الإنشاءات اللغوية للخطابات التجارية: خطاب طلب. رسائل الأعمال: الطلبات والاستفسارات
هيكل نص خطاب عمل
القواعد الأساسية لتكوين خطابات الأعمال
الرسائل التجاريةلديها قواعد معينة للتجميع والتصميم ، فهي تخضع لمتطلبات بسبب انتمائها إلى المعلومات والوثائق المرجعية. عند تجميع الرسالة ، يجب أن يفكر المؤلف بالتفصيل في الغرض من كتابة الرسالة ، وما يتوقعه نتيجة النظر فيها. يجب عليه أن يوضح لنفسه بوضوح ما يعرفه المرسل إليه حول موضوع الرسالة ، وما يمكنه الاعتماد عليه كنقطة بداية ، وما هي المعلومات الجديدة التي لم يعرفها المرسل إليه بعد ، والتي من أجلها يتم كتابة الرسالة. ستعتمد طبيعة الجدل وتكوين النص على الإعداد الهدف للحرف. يمكن التمييز بين المراحل التالية من إعداد وصياغة الرسائل:
دعنا نفكر في هذه الخطوات. تتضمن دراسة جوهر القضية ما يلي: جمع معلومات كافية عن هذه المسألة، إذا لزم الأمر ، دراسة التشريع بشأن مزايا القضية ، وتحليل الطعون السابقة بشأن هذه القضية والردود الواردة عليها. ثم يبدأون في كتابة نص الرسالة.
هيكل نص خطاب العمل
تعد كتابة نص الرسالة عملية تستغرق وقتًا طويلاً. مهمة مهمة في كتابة رسالة هي تشبع المعلومات ، أي إدراج الكمية اللازمة من المعلومات فيه. الرسالة أحادية الجانب ومتعددة الجوانب. عادةً ما يشكل أحد جوانب الرسالة محتوى الرسالة بأكملها ، وغالبًا ما تكون هذه أحرف لا تتطلب ردًا. قد يتكون نص الحروف متعددة الأبعاد من الجوانب التالية: الأقسام والفقرات والفقرات الفرعية والفقرات. يجب أن يبدأ عرض كل جانب بفقرة. تتميز المراسلات التجارية بالميل إلى تكوين رسائل متعددة الأوجه في الغالب. عادة ما يتم وضع الخطاب وفقًا للمخطط: مقدمة ، جسم ، خاتمة. يحتوي الجزء التمهيدي على: رابط إلى المستند ، وفقراته الفردية ، والتي كانت بمثابة أساس لتجميع الرسالة ؛ بيان حقيقة يشير إلى الغرض (السبب) من كتابة الرسالة. عند الإشارة إلى مستند ، تتم الإشارة إلى بياناته بـ التسلسل التالي: اسم نوع المستند ، المؤلف ، التاريخ ، رقم التسجيلالوثيقة ، العنوان ، على سبيل المثال: وفقًا لمرسوم حكومي الاتحاد الروسيبتاريخ 27 يونيو 2004 رقم 620 "بشأن الموافقة على الحكم النموذجي ..." يصف الجزء الرئيسي الحدث والوضع الحالي وتحليلها والأدلة. في هذا الجزء من الضروري إقناع وإثبات ذلك في الاجتماع الجاري (مؤتمر ، طاوله دائريه الشكل) من الضروري المشاركة ، وأن المنتجات المنتجة أو الخدمات المقدمة هي الأفضل ، وأن الطلب يجب أن يتم الوفاء به ، وما إلى ذلك. اختتام الرسالة هو الاستنتاجات في شكل طلبات ، اقتراحات ، آراء ، رفض ، تذكير ، إلخ. يمكن أن تحتوي الرسالة على جزء أخير واحد فقط. يجب صياغة الأسئلة الرئيسية للرسالة بشكل واضح وترتيبها في تسلسل هو الأمثل للإدراك. بعد تجميع وكتابة خطاب العمل ، تحتاج إلى تحريره. يبدأ خطاب العمل دائمًا بالاستئناف. هذا الجزء الصغير من النص مهم للغاية لأغراض الاتصال. لا يجذب الاستئناف الذي تم اختياره بشكل صحيح انتباه المرسل إليه فحسب ، بل يحدد أيضًا النغمة الصحيحة للمراسلات ، ويساهم في إنشاء العلاقات التجارية والحفاظ عليها. يتم تحديد أهمية الاستئناف من قبل كاتب الرسالة ، يتيح لك الاستئناف تزويد نفسك بمستمع. علامة الترقيم التي تلي الاستئناف تستحق عناية خاصة. تعطي الفاصلة بعد العنوان الحرف طابعًا غير رسمي ، وتؤكد علامة التعجب على الأهمية والأسلوب الرسمي. يجب أن يأخذ كاتب النص بعين الاعتبار العوامل التالية:
1 - المركز العام للمرسل إليه فيما يتعلق بوظيفته ؛
2. درجة التعارف وطبيعة العلاقة.
3. شكلي / غير رسمي لحالة الاتصال ؛
4. أذونات الآداب المعمول بها في هذه المجموعة الخطابية.
عند الطباعة ، تتم محاذاة المرجع إلى المركز:
عزيزي ميخائيل بتروفيتش!
قد ينتهي نص الخطاب بتعبير عن توقع تنفيذ الطلب (ضمانات ، إقرارات ، دعوات ، تذكيرات) ، بالإضافة إلى صيغة مهذبة ، على سبيل المثال:
أعبر عن امتناني للمساعدة المقدمة وأؤكد لك أن المعلومات التي تقدمها ستكون متوفرة أهمية عظيمةفي تطوير التعاون متبادل المنفعة.
أود أن أغتنم هذه الفرصة لأشكركم على الدعوة ...
أعرب عن الأمل في التعاون المثمر والمشاركة النشطة في حل المشاكل ، في تطوير وتنفيذ المزيد من إجراءات برنامجنا.
توجد صيغة المجاملة قبل "التوقيع" المطلوب ، ويتم طباعتها من الفقرة وفصلها عن الموضع بفاصلة. تتم كتابة اسم الوظيفة بأحرف كبيرة أو صغيرة ، اعتمادًا على كيفية توضيح الوظيفة في المستندات القانونية التأسيسية أو التنظيمية للمؤسسة. في حالة إصدار الخطاب على ورق رسمي رسمي ، فلن يتم الإشارة إلى اسم الوظيفة في "التوقيع" المطلوب.
في المراسلات الرسمية ، يتم استخدام أسلوب العمل الرسمي.
أسلوب العمل هو مزيج الكلام يعني، وظيفتها خدمة مجال العلاقات التجارية الرسمية.
تشكلت ملامح أسلوب العمل ، والسمات المحددة المتأصلة فيه ، ومعايير الأسلوب لهذا النوع من اللغة تحت تأثير الظروف التي تحدث فيها الاتصالات التجارية. هذه الشروط هي كما يلي:
1. المشاركون في الاتصالات التجارية - الكيانات القانونية بشكل أساسي - المنظمات والمؤسسات والشركات ، ويمثلها المديرون وغيرهم من المسؤولين الذين يتصرفون نيابة عن ؛
2. يتم تنظيم طبيعة ومحتوى علاقات المعلومات الخاصة بالمنظمات بشكل صارم ؛
3. موضوع الاتصالات التجارية هو نشاط المنظمة: إداري ، صناعي ، اقتصادي ،
العلمية والتقنية وما إلى ذلك ؛
4. تركز الغالبية العظمى من وثائق الإدارة على متلقي محدد.
5. معظم الحالات التي تنشأ في أنشطة المنظمات وحاجتها كتابة، تشير إلى المواقف المتكررة من نفس النوع.
تشكل الشروط المدروسة للاتصالات التجارية متطلبات معينة للمعلومات الإدارية. لضمان التبادل الفعال للمعلومات في مجال الإدارة ، يجب أن يكون للمعلومات خصائص معينة.
يجب عليها ان تكون:
1. الرسمية بطبيعتها ، والتي تؤكد على الأساس التجاري للعلاقات ، فهي ليست كذلك الطابع الشخصي، ويشير أيضًا إلى مسافة معينة موجودة بين المشاركين في الاتصالات التجارية ؛
2. العنوان ، حيث أن وثيقة الإدارة مخصصة دائمًا لمستلم معين ، أو مسؤول ، أو منظمة ، أو مجموعة من المنظمات ؛
3. ذات صلة ، حيث يجب أن تحتوي الوثيقة بالضبط على المعلومات المطلوبة في وقت معين لجعلها فعالة قرار الإدارةأو
استخدام آخر في نشاطات الادارة;
4. موضوعي وموثوق ، حيث أن التقييم غير المتحيز والنزيه للأحداث والحقائق والظواهر ضروري للإدارة الفعالة ؛
5. مقنع ، منطقي ، لأن مهمة الاتصالات التجارية هي تشجيع المرسل إليه على الالتزام (أو عدم الالتزام)
إجراءات معينة
6. كاملة وكافية لاتخاذ قرار إداري. قد يستلزم نقص المعلومات
بالإضافة إلى طلب المعلومات وإنشاء المراسلات ،
يؤدي إلى ضياع لا داعي له للوقت والمال.
يحتوي أسلوب العمل على مجموعة من السمات المحددة التي تميزه عن الأنماط اللغوية الأخرى - العلمية والصحفية والعامية ولغة الخيال.
المتطلبات الرئيسية لأسلوب العمل هي:
يغطي توحيد خطاب العمل جميع مستويات اللغة - المفردات والصرف والنحو. حتى الآن ، تراكم خطاب العمل عددًا كبيرًا من المصطلحات والمنعطفات والصيغ. يتيح لك استخدام الهياكل الجاهزة عدم إضاعة الوقت في البحث عن التعريفات التي تميز المواقف القياسية. يؤدي توحيد خطاب الأعمال إلى زيادة محتوى المعلومات في المستندات بشكل كبير ، ويسهل بشكل كبير إدراكها ، مما يساهم في تحسين سير العمل ككل.
النغمة المحايدة للعرض التقديمي هي معيار الاتصالات التجارية الرسمية ، والتي تتجلى في الطبيعة الأكثر صرامة وتقييدًا للعرض التقديمي. يستبعد حيادية نغمة العرض إمكانية استخدام النصوص التعبيرية واللغة الملونة عاطفياً (المفردات العامية والمداخلات) والوسائل التصويرية والكلمات المستخدمة بالمعنى المجازي. المعلومات الواردة في نص الرسالة رسمية بطبيعتها. لهذا السبب ، يجب تقليل اللحظة الشخصية والذاتية في المستندات إلى الحد الأدنى. من لغة الوثائق ، الكلمات ذات النطق تلوين عاطفي(الكلمات ذات اللواحق الضئيلة ، مع لاحقات المبالغة أو الاختزال ، المداخلات).
ومع ذلك ، لا يمكن اعتبار أن الوثيقة الرسمية خالية تمامًا من المشاعر.
الغرض من معظم الوثائق هو إثارة اهتمام المرسل إليه وإقناعه وتشجيعه على التصرف في الاتجاه اللازم للمؤلف. لن تحقق وثيقة الإدارة هدفها إذا كانت خالية من الدلالات العاطفية ، ومع ذلك ، يجب إخفاء الانفعالات وتحقيقها ليس عن طريق اللغة ، ولكن عن طريق المحتوى. يجب أن تكون مخفية خلف نغمة عرض خارجية هادئة ومحايدة. دقة العرض تعني فهمًا لا لبس فيه لمحتوى المستند.
يتم تحديد وضوح ودقة النص في المقام الأول من خلال صحة البنية التركيبية للنص ، وغياب الأخطاء المنطقية ، والتفكير والوضوح في الصياغة - المنعطفات المستقرة ، وغياب التعبيرات التصويرية.
تم تحقيق إيجاز عرض النص استخدام اقتصاديتعني اللغة ، باستثناء تكرار الكلام- كلمات وعبارات تحمل معاني إضافية.
يرتبط شرط الإيجاز أو الإيجاز بالنص ارتباطًا مباشرًا بتخفيض حجم النص. شرط الإيجاز يجعل من الضروري صياغة موضوع الوثيقة بشكل أكثر وضوحًا ، واستخدام اللغة يعني مقتصدًا ، واستبعاد الكلمات غير الضرورية التي لا تحمل المعلومات الضرورية ، والتكرار غير المبرر والتفاصيل غير الضرورية.
يجب أن تكون الرسالة مقنعة ، بغض النظر عمن يتم توجيهها ، وأن تحتوي عليها التواريخ الدقيقة، حقائق واستنتاجات لا جدال فيها.
تتمثل إحدى ميزات خطاب العمل في الاستخدام الواسع النطاق لصيغ اللغة - يتم استخدام المنعطفات المستقرة (النموذجية) دون تغيير. تستخدم التعبيرات التالية لتحفيز إجراء ما:
نعلمكم أنه في الفترة من ... إلى ... ؛
- نعلمكم أنه اعتبارًا من ... ؛
- نرسل لكم الاتفاق ... ؛
- يرجى الأخذ بالإعتبار...
- وجدت المراجعة أن ....؛
- بسبب نقص المساعدات المالية ... ؛
- بسبب الوضع الاقتصادي الصعب ... ؛
- حسب رسالتك ... ؛
- من أجل العمل معا ... ؛
- حسب البروتوكول ... ؛
- تأكيدا لاتفاقنا ... ؛
- من أجل تعزيز المسؤولية ... الخ.
صيغ اللغة هي نتيجة توحيد أدوات اللغة المستخدمة في المواقف المتكررة. بالإضافة إلى التعبير عن المحتوى النموذجي ، غالبًا ما تعمل صيغ اللغة كمكونات مهمة من الناحية القانونية للنص ، والتي بدونها لا يكون للوثيقة قوة قانونية كافية:
نضمن عودة القرض بمبلغ ...،
- نحن نضمن السداد. تفاصيل البنك لدينا ...،
- الإشراف على تنفيذ ...
المصطلح هو كلمة أو عبارة ينسب إليها مفهوم معين أو خاص. تشكل مجموعة المصطلحات الخاصة بمجال معين من المعرفة أو النشاط المهني المصطلحات أو نظام المصطلحات.
يضمن استخدام المصطلحات بمعنى ثابت تمامًا فهمًا واضحًا للنص ، وهو أمر مهم جدًا في الاتصالات التجارية.
المصطلحات المستخدمة في وثائق الإدارة هي مصطلحات صناعية تعكس محتوى مجال الموضوع الذي يخصص له محتوى الوثيقة ، بالإضافة إلى المصطلحات التي تم تطويرها في مجال دعم التوثيق.
يتم تحقيق صحة واستقرار استخدام المصطلحات في الممارسة من خلال استخدام قواميس ومعايير المصطلحات التي تنشئ نظامًا لا لبس فيه من المفاهيم والمصطلحات وتساهم في ترتيب المصطلحات. تم إصلاح المصطلحات المستخدمة في مجال الدعم الوثائقي للإدارة في GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف ".
عند استخدام المصطلح ، من الضروري التأكد من أنه مفهوم للمرسل إليه. إذا كان كاتب الرسالة يشك في ذلك ، فمن الضروري التصرف بإحدى الطرق التالية:
إعطاء تعريف رسمي للمصطلح ؛
فك معنى المصطلح في كلمات ذات مفردات محايدة ؛
أزل المصطلح أو استبدله بكلمة أو تعبير مفهومة بشكل شائع.
ترتبط الصعوبات في استخدام المصطلحات أيضًا بحقيقة أن نظام المصطلحات في تغير مستمر: يتغير محتوى المفاهيم الموجودة بالفعل ، وتظهر مفاهيم جديدة ، وتصبح بعض المفاهيم قديمة ، وتصبح المصطلحات التي تشير إليها غير صالحة للاستخدام.
عند استخدام مصطلحات متعددة المعاني (مصطلحات مترادفة) ، يجب ألا يغيب عن الأذهان أنه في وثيقة واحدة يمكن استخدام مصطلح في واحد فقط من معانيه. على سبيل المثال ، تعتبر مصطلحات "اتفاق" و "عقد" و "اتفاق" مصطلحات مترادفة ، لكنها تختلف في ممارسة تطبيقها. في قانون العمل نحن نتكلما عقد التوظيف(عقد)؛ في المعاملات المدنية - تسمى المعاملات الثنائية والمتعددة الأطراف بالعقود ؛ في نشاط التجارة الخارجية ، يستخدم مصطلح "عقد" بشكل أكثر شيوعًا ؛ الاتفاقات في عدد من المجالات الأخرى ثابتة في الاتفاقات.
ميزة أخرى لخطاب العمل. تستخدم الاختصارات في خطاب العمل. هناك نوعان رئيسيان من الاختصارات:
1. المعجم (الاختصارات) - الكلمات المركبة التي تتكون عن طريق إزالة جزء من الحروف المكونة لها من أجزاء من الكلمات: CIS، LLC، Ministry of Emergency Situations، Nuclear Power Plant، GOST، GUM، Roskomzem، كبير المحاسبين، رئيس، نائب، القوات الخاصة .
2. الرسوم البيانية - التسميات المختصرة للكلمات المستخدمة في الكتابة: gr-n ، dot ، railway ، sq. م وغيرها.
يجب استخدام الحروف بشكل رسمي فقط. الاختصارات المقبولةوالتعيينات والشروط. أسماء المؤسسات والمنظمات والمناصب والألقاب ووحدات القياس ، اسماء جغرافيةويجب أن يتطابق الآخرون تمامًا مع الأسماء الرسمية.
ميزة أخرى لخطاب العمل هي استخدام الإنشاءات ذات التبعية التسلسلية للكلمات في الحالة المضافة أو الآلية:
- نقدم لك خيارات للحلول (ماذا؟) إعادة بناء أنظمة التدفئة والتهوية والتركيبات الصحية للمباني السكنية ومباني المكاتب.
- نحن نشارك بشكل كامل الحاجة (ماذا؟) لمزيد من المناقشة حول قضايا محددة للتعاون المحتمل.
- حسب قائمة الأحداث الرئيسية لتحضير وعقد الاحتفال بالذكرى الستين للنصر في الحرب الوطنية العظمى التي وافق عليها رئيس الاتحاد الروسي (ماذا؟) ...
وفقا للجدول الزمني...
يتميز خطاب العمل باستخدام العبارات مع الأسماء اللفظية. نشط للغاية في خطاب العمل ، بدلاً من الأفعال ، يتم استخدام تراكيب من الأسماء اللفظية مع معنى الفعل: للمساعدة (وليس للمساعدة) ، للمساعدة (وليس للمساعدة) ، للتنظيف (وليس التنظيف) ، الدعم (وليس الدعم) ، لإجراء الإصلاحات (وليس الإصلاح).
بساطة العرض ، غلبة الجمل الشائعة البسيطة مهمة للكتابة. سمة من سمات أسلوب العمل هي الاستخدام السائد للجمل الشائعة البسيطة ، جزء واحد (مع عضو رئيسي واحد - الموضوع أو المسند) أو جزأين (مع عضوين رئيسيين - الموضوع والمسند) مع دوران منفصل (تشاركي ، ظرف ، تعريفات منفصلة), كلمات تمهيديةواقتراحات مثل:
- نظرًا للفعالية المنخفضة للغاية لاستخدام ممتلكات المدينة التي ساهمت في رأس المال المصرح به لـ JV "MIO" ، فضلاً عن عبء العمل غير الكافي لأسطول المركبات وعدم ربحيته ، نطلب منك حل مشكلة نقل ملكية المدينة حصة في القسم المالي والاقتصادي لمبنى البلدية.
يُنصح بإعداد خطاب بشأن قضية واحدة. إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بالمنظمة في نفس الوقت بشأن العديد من القضايا غير المتجانسة ، فمن المستحسن القيام بذلك رسائل فرديةلكل منهم.
في نص خطاب واحد ، يمكن التعبير عن الطلبات أو الأسئلة الأخرى إذا تم نقلها إلى شخص واحد للتنفيذ.
بالإضافة إلى صيغ اللغة التقليدية ، توجد كلمات وعبارات أجنبية في المراسلات التجارية. في الممارسة العملية ، يلعبون دور الصيغ اللغوية. بعضها معروف والبعض الآخر أقل شيوعًا. يجب ألا يغيب عن البال أن الاستخدام كلمات اجنبيةيعطي طفيفًا من الطراز القديم ، ولكن في نفس الوقت يترك انطباع جيدمع شريك يعرف هذه الكلمات ويسمح لك بإرباك القارئ الخارجي.
إرشادي؛
مصاحب؛
ضمان؛
معلوماتية؛
عيد الشكر؛
تهنئة
هناك أيضًا خطابات طلب ، وخطابات استفسار ، وخطابات إشعار ، وخطابات استجابة ، وخطابات دعوة ، وما إلى ذلك. كل نوع من الرسائل له خصائصه الخاصة في الصياغة والتصميم.
رسائل الدعوة
عادةً ما يتم توجيه رسائل الدعوة مع اقتراح للمشاركة في الندوات والاجتماعات وغيرها من الأحداث إلى رئيس المنظمة ، وهو مسؤول معين ، ولكن يمكن أيضًا توجيهها إلى الفريق بأكمله. تشير الرسائل إلى شروط المشاركة ، ومكان ووقت الأحداث ، والزي الرسمي إذا لزم الأمر. تحتوي الرسالة عادةً على "المرفق" المطلوب ، والذي يُعلم البرنامج بالحدث.
خطابات الضمان
تتم كتابة خطابات الضمان لتأكيد بعض الوعود أو الشروط وهي موجهة إلى منظمة أو فرد. يمكن ضمان الدفع مقابل العمل المنجز والجودة ووقت تسليم المنتجات والدفع مقابل البضائع والإيجار وما إلى ذلك. تستخدم هذه الرسائل تعبيرات قياسية: "تضمن الشركة ، نحن نضمن ، نطلب منك إرسال النقد عند التسليم (نوع الضمان ) ، نحن نضمن الدفع ، ونضمن وقت التسليم ، ونضمن جودة المنتجات ... ".
تحتوي الرسالة عادةً على تفاصيل الدفع الخاصة بالمنظمة التي تضمن الدفع.
من المستحسن تنسيق نص الرسالة مع الخدمة القانونية. بالإضافة إلى توقيع رئيس المنظمة ، يجوز إصدار توقيع كبير المحاسبين. التوقيع مصدق عليه بختم.
طلب خطابات
هناك عدد كبير من المواقف التي تؤدي إلى طلبات نيابة عن الشركات والمنظمات والمؤسسات. عادة ما يتم بناء نص هذه الرسالة بالشكل التالي: في الجزء الرئيسي من المحتوى ، بيان بالسبب الذي دفع الطلب ؛ بيان الطلب نفسه ؛ في الجزء الأخير ، يتم التعبير عن الأمل في النتيجة المتوقعة. وعادة ما يتم التعبير عن الطلبات بعبارة "من فضلك ، من فضلك" ؛
الرجاء المساعدة ... ؛
الرجاء ارسالها الى عنواننا ...؛
الرجاء المشاركة ... ؛
أخبرونى من فضلكم...؛
أطلب منكم تصفية الدين ...؛
رجاءا اتخذ اجراء...
الغرض الرئيسي من هذه الرسالة هو إقناع وإثبات الحاجة إلى تلبية الطلب ، وبالتالي ، يحتوي نص الرسالة على أدلة مقنعة وحسابات وتقديرات وأسباب داعمة أخرى مرفقة مع "الطلب" المطلوب .
رسائل الرد
يبدأ نص خطاب الرد عادة بتكرار الطلب. علاوة على ذلك ، يتم تحديد نتائج النظر في الطلب ، ويكون الرفض محفزًا (إذا كان هذا خطاب رفض) ويتم ذكر الرفض نفسه.
عادةً ما تشير طبيعة المعلومات الواردة في خطاب العمل إلى تناوب المعلومات المتوقعة في خطاب الاستجابة ، أي في المراسلات التجارية ، يعمل مبدأ التوازي من حيث المحتوى ، والذي ينعكس في لغة مراسلات الاستجابة. هذا يعني:
1. وجود ارتباط في خطاب الرد بالرسالة الأصلية وموضوعها ؛
2. استخدام نفس وسائل التعبير اللغوية (المصطلحات في المقام الأول) في كلا الحرفين.
3. إمكانية مقارنة أحجام المعلومات وجوانب المحتوى في كلا الحرفين.
4. التقيد بتسلسل معين في عرض جوانب المحتوى.
يجب أن تمتثل نصوص رسائل الرد للمهام الواردة في قرارات القادة.
القاعدة الأولى والأساسية - لا تؤجل الإجابة ، لا تجعل مراسلك ينتظر. إذا تطورت الظروف بطريقة لا يمكنك الإجابة عليها وقت ثابت، أبلغ المرسل إليه بهذا ، وكذلك المواعيد النهائية التي يمكنك فيها إعطاء إجابة نهائية. احرص على الاعتذار عن التأخير مع الإشارة إلى السبب الموضوعي.
يشير خطاب الرد إلى رقم وتاريخ المستند الذي يتم الرد عليه. لم يتم تضمين هذه المعلومات في نص الرسالة ، ولكن في مكان معينورقة ذات رأسية أو قبل عنوان مستند ليس على ورق ذي رأسية.
يستخدم الأشكال التاليةبيانات إخلاء المسؤولية:
- تم رفض عرضك للأسباب التالية ...
تم رفض مسودة اتفاقية الإجراءات المشتركة المرسلة إلى عنوانك للأسباب التالية ...
- نحن آسفون ، لكن شركتنا لا تقبل عرضك ...
رسائل الشكر
في الآونة الأخيرة ، أصبحت رسائل الامتنان مستخدمة على نطاق واسع في المراسلات التجارية.
شكرا لك الرسائل هي القواعد اخلاق حسنهالعلاقات بين الشركاء. في الشراكات ، يجب أن تكون قادرًا ليس فقط على السؤال ، ولكن أيضًا أن تشكر على الخدمات المقدمة ، وعلى عقد أي أحداث بشكل مشترك ، وعلى إرسال التهاني ، وتنظيم حفل استقبال ، وما إلى ذلك.
يمكن إصدار الخطاب على شكل خطاب أو على شكل نموذج ملون) من خطاب شكر. في حالة إصدار الخطاب على ورق ذي رأسية ، يتم تسجيله في في الوقت المناسب. الخطاب الذي يتم وضعه على شكل خطاب شكر لا يخضع للتسجيل ؛ يمكن لصق ختم على "التوقيع" المطلوب. نظرًا لأن الرسالة شخصية بطبيعتها ، فلا يوصى بتوضيح "المؤدي" المطلوب فيها. تستخدم نصوص الحروف شكلاً نموذجيًا للعرض:
- أعبر عن امتناني ... ؛
- ممتن بصدق ... ؛
- نعترف بامتنان ... ؛
- شكرًا لك...؛
- شكرا لك على...
تغطي الرسائل
يتم تجميع خطابات الغلاف لإبلاغ المرسل إليه عن اتجاه أي مستندات. يتكون نص الرسالة من جزأين: رسالة حول المادة المرسلة وتوضيح المعلومات (المرفقات). عادةً ما يكون نص خطاب الغلاف قصيرًا جدًا ويتناسب مع تنسيق A5 ولا يحتوي على عنوان مستقل. تبدأ رسائل الغلاف عادةً بالكلمات:
- إرسال المعلومات ... ؛ - يسعدنا أن نقدم لك (نوصي) ... ؛
- نقدم لكم ... ؛
- نحن على يقين من أنك ستكون مهتمًا جودة عاليةمنتجات..؛
- نعلمكم أن ... ؛
- نود أن نعلمك أن...؛
نتطلع إلى مزيد من التعاون ...
تعد المراسلات التجارية جزءًا لا يتجزأ من حياة كل شخص تقريبًا. في هذا الشكل يكون من الأنسب الاتصال بالسلطات والزملاء والمنظمات المختلفة. يعد خطاب الطلب أحد أكثر أنواع هذا النوع من الاتصالات شيوعًا ، لأن كل شركة قد تحتاج إلى رأي خبير في أي مجال ، أو مساعدة من مختلف الهياكل المالية أو الإدارية. ستناقش هذه المقالة كيف تحتاج بالضبط إلى كتابة خطاب طلب ، بالإضافة إلى مثال على هذا النوع من الاستئناف.
هيكل الرسالة
بالطبع ، يعتمد محتوى وهيكل خطاب العمل على من يكتبه وإلى من يتم توجيهه. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكن لرئيس منظمة ، في إشارة إلى مرؤوسيه أو شركائه على المدى الطويل ، كتابة خطاب أقصر ، ولكن من أجل الحصول على دعم المنظمات العليا أو طلب المساعدة من مختلف المتخصصين ، غالبًا ما تحتاج إلى الكتابة طلب أطول. من الضروري إثارة اهتمام المرسل إليه وإقناعه بدعمك. لنبدأ بالإصدار الأطول.
مقدمة
بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى إنشاء "رأس" للرسالة ، تشير فيه إلى اسم مؤسستك وتفاصيلها ، بالإضافة إلى معلومات حول من ترسل الرسالة إليه. يمكن أن يكون مثل شخص معين(على سبيل المثال ، رئيس شركة) أو مجموعة (موظفو قسم في شركتك أو شركائك). ويتبع ذلك تحية: إذا كنت تخاطب شخص معين، يجب أن تخاطب بالاسم: "عزيزي إيفان بتروفيتش!". إذا كتبت إلى الفريق ، فإن النداء "الزملاء الأعزاء!" ، "أعزائي موظفي القسم!" ممكن.
سبب الطلب والغرض منه
تحتاج أولاً إلى تبرير سبب اتصالك بهذا الشخص بعينه. وفقًا لذلك ، يمكنك أن تبدأ الحرف بالعبارات التالية:
- أنت خبير متميز في ...
- لقد كنت دائمًا منخرطًا في شؤون منظمتنا ...
- قسمك يقود ...
- يمكنك حل أكثر القضايا تعقيدًا في مجال ...
- على مر السنين ، تراكمت الخبرة الإيجابية بين ...
- يرجع ذلك إلى حقيقة أن…
- من أجل حل الموقف ...
- لتطوير الأعمال ...
- من أجل الإنجاز أفضل النتائجالخامس…
- لحل النزاعات ...
بيان الطلب
أخيرًا ، يجب أن تذكر طلبك بالفعل. يجب أن يكون النص نفسه موجزًا ، لكن يحتوي على وصف كاملما تحتاجه بالضبط حتى لا يكون لدى المرسل إليه أي أسئلة. أيضًا ، يجب أن يكون الطلب محددًا ، أي إذا كنت تطلب خدمة ، فأنت بحاجة إلى الإشارة إلى التكلفة أو الكمية الدقيقة ، والتواريخ المطلوبة ، وما إلى ذلك.
يُنصح ببدء الطلب بالكلمات التالية:
- الرجاء مساعدتنا في حل هذه المشكلة ...
- أطلب منك ...
- الرجاء إبلاغ / إرسال / إبلاغ لي ...
- أطلب موافقتك على ...
ثم يمكنك كتابة الفائدة التي سيحصل عليها المرسل إليه إذا تمت الإجابة على طلبك بشكل إيجابي أو شرح أهمية وضرورة حل مشكلتك.
مثال على الرسالة:
Dari Dobro LLC مركز مساعدة العائلات الكبيرة وذات الدخل المنخفض
إلى الرئيس التنفيذي
JSC "Chitaina" Ivanov A. G.
عزيزي الكسندر جيناديفيتش ،
تشارك شركتك دائمًا في شؤون مؤسستنا ، وتساعد في العديد من العروض الترويجية لعدة سنوات. نظرًا لحقيقة أننا في 20 أغسطس 2016 ننظم حدثًا يهدف إلى مساعدة العائلات على إعداد أطفالهم للمدرسة ، نأمل مساعدتكم. لجميع الأطفال الحق في طفولة سعيدة ، والأسر الفقيرة ، مثلها مثل أي شخص آخر ، تحتاج إلى المشاركة والدعم.
نطلب منك المشاركة في حملة "أوصل طفلك إلى المدرسة" والتفكير في تخصيص اللوازم المدرسية لها. نحن بحاجة إلى قرطاسية لـ 50 طفلاً من عائلات منخفضة الدخل.
بالطبع ، إذا وافقت على مساعدتنا ، فإننا نعدك بدورنا بالإعلان عن منتجات شركتك في إطار عملنا. دعونا نجلب الفرح للأطفال معا!
بإخلاص،
مدير المنظمة Vasilyeva N.I.
خطاب طلب- أحد أكثر الخيارات شيوعًا لمراسلات الأعمال. بين رواد الأعمال ، يتم استخدام هذه الرسائل عندما يتوجه ممثلو منظمة إلى أخرى بطلب للحصول على خدمة. يمكن تطبيق هذه الرسائل بشكل مطلق حالات مختلفة، على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى الحصول على معلومات حول المنتجات ، أو الاطلاع على عينات المنتج ، أو مقابلة مسافر من رجال الأعمال ، أو الاتفاق على بعض الإجراءات ، وما إلى ذلك.
قواعد لكتابة خطاب الطلب
نلفت انتباهك إلى تنزيل نموذج عام لمثل هذا المستند:
ملفات افتح هذه الملفات على الإنترنت 2 ملف
لا يحتوي خطاب الطلب ، لأسباب واضحة ، على نموذج موحد ، ولكنه على الرغم من ذلك ، فهو شكل من أشكال وثيقة رسمية. لهذا السبب ، عند تجميعها ، من الضروري الالتزام بمعايير معينة ، القواعد المعمول بهاحفظ السجلات وأخلاقيات العمل. قبل الانتقال مباشرة إلى القواعد الأساسية لتجميعها ، تجدر الإشارة إلى أنه يمكن توجيهها إلى مجموعة من الأشخاص (على سبيل المثال ، المديرين ، وموظفي قسم المحاسبة ، والمحامين ، وما إلى ذلك) وإلى مرسل محدد.
مثل أي وثيقة أخرى ، يجب أن تحتوي هذه الرسالة جزء تمهيدي، يسمى:
- معلومات عن الشركة المرسلة للطلب والشركة الموجه إليها الطلب ؛
- سبب الاستئناف ("بسبب التأخير" ، "فيما يتعلق بالاستلام" ، "بناءً على النتائج" ، إلخ) ؛
- الإشارات إلى الأساس ("على أساس اتفاق شفهي" ، "على أساس المفاوضات" ، "على أساس محادثة هاتفية" ، إلخ) ؛
- الغرض من الاستئناف ("حل المشكلة" ، "من أجل تجنب التعارض" ، "من أجل القضاء على الانتهاكات" ، وما إلى ذلك).
تليها الجزء الرئيسيالمتعلقة مباشرة بالطلب. يجب التعبير عنها باستخدام أي شكل مشتق من الفعل "يسأل" ("نطلب منك" ، "نقدم طلبًا" ، وما إلى ذلك) ، وبما أن هذه الرسالة ، على أي حال ، هي التماس لنوع من الخدمة ، يجب أن تكون مكتوبة بطريقة محترمة. من الجيد أن يسبق الطلب مجاملة ("معرفة فرصك العظيمة" ، "الإعجاب بمواهبك التنظيمية" ، إلخ).
إذا كانت الرسالة تحتوي على عدة طلبات في وقت واحد ، فيجب الإشارة إليها في فقرات أو فقرات منفصلة.
تنص قواعد المراسلات غير المعلنة بين المنظمات على أنه يمكن أيضًا إرسال الرد على طلب متعدد المراحل في رسالة واحدة ، مع تعليقات منفصلة على كل عنصر. وتجدر الإشارة إلى أن هذا النوع من المراسلات يقلل من حجم سير العمل ، وبالتالي يقلل من وقت قراءة هذه الرسائل ومعالجتها.
إذا كانت الرسالة تتضمن ردًا على فترة معينة، ثم يجب الإشارة إلى هذا بشكل صحيح قدر الإمكان في نص الرسالة.
إرسال واستقبال الرسائل ، كقاعدة عامة ، أمناء المنظمة (في الشركات الكبيرةالإدارات بأكملها تفعل هذا. بعد التجميع أو القراءة ، يقومون بتمريرها إلى رئيس المؤسسة للمراجعة. الاستثناءات هي الرسائل التي تم وضع علامة "سرية" أو "في متناول اليد" - يتم إرسال هذه الرسائل مباشرة إلى المرسل إليه.
تعليمات لكتابة خطاب طلب
نظرًا لأن هذه الرسالة جزء من مراسلات الشركة ، يجب أولاً الإشارة إلى المؤلف ، وهي: اسم الشركة المرسلة وعنوانها الفعلي ورقم هاتف الاتصال. ثم تحتاج إلى إدخال بيانات حول المرسل إليه: أيضًا اسم المؤسسة والمستلم المحدد. علاوة على ذلك ، في منتصف السطر ، يمكنك الإشارة على الفور إلى أن هذا خطاب طلب (ولكن هذا ليس ضروريًا).
الجزء التالي من الرسالة يتعامل مباشرة مع الطلب. في السابق ، من المستحسن إثباته وبعد ذلك فقط يتم التعبير عن جوهر الطلب. في النهاية ، يجب توقيع الخطاب (من الأفضل أن يتم ذلك من قبل رئيس الشركة أو شخص موثوق به) ، بالإضافة إلى تاريخ إنشاء المستند.
كيف ترسل رسالة
يمكن أن تسمم الرسالة بريد إلكترونيأو عبر الفاكس - هذا سريع ومريح ، ومع ذلك ، فإن الإرسال المحافظ عبر البريد الروسي سيسمح لك بإضفاء الطابع الرسمي على الرسالة بطريقة قوية وجذابة. على سبيل المثال ، يمكنك تقديم طلب كتابي بخط اليد بخط جميل أو طباعة النص على ورق جيد وباهظ الثمن.
الانتباه إلى مثل هذه التفاهات سيوضح للمرسل إليه مدى احترام الخصم له ، وسيؤكد مرة أخرى على أهمية الطلب. الشيء الوحيد الذي يجب تذكره هو أن الرسائل عبر البريد العادي تستغرق وقتًا طويلاً ، لذلك يجب إرسال الرسالة مسبقًا حتى يتم تسليم المستند إلى المستلم في الوقت المحدد.
بعد إرسال الخطاب
هذه الرسالة ، مثل أي وثيقة أخرى ، يجب أن تكون مسجلة في مجلة الوثائق الصادرة. وبالمثل ، يسجل مستلم الرسالة وصول المراسلات. في حالة حدوث سوء تفاهم في العلاقات التجارية ، فإن إصلاح حقيقة إرسال الرسائل واستلامها سيساعد في تسوية الموقف بسرعة.
أمثلة على صياغة خطابات الطلب مع الإيضاحات
لذلك ، توصلنا إلى أن خطاب الطلب هو خطاب يحتوي على طلب للمستلم. الغرض من النص هو تشجيع المستلم على القيام بعمل يعود بالفائدة على المرسل. يجب أن يحتوي الخطاب على طلب مصاغ ومبرره. من المستحسن صياغة الطلب بطريقة تبرر لماذا يجب أن يكون من المفيد للمستلم الامتثال للطلب. يجب ألا يعرف المرسل قواعد تأليف النص فحسب ، بل يجب أيضًا أن يأخذ في الاعتبار الفروق الدقيقة النفسية. بعد ذلك ، ضع في اعتبارك أمثلة قوالب محددة ، اعتمادًا على الموقف.
خطاب طلب تخصيص الأموال
يتم تحرير الخطاب في حالة ضرورة الحصول على مخصصات الأموال من الدولة أو الكفلاء أو الأفراد.
من منظمة "مساعدة المتقاعدين" غير الحكومية
عضو الجمعية التشريعية
إيفانوف الأول.
مرحبا ايفان ايفانوفيتش. أنا ممثل منظمة "مساعدة المتقاعدين" غير الربحية. نحن منخرطون في مساعدة المتقاعدين غير المتزوجين: نحضر الطعام ونساعد في التنظيف والإصلاح.
منظمتنا موجودة منذ 5 سنوات. في السابق ، تعاملنا مع تمويل الأنشطة بأنفسنا ، ولكن بسبب توسع المنظمات غير الحكومية ، بدأت الأموال غير كافية. نحن بحاجة إلى المال لاستئجار المباني ودفع رواتب الموظفين وشراء المعدات.
في اجتماع عقدته الحكومة مؤخرا ، أشار الرئيس إلى الوضع الصعب للمتقاعدين وأشار إلى أن الوضع يحتاج إلى تغيير عاجل. في هذا الصدد ، أطلب منك 200000 روبل لاحتياجات المنظمة غير الحكومية لمساعدة المتقاعدين.
مع خالص التقدير ، بتروفا أ.
توضيح:
النص أعلاه مكتوب وفقا للقواعد. هو عنده:
- اسم المنظمة غير الربحية وشرح لأنشطتها.
- طلب المال وشرح حاجتهم (المال مطلوب للإيجار والرواتب).
- اذكر الرئيس. من الضروري تبرير فوائد الرعاية للمسؤول. ما هي اهتمامات النائب؟ في النمو الوظيفي. ستساعد مساعدة المنظمة في تحقيق هذا الهدف.
يشار أيضًا إلى المبلغ المحدد للأموال التي تحتاجها منظمة تجارية.
كتاب طلب لتوريد البضائع
عادة ما يتم إرسال الخطاب إلى شركاء الشركة. في النص ، من المستحسن تبرير المنفعة المتبادلة لكلا الشركتين.
رئيس AAA
إيفانوف الأول.
من رئيس شركة BBB
بيتروفا ب.
مرحبا ايفان ايفانوفيتش. نود أن نطلب مجموعة من المنتجات من شركتك (حدد). لقد أصبحنا مهتمين بمنتجك في معرض إقليمي.
إذا كنت توافق ، فيرجى إخبارنا بشروط التسليم والشروط المناسبة لك. نحن نضمن الدفع في الوقت المناسب. نأمل أن يكون هذا بداية للتعاون متبادل المنفعة.
جهات الاتصال لدينا: (حدد).
مع خالص التقدير ، بوريس بوريسوفيتش.
خطاب طلب الخصم
عادة ، يتم إرسال هذه النصوص إلى موردي الشركة. على سبيل المثال ، منظمة تنظم المعارض. لديها مورد - دار طباعة توفر الكتيبات ، والحوامل ، والكتيبات والمزيد. تكلفة الخدمات مرتفعة للغاية. جاءت الأزمة وأصبح من الصعب على الشركة دفع ثمن بضائع المطبعة. قد يكون هذا سببًا لطلب الخصم.
رئيس شركة "فوستوك"
إيفانوف الأول.
من رئيس شركة "ويست"
بيتروفا ب.
مرحبا ايفان ايفانوف. تأثرت منظمتنا بالأزمة المالية. انخفض عدد العقود المبرمة معنا بنسبة 20٪. لسوء الحظ ، لم تؤثر الأزمة علينا فحسب ، بل أثرت أيضًا على عملائنا. لا يمكن للأشخاص الدفع مقابل خدماتنا بنفس المبلغ كما كان من قبل. لذلك ، قدمنا خصمًا بنسبة 25٪ على التذاكر.
نظرًا للوضع المالي الصعب ، تطلب منك شركتنا خصمًا بنسبة 15٪ للأشهر الستة المتبقية من التعاون بموجب العقد.
لقد أرسلنا رسائل نطلب فيها خصمًا لجميع موردينا. إذا قدم لنا 20٪ من شركائنا شروط مربحة، ستقف شركتنا في الأوقات الصعبة ولن تغلق. لقد حصلنا بالفعل على خصم من قبل الملاك وشركة الهاتف.
مع خالص التقدير ، بوريس بيتروف.
توضيح:
تحتوي الرسالة على النقاط المهمة التالية:
- شرح الحاجة للخصم.
- إشارة الحجم الدقيقالخصومات والشروط.
- إشارة غير مباشرة إلى أنه إذا لم تقدم الطابعة خصمًا ، فسوف تنهي الشركة العقد.
يجب كتابة النص بحيث تتم قراءة الرسالة حتى النهاية والموافقة على الشروط المقترحة.
كتاب طلب تخفيض الإيجار
الإيجار "يأكل" ميزانيات معظم المنظمات. يسمح تخفيضها للشركة بالبقاء واقفة على قدميها في الأوقات الصعبة. يجب إرسال الخطاب إلى المالك.
رئيس Plus
إيفانوف ب.
من رئيس شركة "مينوس"
بيتروفا آي.
مرحبا بيتر بتروفيتش. تأثرت شركتنا بالأزمة المالية. انخفضت القوة الشرائية للمستهلكين ، وانخفضت عائدات الأعمال. في هذا الصدد ، نطلب منك تخفيض الإيجار بنسبة 10٪.
طوال وقت تعاوننا ، لم نتأخر أبدًا في المدفوعات. نأمل أن تقدموا لنا تنازلات وسنحتفظ بها علاقة عمل. نحن نضمن دفع الإيجار في الوقت المناسب ، على الرغم من الظروف المالية الصعبة.
مع خالص التقدير ، إيفان إيفانوفيتش.
توضيح:
من المهم الإشارة في الخطاب إلى أن الشركة أوفت سابقًا بالتزاماتها بالكامل. يجب أن يتأكد المالك من أن المالك سيستمر في سداد المدفوعات. يجب أن يفهم المستلم أيضًا أنه إذا لم يوافق على الشروط المقترحة ، فسيرفض المستأجر خدماته.
كتاب طلب سداد الديون
غالبًا ما تنشأ الديون في التفاعل بين الشركات. إذا تم تعيين المنظمة على مواصلة التعاون مع الطرف المقابل الذي عليه دين ، يتم إرسال خطاب طلب.
إيفانوف الأول.
سيدوروفا ب.
عزيزي إيفان إيفانوفيتش ، نطلب منك سداد ديون شركتنا بمبلغ 200000 روبل. طوال هذا الوقت ، واصلنا التعاون معك ، على أمل مواصلة العلاقات التجارية. ومع ذلك ، فنحن مضطرون الآن إلى تعليق تقديم الخدمات بسبب نقص المدفوعات.
مبلغ دينك 200000 روبل. يُرجى الدفع بحلول 1 آذار (مارس) 2017. إذا لم يتم سداد الدين ، فسنضطر إلى حل المشكلة في المحكمة.
مع خالص التقدير ، بيتر بتروفيتش.
توضيح:
يجب أن تتضمن الرسالة العناصر التالية:
- المبلغ الدقيق المستحق.
- تاريخ سداد الدين.
- الإجراءات التي ستتخذها الشركة إذا لم يتم استلام المدفوعات.
يمكن أن يشير النص إلى تعاون ناجح طويل الأمد مع المنظمة. يجب أن يكون طلبًا وليس طلبًا. يتم تقديم الطلب وفقًا لقالب مختلف.
خطاب طلب الدفع المؤجل للمورد
زودت المنظمة الشركة بدفعة من المنتجات ، لكنها لم تدفع ثمنها. تشكل الدين ، لكن المدين ليس لديه أموال لدفعه. في هذه الحالة ، من المنطقي كتابة خطاب طلب للتأخير.
رئيس شركة "أين المال"
سيدوروف ب.
من رئيس شركة "المال على وشك أن يكون"
إيفانوفا آي.
عزيزي بيتر بتروفيتش ، لم نسدد ديون 200000 روبل. نحن لا نخجل من ديوننا ، لكننا الآن لا نستطيع سداد مدفوعاتنا بالكامل بسبب الوضع المالي الصعب.
على مدار عامين ، حافظنا على علاقات تجارية ناجحة معك ، ولم تفوتنا المواعيد النهائية للدفع. اليوم نطلب دفعة بالتقسيط. شركتنا على استعداد لدفع الدين على مرحلتين:
- سنودع 100000 روبل بحلول 1 مارس 2017.
- سيتم دفع 100000 روبل قبل 1 أبريل 2017.
نعدك بالدفعات في الوقت المناسب. شكرا لتفهمك.
مع خالص التقدير ، إيفان إيفانوفيتش.
خطاب طلب الدفع لمؤسسة أخرى
يمكن سداد ديون الشركة من قبل منظمة أخرى. بالطبع كيانلن تدفع أسهمًا من هذا القبيل تمامًا. عادة يتم إرسال خطاب طلب إلى مدين الشركة أو أي شخص آخر لديه التزامات تجاه الشركة.
إلى رئيس الشركة "المال على وشك أن يكون"
إيفانوف الأول.
من رئيس الشركة اين المال
سيدوروفا ب.
عزيزي إيفان إيفانوفيتش ، لديك دين لشركتنا بمبلغ 300 ألف روبل. منظمتنا عليها أيضًا دين لشركة أخرى بمبلغ 200000 روبل. نطلب منك سداد ديوننا للدائن بمبلغ 200000 روبل. في المقابل ، سنزودك بخطة تقسيط لميزان الدين الذي طلبته سابقًا. شكرا لتفهمك.
مع خالص التقدير ، بيتر بتروفيتش.
خطاب طلب المساعدة في حل المشكلة
يمكن أن تواجه أي شركة مشاكل معقدة لا يمكن التعامل معها دون مساعدة خارجية. يمكن إرسال خطاب طلب المساعدة إذا لزم الأمر ، على سبيل المثال ، عقد الأحداث. تم إرسال الطلب إلى المنظمات التجارية، هياكل الدولة.
مدير AAA
بيتروف ب.
من منظمة عامة
"نعطي الخير"
عزيزي بوريس بوريسوفيتش ، أنا ممثل المنظمة العامة "Giving Good". نحن منخرطون في تنظيم وإقامة إجازات للأطفال من دار الأيتام.
نطلب مساعدتكم في تنظيم الإمدادات الغذائية للعطلة. بالطبع في هذا الحدث سنذكرك أنت وشركتك. وسيحضر الاحتفال ممثلو المجلس التشريعي والجمهور.
يمكنك الاتصال بنا عبر الهاتف XXX
مع خالص التقدير ، إيفان إيفانوفيتش.
تلخيص
دعونا نجمع بين جميع القواعد لكتابة خطاب طلب. تحتاج أولاً إلى تقديم نفسك ، أخبر عن أنشطتك. لكن لا ينبغي استخلاص الجزء التمهيدي. هدفنا هو تشجيع المتلقي على قراءة الرسالة. إذا كان النص طويلاً جدًا ، فمن غير المرجح أن يقرأه المستلم حتى النهاية. ثم عليك أن تبدأ في تقديم طلبك. الدقة مطلوبة: بيان الشروط ، مبلغ التمويل. من المهم أن نفهم أن المستلم يجب أن يشعر بالفائدة. لذلك ، يجب أن يوضح الخطاب لماذا سيكون من المفيد للمنظمة الامتثال للطلب. في النهاية ، عليك أن تقول وداعًا بأدب ودون تملق.
خطاب الغلاف هو نوع من خطاب العمل مطلوب لوصف حزمة المستندات المرسلة إلى المرسل إليه إذا كانت هذه المستندات لا تحتوي على جزء العنوان.
هكذا، تحميل المعلومات تغطية الحرفلا يحمل ، ولكنه يؤدي ثلاث وظائف مهمة:
- يؤكد حقيقة الإرسال ؛
- يقدم قائمة بالوثائق المرسلة والتعليمات للتعامل معها ؛
- بفضل بيانات التسجيل ، يسمح لك بتحديد تاريخ الاستحقاق.
مثل معظم خطابات الأعمال ، يتم إصدار خطاب تغطية على ورق الشركة واستلام رقم التسجيل الصادر الخاص بالمرسل. لقد قمنا بتحليل قواعد تنسيق الخطابات الرسمية بالتفصيل أكثر من مرة في المجلة ، لذلك سنركز الآن على ميزات خطاب الغلاف.
يوجد تحليل مفصل لرسالة تجارية مع العديد من عينات تكوينها في المقالة " صنع خطاب عمل »
أنماط الخطاب
أساس خطاب الغلاف هو قائمة المرفقات. نص المستند قصير ومقسّم بشروط إلى جزأين:
- رسالة حول إرسال المستندات,
- طلب الرد في الوقت المناسب (التعارف ، الموافقة ، إعادة نسخة موقعة ، إلخ).
يبدأ الجزء الأول عادةً على النحو التالي:
- "وفاء ... نرسل لك ..." ،
- "نحن نرسل لك ..."
- "نقدم لكم ..."
بعد ذلك ، يمكنك تحديد الغرض من إرسال المستندات: "كى يوافق", "للتعريف", "للتوقيع", "لملء"(إذا كنا نتحدث عن نموذج استبيان أو استبيان). نوصي باستخدام الكليشيهات "الإرسال إليك" أو "الإرسال إليك" ، لأن يمكنك إرسال شيء ما للمراجعة فقط ، ولكن ليس للتوقيع أو الموافقة.
يمكن أن يحتوي الجزء الثاني على الكلمات التالية:
- "الرجاء التوقيع والختم وإرسال نسخة واحدة إلى عنواننا ..." ،
- "نطلب منك التفكير والإرسال إلى عنواننا في غضون الفترة الزمنية التي يحددها القانون ..." ،
- "أطلب منكم إرسال نسخة واحدة من المحضر حسب الأصول ..." إلى عنواننا.
الدعائم "علامة وجود التطبيقات"
كما حددنا بالفعل ، فإن الشيء الرئيسي في خطاب الغلاف للمستندات هو المرفقات. لهذا انتباه خاصسنخصص لمسألة تسجيل هذه الدعائم. بغض النظر عن كيفية إعداد الطلب ، تتطلب ممارسة الاستئناف التجاري قائمة كاملة بالوثائق المرفقة بالرسالة ، مع الإشارة إلى عدد النسخ وعدد الأوراق في كل منها. بدون هذه المعلومات ، ستفقد رسالة الغلاف كل معانيها.
لذا، عندما يتم الإبلاغ بالفعل عن المستندات المطلوب إرسالها في نص الرسالة، لا يستحق إدراج أسمائهم مرة أخرى. يكفي تحديد عدد الأوراق والنسخ. انظر المثال 1.
مثال 1
جزء من النص وملاحظة حول وجود تطبيق (يشار إلى اسم التطبيق في نص الحرف)
إذا لم يتم الإشارة إلى التطبيق في نص الرسالة ، بالإضافة إلى البيانات الكمية ، يجب تحديد اسمه. إذا تضمنت الحزمة عدة مستندات ، يتم ترقيم المرفقات. انظر المثال 2.
تصغير العرض
مثال 2
جزء من النص وعلامة حول وجود التطبيق (يشار إلى اسم التطبيق في العلامة حول وجوده)
تصغير العرض
على الرغم من أن GOST R 6.30-2003 يقول ذلك عند إدراج عدة تطبيقات في العلامة حول توفرهاكلمة التعميم قبل القولون في صيغة المفرد"الملحق" ، في مثل هذه الحالات ، ما زلنا نوصي بكتابته جمع"التطبيقات:" ، كما أوضحنا في المثال 2.
أولاً ، إنه صحيح من وجهة نظر قواعد اللغة الروسية. وثانيًا ، قام مطورو GOST أنفسهم لاحقًا بـ "تصحيح" عندما بدأوا في تقديم تفسيرات بشأن تطبيقه في توصياتهم المنهجية. انظر الاقتباسات من هاتين الوثيقتين أدناه. لكن الكثيرين يواصلون بعناد كتابة كلمة "ملحق:" بصيغة المفرد ، حتى لو تبعتها قائمة من عدة وثائق. لا تفعل ذلك ، وقد أوضحنا السبب.
جزء من المستند
تصغير العرض
GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق "
3.21. ... إذا كان الحرف يحتوي على مرفق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ ؛ في حالة وجود عدة تطبيقات ، يتم ترقيمها:
جزء من المستند
تصغير العرض
الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. القواعد الارشاديةلتنفيذ GOST R 6.30-2003
3.16. ... إذا كان للحرف تطبيق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ ، إذا كان هناك عدة تطبيقات ، فسيتم ترقيمها:
تم العثور على تناقضات أيضًا فيما يتعلق بكيفية كتابة كلمة "تطبيق" في نص الرسالة:بحرف صغير أو كبير ، بعلامة "لا" أو بدونها. الحقيقة هي أنه يمكنك الإشارة إلى اسم المستند المرفق في نص خطاب الغلاف بطرق مختلفة ؛ قارن نفسك ، بالنظر إلى المثال 3: في الحالة الثانية ، من المناسب الإشارة بين قوسين إلى أن المستند عبارة عن تطبيق ، وفي الحالات اللاحقة نوضح كيف يمكن القيام بذلك بطرق مختلفة. جميع الخيارات صحيحة ، من المهم فقط الالتزام بالتوحيد في الحرف. والأفضل من ذلك ، في تعليمات العمل المكتبي لمنظمتك (أو غيرها من الإرشادات المحلية قانون معياريمخصص لمثل هذه المشكلات) اختر خيارًا واحدًا وقم بإصلاحه ، ثم سيكون هناك توحيد في جميع المستندات وسيكون هناك ارتباك أقل بين فناني الأداء.
مثال 3
طرق مختلفةتحديد اسم التطبيق في نص الرسالة
تصغير العرض
بالنسبة للتطبيق المرتبط ، يمكن حذف عدد الأوراق (مثال 4).
مثال 4
وصف التطبيق المرتبط
تصغير العرض
عندما يكون هناك العديد من التطبيقات التي يكون من الأنسب إدراجها في ورقة منفصلة (ستسمى "جرد المرفقات بالرسالة من ... لا ...") ، فسيكون من الكافي الإشارة إلى هذا جرد في الرسالة (مثال 5).
مثال 5
إذا كان هناك العديد من التطبيقات ، فمن الملائم إدراجها في قائمة جرد منفصلة
تصغير العرض
إذا أرفقت بخطابك خطابًا آخر يحتوي على مرفق خاص به ، فأنت بحاجة إلى إبلاغ المرسل إليه بهذا (مثال 6).
مثال 6
مرفق الرسالة له مرفقه الخاص
تصغير العرض
أخيرًا ، إذا كانت رسالتك موجهة إلى عدة مؤسسات في وقت واحد ، وكان المرفق موجهًا إلى واحدة فقط منها (يتلقى الآخرون خطابًا للعلم فقط) ، فيجب ذكر ذلك أيضًا (مثال 7).
مثال 7
يتم إرسال المرفق إلى مستلم بريد إلكتروني واحد فقط من بين عدة مستلمين
تصغير العرض
يتم وضع علامة على وجود المرفقات أسفل نص الرسالة وفوق التوقيع. عادةً ما تكون هذه المسافات (المسافات البادئة) متساوية وتساوي تقريبًا 2-3 أسطر (يظهر هذا جيدًا في تصميم العينة للحرف بأكمله في المثال 9).
بواسطة قاعدة عامة، إذا كان المستند يحتوي على مرفقات ، فسيتم وضع علامة عليه حول وجودهم أسفل النص وفوق التوقيع ، وعلى المستندات المرفقة (لكل منها في الجزء العلوي الأيمن من الورقة الأولى) يتم كتابة أي مرفق به وثيقة هم (مع تعيين رقم الطلب ، إذا كانوا عدة) ، كما في المثال 8.
المثال 8
رقم الطلب وبيانات المستند الرئيسي في ورقة واحدة من التطبيق
تصغير العرض
لكن خطاب الغلاف له وظيفة محاسبية للمستندات المرسلة ، ويعمل كنوع من جرد المرفقات بالمغلف ، ولكن يتم إرسال المستندات المسماة في مثل هذه الرسالة مثل المرفقات بالفعل. إذا كان للرسالة وظيفة مختلفة (على سبيل المثال ، كان عرضًا ، وتقديم عرض لتوقيع اتفاقية وإدراج شروط التعاون المقترح) ، فسيكون الخطاب هو المستند "الرئيسي" في المعنى ، والمستندات المرفقة سيساعدها فقط على أداء وظيفتها. لكننا نتحدث عن خطاب تغطية ، وفي هذه الحالة يجب ألا "تفسد" المستندات المُعاد توجيهها بمعلومات حول "جرد الظرف" - أي لا تحتاج إلى تمييزها بهذا الشكل!
التوقيع والتسجيل مع المرسل
الموقع على خطاب العمل هو المسؤول نفسه كما هو الحال في المراسلات التجارية العادية (كقاعدة عامة ، إما رئيس المنظمة أو مدير أعلى مفوض). إذا كنا نتحدث عن إرسال مستندات المحاسبة الأولية ، فيمكن لكبير المحاسبين أيضًا توقيع الخطاب.
حتى لا يلجأ مستلم الخطاب لاحقًا إلى موقعه مع جميع الأسئلة التوضيحية (المشار إليها بالرقم 1 في المثال 9) ، يجب أيضًا الإشارة إلى المؤدي في هذه الوثيقة (المرجع نفسه ، انظر الرقم 2).
قبل إرسال خطاب الغلاف ، تحتاج إلى تعيين رقم صادر (يشار إليه بالرقم 3).
وسيقوم المرسل إليه بتخصيص رقمه الوارد له عند تسجيل حقيقة استلام المستند ، بينما يمكن الإشارة إلى تاريخ الاستلام والرقم الوارد عليه (بخط اليد أو بختم كما في المثال 9 - انظر الرقم 4) .
المثال 9
تغطية الحرف
تصغير العرض
المثال 11
نموذج خطاب التقديم للمتقدمين الأفراد
تصغير العرض
مفاجأة للمتقدمين - الأفراد
تنطبق الحاجة إلى كتابة خطاب تغطية للمستندات على الجميع ، بغض النظر عما إذا كانت منظمة أم فردي. في غضون ذلك ، عندما تأتي المنظمة شخص عادي، كقاعدة عامة ، لا يتم وضع رسالة إلى وثائقه. إنه لأمر مؤسف ، لأنه سيكون من الأنسب لك عدم حفظها وإصلاحها بنفسك بطريقة ما ، ولكن الحصول على المعلومات التي يكتبها الزائر: من ، وما هي المستندات ، وإلى أي من موظفيك ، ولماذا تنتقل. إذا كنت تتعامل بشكل منهجي مع الأفراد ، لا سيما في عدد من القضايا النموذجية ، وفي نفس الوقت تتلقى مستندات منهم يجب على مؤسستك أن تفعل شيئًا معهم ، فإننا نوصيك بتطوير نموذج خطاب تغطية لمثل هذه الحالات واطلب منه ذلك املأ كل زائر. انظر إلى نموذج النموذج في المثال 11.
ستقوم بتسجيل النموذج المكتمل وإعطاء نسخة من الخطاب مع الرقم الوارد لمقدم الطلب ، وإرسال حزمة المستندات المستلمة منه على طول الطريق المناسب. بعد ذلك ، بعد الاتصال للاستفسار عن مستنداته ، لن يسأل الشخص بعد ذلك عن "الكوخ في Malinovka" ، ولكن عن حرف معين به فهرس فريد.
الرجاء الرد خلال وقت محدد
ترغب العديد من المنظمات في تحديد الموعد النهائي للمرسل إليه فورًا في خطابات الغلاف الخاصة بهم ، ويمكن أن تختلف الأساليب من الأدب "الرجاء التوقيع على المستندات وإعادتها في غضون عشرة أيام"إلى حتمية "مدة الرد على الرسالة 5 أيام عمل".. هل يستحق الأمر أن تكتب هكذا؟ وكيف نتفاعل مع مثل هذه الظروف؟
أذكر ذلك وفقًا لقواعد تداول الأعمال. يجب تذكر هذا المعلم إذا لم يكن هناك موعد نهائي آخر في خطاب الغلاف.
فقط منظمة متفوقة ومسيطرة أو أي منظمة وكالة حكومية، ملزم لك وثيقة معيارية. يمكن للأطراف أنفسهم أيضًا الاتفاق وتوثيق الالتزامات التي تم التعهد بها طواعية:
المثال 10
يمكن تحديد الموعد النهائي للرد على خطاب في العقد.
تصغير العرض
وينص الاتفاق على إجراء إلزامي قبل المحاكمة لحل النزاعات والخلافات. يلتزم الطرف ، الذي يعتبر أن حقوقه بموجب هذه الاتفاقية قد انتهكت ، بإرسال مطالبة مكتوبة ومعللة إلى الطرف الآخر. الطرف الذي تلقى ادعاءً مكتوبًا ومسببًا ملزمًا بالنظر فيه وتقديم رد مكتوب مسبب في غضون 10 (عشرة) أيام التقويممن لحظة استلامها ...
عندما تتواصل الشركات ذات المكانة المتساوية (إذا لم يكن أحد فوقها قد سبق له فعل ذلك أو لم يضع هو نفسه قواعد التفاعل) ، يمكنك أن تطلب تسريع الإجابة ، لكن هذا يتطلب سببًا وجيهًا. على سبيل المثال: "الرجاء إرسال الملف المكتمل استبيانفي غضون أربعة عشر يومًا ، منذ ما قبل 01.10.2013 يجب علينا تقديم رد إلى وزارة الصحة في الاتحاد الروسي ". الأوامر في مثل هذه الحالات غير صحيحة ، بما في ذلك من وجهة نظر آداب العمل.
تخزين خطابات الغلاف
يصبح خطاب التغطية غير ضروري بمجرد أن يلتقط المقاول طلباته ويتأكد من اكتمالها. من الآن فصاعدًا ، سيستمر العمل عليها ، ويجب وضع علامة على الحرف كمكتمل ووضعه في الملف.
غالبًا ما يطرح السؤال حول كيفية تخزين خطابات الغلاف والمرفقات بها: بشكل منفصل أو معًا؟ عادةً ما يتم وضع مرفق برسالة في حالة خاصة محجوزة خصيصًا لهذا النوع من المستندات. لا يوجد مكان لخطابات الغلاف: يتم تخزين أعمال العمل المنجزة والفواتير والعقود والعديد من المستندات الأخرى بشكل منفصل وغالبًا لفترات زمنية مختلفة.
يجب أن تؤخذ هذه النقطة في الاعتبار عند تجميع تسمية القضايا. تقوم بعض الشركات (بكمية صغيرة من تدفق المستندات) بإنشاء ملف "Cover Letters" واحد ووضع جميع الأحرف من هذا النوع فيه ، بغض النظر عما تم إرفاقه بها. يتعين على الآخرين إنشاء عدة ملفات من خطابات الغلاف ووضعها في مصطلحات حالات التقسيمات الهيكلية. بعد ذلك ، على سبيل المثال ، ستنتقل الاتفاقية المرسلة إلى ملف "اتفاقيات الخدمة" ، ورسالة الغلاف الخاصة بها - إلى ملف "رسائل الغلاف الخاصة بالعقود الخاصة بالأنشطة الأساسية".
يحدث أيضًا أن تظل الرسالة مخزنة في الشركة ، لكن المرفق لا يزال كذلك. ينطبق هذا ، على سبيل المثال ، على مسودات المستندات (كما في المثال 9). مشروع اللائحة ليس وثيقة حتى الآن ومن المرجح أن يتم تصحيحه أكثر من مرة ، وليس من الضروري الاحتفاظ به.
كما ترى ، لا يوجد شيء معقد في كتابة خطاب التقديم ، ولكن يمكن أن يوفر ليس فقط المستندات الخاصة بك ، ولكن أيضًا الوقت.
قد تحدث صعوبة طفيفة ، كالعادة ، عندما تقوم الشركة بتنفيذ القاعدة لإعداد وتقديم للشحن مع حزمة من المستندات خطاب تغطية تم تنفيذه بشكل صحيح. ولكن يتم حل هذه المشكلة بكل بساطة عن طريق الإعداد هذه القاعدةفي اللوائح المحلية. ومن الصعب المبالغة في فوائده.
الحواشي
تصغير العرض
