البريد الإلكتروني الرسمي. قواعد لكتابة البريد الإلكتروني أو آداب البريد الإلكتروني
ربما سمع الجميع عبارة "لا تقلق بشأن الأشياء الصغيرة" وهي تنطبق على العديد من جوانب الحياة. لكن عندما نحن نتكلمحول رسائل البريد الإلكتروني ، فكل شيء صغير مهم.
تشير القواعد الخاصة بكيفية كتابة آداب البريد الإلكتروني والبريد الإلكتروني إلى ما هو مناسب وما هو غير مناسب عندما يرسل شخص ما رسالة إلى عميل محتمل ، شريك تجاريأو زميل أو مدير أو صديق. أنها تساعد على تجنب الأخطاء وسوء الفهم.
لماذا تحتاج آداب البريد؟
تظهر الأبحاث أن الأخطاء تؤثر بشكل خطير على تصور الآخرين لشخص ما. في إحدى التجارب ، كان المشاركون الذين قرأوا بريدًا إلكترونيًا معهم أخطاء قواعدية، يعتقد أن المؤلف كان أقل ضميرًا وذكاءًا وجديرًا بالثقة من أولئك الذين قرأوا نفس الرسالة دون أخطاء.
في تجربة أخرى ، تقدم الناس للحصول على تمويل وحصلوا على أقل شروط مربحةعند وجود أخطاء إملائية في استعلاماتهم.
هذا ليس مستغربا. عندما يقرأ شخص ما رسالة مليئة بالأخطاء المطبعية ، فإنه يفكر في أحد أمرين:
- لا يعرف المرسل القواعد الأساسية للتهجئة والقواعد.
- لا يهتم المرسل بهذه الرسالة بما يكفي للتحقق منها قبل إرسالها.
لن يكون أي من هذا أساسًا جيدًا للعلاقة. لتجنب هذه الأخطاء ، تأتي نصائح آداب البريد للإنقاذ ، والتي يجب على كل محترف (خاصة أولئك الذين يتواصلون مع العملاء) معرفتها ومتابعتها.
علامات ترقيم
تكون علامات الترقيم غير محسوسة عند استخدامها بشكل صحيح ، وتكون واضحة عند استخدامها بشكل غير صحيح. يجب ألا تفسد انطباعك عن نفسك أمام المستلمين - يجب تذكر هذه القواعد واتباعها بدقة.
1. علامات الترقيم النهائية
يجب أن ينتهي كل سطر بعلامة ترقيم لاحقة ، أي نقطة أو علامة استفهام أو علامة تعجب. إذا تخطيت هذه العلامة ، فستبدو كما لو أن الفكرة لم تنته بعد.
خطأ:لقد تحدثت إلى قسم المالية ووافقوا على الاتفاقية.
يمين:لقد تحدثت إلى قسم المالية ووافقوا على الاتفاقية.
يجب استخدام علامات الاستفهام والتعجب باعتدال. إذا كان هناك عدد كبير جدًا من علامات الاستفهام في حرف واحد ، فقد يبدو أن هذا استجواب من المستلم.
ما هي حالتك؟ هل تحدثت إلى فريقك حتى الآن؟ هل أنت متاح للاتصال غدًا ظهرًا حتى نتمكن من مناقشة أي تغييرات محتملة؟
وإذا ذهبت بعيدًا بعلامات التعجب ، فيمكنك إظهار نفسك على أنك مفرط النشاط ومفرط في الإثارة.
شكرا مرة أخرى على محادثة الأمس المثمرة! أخبار جيدة: لقد تحدثت إلى دائرة المالية ووافقوا على الصفقة! لا استطيع الانتظار لتعاوننا!
2. فاصلة منقوطة (؛)
يمكن استخدام الفاصلة المنقوطة لربط جملتين منفصلتين ولكنهما مرتبطان. هذه ليست نفس الفاصلة.
خطأ:يمكنها الاتصال بي غدًا ، ثم تعطيني إجابة.
يمين:يمكنها الاتصال بي غدا. ثم يمكنها أن تعطيني إجابة.
3. فاصلة (،)
أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا هو وضع الفواصل في مكان غير ضروري. أهم القواعد:
يتم وضع الفاصلة قبل أداة الربط (و ، ولكن ، ولكن ، أو ، ولكن) عند توصيل جملتين بسيطتين متساويتين.
لقد عملت مع عميل مشابه العام الماضي وهم زاد معدل الفتح 20٪ شهريا.
يتم استخدام الفاصلة لفصل العناصر في قائمة.
ركزت على طول البريد الإلكتروني وقابليته للقراءة والمحتوى.
4. ترقيم التحية
هناك عدة طرق مختلفة لإبراز التحية (السطر الأول بريد إلكتروني، حيث تتم معالجة المستلم بالاسم).
إذا كان خطابًا رسميًا ، فمن الأفضل استخدام نقطة.
عزيزي السيدة فروست.
إذا كان حرفًا يوميًا نسبيًا ، فمن الأفضل استخدام فاصلة.
عزيزتي آية ،
وإذا كانت رسالة ودية ، فيمكنك استخدام علامة تعجب.
قواعد
الأشخاص الذين لم يكرسوا حياتهم لتعلم القواعد (وهو في الواقع أقل ربحية بكثير من المبيعات) سيرتكبون أخطاء بطريقة أو بأخرى. لكن لن يلاحظ أحد هذا ما لم يعرف أيضًا عن هذه القاعدة الغامضة. ما عليك سوى تجنب الأخطاء الرئيسية الأكثر لفتًا للانتباه ، وسيكون كل شيء على ما يرام.
على سبيل المثال ، عليك معرفة الفرق بين:
- إلى / أيا كان
- في الاعتبار / في الاعتبار
- حول / على الحساب
- أيضا / نفس الشيء نفسه
- -تسيا / -تسيا
- بشكل عام / عام (وتذكر أنه لا توجد كلمات "بشكل عام" و "بشكل عام")
كمحرر ، يمكنك استخدام أدوات مثل Grammarly ، التي تبحث عن جميع الأخطاء النحوية والإملائية في الوقت الفعلي ، كما ترسل تقريرًا أسبوعيًا عن الاتجاهات العامة.
الرموز التعبيرية في رسائل البريد الإلكتروني
من المفهوم أن ترغب في إضافة وجه مبتسم إلى جملة صعبة نوعًا ما لتخفيفها ، أو إنهاء نكتة برمز تعبيري ضاحك.
ومع ذلك ، يجب تجنب ذلك ما لم يكن المستلم قد استخدم بالفعل الرموز التعبيرية بنفسه. تشير الدراسات إلى أن استخدام الرموز التعبيرية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل يضر بالسمعة: فهي تجعل المرسل يبدو أقل كفاءة (ولا يساعد في الظهور بشكل أكثر ودية).
رؤوس البريد الإلكتروني
يجب أن يكون سطر الموضوع ذا مغزى وقصير نسبيًا. من الناحية المثالية ، يجب أن يُعلم المستلم ما إذا كان يريد فتح البريد الإلكتروني.
خطأ:"مرحبًا"
ماذا تقول الرسالة؟ غير مفهوم على الإطلاق.
يمين:"ملخص المكالمة حول طلب مجموعة من الوسائد من 02.12"
لا يترك هذا العنوان أي شك حول محتوى الرسالة.
تحيات
ما ورد أعلاه يذكر علامات الترقيم المستخدمة عند التحية. تحتاج أيضًا إلى اختيار شكل من أشكال التحية ، يمكن أن يكون رسميًا أو غير رسمي ، اعتمادًا على المرسل إليه والعلاقة معه.
التحية غير الرسمية هي الأفضل ، لأنها تضفي طابعًا وديًا وهادئًا وتنقل الثقة.
أمثلة على التحيات اليومية:
- مرحبًا
- صباح الخير[نهار ، مساء]
- [اسم]
إذا كان هذا هو الاتصال الأول مع شخص ما ، أو كان يحتل منصبًا أعلى ، فيجب عليك اختيار خيار أكثر رسمية.
أمثلة على التحيات الرسمية:
- عزيزي [الاسم]
- عزيزي السيد / السيدة [اسم العائلة]
وأمثلة في التحية التي لا ينبغي أن تكون مزحة:
- مهلا!: غير رسمي للغاية ونفاد الصبر
- [الاسم] !: غير مناسب جدا
- الوقت المناسب من اليوم: لا يتحدث الناس بهذه الطريقة
- لجميع المعنيين: غير شخصي للغاية
- سيدي أو سيدتي العزيزة: قديم جدا
- مرحبًا يا صديقي: مخيف جدًا
- السادة: قديم جدا
- الجميع: رائع جدًا
النهاية
تكمل النهاية اليمنى نغمة ومحتوى الرسالة. نظرًا لأن هذا هو السطر الأخير الذي يقرأه المستلم ، فإنه يؤثر على انطباعه النهائي.
إذا كانت الرسالة مكتوبة بنبرة خفيفة ، فيمكنك إنهاءها بتوقيع دافئ غير رسمي.
على سبيل المثال:
- شكرًا لك
- شكرًا لك مرة أخرى
- أتمنى لك كل خير
- أتمنى لك [يوم من الأسبوع] جيد
- نهاية أسبوع جيدة
- أراك لاحقًا
- أراك [غدًا ، الأربعاء عند عودتك]
- نتطلع إلى تعاوننا
- نتطلع إلى محادثتنا القادمة
- سأكون سعيدا لسماع رأيك
إذا كانت نغمة الخطاب أكثر تقييدًا ، فيجب أن يكون التوقيع مناسبًا.
على سبيل المثال:
- شكرًا لك
- شكرا لك على وقتك
- أتمنى لك يومًا سعيدًا [عطلة نهاية الأسبوع]
وإليك السطور النهائية التي لا يجب استخدامها:
- مع خالص التقدير: قديم جدا
- مع أطيب التحيات: غير ودود للغاية
- من أعماق قلبي: حميمية جدا
- القلب: غير طبيعي جدا
- - [اسم المرسل]: وقح للغاية
اسم المتلقي
من الضروري التحقق ثلاث مرات مما إذا كان مكتوبًا بشكل صحيح. يمكنك فتح ملف تعريف هذا الشخص في في الشبكات الاجتماعيةوقارن.
ولا تختصر اسم الشخص ما لم يوقع على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به بهذه الطريقة. إذا وقّع على "ميشا" ، يمكن استخدام الاسم المختصر ؛ إذا كان "مايكل" ، فأنت بحاجة إلى مخاطبته وفقًا لذلك.
الحروف الكبيرة
عند إرسال الرسائل القصيرة أو الشبكات الاجتماعية أو الدردشات ، لا يستخدم الكثير من الأشخاص الأحرف الكبيرة. ولكن عند كتابة بريد إلكتروني للعمل ، فمن الضروري. بمعنى آخر ، اجعل الكلمة الأولى في الجملة كبيرة وفي أسماء العلم.
على سبيل المثال: الكلاب مرحب بها في HubSpot.
نبرة الخطاب
من الصعب للغاية ضبط النغمة الصحيحة والحفاظ عليها في رسالة بريد إلكتروني. تظهر الأبحاث أن الناس يبالغون في تقدير عدد المرات التي يحكم فيها المستلمون بشكل صحيح على ما إذا كانت نبرة صوتهم ساخرة أم جادة.
في حين اعتقد 80٪ من المرات أن المستلمين سيفهمونها بشكل صحيح ، كانت الحقيقة أقرب إلى 56٪.
هل هذا يعني أن نصف رسائل البريد الإلكتروني سوف يساء تفسيرها؟ لا. لكن هذا يعني اختيار كلماتك بعناية والتفكير في الكيفية التي قد يدركها المتلقي لها.
أولاً ، عليك تجنب العبارات والكلمات ذات المعنى السلبي. يمكن أن تجعل الشخص يبدو أكثر توترًا أو انزعاجًا أو هياجًا مما هو عليه بالفعل.
على سبيل المثال:أخطاء ، مشاكل ، فشل ، تأخير ، أزمة ، مشكلة ، سوء حظ.
ثانيًا ، لا تستخدم السخرية. هناك احتمال كبير أن المستلم لن يفهم النكتة ، وسوف يفسد انطباع المرسل.
على سبيل المثال:"أود أن أطلب من فريقي مراجعة هذا غدًا ، لكنك تعلم ، لا أحد يقوم بالفعل بالعمل الذي تم استلامه يوم الجمعة."
ثالثًا ، من الضروري استبعاد الصفات والظروف ذات القيمة المقدرة. إنهم يجعلون الخطاب عاطفيًا بشكل مفرط ، على الرغم من أن الهدف هو أن تبدو هادئًا ومهنيًا.
أمثلة:جدًا ، حقًا ، للغاية ، جدّيًا ، عميقًا
رابعًا ، يمكنك تقليد أسلوب المحاور. إن اتباع مثاله سيضمن أن صاحب البلاغ لا يسيء إليه عن طريق الخطأ. إذا كتب رسائل قصيرة ومباشرة ، فعليك الرد بالمثل. إذا كان يحاول بناء علاقة من خلال التواصل الشخصي (على سبيل المثال ، "رأيتك في برمودا ؛ أتمنى أن تكون قد قضيت وقتًا رائعًا") ، افعل الشيء نفسه.
خامسًا ، إذا كان لديك شك ، فمن الأفضل الاتصال. في أي وقت يكون لديك محادثة مكثفة ، من الجيد الاتصال أو Skype أو مقابلة الشخص وجهًا لوجه.
الخطوط والتنسيق
تريد أن تؤذي عيون المستلم؟ الخطوط الفاخرة ، الوان براقةوالتنسيق الأصلي للمساعدة.
نعم ، سيجعل هذا الخطاب لا يُنسى كثيرًا ، لكنه في الوقت نفسه سيُظهر جهلًا تامًا بمعايير الاتصال.
يجب عليك دائما استخدام الخط الافتراضي. لا توجد ألوان أخرى غير الأسود. فقط مقاس معياريالخط. لا تجعل أكثر من كلمة واحدة (أو سلسلة كلمات) غامقة أو مائلة في حرف واحد.
عند نسخ النص ولصقه ، تحتاج إلى مسح التنسيق. (Command + \ على Mac ، Ctrl + Shift + N على جهاز الكمبيوتر.) إذا لم تفعل ذلك ، سيبدو المقطع مختلفًا عن بقية البريد الإلكتروني.
الارتباطات التشعبية
يستغرق لصق عنوان URL كاملًا في رسالة بريد إلكتروني مساحة ثمينة ويبدو قذرًا. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء ارتباط تشعبي أو لصق عنوان URL مختصر.
خطأ:ألق نظرة على هذا: https: // website /
يمين:ألق نظرة على.
التطبيقات
تحتاج إلى الإشارة في مكان ما في الرسالة إلى وجود مرفق حتى لا يفوته المستلم.
يكفي استخدام عبارة "لقد أرفقت [مستند ، جدول بيانات] لـ X".
وتحتاج إلى التأكد من إعادة إرفاق الملفات عندما تتم إضافة شخص ما إلى سلسلة البريد أو لن يتمكن من رؤيتها.
توقيع الخطاب
يمكن أن يضر التوقيع السيئ بسمعتك حقًا. حتى لو كتبت أكثر الرسائل بلاغة وإقناعًا في العالم ، فإن توقيعها السيئ سيبدو غير محترف.
يجدر التذكر: كلما كان ذلك أصغر كان ذلك أفضل ، يجب أن يكون التوقيع صغيرًا وبسيطًا ومحدودًا نسبيًا. لا يوجد مكان للحصول على اقتباس ملهم مفضل أو صورة أو قائمة جهات اتصال كاملة. من الناحية المثالية ، يجب أن يتضمن التوقيع الاسم والمسمى الوظيفي ورقم الهاتف و / أو موقع الشركة على الويب.
حقول الرسالة
إلى من:هذه المنطقة بسيطة: عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي سيتم الاتصال به.
ينسخ:إذا كنت تريد توصيل شخص آخر ، فأنت بحاجة إلى إضافة عنوانه هنا. إنها تعني أساسًا "مرحبًا ، اقرأ هذا ، لكن ليس عليك الإجابة."
هذا الخيار مطلوب عندما يحتوي البريد الإلكتروني على معلومات ذات صلة أو إذا كنت تريد توصيل شخص آخر بالمستلم الفعلي.
نسخة مخفية الوجهة (BCC):تقوم هذه الميزة أيضًا بنسخ جهة الاتصال إلى عنوان بريد إلكتروني ، ولكن لن يرى أي شخص آخر غير المستلم أنه قد استلم البريد الإلكتروني. بعبارة أخرى ، إذا أرسلت خطابًا إلى مايكل سكوت وقمت بإرساله إلى Jim Halpert ، فلن يعرف مايكل أن Jim حصل عليه أيضًا.
لماذا تستخدم BCC؟
لإخفاء عناوين البريد الإلكتروني. يمكن استخدام هذه الميزة للحفاظ على خصوصية البريد الإلكتروني لشخص ما عن الآخرين. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني إلى مجموعة من الأشخاص حول حدث قادم ، فيمكنك تحديد BCC لجميع رسائل البريد الإلكتروني حتى لا تعطي عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الآخرين دون إذن.
للحصول على معلومات عامة: تسمح نسخة مخفية الوجهة (BCC) لشخص غير مدرج في سلسلة المحادثات برؤية الرسالة.
نغمة جيدة: يتيح لك BCC إزالة الأشخاص بأدب من سلسلة رسائل. على سبيل المثال ، إذا قدم المدير الشخص لشخص ما ، فسيكون كذلك لهجة جيدةأرسل نسخة عمياء للمدير ردًا. هذا يدل على أن الشخص استجاب دون إغراق البريد الوارد بفيض من رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا.
"الرد" مقابل "الرد على الكل"
إجابة:يتيح لك هذا الخيار الرد مباشرة على الشخص الذي أرسل إليه آخر رسالة بريد إلكتروني. إذا قمت بالرد مباشرة على الرسالة الأولى ، فسينتقل الرد إلى المرسل الأصلي للبريد الإلكتروني. ولكن إذا قمت بالرد على رسالة من شخص آخر في السلسلة ، فستذهب الإجابة في النهاية إلى هذا الشخص فقط.
الرد على الجميع:عند تحديد هذا الخيار ، يتم إرسال الاستجابة إلى كل شخص توجد عناوينه في الحقلين "إلى" أو "نسخة إلى". هذا مفيد لتوصيل المعلومات التي تهم الجميع.
إذا كنت في شك ، فمن الأفضل تحديد "إجابة". لا تكن شخصًا مزعجًا.
خطابات إعادة التوجيه
للامتثال لآداب البريد ، يجب اتباع بعض القواعد عند الإرسال:
بعض رسائل البريد الإلكتروني لا يُقصد إعادة توجيهها. إذا قدمت جهة اتصال معلومات شخصية أو حساسة ، فيجب عليك إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني هذه بعناية فائقة.
عند إعادة توجيه سلسلة بريد طويلة ، من الممارسات الجيدة تلخيص ما تمت مناقشته في الرسائل حتى يعرف المستلم ما هو مطلوب منه بالضبط. لا يوجد شيء أسوأ من الحصول على 50 سلسلة رسائل بريد إلكتروني مع ملاحظة تقول ببساطة "انظر أدناه".
لكي تبدأ رسالة بريد إلكتروني مُعاد توجيهها سلسلة بريد جديدة (بدلاً من أن تكون جزءًا من سلسلة الرسائل الحالية) ، ما عليك سوى تضمين تعليقك الخاص في سطر الموضوع.
سطر الموضوع في سلسلة المناقشة الجديدة: ألق نظرة على هذا! المرسل: ملاحظات من يوم الثلاثاء
وقت الاستجابة
كل شخص لديه بريد وارد كبير وجداول مشغولة ، لذلك ليس من الممكن دائمًا الرد على رسالة بريد إلكتروني على الفور. يعتمد وقت الاستجابة المناسب على الشخص:
أعضاء الفريق المباشرون:الرد في غضون 12 ساعة. يجب أن يعمل الفريق بسرعة وكفاءة ؛ علاوة على ذلك ، تناولت معظم الرسائل مسائل تشغيلية.
الزملاء العامون:بالنسبة لجميع الموظفين الآخرين ، فإن وقت الاستجابة هو 24 ساعة. غير قادر على الرد خلال هذه الفترة الزمنية؟ عليك أن تخبرهم أن الرسالة قد تمت قراءتها ، وأن الإجابة ستكون جاهزة بحلول الوقت X.
جهات الاتصال الخارجية:إذا لم يتم وضع علامة على البريد الإلكتروني على أنه عاجل أو في أقرب وقت ممكن ، فسيكون وقت الرد المناسب هو نهاية الأسبوع الذي تم فيه تلقي البريد الإلكتروني - على سبيل المثال ، إذا تم استلامه يوم الثلاثاء ، فيجب عليك الرد بحلول يوم الجمعة من ذلك أسبوع. بالنسبة لجهات الاتصال عالية القيمة ، يكون وقت الاستجابة 24 ساعة.
الإجابات عندما لا تكون في العمل
إذا كان الموظف غير متاح لفترة طويلة من الوقت ، فسيخبرك الرد الآلي "OOO" (خارج المكتب) بأنه غير قادر على الرد على الرسالة قبل تاريخ العودة إلى المكتب.
اختيارات جيدة وسيئة لإجابات OOO:
- جيد: أخبر كم من الوقت لن يكون الموظف متاحًا.
- سئ: قم بإنشاء رد OOO ليوم واحد.
- حسنًا: اقترح شخصًا آخر للاتصال به في الأمور العاجلة.
- سئ: عدم إبلاغ هذا الزميل بأنه مشمول في إجابة OOO.
- جيد: قم بتضمين "OOO" في عنوان بريدك الإلكتروني حتى يتمكن الأشخاص من التعرف بسهولة على استجابة تلقائية.
- سيئة: قم بتضمين تفاصيل أكثر من اللازم ، مثل أين يذهب الموظف في إجازة.
إذا أخذ الموظف إجازة فترة ممتدةالوقت ، قد يكون من المفيد ترك قناة للتواصل في المواقف التي تكون ملحة حقًا وتحتاج إلى الاهتمام.
الإرسال من الهاتف
لا تقم بتضمين "أنا أكتب على هاتفي" أو "مكتوب على هاتفي - يرجى المعذرة عن أي أخطاء مطبعية." يستخدم العديد من الأشخاص هذا كذريعة ليكونوا كسالى حتى لا يضطروا إلى إعادة قراءة البريد الإلكتروني قبل الضغط على إرسال.
كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح - آداب البريد الإلكتروني
5 (100٪) - 1 تقييماتفي منطقتنا حياة عصريةمن الصعب بالفعل تخيل كيف يمكنك الاستغناء عن البريد الإلكتروني. اليوم يكاد يكون من المستحيل العثور على شخص لا يستخدمه. التواصل بين الناس هو عملية فريدة وحيوية. يتوافق هذا النوع من الاتصال بشكل جيد جدًا مع سير العمل المعتاد على الورق وأصبح أحد أكثر السمات المرغوبة في مجال الاتصالات التجارية والشخصية.>
بالطبع ، لا تزال الوسائط الورقية تحتل وستظل تحتل المكانة الأكثر أهمية في التبادل الرسمي للمعلومات والاتصالات ، وسوف يلعب البريد الإلكتروني دور مساعد جيد جدًا ، مما يسهل بشكل كبير التواصل بين المرسل إليهم. لن أقارن هذين النوعين من التواصل بين الناس وأتحدث عن إيجابيات وسلبيات هذه الأنواع ، ولن أتطرق إلى الشبكات الاجتماعية.
لأكثر من عقد من الزمان ، بدأ يوم عملي بفحص البريد الإلكتروني. بالنظر إلى عناوين وموضوعات الرسائل المستلمة ، أقرر بسرعة الرسائل التي يجب قراءتها وأيها سيتم إرساله على الفور إلى سلة المهملات دون فتح. دائمًا ما أعطي الأولوية للردود على رسائل البريد الإلكتروني التي أتلقاها. من خلال العمل مع البريد ، بدأت في إيلاء المزيد والمزيد من الاهتمام لأخلاقيات الرسالة ، بما في ذلك تصميمها. في هذا المقال ، أود أن أقدم لكم الأطروحات الرئيسية للبريد الإلكتروني. آمل حقًا أن تجدهم مفيدين.
موضوع الرسالة
تأكد من ملء سطر الموضوع. يعد موضوع الرسالة أهم سمة ومتطلبات للبريد الإلكتروني. يجب أن يحتوي الموضوع على العبارة الرئيسية لرسالتك وأن يجذب الانتباه ، ولكن لا ينبغي بأي حال من الأحوال كتابتها باستخدام caps-lock. أيضًا ، يسمح العديد من الأشخاص لأنفسهم بكتابة النص الرئيسي في حقل "الموضوع" ، بينما لا يكتبون أي شيء في نص الرسالة ، فإن مثل هذا التصميم للحرف غير مقبول بشكل عام. هذا يؤكد على الأقل أمية المؤلف وعدم مبالاة بالمتلقي.
عندما أتلقى مثل هذه الرسائل ، فأنا لا أقرأها ، بل يتم نقلها على الفور إلى سلة المهملات مع حذف لاحق لا رجوع فيه. فيما يلي مثال لتصميم موضوع الخطاب الذي ستناقش فيه ، على سبيل المثال ، شروط العقد مع مورد السيراميك: "مسودة اتفاقية مع مورد السيراميك".
لا أفهم على الإطلاق كيف لا يمكنك ملء هذه السمة المهمة للبريد الإلكتروني كموضوع. كما أن تغيير الموضوع عند الرد على خطاب ليس ضروريًا أبدًا ، إلا عند تغيير المعنى الرئيسي وحتى في مثل هذه الحالات ، أوصي ببدء مناقشة جديدة بحرف جديد ، وذلك لتجنب الارتباك وتشويه المعلومات. إذا نسيت ببساطة ملء الموضوع ، فيمكنك محاولة تكوين عميل البريد بطريقة تُعلمك بذلك عند إرسال رسالة.
تحيات
يجب أن يبدأ البريد الإلكتروني بتحية. التحية عبارة عن جملة صغيرة تبدأ بها رسالتك الجديدة أو ردك على رسالة سبق تلقيها. يجب أن تقول مرحبًا دائمًا ، حتى إذا كنت لا ترى محاورك. يعتقد الكثير من الناس أنه ليس من الضروري القيام بذلك على الإطلاق ، لأن هذا من بقايا الوسائط الورقية وذاك نص معينلا يحمل أي معلومات مهمة أو مهمة ، لكن هذا رأي خاطئ.
لأن التحية هي التي ستحدد مستواك التعليمي. إذا كنت لا تريد أن تبدو فظًا وسئ الأخلاق ، فيجب تضمين التحية في نص الرسالة. تحول ل لشخص غريب، من الضروري استخدام ضمير المتكلم الثاني بصيغة الجمع ، أي الضمير "أنت".
إليك مثال: "مرحبًا! ميخائيل إيفانوفيتش ، هل تمكنت من التعرف على اقتراحي أمس؟ غير مسموح بكل ألفة وإلم ممكنين دون موافقة خصمك.
المرفقات
قم دائمًا بإرفاق ملف (صور ، لقطات شاشة ، مستندات) بالحرف كمرفق أو مرفق. هذا الخيار متاح في جميع خدمات البريد والعملاء. إنشاء ملف نصي في تطبيق Word ، ثم إدخال صورة فيه ، ثم أرشفته ، بما في ذلك خيار كلمة المرور ، هو "الأكروبات". إن القيام بذلك أمر غير محبذ للغاية ، إلا إذا كنت بالطبع تسعى لتحقيق أهداف معينة.
نصيحة!حاول التقاط جميع لقطات الشاشة الخاصة بك مع خدمة Joxi عبر الإنترنت. شاهد مقطع فيديو تمهيديًا قصيرًا أدناه ستتعلم منه كيفية عمل هذه الخدمة عبر الإنترنت. بعد إنشاء لقطة شاشة باستخدام joxy ، يمكنك تحريرها ثم إرسال الملف النهائي أو الارتباط به في نص الرسالة.
إمضاء
السمة المهمة الأخرى للبريد الإلكتروني هي التوقيع. لا يساعد وجودها في الحفاظ على نبرة العمل فحسب ، بل يؤثر أيضًا على تكوين علاقة مخلصة بين المرسل إليه والمرسل. يجب ألا يكون التوقيع طويلاً. يجب أن تكون الحقول التالية موجودة في التوقيع: الاسم الكامل ، واسم الشركة ، وتفاصيل الاتصال ، وإذا كانت ثقافة الشركة مطلوبة ، والوظيفة وشعار الشركة. للأغراض الشخصية ، سيكون هناك حقلان كافيان: الاسم الكامل وتفاصيل الاتصال.
بدون حاجة خاصة لإرفاق صورة أو ما هو أسوأ من ذلك ، فإن بعض البرامج النصية للتوقيع ليست ضرورية ، ويجب ألا تفرط في تحميل التوقيع بمعلومات جهة الاتصال ، فقط حدد خيارين أو ثلاثة خيارات لـ تعليق. يجب أن يكون مفهوماً أن التوقيع ليس جزءًا مستقلاً من البريد الإلكتروني ، فدوره يعطي فقط فرصة إضافية لتقوية الرسالة المرسلة.
بالطبع ، يمكن أيضًا إنشاء آلية تسويق فعالة من التوقيع باستخدام مثال نصوص البيع الكلاسيكية بتنسيق نموذج التسويق الأمريكي AIDA لسلوك المستهلك. كل هذا يتوقف على الهدف الذي حددته لنفسك أو حددته بالفعل. لذا ألاحظ مرة أخرى أن التوقيع لا يزال شرطًا مهمًا لرسالة بريد إلكتروني.
أسلوب الكتابة
يجب أن تبدأ الجملة الجديدة بحرف كبير وتنتهي بعلامة ترقيم أو نقطة أو علامة استفهام أو علامة تعجب. يجب أن يفهمك المرسل إليه بوضوح ، أي ما إذا كنت تسأله سؤالاً ، أو تؤكد شيئًا ، أو تخبره ببساطة.
غالبًا ما يحدث أنهم يطرحون سؤالًا ، لكنهم في نفس الوقت يضعون "نقطة" على علامة الترقيم ، وبعد إرسال رسالة ، فإنهم ينتظرون بأمان إجابة ، ولكن على الأرجح لن تكون كذلك ، نظرًا لأن المرسل إليه سيعتقد أنك تخبره ببساطة وأنه سيرد على رسالتك بكل شيء غير مطلوب.
يجب ألا ننسى علامات الترقيم ، لأنه بسببها ، يمكن أن يتغير الحمل الدلالي للحرف ككل تمامًا. ربما يكون الجميع على دراية بهذا المثال القديم والممتاز في الوقت نفسه: "نفِّذ ، لا يمكنك العفو" أو "لا يمكنك التنفيذ ، يمكنك العفو". لا تستخدم أبدًا الرموز التعبيرية والقبعات عند كتابة النص. إنه ليس أخلاقيًا ، أو ما هو أسوأ ، سوف يعتقدون أنك تعاني من الفصام أو الصرع.
سجل الدردشة
أوصي دائمًا بحفظ تاريخ المراسلات بالكامل. أولاً ، يمكنك دائمًا عرض التسلسل الزمني للاتصال بالكامل واستعادته إذا لزم الأمر. ثانيًا ، إذا احتاج أحد المشاركين في إحدى مراحل الاتصال إلى الاتصال بخصم آخر ليقرر أو يناقش شيئًا ما ، فعند تلقي حرف واحد فقط ، سيكون على دراية بجميع الفروق الدقيقة وسيكون قادرًا على المشاركة بسرعة في محادثة الكترونية. ثالثًا ، يمكنك دائمًا تقديم جميع المراسلات إلى شخص آخر لإثبات وتأكيد أي حقائق.
ومع ذلك ، التزم دائمًا بالبديهية التالية - حرف واحد ، سؤال واحد. باستثناء الحالات التي تريد ، كما يقولون ، ضرب عصفورين بحجر واحد في وقت واحد ، فيمكنك طرح عدة أسئلة دفعة واحدة في حرف واحد ، ولكن ليس أكثر من اثنين أو ثلاثة ، تأكد من استخدام قائمة مرقمة .
خاتمة
كما ترون ، لا يوجد شيء معقد في هذه ، في رأيي ، القواعد الأساسية للبريد الإلكتروني ، وهي لا تتطلب أي معرفة ومهارات خاصة. من خلال تطبيق كل هذه القواعد ، لن يمر بريدك الإلكتروني دون أن يلاحظه أحد أبدًا ، وفي نظر المستلم ستكون دائمًا أعلى بعدة خطوات من أولئك الذين لا يعرفون شيئًا عن القواعد الأساسية للبريد الإلكتروني.
كيف تكتب البريد الإلكتروني بشكل صحيح
كل يوم أتلقى وأرد على عشرات الرسائل الإلكترونية. لذلك ، يمكنني أن أستنتج أن بعض القواعد البسيطة ستكون مفيدة جدًا للكثيرين وستساعدك على فهم كيفية كتابة بريد إلكتروني بشكل صحيح.
عمل صناديق بريد منفصلة للمراسلات الشخصية والتجارية. خلافًا لذلك ، سترسل عاجلاً أم آجلاً معلوماتك الشخصية للطرف المقابل أو زميلك في العمل ، والتي لم تكن تنوي مشاركتها على الإطلاق.
تحقق من بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل مرتين على الأقل في اليوم. في بعض الأحيان سوف تكتب رسالة بريد إلكتروني تتطلب استجابة سريعة ، وردا على ذلك ، "الصمت". إذا كان لديك وقت ، يرجى الرد على الفور. ربما تكون المعلومات المهمة متوقعة منك وستكون بخير - لن يكون هناك "كومة" ضخمة من الرسائل غير المقروءة.
المرسل إليه الذي تم إدخاله في حقل "إلى" يستجيب للرسالة. إذا تمت الإشارة إلى المرسل إليه في حقل "نسخ" ، فعادةً ما لا يجيب ، ويتم إرسال الرسالة للحصول على معلومات.
قم دائمًا بملء حقل "الموضوع". حسنًا ، هذا مهم جدًا. يقوم الأشخاص بإجراء تقييم أولي للموضوع - الأمر يستحق القراءة أو حذف رسالة بريد إلكتروني على الفور. إذا كان العنوان غير معروف للمستلم ، فيجب أن يثير الموضوع اهتمامًا بقراءة الرسالة. ومن هنا جاءت القاعدة - يجب أن يتكون الموضوع من حوالي 3-4 كلمات ، وأن يكون جذابًا ويعكس محتوى الرسالة. أمثلة سيئةالمواضيع: "سؤال" ، "رسالة" ، "عاجل".
كيف تكتب جسم البريد الإلكتروني
ابدأ رسالتك بتحية. بالنسبة إلى المراسلات التجارية ، فإن "مرحبًا ، عزيزي السيد Zalikhvatsky" أو "مساء الخير ، عزيزتي Alena Igorevna" هو ما تحتاجه. من الممكن إنهاء الرسالة بالعبارة التقليدية "احترام ، ...".
إذا لم يكن المرسل إليه مألوفًا لك ، فاذكر الغرض من استئنافك ("... رأيت إعلانهناك ، أنت مهتم بالحصول على شيء ، يمكنني أن أقدمه ... ").
وفر الوقت لنفسك وللآخرين - اكتب بإيجاز ، لكن أجب على جميع الأسئلة في البريد الإلكتروني باستخدام اقتباس معقول. تقصير عروض الأسعار الطويلة ، وترك الفكرة الرئيسية ، يجب ألا تكون إجابتك أقصر بكثير من الاقتباس. عند الاقتباس بالكامل ، يجب أن يكون النص في بداية الحرف.
يجب ألا يكون النص "ورقة" طويلة. افصل كل موضوع في رسالتك بسطر فارغ (تلعب دور الفقرات) للحصول على تصور أفضل للمعلومات.
لا تدخل تفاصيل صغيرة في الرسالة - مرفقات أو روابط إلى مواد مفيدةمع التعليقات في النص. إذا كان من الضروري إرسال مرفق مؤرشف rarأو zip ، حذر من ذلك في نص الرسالة (حتى لا يعتقدوا أنه فيروس).
من الضروري وضع توقيع في رسالة بريد إلكتروني - بحد أقصى 4-6 أسطر. يجب أن تتضمن بالتأكيد اسمك الأول (اسم العائلة ، إذا كنت تريد أن يتم تناولك بهذه الطريقة) واسم العائلة ، ويمكنك أيضًا الإشارة إلى الوظيفة واسم الشركة والموقع الإلكتروني ورقم هاتف جهة الاتصال وعنوان البريد الإلكتروني وطرق أخرى للاتصال بك.
نموذج لتوقيع البريد الإلكتروني:
بإخلاص،
إيفجينيا ستريب
التحقق النهائي من البريد الإلكتروني
كلما كانت الرسالة أكثر أهمية ، كلما خصصنا المزيد من الوقت للتدقيق - غياب الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم ، ودقة العبارات ووضوحها ، والبنية المنطقية للنص.
نحن نتحكم - بداية الجمل والأسماء الصحيحة تأتي بحرف كبير ، والمسافات بين الكلمات مطلوبة. يتم فرض انطباع سيئ من إساءة استخدام الأحرف الكبيرة وعلامات الترقيم لإعطاء تعبير (على سبيل المثال ، عاجل). يقلل الكثيرون من درجة البصمة السلبية من خلال وجود هذه العيوب.
وأخيرًا ، قم بتقييم ما هو أكثر ربحية ويوفر لك الوقت: إجراء مكالمة هاتفية إضافية وسيتم حل بعض المشكلات بشكل أسرع ، أو كتابة بريد إلكتروني لفترة طويلة لتوثيق التفاعل.
إيفجينيا ستريب
** إذا كنت بحاجة إلى مساعدة قانونية ، احصل على استشارة عبر الإنترنت الآن.
شكرا لك على إضافة هذا المقال إلى:
رئيس قسم الأخلاق الحميدة
يعد التوقيع جزءًا لا يتجزأ من الرسالة ، وليس مجموعة لا معنى لها من البايتات المتطابقة التي يتم إرسالها آلاف المرات. إنه مكتوب ليس للإشارة إلى من هو الرسالة (هذا مرئي بالفعل في مرسل الإرسال) ، ولكن لوضع نقطة دلالية في النص. في المراسلات السريعة ، لا يتم وضع التوقيعات في الأحرف الفردية على الإطلاق ، بنفس الطريقة التي لا تتكرر بها التحيات.
توجد معلومات حول المرسل في حقل منفصل للرسالة ، والذي يمكن لمرسل الإرسال تفسيره بشكل صحيح. تعرض لوحة خاصة معلومات حول المرسل بشكل ملائم ، بما في ذلك منصبه وهاتفه المحمول ورقم ICQ.
ما الذي يمكن عمله سعياً وراء التميز؟ قلل الضوضاء من خلال ترك الاسم والموقع فقط حيث يمكن العثور على معلومات الاتصال الأخرى في التوقيع التلقائي. ولا تنس تصحيح التوقيع في الحالات التي يكون فيها ذلك مناسبًا.
ايليا بيرمان ، artgorbunov.ru
الصفحة الرئيسية> نتعلم ونفعل ذلك بأنفسنا> نكتب بشكل صحيح ونجيب ونعيد توجيه رسائل البريد الإلكتروني
06/12/2011 // سيرجي
بعد قراءة هذا المقال ، ستتمكن من تطوير أعمالك بشكل أكثر فاعلية على الإنترنت ، واستخدام مراسلات البريد الإلكتروني مع المرشحين والشركاء والمعارف فقط. ستقدم لك الرسائل المكتوبة جيدًا كشخص جاد ورائد أعمال.
يجتمع بالصابون برفقة العقل.
في عام 2003 ، بدأت في استخدام الإنترنت لتنمية عملي. في أحد الاجتماعات في نظام دعم رواد الأعمال ، أوصى رجل أعمال يتعامل مع تطوير خدمات التجارة عبر الإنترنت بكتاب يساعد كل التطوير الموجه للإنترنت على فهم: - كيفية استخدام الإنترنت لتطوير أعمالهم المستقلة.
كل من يتبع طريق الترويج على الإنترنت يضطر لاستخدام البريد الإلكتروني (الصابون ، من كلمة البريد الإلكتروني). يعتقد العديد من الأشخاص الذين يراسلون ، أنه إذا لم يكن لديك محاور حقيقي أمامك ، يمكنك كتابة كل شيء وفقًا للمبدأ الذي أراه ، أنا أغني. هذه فكرة خاطئة كبيرة. ستخبرك رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، في معظم الحالات ، وتقدمها إلى المحاور تمامًا كما فعلت في الرسالة ، وبعد ذلك لن تكون هناك فرصة ثانية لـ Impact.
لذلك ، لا تهمل القواعد التي ستساعدك على اكتساب الاحترام وزيادة عملك و سمعة العمل. سيعطيك هذا المزيد من العملاء والمبيعات ، مما سيؤثر بشكل إيجابي على دخلك ونمو عملك.
يمكنك تجاهل هذه القواعد على مسؤوليتك الخاصة. اعتبرها معظم رجال الأعمال على أنها القاعدة. إذا كنت ترغب في العمل مع رجال الأعمال ، التزم بقواعدهم. لا. الأمر متروك لك.
فينس إيمري "كيفية القيام بأعمال تجارية على الإنترنت" الإصدار الثاني.
يحتوي الكتاب على العديد من النسخ المعاد طباعتها ، والكثير مما كتب هناك لم يعد ممكنًا بالنسبة إلى رواد الأعمال ، نظرًا لأن الإنترنت والتكنولوجيا قد تقدموا بعيدًا.
ومع ذلك ، ظلت الأساسيات دون تغيير. قد يجد مستخدمو الإنترنت والبريد الإلكتروني ذوو الخبرة أنه من الممتع ذكر بعض ميزات الإنترنت في 2000-2005.
بغض النظر عما إذا تم استخدامها أم لا مصادر بديلةالاتصالات ، والبريد المرئي ، والبريد الصوتي ... الرسائل بتنسيق نصي على "الصابون" في معظم الحالات كانت وستظل الوسيلة الرئيسية للاتصال بين الأشخاص الذين يمارسون الأعمال التجارية باستخدام الإنترنت.
الغرض من هذه المقالة ليس مناقشة كيف كان الأمر في الماضي ، ولكن لتذكر كيفية التعامل مع البريد الإلكتروني في الوقت الحاضر والحصول على المزيد من الفوائد في الاتصال والأعمال.
نتذكر ، نتعلم ، نطبق.
يوصي فينس إيمري في كتابه كيفية القيام بالأعمال التجارية على الإنترنت بما يلي: الوصايا العشر لمستخدم البريد الإلكتروني
تعلم هذه القواعد البسيطة. وأمثلة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني وآداب البريد الإلكتروني.
الإنترنت موجود منذ أكثر من 25 عامًا. مثل أي مجتمع آخر ، طورت الشبكة قواعد سلوك معينة خلال هذا الوقت. قواعد استخدام البريد الإلكتروني بسيطة للغاية ، وإذا كنت تعمل مع البريد لمدة شهرين أو ثلاثة أشهر على الأقل ، فستفهم أنها تجسد الفطرة السليمة.
تسمى قواعد السلوك على الإنترنت آداب الشبكة. للإنترنت أساليبها الخاصة في التعامل مع المخالفين للقواعد ، بدءًا من الأساليب الصارمة مثل الحرق والهجوم عبر البريد ، والتي تعاقب المخالفين الجسيمين لآداب الشبكة ، إلى عدد من الإجراءات الأقل صرامة للمخالفين الصغار. من خلال انتهاك قواعد الإنترنت ، فإنك تخاطر بفقدان العملاء ، واكتساب سمعة سيئة ، وإزالتك من القوائم البريدية ، وحرمانك من الوصول إلى المساعدة الفنية والمشورة.
يرتبط نجاح شركتك على الإنترنت ارتباطًا مباشرًا بمراعاة القواعد البسيطة للآداب. المدرجة أدناه هي عشرة من أكثر قواعد مهمة، والتي يجب عليك اتباعها عند العمل مع البريد الإلكتروني.
1. لا ترسل "قمامة"
نشأ مصطلح البريد الإلكتروني العشوائي (إرسال رسائل إعلانية غير مرغوب فيها - قمامة) من رسم تخطيطي معروف للفرقة الهزلية مونتي بايثون (مونتي بيثون) في المملكة المتحدة. يعتمد مخطط الرسم على حقيقة أن جميع الأطباق في قائمة أحد المطاعم تضمنت لحمًا مفرومًا غير مرغوب فيه - بغض النظر عن طبيعة الأطباق ورغبة الزوار.
لا ترسل ، تحت أي ظرف من الظروف ، موادك الترويجية إلى الأشخاص الذين لم يطلبوا منك ذلك. تذكر أنه يتعين على بعض المستخدمين الدفع مقابل الرسائل التي يتلقونها على الإنترنت. المستخدم الذي يتلقى بشكل غير متوقع مثل هذا اللحم المفروم عبر الإنترنت يشعر وكأنه شخص انتزعت منه طاولة الطعاممكالمة هاتفية (مع الدفع على نفقته) وعرض عليه شراء بعض الأشياء التي من الواضح أنها غير ضرورية.
عند إرسال القمامة ، يجب أن تكون مستعدًا لتكون هدفًا لهجوم ملتهب وهجوم عبر البريد الإلكتروني. سيتم حظر الفاكس الخاص بك عن طريق تدفق الرسائل الغاضبة ، وستكون خطوط الهاتف مشغولة باستمرار (يمكن برمجة الهاتف للاتصال باستمرار بنفس الرقم - ما يسمى بوضع "إعادة الاتصال التلقائي"). لن يتمكن العملاء المحتملون من الاتصال بك ، وسيبتعد العملاء المنتظمون ، وستُمنع شركتك من الوصول إلى المؤتمرات عبر الهاتف ، بل وقد يمنعك موفر خدمة الإنترنت من الوصول إلى الإنترنت.
إذا كنت سترسل نوعًا من البريد الإلكتروني الذي يشبه إعلانًا بشكل فضفاض ، فقم بإرساله فقط إلى المستخدمين الذين طلبوا منك إرساله.
إذا كنت تكتب خطابًا نيابة عن شركة ، فراقب نبرة صوتك ولا تحدث ضجة. إذا حاول أحد أن يتشاجر معنا فلا تؤيد الشجار. لا توجد استثناءات لهذه القاعدة. نقطة.
أثناء محادثة هاتفية ، لا يرى المحاور وجهك ، لكنه يتفهم حالتك المزاجية جيدًا. لماذا؟ لأن الشخص الموجود على الطرف الآخر من السلك يسمع نغماتك. لا ينقل البريد الإلكتروني نغمة الكلمات التي يتكون منها النص ، وهذا غالبًا ما يؤدي إلى كل أنواع سوء الفهم والتضارب.
كان أحد المبرمجين ذوي الخبرة في مكتبات محو الأمية الحاسوبية يرسل باستمرار تعليمات لمديري المتاجر حول كيفية استخدام البرنامج. متزلج أن هذه التعليمات تتميز بالدقة والإيجاز. ومع ذلك ، وجد المستلمون أنهم غير مهذبين وحتى مسيئين. تحدث أحدهم مع أحد المبرمجين عن هذا الموضوع ، ونتيجة لذلك ظهرت عبارة "كن لطيفًا" في التعليمات التالية التي أرسلها.
عبارة عظيمة! إنها تحول التعليمات إلى نصيحة ودية. أنا أيضًا ، بدوري ، أرغب في مناشدة جميع القادة: كن لطيفًا ، وشاهد نغمة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وحاول الاحتفاظ بها بأسلوب ودود. قد تبدو الطلبات المرسلة عبر البريد الإلكتروني قاسية للغاية وتسبب شعور مرؤوسيك بالاستياء. حاول صياغة طلباتك في شكل أسئلة واقتراحات واطلع على النتائج. يمكنك أيضًا التوصل إلى نسختك الخاصة من صوت أكثر صحة (شيء مثل كن لطيفًا جدًا).
لا يجب على المديرين فقط ، بل يجب على جميع مستخدمي الشبكة الآخرين أيضًا مراقبة نغمة رسائلهم. تجنب السخرية في رسائلك - لا يتم إدراكها في البريد الإلكتروني. لا تستخدم الكلمات المبتذلة - إذا كنت لا تريد سماعها ردًا. تذكر: قد يساء فهم روح الدعابة الخاصة بك أو يساء فهمها. تأكد من أن نبرة الخطاب تتطابق مع علاقتك بالمتلقي. هل تتحدث مع رئيسك بشكل مختلف عن التحدث مع أفضل صديق لك؟ اتبع هذه القاعدة في البريد الإلكتروني أيضًا.
لا تستخدم البريد الإلكتروني لتوصيل أخبار سيئة ، فمن الأفضل القيام بذلك شخصيًا. يمكن أن يؤدي إرسال بريد إلكتروني به أخبار سيئة إلى عواقب غير متوقعة. قد لا تجد هذه الرسائل فظيعة للغاية ، لكن المستلمين قد يرونها بطريقة مختلفة تمامًا. هذا صحيح بشكل خاص عندما تكون قائدًا وترسل مثل هذه الرسالة إلى مرؤوسك. قد يرى الأخير رسالتك على أنها تهديد ، ونتيجة لذلك ستواجه الكثير من المشاكل غير المتوقعة تمامًا.
خذ نصيحتي واسأل نفسك باستمرار كيف سيكون شعور المستلم بعد تلقي هذه الرسالة؟ إذا لم تكن متأكدًا مما هو جيد ، فمن الأفضل عدم إرساله. حاول التحدث إلى هذا الشخص عبر الهاتف أو شخصيًا. فكر جيدًا بشكل خاص في العواقب عندما تريد انتقاد شخص ما أو مناقشة الأمور الشخصية.
حاول التفكير في كل بريد إلكتروني ترسله على أنه بيان صحفي لشركتك يُقصد نشره في وسائل الإعلام. وسائل الإعلام الجماهيرية. ربما سيعطي هذا دفعة إيجابية لحياتك المهنية. لتكوين رأي إيجابي عن نفسك (في حالة البريد الإلكتروني ، هذا يعني تلقي ردود إيجابية) ، أرسل رسائل لطيفة.
هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تتواصل مع ممثلي الثقافات الأخرى. السخرية والفكاهة عادة ما تكون غير قادرة على عبور الحدود بين الدول والشعوب. استرشد بالعادات المتبعة في البلد الذي يعيش فيه المرسل إليه. على سبيل المثال ، عند التواصل مع أحد اليابانيين ، يجب ألا تعبر صراحة عن استيائك أو أن تقول لا بشكل قاطع - ستعطي انطباعًا عن شخص فظ جدًا.
وآخر نصيحة من السلسلة كن لطيفًا. قبل إرسال رسالتك ، أعد قراءتها بعناية وحاول العثور على عبارات يمكن تفسيرها بشكل خاطئ. اسأل نفسك: "هل يمكنني أن أقول نفس الشيء لهذا الشخص شخصيًا." أنا شخصياً جعلت من ذلك عادتي وبالتالي أنقذت نفسي من العديد من المتاعب وسوء الفهم.
رسائل البريد الإلكتروني جميعها في الأحرف الكبيرة يتم تصورها من قبل المستلمين على أنها صرخة عالية. معظم الناس لا يحبون ذلك! بالإضافة إلى ذلك ، يعرف الطالب الذي يدرس قوانين الإعلان أن النص المكتوب بأحرف كبيرة أقل قابلية للقراءة من نفس النص المكتوب بأحرف صغيرة. إذا كنت تريد قراءة رسالتك ، فتجنب الصراخ.
هناك قول مأثور على الإنترنت: المحادثة رخيصة ، ولكن النطاق الترددي باهظ الثمن. معدل نقل الشبكة - أي كمية البيانات التي يمكن إرسالها عبر قناة اتصال لكل وحدة زمنية محدودة. يؤدي إرسال الرسائل غير المجدية أو الطويلة للغاية إلى انخفاض عرض النطاق الترددي لقنوات الاتصال وإبطاء إرسال جميع المعلومات الأخرى. تكلف الرسائل عديمة الفائدة موردًا محدودًا آخر - الوقت. الذي يذهب إلى معالجتهم وقراءتهم. لذا تذكر: أرسل فقط تلك الرسائل الضرورية.
إرسال رسائل قصيرة. تألف جمل قصيرة. معظم قول عظيم؟ الاقصر! - أناتول فرانس (في انتقال د. هاميت).
7. كن واضحا بشأن سطر الموضوع
في كثير من الحالات ، أكثر عنصر مهمستكون رسالتك في سطر الموضوع: (الموضوع). بناءً على المعلومات الواردة في هذا السطر ، يقرر مستلم الرسالة ما إذا كان سيقرأها أم لا.
في سطر الموضوع ، يجب أن تشير بوضوح إلى سبب وجوب أن يتأكد المستلم من قراءة الرسالة بأكملها بالكامل. اذكر السبب باختصار وبشكل واضح. إرسال رسالة نصية "مرحبًا"! - مثال على الإبداع الفاشل. مثال جيد- لقاء يوم السبت حول الصقر المالطي.
ضع في اعتبارك أن العديد من المستخدمين يعملون مع برامج البريد الإلكتروني التي تفرز الرسائل بناءً على المعلومات الموجودة في سطر الموضوع. من خلال نشر اسم مشروعك أو شركتك فيه ، فإنك تزيد من احتمالية وصول الرسالة إلى صندوق البريد المناسب وأن شخصًا ما سيقرأها بالفعل.
تذكر أن أي شيء تكتبه في رسالة بريد إلكتروني يمكن نسخه وإرساله إلى مجموعات الأخبار ونشره في وسائل الإعلام وإرساله إلى منافسيك (أو إرساله إلى رئيسك في العمل). لا تكشف عن أي أسرار في البريد الإلكتروني!
قبل إعادة توجيه رسالة مستلمة إلى مستخدم آخر ، تأكد من مطالبة كاتبها بالإذن. إذا كانت هناك أدنى فرصة أنه قد يتعرض للإهانة من فعلك أو يعتقد أنك انتهكت حقه في سرية المعلومات ، فتخل عن فكرة نشر هذه الرسالة.
10. فكر مرتين قبل الإجابة.
إذا تلقيت رسالة تثير غضبك ، فيرجى إعادة قراءتها بعناية قبل إرسال ردك. من الممكن أن يكون المرسل يفكر في شيء مختلف تمامًا عما كنت تعتقده. لا ينبغي بأي حال من الأحوال أن تعتبر أي خطاب يخل بالتوازن نية لبدء فضيحة. من الممكن أن تكون الرسالة مجرد مزحة مؤسفة أو صياغة غير دقيقة.
يقول مارك جيبس ، في كتابه "التنقل عبر الإنترنت" ، إنه غضب ذات مرة عندما كتبت له امرأة في رسالة بريد إلكتروني: "أنا غاضبة من رسالتك". وفقًا لجبس ، اتصل بها وسألها بنبرة جنرال يوبخ جنديًا سيئًا: ما الذي يثير غضبك بحق الجحيم؟ على مدى الدقائق العشر التالية ، وفقًا لجبس ، كان عليه أن يغمغم باعتذار محرج. اتضح أنه أخطأ عن غير قصد في إعادة الإرسال (إعادة الإرسال) للاستياء (الغضب).
مهم جدًا: قم بإنشاء ملف التوقيع الخاص بك على الفور!
يُطلق على كتلة المعلومات القياسية في نهاية أي بريد إلكتروني أو رسالة مرسلة إلى مجموعة أخبار اسم ملف التوقيع (أو مجرد توقيع). إذا أرسلت رسائلك بدون توقيع ، فسيقوم كل منهم بالصراخ بصوت عالٍ: لقد أرسلت بواسطة الكتاب الجديد! بالإضافة إلى ذلك ، إذا لم يكن لديك توقيع ، فستفقد إحدى تقنيات التسويق الأكثر فاعلية على الإنترنت.
إذا لم تكن قد طورت ملف التوقيع الخاص بك بعد ، فقم بذلك الآن واتبع الإرشادات أدناه.
إليك ما يجب القيام به. سمح لك برنامج البريد وعقد المؤتمرات عن بعد بإنشاء ملف توقيع قياسي يقوم بإدخال وإنهاء كل رسالة يتم إرسالها بالبريد الإلكتروني في كل مرة. سيتم تضمين ملف التوقيع في جميع الرسائل التي سترسلها شركتك ، وفي جميع رسائلك التي ستكون متاحة في المؤتمرات. سيرى جميع العملاء الحقيقيين والمحتملين لشركتك الذين يتواصلون معك عبر البريد الإلكتروني باستمرار توقيعات موظفيك في جميع الحروف. يجب أن تؤخذ هذه التسميات التوضيحية كعناصر صغيرة ولكنها بعيدة. استراتيجية الدعاية. تصل هذه العناصر إلى العملاء الواعدين - هؤلاء الأشخاص الذين دخلت بالفعل في اتصال إلكتروني معهم.
يجب أن تقرر ما إذا كان سيتم تثبيت شركتك معيار واحدالتوقيعات لجميع الموظفين ، أو تسمح للموظفين بالإبداع وإنشاء ملفات توقيع مخصصة. فيما يلي بعض القواعد البسيطة التي يجب اتباعها.
عدد الخطوط. كم عدد الأسطر يجب أن يكون توقيعك؟ الكثير من المعلومات يزعج الكثير من الناس ، لذا اجعل توقيعك قصيرًا. الخيار الأفضل لا يزيد عن 6 أسطر. تقوم بعض برامج البريد الإلكتروني تلقائيًا باقتطاع التواقيع التي تزيد عن 8 أسطر. إذا كان توقيعنا يمتد على 10 أسطر ، فقد تعاني من هذا.
طول الخيط. هناك رسائل بريد تقطع جميع الأسطر التي يزيد طولها عن 80 حرفًا ، وبعضها يقتطع حتى الأسطر الأقصر. هناك أيضًا برامج تحول الأسطر الطويلة إلى مجموعة لا معنى لها من الأحرف. يمكنك حماية توقيعك من المقص الإلكتروني إذا لم يكن هناك أكثر من 70 حرفًا في كل سطر توقيع.
محتوى. ما هي المعلومات التي يجب تضمينها في ملف التوقيع الخاص بك؟ أربعة عناصر رئيسية. 1. اسمك الأول والأخير 2. اسم شركتك. 3. موقفك 4. معلومات الاتصال (كيف يمكنني الاتصال بك). يجب أن يأتي اسمك الأول والأخير أولاً ، متبوعًا (لا تتفاجأ) بعنوان بريدك الإلكتروني. تقوم بعض برامج البريد الإلكتروني باقتطاع الرؤوس الموضوعة في بداية الرسائل الواردة ، لذلك إذا لم تكرر عنوان بريدك الإلكتروني في توقيعك ، فلن يعرف مستلم بريدك الإلكتروني مكان إرسال الرد.
ألقِ نظرة على نموذج ملف التوقيع للمحامي لويس روز من Arent For. تمكنت روز من إدخال الكثير من المعلومات في ستة أسطر فقط. يتم سرد جميع طرق الاتصال باستثناء ESP.
كيف تسجل ايميل بسرعة وبشكل مجاني؟
يسمح لك البريد الإلكتروني بتبادل الرسائل والملفات بين مستخدمي الإنترنت. يشبه مبدأ عملها البريد العادي. تحتاج أولاً إلى تسجيل عنوان بريد إلكتروني في أي خدمة بريد ، والعديد منها مجاني. ثم يمكنك إرسال الرسائل واستقبال الرسائل على عنوانك.
يبدو عنوان البريد الإلكتروني كما يلي:
User_name@mail_service_address.domain_zone
على سبيل المثال ، يبدو بريدي الإلكتروني كما يلي: [بريد إلكتروني محمي]يتم فتحه على خدمة البريد المجانية Newmail.ru.
تسجيل البريد الإلكتروني
لتسجيل بريد إلكتروني ، عليك الذهاب إلى أي خدمة بريد إلكتروني وملء استمارة قصيرة. عادة ما يتطلب منك إدخال اسمك الأول والأخير واسم المستخدم المطلوب وكلمة المرور من صندوق بريد، عيد ميلاد ، إجابة السؤال السري. ستكون المعلومات الأخيرة مطلوبة إذا نسيت كلمة مرورك وحاولت استعادتها.
الخدمات الشعبية لتسجيل البريد الإلكتروني المجاني:
دعنا نفكر في عملية تسجيل البريد الإلكتروني بمزيد من التفصيل باستخدام مثال خدمة Mail.ru
- ننتقل إلى موقع Mail.ru الإلكتروني وعلى اليسار ، بجوار نموذج إدخال معلومات تسجيل الدخول وكلمة المرور ، نجد الرابط "الحصول على البريد".
- سترى نموذجًا لتسجيل صندوق بريد جديد. مثال على ذلك أدناه. لقد ملأنا جميع الحقول لتوضيح الأمر. يرجى ملاحظة أنه عند إدخال كلمة مرور ، يتم عرض الأحرف كنجمة - ويتم ذلك عن قصد حتى لا يتمكن الغرباء من التجسس على كلمة المرور التي تدخلها.
- بعد ملء جميع الحقول ، انقر فوق الزر "تسجيل" وسيتم إنشاء صندوق البريد.
- في مثالنا ، سيتلقى المستخدم صندوق بريد يحتوي على العنوان [بريد إلكتروني محمي]
- تأكد من تذكر ، أو الأفضل من ذلك ، كتابة عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة المرور. قم بتخزين هذه البيانات بتنسيق مكان آمنمحمي من الغرباء.
في كثير من الأحيان ، يستخدم الأشخاص مجموعات بسيطة ككلمة مرور ، مثل 12345 أو qwerty. يتم التقاط كلمات المرور هذه بسهولة من قبل المتسللين ، وبسبب ذلك يمكن اختراق صندوق البريد الخاص بك.
لحماية بريدك الإلكتروني الشخصي بشكل أفضل ، استخدم مجموعة معقدة من الأرقام والأحرف الكبيرة والصغيرة من 8 إلى 10 أحرف في الطول ككلمة مرور. مثال على كلمة مرور جيدة: 3zyoBsg11P.
لإنشاء كلمة مرور ، يمكنك استخدام خدمات مجانية خاصة ، على سبيل المثال: Pasw.ru. يسمح لك بإنشاء مجموعات معقدة للغاية يصعب مطابقتها.
كيف تأتي بكلمة مرور قوية؟
تقنيات وطرق تجعل من الصعب تخمين كلمة المرور من البريد الإلكتروني.
إرشادات أمان البريد الإلكتروني
توقيع البريد الإلكتروني
مرحبا قراء مدونتي!
كلنا نستخدم البريد. ليس عن طريق البريد الروسي نفسه ، ولكن عن طريق البريد الإلكتروني. أصبحت الإلكترونيات مندمجة بإحكام في حياتنا لدرجة أنه بدونها تبدو بدون أيدي. نحن لا نكتفي بالتسجيل في المواقع باستخدام البريد الإلكتروني ، نحن لا نتواصل فقط مع الأصدقاء والأقارب. نصدر جواز السفر عن طريق البريد الإلكتروني ، وننزل الملفات باستخدامه ، بل ونجتاز التقارير والامتحانات عبر البريد الإلكتروني. لكن قلة من الناس يهتمون بكيفية كتابة الرسالة وكيف تبدو.
ألست متعبًا من توقيع رسائل البريد الإلكتروني في gmail.com طوال الوقت؟ أليس التوقيع في نهاية خطاب مثل Yandex.Mail - بريد سريع أو بريد من مصدر موثوق وروابط غير مفهومة بداخلها يندرج عليك في رسائل yandex الواردة؟ اعتقدت أن التوقيع في رسائلي يضر أيضًا بعيون شخص ما ، وفي حالة بريد gmail الإلكتروني ، فإن عدم وجوده على الإطلاق ودخل إلى الإعدادات.
توقيع البريد الإلكتروني gmail
في حالة google ، يأتي البريد الإلكتروني بدون توقيع على الإطلاق ، وكان عليك دائمًا إضافة توقيع لكل حرف. لكن بعد أن تسلقت في الإعدادات وجدت مكان تسجيل التوقيع.
قمت بنقل المفتاح إلى الوضع "تمت الإضافة" في نهاية جميع الرسائل الصادرة وكتبت النص هناك وقمت بتنسيقه. لقد أضفت عنوان بريد إلكتروني ، والأهم من ذلك ، عنوان موقعي! وربما يكون من الأفضل عمل صورة؟ ماذا تعتقد؟ وبدأت الرسالة تبدو أكثر بهجة أو شيء ليس جافًا بعد الآن. يعطي التوقيع في الرسالة مع الاحترام صلابة ومصداقية للرسالة. لا حاجة لدفع ما تريد في توقيعك. تأكد من تضمين اسمك الأول واسم العائلة ، وإذا كنت تريد أيضًا اسم العائلة. موقعك أو رقم هاتفك أو عنوان موقع الويب أو الصفحات على الشبكات الاجتماعية. دع التوقيع لا يزيد عن 3-4 أسطر.
بالمناسبة. سأبتعد عن موضوع التوقيع في رسالة بريد إلكتروني وبضع كلمات حول كتابة خطاب. نصيحتي تأكد من ملء حقل الموضوع عند كتابة بريد إلكتروني. ربما لست الوحيد الذي ، عند فحص رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، أنظر إليها وأقرر قراءة أو حذف رسائل البريد الإلكتروني حسب الموضوع. إذا لم يلفت انتباهي الموضوع ، فسأرسل الرسالة على الفور إلى سلة المهملات. اكتب سطر موضوع من 3-4 كلمات (حسنًا ، أو أكثر) ، ولكن ليس سؤالًا أو عاجلاً أو موضوعًا. عناوين الموضوعات من المرسل إليه غير معروف ليست ذات أهمية وتنتقل على الفور إلى الخردة.
تأكد من تحية المستلم في بداية الرسالة وداعًا في النهاية. هذا آداب ، وأنت إضافة كبيرة.
توقيع البريد الإلكتروني في Yandex
في بريد Yandex ، يوجد توقيع افتراضي ، مقارنة بالبريد الوارد من google. لكنها تعلن عن نفسها. اضطراب! نذهب إلى الإعدادات ونختار عنصر معلومات المرسل ، ونكتب نفس البريد الإلكتروني من gmail أو تقريبًا.
أود أيضًا أن أشير إلى التحقق. الأخطاء سيئة بشكل عام ، ولكن إذا كانت أخطاء في خطاب العمل ، فهذا خطأ! تحقق مرة أخرى من رسائل البريد الإلكتروني بحثًا عن أخطاء. اقرأ رسائل البريد الإلكتروني قبل إرسالها. لا تكتب بأحرف كبيرة ، على سبيل المثال ، يرجى ملاحظة ذلك. . غياب الأخطاء ووضوح النص والمنطق والبناء الصحيح - هذا هو نجاح جهودك. وإذا كان الأمر يزعجك كثيرًا ، فربما يكون من الأفضل الاتصال به؟
حظا موفقا لكم أيها القراء في تطوير المكاسب!
تحكم هذه القواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني.
قواعد غير قابل للتطبيقللقوائم البريدية والمنتديات ومجموعات المناقشة ، لأنه في مثل هذه المجتمعات (التفاعلات) يُنصح باستخدام مبادئ أخرى للعمل مع رسائل البريد الإلكتروني.
وقت الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني الواردة
يستغرق تسليم بريد إلكتروني من المرسل إلى المستلم من بضع ثوانٍ إلى عدة دقائق. لذلك ، تتطلب رسائل البريد الإلكتروني ، نظرًا لطبيعتها التشغيلية ، استجابة سريعة.
من غير المقبول عدم الرد على الرسائل لأكثر من يوم عمل واحد.
لكل خطاب تم استلامه ، من الضروري تقديم رد سريع (ليس من الضروري إعطاء إجابة حول تلقي رد على إجابات حول استلام رسالتك).
إذا استغرقت معالجة الرسالة أكثر من ساعتين ، فتأكد من إخبار المؤلف باستلام رسالته والإشارة إلى ذلك الوقت المقدرالتي ستستجيب خلالها.
تنسيق سطر الموضوع
يجب أن يحتوي كل حرف على موضوع (الموضوع) ، تمت صياغته في بضع كلمات. من محتوى الموضوع ، يجب على المستلم تحديد محتوى الرسالة أو العثور على الحرف في قائمة طويلة من الرسائل الأخرى.
إذا كانت هذه رسالة رد ، فعادةً ما يكون الموضوع مسبوقًا بـ " يكرر:".
إذا كانت الرسالة بحاجة إلى إعادة توجيه ، فسيتم الإشارة إلى الموضوع " FWD:".
يتم عادةً إدراج "RE:" و "FWD:" تلقائيًا بواسطة عملاء البريد الإلكتروني.
لا يوصى بتغيير موضوع الرسالة أثناء المراسلة (الردود على الرسائل اللاحقة لهذا الموضوع) ، لأن العديد من أنظمة البريد تجمع الرسائل حسب الموضوع. ولا داعي لتثبيط المتلقي بموضوع جديد للمراسلات القديمة.
رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على سطر موضوع فارغ ليست مفيدة عند عرض قوائم البريد الإلكتروني ويتم تمييزها على أنها "بريد عشوائي محتمل" بواسطة بعض أنظمة الحماية من البريد العشوائي.
استخدام الخلفيات والجلود
لا يسمح باستخدام الخلفيات أو الجلود في الرسائل الرسمية.
من المستحسن أن يكون الحرف بنص عادي. في هذه الحالة ، تتم معالجته بشكل أسرع ، ويتم نقله بشكل أسرع ، ويشغل مساحة تخزين أقل ، ويفهمه عملاء البريد الإلكتروني بشكل أفضل.
استخدام أسماء العلم في الحقل "من"
يجب كتابة الأسماء باللاتينية ، بحروف صوتية.
على سبيل المثال:
لا يُسمح بالأسماء الروسية ، نظرًا لأن خوادم البريد لموظفي الشركات الأجنبية ومكاتبها التمثيلية في روسيا يمكنها حظر أو تشويه البريد باستخدام رؤوس في الترميزات الوطنية.
تحيات
يجب أن يكون هناك تحية في بداية الرسالة. على سبيل المثال:
مساء الخير إيفان إيفانوفيتش!
في بعض الأحيان ، يعتبر المستلم الرسالة التي لا تحمل تحية عدم احترام.
إمضاء
يُفصل التوقيع عن نص الرسالة بسطر فارغ وخط به واصلتين.
يجب أن يكون التوقيع:
المدمج؛
يجب أن تحتوي الرسائل المرسلة خارج الشركة معلومات الاتصالواسم الشركة.
مثال على توقيع صالح:
نقلا عن الرسالة الأصلية
عند المقابلة ، من المستحسن حفظ النصوص السابقة.
يتم وضع النص الجديد في بداية الحرف. سابق مصدر الرمزدعهم يبقون في النهاية. هذا مخالف لقواعد العديد من المنتديات. ومع ذلك ، فإن البريد ليس منتديات. في المنتديات ، يتم حفظ جميع المراسلات مبدئيًا. وفي الرسائل ، لسبب ما ، غالبًا ما يتم حذف النصوص المصدر. وغالبا ما لا يتم أرشفة الرسائل نفسها - لا يزال البريد ليس بلا أبعاد. بمرور الوقت ، يصبح من غير الواضح من وماذا قيل في عملية المراسلات.
إذا أصبحت الرسالة طويلة جدًا أو أصبح موضوع المناقشة "واسعًا" جدًا أو "يذهب إلى الجانب" ، فيمكنك قص الحرف ، كملاذ أخير. لا تنس حفظ المراسلات في نظام CRM للشركات.
التواصل بين الناس هو عملية طبيعية وحيوية. ذات مرة ، كان هذا النوع من الرسائل هو الطريقة الوحيدة المتاحة للتواصل بين الأشخاص الذين كانوا على مسافة من بعضهم البعض.
مكتب البريد موجود منذ ذلك الحين روما القديمةإن لم يكن من قبل. تقابل الناس. في الأدب ، حتى الروايات والقصص المكتوبة بالحروف معروفة.
تقدم التطورات الحديثة في التكنولوجيا طرقًا جديدة وأفضل للتواصل.
في هذه الحالة ، يتم حفظ المراسلات البريدية. إنه قديم ولكن طريقة موثوقةالتواصل ، الذي له صفاته الفريدة. يتم تمثيل التنسيق الحديث لمراسلات البريد عن طريق البريد الإلكتروني ، وإلا البريد الإلكتروني.
يتيح لك البريد الإلكتروني ، بخلاف البريد العادي ، التواصل مع المستلمين على الفور تقريبًا. ضغطت على الزر "إرسال" (حرف) ، وبعد بضع ثوانٍ يرى المستلم هذا الحرف في بريده ، في مجلد البريد الوارد.
بعد أن أصبح البريد الإلكتروني متاحًا وواسع الانتشار بين المستخدمين ، فقد أصبح له قواعد معينة لإجراء المراسلات. تسمح لك هذه القواعد بتنظيم وإجراء المراسلات في إطار المعايير الثقافية والتجارية المقبولة. مجموعة القواعد المنظمة لمراسلات "البريد الإلكتروني" كانت تسمى "آداب البريد الإلكتروني" غير المعلنة.
تشتمل آداب المراسلات الإلكترونية على سمات التصميم وكتابة الرسائل ومبادئ الاتصال بالمخاطبين. لنبدأ بقائمة القواعد:
القاعدة 5. املأ العنوان البريدي للمستلم أخيرًا.
القاعدة 7. يجب أن يفي نص الرسالة بمتطلبات معينة.
والآن المزيد عن كل من القواعد العشر.
القاعدة 1. في رسالة بريد إلكتروني ، املأ جميع الحقول.
من أجل الوضوح ، نستخدم (الشكل 1) ، والذي يوضح شكل الحرف الجديد في بريد Yandex (بعد النقر على الزر "كتابة"):
أرز. 1 آداب البريد الإلكتروني الأساسية في جميع خدمات البريد تقريبًا (بريد Yandex ، و Mile ru ، و Google ، و Rambler ، وما إلى ذلك) ، يحتوي البريد الإلكتروني على المعلومات التالية:
- العنوان البريدي (البريد الإلكتروني) واسم المرسل (ربما يكون أيضًا لقبًا) - الرقم 1 في الشكل. 1.
- العنوان البريدي (البريد الإلكتروني) لمستلم الحرف - رقم 2 في الشكل. 1.
- موضوع (العنوان ، العنوان) للحرف - رقم 3 في الشكل. 1.
- محتوى الحرف (رقم 4 في الشكل 1) والذي يتضمن:
- تحيات،
- النص الرئيسي
- خاتمة،
- إمضاء.
- مرفق بالحرف (الملفات المرفقة أو المرفقات) - رقم 5 في الشكل. 1.
يجب ملء جميع العناصر المدرجة ، باستثناء العنصر الأخير (رقم 5 في الشكل 1) - مرفقات بالحرف. إذا لم تكن بحاجة إلى إرفاق أي ملفات تشرح نص الحرف بالحرف ، فيمكنك نسيان هذا العنصر.
القاعدة 2. يجب أن يكون العنوان البريدي واسم المرسل مفهومين.
تتضمن المراسلات وجود طرفين ، لذلك يجب الانتباه إلى البيانات الشخصية. يجب أن تكون البيانات الشخصية مفهومة وكاملة قدر الإمكان ، حتى لا تسبب سوء الفهم واليقظة والغموض في المرسل إليه.
العنوان البريدي الذي يحتوي على اسم العائلة والاسم الأول هو الأكثر موثوقية ، على سبيل المثال ، [بريد إلكتروني محمي]
إذا كان لدى المرسل مدونة ، فسيكون من المفيد تحديد العنوان مع مجال الموقع ، على سبيل المثال ، [بريد إلكتروني محمي]موقع إلكتروني. الحقيقة هي أنه بالذهاب إلى الموقع (الموقع) المشار إليه بعد علامة @ ، يمكنك معرفة الكثير عن مؤلف الموقع من المواد المعروضة عليه.
إذا كان العنوان البريدي هو [بريد إلكتروني محمي]، فلن يقرر كل مستلم لرسالة من هذا المرسل إليه فتح هذه الرسالة. ماذا لو كان هناك فيروس يمنع الكمبيوتر ، أو البريد العشوائي ، والذي ، بعد فتح مثل هذا الحرف ، سوف ينتقل في دفق لا نهاية له؟
القاعدة 3. يجب دائمًا الإشارة إلى موضوع الرسالة (العنوان والعنوان).
رأس الرسالة هو الشيء الوحيد الذي يراه مستلم الرسالة عند وصوله. في كثير من الأحيان ، يعتمد مصيرها الإضافي على اسم الحرف:
- سيفتحه المستلم
- أو حذف دون النظر.
لذلك ، يجب التعامل مع عناوين الرسالة بإجلال خاص (أي باحترام).
خيارات لمصير الخطاب المستلم حسب عنوانه:
- لن يتم ملاحظة الرسالة بين كومة من الحروف الأخرى ،
- تعتبر عديمة الفائدة وبالتالي لم يتم فتحها ،
- دون تردد ، سيرسلونه على الفور إلى المجلد "" أو "المحذوف" ،
- اقرأ جزئيًا أو كليًا
- ربما يجيب.
عنوان الرسالة هو المفتاح لجعل المستلم مهتمًا بفتح الرسالة ، أو بالأحرى "ربط" ، لجذب الانتباه. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تكتب خطابًا إلى شخص ما لأول مرة. إعادة صياغة الكلمات من كتاب "مغامرات القبطان فرونجيل" ("كما تسمي السفينة ، لذلك ستبحر") ، يمكننا أن نقول "كما تسمي الحرف ، حتى يصل" إلى المستلم.
وبالتالي ، يجب أن يكون عنوان الرسالة قصيرًا (لا يزيد عن 50 حرفًا) ، ومثيرًا للاهتمام ومباشرًا (عبر عن جوهر الرسالة).
في الوقت نفسه ، أثناء المراسلات ، إذا أجاب متلقي الرسالة على المؤلف ، فلا ينبغي تغيير عنوان الرسالة. كما يجب ألا يتغير في مسار المراسلات المتكررة ، عندما يتم إرسال الرسالة عدة مرات في اتجاه واحد أو آخر.
إذا تغير موضوع المناقشة أثناء المراسلات ، فمن المنطقي تغيير موضوع الرسالة أو ، ربما ، إنشاء حرف جديد بموضوع جديد لمزيد من المراسلات.
القاعدة 4. عند الرد على أي خطاب ، ضع في اعتبارك ما إذا كنت بحاجة إلى تغيير موضوع الرسالة.
في الغالبية العظمى من الحالات ، لا تحتاج إلى تغيير موضوع الرسالة ، وسأشرح الأسباب أدناه. لكن كما تعلم ، هناك بعض الاستثناءات للقاعدة. ومع ذلك ، أول الأشياء أولا.
كيف تكتب رسالة رد
يجيب العديد من المستخدمين المبتدئين على الرسالة بشكل غير صحيح ، أي بعد تلقي الرسالة ، قاموا بقراءتها والنقر على الزر "كتابة" للإجابة. هذا خطأ جوهري.
عند الرد على رسالة ، يجب النقر فوق الزر "رد" لفهم كيف بدأت المراسلات ومن أين أتت. لهذا:
- تحتاج إلى فتح الرسالة. في هذه الحالة ، سيظهر زر "رد" أعلى أو أسفل الحرف المفتوح (الرقم 1 في الشكل 2).
- انقر فوق "رد".
- سيظهر "Re:…" تلقائيًا في موضوع (رأس) الحرف (رقم 2 في الشكل 2). تعتبر الأحرف "Re" علامة على أن هذا هو بالضبط الرد على الحرف.
- اكتب إجابتك في بداية الحرف بحيث تأتي الإجابة أولاً ، وفيما يلي نص الحرف السابق.
أرز. 2 كيف تكتب رسالة رد تطلب منك العديد من خدمات الدعم الفني النقر فوق الزر "رد" عند إرسال بريد إلكتروني بخصوص مشكلة ما. وفي نفس الوقت لا تغير أي شيء في الحروف السابقة في المراسلات. بتعبير أدق ، يطلب أي دعم فني "حفظ الاقتباس عند الإجابة". لأنه من الأسهل فهم كيف بدأوا في حل المشكلة وما الذي جاءوا إليه.
لا يستطيع العديد من المستخدمين المبتدئين العثور على الحرف السابق ، أو لسبب آخر لا يستجيبون غالبًا (أي أنهم لا يستخدمون زر "رد") ، لكنهم يكتبون حرفًا جديدًا (انقر فوق "كتابة" أو "إنشاء" زر). عند تلقي رسالة جديدة في كل مرة ، قد يكون من الصعب على متلقي الحرف الجديد أن يتذكر جميع تفاصيل الحرف السابق "من نقطة الصفر" ، مما يعقد المراسلات بشكل كبير.
وقد لا يستجيب الدعم الفني الاحترافي للرسائل المنسقة بشكل غير صحيح على الإطلاق.
لاحظ أن "Re:" هو اختصار لـ "Reply:" أو "Response:" باللغة الإنجليزية ، والذي يترجم كـ "My answer to:". إذا تغير موضوع البريد الإلكتروني ، فيجب حذف "Re:" وكتابة موضوع بريد إلكتروني جديد يعكس جوهر التحول الجديد للأحداث.
القاعدة 5. املأ العنوان البريدي للمستلم (إلى) أخيرًا.
من الأفضل ملء الحقل "إلى" أخيرًا ، بعد كتابة الرسالة والتحقق منها. سيساعد هذا في تجنب الأخطاء المتكررة عندما يرسلها مرسل الرسالة إلى المرسل إليه ولم يكتمل عن طريق الضغط عن طريق الخطأ على زر "رد".
وإذا قمت بالنقر فوق الزر "رد" ، فقبل النقر ، تحقق أولاً وقبل كل شيء مما إذا كنت ترسل الرسالة إلى المرسل إليه. قد يكون الأمر محبطًا للغاية عندما لا تذهب الرسالة ، خاصة إذا كانت تحتوي على معلومات شخصية أو سرية ، إلى حيث كنت تنوي إرسالها.
القاعدة 6. احفظ نص الرسالة في ملف منفصل قبل إرسال الرسالة.
لسوء الحظ ، لا يتم تذكر هذه القاعدة إلا عندما
- فشل إرسال بريد إلكتروني بشكل غير متوقع ،
- أو عندما يُطلب إرسال خطاب مرة أخرى ، لأنه لم يتم استلامه لسبب ما.
عند إرسال رسائل بريد إلكتروني مهمة مكتوبًا عليها "جدار نصي" يدويًا بدلاً من نسخه من مكان ما ، يكون هذا أمرًا بالغ الأهمية حكم جيد. إنه يبسط الحياة بشكل كبير.
القاعدة 7. يجب أن يستوفي نص الرسالة المتطلبات التالية:
1) يجب أن يحتوي نص الرسالة على تحية.
على الأقل ، "مرحبًا". أو "مساء الخير". إذا كنت تعرف الاسم ، فحينئذٍ "عزيزي (الاسم) (ربما اسم الأب)". غالبًا ما يتم استخدام التحية "يوم جيد" عند الاتصال عبر الإنترنت بدلاً من "صباح الخير" أو "مساء الخير" أو "مساء الخير". هذا يرجع إلى حقيقة أن مرسل الرسالة لا يمكنه أبدًا معرفة متى سيفتح المستلم رسالته بالضبط. يمكن أن يتواجد المرسل والمتلقي في أجزاء مختلفة من الأرض ، في مناطق زمنية مختلفة. أيضًا ، لا يعرف المرسل أبدًا بالضبط متى سيفتح المستلم رسالته ويقرأها.
2) يجب أن يكون نص الرسالة متعلمًا ولا يحتوي على أخطاء.
لسبب ما غير مرفق ذو اهمية قصوىمعرفة القراءة والكتابة. يمكن العثور على أخطاء على المواقع الرسمية للشركات الجادة ، ناهيك عن الرسائل ، حيث يصعب أحيانًا فهم ليس فقط الكلمات الفردية ، ولكن أيضًا العبارات الكاملة ، ويمكن صياغتها بشكل أمي ومع وجود أخطاء. من المهم أن تتذكر أن الكتابة الأمية هي ثقافة سيئة وليس لها مكان على الإنترنت.
3) يجب أن يكون نص الرسالة مفهومة في المحتوى.
يعرف المرسل دائمًا ما يكتب عنه ، لكن المستلم يمكنه فهم ذلك فقط من نص الرسالة. لا يكتب المرسل دائمًا عن مشكلته بطريقة يفهمها المتلقي. لا يمكن للرسائل غير المفهومة في المحتوى إلا أن تسبب غضبًا وانزعاجًا للمتلقي ، لأنه قضى وقتًا في قراءة الرسالة ، لكنه لم يفهم ما أراد المرسل إخباره به.
4) يجب أن يغطي نص الرسالة نطاق موضوع واحد.
إذا كان لدى المرسل ما يقوله للمستلم في مواضيع مختلفة ، فمن الأفضل إرسال حرف واحد لكل موضوع. سيسهل ذلك على المستلم إدراك المعلومات ويسمح له بإعطائك إجابة دقيقة وشاملة.
5) يجب أن يكون نص الرسالة منظمًا من حيث المحتوى والإدراك الخارجي.
النص المنظم سهل القراءة. ويُنظر إليه على النحو الذي قصده كاتب الرسالة. نص غير منظم به قفزات فكرية ، مع غلبة للمشاعر بدلاً من الحقائق ، بأربطة غير مفهومة ، إلخ. قد ينظر إليه مستلم الرسالة بطريقة مختلفة تمامًا ، كما كان يقصدها المرسل. نتيجة لذلك ، لن يعمل الاتصال عن طريق البريد الإلكتروني. لن يحدث ذلك على الإطلاق ، أو ستحتاج إلى هاتف و Skype ووسائل اتصال أخرى.
6) يجب أن يكون لنص الحرف الحجم الأمثل.
الحروف القصيرة جدًا التي تتكون من 5-7 كلمات ممتعة للقراءة بالطبع ، لكن عليك أن تفهم كاتبًا موهوبًا جدًا من أجل وضع الفكرة الرئيسية في هذه الكلمات. من الأفضل أن يكتب كاتب الرسائل عديم الخبرة المزيد من أجل نقل المعلومات أو المعلومات المرسلة إلى المرسل إليه بأكبر قدر ممكن من الدقة.
في نفس الوقت ، رسالة طويلة لا داعي لها ، مليئة بالتكرار ، تفسيرات إضافية ، معلومات اضافيةخارج الموضوع ، وما إلى ذلك ، ينظر إليه المستلم على أنه "جدار من النص" ، يتعبه ويسبب رد فعل سلبي. كل شيء يحتاج إلى قياس ؛
7) يجب أن يكون خط نص الرسالة من النوع الشائع الذي سيتم عرضه في جميع خدمات البريد.
يجب أن يتذكر عشاق الخطوط الغريبة ، مثل تلك التي تشبه نصًا مكتوبًا بخط اليد بقلم ريشة ، أن المستلم قد ينتهي به الأمر مع تعابير غير قابلة للقراءة بدلاً من نص الحرف. يجب أن يتأكد محبو الأشياء الغريبة من إرسال الخط الغريب الذي يستخدمونه في الحرف مع النص.
8) يجب أن يكون حجم الخط في نص الرسالة موحدًا.
في الطباعة الصغيرة ، يمكنك كتابة أي ملاحظات ثانوية ، وكل شيء آخر يجب أن يتم بخط بنفس الحجم. تستخدم بعض خدمات البريد عمومًا خطًا عالميًا واحدًا. يجب أن يوضع هذا في الاعتبار دائمًا ، نظرًا لأن كل مباهج المرسل في تزيين النص بخطوط ذات أحجام مختلفة ستبدو في النهاية كنص رتيب للمستلم. فلماذا يجب أن تحاول بجد؟
9) في نص الرسالة ، يجب ألا تسيء استخدام الأحرف الكبيرة والصغيرة.
من الصعب قراءة الحروف حيث تكون جميع الحروف صغيرة ، حتى في بداية الجملة ، أو العكس ، حيث تكون جميع الأحرف كبيرة. تذكر أنه يُنظر إلى الخطاب المكتوب مع مفتاح القفل بالأحرف الكبيرة ويتكون من الأحرف الكبيرة على الإنترنت على أنه صراخ ويعني فقط صرخة ولا شيء آخر.
10) يجب ألا تحتوي نغمة الرسالة بأي حال من الأحوال على سمات العدوانية والتهيج.
يجب ألا يحتوي نص الخطاب على شتائم وشتائم. من الأفضل أن تكتب رسالة وأنت في حالة متوازنة ومعقولة. المرح الخفيف والفكاهة المناسبة مرحب بهما إذا كان المرسل إليه يدعم نغمة الاتصال هذه وقادرًا على تقديرها.
11) في النهاية ، يجب عليك دائمًا ترك توقيع (الاسم الأول ، والاسم الأخير ، واللقب ، والموقع الخاص برسائل العمل) مع الرغبات المحتملة للمحاور.
تشمل الرغبات: مع الاحترام ، مع الامتنان ، إلخ.
القاعدة 8: يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني.
من المعتاد دائمًا الرد على رسالة ، لذلك عليك أن تجد الوقت والفرصة لإيلاء الاهتمام والاحترام المتبادلين للمرسلين.
البريد الإلكتروني لا يتسامح مع الركود. يعتمد العمل مع البريد الإلكتروني إلى حد كبير على انضباط المتلقي وتنظيمه. يتمثل هذا في مراقبة صندوق البريد الخاص بك بانتظام ، والتعرف على المراسلات الواردة ، ودراستها ، وتنظيم الإجابات وتجميعها.
واحد من نقاط مهمةهو رد تم إرساله في الوقت المناسب ، والذي يتحدث في حد ذاته عن المستلم مع جانب إيجابيويميز درجة مسؤوليته واهتمامه.
البريد الإلكتروني ليس هو البريد الورقي المعتاد مع سعاة البريد والسيارات والطائرات والقطارات. يتم تسليم رسائل البريد الإلكتروني في ثوانٍ ويتوقع المرسلون استجابة سريعة. في الاتصالات الإلكترونية ، يتم اعتماد خطوات مختلفة تمامًا ، ويمكننا القول إنها "هنا والآن". قد يؤدي التأخير في الوقت إلى فقدان أهمية الموضوع قيد المناقشة.
القاعدة 9: لا ترسل المعلومات السرية بالبريد الإلكتروني.
البريد الإلكتروني ، للأسف ، يمكن اختراقه واعتراضه. ثم كلمات المرور المكتوبة في رسائل البريد الإلكتروني والأرقام البطاقات المصرفية، ورموز التعريف الشخصي ، وما إلى ذلك. قد تصبح متاحة لأطراف ثالثة قد تستخدمها لتحقيق مكاسب شخصية. لذلك ، لا ينبغي الوثوق بهذه المعلومات عن طريق البريد الإلكتروني.
القاعدة 10. لا تنشر معلومات من رسائل شخصية دون موافقة مرسليها.
من خلال احترام المعلومات السرية لشخص آخر ، فإنك تحترم نفسك وحقك في الخصوصية.
يتطلب التواصل عبر البريد الإلكتروني دون الاتصال البصري والسمعي المتبادل الالتزام بقواعد الآداب ، والتي بدورها تساهم في إقامة حوار كفء وثقافي بين الناس.
في إحدى الرسائل ، لاحظ أنطوان سانت إكزوبيري:
"ابحث عني فيما أكتب."
هذا جدا تعبير مناسب، بما في ذلك ما يتعلق بمبادئ الآداب المذكورة أعلاه عند التواصل عبر البريد الإلكتروني.
