите снимка? Какво мислиш? И писмото започна да изглежда по-весело или нещо такова. Вече не е толкова сухо. Подписът в писмо с уважение придава солидност и достоверност на писмото. Няма нужда да пъхате каквото искате в подписа си. Не забравяйте да посочите вашето собствено и фамилно име, а ако желаете и бащино име. Вашата позиция или телефонен номер, адрес на уебсайт или страници в социални мрежи. Нека подписът е не повече от 3-4 реда.

Между другото. Ще се отдалеча от темата за подписа в имейл и ще кажа няколко думи за писането на писмо. Моят съвет Не забравяйте да попълните полето Тема, когато пишете имейл. Вероятно не съм единственият, който, когато проверявам входящи имейли, преглеждам и решавам да прочета или изтрия имейли по теми. Ако темата не ме е хванала, веднага изпращам писмото в кошчето. Напишете тема от 3-4 думи (добре или повече), но не въпрос, спешно или тема. Такива заглавия на теми от неизвестен адресат не представляват интерес и веднага летят до скрап.

Не забравяйте да поздравите получателя в началото на писмото и да кажете сбогом в края. Това е етикет и ти си голям плюс.

Yandex имейл подпис

В Yandex пощата, в сравнение с пощата от Google, има подпис по подразбиране. Но тя сама си прави реклама. Разстройство! Отиваме в настройките и избирайки елемента Информация за подателя, пишем същото или приблизително същото като имейла от gmail.

Бих искал също да отбележа относно проверката. Грешките обикновено са лоши, но ако са грешки в бизнес писмо, тогава това е грешка! Проверете имейлите за грешки. Прочетете имейлите преди изпращане. Не пишете с главни букви, напр. МОЛЯ, ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ. . Липсата на грешки, яснотата на текста, логиката и правилната конструкция - това е успехът на вашите усилия. И ако те притеснява много, може би е по-добре да се обадиш?

Успех на вас, читатели, в развитието на приходите!

Тези правила уреждат бизнес кореспонденцията по електронна поща.

правила не е приложимоза пощенски списъци, форуми, дискусионни групи, тъй като в такива общности (взаимодействия) е препоръчително да се използват други принципи за работа с имейли.

Време за отговор на входящи имейли

Доставката на имейл от подателя до получателя отнема от няколко секунди до няколко минути. Следователно имейлите, поради своя оперативен характер, изискват бърз отговор.

Недопустимо е да не отговаряте на писма повече от 1 работен ден.

За всяко получено писмо е необходимо да се даде бърз отговор (не е необходимо да се дава отговор за получаване на отговор на отговори за получаване на вашето писмо).

Ако обработката на писмо отнема повече от 2 часа, не забравяйте да кажете на автора, че писмото му е получено и посочете очаквано времепрез който ще отговаряте.

Форматиране на темата

Всяко писмо трябва да съдържа тема (Subject), формулирана с няколко думи. От съдържанието на темата получателят трябва да определи съдържанието на писмото или да намери писмото в дълъг списък с други съобщения.

Ако това е писмо с отговор, тогава обикновено темата се предшества от " RE:".

Ако писмото трябва да бъде препратено, тогава се посочва темата " FWD:".

Вмъкването на „RE:“ и „FWD:“ обикновено се извършва автоматично от имейл клиенти.

Не се препоръчва да променяте темата на писмо по време на кореспонденция (отговори на последващи писма от тази тема), тъй като много пощенски системи групират съобщенията по тема. И няма нужда да обезсърчавате получателя с нова тема за старата кореспонденция.

Имейлите с празен ред за тема не са полезни при преглеждане на имейл списъци и се маркират като „възможен спам“ от някои системи за защита от спам.

Използване на фонове и кожи

В официални писма не се допускат фонове или кожи.

Желателно е писмото да е в прав текст. В този случай той се обработва по-бързо, предава по-бързо, заема по-малко място за съхранение и се разбира по-добре от различни имейл клиенти.

Използване на собствени имена в полето "От".

Имената трябва да бъдат изписани на латиница, с транслитерация.

Например:

Руските имена не са разрешени, тъй като пощенските сървъри на служители на чуждестранни компании и техните представителства в Русия могат да блокират или изкривяват пощата със заглавки в национални кодировки.

Поздравления

В началото на писмото трябва да има поздрав. Например:

Добър ден, Иван Иванович!

Писмо без поздрав понякога се оценява като неуважително от получателя.

Подпис

Подписът е отделен от тялото на писмото с празен ред и ред с две тирета.

Подписът трябва да бъде:

компактен;

Писмата, изпратени извън компанията, трябва да съдържат Информация за връзкаи име на фирмата.

Пример за валиден подпис:

Цитирайки оригиналното писмо

При кореспонденция е желателно да се запазват предишни текстове.

Новият текст се поставя в началото на писмото. Предишен програмен коднека останат накрая. Това е против правилата на много форуми. Пощата обаче не е форум. Във форумите цялата кореспонденция се запазва първоначално. И в писмата, по някаква причина, изходните текстове често се изтриват. А самите писма често не се архивират - пощата все още не е безразмерна. С течение на времето става неясно кой и какво е казал в процеса на кореспонденция.

Ако писмото стане твърде дълго или темата на дискусията стане твърде "широка" или "отиде встрани", тогава можете да отрежете писмото, в краен случай. Не забравяйте да запазите кореспонденцията в корпоративната CRM система.

Общуването между хората е естествен и жизненоважен процес. Някога епистоларният жанр беше единственият достъпен начин за комуникация между хора, които бяха на разстояние един от друг.

Пощата съществува от древен Римако не и преди. Хората си кореспондираха. В литературата са известни дори романи и разкази в писма.

Съвременният напредък в технологиите предлага нови, по-добри начини за комуникация.

В този случай кореспонденцията по пощата се запазва. Старо е но надежден начинкомуникация, която има своите уникални качества. Съвременният формат на пощенска кореспонденция е представен от електронна поща, иначе E-mail.

Електронната поща, за разлика от обикновената поща, ви позволява да комуникирате с получателите почти мигновено. Натиснах бутона "Изпрати" (писмо) и след няколко секунди получателят вижда това писмо в пощата си, в папката "Входящи".

След като стана достъпна и широко разпространена сред потребителите, електронната поща има определени правила за водене на кореспонденция. Такива правила ви позволяват да организирате и провеждате кореспонденция в рамките на приетите културни и бизнес норми. Наборът от систематизирани правила за кореспонденция по „електронна поща“ беше наречен негласен „етикет на електронната поща“.

Етикетът на електронната кореспонденция включва характеристиките на дизайна, писането на писма, както и принципите на комуникация на адресатите. Нека започнем със списъка с правила:

Правило 5. Последен попълнете пощенския адрес на получателя.

Правило 7. Текстът на писмото трябва да отговаря на определени изисквания.

А сега повече за всяко от десетте правила.

Правило 1. В имейл попълнете всички полета.

За по-голяма яснота използваме (фиг. 1), което показва как изглежда ново писмо в пощата на Yandex (след щракване върху бутона „Напиши“):

Ориз. 1 Основен имейл етикет

В почти всички пощенски услуги (Yandex mail, Mile ru, Google, Rambler и т.н.) имейлът съдържа следната информация:

1. Пощенски адрес (e-mail) и име на изпращача (може и фамилия) - цифрата 1 на фиг. 1.
2. Пощенски адрес (e-mail) на получателя на писмото - номер 2 на фиг. 1.
3. Предмет (заглавие, заглавие) на писмото - номер 3 на фиг. 1.
4. Съдържанието на писмото (номер 4 на фиг. 1), което включва:
   • поздравления,
   • основен текст,
   • заключение,
   • подпис.
5. Приложение към писмото (прикачени файлове или прикачени файлове) - номер 5 на фиг. 1.

Всички изброени позиции са задължителни за попълване, с изключение на последната (номер 5 на фиг. 1) - приложения към писмото. Ако не е необходимо да прикачвате никакви файлове, обясняващи текста на писмото към писмото, тогава можете да забравите за този елемент.

Правило 2. Пощенският адрес и името на изпращача трябва да са разбираеми.

Кореспонденцията включва присъствието на две страни, така че трябва да обърнете внимание на личните данни. Личните данни трябва да бъдат разбираеми и възможно най-пълни, за да не предизвикват неразбиране, бдителност и загадъчност у адресата.

Пощенският адрес, съдържащ фамилното и собственото име, например NadezdaTimofeev, е най-надежден. [имейл защитен]

Ако подателят има блог, тогава ще бъде полезно да посочите адреса с домейна на сайта, например, [имейл защитен]уебсайт. Факт е, че като отидете на сайта (сайта), посочен след знака @, можете да научите много за автора на сайта от представените в него материали.

Ако пощенският адрес е [имейл защитен], тогава не всеки получател на писмо от такъв адресат ще реши да отвори това писмо. Ами ако има вирус, който блокира компютъра, или спам, който след отваряне на такова писмо ще отиде в безкраен поток?

Правило 3. Предметът (заглавие, заглавие) на писмото винаги трябва да бъде посочен.

Заглавието на писмото е единственото нещо, което получателят на писмото вижда, когато то пристигне. Много често по-нататъшната му съдба зависи от името на писмото:

• получателят ще го отвори
• или изтрийте без да гледате.

Следователно заглавията на писмото трябва да се третират със специално благоговение (т.е. с благоговение).

Опции за съдбата на полученото писмо в зависимост от заглавието му:

• писмото няма да бъде забелязано сред купчина други писма,
• считани за безполезни и следователно дори не отваряни,
• без колебание те веднага ще го изпратят в папката "" или "Изтрити",
• прочетете частично или изцяло
• може би дори отговор.

Заглавието на писмото е ключът към това да накарате получателя да се заинтересува да отвори писмото или по-скоро да „закачи“, за да привлече вниманието. Това е особено важно, ако пишете писмо до някого за първи път. Перифразирайки думите от книгата „Приключенията на капитан Врунгел“ („както наречете кораба, така ще плава“), можем да кажем, че „както наречете писмото, така ще стигне“ до получателя.

По този начин заглавието на писмото трябва да бъде кратко (не повече от 50 знака), интересно и по същество (изразява същността на писмото).

В същото време, в хода на кореспонденцията, ако получателят на писмото отговори на автора, заглавието на писмото не трябва да се променя. Също така не трябва да се променя в хода на многократна кореспонденция, когато писмото се изпраща много пъти в едната или другата посока.

Ако по време на кореспонденцията темата на дискусията се промени, тогава има смисъл да промените темата на писмото или може би да създадете ново писмо с нова тема за по-нататъшна кореспонденция.

Правило 4. Когато отговаряте на всяко писмо, помислете дали не трябва да промените темата на писмото.

В по-голямата част от случаите НЕ е необходимо да променяте темата на писмото, ще обясня причините по-долу. Но както знаете, има някои изключения от правилото. Въпреки това, всичко е на първо място.

Как да напиша писмо за отговор

Много начинаещи потребители отговарят на писмото неправилно, а именно, след като са получили писмото, те го четат и кликват върху бутона „Напиши“, за да отговорят. Това е фундаментално погрешно.

Когато отговаряте на писмо, трябва да кликнете върху бутона "Отговор", за да разберете как е започнала кореспонденцията и откъде идва. За това:

• Трябва да отворите писмото. В този случай бутонът "Отговор" ще се появи над или под отвореното писмо (номер 1 на фиг. 2).
• Кликнете върху „Отговор“.
• „Re: …“ автоматично ще се появи в темата (заглавката) на писмото (номер 2 на фиг. 2). Буквите “Re” са знак, че точно това е отговорът на писмото.
• Напишете отговора си в началото на писмото, така че отговорът да е първи, а отдолу е текстът на предишното писмо.

Ориз. 2 Как да напишем писмо за отговор

Много услуги за техническа поддръжка ви молят да щракнете върху бутона „Отговор“, когато изпращате имейл за проблем. И в същото време не променяйте нищо в предишните писма в кореспонденцията. По-точно, всяка техническа поддръжка изисква „запазване на цитирането при отговор“. За да разберете по-лесно как са започнали да решават проблема и до какво са стигнали.

Много начинаещи потребители не могат да намерят предишното писмо или по някаква друга причина често НЕ отговарят (т.е. не използват бутона „Отговор“), но пишат ново писмо (щракнете върху „Напиши“ или „Създай“ бутон). Получавайки ново писмо всеки път, за получателя на ново писмо може да бъде трудно да запомни всички подробности от предишното писмо „от нулата“, което значително усложнява кореспонденцията.

А професионалната техническа поддръжка може изобщо да не отговори на неправилно форматирани писма.

Обърнете внимание, че „Re:“ е съкращение от английското „Reply:“ или „Response:“, което се превежда като „Моят отговор на:“. Ако темата на имейла се е променила, трябва да изтриете това „Re:“ и да напишете нова тема на имейла, която отразява същността на новия ход на събитията.

Правило 5. Попълнете адреса на получателя (До) последен.

Полето „До“ е най-добре да се попълни последно, след като писмото е написано и проверено. Това ще помогне да се избегнат често повтарящи се грешки, когато подателят на писмото го изпрати до адресата незавършено чрез случайно натискане на бутона „Отговор“.

И ако щракнете върху бутона „Отговор“, преди да щракнете, проверете първо дали изпращате писмото до адресата. Може да бъде много разочароващо, когато едно писмо, особено ако съдържа лична или поверителна информация, не отиде там, където сте възнамерявали да го изпратите.

Правило 6. Запазете текста на писмото в отделен файл, преди да изпратите писмото.

За съжаление, това правило се помни само когато

• Неочаквано неуспешно изпращане на имейл,
• или когато се иска писмо да бъде изпратено отново, защото не е получено по някаква причина.

Когато изпращате важни имейли със „стена от текст“, въведена на ръка, а не копирана отнякъде, това е много добро правило. Това значително опростява живота.

Правило 7. Текстът на писмото трябва да отговаря на следните изисквания:

1) Текстът на писмото трябва да съдържа поздрав.

Най-малкото „Здрасти“. или „Добър ден“. Ако знаете името, тогава „Скъпо (то) име (възможно отчество)“. Поздравът „Добър ден“ често се използва при общуване в интернет вместо „Добро утро“, „Добър ден“ или „Добър вечер“. Това се дължи на факта, че изпращачът на писмо никога не може да знае точно кога писмото му ще бъде отворено от получателя. Подателят и получателят могат да се намират в различни части на Земята, в различни часови зони. Освен това изпращачът никога не знае кога точно получателят ще отвори и прочете писмото му.

2) Текстът на писмото трябва да е грамотен и да не съдържа грешки.

По някаква причина не е приложен от голямо значениеграмотност. На официалните уебсайтове на сериозни компании могат да бъдат намерени грешки, да не говорим за писма, в които понякога е трудно да се разберат не само отделни думи, но и цели фрази, те могат да бъдат формулирани толкова неграмотно и с грешки. Важно е да запомните, че неграмотното писане е лоша култура и няма място в интернет.

3) Текстът на писмото трябва да бъде разбираем по съдържание.

Подателят винаги знае за какво пише, но получателят може да разбере това само от текста на писмото. Подателят не винаги пише за проблема си по разбираем за получателя начин. Писмата, които са неразбираеми по съдържание, могат само да предизвикат раздразнение и раздразнение у получателя, защото той прекарва време в четене на писмото, но не разбира какво иска да му каже подателят.

4) Текстът на писмото трябва да покрива обхвата на една тема.

Ако подателят има какво да каже на получателя по различни теми, тогава е по-добре да изпратите едно писмо за всяка тема. Това ще улесни получателя при възприемане на информацията и ще му позволи да Ви даде точен и изчерпателен отговор.

5) Текстът на писмото трябва да бъде структуриран по съдържание и външно възприемане.

Структурираният текст е лесен за четене. И се възприема така, както го е замислил авторът на писмото. Неструктуриран текст със скокове на мисълта, с преобладаване на емоции, а не на факти, с неразбираеми връзки и т.н. може да се възприеме от получателя на писмото по съвсем различен начин, както е предвидено от подателя. В резултат на това комуникацията по имейл няма да работи. Изобщо няма да се състои или ще ви трябват телефон, Skype и други средства за комуникация.

6) Текстът на писмото трябва да има оптимален размер.

Доста кратки букви от 5-7 думи, разбира се, са приятни за четене, но трябва да разберете много талантлив писател, за да поставите основната идея в тези думи. По-добре е неопитен писател да пише повече, за да предаде информацията или информацията, изпратена до адресата, възможно най-точно.

В същото време ненужно дълго писмо, изпълнено с повторения, допълнителни обяснения, допълнителна информацияизвън темата и др. се възприемат от реципиента като „стена от текст“, уморяват го и предизвикват негативна реакция. Всичко има нужда от мярка;

7) Шрифтът на текста на писмото трябва да бъде от общ шрифт, който ще се показва във всички пощенски услуги.

Почитателите на екзотични шрифтове, като тези, наподобяващи ръкописен текст с перо, трябва да помнят, че получателят може да получи нечетлива абракадабра вместо текста на писмото. Любителите на екзотиката трябва да се уверят, че екзотичният шрифт, който използват, е изпратен в писмото заедно с текста.

8) Размерът на шрифта в текста на писмото трябва да бъде еднакъв.

С малък шрифт можете да пишете всякакви незначителни бележки, всичко останало трябва да бъде направено с шрифт със същия размер. Някои пощенски услуги обикновено използват един универсален шрифт. Това винаги трябва да се има предвид, тъй като всички удоволствия на подателя при декорирането на текст с шрифтове с различни размери в крайна сметка ще изглеждат като монотонен текст за получателя. Така че защо трябва да се стараете толкова много?

9) В текста на писмото не трябва да злоупотребявате с използването на главни и малки букви.

Трудно се четат букви, където всички букви са малки, дори в началото на изречението, или обратното, където всички букви са ГЛАВНИ. Не забравяйте, че ПИСМО, НАПИСАНО С КЛАВИША CAPS LOCK И СЪСТОЯЩО СЕ ОТ ГЛАВНИ БУКВИ В ИНТЕРНЕТ СЕ ВЪЗПРИЕМА КАТО ПИСЪК и означава само писък и нищо друго.

10) Тонът на писмото в никакъв случай не трябва да има черти на агресивност, раздразнителност.

Текстът на писмото не трябва да съдържа псувни и обиди. Най-добре е да напишете писмо, докато сте в балансирано и разумно състояние. Леката игривост и подходящият хумор са добре дошли, ако адресатът поддържа такъв тон на комуникация и е в състояние да го оцени.

11) В края винаги трябва да оставяте подпис (име, фамилия, псевдоним, длъжност за бизнес писма) с евентуални пожелания към събеседника.

Пожеланията включват: С уважение, С благодарност и др.

Правило 8: На имейлите трябва да се отговаря.

Винаги е обичайно да отговаряте на писмо, така че трябва да намерите време и възможност да обърнете взаимно внимание и уважение на подателите.

Електронната поща не търпи застой. Работата с електронна поща до голяма степен зависи от дисциплината и организираността на получателя. Това се състои в редовно наблюдение на вашата пощенска кутия, запознаване с входящата кореспонденция, изучаване, систематизиране и компилиране на отговори.

Един от важни точкие своевременно изпратен отговор, което само по себе си говори за получателя с положителна странаи характеризира неговата степен на отговорност и заинтересованост.

Електронната поща не е обичайната хартиена поща с пощальони, коли, самолети, влакове. Имейлите се доставят за секунди и подателите очакват бърз отговор. В електронната комуникация се възприемат съвсем други темпове, можем да кажем, че е „тук и сега“. Забавянето във времето може да доведе до загуба на актуалност на обсъжданата тема.

Правило 9: Не изпращайте поверителна информация по имейл.

Електронната поща, уви, може да бъде хакната, прихваната. И след това паролите, написани в имейли, номера банкови карти, пин кодове и др. могат да станат достъпни за трети страни, които могат да ги използват за лична изгода. Следователно на такава информация не трябва да се вярва по имейл.

Правило 10. Не публикувайте информация от лични писма без съгласието на подателите им.

Като зачитате нечия поверителна информация, вие уважавате както себе си, така и правото си на поверителност.

Комуникацията чрез електронна поща без взаимен визуален и слухов контакт изисква спазване на правилата на етикета, които от своя страна допринасят за установяването на компетентен и културен диалог между хората.

В едно от писмата Антоан Сент-Екзюпери отбелязва:

"Търсете ме в това, което пиша."

Това е много подходящ израз, включително по отношение на горепосочените принципи на етикет при комуникация по електронна поща.