≡×МЕНЮ

• Ремонт
• Ремонт
• Вътрешен дизайн
• За всичко
• Относно ВиК

Щатното разписание се одобрява от висшето ръководство. Процедура, етапи и правила за попълване. Необходимо ли е да се използва примерно щатно разписание?

Таблицата с персонала, или съкратено ШР, е местен регулаторен акт, който определя структурата на предприятието, неговия състав и брой на персонала. Разработва се, като правило, въз основа на унифициран формуляр T-3 (предоставяме примерно попълване в тази статия). В таблицата с персонала, в допълнение към имената на професиите и длъжностите, се посочва размерът заплатиза всеки от тях.

Можете да изтеглите щатното разписание за 2019 г. по-долу, но сега нека поговорим какво представлява.

Както вече казах, формата щатно разписание(2019) могат да бъдат одобрени по стандартен унифициран формуляр, но това не означава, че работодателят е ограничен от този формуляр. Ръководителят на предприятието може да разработи свой собствен формуляр и образец, разбираеми и удобни за него. Ако не желае сам да прави разработката, може да възложи това на отговорно лице, например счетоводител.

Примерно щатно разписание за 2019 г., изтегляне

Моля, имайте предвид, че въпросният документ трябва да включва:

• име на единицата;
• длъжности;
• количество щатни единици;
• размер на заплатата;
• надбавки, ако са предвидени в правилника за заплатите.

Невъзможно е да се скрие каквато и да е информация в ShR. Ако има единица, тя трябва да бъде посочена във формуляра. Можете да видите пример за попълване на щатното разписание за 2019 г. по-долу.

Защо имате нужда от персонал в една организация?

Този местен регулаторен акт е необходим поради факта, че:

• дава възможност за ясно сравняване на отделите по броя на служителите, тяхната квалификация и нивото на тяхното възнаграждение;
• използва се при оценка на ефективността на съществуващата структура на предприятието;
• полезни за анализиране на натовареността на служителите, оценка на обема на работата, която изпълняват, изясняване и промяна на длъжностните характеристики;
• необходими при взаимодействие с контролните органи. Обикновено се изисква да се осигури с труд и данъчни инспекторатипо време на проверки: отсъствието може да се счита за нарушение на законодателството в областта на труда и защитата на труда, което води до налагане на глоба, която според , е 1000-5000 рубли за длъжностно лице и от 30 000 до 50 000 рубли за организация;
• необходимо за обосноваване на уволнението на служители поради намаляване на персонала в случай на разглеждане на дело в съда. Без него е трудно за работодателя да докаже основателността на уволнението и липсата на свободни работни места за съкратени служители (задължава работодателя да осигури на съкратения служител подходяща свободна позиция в предприятието, ако има такава).

Примерна таблица за персонала за 2019 г.: изготвена по всички правила

Стъпка 1. Попълнете заглавката

Всичко е стандартно: посочваме пълното име на организацията в съответствие с уставните документи. На същия етап посочваме периода, за който се изготвя този документ. Периодът е посочен или с година, или просто пишат, че важи от такава и такава дата, без да посочват крайния период.

Стъпка 2. Посочете щатни единици

Тук се въвеждат всички имена на професии и длъжности, които съществуват във фирмата. Тук те подлежат на някакво отчитане и подреждане по поделения, ако има такива, разбира се. Моля, имайте предвид, че ако професията предполага прилагане на професионален стандарт или длъжността е посочена в списъка, който дава право на ранно отпускане на пенсия, тогава в този документ името на длъжността или професията трябва да бъде строго идентично с професионалното стандарт или списък.

Стъпка 3. Регистрираме официални заплати и надбавки

Посочваме числата. Моля, имайте предвид, че ако използвате само заплати, като например в тази проба, тогава разделите за надбавки и компенсации не се попълват. Не позволявайте празните клетки да ви притесняват, законът го позволява. Това е вашата система на заплащане.

Стъпка 4. Подпишете

Обобщената информация обикновено се подписва от двама души: служител по персонала и счетоводител. Но в малки фирмиЕдин човек, например, един и същ счетоводител, може да подпише за двама.

Стъпка 5. Одобрение

Одобрява изпълнителен директорпо негова заповед, която се съставя в свободна форма. В бъдеще всички промени в ShR се извършват изключително по поръчка.

Кога се компилира и как се правят промени

Графикът се изготвя и одобрява, като правило, когато предприятието се отваря. В бъдеще корекциите и промените, ако е необходимо, за установяване на нови заплати или добавяне на нови единици, се правят в него с нови заповеди.

Промени обикновено се правят в следните случаи:

• преименуване на структурни единици или длъжности,
• промени в заплатите,
• по време на реорганизацията на предприятието,
• при съкращаване на числеността или персонала на служителите.

Разликата между последните две точки е, че при съкращаване на персонала се премахват отделни щатни звена (т.е. настъпва реорганизация), а при намаляване на щата се премахват отделни звена. В този случай служителите, заемащи съкратени длъжности, подлежат на уволнение съгласно съответните членове.

Промените се извършват изключително по същия начин, както са одобрени, тоест чрез заповеди. Една от следните причини може да бъде посочена като основа:

• подобрение организационна структуракомпании;
• подобряване работата на отделните структурни звена;
• реорганизация на фирма;
• разширяване или свиване на фирмата;
• промени в законодателството;
• оптимизация организационни процеси;
• планиране и икономически изчисления на отдела за персонал;
• премахване на дублирането на функции.

Всички служители, засегнати от промените, са длъжни да прочетат заповедта и да я подпишат. Но преди това работодателят е длъжен да направи официално съобщение за предстоящите промени и да уведоми служителите си за предстоящите промени поне два месеца предварително. Това важи особено за ситуации с уволнения на служители, където всяко действие подлежи на документално потвърждение.

Необходимо ли е да се използва примерно щатно разписание?

В момента наличието на този документ е задължително, според това къде е споменат два пъти: в член 15, който съдържа определението работни отношения, и в чл.57, съгл важно условиеТрудовият договор е трудова функция, а именно работа според длъжността в съответствие с щатното разписание, професия, специалност - с посочване на квалификация, конкретния вид работа, поверена на служителя. Ето защо пример за това как правилно да съставите график за персонала за 2019 г. ще ви бъде полезен в работата ви.

Документооборотът е необходим, за да се проследят различни показатели за ефективност на компанията във времето. Без него организацията на процесите е доста хаотична. Тъй като в модерен святперсоналът е основният актив на всяка компания, документи, свързани с управлението от човешки ресурси, трябва да се извършва възможно най-внимателно и правилно.

Един от тези документи е таблицата с персонала, тънкостите на работа с които се обсъждат в тази статия. Тя ви позволява да установите нивото на персонала на отделите на организацията, да анализирате организационната структура и системата за възнаграждение, а също така улеснява процеса на подбор на персонал за свободни работни места в компанията.

За какво е този документ, задължителен ли е?

Таблицата с персонала е необходима, за да може да се обосноват ситуации на уволнение на служители поради намаляване на персонала в случай на обжалване пред съда. Може да служи и като оправдание (поради липса на определена позиция). Следователно компетентното изготвяне на този документ е основата за законна защита на интересите на компанията.

Освен това проверяващите фирми (по-специално инспекциите по труда) често изискват присъствието му по време на проверки. Липсата на документ е нарушение на закона за защита на труда на Руската федерация. Съответно, съгласно Кодекса за административните нарушения на Руската федерация (член 5.27), организация, която не предоставя график, е изправена пред глоба в границите от 30 до 50 хилядирубли Освен това длъжностното лице ще бъде глобено (сумата варира от 1 до 5 хилядирубли).

И накрая, без щатно разписание не е възможно да се докаже, че към момента на уволнението компанията не е имала възможност да предостави на служителите алтернативни свободни работни места.

По този начин, наличието на този документ не е задължително от гледна точка на законодателството на Руската федерация, а на теория решението на данъчните или инспекция по трудасъбирането на глоба може да бъде оспорено в съда. На практика обаче документът трябва да се поддържа от всяка компания, за да се предотврати възможно конфликтни ситуации. Важно е да се разбере, че за бюджетните организации неговото присъствие е закрепено в закона.

Изисквания към него

Тъй като таблицата с персонала е така нареченият местен регулаторен акт, няма много специални изисквания за него:

• Един от основните е фактът, че дружеството е длъжно да състави този документ съобразно установеното федерален закон унифициран формуляр Т-3. Не може да се съкращава (трябва да има всички необходими точки), но могат да се въвеждат допълнителни данни.
• Графикът трябва да бъде въведен в действие от първия ден на месеца.
• Много е важно всяка страница да е номерирана.
• Документът трябва да бъде подвързан, да има печат на организацията, подпис на ръководителя и лицето, отговорно за изготвянето му.

Кой прави компилацията?

В момента законодателството не определя ясно кой трябва да разработи документа.

В компании с разклонена организационна структура отговорността за съставянето може да бъде на служителите на следните отдели:

• обслужване на персонала;
• счетоводство;
• правен отдел (най-често срещаната ситуация).

В малките фирми това може да стане от управителя или друго упълномощено от него лице. В този случай се издава заповед на името на конкретен служител, който ще работи с този документ. Друг вариант за определяне на отговорния е този факт да се посочи в описание на работатаили трудов договор.

За да се опрости процедурата за компилиране, е необходимо да се уточнят нейните нюанси в инструкциите за работа в офиса:

• срокове и основни правила за развитие/промени;
• форма на заповед за одобрение на график и промени;
• отговорници за оформяне на документа и подписване на заповеди;
• служители, с които трябва да координирате проекта на графика или неговите промени;
• състав на правилници, които регулират всички въпроси, свързани с него.

Как се претендира?

След изготвяне на щатното разписание, то трябва да бъде одобрено. Преди окончателният формуляр да бъде готов за подписване, той трябва да бъде съгласуван със служителите, посочени в инструкцията.

След това трябва да се направи изявлението чрез специална заповед или инструкция, който трябва да бъде подписан или от ръководителя на фирмата, или от упълномощено лице. В заповедта задължително се посочват датите на изготвяне, одобряване и влизане в сила - те могат да съвпадат или да се различават една от друга, но датата на влизане в сила не може да бъде по-ранна от датата на изготвяне или одобряване.

Структура и ред на попълване

На първо място, унифицираният формуляр трябва да съдържа редица подробности (те са необходими за всеки счетоводен документ):

• име и номер на документа;
• дата на изготвянето му;
• Име на компанията;
• потвърждаване на факта на дейност и изразяване на стойността в натурално или парично измерване;
• име и подпис на лицето, отговорно за правилната подготовка.

Таблицата трябва да включва следната информация (отляво надясно):

• структурно подразделение;
• код на отдел;
• длъжност, ранг, квалификационен клас (например инженер 1 категория);
• брой щатни единици;
• заплата (посочена в рубли, мерните единици са само в заглавката на таблицата - например 20 000,00);
• надбавки (в рубли) – например за академична степен. За тях са отделени 3 колони;
• общо, търкайте. – показва тази колона обща сумазаплати;
• Забележка.

След като попълните всички колони в таблицата, трябва да попълните реда „Общо“. В него трябва да сумирате всички стойности в колоните (размер на заплатите, колко щатни единици ще има и т.н.). След това се поставят необходимите подписи и печат.

Можете да гледате процеса на формиране и попълване на програмата 1C в следния видеоклип:

Как да направя промяна?

За 2019 г. има 2 основни начина за извършване на промени в щатното разписание:

1. Така че можете да промените този документ директно, като създадете нов, който ще има следното регистрационен номер. При което нова опциятрябва да бъдат одобрени със заповед за основната дейност.
2. Най-често обаче направените промени са съвсем незначителни. IN в такъв случайДостатъчно е да формализираме промените. Заповедта може да се нарече по следния начин: „За промяна на таблицата с персонала“ или „За извършване на промени в таблицата с персонала“.

Тази процедура обаче трябва да има обосновка. Това може да са следните причини:

• необходимостта от оптимизиране на административната дейност;
• подобряване на организационната структура на компанията;
• извършване на реорганизация;
• премахване на дублирането на функции и създаване на центрове за отговорност;
• промени в законодателството на Руската федерация;
• необходимостта от организиране на дейности за подобряване на дейността на определен отдел във фирмата;
• намаляване на основните дейности, тяхното разширяване или диверсификация.

Ако длъжността на служител бъде преименувана, трябва да се получи неговото писмено съгласие, преди да се направят промени.

Срок на съхранение и честота на компилиране

В законодателството на Руската федерация няма правила, които да регулират честотата на изготвяне на таблицата с персонала. Ако е в компания високо нивотекучество на персонала, препоръчително е да го съставяте веднъж месечно. Най-често обаче се компилира веднъж на всеки 6 или 12 месеца, като се правят промени само ако е необходимо. Това се дължи на факта, че такъв график е така нареченият документ за планиране.

Възможно е също така да се състави формуляр T-3 за няколко години - но това може да се направи само от онези компании, които не планират да коригират персонала, да въведат нови позиции или да премахнат някои от съществуващите.

Следователно този вариант не може да се счита за подходящ към момента на 2019 г. - условията на криза принуждават организациите постоянно да променят различни аспекти на своята дейност.

Относно срока на съхранение, към момента документът трябва да се съхранява във фирмата в рамките на 3 години. При което даден периодсе изчислява от следващата година след годината, в която графикът е престанал да важи. Споразуменията за персонал (които могат да служат като лека алтернатива на въпросната хартия) трябва да се съхраняват 75 години.

състояние регламентиопределя основния списък от документи, наличието на които е задължително за всеки работодател, независимо от организационната и правната му форма. Списъкът на тези документи включва и щатното разписание. Въпреки че в законодателството няма пряка индикация за това, таблицата с персонала се споменава в няколко члена от Кодекса на труда на Руската федерация, което косвено потвърждава необходимостта от нейното съществуване.

Какво е персонал

Таблицата с персонала е един от основните документи на всички организации. Съдържа информация за структурата на предприятието, длъжности и численост на персонала.

В тези организации, където системата за възнаграждение е ограничена само до заплати, това е основният документ за изчисляване на заплатите.

На какво основание се попълва?

Ако организацията току-що е започнала своята дейност и таблицата с персонала се съставя за първи път, тогава би било препоръчително първо да обмислите списъка с необходимите длъжности и да съставите документ, регулиращ заплатите.

Отговаря за компилацията

Таблицата с персонала се съставя от всеки служител, назначен към нея. По правило това е служител на отдела за персонал или счетоводител.

Запознаване с този документ

Тъй като таблицата с персонала не е местен регулаторен акт на организацията (параграф 7 от писмото на Rostrud от 15 май 2014 г. N PG/4653-6-1), работодателят не е длъжен да запознава служителите с таблицата с персонала.

Основни изисквания

Щатното разписание е в списъка с унифицирани формуляри, където преминава под буквата Т-3. Повечето организации използват този формуляр, защото съдържа всички необходими полета и колони.

Но използването на този формуляр не е задължително, то е само препоръчително, въпреки че има много спорове по този въпрос. Този въпрос беше окончателно спрян с писмо на Rostrud от 23 януари 2013 г. N PG/409-6-1. Той директно посочва, че организациите имат право да разработват свои собствени форми на този документ и да ги използват, основното е да се вземат предвид изискванията на закона.

По-специално в чл. 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация се посочва, че трудовата функция на служителя се определя в съответствие с длъжността и професията, посочени в щатното разписание. Тоест имената на длъжностите трябва да бъдат включени в този документ.

Как правилно да попълните таблицата с персонала за LLC и индивидуални предприемачи

Реквизити

• пълното име на организацията трябва да бъде посочено в пълно съответствие с учредителните документи;
• OKPO е 8-цифрен код на организацията. Тези данни се съдържат в информационното писмо на органите на статистиката, което трябва да бъде на разположение във всяко предприятие;
• щатна численост. Няма ясни изисквания. Можете да използвате непрекъснато номериране, можете да започнете всяка година с числото 1 и да посочите годината чрез дроб, можете да използвате всеки друг метод на номериране.
• Дата на изготвяне. Посочва се действителната дата на съставяне, тя може да се различава от датата на влизане в сила на таблицата с персонала (например таблица с персонал, съставена през декември на текущата година, влиза в сила на 1 януари следващата година);
• посочва се срокът на действие на щатното разписание, най-често 1 година, и от коя дата влиза в сила;
• в горния десен ъгъл се поставя печат „Одобрен” и се посочват данните от заповедта за утвърждаване и изпълнението на щатното разписание. По правило печатът на организацията се поставя върху печата „Одобрено“, въпреки че това не е залегнало в закона.

Формуляр за персонала 2019

Формулярът може да бъде изтеглен от всеки легална система, като например консултант или гарант. Като правило се предлага формат Word или Excel за изтегляне, фундаментална разликане тук, но е по-удобно да се поддържа в таблична форма, тъй като формулите могат да бъдат въведени в съответните клетки и самият документ ще изчисли броя на персоналните единици и фонда за заплати.

Процедура за попълване на формуляр T-3

Колона 1 „Наименование на структурна единица“

Структурните подразделения включват клонове, представителства, цехове, отдели и др.

Те обикновено започват с отдели за висше управление, след това счетоводни и финансови услуги, производство и бизнес услуги.

Например: борд, финансов и инвестиционен отдел, икономически отдел, отдел продажби и др.

Колона 2 „Код на раздела“

Тук кодирането се задава по същия принцип, който се използва в първата колона и показва подчинеността на структурните единици. Например отделът по финанси и собственост е с код 02; подчинените му счетоводни и икономически отдели ще имат съответно код 02.1 и 02.2. Тази колона се попълва рядко, предимно много големи предприятия. И може да бъде напълно изключен от документа.

Колона 3 „Длъжност (специалност, професия), ранг, клас (категория) на квалификациите“

Позициите се вписват в именителен падежИ единствено число, изцяло, без съкращения.

Работодателят има право сам да определя наименованията на длъжностите, с изключение на тези, свързани с тежки и вредни условиятруд и получаване на държавни обезщетения (ранна пенсия). Тези позиции трябва да бъдат въведени в съответствие с квалификационния и тарифен указател, или професионални стандарти, които в момента все още се разработват.

Колона 4 „Брой щатни единици”

Тук е посочен броят на щатните единици за всяка длъжност, той може да бъде както цяло число, така и дроб, например 05 или 0,25 от ставката, което означава, че работното време за такава позиция се намалява два или четири пъти .

Забележка: при посочване на длъжности и щатни единици, работодателят има право да посочи произволна бройка, независимо от реалния брой служители. Тоест, той може да добави 3 счетоводни единици към щатното разписание, но да наеме 2, а 3-тата единица може да остане свободна толкова дълго, колкото желае.

Изключение прави щатната бройка, която е разпределена по квота за хора с увреждания. Неговото свободно място трябва да бъде докладвано на органите по заетостта.

Колона 5 „Тарифна ставка (заплата) и др., руб.“

Всичко зависи от възприетите в организацията системи за възнаграждение. Това може да включва заплата, тарифна ставка или различни проценти и коефициенти.

Ако не е възможно да въведете конкретни числа, можете просто да посочите формата на възнаграждение „на парче“, „акорд“. Но тогава в следващите колони трябва да има връзка към Правилника за възнагражденията или друг документ, който описва изчисляването на заплатите.

Колони 6,7,8 „Допълнителни квоти, разтривайте.“

Попълва се в съответствие с Правилника за възнагражденията и други местни нормативни документи. Това обикновено се включва:

• бонус за нощен труд;
• почистване на бани;
• северни надбавки;
• други допълнителни плащания и надбавки.

В тези редове можете просто да посочите документа, в който е посочено всичко това, особено ако има много квоти. Единственото, което не е посочено в тези графи, са надбавките, които се начисляват върху цялата заплата. Например бонус, който се изплаща в размер на определен процент от всички предварително начислени суми (заплата или тарифна ставка плюс надбавки).

Колона 9 „Общо за месец”

Тази колона може да се попълни само ако в колони 5-10 сумите са написани в рубли и за същия период от време (рубли/ден, рубли/час), в противен случай или се въвежда тире, или се умножава сумата само на заплатата по броя на щатните единици.

Колона 10 „Забележка“

Тук може да бъде посочен местен регулаторен акт, регулиращ заплатите, минимален размерплащане, ако е установено (например плащането е на парче и в бележката е посочено: „не по-малко от 10 000 рубли.“)

Както бе споменато по-горе, работодателят може да изключи колони, които са ненужни за него.

Образец за попълване на таблицата с персонала формуляр T-3

Неща, които трябва да запомните

Когато попълвате колона 5 от таблицата с персонала, трябва да запомните, че така наречената „вилица“ на възнаграждението не може да бъде въведена в таблицата с персонала. Тъй като е законово установено, че за еднаква работа има еднакво заплащане (член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Тоест, ако в един отдел има 2 длъжности счетоводители, тогава заплатата или тарифната ставка трябва да бъдат еднакви. Но можете да зададете индивидуални надбавки и надбавки.

Кой подписва

Формуляр T-3 изисква два подписа под таблицата с персонала: служител на отдел "Човешки ресурси" и главен счетоводител. Ако някоя категория липсва, тогава можете да се справите с един подпис или с подходяща заповед организацията да назначи други лица.

Условия и място на съхранение

Оригиналната таблица с персонал се съхранява в отдела за персонал или в счетоводния отдел, това се определя от документооборота на конкретна организация. Във всеки случай, ако оригиналът е в отдела за персонал, тогава трябва да има копие в счетоводния отдел и обратно.

Съгласно ал. "а" чл. Раздел 71 1.2 „Организационна основа на управление” Списък на стандартните управленски архивни документи, генерирани в процеса на дейност правителствени агенции, местни държавни органи и организации, като се посочват периодите на съхранение (одобрено със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. N 558), таблицата с персонала се съхранява в организацията за постоянно.

Промяна

Законодателството не установява срока на валидност на таблицата с персонала, така че тя може да бъде единствената през целия живот на предприятието и всички промени и допълнения ще бъдат формализирани в отделни заповеди за промяна на таблицата с персонала.

Работодателят сам взема решение за промяна на данните в таблицата с персонала, в този случай той не е ограничен във времето и броя на промените. Изключения са предвидените от закона случаи, например провеждане на събития. В този случай срокът за извършване на промяната е определен от Кодекса на труда.

Резултати

Таблицата с персонала е един от основните документи на предприятие от всякаква форма на собственост, съдържащ важни документи. Тъй като в документния поток няма аналози на този документ, поддържането на таблица с персонал е не само задължително, но и необходимо за оптималната организация на работата на предприятието.

Видео - как да създадете таблица за персонала за предприятие в програмата 1C:

Таблицата за персонала документира състава, броя на служителите на организацията и нейната структура. Пример за изготвяне на таблица с персонал, процедурата за нейното одобрение и регистриране на промените. Необходимо ли е да се изготви таблица с персонал?

Таблицата с персонала е вътрешен документ на предприятието, който документира персонала, броя на служителите на организацията и нейната структура.

В тази статия ще разгледаме пример за изготвяне на таблицата с персонала, процедурата за одобрението му и ще ви кажем как да формализирате промяна в таблицата с персонала.

В руското трудово законодателство няма пряка индикация, че е задължително да се изготви таблица с персонал. Поради тази причина някои работодатели не искат да издават допълнителен документ за персонала.

Практиката показва, че е необходимо да има таблица с персонал, освен това липсата му може да доведе до много неприятни последициза самия работодател под формата на глоби.

Трябва да се има предвид, че чл.57 Кодекс на трудаРуската федерация определя един от задължителни условиятрудов договор - трудова функцияслужител като „работа според длъжността в съответствие с щатното разписание“. Без одобрено щатно разписание е невъзможно да се намали броят на служителите и да се уволнят в съответствие с член 81, параграф 2 от Кодекса на труда на Руската федерация.

В допълнение, таблицата с персонала или извлечения от нея могат да бъдат поискани по време на проверката данъчни власти, териториални органи на фонд "Пенсии", фонд "Обществено осигуряване" и инспекция по труда.

Изготвяме щатно разписание

В щатното разписание не се отразява информация за служителите, с които са сключени граждански договори. Това са така наречените служители на „свободна практика“, които не са обект на трудовото законодателство (член 11 от Кодекса на труда на Руската федерация).

При изготвянето на щатните разписания и двете организации и индивидуални предприемачи, можете да използвате унифицирания формуляр № Т-3 (одобрен с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1). Този формуляр не е задължителен за използване и има препоръчителен характер, но съдържа всички необходими данни за документите за персонала.

Когато използвате формуляр № T-3, трябва да спазвате определени правила за попълването му. Нека ги разгледаме по-подробно, като използваме примера на таблицата с персонал на LLC.

Задължителни подробности

„Име на организацията“ се посочва, както е посочено в учредителни документи: ако в допълнение към пълното име има съкратена версия, тогава тя се посочва зад пълното име (в скоби) или ред по-долу.

„ОКПО код“ е идентификационният код на предприятието съгласно Общоруския класификатор на предприятията и организациите, който е посочен в информационното писмо на органа на държавната статистика.

„Номер на документа“: ако таблицата с персонала се съставя за първи път, тогава му се присвоява номер 1 и впоследствие номерата вървят по ред.

„Дата на съставяне“ е текущата дата, на която е съставен документът.

„Одобрено“ - тук са посочени номерът и датата на заповедта, с която е одобрено това щатно разписание.

„За периода“ - този ред отразява срока на валидност на документа и датата, от която влиза в сила.

„Персонал в брой ____ единици“ - посочва общия брой на персоналните единици на предприятието, отразени в таблицата с персонала.

Главна част

След като попълним необходимите данни, ще въведем информация за отдели, длъжности и заплати.

Колона 1 „Наименование на структурна единица”. Структурните подразделения на предприятието включват отдели, клонове, представителства и др.

По правило тази колона се попълва, като се започне с поделенията, които извършват общо управление („Администрация“), последвани от счетоводство, отдел „Персонал“, икономически отдел и т.н., след това производствени подразделения (цехове, обекти) и сервизни отдели ( склад, битови отдели).отдели и др.).

Понякога името на отдела може да повлияе на предоставянето на определени обезщетения на служителя (например при наличие на опасно производство) - в този случай трябва да се вземе от съответните отраслови класификатори.

Колона 2 „Код на структурно подразделение“ е предназначена за номериране на поделения по ред, който може да се използва за определяне на тяхното място и подчиненост в общата структура на предприятието. В малко предприятие с централизирана структура кодът може да не е посочен.

Колона 3 „Длъжност (специалност, професия), ранг, клас (категория) на квалификацията на служителя.“ Работодателят може самостоятелно да задава имена на длъжности или можете да използвате „ Всеруски класификаторпрофесии на работниците, длъжности на служители и тарифни категории (ОК 016-94)" (одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Русия от 26 декември 1994 г. № 367), "Всеруски класификатор на професиите (ОК 010-93) " (одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 декември 1994 г. .1993 г. № 298) и " Ръководство за квалификациядлъжности на ръководители, специалисти и други служители" (одобрено с постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 21 август 1998 г. № 37).

Ако има някакви ограничения по отношение на определен вид работа, длъжност или специалност, или се предоставят обезщетения и компенсации, тогава тяхното наименование трябва да отговаря стриктно на горните класификации. Наименованието на длъжността трябва да бъде изписано изцяло, без съкращения (например: заместник главен счетоводител, началник отдел човешки ресурси).

Моля, обърнете внимание: ако името на длъжността, посочена в трудовия договор, не съответства на името на тази длъжност в таблицата с персонала или напълно отсъства от нея, противоречията се разрешават в полза на трудовия договор (чл. 8 от Кодекс на труда на Руската федерация).

Колона 4 „Брой щатни единици“. Тук посочваме броя на щатните бройки, предвидени в организацията за съответната длъжност (специалност).

Ако е предвидена работа на непълно работно време, тогава трябва да посочите броя на непълните единици в съответните дялове (например: 0,5; 0,75). Има смисъл да се включват и свободни позиции, които не са били заети към момента на одобряване на таблицата с персонала, за да не се правят промени в нея при наемане на всеки нов служител.

Колона 5 „Тарифна ставка (заплата) и др.“ Попълването на тази колона зависи от системата за възнаграждение, приета в организацията. Посочена е фиксирана заплата или тарифна ставка, която не включва компенсации, социални и стимулиращи плащания.

Моля, обърнете внимание: понякога работодателят, за да назначи няколко служители, заемащи едни и същи позиции, различен размерзаплата, посочва в таблицата с персонала минималните и максималните граници на заплатата или тарифната ставка - така наречената „вилица“ (например: 15 000-18 000 рубли).

Това противоречи на чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация, който предвижда равно заплащане за еднакъв труд и чл. 129 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който заплатата и тарифната ставка са фиксирани. Приема се, че ако служителите заемат еднакви длъжности, то обемът и сложността на тяхната работа също са еднакви, което означава, че заплатите им трябва да бъдат еднакви. Определете заплатите на по-голям размерВ този случай всеки от служителите може да получи надбавки или други допълнителни плащания.

Колони 6-8 „Надбавки“. Надбавки, допълнителни плащания и други стимулиращи плащания са установени от действащото законодателство (например: за работа в условия Краен севери приравнени области), или от самия работодател (за трудов стаж, за знания чужд езики така нататък.). Размерът на бонуса може да бъде определен като фиксирана сума или като процент от заплатата.

Колона 9 „Общо“ се попълва чрез добавяне на колони от 5 до 8, но само ако всички данни в тях са въведени в еквивалент в рубли. Ако заплатата е определена в рубли, а надбавките са в проценти, тогава в колона 9 се поставя тире и в бележките трябва да се посочат документите, въз основа на които се прилагат тези надбавки и допълнителни плащания.

За вписване е предвидена колона 10 „Забележка”. Допълнителна информация, изясняване и разясняване на данните по щатното разписание.

Формуляр № T-3 изисква подписи на ръководителя кадрово обслужванеи главен счетоводител, но ако една от длъжностите в организацията липсва, можете да оставите съответния ред празен или да допълните формуляра с подписите на други служители. Не се предвижда поставяне на печат върху утвърденото щатно разписание.

Процедурата за одобряване на таблицата с персонала

Щатното разписание се утвърждава със заповед, подписана от ръководителя или друго упълномощено лице. Данните за поръчката трябва да бъдат въведени в реда „Одобрено“.

Тъй като заплатите се изчисляват месечно, е по-удобно да се въведе нова таблица с персонал от първия ден. Струва си да се има предвид, че датите на подготовка, одобрение и влизане в сила на таблицата с персонала може да не съвпадат.

Времето за одобрение на таблицата с персонала се определя от работодателя независимо. Той може да се одобрява ежегодно, но въпреки че е приет веднъж, може да е валиден няколко години. Ако са направени допълнения към таблицата с персонала, препоръчително е да се одобри нов график в началото на календарната година, като се вземат предвид всички направени промени.

Щатните разписания трябва да се съхраняват на мястото на разработване и утвърждаване, срокът на съхранение е постоянен.

Извършване на промени в щатното разписание

Естествено, информацията, веднъж въведена в таблицата с персонала, може да се промени с времето. Причините за промяна на щатното разписание могат да бъдат:

• въвеждане на нови щатни единици;
• промени в заплатите;
• елиминиране на вакантни позиции;
• намаляване на броя или персонала;
• преименуване на длъжности, отдели и др.

Работодателят, независимо от причините за промяна на таблицата с персонала, ще трябва сам да реши как да направи тези промени:

• съставя и одобрява ново щатно разписание, или
• издава заповед за промяна на съществуващия график.

В първия случай се разработва и одобрява напълно нов документ (прегледахме пример за щатно разписание на организация и процедурата за неговото изготвяне по-рано).

Във втория случай процедурата за промяна на таблицата с персонал включва следните стъпки:

1. Изготвяне и подписване на заповед за промяна на щатното разписание (образец от него е даден по-горе), в който трябва да посочите причините за промените и датата, на която те влизат в сила (от датата на издаване на заповедта или по-късно), наименованието на новите звена, които се въвеждат (или с изключение на свободните), брой на новите щатни бройки, ново възнаграждение, премии или други допълнителни плащания и др.;
2. Привеждане на действащото щатно разписание в съответствие с издадената заповед;
3. Довеждане на промените до вниманието на конкретни служители, които са засегнати от тях, и извършване на подходящи допълнения и промени в тях трудови договории трудови книжки.

Моля, обърнете внимание на малко по-различната процедура за промяна на щатното разписание при намаляване на броя или персонала. Съгласно чл. 180 от Кодекса на труда на Руската федерация служителите трябва да бъдат предупредени за предстоящото уволнение най-малко два месеца преди него.

В този случай новото щатно разписание може да влезе в сила не по-рано от два месеца след изготвянето му.

Съставяне на персонал >>>

Подписване и утвърждаване на щатното разписание >>>

Срокове на съхранение на щатните таблици >>>

Извършване на промени в щатното разписание >>>

Представяне на щатното разписание на контролните органи >>>

Извлечение от щатното разписание >>>

ЩАТНО РАЗПИСАНИЕ. КОНЦЕПЦИЯ

Щатното разписание е организационно-административен документ, в който са съставени структурата, персоналът и числеността на организацията, списък на длъжностите, професиите с посочване на квалификациите и заплатите, както и възможните надбавки за всяка длъжност.

1. Формуляр за щатно разписание

За удобство при изготвяне на таблица с персонал от юридическо лице или индивидуален, който е индивидуален предприемач, се предоставя унифициран формуляр N T-3 (одобрен с Решение на Държавния статистически комитет на Руската федерация „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ от 01/ 05/2004 N 1). Този формуляр не е задължителен за използване, а е само препоръчителен. Въпреки това се препоръчва да използвате този формуляр в работата си, тъй като той съдържа всички необходими подробности.

Трябва да се има предвид, че много организации, изпълняващи надзорни и контролни функции (например инспекции по труда или съдебни органи), когато извършват проверки или искания, изискват представянето на щатно разписание (клауза 91 от Методическите указания относно процедурата за назначаване, провеждане на документални проверки на място на притежатели на полици по задължително социално осигуряване и предприемане на мерки въз основа на резултатите от тях, одобрени с решение на Федералния фонд за социално осигуряване на Руската федерация от 07.04.2008 г. N 81).

При извършване на документални проверки от териториалните органи на Пенсионния фонд на Руската федерация също е възможно да се поиска предоставяне на щатна таблица ( Насокиза организиране и провеждане на документална проверка на достоверността на индивидуалната информация, предоставена от притежателите на полици работен опити доходи (възнаграждения), доходи на осигурените лица в обществото пенсионно осигуряване(одобрено с решение на Управителния съвет на Пенсионния фонд на Руската федерация от 30 януари 2002 г. N 11p)).

В допълнение към изброените органи, данъчните инспекторати често включват в списъка с документи, необходими за цялостен одит, щатното разписание като документ, потвърждаващ прилагането на данъчни облекчения.

Също така таблицата с персонала служи като документ, който обобщава данните за разходите за заплати, както и броя на служителите на организацията.

Унифицираните формуляри, включително формуляр N T-3, се прилагат за всички организации, независимо от правната им форма. Изключение правят формуляри за отчитане на работното време и разплащания с персонала за заплати, които не се използват в работата на бюджетните институции.

1.1. Посочване на свободни позиции в щатното разписание >>>

2. Процедурата за въвеждане на информация в таблицата с персонал >>>

3. Кадрово обезпечаване на клоновете >>>

Таблицата с персонала може да бъде съставена от всеки служител, на когото е поверена такава функция (ръководител на организацията, служител по персонала, счетоводител). Преди съставянето му е необходимо да се определи общата структура на организацията за по-нататъшно разпределение на човешки и материални ресурси в зависимост от посоката на дейност и целите, за които е създадена организацията.

В някои организации е обичайно преди всичко да се описва структурата на организацията, без да се посочват заплати и конкретен брой щатни единици, под формата на таблица, в която са посочени всички предложени подразделения и тяхното подчинение и на базата от които се съставя самото щатно разписание.

Структурата на предприятието обаче не е задължителен документ и може да се разглежда само като спомагателен документ.

В съответствие с Инструкциите за използване и попълване на формуляри за първична документация, в колона 5 месечната заплата на служителя по тарифната ставка (заплата) се въвежда в рубли. Тъй като заплатите на работниците, които се заплащат на почасова ставка, зависят от отработеното време, те нямат фиксирана заплата като такава. Следователно не е възможно правилно да се попълни таблицата с персонала за такива служители.

В тази ситуация препоръчваме колона 5 „Тарифна ставка (заплата) и т.н., руб.“ и колона 9 „Общо на месец, rub.“ не попълвайте, но в колона 10 „Бележки“ посочете: „Плащане на час“ и посочете връзка към вътрешен документ, който регулира размера на възнаграждението (например наредба за възнаграждението на служителите на организация) .

2. Утвърждаване на щатно разписание >>>

2.1. Поставяне на печат върху щатното разписание >>>

3. Запознаване на служителите с щатното разписание >>>

4. Срок за утвърждаване на щатното разписание >>>

1. Лица, подписващи щатното разписание

За кореспонденция относно разработването и промяната на щатното разписание - 3 години (чл. 73).

ПОДГОТОВКА НА ПЕРСОНАЛА

Подреждането на персонала (смяна на персонала, списък на персонала) се използва в работата на лицето, което извършва работа с персонала в организацията. Формата на този документ не е установена със закон и се разработва, като правило, въз основа на формуляр N T-3 с добавяне на колона, в която са фамилните имена, собствените имена и бащините имена на служителите, заемащи определени длъжности. въведени. За удобство този документ може да бъде съставен както на електронен, така и на хартиен носител. Използването на такова споразумение помага на първо място да се проследи наличието на свободни позиции, както и запълването на длъжности при наемане на работник на непълно работно време или ако една позиция е разделена между няколко служители. Ако не се използва програма за отчитане на персонала, тогава цялата информация за служителите се въвежда в такъв формуляр (съставен под формата на таблица) (например датата на завръщане от дългосрочни ваканции или наличие на увреждане и др. ), което ви позволява да създавате отчет за различни заявки от ръководството.

2. Изключване на вакантни длъжности и структурни звена от щатното разписание >>>

3. Изключване от щатното разписание на щатни звена или структурни звена при съкращаване на численост или персонал >>>

3.1. Процедурата за извършване на промени в таблицата с персонала при намаляване на персонала или броя >>>

4. Промени в заплатите в щатното разписание >>>

5. Преименуване на длъжности и отдели >>>

Промените в щатното разписание се извършват въз основа на решение на работодателя, определено със заповед. Промените могат да бъдат от следното естество:

Елиминиране на свободни позиции или цели отдели поради организационни променив работата на организация или предприятие;

Въвеждане на нови щатни бройки при необходимост от разширяване на производството или увеличаване на предоставяните услуги;

Намаляване на персонала, свързано с намаляване на броя или персонала на организация или индивидуален предприемач;

Промени в заплатите;

Преименуване на отдели и длъжности и др.

Промените в таблицата с персонала могат да бъдат направени по два начина:

Издаване на заповед за съответната промяна;

Утвърждаване на новото щатно разписание.

Работодателят самостоятелно решава метода за извършване на промени в таблицата с персонала. При извършване на мерки за съкращаване на персонала или числеността законът също не задължава работодателя да въведе ново щатно разписание, т.е. той има право със заповед да прави промени във вече действащото. По този начин работодателят може да има едно щатно разписание за цялата дейност на организацията и само да регулира броя на длъжностите или структурните звена със заповеди.

важно! Работодателят е длъжен да предоставя информация за наличието на свободни работни места (позиции) ежемесечно на органите на службата по заетостта (клауза 3, член 25 от Закона на Руската федерация от 19 април 1991 г. N 1032-1 „За заетостта на населението в Руската федерация“). Част 1 чл. 8 от Московския закон № 46 от 1 октомври 2008 г. „За заетостта в град Москва“ съдържа подобно правило. Работодателят предоставя информация за необходимостта от работници (наличие на свободни работни места, позиции) в съответствие с процедурата, одобрена с постановление на правителството на Москва от 23 юни 2009 г. N 579-PP.

1. Добавяне на нови длъжности и структурни звена към щатното разписание

Ако е необходимо да се добави длъжност към структурна единица или цяла единица в организацията, трябва да се издаде заповед за извършване на подходящи промени в таблицата с персонала, т. относно въвеждането на нови единици. Унифицирана формаНяма такъв ред, така че работодателят има право да го разработи самостоятелно. Тази заповед се подписва от ръководителя на организацията или упълномощено лице. Датата на въвеждане на новата длъжност може да не съвпада с датата на издаване на заповедта, т.е. промени могат да бъдат въведени по-късно (например датата на издаване на заповедта е 28 ноември 2009 г., а позицията е въведена от 15 декември 2009 г.). При добавяне към щатното разписание работодателят не е длъжен да запознава служителите с направените промени.

Тъй като заповедта за изключване на единици от таблицата с персонала е съставена във формуляр, разработен самостоятелно от работодателя, не е необходимо да се посочва заплатата или заплатите в нея, за разлика от заповедта за въвеждане на единица за персонал.

След като работодателят вземе решение за промяна на нивото на заплатата, е необходимо да се издаде заповед за промяна на таблицата с персонала, съставена във всякаква форма, която се подписва от ръководителя или упълномощено лице.

За повече информация вижте ръководството за човешки ресурси. Промяна на условията на трудовия договор ".

Ако работодателят реши да преименува структурно звено или конкретна длъжност, е необходимо да издаде заповед за промяна на щатното разписание, подписана от ръководителя или друго упълномощено лице.

ИЗВЛЕЧЕНИЕ ОТ ЩАТНОТО РАЗПОЛОЖЕНИЕ

Извлечение от щатното разписание може да бъде издадено например на контролните органи при надлежно направено искане или на служител след негово писмено искане до работодателя в съответствие с чл. 62 Кодекса на труда на Руската федерация.

Ако служител кандидатства, извлечението от таблицата с персонала трябва да отразява само информация за неговата позиция и свързаните с нея плащания. Не се допуска в справката да се посочват размерите на заплатите на други служители съгласно нормата на чл. 88 от Кодекса на труда на Руската федерация относно защитата на личните данни по отношение на тяхното предаване.

Вижте пример за попълване на декларацията.

Подписано за печат