Reguli de redactare a scrisorii de afaceri prin e-mail. Cum să scrii corect un e-mail
In spate ultimul deceniu E-mailul a devenit unul dintre cele mai populare mijloace comunicare de afaceri. Astăzi este destul de dificil să găsești o persoană care să nu folosească e-mailul în practica sa de comunicare interpersonală și interculturală.
Și pentru angajații ziarului Zarya, fiecare zi lucrătoare nu începe doar cu un cec E-mail, dar pe tot parcursul zilei trebuie să comunicați cu autorii mesajelor electronice, deoarece sunt destul de multe scrisori către editor. În același timp, atunci când trimit documentație „fixată” la redacție, mulți nu consideră necesar să scrie un text minim cu un salut și o cerere anume (vă rugăm să publicați documentul în ziar de la o astfel de dată). Dar volumul zilnic de e-mail în Zarya este mare și nu există întotdeauna suficient timp pentru a descărca aplicații pentru a înțelege scopul scrisorii. Și în unele cazuri, chiar și după descărcarea materialului fixat, nu înțelegeți în ce scop a fost trimis, deoarece nu conține nici titlul, nici numele autorului.
Vă aducem la cunoștință regulile elementare de etichetă prin e-mail. Să ne respectăm reciproc și să scriem literele potrivite!
Redacția ziarului „Zarya”
Atunci când trimiteți o scrisoare prin e-mail, este necesar să scrieți un mesaj profesional în stil de afaceri. La ce trebuie acordată atenție atunci când scrieți un e-mail fiecărui utilizator?
Vă oferim regulile pentru scrierea unui e-mail.
Regula 1. Când executați un e-mail, asigurați-vă că completați toate câmpurile (adresa și numele expeditorului, adresa destinatarului, subiectul scrisorii, scrisoarea în sine, constând într-un salut, corpul scrisoare, încheiere și semnătură).
Regula 2. Adresa și numele expeditorului trebuie să fie recunoscute.
Pentru corespondența de afaceri, este de dorit să aveți o adresă de e-mail care să conțină numele și prenumele dumneavoastră reale sau abrevierea companiei dumneavoastră.
Regula 3. Asigurați-vă că completați coloana „Subiectul scrisorii”.
Subiectul scrisorii este un atribut special al scrisorii. Prezența sa facilitează foarte mult lucrul cu corespondența electronică. Soarta unei scrisori depinde foarte des de Subiectul acesteia, mai ales dacă numele și adresa expeditorului nu vă spun nimic. Subiectul este scopul scrisorii tale.
Regula 4. Folosiți „Re:” doar pentru răspuns.
De obicei, după ce ai citit un e-mail și vrei să-i răspunzi, faci clic pe butonul corespunzător de pe ecranul monitorului cu mouse-ul și vei vedea un formular pentru alcătuirea unui răspuns, în care se află adresa interlocutorului tău, textul acestuia. scrisoare, precum și subiectul scrisorii sale, înaintea căruia este „Re:” („Re:” este o abreviere cuvânt englezesc„Răspuns:” sau „Răspuns:” și înseamnă „Răspunsul meu la:”). Prin urmare, dacă subiectul literei se schimbă, asigurați-vă că eliminați acest simbol.
Regula 5. Introduceți ultima adresa destinatarului.
Pentru a evita trimiterea prematură, introduceți adresa destinatarului numai atunci când scrisoarea este completată, verificată și gata de trimis. Ai grijă la butonul „răspunde”: asigură-te că trimiți scrisoarea persoanei pe care ai vrut-o.
Regula 6. Asigurați-vă că scrieți un salut, constând dintr-un cuvânt de bun venit și numele destinatarului, înainte de corpul scrisorii.
Un salut este o propoziție scurtă cu care trebuie să înceapă o scrisoare. Salutul conține informații despre creșterea persoanei care scrie scrisoarea. Ca salut, folosiți următoarea formă de adresă: „Bună ziua, dragă (respectată) + nume, patronimic al adresei” sau „Dragă (respectată) + prenume, patronimic al adresei, salut” și numai după aceea treceți la scopul mesajului dvs.
Regula 7. Structurați-vă corect scrisoarea.
Deoarece citirea de pe un ecran de monitor este mult mai dificilă decât citirea hârtiei, este foarte important să structurați corect un e-mail. Împărțiți-vă textul în paragrafe logice și folosiți câteva scurte în loc de propoziții prea lungi. Încercați să păstrați propozițiile nu mai mult de 15-20 de cuvinte. Separați paragrafele unul de celălalt cu o indentație sau un rând liber.
Regula 8: Fii concis și la obiect.
Textul principal al scrisorii din primul paragraf ar trebui să atragă atenția cititorului nu mai puțin decât subiectul său. Începeți cu scopul scrisorii, ar trebui să fie precizat clar în prima propoziție. E-mailul este conceput pentru a transmite rapid informații, așa că încercați să nu trimiteți e-mailuri lungi. Dacă trebuie să trimiteți informații importante care conțin o cantitate mare, atunci este mai bine să scrieți un scurt text însoțitor într-un e-mail și să aranjați informațiile în sine ca atașament.
Regula 9. Atașați un atașament la scrisoare chiar de la început.
Atașați un atașament înainte de a începe să vă scrieți e-mailul. De câte ori a trebuit să primești o scrisoare, al cărei scop era să trimiți un atașament, fără atașament?! Și apoi a venit o scrisoare de la același expeditor cu un atașament. O asemenea nepăsare poate in cel mai bun mod afectează reputația afacerii tale.
Regula 10. Când compuneți o scrisoare de răspuns, răspundeți la TOATE întrebările care vi se pun.
Dacă răspundeți la o scrisoare către cineva, atunci încercați să răspundeți la toate întrebările care vi se pun. Această regulă pare atât de naturală și clară, dar este foarte obișnuit ca oamenii să nu răspundă la unele dintre întrebările care le sunt adresate - aceasta este una dintre regulile de e-mail cel mai frecvent încălcate. Reducerea la tăcere a întrebării este foarte lipsită de etică din partea ta - la urma urmei, cealaltă persoană are nevoie de răspunsul tău și îl așteaptă, dar nu îl primește în scrisoare. Dacă vă este greu să răspundeți, atunci scrieți direct. Doar nu lăsa nimic fără răspuns.
Regula 11. Înainte de a trimite o scrisoare, verificați ortografia, gramatica și punctuația.
Faptul că e-mailul este drumul rapid comunicarea nu înseamnă că ar trebui să fie neglijentă. Construiește-ți frazele cât mai inteligent posibil în ceea ce privește ortografie și gramatică. Acest lucru este important nu numai pentru că o scrisoare scrisă analfabet vă poate strica impresia, ci pentru că este foarte dificil să citiți textul fără virgule și puncte. Și, dacă programul tău are o opțiune de verificare ortografică, de ce să nu o folosești?
Regula 12: E-mailurile trebuie să primească răspuns.
E-mailul înseamnă legătura cu alte persoane și, pentru asta, puțină curtoazie nu strică niciodată. Conform regulilor de etichetă, la e-mailuri trebuie să se răspundă, iar timpul de răspuns nu trebuie să depășească trei zile. Vă rugăm să rețineți că, dacă nu răspundeți la un e-mail în această perioadă, acesta este un refuz clar de a comunica.
Dacă primiți e-mailuri nesolicitate sau de la persoane necunoscute, puteți alege să nu le răspundeți.
Regula 13 Nu scrie cu majuscule.
Nu scrieți întregul text al mesajului cu majuscule; câteva cuvinte subliniate în acest fel vor sublinia mai bine importanța acestui loc. Dacă scrii cu majuscule, se pare că TIPA. Acest lucru poate provoca iritații sau alte reacții nedorite în cititorul dvs.
Regula 14: Nu partajați niciodată informații confidențiale prin e-mail.
Fiți foarte atenți când redirecționați numerele cardului bancar sau alte informații sensibile în corpul unui e-mail. Amintiți-vă că e-mailul poate fi interceptat și folosit pentru câștig personal în timpul transmiterii. Nu uita că e-mailul trimis de tine rămâne pentru totdeauna în memoria computerului.
Regula 15. Nu abuzați de abrevieri și design emoțional.
În e-mailurile de afaceri, încercați să nu folosiți așa-numitele emoticoane („fețe zâmbitoare”). Sunt nepotrivite în corespondența de afaceri, mai ales că destinatarul dvs. poate să nu le cunoască semnificația.
Regula 16. Asigurați-vă că vă puneți semnătura la sfârșitul scrisorii.
Uneori apar scrisori semnate „Departamentul de marketing, publicitate” - acest lucru provoacă o oarecare confuzie. Cui și cum să contactezi într-o scrisoare de răspuns? Doar, „Bună”, sună cam impersonal. Prin urmare, asigurați-vă că vă puneți semnătura la sfârșitul scrisorii. O semnătură este un mic bloc de text adăugat la sfârșitul mesajelor dvs. care vă identifică și vă conține informații de contact. Includeți mai multe moduri posibile comunicațiile cu dvs. (de obicei numere de telefon și de fax), precum și un link către site-ul web al companiei dvs.
Dacă observați o eroare, selectați o bucată de text și apăsați Ctrl + Enter
Următoarele reguli simple vă vor ajuta să scrieți e-mailul potrivit. Toate sunt rezultatul experienta personala se confruntă cu zeci de e-mailuri zilnic.
Primul lucru de făcut este să vă despărțiți spatiu de lucru din personal și anume să creeze două cutii poștale (pentru serviciu și pentru corespondență personală). În caz contrar, așa cum s-a dovedit în mod repetat în practică, mai devreme sau mai târziu vei încurca destinatarii și vei împărtăși informații personale cu cineva care nu are deloc nevoie de ele.
Ar trebui să vă verificați e-mailul de afaceri cel puțin de două ori pe zi. În practică, foarte des există cazuri în care o persoană trimite o scrisoare importantă și, ca răspuns, „nimic” și pentru o lungă perioadă de timp. Prin urmare, dacă ai timp liber Vă rugăm să încercați să răspundeți la toate e-mailurile simultan. Și oamenii sunt mulțumiți, iar tu nu vei avea un blocaj.
Scrisorile în care este indicat destinatarul în câmpul „copie” nu necesită răspuns, sunt trimise pur și simplu pentru informare. Dacă destinatarul se află în câmpul „Către”, atunci scrisoarea necesită un răspuns.
Când scrieți e-mailuri, includeți întotdeauna un subiect. Evaluarea involuntară inițială a importanței și semnificației scrisorii se face tocmai pe aceasta, mai ales dacă scrisoarea a venit de la o adresă necunoscută destinatarului. Titlul subiectului ar trebui să fie interesant, scurt, dar semnificativ. Abțineți-vă de la formularea „URGENT!”, „scrisoare”, „întrebare”.
Text de e-mail: cum se scrie?
Orice scrisoare ar trebui să înceapă cu un salut. Pentru corespondența de afaceri, sunt de preferat următoarele formulări: „Bună ziua, dragă domnule Zhuzhin” sau, de exemplu, „Bună ziua, dragă Inna Petrovna”. Merită să închei mesajul cu cuvintele „Cu respect, ... (indicați-vă detaliile)”.
Dacă nu sunteți familiarizat cu destinatarul, asigurați-vă că indicați în ce scop vă adresați acestuia. De exemplu, „... am văzut anunțul tău despre ceva, te interesează ceva, pot să-ți ofer...”.
Nu uita de economisirea timpului - atât al tău, cât și al altcuiva. Comunicați scurt prin e-mail, dar răspundeți integral la întrebările adresate. Când folosești ghilimele, fă-o cu înțelepciune, scurtează propoziții prea lungi, evidențiind doar esența. Dacă citați în întregime, atunci plasați textul chiar la începutul scrisorii.
Evita sa tastezi perete solid. Formează paragrafe conform sensului și separă-le cu o linie goală, astfel încât informațiile să fie mai bine percepute.
Nu este recomandat să introduceți mici detalii în textul scrisorii, să folosiți fișierele atașate pentru aceasta sau link-uri către materialele necesare în comentariile la text. Dacă atașați la scrisoare fișiere arhivate fișiere rar sau zip, apoi avertizează destinatarul astfel încât să nu fie perceput ca un atac de virus.
Prezența unei semnături într-un e-mail este la fel de necesară ca și într-unul obișnuit. Adevărat, este nevoie de mai multe mai mult spatiu, trebuie să specificați datele dumneavoastră personale (nume și prenume, patronimic opțional). În plus, puteți scrie poziția în care lucrați, site-ul oficial și numele companiei, numărul de telefon, adresa de e-mail și alte mijloace de comunicare, dacă există (în special, fax).
De exemplu, iată o mostră de semnătură electronică:
Cu sinceritate,
Elena Kletkova
http://adres_saita.ru
Verificare finală prin e-mail
Verificați întotdeauna cu atenție scrisoarea înainte de a o trimite, cu cât este mai importantă, cu atât aveți nevoie de mai mult timp pentru a verifica erorile de punctuație și ortografie, greșelile de scriere în text, inexactitățile, precum și consistența și consistența întregului text în ansamblu. .
Nu uitați că începutul propoziției și numele proprii vin cu majuscule. Asigurați-vă că includeți spații după puncte și între cuvinte. Evidențierea cuvintelor cu majuscule este considerată o formă proastă, nu ar trebui să atrageți atenția asupra ceva în acest fel și să-l folosiți ca mijloc de a obține expresivitate.
Înainte de a începe să lucrați la scrierea unui e-mail, gândiți-vă bine, poate un apel telefonic către organizația potrivită va fi suficient, iar acest lucru va economisi mult timp, și nu numai al dvs.
Probabil că toată lumea a auzit expresia „Nu vă faceți griji pentru lucrurile mărunte” și se aplică multor aspecte ale vieții. Dar cand vorbim despre e-mailuri, fiecare lucru mic contează.
Regulile pentru cum să scrieți e-mailuri și etichete de e-mail indică ce este adecvat și ce nu este atunci când o persoană trimite un mesaj unui potențial client, partener de afaceri, coleg, manager sau prieten. Ele ajută la evitarea greșelilor și a neînțelegerilor.
De ce ai nevoie de etichetă poștală?
Cercetările arată că greșelile afectează grav percepția unei persoane de către alte persoane. Într-un experiment, participanții care au citit un e-mail cu erori gramaticale, credea că autorul era mai puțin conștiincios, inteligent și de încredere decât cei care au citit aceeași scrisoare fără greșeli.
Într-o altă experiență, oamenii au solicitat finanțare și au primit mai puțin termeni profitabili când au existat greșeli de ortografie în interogările lor.
Acest lucru nu este surprinzător. Când o persoană citește o scrisoare plină de erori și greșeli de scriere, se gândește la unul din două lucruri:
- Expeditorul nu cunoaște regulile de bază de ortografie și gramatică.
- Expeditorului nu îi pasă suficient de acest mesaj pentru a-l verifica înainte de a-l trimite.
Nimic din toate acestea nu va fi o bază bună pentru o relație. Pentru a evita aceste greșeli, vin în ajutor sfaturi de etichetă de corespondență, pe care fiecare profesionist (în special cei care comunică cu clienții) ar trebui să le cunoască și să le urmeze.
Punctuaţie
Punctuația este imperceptibilă atunci când este folosită corect și evidentă când este folosită incorect. Nu ar trebui să strici impresia de tine în fața destinatarilor - aceste reguli trebuie reținute și respectate cu strictețe.
1. Punctuația finală
Fiecare linie trebuie să se încheie cu un semn de punctuație final, de ex. punct, semn de întrebare sau semn de exclamare. Dacă sări peste acest semn, va părea că gândul nu s-a terminat.
Gresit: Am vorbit cu departamentul financiar și au aprobat acordul.
Dreapta: Am vorbit cu departamentul financiar și au aprobat acordul.
Semnele de întrebare și exclamare trebuie folosite cu moderație. Dacă există prea multe semne de întrebare într-o singură scrisoare, poate părea că aceasta este o interogare a destinatarului.
Care este statutul tău? Ai mai vorbit cu echipa ta? Sunteți disponibil să sunați mâine la prânz, astfel încât să putem discuta eventualele modificări?
Și dacă mergi prea departe cu semnele exclamării, te poți arăta hiperactiv și supraexcitat.
Mulțumesc din nou pentru conversația productivă de ieri! Vești bune: Am vorbit cu departamentul financiar și au aprobat afacerea! Abia aștept cooperarea noastră!
2. Punct și virgulă (;)
Un punct și virgulă poate fi folosit pentru a conecta două propoziții separate, dar înrudite. Aceasta nu este același lucru cu o virgulă.
Gresit: Mă poate suna mâine, apoi îmi poate da un răspuns.
Dreapta: Ea mă poate suna mâine; atunci ea poate să-mi dea un răspuns.
3. Virgulă (,)
Una dintre cele mai frecvente greșeli este să puneți virgule acolo unde nu sunt necesare. Cele mai importante reguli:
O virgulă este plasată înaintea unei conjuncții de coordonare (și, dar, dar, sau, dar) atunci când se conectează două propoziții simple egale.
Am lucrat cu un client similar anul trecut și ei rata de deschidere a crescut 20% pe lună.
O virgulă este folosită pentru a separa elementele dintr-o listă.
M-am concentrat pe lungimea, lizibilitatea și conținutul e-mailului.
4. Punctuația salutului
Sunt cateva diferite căi evidențiați salutul (prima linie a e-mailului, unde destinatarului este adresat pe nume).
Dacă este o scrisoare formală, este mai bine să folosiți punctul.
Stimată doamnă Frost.
Dacă este o literă relativ obișnuită, este mai bine să folosiți o virgulă.
Draga Aya,
Și dacă este o scrisoare prietenoasă, poți folosi un semn de exclamare.
Gramatică
Oamenii care nu și-au dedicat viața învățării gramaticii (care este de fapt mult mai puțin profitabilă decât vânzările) vor face greșeli într-un fel sau altul. Dar nimeni nu va observa acest lucru decât dacă știe și despre această regulă misterioasă. Trebuie doar să evitați principalele greșeli care sunt cele mai izbitoare și totul va fi în ordine.
De exemplu, trebuie să știți diferența dintre:
- Către/orice
- în minte / în minte
- Despre / pe cont
- de asemenea, de asemenea / la fel, la fel
- -tsya / -tsya
- În general / în general (și amintiți-vă că nu există cuvinte „în general” și „în general”)
În calitate de editor, puteți folosi instrumente precum Grammarly, care găsește toate greșelile gramaticale și de ortografie în timp real și, de asemenea, trimite un raport săptămânal despre tendințele generale.
Emoji în e-mailuri
Este de înțeles să vrei să adaugi o față zâmbitoare unei propoziții destul de dure pentru a o îndulci sau pentru a încheia o glumă cu un emoji care râde.
Cu toate acestea, acest lucru ar trebui evitat, cu excepția cazului în care destinatarul a folosit deja emoji-ul însuși. Studiile arată că utilizarea emoji-urilor în e-mailurile de la serviciu este dăunătoare pentru reputație: îl fac pe expeditor să pară mai puțin competent (și nu ajută să pară mai prietenos).
Antete de e-mail
Subiectul ar trebui să fie semnificativ și relativ scurt. În mod ideal, ar trebui să informeze destinatarul dacă dorește să deschidă e-mailul.
Gresit:"Buna ziua"
Ce spune scrisoarea? Absolut de neînțeles.
Dreapta: “rezumat sunați pentru a comanda un lot de perne de la 02.12”
Acest titlu nu lasă îndoieli cu privire la conținutul scrisorii.
Salutari
Cele de mai sus menționează punctuația care este folosită la salut. De asemenea, trebuie să alegeți o formă de salut, care poate fi formală sau informală, în funcție de destinatar și de relația cu acesta.
Un salut normal de zi cu zi, dat de un prieten, ton calmși exprimă încredere.
Exemple de salutări zilnice:
- Buna ziua
- Buna dimineata[zi, seara]
- [Nume]
Dacă acesta este primul contact cu o persoană sau ocupă o poziție superioară, ar trebui să alegeți o opțiune mai formală.
Exemple de salutări formale:
- Dragă [nume]
- Stimate domn/doamnă [nume]
Și exemple de salutări care nu ar trebui folosite nici măcar ca glumă:
- Hei!: Prea informal și nerăbdător
- [Nume]!: Prea nepotrivit
- Moment bun al zilei: oamenii nu vorbesc așa
- Pentru toți cei implicați: Prea impersonal
- Stimate domn sau doamnă: Prea de modă veche
- Bună prietene: Prea înfricoșător
- Domnilor: Prea de modă veche
- Toate: Prea misto
final
Terminul corect completează tonul și conținutul scrisorii. Deoarece acesta este ultimul rând pe care îl citește destinatarul, influențează impresia lor finală.
Dacă scrisoarea este scrisă pe un ton ușor, o puteți încheia cu o semnătură informală, caldă.
De exemplu:
- Mulțumesc
- Mulțumesc din nou
- Toate cele bune
- Să ai [zi a săptămânii] bună
- Sfârșit de săptămână placut
- Ne vedem mai târziu
- Ne vedem [mâine, miercuri când te întorci]
- Așteptăm cu nerăbdare cooperarea noastră
- Așteptăm cu nerăbdare următoarea noastră conversație
- Mă bucur să aud părerea ta
Dacă tonul scrisorii este mai restrâns, semnătura ar trebui să fie adecvată.
De exemplu:
- Mulțumesc
- Multumesc pentru timpul acordat
- Sa ai o zi buna [weekend]
Și iată rândurile finale care nu ar trebui folosite:
- Cu stimă: Prea de modă veche
- Salutări: Prea neprietenos
- Din adâncul inimii mele: Prea intim
- Cardiac: prea nenatural
- - [Numele expeditorului]: Prea nepoliticos
Numele receptorului
Este necesar să verificați de trei ori dacă este scris corect. Puteți deschide profilul acestei persoane în în rețelele sociale si compara.
Și nu abreviați numele unei persoane decât dacă își semnează e-mailurile în acest fel. Dacă semnează „Misha”, se poate folosi numele prescurtat; dacă „Michael”, atunci trebuie să te adresezi lui în consecință.
Litere mari
Atunci când trimit SMS-uri, rețele sociale sau chat-uri, mulți oameni nu folosesc majuscule. Dar atunci când scrii un e-mail de afaceri, este esențial. Cu alte cuvinte, trebuie să utilizați majusculăîn primul cuvânt dintr-o propoziție și în nume proprii.
De exemplu: câinii sunt bineveniți la HubSpot.
Tonul scrisorii
Este incredibil de dificil să stabiliți și să mențineți tonul potrivit într-un e-mail. Cercetările arată că oamenii supraestimează în mod substanțial cât de des destinatarii lor judecă corect dacă tonul lor a fost sarcastic sau serios.
În timp ce 80% din timp au crezut că destinatarii vor înțelege bine, realitatea a fost mai aproape de 56%.
Înseamnă asta că jumătate din e-mailuri vor fi interpretate greșit? Nu. Dar înseamnă să alegi cuvintele cu atenție și să te gândești la modul în care le-ar putea percepe destinatarul.
În primul rând, trebuie să evitați expresiile și cuvintele cu sens negativ. Ele pot face o persoană să pară mai încordată, enervată sau agitată decât este în realitate.
De exemplu: Greșeli, probleme, eșec, întârziere, criză, necaz, ghinion.
În al doilea rând, nu folosi sarcasmul. Există o mare probabilitate ca destinatarul să nu înțeleagă gluma, iar impresia expeditorului să fie stricata.
De exemplu:„Aș ruga echipa mea să revizuiască asta mâine, dar știi, nimeni nu face de fapt munca primită vineri.”
În al treilea rând, este necesar să excludem adjectivele și adverbele cu o valoare estimată. Ei fac scrisoarea excesiv de emoționantă, deși scopul este să arate calm și profesionist.
Exemple: Foarte, cu adevărat, extrem, foarte, serios, profund
În al patrulea rând, puteți imita stilul interlocutorului. Urmând exemplul său, autorul nu îl jignește accidental. Dacă scrie mesaje scurte și directe, trebuie să răspundeți în natură. Dacă încearcă să creeze un raport personal (de exemplu, „Am văzut că ești în Bermude; sper că te-ai distrat de minune”), fă același lucru.
În al cincilea rând, dacă aveți îndoieli, este mai bine să sunați. De fiecare dată când aveți o conversație potențial intensă, este o idee bună să suni sau să întâlnești persoana respectivă.
Fonturi și formatare
Doriți să răniți ochii destinatarului? fonturi de lux, culori deschiseși formatarea originală pentru a ajuta.
Da, acest lucru va face scrisoarea mult mai memorabilă, dar în același timp va arăta o ignoranță completă a normelor de comunicare.
Ar trebui să utilizați întotdeauna fontul implicit. Fără alte culori decât negru. Numai marimea standard font. Nu scrieți cu caractere aldine sau italice mai mult de un cuvânt (sau o serie de cuvinte) într-o singură literă.
Când copiați și lipiți text, trebuie să ștergeți formatarea. (Command + \ pe Mac, Ctrl + Shift + N pe PC.) Dacă nu faceți acest lucru, pasajul va arăta diferit de restul e-mailului.
Hiperlinkuri
Lipirea unei adrese URL complete într-un e-mail ocupă spațiu valoros și pare neglijent. În schimb, puteți crea un hyperlink sau puteți lipi o adresă URL scurtată.
Gresit: Aruncă o privire la asta: https://website/
Dreapta: Aruncăm o privire la .
Aplicații
Trebuie să indicați undeva în scrisoare că există un atașament, astfel încât destinatarul să nu-l fi ratat.
Un simplu „Am atașat [document, foaie de calcul] pentru X” va fi suficient.
Și trebuie să vă asigurați că atașați din nou fișierele atunci când cineva este adăugat în lanțul de corespondență sau nu le va putea vedea.
Semnătura scrisorii
O semnătură proastă vă poate afecta cu adevărat reputația. Chiar dacă scrii cea mai elocventă și persuasivă scrisoare din lume, cu o semnătură proastă va părea amator.
Merită să ne amintim: cu cât este mai mică, cu atât mai bine, semnătura ar trebui să fie relativ mică, simplă și limitată. Nu există loc pentru citatul tău inspirațional, portretul sau lista completa contacte. În mod ideal, semnătura ar trebui să includă numele, titlul, numărul de telefon și/sau site-ul web al companiei.
Câmpuri de litere
La care: Această zonă este simplă: adresa de email a persoanei care urmează să fie contactată.
Copie: Dacă doriți să conectați pe altcineva, trebuie să adăugați adresa acestuia aici. Practic înseamnă „Hei, citește asta, dar nu trebuie să răspunzi”.
Această opțiune este necesară atunci când e-mailul conține informații relevante sau doriți să conectați o altă persoană la destinatarul real.
Bcc (BCC): Această caracteristică copiază, de asemenea, contactul pe o adresă de e-mail, dar nimeni altul decât destinatarul nu va vedea că a primit e-mailul. Cu alte cuvinte, dacă îi trimiți o scrisoare lui Michael Scott și Bcc-o lui Jim Halpert, Michael nu va ști că și Jim a primit-o.
De ce să folosiți BCC?
Pentru a ascunde adresele de e-mail. Această funcție poate fi folosită pentru a păstra e-mailul cuiva privat de la alții. De exemplu, dacă trimiteți e-mailuri unui grup de persoane despre un eveniment viitor, puteți selecta BCC pentru toate e-mailurile, astfel încât să nu oferiți adresele de e-mail ale altor persoane fără permisiune.
Pentru informații generale: BCC permite unei persoane care nu este inclusă în fir să vadă mesajul.
Ton bun: BCC vă permite să eliminați politicos oameni dintr-un fir. De exemplu, dacă șeful prezintă persoana cuiva, ar fi bine să-i trimiți șefului un Bcc în schimb. Acest lucru arată că persoana a răspuns fără a inunda căsuța de e-mail cu un val de e-mailuri înainte și înapoi.
„Răspunde” vs. „Răspunde tuturor”
Răspuns: Această opțiune vă permite să răspundeți direct persoanei care a trimis ultimul e-mail. Dacă răspundeți direct la primul mesaj, răspunsul va ajunge la expeditorul inițial al e-mailului. Dar dacă răspunzi la o scrisoare de la altcineva din lanț, până la urmă răspunsul va merge doar către acea persoană.
Răspunde la toate: Când selectați această opțiune, răspunsul este trimis tuturor celor ale căror adrese sunt în câmpurile „Către” sau „Cc”. Acest lucru este util pentru a comunica informații care privesc pe toată lumea.
Dacă aveți îndoieli, este mai bine să selectați „Răspuns”. Nu fi o persoană enervantă.
Trimiterea scrisorilor
Pentru a respecta eticheta poștală, trebuie să urmați câteva reguli atunci când trimiteți:
Unele e-mailuri nu sunt menite să fie redirecționate. Dacă o persoană de contact oferă informații personale sau sensibile, ar trebui să redirecționați astfel de e-mailuri cu mare grijă.
Când redirecționați un fir de e-mail lung, este o practică bună să rezumați ceea ce se discută în scrisori, astfel încât destinatarul să știe exact ce se dorește de la el. Nu este nimic mai rău decât să primești un fir de e-mail de 50 cu o notă care spune pur și simplu „uită-te mai jos”.
Pentru ca un e-mail redirecționat să înceapă un nou lanț de e-mail (în loc să facă parte din firul curent), trebuie doar să includeți propriul comentariu în linia de subiect.
Subiectul noului fir de discuție: Aruncă o privire la asta! Fw: Note de marți
Timp de raspuns
Toată lumea are căsuțe de e-mail pline și programe încărcate, așa că nu este întotdeauna posibil să răspunzi imediat la un e-mail. Timpul adecvat de răspuns depinde de persoană:
Membrii directi ai echipei: Răspundeți în 12 ore. Echipa trebuie să lucreze rapid și eficient; în plus, majoritatea scrisorilor s-au ocupat de chestiuni operaționale.
Colegi generali: Pentru toți ceilalți angajați, timpul de răspuns este de 24 de ore. Nu puteți răspunde în această perioadă de timp? Trebuie să le spuneți că scrisoarea a fost citită, iar răspunsul va fi gata până la momentul X.
Contacte externe: Dacă e-mailul nu este marcat ca urgent sau cât mai curând posibil, timpul de răspuns adecvat ar fi sfârșitul săptămânii în care a fost primit e-mailul - de exemplu, dacă a fost primit într-o zi de marți, trebuie să răspundeți până vineri din acea dată. săptămână. Pentru contactele de mare valoare, timpul de răspuns este de 24 de ore.
Răspunsuri când nu sunt la serviciu
Dacă un angajat este indisponibil perioadă lungă de timp, un răspuns automat „OOO” (În afara biroului) vă va anunța că nu poate răspunde la mesaj înainte de data întoarcerii la birou.
Alegeri bune și rele pentru răspunsurile OOO:
- Bine: Spuneți cât timp va fi indisponibil angajatul.
- Rău: creați un răspuns OOO pentru o zi.
- Bine: sugerați o altă persoană pe care să o contactați pentru probleme urgente.
- Rău: Neinformarea acestui coleg că a fost inclus în răspunsul OOO.
- Bine: includeți „OOO” în antetul e-mailului, astfel încât oamenii să poată identifica cu ușurință un răspuns automat.
- Prost: Activați mai multe detalii decât este necesar: de exemplu, unde exact angajatul își petrece vacanța.
Dacă un angajat ia concediu perioadă extinsă timp, poate fi util să lăsați un canal de comunicare în situații care sunt cu adevărat urgente și necesită atenție.
Se trimite de pe telefon
Nu includeți „Scriu pe telefonul meu” sau „Scris pe telefonul meu – vă rugăm să scuzați greșelile de scriere”. Mulți oameni folosesc acest lucru ca scuză pentru a fi leneși, astfel încât să nu fie nevoiți să recitească e-mailul înainte de a apăsa trimite.
Cum să scrieți corect scrisorile prin e-mail - Eticheta prin e-mail
5 (100%) - 1 evaluăriComunicarea între oameni este un proces natural și vital. Pe vremuri, genul epistolar era singurul mod disponibil de comunicare între oameni care se aflau la distanță unul de celălalt.
Oficiul poștal există de atunci Roma antică dacă nu înainte. Oamenii au corespuns. În literatură sunt cunoscute chiar și romane și povești cu litere.
Progresele moderne în tehnologie oferă modalități noi și mai bune de a comunica.
În acest caz, corespondența poștală este păstrată. E veche dar mod de încredere comunicare, care are propriile sale calități unice. Formatul modern al corespondenței poștale este reprezentat de e-mail, în caz contrar de e-mail.
E-mailul, spre deosebire de poșta obișnuită, vă permite să comunicați cu destinatarii aproape instantaneu. Am apăsat butonul „Trimite” (scrisoare), iar după câteva secunde destinatarul vede această scrisoare în mailul său, în folderul Inbox.
Devenind disponibilă și răspândită în rândul utilizatorilor, e-mailul are anumite reguli pentru efectuarea corespondenței. Astfel de reguli vă permit să organizați și să conduceți corespondența în cadrul normelor culturale și de afaceri acceptate. Setul de reguli sistematizate pentru corespondența „e-mail” a fost numit „eticheta e-mail” nespusă.
Eticheta corespondenței electronice include caracteristicile designului, scrisorilor, precum și principiile comunicării destinatarilor. Să începem cu lista de reguli:
Regula 5. Completați ultima adresa poștală a destinatarului.
Regula 7. Textul scrisorii trebuie să îndeplinească anumite cerințe.
Și acum mai multe despre fiecare dintre cele zece reguli.
Regula 1. Într-un e-mail, completați toate câmpurile.
Pentru claritate, folosim (Fig. 1), care arată cum arată o nouă scrisoare în e-mail Yandex (după ce facem clic pe butonul „Scrie”):
Orez. 1 Eticheta de bază pentru e-mail În aproape toate serviciile de poștă (Yandex mail, Mile ru, Google, Rambler etc.), un e-mail conține următoarele informații:
- Adresa poștală (e-mail) și numele expeditorului (eventual și un prenume) - numărul 1 din Fig. 1.
- Adresa poștală (e-mail) a destinatarului scrisorii - numărul 2 din fig. 1.
- Subiectul (titlul, titlul) literei - cifra 3 din fig. 1.
- Conținutul scrisorii (numărul 4 din Fig. 1), care include:
- Salutari,
- textul principal,
- concluzie,
- semnătură.
- Atașare la scrisoare (fișiere atașate sau atașamente) - numărul 5 din fig. 1.
Toate elementele enumerate trebuie completate, cu excepția ultimului (numărul 5 din Fig. 1) - atașamente la scrisoare. Dacă nu trebuie să atașați niciun fișier care explică textul scrisorii la scrisoare, atunci puteți uita de acest articol.
Regula 2. Adresa poștală și numele expeditorului trebuie să fie de înțeles.
Corespondența implică prezența a două părți, așa că ar trebui să acordați atenție datelor personale. Datele cu caracter personal trebuie să fie înțelese și cât mai complete posibil, pentru a nu provoca neînțelegeri, vigilență și mister în adresa destinatarului.
Adresa poștală care conține numele și prenumele este cea mai de încredere, de exemplu, [email protected]
Dacă expeditorul are un blog, atunci va fi util să specificați adresa cu domeniul site-ului, de exemplu, [email protected] site-ul web. Cert este că mergând pe site-ul (site-ul) indicat după semnul @, puteți afla multe despre autorul site-ului din materialele prezentate pe acesta.
Dacă adresa poştală este [email protected], atunci nu fiecare destinatar al unei scrisori de la un astfel de destinatar va decide să deschidă această scrisoare. Ce se întâmplă dacă există un virus care blochează computerul, sau spam, care, după deschiderea unei astfel de scrisori, va merge într-un flux nesfârșit?
Regula 3. Subiectul (titlul, titlul) scrisorii trebuie întotdeauna indicat.
Antetul scrisorii este singurul lucru pe care îl vede destinatarul scrisorii când ajunge. Foarte des, soarta sa ulterioară depinde de numele literei:
- destinatarul îl va deschide
- sau ștergeți fără a căuta.
Prin urmare, titlurile scrisorii trebuie tratate cu o reverență specială (adică cu evlavie).
Opțiuni pentru soarta scrisorii primite, în funcție de titlul acesteia:
- scrisoarea nu va fi observată printre o grămadă de alte scrisori,
- considerat inutil și, prin urmare, nici măcar deschis,
- fără ezitare, îl vor trimite imediat în folderul „” sau „Șters”,
- citit parțial sau integral
- poate chiar raspunde.
Titlul scrisorii este cheia pentru a-l face pe destinatar interesat de deschiderea scrisorii, sau mai bine zis, de a „cârli”, pentru a atrage atenția. Acest lucru este important mai ales dacă scrieți o scrisoare cuiva pentru prima dată. Parafrazând cuvintele din cartea „Aventurile căpitanului Vrungel” („cum numiți nava, așa va naviga”), putem spune că „cum numiți scrisoarea, așa va ajunge” la destinatar.
Astfel, titlul scrisorii trebuie să fie scurt (nu mai mult de 50 de caractere), interesant și la obiect (exprima esența scrisorii).
În același timp, în cursul corespondenței, dacă destinatarul scrisorii răspunde autorului, titlul scrisorii nu trebuie să se schimbe. De asemenea, nu ar trebui să se schimbe în cursul corespondenței repetate, atunci când scrisoarea este trimisă de mai multe ori într-o direcție sau în alta.
Dacă în timpul corespondenței subiectul discuției se schimbă, atunci este logic să schimbați subiectul scrisorii sau, poate, să creați o nouă scrisoare cu un subiect nou pentru corespondență ulterioară.
Regula 4. Când răspundeți la orice scrisoare, luați în considerare dacă trebuie să schimbați subiectul scrisorii.
În marea majoritate a cazurilor, NU trebuie să schimbați subiectul scrisorii, voi explica mai jos motivele. Dar după cum știți, există câteva excepții de la regulă. Cu toate acestea, primul lucru.
Cum se scrie o scrisoare de răspuns
Mulți utilizatori începători răspund incorect la scrisoare, și anume, după ce au primit scrisoarea, o citesc și fac clic pe butonul „Scrie” pentru a răspunde. Acest lucru este fundamental greșit.
Când răspundeți la o scrisoare, trebuie să faceți clic pe butonul „Răspundeți” pentru a înțelege cum a început corespondența și de unde a venit. Pentru aceasta:
- Trebuie să deschideți scrisoarea. În acest caz, butonul „Răspuns” va apărea deasupra sau sub litera deschisă (numărul 1 din Fig. 2).
- Faceți clic pe „Răspunde”.
- „Re: …” va apărea automat în subiectul (antetul) scrisorii (numărul 2 din Fig. 2). Literele „Re” sunt un semn că acesta este exact răspunsul la scrisoare.
- Scrieți răspunsul la începutul scrisorii, astfel încât răspunsul să fie primul, iar mai jos este textul scrisorii anterioare.
Orez. 2 Cum se scrie o scrisoare de răspuns Multe servicii de asistență tehnică vă solicită să faceți clic pe butonul „Răspuns” atunci când trimiteți prin e-mail o problemă. Și, în același timp, nu schimbați nimic din scrisorile anterioare din corespondență. Mai exact, orice suport tehnic cere „salvarea citatului la răspuns”. Pentru că este mai ușor de înțeles cum au început să rezolve problema și la ce au ajuns.
Mulți utilizatori începători nu găsesc scrisoarea anterioară sau, din alt motiv, adesea NU răspund (adică nu folosesc butonul „Răspunde”), ci scriu o scrisoare nouă (faceți clic pe „Scrieți” sau „Creați” buton). De fiecare dată când se primește o nouă scrisoare, poate fi dificil pentru destinatarul unei noi scrisori să-și amintească „de la tabula rasa» toate detaliile scrisorii anterioare, ceea ce complică foarte mult corespondența.
Și este posibil ca asistența tehnică profesională să nu răspundă deloc la literele formatate incorect.
Rețineți că „Re:” este o abreviere pentru limba engleză „Reply:” sau „Response:”, care se traduce prin „My answer to:”. Dacă subiectul e-mailului s-a schimbat, ar trebui să ștergeți acest „Re:” și să scrieți un nou subiect de e-mail care să reflecte esența noii întorsături a evenimentelor.
Regula 5. Completați ultima adresa poștală a destinatarului (Către).
Câmpul „Către” este cel mai bine completat ultimul, după ce scrisoarea a fost scrisă și verificată. Acest lucru va ajuta la evitarea greșelilor repetate frecvent atunci când expeditorul scrisorii o trimite destinatarului necompletat prin apăsarea accidentală a butonului „Răspunde”.
Și dacă faceți clic pe butonul „Răspuns”, apoi înainte de a face clic, verificați în primul rând dacă trimiteți scrisoarea destinatarului. Poate fi foarte frustrant atunci când o scrisoare, mai ales dacă conține informații personale sau confidențiale, nu ajunge acolo unde intenționați să o trimiteți.
Regula 6. Salvați textul scrisorii într-un fișier separat înainte de a trimite scrisoarea.
Din păcate, această regulă este amintită doar când
- Trimiterea unui e-mail a eșuat în mod neașteptat,
- sau când se cere să fie trimisă din nou o scrisoare, pentru că nu a fost primită dintr-un motiv oarecare.
Când trimiteți e-mailuri importante cu un „perete de text” tastat de mână, mai degrabă decât copiat de undeva, acest lucru este foarte regula buna. Simplifică foarte mult viața.
Regula 7. Textul scrisorii trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
1) Textul scrisorii trebuie să conțină un salut.
Cel puțin, „Bună”. sau „Bună ziua”. Dacă știți numele, atunci „Dragă (al-lea) nume (eventual patronimic)”. Salutul „Bună ziua” este adesea folosit atunci când comunicați pe internet în loc de „Bună dimineața”, „Bună ziua” sau „Bună seara”. Acest lucru se datorează faptului că expeditorul unei scrisori nu poate ști niciodată exact când va fi deschisă scrisoarea sa de către destinatar. Expeditorul și destinatarul pot fi localizați în diferite părți ale Pământului, în diferite fusuri orare. De asemenea, expeditorul nu știe niciodată exact când va deschide destinatarul și își va citi scrisoarea.
2) Textul scrisorii trebuie să fie alfabetizat și să nu conțină erori.
Din anumite motive, nu este atașat de mare importanta alfabetizare. Erorile pot fi găsite pe site-urile oficiale ale companiilor serioase, ca să nu mai vorbim de scrisori, în care uneori este greu de înțeles nu numai cuvinte individuale, dar și fraze întregi, deci analfabete și cu erori pot fi formulate. Este important să ne amintim că scrisul analfabet este o cultură proastă și nu are loc pe Internet.
3) Textul scrisorii trebuie să fie ușor de înțeles în conținut.
Expeditorul știe întotdeauna despre ce scrie, dar destinatarul poate înțelege acest lucru doar din textul scrisorii. Expeditorul nu scrie întotdeauna despre problema lui într-un mod care să fie înțeles pentru destinatar. Scrisorile care sunt de neînțeles în conținut nu pot decât să provoace iritare și enervare destinatarului, deoarece acesta a petrecut timp citind scrisoarea, dar nu a înțeles ce a vrut să-i spună expeditorul.
4) Textul scrisorii ar trebui să acopere sfera unui subiect.
Dacă expeditorul are ceva de spus destinatarului pe diferite subiecte, atunci este mai bine să trimiteți o scrisoare pentru fiecare subiect. Acest lucru va face mai ușor pentru destinatar să perceapă informațiile și îi va permite să vă ofere un răspuns precis și cuprinzător.
5) Textul scrisorii trebuie structurat în termeni de conținut și percepție externă.
Textul structurat este ușor de citit. Și este perceput așa cum a fost intenționat de autorul scrisorii. Un text nestructurat cu salturi de gandire, cu predominanta emotiilor mai degraba decat a faptelor, cu ligamente de neinteles etc. poate fi percepută de destinatarul scrisorii într-un mod complet diferit, așa cum a fost intenționat de către expeditor. Ca urmare, comunicarea prin e-mail nu va funcționa. Nu va avea loc deloc, sau veți avea nevoie de un telefon, Skype și alte mijloace de comunicare.
6) Textul scrisorii trebuie să aibă dimensiunea optimă.
Literele destul de scurte de 5-7 cuvinte sunt, desigur, plăcut de citit, dar trebuie să înțelegeți un scriitor foarte talentat pentru a pune ideea principală în aceste cuvinte. Este mai bine ca un scriitor de scrisori fără experiență să scrie mai mult pentru a transmite informațiile sau informațiile trimise către destinatar cât mai exact posibil.
În același timp, o scrisoare inutil de lungă, plină de repetări, explicații suplimentare, Informații suplimentare off-topic etc. sunt percepute de destinatar ca un „zid de text”, îl obosesc și provoacă o reacție negativă. Totul are nevoie de o măsură;
7) Fontul textului scrisorii trebuie să fie de tip comun care va fi afișat în toate serviciile de poștă.
Fanii fonturilor exotice, cum ar fi cele care seamănă cu textul scris de mână cu un pix, ar trebui să-și amintească că destinatarul poate ajunge cu abracadabra de necitit în loc de textul scrisorii. Fanii exoticului ar trebui să se asigure că fontul exotic pe care îl folosesc este trimis în scrisoare împreună cu textul.
8) Mărimea fontului din textul scrisorii trebuie să fie uniformă.
Cu litere mici, puteți scrie orice notă minoră, orice altceva ar trebui făcut cu font de aceeași dimensiune. Unele servicii de e-mail folosesc, în general, un singur font universal. Acest lucru ar trebui să fie amintit întotdeauna, deoarece toate rafinamentele expeditorului pentru decorarea textului în fonturi marimi diferiteîn cele din urmă, destinatarul va arăta ca un text monoton. Deci de ce ar trebui să încerci atât de mult?
9) În textul scrisorii, nu trebuie să abuzați de utilizarea literelor mari și mici.
Este dificil să citești literele în care toate literele sunt mici, chiar și la începutul unei propoziții, sau invers, unde toate literele sunt MAJUSCULE. Amintiți-vă că o SCRISOARE SCRISĂ CU TASPA BLOCARE MAJUSCULE ACTIVATĂ ȘI CONSTATĂ DIN MAJUSCULE PE INTERNET ESTE PERCEPTĂ CA UN ȚILET și înseamnă doar un țipăt și nimic altceva.
10) Tonul scrisorii nu trebuie să aibă în niciun caz trăsături de agresivitate, iritabilitate.
Textul scrisorii nu trebuie să conțină înjurături și insulte. Cel mai bine este să scrieți o scrisoare în timp ce vă aflați într-o stare echilibrată și rezonabilă. Jocul ușor și umorul adecvat sunt binevenite dacă destinatarul susține un astfel de ton de comunicare și este capabil să-l aprecieze.
11) La sfârșit, trebuie să lăsați întotdeauna o semnătură (nume, prenume, porecla, funcția pentru scrisori de afaceri) cu posibile dorințe interlocutorului.
Dorințele includ: Cu respect, Cu recunoștință etc.
Regula 8: E-mailurile trebuie să primească răspuns.
Este întotdeauna obișnuit să răspundeți la o scrisoare, așa că trebuie să găsiți timpul și oportunitatea de a acorda atenție și respect reciproc expeditorilor.
E-mailul nu tolerează stagnarea. Lucrul cu e-mailul depinde în mare măsură de disciplina și organizarea destinatarului. Acest lucru este pentru a vă monitoriza în mod regulat cutie poștală, familiarizarea cu corespondența primită, studierea acesteia, sistematizarea și pregătirea răspunsurilor.
Unul dintre Puncte importante este un răspuns trimis în timp util, care în sine vorbește despre destinatar cu Partea pozitivăşi îi caracterizează gradul de responsabilitate şi interes.
E-mailul nu este poșta obișnuită de hârtie cu poștași, mașini, avioane, trenuri. E-mailurile sunt livrate în câteva secunde, iar expeditorii așteaptă un răspuns rapid. În comunicarea electronică se adoptă ritmuri complet diferite, putem spune că este „aici și acum”. Întârzierea în timp poate duce la pierderea relevanței subiectului în discuție.
Regula 9: Nu trimiteți prin e-mail informații confidențiale.
E-mailul, din păcate, poate fi piratat, interceptat. Și apoi parole, numere de card bancar, coduri PIN etc. înregistrate în e-mailuri. pot deveni disponibile terților care le pot folosi în scop personal. Prin urmare, astfel de informații nu ar trebui să fie de încredere prin e-mail.
Regula 10. Nu publicați informații din scrisorile personale fără acordul expeditorilor acestora.
Respectând informațiile confidențiale ale altcuiva, vă respectați atât pe dvs., cât și dreptul la confidențialitate.
Comunicarea prin e-mail fără contact vizual și auditiv reciproc necesită respectarea regulilor de etichetă, care la rândul lor contribuie la stabilirea unui dialog competent și cultural între oameni.
Într-una dintre scrisori, Antoine Saint-Exupery a remarcat:
„Căutați-mă în ceea ce scriu”.
Aceasta este foarte expresie potrivită, inclusiv cu privire la principiile de etichetă menționate mai sus atunci când comunicați prin e-mail.
În orice organizație, scrisorile reprezintă majoritatea documentației primite și trimise. Există multe tipuri de aceste documente și pentru fiecare dintre ele există o serie de reguli de înregistrare. Deoarece scrisorile sunt cel mai masiv tip de documentație de management, este extrem de important să știți cum să le scrieți corect.
Din acest articol veți învăța:
Formatarea corectă a literelor este succesul întregii companii
Scrisorile de afaceri (sau oficiale) sunt cele care servesc la comunicarea companiei cu structuri externe. Mai mult, chiar și după ce s-a ajuns la un acord verbal între șeful organizației și un partener de afaceri sau client, regulile de etichetă prevăd confirmarea acestui acord. Aceasta, la rândul său, poate fi deja considerată o garanție.
Tipuri de scrisori de afaceri
1. Informaționale - sunt create cu scopul de a transmite unele informații.
După funcție
1. Inițiativă – se împart în cele care necesită un răspuns și cele care nu necesită un răspuns. Exemple: cerere, reclamație, notificare, memento, .
2. Scrisori-răspunsuri.
Pe baza destinatarului
1. Obișnuit - de regulă, trimis unui singur destinatar.
2. Circulare - cele pe care un expeditor le trimite mai multor destinatari.
După forma de plecare
Structura unei scrisori de afaceri
Textul unei scrisori de afaceri bine scrise constă în recurs, părți introductive și principale și concluzie.
Recurs.
Aceasta este partea cea mai importantă în scopuri de comunicare. Așadar, datorită formei de adresă alese corect, nu numai că puteți atrage atenția destinatarului, ci și puteți stabili tonul general pentru comunicare ulterioară. Dacă scrisoarea nu este adresată persoană anume, recursul poate fi omis, în alte cazuri se obișnuiește să se utilizeze formule standard - de exemplu, „Stimate Serghei Ivanovici!”, „Domnule prim-ministru!”. Recursul este scris la mijlocul rândului.
Parte introductivă.
La începutul scrisorii, este necesar să se indice motivele și motivele pentru compilarea acesteia; adesea este necesar să se confirme informațiile cu link-uri către documente și fapte terțe. Dacă devine necesar să specificați linkuri, trebuie să faceți acest lucru în următoarea secvență: titlul actului, autor, data, număr de înregistrare, titlu.
Parte principală.
În partea principală indicați scopul principal scrisori. Această parte descrie în detaliu evenimentele necesare, oferă dovezi sau analizează situația.
Concluzie.
În concluzie, se obișnuiește să se tragă concluzii sub formă de solicitări, sugestii, refuzuri sau opinii. Se crede că o scrisoare de afaceri poate conține doar o parte finală. De regulă, se termină cu expresii standard - de exemplu, „Sper pentru o cooperare suplimentară”, „Cu Cele mai bune gânduri". Formula de curtoazie este plasată înaintea „semnăturii” necesară și separată de poziție printr-o virgulă.
La realizarea autorului important să se țină cont de aspecte precum:
- gradul de cunoaștere și natura relației cu destinatarul;
- poziția publică a destinatarului și corelarea acesteia cu poziția autorului;
- situația în care are loc comunicarea - formalitatea sau informalitatea acesteia;
- eticheta si normele adoptate intr-o anumita companie.
Exemplu de format de scrisoare:
Înregistrarea scrisorilor conform GOST
Scrisorile oficiale trebuie emise pe formulare speciale A4 sau A5, în funcție de dimensiunea textului. Este permisă să nu se utilizeze formulare numai în cazul în care autorii sunt mai multe firme în același timp.
Cerințele pentru formularele scrisorilor, precum și compoziția detaliilor și regulile de înregistrare sunt cuprinse în GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.
În general, companiile au dreptul de a dezvolta în mod independent antete, deoarece GOST specificat este de natură consultativă, cu toate acestea, punerea în aplicare a prevederilor sale indică o cultură ridicată a lucrului cu documente în organizație. Pentru unele organizații, GOST R 6.30-2003 este obligatoriu: de exemplu, autoritățile federale autoritățile executive ar trebui să verifice întotdeauna cu acest standard.
01 - emblema nationala Federația Rusă;
02 - stema subiectului Federației Ruse;
03 - Emblema organizației sau mărcii (marca de serviciu);
04 - Cod de organizare;
05 - Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice;
06 - Număr de identificare fiscală/cod motiv de înregistrare (TIN/KPP);
07 - Cod formular;
08 - Numele companiei;
09 - Date de referință despre organizație;
10 - Denumirea tipului de document;
11 - Data de;
12 - Număr de înregistrare;
14 - Locul de compilare sau publicare;
15 - Destinatar;
16 - ștampila de aprobare;
17 - Rezolutie;
18 - Titlul textului;
19 - marca de control;
20 - Textul documentului;
21 - un marcaj privind prezența aplicației;
22 - Semnătură;
23 - Graficul de aprobare;
24 - aprobarea vizei;
25 - imprimare imprimare;
26 - o marcă pe certificarea copiei;
27 - Notă despre interpret;
28 - O notă privind execuția actului și direcția acestuia în cauză;
29 - O notă privind primirea documentului în organizație;
30 - Identificatorul copiei electronice.
Înregistrarea unei scrisori conform GOST, eșantion:
Formatarea unei scrisori cu un atașament, exemplu:
Reguli de corespondență de afaceri
Corespondența de afaceri implică utilizarea unui stil de comunicare oficial de afaceri. Particularitatea sa constă în faptul că participanții sunt de obicei entitati legale, care trebuie să respecte regulile de comunicare destul de stricte adoptate în organizație (sau mai multe organizații).
Există mai multe cerințe pentru această specie comunicare.
Standardizarea prezentării. Astăzi, există mulți termeni, fraze speciale și formule care sunt specifice corespondenței de afaceri. Utilizarea lor poate reduce semnificativ timpul de pregătire, iar modelele gata făcute ajută la nu pierderea timpului căutând termeni potriviti pentru o anumită situație. Standardizarea facilitează foarte mult percepția oricăror texte și optimizează întregul proces de flux de lucru.
Ton neutru. Reținerea și rigoarea în proiectarea scrisorilor este norma comunicării oficiale. Un ton neutru implică o absență aproape completă a cuvintelor expresive sau încărcate emoțional. Informația este pur oficială, din acest motiv este necesar să se excludă din text, de exemplu, cuvintele cu sufixe diminutive sau interjecții. Nuantele emoționale pot fi prezente, dar merită să le ascundem în spatele unui ton neutru de prezentare.
Acuratețea și neechivocitatea formulărilor. Destinatarul trebuie să înțeleagă și să interpreteze clar sensul materialului care i se adresează. Precizia textului, de regulă, depinde direct de structura compozițională corect construită, de absența erorilor logice. O scrisoare de afaceri ar trebui să fie bine gândită.
Concizie. Datorită acestei cerințe, autorul va putea reduce semnificativ volumul întregului document. Concizia prezentării este, în primul rând, o excepție redundanță a vorbirii, utilizarea economică a instrumentelor lingvistice, absența repetărilor inutile și a informațiilor suplimentare.
Aplicarea formulelor limbajului.Șabloanele, utilizate pe scară largă în corespondența de afaceri, sunt o parte integrantă a acesteia. Deci, pentru a induce acțiunea, se folosesc adesea formule: „Vă rugăm să luați în considerare problema...”, „În confirmarea acordului nostru...”. Adesea, formulele lingvistice sunt elemente semnificative din punct de vedere juridic ale textului, fără de care acesta nu va avea puterea necesară. De exemplu: „Garantăm o rambursare Baniîn valoare de ... "," Controlul asupra implementării sarcinii este atribuit lui ... ".
Utilizarea termenilor, abrevierilor lexicale și grafice. Prin folosirea termenilor în corespondență, autorul poate obține o înțelegere fără ambiguitate a textului, care este extrem de caracteristică importantă comunicare de afaceri. Terminologia care poate și ar trebui utilizată în domeniul suportului documentației de management este reglementată de GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții"
Predominanța propozițiilor simple comune. Comunicarea formală, de regulă, se bazează pe utilizarea unor propoziții simple comune dintr-o singură parte sau două părți, ceea ce simplifică foarte mult procesul de percepere a textului.
Memento scrisoare de afaceri
|
Hârtie |
Trebuie tipărit pe hârtie culoare alba sau alte culori deschise. Format coală - A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm). |
|
câmpuri |
Foaia trebuie să aibă câmpuri de cel puțin: 20 mm - stânga; 10 mm - dreapta; 20 mm - sus; 20 mm - mai jos. |
|
Data |
Data scrisorii este data semnării acesteia. Se intocmeste cu cifre arabe, urmand succesiunea: zi, luna, an. De exemplu, „10.02.2017”. De asemenea, este permisă o modalitate verbal-numerică de formatare a datei. De exemplu, „10 februarie 2017” |
|
numărul de ieșire |
Numărul de ieșire constă dintr-un număr de ordine, care poate fi completat cu un index. Numărul documentului, care a fost întocmit în comun de două sau mai multe departamente, constă din numerele de înregistrare ale literei fiecăruia dintre aceste departamente, separate printr-o bară oblică. |
|
Destinaţie |
Destinatarul poate fi atât compania, cât și diviziile sale structurale sau angajați individuali. Este important să ne amintim că în ultimul caz inițialele sunt întotdeauna indicate înaintea numelui de familie. Numele companiei destinatare este întotdeauna indicat în caz nominativ. Conform regulilor, acesta nu trebuie adresat mai mult de patru destinatari. De asemenea, acest atribut poate include o adresă poștală, iar mai întâi este indicat numele organizației, apoi adresa poștală. |
|
Textul scrisorii |
Textul în sine poate fi formatat ca tabel, text sau o combinație de mai multe structuri. La proiectarea tabelelor, este important să numiți coloane și linii cu substantive în cazul nominativ. Dacă tabelul continuă pe pagina următoare, coloanele și rândurile sunt numerotate și pe el. Textul trebuie să fie compus din două părți: motive/scopuri/motive pentru redactarea scrisorii și concluzii/sugestii/recomandări. De asemenea, textul poate conține o singură parte finală - de exemplu, o cerere fără explicații. Dacă scrisoarea se referă la acte ale altor organizații, indicați detaliile acestora: numele documentului, numele organizației, data, numărul de înregistrare și titlul. |
|
Aplicație |
O scrisoare de afaceri cu un atașament este formatată după cum urmează: Aplicare: pentru 2 litri. in 2 exemplare. În cazul în care cererea nu este indicată în text, atunci trebuie indicate numele, numărul de foi și copiile acesteia. De exemplu: Anexă: Contract de vânzare pentru 3 litri. in 2 exemplare. Dacă este atașat un document cu atașament, marcajul se face după cum urmează: Anexă: scrisoare FSS din 12.10.2017 N 03-2/923 și anexa acesteia, 7 file în total. |
|
Semnătură |
Semnătura presupune indicarea funcției salariatului care a semnat scrisoarea și transcrierea acestei semnături. Dacă semnează mai mulți angajați, atunci semnăturile sunt aranjate în succesiune corespunzător funcției ocupate. Dacă postările sunt egale, atunci semnăturile ar trebui să fie la același nivel. |
|
Sigiliu |
Sigiliul atestă autenticitatea semnăturilor funcționarilor de pe documente legate de resurse financiare sau de pe alte documente care prevăd verificarea unei semnături autentice. |
|
Executor testamentar |
Dacă este necesar, indicați inițialele și prenumele interpretului și numărul de telefon al acestuia. De obicei, marcajul este plasat pe fața sau pe spatele ultimei foi în colțul din stânga jos. |
Astăzi, scrisorile de afaceri sunt compilate în orice companie conform diverse probleme asociate cu activitățile atât ale indivizilor cât și ale întregilor departamente. Subiectul scrisorilor poate fi o cerere, notificare, acord, revendicare, revocare, modificare etc. În același timp, regulile bune maniere presupune că orice document va fi executat în conformitate cu toate cerințele de mai sus. Datorită acestui fapt, scrisoarea (sub orice formă ar fi trimisă) va deveni un instrument eficient în munca fiecărui angajat și în managementul companiei în ansamblu.
Testează-te
1. Ce literă se numește circulară?
- O scrisoare trimisă de un destinatar mai multor destinatari
- Scrisoare trimisă de un destinatar către un destinatar
- O scrisoare care nu a fost trimisă din mai multe motive
2. Cum este formatat corect un atașament la o scrisoare de afaceri?
- Aplicare: pentru 2 litri. in 2 exemplare.
- Anexă în 2 exemplare pe 2 coli
- Două foi de aplicare în dublu exemplar
3. Câte etape sunt în pregătirea și întocmirea unei scrisori de afaceri?
4. Ce înseamnă cerința unui ton neutru în corespondența de afaceri?
- Utilizarea termenilor, abrevierilor lexicale și grafice
- Absența aproape completă a cuvintelor expresive sau colorate emoțional din scrisoare
- Utilizarea pe scară largă a șabloanelor
5. Din ce părți constă o scrisoare de afaceri?
- Adresă, părți introductive și principale, concluzie
- corpul principal, concluzie
- Apel, concluzie
