• Reparație
• Reparație
• Design interior
• Despre tot
• Despre instalații sanitare

Ce documente sunt necesare pentru o călătorie de afaceri. Angajatul rămâne într-o călătorie de afaceri în weekend sau pleacă mai devreme într-o călătorie de afaceri. Forma foii de parcurs a unei mașini pentru o călătorie de afaceri

Din ianuarie 2015, aceasta este o schimbare foarte importantă care a fost pregătită în avans. Au intrat în vigoare și alte modificări, care determină procedura și caracteristicile trimiterii angajaților într-o călătorie de afaceri. Modificări și un nou Regulament privind călătoriile de afaceri au fost aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1595 din 29 decembrie 2014. (denumit în continuare regulament).

Cu toate acestea, în ciuda faptului că, s-ar părea, viața angajatorilor și angajaților a fost simplificată, apar o serie de întrebări cu privire la modul de acționare într-o anumită situație atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri în conformitate cu noile reguli. De exemplu, cum să luați în considerare cheltuielile acum, ce documente de la un angajat să accepte ca raport, cum să plătiți taxe pentru cheltuielile de călătorie etc. Vom lua în considerare aceste și alte caracteristici ale trimiterii în călătorii de afaceri în acest articol.

Situația #1. Este posibil să se accepte cheltuieli de călătorie de afaceri fără documente justificative ale cheltuielilor de călătorie și cazare, dar numai dacă există un raport (angajatul a folosit transportul personal și a locuit cu rude)?

Da, poti. Legislația actuală nu stabilește obligația unui angajat de a raporta cheltuielile Bani alocate ca diurne. În conformitate cu paragraful 10 din Regulament, nu este necesară confirmarea cheltuielilor diurne. Cu toate acestea, organizația este obligată să confirme faptul și durata șederii angajatului într-o călătorie de afaceri. Principala confirmare a acestui fapt sunt documentele de călătorie furnizate de angajat la întoarcerea la locul principal de muncă (clauza 7 din Regulament).

În caz de pierdere sau deteriorare gravă a documentului care confirmă călătoria, angajatul trebuie să furnizeze un duplicat sau o copie care este disponibilă pentru companie de transport care a efectuat transportul unei persoane, care ar trebui să reflecte timpul, costul, ruta călătoriei, precum și datele persoanei care este transportată (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 03-03-05 / 18 din 05.02.2010).

Dacă angajatul a călătorit la locul călătoriei de afaceri și înapoi cu vehiculul privat, atunci la întoarcere trebuie să furnizeze o notă și documente care confirmă utilizarea directă a mașinii (chitanțele de la benzinării, cecuri etc.), precum și un raport prealabil (clauza 7 din Regulament) . Dacă există mai mulți angajați, fiecare dintre aceștia trebuie să furnizeze separat documentele specificate (adică o notă și un raport).

Notă, o comandă de trimis într-o călătorie de afaceri este, de asemenea, o confirmare că angajatul se află într-o călătorie de afaceri.

În ceea ce privește confirmarea faptului de reședință a unui angajat cu rude sau cunoștințe, trebuie reținut următoarele. Odată cu anularea certificatului de călătorie, au fost rezolvate o serie de dificultăți pe care organizația le-a întâmpinat atunci când reflecta faptul că locuința angajatului la rude în documentul specificat. După cum sa menționat mai sus, în prezent legislația nu conține prevederi care să impună unei persoane să confirme faptul că locuiește la rude sau cunoscuți. Cu toate acestea, pentru a evita neînțelegerile fapt dat ar trebui să fie reflectate în memoriu și raportul prealabil.

Situația #2. Este organizația obligată să plătească diurne unui angajat care a fost într-o călătorie de afaceri timp de o zi?

Nu trebuie, dar se poate. Problema plății indemnizațiilor zilnice pentru călătoriile de afaceri de o zi este la latitudinea organizației (paragraful 4, clauza 11 din Regulament). Anterior, Ministerul Finanțelor a luat o poziție diferită, indicând că contribuabilul nu este îndreptățit să ia în considerare costul plății diurnelor pentru călătoriile de afaceri ale angajaților săi timp de o zi. În prezent, poziția oficială a ministerului permite organizației să includă costul plății diurnelor pentru o călătorie de afaceri de o zi ca alte cheltuieli (scrisoarea Ministerului Finanțelor nr. 03-03-06/1/18005 din data de 21.05.2013).

Situația #3. Poate managerul, prin ordinul său, să stabilească diurne pentru un salariat detașat într-o sumă mai mare decât cea indicată în contractul colectiv? Dacă da, această sumă poate fi inclusă în cheltuielile cu impozitul pe venit?

Da poate. Legislația nu stabilește diurna maximă plătită la trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri. Cu toate acestea, nu va fi posibil să se ia în considerare întreaga sumă ca parte a cheltuielilor de venit. În ciuda faptului că raționalizarea diurnelor a fost anulată prin Legea federală nr. 158 din 22 iulie 2008, aceste costuri pot fi luate în considerare numai în cuantumul în care sunt reflectate în contractul colectiv. De exemplu, dacă indemnizația zilnică este stabilită la 1.000 de ruble prin contract și la ordinul șefului în valoare de 1.500 de ruble, atunci doar 1.000 de ruble pot fi atribuite cheltuielilor cu impozitul pe venit și 500 de ruble. va trebui platit din profitul net (scrisoarea Ministerului Finantelor nr.03-03-06 / 1/206 din 04/01/2010).

Mai există o nuanță asociată cu impozitarea impozitului pe venit asupra cuantumului diurnelor care depășește limita stabilită de lege. Potrivit paragrafului 3 al art. 217 din Codul fiscal al Federației Ruse, impozitul pe venitul personal nu este supus veniturilor sub formă de diurne în valoare care nu depășește 700 de ruble. pentru călătorii de afaceri în țară și 2500 de ruble. la . Orice lucru plătit unui angajat care depășește această sumă este supus unui impozit pe venit de 13%. Exemplu. Când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri, din indemnizația zilnică în valoare de 2000 de ruble, va trebui să percepeți un impozit de 13% din 1300 de ruble. (2000 - 700 de ruble).

Situația #4. Poate o organizație să ia în considerare, ca parte a cheltuielilor cu impozitul pe venit, costul plății pentru cazarea unui angajat care a fost într-o călătorie de afaceri dacă nu a furnizat documente justificative privind închirierea locuinței? Aceasta suma trebuie impozitata?

Nu el nu poate. Aceste costuri nu vor fi incluse în cheltuielile cu impozitul pe venit. În plus, în această situație, organizația poate refuza să despăgubească angajatul pentru costul închirierii unei locuințe. Într-adevăr, în conformitate cu cerințele legii, cheltuielile sunt considerate rezonabile dacă sunt documentate (clauza 1 din articolul 252, clauza 12 din clauza 1 din articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse, clauzele 10, 11, 26 din Regulamentul).

Astfel, următoarele documente pot servi drept confirmare a costurilor locuinței (Decretul FAS SZO nr. A26-1621/2007 din 26 februarie 2088):

• factura la hotel;
• chitanțe pentru venituri comandă în numerar;
• acord de închiriere;
• alt document care confirmă domiciliul salariatului.

În cazul în care documentele sunt pierdute, deteriorate sau lipsesc (și este imposibil să se obțină copii), organizația, din proprie inițiativă, poate compensa angajatul pentru cheltuielile de trai, dar organizația nu va putea să le ia în considerare ca impozit pe venit. cheltuieli, după cum am menționat mai sus.

În ceea ce privește impozitarea acestor cheltuieli cu impozitul pe venitul persoanelor fizice, trebuie menționate următoarele. Cheltuielile peste cele stabilite la alin.3 al art. 217 din Codul fiscal al Federației Ruse sume diurne, indiferent dacă au fost cheltuite pentru închirierea locuințelor sau în alte scopuri.

De asemenea, organizația va trebui să plătească dacă angajatului i se rambursează cheltuielile indicate (clauza 2, articolul 9 din Legea federală nr. 212 din 24 iulie 2009).

Situația numărul 5. Care este procedura de confirmare a perioadei de ședere a unui angajat într-o călătorie de afaceri, dacă acesta s-a deplasat la locul călătoriei de afaceri și retur cu transportul oficial?

Nu există reguli speciale. Legislația, în special Regulamentul, nu stabilește reguli speciale pentru confirmarea perioadei de ședere într-o călătorie de afaceri atunci când se utilizează vehicule oficiale. În această situație, o scrisoare de parcurs poate servi drept confirmare (formularul nr. 3, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 78 din 28 noiembrie 1997).

Deoarece acest formular nu este obligatoriu, organizația, atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, are dreptul să elaboreze un formular borderoul de parcurs(Informația Ministerului Finanțelor Nr. ПЗ-10/201 din 4 decembrie 2012). În ciuda faptului că scrisoarea de parcurs este întocmită în formă liberă, aceasta trebuie să conțină următoarele date obligatorii (clauza 2 din Ordinul Ministerului Transporturilor nr. 152 din 18 septembrie 2008):

• Numărul și data;
• Valabilitate;
• Informații despre proprietarul vehiculului;
• Informatii despre vehicul;
• Datele șoferului.

Situația numărul 6. Lucrătorilor detașați li se rambursează cheltuielile de deplasare cu mijloacele de transport în comun (cală ferată, metrou, transport terestru) la locul călătoriei de afaceri și înapoi?

Da, cu condiția să fie documentate. Clauza 12 din Regulament prevede compensarea cheltuielilor angajatului atunci când se deplasează la și de la locul călătoriei de afaceri cu transportul public. Condiția principală pentru recunoașterea acestor cheltuieli este disponibilitatea unui document de călătorie. De asemenea, organizația poate rambursa cheltuielile de călătorie în timpul unei călătorii de afaceri. Dacă aceste costuri sunt reflectate în contractul colectiv sau actul local al organizației, ele pot fi luate în considerare la calcularea impozitului pe venit.

Situația numărul 7. Este posibil să se ia în considerare costurile de mutare a unui angajat în timpul unei călătorii de afaceri cu taxiul ca cheltuieli cu impozitul pe venit? Dacă da, ce documente trebuie să fie confirmate?

Poate sa. Dacă costurile indicate sunt justificate economic și documentate (clauza 1 a articolului 252 din Codul fiscal al Federației Ruse, clauza 24 din Regulamente, articolul 168 din Codul muncii al Federației Ruse, rezoluția FAS MO Nr. F05- 15227 / 13 în dosarul Nr. A40-171903 / 2012 din 13.12. .). Dovada călătoriei către acest caz va fi un cec KKT sau o chitanță de plată. Șoferul de taxi nu are dreptul să refuze eliberarea acestor documente (paragraful 111 din Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 112 din 14 februarie 2009).

Dar asta nu este tot. Împreună cu unul dintre aceste documente, angajatul trebuie să atașeze un memoriu care să reflecte necesitatea deplasării cu acest mod de transport. În caz contrar, aceste costuri pot fi recunoscute ca nejustificate din punct de vedere economic.

Situația numărul 8. Atunci când trimite într-o călătorie de afaceri și primește diurnă, salariatul este obligat, la întoarcerea la locul de muncă, să raporteze cu privire la scopurile pentru care au fost cheltuite fondurile primite?

Nu este obligat să. Legislația actuală nu stabilește obligația unui salariat de a raporta cheltuielile cu diurnele. Organizația are dreptul de a atribui în totalitate aceste costuri cheltuielilor cu impozitul pe venit. În același timp, nu este necesară confirmarea documentară a cheltuielilor acestor fonduri (paragraful 12, clauza 3, articolul 217 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Dar, în același timp, nu toate cheltuielile pot fi atribuite diurnei. De exemplu, costul alimentelor, curățătorie chimică, tariful taxiului (fără a indica valabilitatea acestei călătorii), serviciile de comunicații și alte costuri care nu au justificare economică, nu se va putea lua în considerare la calcularea bazei de impozitare pentru impozit pe venit.

Situația numărul 9. Doi angajați ai organizației au fost trimiși într-o călătorie de afaceri. Costul achitării locuinței a fost preluat în totalitate de unul dintre angajați, stabilindu-se cu hotelul său card bancar. Cum să ținem cont de aceste cheltuieli în scopul impozitului pe venit și cum să le rambursăm angajatului care a efectuat plata?

În cazul trimiterii angajaților săi într-o călătorie de afaceri, organizația trebuie să le plătească un avans pentru cheltuielile de călătorie, inclusiv fonduri pentru închirierea unei locuințe (clauza 10-11 din Regulament).

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajații sunt obligați să furnizeze un memoriu, care ar trebui să reflecte cheltuielile suportate de aceștia. În cazul plății cheltuielilor de locuință cu cardul bancar, angajatul trebuie să depună un raport în avans cu documente justificative anexate: un extras de cont bancar privind debitarea fondurilor de pe card, o factură de la hotel pentru plata serviciilor de cazare atât ale angajaților, cât și un notă explicativă privind necesitatea de a plăti cu banii proprii.

După ce sunt furnizate rapoartele anticipate, organizația trebuie să compenseze angajatul pentru costul locuinței în totalitate.

În ceea ce privește contabilizarea acestor cheltuieli în scopul impozitului pe venit, trebuie reținut următoarele:

Este posibil să se ia în considerare aceste costuri ca cheltuieli cu impozitul pe venit dacă sunt justificate economic și documentate în întregime (clauza 1, articolul 252 și paragraful 12, alineatul 1, articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse).

REZUMAT:

Deci, după cum puteți vedea, modificările care au fost făcute la începutul anului 2015 au adus modificări semnificative în ceea ce privește trimiterea angajaților în călătorii de afaceri și, de asemenea, au desființat un astfel de document precum certificatele de călătorie. În același timp, există un număr puncte controversate despre care au fost discutate în acest articol. Și în ciuda faptului că permisele de călătorie au fost desființate, angajații aflați în călătorii de afaceri trebuie în continuare să se prezinte, să prezinte documente de plată a cheltuielilor pentru locuință, transport etc. taxe, etc. Și urmăriți, de asemenea, modificările din legislație cu noi.

Vezi si:

Contabilitatea călătoriilor de afaceri din 8 august 2015: lista documentelor s-a schimbat din nou

Modificări ulterioare aprobate documente de călătorie. La începutul lui 2015, oficialii au anulat certificat de călătorieși o serie de alte documente. O călătorie de afaceri a început să fie confirmată prin documente de călătorie.

Dar acum, pe lângă bilete, vor face și alte documente. De exemplu, dacă un angajat a pierdut biletele de avion, atunci călătoria de afaceri va fi confirmată prin facturi de la hotel. Astfel de modificări sunt prevăzute în noul Decret al Guvernului Federației Ruse din 29 iulie 2015 nr. 771. Documentul a fost publicat pe 31 iulie și va intra în vigoare la 8 august. De la această dată, dacă angajatul din anumite motive nu poate furniza bilete de călătorie, călătoria mai poate fi dovedită. Așadar, să ștergeți cheltuielile fără probleme.

Ordin de deplasare

Angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri în baza deciziei angajatorului. Decizia stabilește perioada pentru care angajatorul trimite salariatul într-o călătorie de afaceri. Acest document poate fi emis sub forma unei comenzi.

Companiile pot utiliza formularul unificat nr. T-9 pentru a întocmi o comandă. Dar dacă se dorește, acest formular poate fi finalizat: eliminați Informații suplimentare, schimbați numele, adăugați informații importante. De exemplu, în ordine este mai bine să descrieți în detaliu scopul pentru care angajatul pleacă într-o călătorie. Și nu vă limitați doar la expresia generală „vizitând o organizație...”. La urma urmei, în ciuda faptului că atribuirea nu mai este necesară, o justificare scrisă a cheltuielilor de călătorie va fi utilă în cazul verificării.

Documente de călătorie

Luați în considerare mai întâi situația în care un angajat a furnizat bilete de călătorie. Începând cu 8 ianuarie 2015, companiile care trimit un angajat într-o călătorie de afaceri nu mai trebuie să elibereze un certificat de călătorie și o misiune. Iar durata călătoriei este determinată de documentele de călătorie.

Acte de rezidenta

Să presupunem că un angajat a pierdut biletele de călătorie. Pentru a anula tariful drept cheltuieli, biletele trebuie restaurate. Dar, în același timp, fără bilete, acum puteți anula alte cheltuieli de călătorie. Cu condiția ca angajatul să fi furnizat o factură de hotel sau alt document care confirmă cazarea. Documentele hotelului vor confirma durata călătoriei de afaceri.

notificare

Un angajat care a fost într-o călătorie de afaceri în transportul personal - o mașină sau o motocicletă - trebuie să depună un memoriu la departamentul de contabilitate. Decretul nr. 749 nu precizează conținutul memoriului, care trebuie întocmit de un angajat care a călătorit într-o călătorie de afaceri cu o mașină personală. Se spune doar că nota trebuie să înregistreze durata efectivă a călătoriei. Este important de reținut că acest document nu confirmă utilizarea mașinii, ci perioada de ședere la locul călătoriei de afaceri.

Este necesară o notă pentru a calcula indemnizația zilnică și pentru a confirma cheltuielile fiscale corespunzătoare. Deci, trebuie să conțină detaliile necesare pentru primar (partea 2 a articolului 9 lege federala din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ). Acestea includ numele și data documentului, numele companiei, conținutul tranzacției comerciale, valoarea măsurătorii naturale - numărul de zile ale călătoriei, semnătura angajatului. De asemenea, vă recomandăm să furnizați informații care sunt de obicei conținute în orice document de călătorie: ora și locul plecării și sosirii.

Raport în avans

Un angajat care a primit bani pentru o călătorie de afaceri trebuie să prezinte un raport în avans în termen de trei zile lucrătoare de la data returnării (clauza 6.3 din Instrucțiunile Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. octombrie 2008 nr. 749). Angajatul trebuie să atașeze la acesta documentele originale care confirmă cheltuielile: chitanțe, BSO, numerar și bonuri de vânzare, bilete, cărți de îmbarcare etc.

Registrul lucrătorilor detașați

Noul Decret al Guvernului Federației Ruse nr. 771 a eliminat obligația de a completa un registru al angajaților care călătoresc în călătorii de afaceri. Din 8 august, acest document nu va fi necesar.

Orice organizație mai mult sau mai puțin mare își trimite periodic angajații în călătorii de afaceri. În acest caz, angajatul trebuie să își plătească cheltuielile de călătorie. Există particularități în acumularea cheltuielilor de călătorie în 2015?

CUM SĂ DEFINIȚI CEL SUNT CHELTUIELIILE DE CĂLĂTORIE ÎN 2015

După cum scriu legiuitorii în codul muncii, o călătorie de afaceri este însoțită de plecarea unui angajat în afara locului de reședință pentru a îndeplini sarcini de serviciu. În acest caz, organizația este obligată să plătească angajatului cazarea într-un oraș străin, precum și costurile de transport și costurile suplimentare pentru mâncare și taxiuri care apar inevitabil atunci când ajungeți în alt oraș. Aceste cheltuieli suplimentare se numesc diurne.

Deci, cum rămâne cu cheltuielile de călătorie în 2015?
- Cheltuieli de călătorie/zbor dus-întors;
- Închirierea locuințelor pentru înnoptări și recreere;
- Diurna (cheltuieli arbitrare);
- Înregistrarea documentelor necesare, cum ar fi o viză sau un pașaport străin;
- Taxe (vamă, consulară și așa mai departe).

Toate cheltuielile trebuie să fie vizate și susținute de documente relevante. Dacă, de exemplu, un angajat și-a permis un hotel în care există deja micul dejun, prânzul și cina, atunci aveți dreptul să nu plătiți aceste cheltuieli, deoarece i-ați dat deja diurnă pentru mâncare. Citiți mai jos despre asta.

Cuantumul cheltuielilor zilnice de deplasare 2015 se stabilește chiar în întreprindere și se stabilește fie prin ordin al șefului, contract de muncă sau contract colectiv.

COST ZILNIC ÎN 2015 ÎN RUSIA

Indemnizația zilnică maximă pentru o călătorie de afaceri în Rusia este stabilită prin lege și se ridică la 700 de ruble. Alocația zilnică pentru o călătorie de afaceri în străinătate nu poate depăși 2.500 de ruble. Dacă un angajat este dat mai mulți bani decât aceste norme, atunci plățile depășite de limită vor fi impozitate (impozit pe venitul persoanelor fizice 13%).

Diurnele sunt ca și cheltuielile care sunt asigurate pentru mâncare. Prin urmare, acestea nu trebuie confundate cu costul călătoriei și al locuințelor închiriate. Indemnizațiile zilnice sunt de obicei acordate unei persoane în avans.

DOCUMENTE PENTRU AFACERI 2015

De obicei, atunci când se emite o călătorie de afaceri, se emite un ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri, un certificat de călătorie și o misiune de muncă. În certificatul de călătorie, angajatul trebuie să aplice un sigiliu și o semnătură la întreprinderea la care a ajuns la muncă. Și dacă plecați într-o călătorie de afaceri la mai multe întreprinderi, atunci trebuie să puneți note în fiecare dintre ele.

După ce a terminat toate documente necesare, departamentul de contabilitate va calcula independent suma deplasării și diurnele.

Călătorii de afaceri: nou în documentareaîn 2015 (Orlova E.)

Data plasării articolului: 20.03.2015

Din 2015, la trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri, nu este necesară eliberarea unui certificat de călătorie de afaceri, precum și întocmirea unei sarcini de lucru și a unui raport al călătorului de afaceri cu privire la munca prestată. Acesta este un eveniment mult așteptat nu numai pentru călătorii de afaceri înșiși, ci și pentru cei care administrează aceste călătorii de afaceri. Va reduce numărul de documente necesare procesării unei călătorii de afaceri și va confirma cheltuielile de călătorie, precum și va ușura viața unui număr mare de angajați. companiile rusești care călătoresc adesea în călătorii de afaceri vor reduce povara contabililor.

Motive pentru reducerea numărului de documente pentru călătoriile de afaceri

Documentarea călătoriilor de afaceri ale angajaților până de curând a fost destul de laborioasă din cauza necesității de a întocmi un număr mare de documente înainte de o călătorie de afaceri, după aceasta, precum și documente care confirmă cheltuielile de călătorie în sine. Necesitatea eliberării unui certificat de călătorie a fost stabilită anterior de paragraful 2 din Instrucțiunea Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat al Muncii URSS și Consiliul Central al Sindicatelor din 04/07/1988 N 62 „Cu privire la afaceri călătorii în interiorul URSS” (documentul a devenit invalid conform Ordinului Ministerului Finanțelor al Rusiei N 147n, Ministerului Muncii al Rusiei N 1044 din 15.12.2014); Certificatul de călătorie era principalul document care confirma timpul în care angajatul se afla într-o călătorie de afaceri (cu excepția cazurilor prevăzute la paragraful 15 din Regulamentul N 749), conținea informații despre data sosirii, destinația, data plecării din acesta. .
Certificatele de călătorie au fost folosite la efectuarea călătoriilor de afaceri pe teritoriul Rusiei. În călătoriile de afaceri în străinătate, aceștia nu aveau certificat de circulație, întrucât la intrare și la ieșire autoritățile de frontieră marchează deja trecerea frontierei de stat. Excepție au fost călătoriile de afaceri în țările CSI, cu care Rusia a încheiat acorduri interguvernamentale care nu prevăd marcaje adecvate la trecerea frontierei. La fiecare destinație (de exemplu, la hotelul în care salariatul stă în timpul călătoriei, sau la organizația gazdă), certificatul de călătorie face notițe despre ora sosirii și plecării sale, care trebuiau certificate prin semnătura responsabilului. oficial și sigiliu.
În practica internațională (de exemplu, în statele membre ale zonei UE), utilizarea formei unui certificat de călătorie, atât pentru călătorii de afaceri pe teritoriul Uniunii Europene, cât și pentru călătorii de afaceri în alte state care nu sunt inclusă în zona UE, nu este furnizată. Procedura de eliberare a certificatelor de călătorie a fost asociată cu o serie de dificultăți, care sunt legate, de exemplu, de faptul că funcționarul responsabil, care trebuie să certifice sosirea și plecarea angajatului la hotel, ar putea lipsi în ziua necesară. . În plus, companiile rusești (în special cele angajate în proiectare, amenajări peisagistice, curățenie etc.) au avut probleme cu introducerea informațiilor și notițelor despre șederea lor în certificatele de călătorie dacă gazda era o persoană fizică care nu era un antreprenor individual, atunci când executa munca. pe parcele de gradina, V case de tara persoane fizice, precum și atunci când trimiteți angajați în călătorii de afaceri pentru a analiza și rezolva reclamațiile clienților - indivizii. În astfel de cazuri, autoritățile de reglementare au recunoscut: dacă era imposibil să se pună în certificatul de călătorie mărcile de sosire la locul călătoriei de afaceri și de plecare din acesta, faptul de a fi la locul călătoriei de afaceri în potriveste ora poate fi confirmat prin alte documente, în special: un ordin (instrucțiune) de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri; sarcina oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia; documente de călătorie, din care urmează datele de sosire și de plecare de la destinație; o factură de hotel care confirmă perioada de rezidență la locul călătoriei de afaceri, dacă o astfel de procedură de documentare a unui certificat de călătorie a fost stabilită printr-un document local intern al organizației (Scrisori ale Ministerului Finanțelor din Rusia din 16.08.2011 N 03- 03-06 / 3/7, Ministerul Muncii al Rusiei din 14.02.2013 N 14 -2-291 (p. 4)).
Din cauza certificatelor de călătorie emise incorect, autoritățile fiscale nu au putut accepta cheltuieli de călătorie în scopuri de impozit pe profit (Scrisori ale Ministerului Finanțelor din Rusia din 19 noiembrie 2009 N 03-03-06 / 1/764, din 14 septembrie 2009 N 03-03-05 / 169, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei din 25 noiembrie 2009 N MN-22-3 / 890, postat pe site-ul web http://www.nalog.ru, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din octombrie 28, 2010 N 16-15 / [email protected], din data de 30.11.2009 N 16-15 / 125486, Rezoluția FAS al Districtului Orientului Îndepărtat din 30.12.2013 N F03-6433 / 2013). În același timp, o serie de instanțe au pornit de la faptul că confirmarea cheltuielilor de călătorie nu este asociată exclusiv cu prezența certificatelor de călătorie (Rezoluții Serviciului Federal Antimonopol din Districtul Siberiei de Vest din 04.10.2011 în cazul N A27-16987). / 2010, FAS al districtului Moscova din 11.04.2011 N KA -A40 / 1664-11-2 în cazul N A40-95779 / 09-112-695, din 07.09.2010 N KA-A40 / 1020-1020 în dosarul N A40-106307 / 09-4-729, FAS Severo - raionul Caucazian din data de 11.12.2007 N F08-8181 / 07-3044A în dosarul N A32-1337 / 2007-48 / 22).
Necesitatea întocmirii unei atribuiri de muncă în care să se indice scopul călătoriei de afaceri a salariatului, precum și a unui proces-verbal asupra muncii prestate (documente care trebuie să fi însoțit certificatul de călătorie) a fost stabilită anterior prin clauza 6 și alin. 2 p. 26 din Regulamentul N 749.
Anularea formularelor unui certificat de călătorie, sarcina oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acestuia se datorează faptului că conținutul acestor documente dublează în mare măsură conținutul comenzii (instrucțiuni) privind trimiterea angajaților într-o afacere. deplasare iar executarea lor (completarea) necesită costuri suplimentare cu forța de muncă.
Până în 2015, autoritățile de reglementare au aderat la poziția că întocmirea a două documente (un ordin de trimitere într-o călătorie de afaceri și un certificat de călătorie) în același timp, având același scop, nu era obligatorie. Ei au explicat că existența și executarea unui ordin (instrucțiuni) de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, o atribuire a unui loc de muncă pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acestuia sunt determinate de fluxul de documente intern al organizației și nu sunt obligatoriu pentru confirmarea documentară în scopul impozitării profiturilor organizațiilor (Scrisori ale Ministerului de Finanțe al Rusiei din 14 septembrie 2009 N 03-03-05 / 169, din 24.10.2006 N 03-03-04 / 2/226 , din 26.12.2005 N 03-03-04 / 1/442, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei din 25.11.2009 N MN- 22-3 / 890, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 28 octombrie 2010 N 16-15 / [email protected]).
Anularea certificatelor de călătorie și simplificarea procedurii de confirmare a cheltuielilor de călătorie sunt prevăzute la paragraful 10 al secțiunii. IV Plan de acțiune („foaia de parcurs”) „Îmbunătățirea administrării fiscale”, aprobat prin Ordinul Guvernului Federației Ruse din 10 februarie 2014 N 162-r. În conformitate cu acest document, Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 N 1595 (intrat în vigoare la 8 ianuarie 2015) a anulat clauzele 6, 15, alin. 3 p. 26, și modificată și la p. 7, alin. 1 pct. 19, alin. 2 clauza 26 din Regulamentul N 749, potrivit căruia, la trimiterea unui salariat într-o călătorie de afaceri, nu este necesară întocmirea unor astfel de documente inutile precum:
- certificate de călătorie;
- misiuni oficiale și rapoarte privind munca depusă într-o călătorie de afaceri.
Începând de la data specificată, perioada efectivă de ședere a salariatului la locul călătoriei de afaceri este determinată de documentele de călătorie prezentate de angajat la întoarcerea acestuia dintr-o călătorie de afaceri.
În cazul unui angajat care călătorește la locul călătoriei de afaceri și (sau) se întoarce la locul de muncă cu transportul personal (mașină, motocicletă), perioada efectivă de ședere la locul călătoriei de afaceri este indicată într-un memoriu, care se depune de către angajat la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri la angajator concomitent cu documentele justificative care confirmă utilizarea transportului specificat pentru deplasarea la locul călătoriei de afaceri și retur (factură de transport, factură, chitanțe, chitanțe de numerar etc.). Astfel, Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 N 1595 a minimalizat numărul de documente care confirmă faptul că se află într-o călătorie de afaceri și cheltuielile suportate de organizație în acest sens și a simplificat semnificativ fluxul de documente pentru afaceri. excursii.
Anularea autorizației de călătorie va afecta, de asemenea prime de asigurare. Anterior, Ministerul Muncii al Rusiei, în Scrisoarea nr. 17-4/1647 din 7 octombrie 2013, a explicat că plățile către un angajat pentru o călătorie de afaceri ar trebui să fie supuse primelor de asigurare dacă organizația nu a eliberat un certificat de călătorie. Adevărat, judecătorii au considerat că nu este necesar să se plătească prime de asigurare din costurile unei călătorii de afaceri dacă în certificatul de călătorie nu există semne la sosire și la plecare (Hotărârea Judecătoriei Centrale din 09.10.2014 în dosarul N A64-). 234 / 2014). Acum situația s-a schimbat în favoarea angajatorilor, așa că nu vor mai fi litigii.
Dacă un angajat sau angajator are întrebări și ambiguități cu privire la cerințele de documentare a călătoriilor de afaceri, acesta poate solicita clarificări de la Rostrud în conformitate cu reglementări administrative furnizarea Serviciul Federal privind munca si ocuparea fortei de munca serviciul de stat de informare si consiliere a angajatorilor si a salariatilor cu privire la respectarea legislatiei muncii si a altor acte juridice de reglementare care contin norme dreptul muncii, aprobat prin Ordinul Ministerului Muncii al Rusiei din 3 septembrie 2014 N 603n.

Probleme de terminologie în documentarea călătoriilor de afaceri

Documentarea călătoriilor de afaceri în organizații se realizează în conformitate cu legislația muncii, și anume, în conformitate cu normele părții 2 a art. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, Regulamentul N 749, astfel cum a fost modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 N 1595, Procedura de contabilizare a angajaților care pleacă în călătorii de afaceri din organizația de trimitere și sosesc la organizație la care sunt detașați, aprobate prin Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 11 septembrie 2009 N 739n (în continuare - Ordinul N 739n). Codul Fiscal al Federației Ruse nu reglementează procedura de eliberare a documentelor contabile primare (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 10 decembrie 2014 N 03-02-08 / 63607), inclusiv la emiterea de călătorii de afaceri.
O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat la cererea angajatorului anumită perioadă pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului loc de munca permanent(partea 1 a articolului 166 din Codul Muncii al Federației Ruse). Caracteristicile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri sunt stabilite în modul stabilit de Guvern Federația Rusă(partea 2 a articolului 166 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Angajații sunt trimiși în călătorii de afaceri pe baza deciziei angajatorului pentru o anumită perioadă de timp de a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent (paragraful 2, clauza 3 din Regulamentul N 749, astfel cum a fost modificat prin Decretul Guvernului Rusiei Federaţia din 29 decembrie 2014 N 1595).
O analiză a normelor de mai sus indică prezența unei diferențe, care este următoarea: de la 01.08.2015, angajații trebuie să fie trimiși în călătorii de afaceri în baza deciziei (și nu ordinei) angajatorului.
Adică, la nivelul legii (partea 1 a articolului 166 din Codul Muncii al Federației Ruse) se referă la ordinul angajatorului și la nivelul actului juridic de reglementare a regulamentului federal (alineatul 2 din clauza 3 din Regulamentul N 749, astfel cum a fost modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 N 1595) - despre decizia angajatorului.
Partea 7 Art. 5 din Codul Muncii al Federației Ruse indică faptul că decretele Guvernului Federației Ruse care conțin norme de drept al muncii nu ar trebui să contravină Codului Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și decrete ale Președintelui Federației Ruse. Rezultă că prevederile părții 1 a art. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse au forță juridică mai mare decât alin. 2 p. 3 din Regulamentul N 749 in noua editie. Desigur, se ridică întrebări: în legătură cu ceea ce termenul „instruire” a fost înlocuit cu termenul „decizie”, înseamnă că termenul „decizie a angajatorului” este un concept mai larg decât „ordinul angajatorului”?
Atât ordinele, cât și instrucțiunile și deciziile se referă la documentația organizatorică și administrativă (paragraful 1 secțiunea 1 GOST R 6.30-2003 " Standard de stat Federația Rusă. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 03.03.2003 N 65-st, clauzele 1.3, 3.6 recomandări metodologice pentru implementarea GOST R 6.30-2003, aprobat de Arhivele Federale). Cu toate acestea, GOST R 6.30-2003 se aplică documentelor organizatorice și administrative legate de sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă inclusă în Clasificator integral rusesc documentația de management OK 011-93, aprobată prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 N 299 (clasa 0200000 „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă”), dar un ordin (instrucțiune) sau o decizie de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri nu se aplică acestei clase. Anterior, ordinul (instrucțiunea) de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri aparținea clasei 0300000 „Sistem unificat de documentație contabilă primară”, subclasa 0301000 „Documentația privind contabilitatea muncii și plata acesteia” (coduri OKUD 0301022, 0301023).
Conform clauzei 2.1.4 Sistemul de stat suport pentru managementul documentației. Dispoziții de bază. Cerințe generale la documente și servicii de suport de documentare, aprobate de consiliul de administrație al Arhivei Principale a URSS din 27.04.1988, aprobate prin Ordinul Arhivei Principale a URSS din 23.05.1988 N 33, hotărârile, ordinele se emit în toate cazurile în care este necesară adoptarea unui act normativ sau individual asupra principalelor probleme de competență a organizației. Un astfel de document organizatoric și administrativ ca o decizie este de obicei utilizat atunci când este necesară emiterea unei decizii a unui organ colegial (consiliu, direcție, consiliu de administrație). Ordinele, instrucțiunile se emit pe probleme operaționale și pentru a organiza executarea hotărârilor, hotărârilor și ordinelor. Normal Codul Muncii RF nr regula generala utilizarea terminologiei, care este stabilită la paragraful 1 al art. 11 din Codul Fiscal al Federației Ruse: termenii și conceptele menționate în Codul Fiscal al Federației Ruse sunt utilizate în sensul în care sunt definite de Codul Fiscal al Federației Ruse; iar dacă Codul Fiscal al Federației Ruse nu dezvăluie aceste concepte, ele pot fi utilizate în sensul în care sunt utilizate în alte ramuri ale legislației Federației Ruse. Adică, Codul Muncii al Federației Ruse nu descifrează ceea ce se înțelege prin decizia managerială a angajatorului: un ordin, un ordin, o instrucțiune, un act normativ local, o rezoluție a șefului sau alte inscripții administrative pe documentația de intrare sau internă, alte actele angajatorului, exprimate în forma corespunzătoare.
Printre drepturile statutare ale angajatorului enumerate la art. 22 din Codul Muncii al Federației Ruse, dreptul angajatorului de a accepta decizii de management, scrie doar despre dreptul său de a adopta reglementări locale, cu excepția angajatorilor - persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali(paragraful 7, partea 1, articolul 22 din Codul Muncii al Federației Ruse). În ciuda acestui fapt, angajatorul are drepturi manageriale de a lua decizii în sfera muncii prin normele atât ale dreptului civil (clauzele 1, 2 ale articolului 1 din Codul civil al Federației Ruse), cât și ale dreptului corporativ (clauza 2 din articolul 69). din Legea federală din 26 decembrie 1995 N 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni"), și prin normele Codului Muncii al Federației Ruse, dar fără a descifra însuși conceptul de „decizie a angajatorului” (partea 1 a articolului 71, paragraful 9 din partea 1 a articolului 81, partea 1 a articolului 82, paragraful 1). 6 din articolul 86, Partea 3 Articolul 137, Articolul 181.1, Partea 2 Articolul 217, Partea 2 Articolul 229.3, Partea 3 Articolul 235, Partea 1 Articolul 247, Articolul 371, Articolul 372, 373, 374, partea 3 articolul 390, articolul 4 , partea 4 articolul 404 din Codul Muncii al Federației Ruse, dar aceste reguli nu se aplică călătoriilor de afaceri). 166 din Codul Muncii al Federației Ruse).
O analiză a normelor enumerate din Codul Muncii al Federației Ruse ne permite să concluzionam că termenul „decizie a angajatorului”, potrivit autorului, este un concept mai larg decât termenul „instruire”, iar în ceea ce privește călătoriile de afaceri, un astfel de concept decizia (sub orice formă este luată - sub forma unui ordin, ordine, rezoluții) ar trebui să fie doar scrisă, nu orală. Dar numai clarificările de la Ministerul Muncii al Rusiei vor ajuta la clarificarea în cele din urmă a acestei probleme.

Documente pentru călătorii de afaceri în 2015

Pentru a rambursa cheltuielile de călătorie unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri, precum și pentru a recunoaște astfel de cheltuieli în scopul calculării impozitului pe venit, cheltuielile de călătorie trebuie să fie documentate (articolul 167, partea 1, articolul 168 din Codul muncii al Federația Rusă, clauza 11 din Regulamentul N 749, partea 1 Articolul 9 din Legea federală nr. 402-FZ din 06.12.2011 „Cu privire la contabilitate”, paragraful 1 al articolului 252, paragraful 12 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federația Rusă).
Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, angajatorul trebuie:
1. Emiteți un ordin (instrucțiune) de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri (partea 1 a articolului 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, paragraful 2 al clauzei 3 din Regulamentul N 749). Acest document trebuie să includă următoarele detalii:
- prenumele, numele, patronimul și funcția salariatului;
- destinatia calatoriei de afaceri (tara, oras, organizatie);
- perioada călătoriei de afaceri (număr de zile calendaristice);
- datele de început și de sfârșit ale călătoriei;
- scopul călătoriei;
- repartizare oficială angajatului (până la data de 01.08.2015, era indicat în repartizarea oficială pentru trimitere în călătorie de afaceri). Includerea acestei cerințe în comandă este recomandabilă pentru a nu exista dispute fiscale privind valabilitatea unei călătorii de afaceri și justificarea economică a cheltuielilor de călătorie.
După cum știți, de la 01.01.2013 organizatii comerciale pot, la discreția lor, să întocmească un astfel de ordin conform formularelor unificate N N T-9, T-9a, aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 N 1, sau conform unui formular elaborat independent aprobate de șef, cu condiția ca acestea să conțină toate detaliile necesare prevăzute la Partea a 2-a art. 9 din Legea federală din 06.12.2011 N 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, în continuare - Legea N 402-FZ (partea 4 a articolului 9 din Legea N 402-FZ, Informații ale Ministerului Finanțelor al Rusiei N PZ-10 /2012). Folosirea formularelor N N T-9, T-9a în anul 2015 este deloc recomandabilă, deoarece acestea vor trebui să excludă, în primul rând, menționarea atribuirii postului în rândul „Baze (document, număr, dată), unde înainte de 01/ 08/2015 s-au indicat detaliile repartizării locului de muncă, în al doilea rând, includ detaliile „Oferirea comenzii angajatului”.De aceea, este mai bine să elaborezi și să aprobi propriul formular de comandă pentru a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri. certificat de călătorie (indiferent de locul călătoriei de afaceri în Rusia, unele țări CSI), întocmește un oficial sarcina pentru angajat începând cu 01/08/2015 nu este necesară.
2. Actul de plecare a salariatului se reflectă în registrul de evidență al salariaților care pleacă în călătorie de afaceri (clauza 8 din Regulamentul N 749, clauzele 1, 2 din Procedura de înregistrare a salariaților care pleacă în călătorii de afaceri din organizația de trimitere și sosesc la organizația la care sunt detașați, aprobată în Anexa N 1 la Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 11 septembrie 2009 N 739n).
Forma acestui document este stabilită în Anexa N 2 la Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 11 septembrie 2009 N 739n. Acest jurnal ar trebui să includă următoarele informații:
- prenumele, numele, patronimul lucrătorului detașat;
- în cerința anterioară „data și numărul certificatului de călătorie” se pun liniuțe (din cauza anulării certificatului de călătorie);
- denumirea organizației la care este detașat salariatul și destinația.
În legătură cu publicarea Decretului Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 N 1595, Ministerul Sănătății al Rusiei va aproba în curând formă nouă revistă, dar deocamdată trebuie să o folosești pe cea veche.
3. Marcați zilele călătoriei de afaceri a angajatului în foaia de pontaj ( forme unificate N N T-12, T-13, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 N 1, sau formă dezvoltată independent), în care fiecare zi a șederii angajatului într-o călătorie de afaceri este afișată cu codul " K” sau denumirea digitală „06” fără a indica numărul de ore lucrate (partea 4, articolul 91, articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse, Scrisoarea Ministerului Muncii din Rusia din 14 februarie 2013 N 14- 2-291 (pag. 2)). Și dacă un angajat într-o călătorie de afaceri a fost implicat în muncă într-o zi liberă pentru el la locul său principal de muncă, atunci o astfel de zi în buletinul de raportare trebuie să fie afișată în două coduri simultan (clauzele 5, 9 din Regulamentul N 749 , clauza 2 din Scrisoarea Ministerului Muncii al Rusiei din 14.02.2013 N 14-2-291):
- „K” (sau „06”), care indică zilele în care angajatul lipsește de la locul de muncă din cauza unei călătorii de afaceri. În acest caz, nu este indicat numărul de ore lucrate;
- și în plus - codul „РВ” (sau „03”), care marchează munca într-o zi liberă. Este necesar să se indice numărul de ore lucrate într-o astfel de zi numai dacă angajatorul a dat angajatului o indicație cu privire la durata muncii într-o călătorie de afaceri într-o zi liberă.
Acest lucru este logic, deoarece pentru toate zilele în care se află într-o călătorie de afaceri, indicate în foaia de pontaj cu codul „K” (sau „06”), angajatul este plătit diurnă (Articolul 168 din Codul Muncii al Rusiei). Federaţie). De asemenea, pentru zilele de călătorie de afaceri care coincid cu zilele lucrătoare conform programului de la locul de muncă principal, castigurile medii(Articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 9 din Regulamentul N 749).
Din moment ce zilele lucrate într-o călătorie de afaceri coincid cu zilele lucrătoare la locul de muncă principal și zilele care coincid cu weekend-urile și sărbători legale, sunt plătite diferit (articolele 167, 153 din Codul Muncii al Federației Ruse), acestea din urmă în foaia de pontaj trebuie desemnate prin codul „PB” („03”). Cu toate acestea, dacă introduceți doar codul „РВ” („03”), acest lucru poate duce la faptul că diurna pentru ziua liberă lucrată într-o călătorie de afaceri din greșeală nu va fi plătită angajatului. Cu o astfel de documentație în scopul impozitării profiturilor, organizația nu va avea probleme cu recunoașterea costurilor forței de muncă într-o călătorie de afaceri în weekend (clauza 1 a articolului 252, clauza 3 a articolului 255 din Codul fiscal al Federației Ruse, articolul 153). din Codul Muncii al Federației Ruse, Scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 20.08.2014 N SA-4-3 / 16564 - publicată pe site-ul web http://www.nalog.ru/ în secțiunea „Explicații despre Serviciul Fiscal Federal, obligatoriu pentru utilizarea de către autoritățile fiscale).După Decretul Guvernului Federației Ruse din 29.12.2014 N 1595 , care a adus modificări Regulamentului N 749, unele companii s-au gândit să mențină în regulile interne fluxul de lucru al normelor anterior valabile pentru emiterea deplasărilor de afaceri, și anume, în scopul controlului intern, pentru prevenirea litigiilor cu angajații și inspectorii din cadrul Inspectoratului de Stat, IFTS, FSS, PFR, eliberează în continuare certificate de călătorie, misiuni de muncă și rapoarte de lucru. efectuate într-o călătorie de afaceri. La luarea unei astfel de decizii, trebuie amintit că normele reglementărilor locale care înrăutățesc situația angajaților în comparație cu legislația muncii stabilite și alte acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii, un contract colectiv, acorduri nu sunt supuse aplicării. În astfel de cazuri, se aplică legislația muncii și alte acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii, un contract colectiv, acorduri (partea 4 a articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Exemplu. O situație destul de comună este atunci când un lucrător detașat a uitat să pună o notă (note) la pensionare într-un certificat de călătorie. În astfel de cazuri, până la 01.08.2015, practica fluxului de lucru s-a dezvoltat astfel: un angajat al departamentului de contabilitate sau al departamentului de personal a insistat ca un astfel de angajat să trimită prin poștă (un serviciu plătit) un certificat de călătorie la locul călătoriei de afaceri să primească marca de plecare corespunzătoare, să o primească și să o aducă la angajator. În contextul noii ediții a clauzei 7 a Regulamentului N 749 (clauza „c” clauza 2 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 N 1595), aceasta va duce la conflicte de muncă.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatorul trebuie să aibă următoarele documente:
1. Un raport prealabil al unui lucrător detașat, aprobat de șeful organizației cu privire la sumele cheltuite în formularul N AO-1, ​​​​aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 08/01/2001 N 55, sau formă dezvoltată independent (clauzele 7, 26 din Regulamentul N 749, paragraful 2 p. 6.3 Instrucțiunile Băncii Rusiei din 11 martie 2014 N 3210-U „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar entitati legaleși o procedură simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar de către întreprinzătorii individuali și întreprinderile mici”).
2. Documente justificative atașate de angajat la raportul de avans privind închirierea spațiilor rezidențiale, cheltuielile efective de călătorie (inclusiv plata serviciilor pentru eliberarea documentelor de călătorie și furnizarea în trenuri așternut) și alte cheltuieli asociate unei călătorii de afaceri (clauza 26 din Regulamentul N 749). Acesta este următorul pachet de documente (vezi tabelul). Dacă documentele justificative care confirmă cheltuielile de călătorie sunt în limbi străine, este posibil ca acestea să fie traduse rând cu rând în rusă. Există unele particularități în ceea ce privește transferul biletelor de călătorie. În cazul în care biletul este emis pt limbă străină, pentru a confirma cheltuielile de călătorie, trebuie să traduceți în rusă câteva detalii ale biletului: numele complet pasager, direcție, numărul zborului, data plecării, prețul biletului. Traducerea nu este necesară dacă agenția de vânzări de călătorii aeriene a eliberat un certificat în limba rusă, care conține toate informațiile de mai sus (Scrisori ale Ministerului Finanțelor din Rusia din 24.03.2010 N 03-03-07 / 6, din 22.03.2010 N 03 -03-06 / 1/168, din 14.09.2009 N 03-03-05/170). Un bilet electronic nu trebuie tradus în rusă (Scrisoare din 26 aprilie 2010 N ShS-37-3 / [email protected]).

Masa

Documente anexate raportului de avans al calatorului

Întocmirea unui raport de cheltuieli cu încălcarea cerințelor stabilite de lege, precum și absența anexelor necesare la raportul de cheltuieli (sau executarea necorespunzătoare a acestora) implică o discrepanță între raportul de cheltuieli și cerințele legislației ruse. Federația Rusă și, în consecință, suma cheltuielilor de călătorie indicată în aceasta nu poate fi inclusă în cheltuieli în scopul impozitării profiturilor (clauza 12 clauza 1 articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse) ca neavând dovezi documentare adecvate (clauza 1 articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse). Costul călătoriei angajatului la și de la locul călătoriei de afaceri, costul cazării în timpul călătoriei de afaceri, diurna și alte cheltuieli asociate călătoriei de afaceri, compania va putea lua în considerare în scopuri fiscale profiturile ca deplasare. cheltuielile în totalitate, dar numai dacă poartă caracter industrial (adică produse pentru a desfășura activități care vizează generarea de venituri), sunt justificate (justificate economic), documentate (clauza 1 din articolul 252, clauza 12 din clauza 1 din articolul 264 din Impozit). Codul Federației Ruse).
De la 01.08.2015, nu este necesar să se solicite angajatului un raport succint cu privire la finalizarea sarcinii (se completează coloana 12 în formularul N T-10a „Misiunea de serviciu pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport cu privire la aceasta implementare” sau o formă auto-dezvoltată). De asemenea, nu este necesar ca angajatul să emită un astfel de raport separat. Indiferent de performanța reală a angajatului functia munciiîntr-o călătorie de afaceri, călătoria, cazarea, diurnele mai trebuie să fie rambursate, astfel de plăți sunt de natură compensatorie și nu sunt efectuate de legislația muncii în niciun fel dependente de îndeplinirea efectivă a funcției de muncă a salariatului (articolul 167, partea 1 din Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 11 din Regulamentul N 749, Scrisoarea lui Rostrud din 30.04.2008 N 1024-6).
Și, în sfârșit, acordați atenție încă una punct importantîn documentarea călătoriilor de afaceri. Formularele care au fost conținute în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare (în special, în Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 01/05/2004 N 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea munca și plata acesteia”), departe de toate erau documentele contabile primare. Și Legea N 402-FZ impune cerințe exclusiv documentelor contabile primare. Acestea includ documente care documentează faptul viata economica(partea 1 a articolului 9 din Legea N 402-FZ). La rândul său, faptul vieții economice în contabilitate este asociat cu o schimbare a poziției financiare a organizației, rezultat financiar activitățile sale și (sau) fluxul de numerar (clauza 8, articolul 3 din Legea N 402-FZ). Prin urmare, dacă se execută o tranzacție care duce la o modificare a stării financiare a organizației, atunci în acest caz, documentele contabile primare trebuie întocmite în conformitate cu cerințele Legii N 402-FZ.
De exemplu, dintre toate documentele cuprinse în albumele de formulare unificate și cu care se emite o călătorie de afaceri, singurul document contabil primar este raportul de avans. Se modifică doar recunoașterea de către șeful organizației a unei datorii reale față de lucrătorul detașat a sumei pe care a cheltuit-o într-o călătorie de afaceri și reflectată în raportul de avans. starea financiara organizatii. Și ordinul în sine de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri nu afectează în niciun fel situația financiară a organizației - acesta este doar un precursor al faptului vieții economice.

La sfârșitul anului trecut, a fost aprobat Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1595 din 29 decembrie 2014, care a modificat reglementări similare cu privire la specificul trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri, precum și decretul privind procedura și calculul plăților în străinătate unitate monetaraîn timpul călătoriilor de afaceri. Deci, conform noului decret, angajaților întreprinderilor rusești nu ar trebui să li se mai elibereze certificate de călătorie. Acest lucru a fost făcut pentru a simplifica munca contabililor și a altor angajați care lucrează cu documente.

Noul Decret al Guvernului Federației Ruse nr. 1595, care a desființat certificatele de călătorie, a intrat în vigoare la 8 ianuarie 2015. Anterior, certificatele de călătorie erau obligatorii pentru angajați. Și dacă, de exemplu, acest document a fost executat incorect, organele fiscale nu au putut accepta cheltuielile.

Conform aprobat act normativ referirile la „certificatele de călătorie” din vechile documente au fost desființate. Conform regulilor, pe cardurile de călătorie erau puse mărci speciale anterioare cu privire la sosirea și plecarea unui angajat și doar organizațiile gazdă sau hotelurile le puteau face. În timpul călătoriilor de afaceri în țările cu regim de viză, marcajele de la punctul de trecere a frontierei indicau zilele de plecare și de sosire, în timp ce nu s-au folosit certificate.

În conformitate cu modificările, acum plata pentru călătoriile de afaceri trebuie efectuată pe baza altor documente, de exemplu, documente de călătorie (bilete), care indică zilele de plecare și de sosire înapoi. Și dacă călătoria de afaceri are loc pe mașina personală a angajatului, atunci acesta trebuie să notifice acest lucru printr-o notă. Ar trebui să fie însoțit de borderouri, chitanțe, cecuri de la benzinării, de călătorie pe un drum cu taxă și alte documente care să confirme cuvintele angajatului.

Astfel, vedem că nu mai este nevoie să se întocmească o repartizare a locului de muncă și un proces-verbal asupra muncii depuse. Cu toate acestea, experții sfătuiesc să nu respinge complet astfel de documente, dar despre asta vom vorbi puțin mai târziu.

Aranjamente adecvate de călătorie în 2015

Anularea certificatelor de călătorie nu a afectat faptul că, atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, multe rapoarte interne trebuie emise la întreprindere. Doar comandarea biletelor, rezervarea unei camere de hotel nu va fi suficientă. Pe lângă cecuri, chitanțe, plăți diurne, o listă documente necesare destul de impresionant. Dacă pierdeți ceva și nu știți cum trebuie organizată o călătorie de afaceri, ce documente să întocmiți, vor apărea probleme cu anularea cheltuielilor și, din partea autoritățile fiscale revendicările sunt posibile.

Deci, lista documentelor necesare în 2105 pentru o călătorie de afaceri:

• comandă la programarea unei călătorii de afaceri;
• o notă în jurnal despre contabilitatea angajaților detașați;
• o notă în foaia de pontaj;
• dacă un angajat folosește un vehicul personal, este necesară o notă.

Efectuarea unei comenzi

Astăzi, ca și înainte de eliminarea certificatelor de călătorie în 2015, formularele unificate din Rezoluția Goskomstat nr. 1 din 2004 sunt utilizate atunci când se atribuie o călătorie de afaceri unui angajat și se procesează documente. Aceste formulare trebuie finalizate ținând cont de nevoile întreprinderii, deși „primare” pot fi dezvoltate independent.

Ținând cont de faptul că nu este necesară emiterea unei sarcini de serviciu, cum să aranjați corect o călătorie de afaceri? Primul document necesar pentru înregistrarea unei călătorii de afaceri este o comandă pentru ca un angajat să fie trimis într-o călătorie de afaceri. Acesta este Formularul nr. T-9a. Este necesar să se excludă mențiunea sarcinii de serviciu în ea. Numele complet, funcția deținută de angajat, locul de sosire și durata călătoriei de afaceri sunt supuse completării.

Contabilitatea angajaților detașați și fișa pontajului

Potrivit art. 167 din Codul Muncii al Federației Ruse pentru zilele unei călătorii de afaceri, salariul mediu trebuie plătit. Prin urmare, contabilul efectuează calculul salariile, trebuie sa stie cate zile a lipsit angajatul de la locul de munca. Faptul de plecare într-o călătorie de afaceri trebuie consemnat în documente speciale.

Acesta este registrul angajaților trimiși într-o călătorie de afaceri. Tipul de document a fost stabilit de Ministerul Sănătății al Federației Ruse în 2009, înainte ca certificatele de călătorie să fie anulate. Este planificat ca în curând Ministerul Sănătății să aprobe un nou formular, dar deocamdată îl folosim pe acesta. Se completează destul de simplu: numele complet al angajatului, numele organizației unde este trimisă persoana, orașul de sosire. Coloana de pe certificat trebuie să conțină liniuțe, tk. Acum certificatul nu este eliberat.

Contabilizarea timpului de lucru în foaia de pontaj trebuie să conțină și note privind zilele călătoriei de afaceri. Aceasta corespunde formelor T-12 și T-13. Opus numelui de familie și zilelor corespunzătoare ar trebui să fie codul „K”. Nu este specificat numărul de ore lucrate.

Dacă, în timpul unei călătorii de afaceri, o persoană a fost adusă la muncă într-o zi liberă la locul principal de muncă, atunci acest lucru este afișat în raportul cu codurile „K” și „PB”. Dacă angajatorul a indicat durata de muncă într-o zi liberă, atunci foaia de pontaj trebuie să indice numărul de ore care au fost lucrate într-o astfel de zi. Acestea. a fost la fel înainte ca permisele de călătorie să fie anulate. Potrivit art. 153 din Codul Muncii al Federației Ruse, munca în astfel de zile este plătită cu rate duble.

Documente care confirmă cheltuielile de călătorie

Cum să aranjezi o călătorie de afaceri pentru un angajat? La întoarcerea unui angajat dintr-o călătorie de afaceri, împreună cu contabilul, se întocmește un raport în avans asupra sumei care a fost cheltuită în călătoria de afaceri. Începând cu data de 8 ianuarie a acestui an, rapoartele anticipate trebuie completate fără greșeală. Această cerință este prezentă în ordinea trimiterii angajaților în călătorii de afaceri. Acestuia îi corespunde formularul AO-1, ​​care ar trebui să indice câți bani au fost cheltuiți în zilele unei călătorii de afaceri. Documentele care confirmă cheltuielile sunt atașate raportului. Mai mult, aceste date pot fi reflectate în contabilitate și contabilitate fiscală.

Atenția contabilului cum să aranjezi o călătorie de afaceri cu privire la fondurile diurne! Când călătoriți în Rusia, o alocație zilnică de 700 de ruble și o indemnizație zilnică pentru călătorii de afaceri în valoare de 2.500 de ruble nu sunt supuse impozitului pe venitul personal. Dacă sunt plătite peste sumele specificate, atunci diferența este supusă impozitului pe venitul personal.

Verificarea cheltuielilor in anul 2015

Faptul că certificatele de călătorie au fost anulate nu înseamnă deloc că nu sunt necesare documente de confirmare a cheltuielilor și șederea temporară efectivă a unei persoane într-o călătorie de afaceri. Durata șederii salariatului la locul călătoriei de afaceri poate fi văzută de la datele documentelor de călătorie pe care acesta le prezintă la întoarcere. Dacă o persoană se mută cu propriul său transport, atunci toate datele trebuie să fie indicate într-un memoriu. Se întocmește sub orice formă și se furnizează contabilului responsabil împreună cu toate documentele care confirmă utilizarea transportului specificat la și/sau înapoi de la destinație. Adică, împreună cu raportul prealabil, se trimite o notă.

Dacă o persoană este trimisă în altă țară, cum să aranjezi o călătorie de afaceri. Timpul petrecut în străinătate este determinat de ștampilele din pașaport. Fotocopiile acestor pagini trebuie atașate raportului prealabil. Dacă statul în care este trimisă persoana este membru al Commonwealth-ului state independente, atunci datele trecerii frontierei vor fi stabilite prin documente de călătorie.

A rezuma:

Nu este interzisă prin lege eliberarea unui certificat de călătorie. Dar acum este potrivit doar pentru controlul intern. Durata unei călătorii de afaceri nu mai poate fi confirmată în acest fel. Prin urmare, certificatul nu dă dreptul de a scuti cheltuielile de călătorie de impozitul pe venitul personal și de contribuții. Pe durata unei călătorii de afaceri, angajatul păstrează câștigul mediu, dar nu și salariul.

Vezi si: